এই উইকিহো আপনাকে শেখায় কিভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে "মেল মার্জ" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে হয়। মেইল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে একটি নথির প্রতিটি অনুলিপিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ভিন্ন ঠিকানা, নাম বা তথ্য বরাদ্দ করার জন্য একটি পরিচিতি তথ্য পত্র ব্যবহার করতে দেয়। এই বৈশিষ্ট্যটি যখন আপনার একটি নিউজলেটার বা হলফনামা কাস্টমাইজ করার প্রয়োজন হয় তখন দরকারী কারণ আপনাকে প্রতিটি ডকুমেন্টের শীর্ষে প্রতিটি আলাদা নাম বা ঠিকানা লিখতে হবে না।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি যোগাযোগ পত্রক তৈরি করা
ধাপ 1. মাইক্রোসফট এক্সেল খুলুন।
মাইক্রোসফট এক্সেল অ্যাপ্লিকেশন আইকন একটি সাদা পটভূমিতে একটি সাদা "এক্স" এর অনুরূপ। এর পরে, "নতুন" পৃষ্ঠাটি প্রদর্শিত হবে।
আপনার যদি ইতিমধ্যেই এক্সেলে একটি পরিচিতি পত্র থাকে, তাহলে এক্সেল পরিচিতিগুলি লোড বা আমদানি করার ধাপে যান।
ধাপ 2. খালি কর্মপুস্তকে ক্লিক করুন।
এটি "নতুন" পৃষ্ঠার উপরের বাম কোণে। এর পরে, একটি নতুন এক্সেল ডকুমেন্ট খোলা হবে।
পদক্ষেপ 3. যোগাযোগ শিরোনাম যোগ করুন।
বাক্স থেকে শুরু " A1"ডানদিকে, শিরোনাম বা শিরোনামটি নিম্নরূপ লিখুন:
- "ফার্স্টনেম" - এই ফিল্ডে পরিচিতির প্রথম নাম লিখতে হবে (বাক্স " A1 ”).
- "লাস্টনেম" - যোগাযোগের শেষ নামটি এই ক্ষেত্রে প্রবেশ করা প্রয়োজন (বাক্স " খ 1 ”).
- "টেল" - যোগাযোগের ফোন নম্বর এই ক্ষেত্রটিতে যুক্ত করা হবে (বাক্স " C1 ”).
- "StreetAddress" - যোগাযোগের ঠিকানা এই ক্ষেত্রটিতে প্রবেশ করা প্রয়োজন (বাক্স " D1 ”).
- "শহর" - যোগাযোগের জন্মস্থান/বাসস্থান এই পরিচিতিতে যোগ করা প্রয়োজন E1 ”).
- "রাজ্য" - যোগাযোগের উৎপত্তির প্রদেশ এই কলামে যোগ করা হবে (বাক্স " F1 ”).
- "জিপ" - পোস্টাল কোড যেখানে যোগাযোগ থাকে এই কলামে যোগ করা প্রয়োজন (কলাম " জি 1 ”).
- "ইমেল" - যোগাযোগের ইমেল ঠিকানা এই ক্ষেত্রে প্রবেশ করা হবে (বাক্স " H1 ”).
ধাপ 4. যোগাযোগের তথ্য লিখুন।
বক্স 2 এর কলাম A থেকে শুরু করে, মেইল মার্জ টুলে আপনি যে প্রত্যেক ব্যক্তির যোগ করতে চান তার জন্য যোগাযোগের তথ্য লিখুন।
পরবর্তী ধাপে যাওয়ার আগে নিশ্চিত করুন যে প্রবেশ করা তথ্য সঠিক।
ধাপ 5. ডকুমেন্ট সেভ করুন।
এটি সংরক্ষণ করতে:
- উইন্ডোজ - ক্লিক করুন " ফাইল ", পছন্দ করা " সংরক্ষণ করুন ", ডবল ক্লিক করুন " এই পিসি ", উইন্ডোর বাম পাশে একটি ফাইল স্টোরেজ লোকেশন নির্বাচন করুন," ফাইলের নাম "ফিল্ডে একটি ডকুমেন্টের নাম টাইপ করুন এবং" ক্লিক করুন " সংরক্ষণ ”.
