আধুনিক বিশ্বে যোগাযোগের সবচেয়ে সাধারণ রূপগুলির মধ্যে একটি হল ইমেইল। ইমেইলের মাধ্যমে কিভাবে অন্যদের সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়া যায় তা জানা আপনার ক্যারিয়ার এবং নেটওয়ার্ককে উন্নত করতে পারে। একটি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট সূচনামূলক ইমেইল লিখলে ইমেলটি পড়ার এবং পাঠক আপনার সাথে যুক্ত হওয়ার সম্ভাবনা বৃদ্ধি পাবে। আপনার ইমেইল বাকিদের থেকে আলাদা তা নিশ্চিত করার জন্য কিছু সাধারণ ভুল এড়িয়ে চলুন।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: জোরালোভাবে ইমেল শুরু করা
পদক্ষেপ 1. নিশ্চিত করুন যে ইমেইলের বিষয় পরিষ্কার।
প্রাপকদের ইমেইলটি খোলার আগে তার রূপরেখা জানতে হবে। নিশ্চিত করুন যে এটি সংক্ষিপ্ত; কারণ দীর্ঘ জিনিস জটিল হতে পারে। একটি প্রারম্ভিক ইমেলের জন্য, আপনি "ভূমিকা - আপনার নাম" লিখতে পারেন।
- নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রথমে বিষয়টি লিখেছেন! যে ভুলটি প্রায়ই ঘটে তা হল ইমেল সম্পর্কে লিখতে ভুলে যাওয়া।
- মোবাইল ডিভাইসগুলি সাধারণত বিষয়টিতে প্রায় 25-30 অক্ষর প্রদর্শন করে, তাই এটি সংক্ষিপ্ত রাখতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 2. একটি ব্যবসায়িক শুভেচ্ছা দিয়ে খুলুন।
"হ্যালো" বা "হাই" দিয়ে শুরু করবেন না। এই ধরনের শুভেচ্ছা শুধুমাত্র যদি আপনি ইতিমধ্যে ব্যক্তিকে চেনেন। সঠিক ব্যবসায়িক শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন। প্রাপকের প্রথম নাম ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
- "টু মিস/স্যার/ম্যাডাম" - আপনি যদি মহিলা প্রাপকের বৈবাহিক অবস্থা সম্পর্কে মোটেও অনিশ্চিত থাকেন তবে সর্বদা মিসকে আরও ভদ্র ব্যবহার করুন।
- "আগ্রহী পক্ষের জন্য" - এই শুভেচ্ছা কেবল তখনই ব্যবহার করা উচিত যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে বার্তাটি কে পাবে।
ধাপ 3. আপনার পরিচয় দিন।
প্রথম বাক্যে নিজেকে প্রাপকের সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া উচিত। এটি তাদের বাকি ইমেল বার্তার সাথে নাম সংযুক্ত করতে দেয়।
- "আমাকে …"
- যদি পাওয়া যায় শিরোনাম দিন। আপনার যদি একাধিক ডিগ্রী থাকে তবে কেবল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বা প্রাসঙ্গিক একটি নির্বাচন করুন।
3 এর পদ্ধতি 2: ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত রাখা
ধাপ 1. ব্যাখ্যা করুন কিভাবে আপনি প্রাপকের ইমেল ঠিকানা পেতে পারেন।
প্রাপকদের বলুন কিভাবে আপনি তাদের যোগাযোগের তথ্য পেয়েছেন। এটি দেখাতে সাহায্য করে যে আপনি তাদের কাছে পৌঁছানোর সঠিক পথ অনুসরণ করছেন।
- "আপনার অফিস ম্যানেজার আমাকে এই ইমেইল ঠিকানা দিয়েছেন"
- "আমি আপনার ওয়েবসাইটে এই ইমেল ঠিকানাটি পেয়েছি"
- "অতএব, অমুক এবং তাই বলেছে আমার তোমাকে ফোন করা উচিত"
ধাপ 2. শেষবার যখন আপনি একে অপরকে দেখেছেন (যদি থাকে) সম্পর্কে কথা বলুন।
কারো স্মৃতি জাগিয়ে তুললে আরো বেশি ব্যস্ততা তৈরি হবে।
- "আমরা গত সপ্তাহে সম্মেলনে সংক্ষেপে কথা বলেছিলাম"
- "আমরা গতকাল ফোনে কথা বলেছি"
- "আমি আপনার উপস্থাপনা দেখেছি …"
পদক্ষেপ 3. সাধারণ স্বার্থ ভাগ করুন।
এটি আপনাকে আপনার প্রাপকদের সাথে যোগাযোগ করতে সাহায্য করে, এবং আপনার ব্যবসার ইমেল কম স্টিল করে তোলে। সাধারণ স্বার্থ নির্ধারণের জন্য, আপনি ইমেল প্রাপকের উপর একটু গবেষণা করতে পারেন। এছাড়াও ফেসবুক, টুইটার, এবং লিঙ্কডইন দেখুন।
- আপনি এই সাধারণ আগ্রহটি কোথায় পেয়েছেন তা নিশ্চিত করুন, অন্যথায় আপনাকে একজন স্টকার হিসাবে দেখা যেতে পারে।
- যদি সম্ভব হয়, ইমেইলের বিষয়বস্তু এমন একটি ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত রাখুন যা একটি সাধারণ স্বার্থের সাথে সম্পর্কিত, যেমন আপনার ক্ষেত্রের কিছু বা একটি ভাগ করা পেশাদার আবেগ যা আপনি ভাগ করতে চান।
