যদিও লোকেরা খুব কমই নথিপত্র ফ্যাক্স করে, তবুও আপনাকে কিছু সময়ে ফ্যাক্স করতে হতে পারে। এমন অনেক কারণ আছে যেগুলি মানুষ ফ্যাক্স করে রাখে, বিশেষ করে চুক্তি পাঠানোর জন্য অথবা যদি তাদের কাছে অন্য কোনও উপায়ে নথি পাঠানোর জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম বা প্রযুক্তি না থাকে। ভাগ্যক্রমে, আপনি একটি ফ্যাক্স মেশিন, একটি কম্পিউটার এবং এমনকি একটি স্মার্টফোন ব্যবহার করে নথি পাঠাতে পারেন।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: একটি ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করা
ধাপ 1. ফ্যাক্স মেশিনে সেটিংস করুন।
একটি ফ্যাক্স মেশিন দিয়ে নথি পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে, নিশ্চিত করুন যে ফ্যাক্স মেশিনটি প্লাগ ইন করা আছে এবং একটি ল্যান্ডলাইন ফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত।
- যদি আপনি ঘন ঘন ফ্যাক্স করেন তবে আমরা আপনাকে একটি ডেডিকেটেড ফোন লাইনে সাবস্ক্রাইব করার পরামর্শ দিই। আপনি একই সাথে টেলিফোন এবং ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করতে পারবেন না।
- ফ্যাক্স পেতে চাইলে ফ্যাক্স মেশিনে টোনার এবং কাগজ আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
- যদি আপনার অফিস বা বাসায় ফ্যাক্স মেশিন না থাকে, আপনি একটি কম্পিউটার ভাড়া বা পাবলিক লাইব্রেরিতে ভাড়া নিতে পারেন। যদি আপনি ঘন ঘন ফ্যাক্সের মাধ্যমে নথি পাঠান না তবে এই বিকল্পটি নিখুঁত।
পদক্ষেপ 2. সেটিংস সামঞ্জস্য করুন।
প্রতিটি ফ্যাক্স মেশিন একই নয়, তবে আপনাকে সাধারণত সেটিংস সামঞ্জস্য করার বিকল্প দেওয়া হবে। আপনার ফ্যাক্স মেশিন দ্বারা প্রদত্ত বিশেষ বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে জানতে ব্যবহারকারী নির্দেশিকা পড়ুন।
- যদি আপনি জানতে চান যে ডকুমেন্টটি সফলভাবে পাঠানো হয়েছে কিনা, নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠাটি সক্রিয় করুন। যদি এই বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করা হয়, ফ্যাক্স মেশিনটি আপনি ফ্যাক্স পাঠানোর পরে একটি পৃষ্ঠা মুদ্রণ করবে, যাতে দস্তাবেজটি সফলভাবে বা ব্যর্থ হলে পাঠানো হবে।
- আপনি ফ্যাক্স হেডারও সেট করতে পারেন, যা পাঠ্যের লাইন যা পাঠানো নথির শীর্ষে উপস্থিত হবে। এতে সাধারণত ফ্যাক্স প্রেরক সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য থাকে।
- আপনি যদি ফ্যাক্স পাওয়ার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনি একটি স্বয়ংক্রিয় বা ম্যানুয়াল রিসেপশন মোড বেছে নিতে পারেন, যার জন্য আপনাকে ফ্যাক্স আসার সময় অনুমতি দিতে হবে।
পদক্ষেপ 3. নথি প্রস্তুত করুন।
