কোম্পানির সাথে লেনদেন করার সময়, কখনও কখনও আমরা অভিযোগের চিঠি জমা দেওয়ার প্রয়োজন অনুভব করি কারণ প্রদত্ত পণ্য বা পরিষেবা অসন্তুষ্ট। এই নিবন্ধে, উইকিহাউ কীভাবে চিঠি লিখতে হয় তা ব্যাখ্যা করে।
ধাপ
3 এর 1 পদ্ধতি: অভিযোগের একটি চিঠি লেখা
ধাপ 1. গ্রাহক সেবা বিভাগে অভিযোগপত্র জমা দিন।
এইভাবে, আপনি কোম্পানির কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি কারণ গ্রাহক পরিষেবা বিভাগ অভিযোগগুলির উত্তর দেওয়ার দায়িত্বে রয়েছে যাতে আপনার চিঠিটি দক্ষ এবং কার্যকরভাবে প্রক্রিয়া করা হয়।
- কাস্টমার সার্ভিস ম্যানেজার বা কোম্পানির পরিচালকের নাম এবং ব্যক্তিগতভাবে চিঠির উদ্দেশ্য খুঁজুন। চিঠিটি শুরু করুন "প্রিয় স্যার/ম্যাডাম" এর পরে আপনার পুরো নাম। আপনি যদি তার নাম না জানেন, শুধু লিখুন, "প্রিয় গ্রাহক সেবা ব্যবস্থাপক"।
- সাধারণত, গ্রাহক সেবা বিভাগের ঠিকানা কোম্পানির ওয়েবসাইট, ব্রোশার, বিজ্ঞাপন, বা পণ্য প্যাকেজিং এ পাওয়া যাবে।
ধাপ 2. চিঠির সারমর্ম লিখতে থাকুন।
চিঠি লেখার কারণ এবং অভিযোগ জানাতে প্রথম বাক্যটি ব্যবহার করুন। যতটা সম্ভব সহায়ক তথ্য প্রদান করুন, যেমন তারিখ, সময় এবং স্থান যেখানে আপনি পরিষেবাটি পেয়েছেন বা প্রাসঙ্গিক ডেটা সহ পণ্য ক্রয় করেছেন, যেমন সিরিয়াল নম্বর এবং পণ্যের মডেল।
- নিশ্চিত করুন যে পাঠক 5 সেকেন্ডেরও কম সময়ে চিঠির সারমর্ম বুঝতে পারে। সুতরাং আপনাকে দীর্ঘ-বাতাসযুক্ত ভূমিকা লেখার দরকার নেই।
- আপনার অভিবাদন লেখার পরে, আপনার সমস্যাটি ব্যাখ্যা করার জন্য বিস্তারিত তথ্য প্রদান করুন, কিন্তু নিশ্চিত করুন যে প্রথম বাক্যটি আপনার অভিযোগের প্রতি পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করে।
- প্রথম বাক্যের উদাহরণ: "এই চিঠির মাধ্যমে, আমি একটি ক্ষতিগ্রস্ত হেয়ার ড্রায়ার ব্র্যান্ড _ এর কারণে একটি অভিযোগ জমা দিতে চাই। এই পণ্যটি _ এ জালান _, জাকার্তায় অবস্থিত _ দোকানে কেনা হয়েছিল"।
ধাপ Cle. আপনার সমাধান বা প্রতিকারটি স্পষ্টভাবে বলুন।
আপনি যদি অন্য কোন উপায়ে পণ্য প্রতিস্থাপন, ফেরত, পণ্য মেরামত, বা ক্ষতিপূরণের অনুরোধ করছেন, তাহলে দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে এটি বলুন। সুতরাং, পাঠককে অবশ্যই একটি উত্তর প্রদান করতে হবে, কেবল একটি উত্তরপত্র পাঠানোর বা একটি ক্লিচিড প্রতিক্রিয়া দেওয়ার পরিবর্তে।
- আপনার অভিযোগকে ইতিবাচক কথায় প্রকাশ করুন যা দেখায় যে আপনি সর্বোত্তম সমাধান আশা করেন এবং একজন অনুগত গ্রাহক হিসেবে থাকেন। আপনি যদি টাকা ফেরত বা অন্য কোনো ক্ষতিপূরণ চান এবং তারপর বলেন যে আপনি বিষয়টি তৃতীয় পক্ষের কাছে পৌঁছে দেবেন, তাহলে সম্ভাবনা আছে যে চিঠির পাঠক সমাধান দিতে আগ্রহী নয়।
- আপনি যদি আশা করেন যে সংস্থাটি আরও বিস্তৃত সমস্যার সমাধান করবে, দয়া করে তাদের কাছে লিখুন। যাইহোক, পাঠকদের সাধারণত এই ধরনের সমস্যাগুলির প্রতিক্রিয়া জানাতে আরও বেশি সময় প্রয়োজন।
