কীভাবে ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা বিকাশ করবেন (ছবি সহ)

2024 লেখক: Jason Gerald | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-16 10:57

একটি কার্যকর ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা তৈরি করা ছোট সমস্যাগুলিকে বড় হতে বাধা দিতে পারে। বিভিন্ন ধরণের ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা একটি ইভেন্টের সম্ভাবনা, আপনার উপর এর প্রভাব, কোন ঝুঁকিগুলি অনুমানমূলক, এবং সেই ঝুঁকির সাথে সম্পর্কিত সমস্যাগুলি কীভাবে প্রশমিত করা যায় তা গণনা করতে পারে। পরিকল্পনা আপনাকে কঠিন পরিস্থিতি মোকাবেলা করতে এবং প্রতিরোধ করতে সাহায্য করবে যা আছে বা হবে।

ধাপ

ধাপ 1. ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা কিভাবে কাজ করে তা বুঝুন।

এক বা একাধিক স্থানে সংঘটিত ঘটনা বা ধারাবাহিক ঘটনার কারণে ঝুঁকি হল প্রভাব (ইতিবাচক বা নেতিবাচক)। ঝুঁকি গণনা করা হয় একটি ইভেন্টের সমস্যা হওয়ার এবং সম্ভাব্য প্রভাবের উপর ভিত্তি করে (ঝুঁকি = কন্টেনজেন্সি এক্স ইমপ্যাক্ট)। ঝুঁকি বিশ্লেষণের জন্য বিভিন্ন কারণ চিহ্নিত করতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে:

• ঘটনা: কি হতে পারে?

  

• সম্ভাবনা: ঘটনাটি ঘটার সম্ভাবনা কতটুকু?

  

• প্রভাব: যদি এটি ঘটে তবে প্রভাবটি কতটা গুরুতর হবে?
• প্রশমন: কিভাবে (এবং কত দ্বারা) আপনি সম্ভাবনা কমাতে পারেন।
• আকস্মিকতা: কিভাবে (এবং কত দ্বারা) আপনি প্রভাব কমাতে পারেন?
• হ্রাস = প্রশমন X কন্টিনজেন্সি
• এক্সপোজার = ঝুঁকি - হ্রাস
• একবার আপনি উপরের ভেরিয়েবলগুলি চিহ্নিত করলে, ফলাফলটি এক্সপোজার। এই ঝুঁকির পরিমাণ যা এড়ানো যায় না। এক্সপোজারকে হুমকি, দায়বদ্ধতা বা তীব্রতাও বলা যেতে পারে, কিন্তু তারা সবাই একই জিনিসকে নির্দেশ করে। এক্সপোজারটি পরিকল্পিত ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করা প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে।
• এটি প্রায়ই একটি খরচ বনাম সুবিধা সূত্র। পরিবর্তন বাস্তবায়নের ঝুঁকি পরিবর্তন বাস্তবায়ন না করার ঝুঁকির চেয়ে বেশি না কম তা নির্ধারণ করতে আপনি এই উপাদানগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
• অনুমিত ঝুঁকি। যদি আপনি চালিয়ে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নেন (কখনও কখনও, আপনার কোন পছন্দ নেই, উদাহরণস্বরূপ সরকারি বিধিবিধান) তাহলে আপনার এক্সপোজার একটি অনুমিত ঝুঁকিতে পরিণত হয়। কিছু পরিবেশে, অনুমিত ঝুঁকি রূপিয়া মানগুলিতে অনুবাদ করা হয় যা চূড়ান্ত পণ্যের লাভজনকতা গণনা করতে ব্যবহৃত হয়।

পদক্ষেপ 2. আপনার প্রকল্প সংজ্ঞায়িত করুন।

এই নিবন্ধে, আসুন নিজেকে এমন একটি কম্পিউটার সিস্টেমের দায়িত্বে বিবেচনা করি যা কিছু বড় জনগোষ্ঠীকে গুরুত্বপূর্ণ (কিন্তু সমালোচনামূলক নয়) তথ্য সরবরাহ করে। যে প্রধান কম্পিউটারটি এই সিস্টেমটি ধারণ করে তা পুরানো এবং এটি প্রতিস্থাপন করা প্রয়োজন। আপনার কাজ হল এই পদক্ষেপের জন্য একটি ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা তৈরি করা। এই পরিকল্পনাটি একটি সরলীকৃত মডেলে প্রদর্শিত হবে যেখানে ঝুঁকি এবং প্রভাবকে উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হবে (এই পদ্ধতিটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় খুব সাধারণ)।

ধাপ 3. অন্যদের কাছ থেকে ইনপুট পান।

মস্তিষ্কের ঝুকি। কয়েকজন লোককে জড়ো করুন যারা প্রকল্পের সাথে খুব পরিচিত এবং কী হবে, কীভাবে এটি প্রতিরোধ করতে হবে এবং যদি এটি ঘটে থাকে তবে কী করা দরকার সে সম্পর্কে ইনপুট জিজ্ঞাসা করুন। অনেক নোট নিন! আপনি নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলির সময় এই গুরুত্বপূর্ণ সেশনের আউটপুটটি বেশ কয়েকবার ব্যবহার করবেন। প্রদত্ত ধারণাগুলির জন্য উন্মুক্ত থাকুন। "আউট অফ দ্য বক্স" চিন্তাভাবনা ঠিক আছে, কিন্তু আপনার সেশনের নিয়ন্ত্রণ রাখুন যাতে এটি লক্ষ্যবস্তুতে থাকে।