পরিষ্কার এবং সহজে পড়ার ফলাফলের জন্য আসল নথি ব্যবহার করুন, ফটোকপি নয়।
আপনি যে পৃষ্ঠায় পাঠাতে চান তার উপরে একটি কভার শীট ব্যবহার করুন। প্রচ্ছদে কিছু তথ্য থাকে, যেমন প্রেরকের নাম এবং ফ্যাক্স নম্বর, প্রাপকের নাম এবং ফ্যাক্স নম্বর, তারিখ এবং ফ্যাক্সের অন্তর্ভুক্ত পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা।
ধাপ 4. নথিটি ফ্যাক্স মেশিনে রাখুন।
অনেক মেশিন একই সময়ে একটি পেপার ফিডার (একটি প্রিন্টারের মতো কাগজের জন্য একটি স্থান) এবং একটি ফ্ল্যাট স্ক্রিন (ফ্ল্যাটবেড স্ক্রিন) প্রদান করে। আপনি যদি শুধুমাত্র একটি একক পৃষ্ঠার নথি পাঠাতে চান তবে এই বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করুন। আপনি যদি একটি নথির একাধিক পৃষ্ঠা পাঠাতে চান, আমরা একটি কাগজ ফিডার ব্যবহার করার পরামর্শ দিই।
- পেপার ফিডার ব্যবহার করার সময়, আপনি একবারে একটি নথির সমস্ত পৃষ্ঠা লোড করতে পারেন। ফ্যাক্স মেশিনে একটি আইকন রয়েছে যা নির্দেশ করে যে কাগজটি কাগজের ফিডারে লোড করার সময় কোন দিকে মুখ করা উচিত। কিছু মেশিন ডকুমেন্টগুলিকে স্ক্যান করার এবং পাঠানোর বিকল্পও প্রদান করে। সুতরাং আপনার ফ্যাক্স মেশিন এই বৈশিষ্ট্যটি প্রদান করে কিনা তা দেখতে ব্যবহারকারী ম্যানুয়ালটি পরীক্ষা করুন।
- ফ্ল্যাট-স্ক্রিন বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার সময়, ফ্যাক্স মেশিনের উপরের theাকনাটি খুলুন এবং স্ক্রিনে ডকুমেন্টটি মুখোমুখি রাখুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি স্ক্রিনে লাইন অনুযায়ী ডকুমেন্টটি সারিবদ্ধ করেছেন। এর পরে, আপনি চালিয়ে যাওয়ার আগে মেশিনটি বন্ধ করুন।
ধাপ 5. ফ্যাক্স নম্বর লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে প্রবেশ করা নম্বরটিতে এরিয়া কোড, কান্ট্রি কোড এবং ডকুমেন্ট প্রাপক নম্বর রয়েছে। যখন আপনি ফোনে নম্বরটি ডায়াল করেন ঠিক সেভাবেই নম্বরটি লিখুন।
ধাপ 6. ফ্যাক্স পাঠাতে "পাঠান" বোতাম টিপুন।
কয়েক মুহূর্ত পরে, ফ্যাক্স মেশিন ডকুমেন্ট পাঠাবে, এবং কাগজপত্র মেশিনে যেতে শুরু করবে।
ফ্যাক্স মেশিনে টিপতে বোতামটি "পাঠান" এর পরিবর্তে "যান" বা "ফ্যাক্স" বলতে পারে।
ধাপ 7. নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখুন।
কিছু ফ্যাক্স মেশিন স্ক্রিনে একটি বার্তা প্রদর্শন করে যা বলে যে ফ্যাক্স সফলভাবে পাঠানো হয়েছে। আপনি যদি একটি নিশ্চিতকরণ মুদ্রণ করার জন্য ফ্যাক্স মেশিন সেট করেন, তাহলে এটি আপনার পাঠানো ফ্যাক্সের স্থিতির বিবরণ মুদ্রণ করবে।
3 এর 2 পদ্ধতি: একটি কম্পিউটার ব্যবহার করা
ধাপ 1. আপনি যে প্রোগ্রামটি ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করুন।