ধাপ 4. আপনি সংযোগ করতে চান কারণ দিন।
ইমেইলের মূল অংশ পেতে খুব বেশি অপেক্ষা করবেন না। আপনার ইমেইলে আসার আগে কেউ কিছু ইমেইল কয়েক প্যারাগ্রাফ পড়বে না। আপনি কী চান এবং কেন আপনি সেই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করছেন তা পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্তভাবে ব্যাখ্যা করুন। আপনি যদি পরামর্শ চাচ্ছেন বা অন্য কোন অনুরোধ করছেন, নিশ্চিত করুন যে অনুরোধটি ভালভাবে পরিচালিত হয়েছে, বিশেষ করে যদি এটি আপনার প্রথম যোগাযোগ হয়।
- "আমি এ সম্পর্কে আরো জানতে আগ্রহী …"
- "আমি আপনার সাথে আলোচনা করতে চাই …"
- "আমি আপনার মতামত চাই …"
ধাপ 5. নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেইল একটি বিষয়ে ফোকাস করা আছে।
একটি কুটিল ইমেইল প্রাপকের আগ্রহ হারাবে অথবা আপনি কেন ইমেইল পাঠিয়েছেন তা ভুলে যাবে। আপনার পরিচায়ক ইমেইল সহজ রাখুন এবং শুধুমাত্র প্রাপককে একটি জিনিস জিজ্ঞাসা করুন।
3 এর পদ্ধতি 3: ইমেইল শেষ করা
পদক্ষেপ 1. প্রাপককে তাদের সময়ের জন্য ধন্যবাদ।
একটি সম্পূর্ণ ইমেইল পড়ার জন্য কিছু গম্ভীরতা লাগে, তাই এটি পড়ার জন্য সময় নেওয়ার জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। এই সহজ সৌজন্য প্রাপকের মেজাজকে ব্যাপকভাবে উন্নত করবে এবং প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়াবে।
- "আমি এই ইমেলটি পড়ার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাই।"
- "এটি পড়ার জন্য আপনার সময়সূচী থেকে সময় বের করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।"
পদক্ষেপ 2. কর্মের জন্য একটি কল প্রস্তুত করুন।
প্রাপককে একটি ইমেইলের উত্তর দিতে বলুন, কল করুন, আপনার প্রস্তাব সম্পর্কে চিন্তা করুন, বা অন্য কিছু তাকে জড়িত করার জন্য। বন্ধন বাড়ানোর আরেকটি উপায় হল প্রশ্ন করা।
- "আপনার অবসর সময় আমাকে কল করুন"
- "আসুন শীঘ্রই লাঞ্চের জন্য দেখা করি"
- "তুমি কি মনে কর…?"
- "আমি আপনার প্রতিক্রিয়া অপেক্ষায় থাকলাম"
ধাপ 3. ইমেইল শেষ করুন।
একটি পেশাদারী ইমেল শেষ করার সময়, সংক্ষিপ্ত পদ্ধতিতে আপনাকে ধন্যবাদ বলতে ভুলবেন না। একটি সাধারণ চূড়ান্ত শুভেচ্ছা ইমেলকে পেশাদার রাখবে কিন্তু তবুও আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করবে।
- "শুভেচ্ছা",
- "ধন্যবাদ",
- "আন্তরিক শুভেচ্ছা",
- "শুভেচ্ছা এবং শুভেচ্ছা", "আন্তরিকভাবে", "চিয়ার্স!", "শান্তির শুভেচ্ছা", "আপনার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ" বলা এড়িয়ে চলুন।
ধাপ 4. স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন।
যদি আপনি স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনার ইমেল পরিষেবাটি কনফিগার না করে থাকেন তবে আপনার নাম, শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য দিয়ে ইমেলটি শেষ করতে ভুলবেন না। এই বিভাগটিকে পাঁচটি ফোন নম্বর, দুটি ইমেইল ঠিকানা এবং তিনটি ওয়েবসাইট দিয়ে অতিক্রম করবেন না। এটি সহজ রাখুন যাতে প্রাপক আপনার সাথে পুনরায় সংযোগ স্থাপনের সর্বোত্তম উপায় জানেন। আপনার স্বাক্ষরে উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করা এড়িয়ে চলুন।
-
-
- জো স্মিথ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
পদক্ষেপ 5. ইমেইলের বানান পরীক্ষা করুন।
"পাঠান" বোতামে ক্লিক করার আগে, আপনার ইমেলটি কয়েকবার পড়ার জন্য কিছুক্ষণ সময় নিন এবং আপনি যে কোনও ত্রুটি খুঁজে পান তা সংশোধন করুন। এই ইমেলটি সম্ভবত প্রাপকের সাথে আপনার প্রথম যোগাযোগ হবে, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনি সেরা ছাপ রেখেছেন। বানান এবং ব্যাকরণগত ভুলগুলি তাত্ক্ষণিকভাবে আপনার ইমেলগুলিকে অনেক কম পেশাদার দেখাবে।