- প্রথম চিঠিতে মামলা করার হুমকি দেবেন না। এটি আপনার পছন্দসই সেরা সমাধান হতে পারে, কিন্তু এবার আপনি কেবল একটি অভিযোগ দায়ের করতে পারেন এবং একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করতে পারেন।
পদক্ষেপ 4. সহায়ক নথির ফটোকপি সংযুক্ত করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি সমর্থনকারী নথির ফটোকপি, যেমন পেমেন্ট রসিদ, ক্রয় চালান, ওয়ারেন্টি কার্ড, চেক বা স্থানান্তরের প্রমাণ এবং প্রয়োজনে ফটো বা ভিডিও সহ চিঠিটি সম্পূর্ণ করুন। চিঠির সংযুক্তি হিসাবে প্রাসঙ্গিক নথি অন্তর্ভুক্ত করুন।
- আপনি পাঠান নিশ্চিত করুন ফটোকপি মূল নথির পরিবর্তে সংযুক্ত নথি। এইভাবে, আপনি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা নথিগুলি অন্যদের দেখানোর প্রয়োজন হলে হারানোর ঝুঁকি নেবেন না।
- চিঠিতে সংযুক্ত নথি অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ: "এই চিঠির সাথে, আমি পেমেন্ট রশিদের একটি ফটোকপি, হেয়ার ড্রায়ার ওয়ারেন্টি কার্ড এবং পণ্যের সিরিয়াল নম্বরের একটি ফটো সংযুক্ত করছি।"
পদক্ষেপ 5. সমস্যা সমাধানের জন্য একটি সময়সীমা নির্ধারণ করুন।
চিঠির প্রাপকের কাছে সমাধান জমা দেওয়ার সময়সীমা হিসাবে আপনাকে একটি নির্দিষ্ট তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এই পদক্ষেপটি আপনাকে শান্ত বোধ করে এবং সমস্যাটি দ্রুত সমাধান করা হয়।
- একটি সময়সীমা থাকলে চিঠিগুলি হারিয়ে যাওয়ার বা উপেক্ষা করার ঝুঁকি হ্রাস পায়, কারণ এটি অস্বস্তি এবং বিরক্তির কারণ হতে পারে।
- একটি বাস্তবসম্মত সময়সীমা প্রদান করুন। সাধারণত, 1-2 সপ্তাহ যথেষ্ট, তবে আপনার হাতে থাকা সমস্যা এবং প্রত্যাশিত সমাধানটি বিবেচনায় নেওয়া দরকার।
ধাপ 6. ভদ্রভাবে চিঠিটি শেষ করুন।
প্রদত্ত সাহায্যের জন্য ধন্যবাদ বলুন। উভয় পক্ষকে সহায়ক মনে করতে সাহায্য করার জন্য, আপনার পাঠকরা আপনাকে কীভাবে বলতে পারেন তা ভাগ করুন যাতে যোগাযোগ আরও দক্ষ হয়।
চিঠির প্রাপকের নাম জানলে সমাপনী শুভেচ্ছা হিসেবে "ওয়াসালাম" লিখুন। যদি না হয়, "আন্তরিকভাবে" লিখে চিঠিটি শেষ করুন। অভিযোগের চিঠিটি একটি অনানুষ্ঠানিক সমাপনী শুভেচ্ছা দিয়ে শেষ করবেন না, উদাহরণস্বরূপ, "এটিই" বা "আপনাকে ধন্যবাদ।"
3 এর পদ্ধতি 2: সঠিক স্টাইল এবং ফর্ম্যাট ব্যবহার করা
ধাপ 1. একটি ভদ্র শৈলীতে একটি চিঠি লিখুন।
আপনি হয়ত রাগান্বিত হবেন এবং অন্যায় বোধ করবেন, কিন্তু যদি আপনি আপত্তিকর শব্দ ব্যবহার করেন তবে চিঠির পাঠক ক্ষুব্ধ বোধ করবেন। ভদ্রভাবে চিঠি লিখুন এবং হুমকি, রাগ, বা ব্যঙ্গাত্মক মন্তব্য করবেন না। মনে রাখবেন যে চিঠির পাঠক যে সমস্যাগুলি ঘটছে তার জন্য অগত্যা দায়ী নয় এবং তিনি রাগ এবং অন্যদের দোষারোপ করার পরিবর্তে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং বিনয়ী গ্রাহকদের সেবা করতে পছন্দ করেন।