কম্পিউটারের মাধ্যমে ফ্যাক্স পাঠানোর সময়, আপনি কম্পিউটারে ইনস্টল করা সফটওয়্যারটি ব্যবহার করতে পারেন অথবা একটি অনলাইন পরিষেবার সুবিধা নিতে পারেন।
- কিছু অপারেটিং সিস্টেম এমন অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে সজ্জিত যা ফ্যাক্স পাঠাতে ব্যবহার করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, উইন্ডোজ 7 ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার না করে ফ্যাক্স পাঠানোর জন্য ফ্যাক্স এবং স্ক্যান নামে একটি সরঞ্জাম সরবরাহ করে।
- একটি কম্পিউটার প্রোগ্রাম ব্যবহার করার জন্য, প্রথমে কম্পিউটারটিকে একটি ল্যান্ডলাইনে সংযুক্ত করুন। যদি এটি সম্ভব না হয় তবে কেবল একটি অনলাইন পরিষেবা ব্যবহার করুন।
- ব্যবহার করা যেতে পারে এমন কিছু অনলাইন পরিষেবাগুলির মধ্যে রয়েছে ইফ্যাক্স, মাইফ্যাক্স এবং ফ্যাক্সজিরো। কিছু পরিষেবা ব্যবহারের জন্য বিনামূল্যে, এবং অন্যদের জন্য আপনাকে সাবস্ক্রিপশন বা সদস্যপদের জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে। এমন পরিষেবাও রয়েছে যা পাঠানো প্রতিটি ফ্যাক্সের জন্য ফি নেয়।
পদক্ষেপ 2. পছন্দসই প্রোগ্রামটি খুলুন এবং একটি নতুন ফ্যাক্স তৈরি করুন।
প্রতিটি সফটওয়্যার একই নয়, তবে আপনাকে একটি নতুন ফ্যাক্স ("নতুন ফ্যাক্স তৈরি করুন") বা অনুরূপ কিছু তৈরি করার বিকল্প দেওয়া হবে।
ধাপ 3. নথি সংযুক্ত করুন।
কম্পিউটারের মাধ্যমে ফ্যাক্স পাঠাতে, আপনাকে অবশ্যই একটি বার্তায় ডকুমেন্ট আপলোড করতে হবে। আপনি একটি বোতাম পাবেন যা বলে "নথি আপলোড করুন" বা অনুরূপ কিছু।
- যদি আপনার কোন ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট থাকে, আপনার কম্পিউটারে এটি খুঁজে বার্তার সাথে সংযুক্ত করুন।
- যদি ডকুমেন্টটি এখনও কাগজে থাকে, এটি একটি ডিজিটাল ফাইলে রূপান্তর করতে একটি স্ক্যানার ব্যবহার করুন। আপনার যদি স্ক্যানার না থাকে, আপনি ডকুমেন্টের একটি ফটো তুলতে পারেন এবং নিজের কাছে এটি ইমেল করতে পারেন অথবা সরাসরি আপনার কম্পিউটারে স্থানান্তর করতে পারেন।
ধাপ 4. ফ্যাক্স নম্বর এবং মেসেজ বডি লিখুন।
স্ক্রিনে প্রদত্ত স্থানে প্রাপকের কাছে একটি সংক্ষিপ্ত বার্তা টাইপ করুন, ঠিক যেমন আপনি যখন একটি ইমেল পাঠান। এটি একটি কভার শীট হিসাবে কাজ করে তাই আপনাকে আলাদা কভার শীট সংযুক্ত করতে হবে না। TO ক্ষেত্রে আপনাকে অবশ্যই প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর লিখতে হবে।
আপনি একটি রোবট নন তা প্রমাণ করার জন্য আপনাকে একটি নিশ্চিতকরণ কোডও লিখতে হতে পারে।
ধাপ 5. "পাঠান" বোতাম টিপুন।
ডকুমেন্ট সংযুক্ত করার পর, মেসেজ লেখা, এবং প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর প্রবেশ করানোর পরে, আপনার কাজ শেষ করতে সেন্ড বোতাম টিপুন।