- ম্যাক - ক্লিক করুন " ফাইল ", পছন্দ করা " সংরক্ষণ করুন… "," সেভ এজ "ফিল্ডে ডকুমেন্টের নাম লিখুন," কোথায় "বক্সে ক্লিক করে একটি ফোল্ডার নির্বাচন করে একটি স্টোরেজ লোকেশন নির্বাচন করুন, তারপর" ক্লিক করুন " সংরক্ষণ ”.
- নির্বাচিত ফাইলটি সংরক্ষণ করার জন্য অবস্থানটি মনে রাখবেন। তারপরে আপনাকে সেই স্থানে এক্সেল যোগাযোগ শীট সনাক্ত করতে হবে।
ধাপ 6. এক্সেল উইন্ডো বন্ধ করুন।
বাটনে ক্লিক করুন এক্স ”এক্সেল উইন্ডোর উপরের ডানদিকে (উইন্ডোজ) অথবা উইন্ডোর উপরের বাম কোণে লাল বৃত্ত (ম্যাক)। এখন আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে মেইল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি তৈরি বা ব্যবহার করতে পারেন।
3 এর অংশ 2: ওয়ার্ডে পরিচিতিগুলি আমদানি করা
ধাপ 1. মাইক্রোসফট ওয়ার্ড খুলুন।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড অ্যাপ্লিকেশন আইকনটি একটি গা blue় নীল পটভূমিতে একটি সাদা "W" এর মতো দেখাচ্ছে। মাইক্রোসফট এক্সেলের মতো, প্রোগ্রামটি খোলার পরে "নতুন" পৃষ্ঠাটি প্রদর্শিত হবে।
যদি আপনার কাছে ইতিমধ্যেই একটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থাকে যা আপনি এক্সেল থেকে পরিচিতি যোগ করতে চান, তাহলে ডকুমেন্টটি খুলতে আপনাকে ডাবল ক্লিক করতে হবে। আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি কাস্টম ডকুমেন্ট থাকে তাহলে পরবর্তী ধাপটি এড়িয়ে যান।
ধাপ 2. খালি নথিতে ক্লিক করুন।
এটি পৃষ্ঠার উপরের বাম কোণে একটি সাদা বাক্স। এর পরে, একটি ফাঁকা মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট প্রদর্শিত হবে।
ধাপ 3. মেইলিংস ট্যাবে ক্লিক করুন।
এই ট্যাবটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড উইন্ডোর শীর্ষে রয়েছে। এর পরে, টুলবারটি ট্যাবের সারির ঠিক নীচে উপস্থিত হবে।
ধাপ 4. ক্লিক করুন প্রাপক নির্বাচন করুন।
এটি টুলবারের "স্টার্ট মেইল মার্জ" বিভাগে রয়েছে " মেইলিং " এর পরে, একটি ড্রপ-ডাউন মেনু প্রদর্শিত হবে।
ধাপ 5. একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন ক্লিক করুন…।
এই বিকল্পটি ড্রপ-ডাউন মেনুতে রয়েছে। এর পরে, একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
- আপনি যদি আউটলুক থেকে পরিচিতি ব্যবহার করতে চান, আপনি বিকল্পটি নির্বাচন করতে পারেন " আউটলুক পরিচিতি থেকে চয়ন করুন "ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে।
- আপনি "" নির্বাচন করে ওয়ার্ডে যোগাযোগের তথ্যের একটি অস্থায়ী তালিকাও টাইপ করতে পারেন একটি নতুন তালিকা টাইপ করুন " এই বৈশিষ্ট্যটি তখনই কাজে লাগে যখন আপনার শুধুমাত্র কিছু যোগাযোগের তথ্য তৈরি করতে হবে।
পদক্ষেপ 6. মাইক্রোসফ্ট এক্সেল যোগাযোগ শীট নির্বাচন করুন।