- মনে রাখবেন যে কোম্পানির কাছে চিঠি পাঠানো হয়েছে তার আপনার জন্য কিছু কঠিন করার কোন ইচ্ছা নেই। সাধারণভাবে, কোম্পানি গ্রাহকদের সন্তুষ্টির উপর খুব জোর দেয়।
- আপনি যদি আপনার চিঠির পাঠককে এমন একজন ব্যক্তি হিসেবে বিবেচনা করেন যিনি সাহায্য করার জন্য প্রস্তুত, তবে তার উদ্দেশ্য খারাপ বলে ধরে নেওয়ার পরিবর্তে আপনার সমাধান খোঁজার সম্ভাবনা বেশি।
- মন খারাপ হলে চিঠি লিখবেন না। শান্ত না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। যদি আপনি এখনও একটি চিঠি লিখতে চান, এটি 1-2 দিনের জন্য সংরক্ষণ করুন এবং তারপর পাঠানোর আগে এটি আবার পড়ুন। হয়তো আপনি আরও বন্ধুত্বপূর্ণ স্টাইলে একটি নতুন চিঠি লিখেছেন।
ধাপ 2. একটি সরল চিঠি লিখুন।
গ্রাহক সেবা কর্মীরা প্রতিদিন শত শত চিঠি পেতে পারে। অতএব, নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি একটি স্পষ্ট চিঠি লিখেছেন যাতে সে যখন পড়া শুরু করে তখন সে বিষয়টিতে পৌঁছতে পারে। যেসব চিঠি খুব দীর্ঘ বা বিশদ হয় সেগুলি পাঠককে বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্ত করতে চায় যাতে তারা বুঝতে না পারে যে আপনি আসলে কী অনুভব করেন এবং চান।
- দীর্ঘ বাতাসযুক্ত তথ্য সরবরাহ করবেন না বা অন্যদের বিরক্ত করে এমন কঠোর শব্দ ব্যবহার করবেন না।
- নিশ্চিত করুন যে আপনি অভিযোগের একটি চিঠি সর্বোচ্চ 1 পৃষ্ঠা বা 200 শব্দ লিখেছেন।
পদক্ষেপ 3. ভাষার একটি প্রামাণিক শৈলী ব্যবহার করুন।
এই পদক্ষেপটি আপনাকে কার্যকর বাক্য সহ একটি চিঠি প্রস্তুত করতে সাহায্য করে যাতে পাঠক বুঝতে পারে যে আপনার অভিযোগটি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত। একটি গুরুতর অভিযোগ করার সময় কর্তৃত্বপূর্ণ ভাষা একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, উদাহরণস্বরূপ একটি আর্থিক।
- প্রাতিষ্ঠানিক ভাষা শৈলী বিভিন্ন দিক নিয়ে গঠিত, যেমন সঠিক শব্দ চয়ন করার ক্ষমতা, ভোক্তা অধিকার এবং কোম্পানির বাধ্যবাধকতার জ্ঞান এবং পেশাদার চিঠি লেখার দক্ষতা।
- এই দিকটি আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা বাড়ায় যাতে আপনার ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে।
ধাপ 4. সঠিক বানান এবং বিন্যাস সহ চিঠি লিখুন।
উপরে প্রস্তাবিত হিসাবে, একটি পেশাগতভাবে বিন্যাসিত চিঠি পাঠকদের আপনার অভিযোগের প্রতিক্রিয়া কিভাবে প্রভাবিত করে। উপরের ডান কোণে চিঠির তারিখ লিখুন। একটি লাইন বাদ দিন এবং বাম পাশে প্রাপকের পুরো নাম বা শিরোনাম লিখুন। পরবর্তী লাইনে কোম্পানির ঠিকানা লিখুন। একটি লাইন এড়িয়ে যান এবং তারপর একটি শুভেচ্ছা লিখুন।
- একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে অক্ষর টাইপ করুন যাতে লেখাটি আরও পরিষ্কার এবং পড়তে সহজ হয়। যদি আপনার হাতে লিখতে হয়, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনার লেখাটি ঝরঝরে, দাগ বা কালির দাগমুক্ত এবং সুস্পষ্ট।
- স্বাক্ষরের জন্য, "আন্তরিক" বা "আন্তরিক" এর অধীনে কয়েকটি ফাঁকা লাইন প্রস্তুত করুন। সহজে পড়ার জন্য স্বাক্ষরের নিচে আপনার সম্পূর্ণ নাম স্পষ্ট লেখায় অন্তর্ভুক্ত করুন।
- ঝরঝরে, সঠিকভাবে ফাঁকা অক্ষর লিখুন এবং সমস্ত অনুচ্ছেদ প্রায় একই দৈর্ঘ্যের।
পদক্ষেপ 5. বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা করুন।
বানান এবং ব্যাকরণগত ভুল থাকলে আপনার অভিযোগ উপেক্ষা করা যেতে পারে। চিঠি ছাপার আগে কম্পিউটার ব্যবহার করে বানান পরীক্ষা করার সময়। চিঠিটি পাঠানোর আগে অন্য ব্যক্তিকে পড়তে দিন।
3 এর 3 পদ্ধতি: চিঠিতে অনুসরণ করা
পদক্ষেপ 1. নির্দিষ্ট সময়সীমা শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
ধৈর্য ধরুন এবং নির্দিষ্ট সময়সীমা না হওয়া পর্যন্ত কোন পদক্ষেপ গ্রহণ করবেন না। যদি কোন সাড়া না থাকে, আপনি আপনার চিঠি পেয়েছেন কিনা তা জানতে কল বা ইমেইল করতে পারেন। চিঠির প্রাপকের বিরুদ্ধে পক্ষপাতিত্ব করবেন না।
যদি আপনি চিঠির উত্তর না পান বা প্রতিক্রিয়া অসন্তোষজনক হয়, তাহলে উচ্চতর পদে কারো কাছে অভিযোগ উত্থাপন করুন।
পদক্ষেপ 2. একটি উচ্চতর কর্মকর্তাকে একটি চিঠি পাঠান।
আপনি যদি গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের সাথে যোগাযোগ করার পরে সমাধান না পান, তাহলে উচ্চতর পদে কাউকে খুঁজুন এবং তাকে লিখুন। যখনই আপনি একজন উচ্চপদস্থ কর্মকর্তার কাছে চিঠি পৌঁছে দেন, কর্মচারী থেকে সুপারভাইজার থেকে পরিচালক থেকে উপ-পরিচালক থেকে পরিচালক, সর্বশেষ চিঠিপত্র সংযুক্ত করুন। এইভাবে, যে ব্যক্তি চিঠি গ্রহণ করে সে সর্বশেষ স্থিতি সহ সম্পূর্ণ তথ্য পায় এবং আশা করা যায় যে অল্প সময়ের মধ্যে সর্বোত্তম সমাধান প্রদান করতে সক্ষম হবে।
- প্রথম পদক্ষেপ হিসেবে, সরাসরি রাষ্ট্রপতির কাছে যাওয়ার পরিবর্তে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে অভিযোগ দায়ের করা একটি ভাল ধারণা। কাস্টমার সার্ভিস কর্মীদের কীভাবে অভিযোগগুলি পরিচালনা করতে হয় এবং পরিচালককে লেখা চিঠিগুলি সাধারণত এই বিভাগে ফেরত দেওয়া হয় সে সম্পর্কে আরও ভাল ধারণা রয়েছে।
- আপনি যদি কাস্টমার সার্ভিস ডিপার্টমেন্টকে বাইপাস করেন, আপনার অভিযোগের সমাধান নাও হতে পারে।
- আপনি যদি পরিচালক বা প্রধান নির্বাহীর কাছে অভিযোগ করেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি খুব স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং নিয়মতান্ত্রিক তথ্য দিয়ে একটি চিঠি লিখছেন কারণ তিনি জানেন না যে কি হয়েছে।
ধাপ you. যদি আপনি আইনি পদক্ষেপ নিতে চান তাহলে একজন আইনজীবীর সাথে দেখা করুন