3 এর 3 পদ্ধতি: একটি ফোন বা ট্যাবলেট ব্যবহার করা
ধাপ 1. অ্যাপটি ডাউনলোড করুন।
ট্যাবলেট এবং ফোনের জন্য অনেকগুলি অ্যাপ আছে যা আপনি কম্পিউটারের মাধ্যমে ফ্যাক্স পাঠানোর জন্য ব্যবহার করতে পারেন। কিছু অ্যাপ্লিকেশন বিনামূল্যে পাওয়া যেতে পারে, অন্যদের অর্থ প্রদান করা হয়। কিছু জনপ্রিয় অ্যাপের মধ্যে রয়েছে ফ্যাক্স বার্নার, ফাইলস এনিহোয়ার, এবং জোটনোট ফ্যাক্স।
কিছু অ্যাপ্লিকেশন আপনাকে একটি অস্থায়ী ফ্যাক্স নম্বর প্রদান করবে। আপনি যদি ঘন ঘন ফ্যাক্স পাঠান এবং গ্রহণ করেন তবে এটি আদর্শ নয়।
পদক্ষেপ 2. অ্যাপ্লিকেশনটি চালান এবং পাঠানোর জন্য নথি নির্বাচন করুন।
একবার আপনার মোবাইল ডিভাইসে অ্যাপ্লিকেশনটি খোলা হলে, আপনাকে একটি নতুন ফ্যাক্স তৈরি করতে বলা হবে। প্রথম কাজটি হল আপনি যে ডকুমেন্টটি ফ্যাক্স করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- যদি ডকুমেন্টটি আপনার ডিভাইসে, ইমেইলে, অথবা ড্রপবক্সের মতো ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিসে সংরক্ষিত থাকে, তাহলে সেই অ্যাপ থেকে ডকুমেন্টটি খুঁজুন এবং আপলোড করুন।
- যদি ডকুমেন্টটি এখনও কাগজে থাকে, ডকুমেন্টের একটি ফটো তুলতে একটি ট্যাবলেট বা ফোন ব্যবহার করুন এবং বার্তার সাথে সংযুক্ত করুন।
ধাপ the. ফ্যাক্স নম্বর এবং মেসেজ বডি লিখুন।
ফ্যাক্সের প্রাপকের মধ্যে বার্তাটি টাইপ করুন, যেমন আপনি কম্পিউটারে করবেন। নিশ্চিত করুন যে আপনি বার্তার TO ক্ষেত্রে প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর লিখছেন।
ধাপ 4. "পাঠান" বোতামটি স্পর্শ করুন।
ডকুমেন্ট সংযুক্ত করার পরে, বার্তাটি টাইপ করে এবং প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর প্রবেশ করানোর পরে, ফ্যাক্স পাঠানোর জন্য সেন্ড বোতাম টিপুন।
পরামর্শ
- একটি অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টার কিনুন যাতে আপনি প্রোগ্রামগুলি ডাউনলোড না করে, ইন্টারনেটে ডকুমেন্ট আপলোড না করে, অথবা একটি পৃথক ফ্যাক্স মেশিন ক্রয় না করে কাজ বা বাড়ি থেকে ফ্যাক্স পাঠাতে পারেন। যাইহোক, আপনার এখনও একটি ল্যান্ডলাইন প্রয়োজন হবে।
- যদি আপনার একটি অ্যাকাউন্ট থাকে যা একটি অনলাইন ফ্যাক্স পরিষেবা প্রদান করে, যেমন রিং সেন্ট্রাল বা ইফ্যাক্স, সেই অ্যাকাউন্টটি সরাসরি জিমেইল থেকে ফ্যাক্স পাঠাতে ব্যবহার করুন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর এবং তারপরে @domainname.com টিও ফিল্ডে প্রবেশ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি eFax ব্যবহার করেন, [email protected] লিখুন।
- ফ্যাক্স মেশিন জ্যাম করতে পারে এবং কাগজের নথি একসঙ্গে আটকে থাকতে পারে। যদি এমন হয়, নথিটি অবশ্যই পুনরায় জমা দিতে হবে।