উইন্ডোর বাম দিকে, যে ফোল্ডারে এক্সেল কন্টাক্ট শীট রয়েছে সেটিতে ক্লিক করুন। এর পরে, এটি নির্বাচন করতে এক্সেল শীটে ক্লিক করুন।
ধাপ 7. খুলুন ক্লিক করুন।
এটি জানালার নিচের ডানদিকে।
ধাপ 8. আপনার নির্বাচন নিশ্চিত করুন।
পপ-আপ উইন্ডোতে এক্সেল শীটের নাম ক্লিক করুন, তারপরে ঠিক আছে ”যা জানালার নিচে। আপনার এক্সেল শীট পরিচিতি উৎসের অবস্থান হিসাবে নির্বাচিত হবে।
নিশ্চিত করুন যে "প্রথম সারির ডেটাতে কলাম শিরোনাম রয়েছে" চেকবক্সটি উইন্ডোর নীচে চেক করা আছে।
3 এর অংশ 3: মেইল মার্জ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে
ধাপ 1. যে স্থানে বা পয়েন্টে আপনি যোগাযোগের তথ্য সন্নিবেশ করতে চান সেখানে যান।
সেই জায়গাটি খুঁজুন যেখানে আপনি যোগাযোগের তথ্য যোগ করতে চান (যেমন নথির প্রধান) এবং কার্সারটি রাখার জন্য এটিতে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 2. সন্নিবেশ মার্জ ফিল্ড ক্লিক করুন।
এই বিকল্পটি "ট্যাবের" লিখুন এবং সন্নিবেশ করান "বিভাগে রয়েছে। মেইলিং " এর পরে, একটি ড্রপ-ডাউন মেনু প্রদর্শিত হবে।
আপনাকে ট্যাবে ক্লিক করতে হতে পারে " মেইলিং এই ধাপটি অনুসরণ করার আগে আরও একবার।
ধাপ 3. তথ্যের ধরণ নির্বাচন করুন।
ড্রপ-ডাউন মেনুতে, ওয়ার্ড ডকুমেন্টে সন্নিবেশ করার জন্য এক্সেল ডকুমেন্ট থেকে তথ্যগুলির শিরোনাম বা শিরোনামগুলির একটিতে ক্লিক করুন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি পরিচিতির প্রথম নাম ট্যাগ যোগ করতে চান, "ক্লিক করুন নামের প্রথম অংশ ”ড্রপ-ডাউন মেনুতে।
ধাপ 4. প্রয়োজনে অন্যান্য তথ্য যোগ করুন।
এই তথ্যের মধ্যে রয়েছে ঠিকানা, পদবি, যোগাযোগের ফোন নম্বর ইত্যাদি।
ধাপ 5. শেষ এবং মার্জ ক্লিক করুন।
এটি ট্যাব টুলবারের একদম ডানদিকে। মেইলিং এর পরে, একটি ড্রপ-ডাউন মেনু প্রদর্শিত হবে।
ধাপ 6. মার্জ করার বিকল্পগুলি নির্ধারণ করুন।
নিম্নলিখিত বিকল্পগুলির মধ্যে একটিতে ক্লিক করুন:
- “ পৃথক নথি সম্পাদনা করুন ” - এই বিকল্পটি প্রতিটি প্রাপক নথি খুলবে যাতে আপনি নথিটি পুনরায় সামঞ্জস্য করতে পারেন।
- “ ডকুমেন্ট প্রিন্ট করুন … ” - এই বিকল্পটি আপনাকে যোগাযোগের পাতায় তালিকাভুক্ত প্রতিটি ব্যক্তির জন্য নথির একটি অনুলিপি মুদ্রণ করতে দেয়।
- “ ইমেল বার্তা পাঠান … ”-এই বিকল্পটি আপনাকে ডকুমেন্টটি ই-মেইল হিসাবে পাঠাতে দেয়। যোগাযোগের ইমেল ঠিকানা গন্তব্য ইমেল ঠিকানা হিসাবে নির্বাচিত হবে।
ধাপ 7. পর্দায় প্রদর্শিত নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
নির্বাচিত বিকল্পগুলির উপর নির্ভর করে আপনার পর্যালোচনার জন্য অতিরিক্ত ফর্ম থাকতে পারে (উদা যদি আপনি " ই-মেইল ", আপনাকে একটি শিরোনাম লিখতে হবে এবং" ঠিক আছে ")। এর পরে, মেইল মার্জ করার প্রক্রিয়া সম্পন্ন হয়।