আইনজীবীরা বুঝতে পারেন কিভাবে আদালতের মাধ্যমে মামলা দায়ের করতে হয়। মনে রাখবেন, এই পদ্ধতিটি শেষ বিকল্প হওয়া উচিত। একটি অভিযোগ পত্র যা সরাসরি আইনি চ্যানেলগুলি নিয়ে আলোচনা করে চিঠির বিষয়বস্তু অসম্মানজনক করে এবং ক্ষতিপূরণের জন্য আপনার অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হয়। এটি হতে পারে, যদি আপনার হুমকির জবাব দেওয়া হয় তবে এই পদক্ষেপটি স্ব-পরাজিত করা।
পরামর্শ
- নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার নাম, বাড়ির ঠিকানা, ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর (বাড়ি, অফিস, সেল ফোন) অন্তর্ভুক্ত করেছেন। উপরন্তু, চিঠির পাঠককে যোগাযোগের তথ্য দিতে বলুন যাতে উভয় পক্ষই অভিযোগের সমাধানের অগ্রগতি সম্পর্কে যোগাযোগ অব্যাহত রাখতে পারে।
- চিঠি পাঠানোর আগে আবার পড়ুন এবং সঠিক এবং যাচাইযোগ্য তথ্য প্রদান করে ইতিবাচক হোন।
- ইমেইল, ফ্যাক্স বা কোম্পানির ব্লগ/ওয়েবসাইটে লেখার চেয়ে মেইলের মাধ্যমে অভিযোগ উত্থাপন করা অনেক বেশি কার্যকর। অনেক কোম্পানি অফিসিয়াল চিঠির মাধ্যমে জমা দেওয়া অভিযোগগুলিকে অগ্রাধিকার দেয়।
- সমস্ত চিঠিপত্রের ফটোকপি রাখুন এবং চিঠি পাঠানোর তারিখটি নোট করুন।
- একটি চিঠি লেখার আগে, কি ঘটেছে তা প্রতিফলিত করার জন্য কিছু সময় নিন। কিছু চিন্তা করার পরে, আপনি একটি চিঠি লিখতে প্রস্তুত যখন আপনি জানেন যে আপনি কোন সমাধান চান এবং কিভাবে একটি অনুরোধ করবেন।
- আপনি যদি কারো সম্পর্কে অভিযোগ করতে চান, তাহলে তার হতাশাজনক আচরণের কথা বলুন। কোম্পানির সমালোচনা করবেন না। আপনি যদি কোম্পানির নীতিতে আপত্তি করেন, তাহলে মেইল রিডার বা ম্যানেজমেন্টের সমালোচনা করবেন না। সমস্যা এবং আপনার কাঙ্ক্ষিত সমাধান বর্ণনা করুন।
- এমন ওয়েবসাইটগুলির সুবিধা নিন যা ভোক্তাদের জন্য অভিযোগ জমা দেওয়ার সুযোগ খুলে দেয় এবং কিছু কোম্পানির সাথে ক্রেতাদের সমস্যা আছে কিনা তা খুঁজে বের করুন। আমরা সুপারিশ করি যে আপনি এই ওয়েবসাইটের মাধ্যমে জমা দেওয়া ভোক্তাদের অভিযোগের একটি ফাইল রাখুন।
- বৈধ হওয়া সাক্ষীদের কাছ থেকে চিঠি পাঠাবেন না। আপনি যদি আদালতে বিষয়টি নিষ্পত্তি করতে চান, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি সাক্ষীর বক্তব্য এবং নাম রাখেন। মনে রাখবেন কোর্ট ফি সাধারণত খুব বেশি হয়। আমরা সুপারিশ করি যে আপনি একটি অনানুষ্ঠানিক চুক্তি করুন অথবা সালিসের মাধ্যমে।
- কোম্পানির সমালোচনা করবেন না। মনে রাখবেন যে আপনি ক্ষতিপূরণ বা সমাধান পেতে চান। যদি আপনি চিঠির পাঠককে আক্রমণ করেন তবে এটি বাস্তবায়িত হয় না। আপনি যদি উচ্চস্বরে চিঠি লিখতে চান, প্যাসিভ ভয়েস এড়িয়ে চলুন, সরাসরি এবং বর্ণনামূলক ভাষা ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন যে এই সমস্যার ফলে আপনি "ক্ষতিগ্রস্ত" বা "অসুবিধায়" আছেন, কেবল "হতাশ বোধ" করার পরিবর্তে।