ধাপ 4. প্রতিটি ঝুঁকির ফলাফলগুলি চিহ্নিত করুন।

আপনার মস্তিষ্কের সেশন থেকে, ঝুঁকি বাস্তবে পরিণত হলে কী হবে সে সম্পর্কে বিভিন্ন তথ্য সংগ্রহ করা হয়েছে। সেশন চলাকালীন যতটা সম্ভব নির্দিষ্ট করা ফলাফলগুলির সাথে প্রতিটি ঝুঁকি যুক্ত করুন। "প্রকল্প স্থগিতকরণ" কে বিভক্ত করা উচিত যেমন "প্রকল্পটি 13 দিনের মধ্যে বিলম্বিত হবে।" যদি একটি রুপিয়া মূল্য থাকে, কেবল "অতিরিক্ত বাজেট" উল্লেখ করা খুব সাধারণ হবে।

ধাপ 5. অপ্রাসঙ্গিক সমস্যা দূর করুন।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি গাড়ী ডিলারশিপের কম্পিউটার সিস্টেম সরান তাহলে পারমাণবিক যুদ্ধ, প্লেগ, বা হত্যাকারী গ্রহাণু আপনার প্রকল্পে হস্তক্ষেপ করবে না। পরিকল্পনা করার জন্য বা প্রভাব কমাতে আপনি কিছুই করতে পারেন না। যাইহোক, মনে রাখবেন যে আপনি এই ঘটনাগুলি আপনার ঝুঁকি পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করবেন না।

ধাপ 6. সমস্ত চিহ্নিত ঝুঁকির উপাদানগুলির তালিকা করুন।

আপনি তাদের ক্রম সাজানোর প্রয়োজন নেই। শুধু তাদের একটি করে নিবন্ধন করুন।

ধাপ 7. সম্ভাব্যতা অন্তর্ভুক্ত করুন।

আপনার তালিকার প্রতিটি ঝুঁকির উপাদানগুলির জন্য, নির্ধারণ করুন যে প্রকৃতপক্ষে সেই ঝুঁকির সম্ভাবনাগুলি উচ্চ, মাঝারি বা কম যথেষ্ট? যদি আপনাকে অবশ্যই নম্বর ব্যবহার করতে হয়, নিম্ন স্কেলের সম্ভাবনা 0.01-0, 33, মাঝারি = 0.34-0, 66 এবং উচ্চ = 0.67-1.00।

• এটি লক্ষ করা উচিত, যদি ঘটনাটি বাস্তব হওয়ার সম্ভাবনা শূন্য হয়, তার মানে হল যে ঝুঁকিটি আর বিবেচনা করা হয় না। কি হবে না তা বিবেচনা করার কোন মানে নেই (রাগী টি-রেক্স তার কম্পিউটার খায়)।

  

  ধাপ 8. প্রভাব সংজ্ঞায়িত করুন।

  সাধারণভাবে, সংজ্ঞায়িত নির্দেশিকাগুলির উপর ভিত্তি করে প্রভাবকে উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন হিসাবে মনোনীত করা হয়। যদি আপনাকে সংখ্যা ব্যবহার করতে হয়, তাহলে এর মানে হল 0.01 থেকে 1.00 পর্যন্ত প্রভাব স্কেল, অর্থাৎ 0.01 থেকে 0.33 = নিম্ন, 0.34 - 0.66 = মাঝারি, 0.67 - 1.00 = উচ্চ।

  • দ্রষ্টব্য: যদি কোনও ইভেন্টের প্রভাব শূন্য হয়, তবে ঝুঁকি নিবন্ধিত হওয়ার দরকার নেই। অপ্রাসঙ্গিক বিষয় বিবেচনা করার কোন কারণ নেই, যতই প্রতিকূলতা (আমার কুকুর রাতের খাবার খেয়েছে)।

    

    ধাপ 9. উপাদানটির ঝুঁকি নির্ধারণ করুন।

    এর জন্য প্রায়ই টেবিল ব্যবহার করা হয়। আপনি যদি উচ্চ, মাঝারি এবং নিম্ন মান ব্যবহার করেন, আমরা উপরের টেবিলটি ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। আপনি যদি সংখ্যাসূচক মান ব্যবহার করছেন, তাহলে আপনাকে এখানে দ্বিতীয় টেবিলের মতো কিছুটা জটিল স্কোরিং সিস্টেম বিবেচনা করতে হবে। এটা লক্ষ্য করা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রভাবের সাথে সম্ভাবনার যোগ করার জন্য কোন সার্বজনীন সূত্র নেই, এবং সূত্রটি ব্যক্তি এবং প্রকল্পের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়। এই নিবন্ধের সূত্রগুলি কেবল একটি উদাহরণ (যদিও একটি সত্য গল্পের উপর ভিত্তি করে):

    • বিশ্লেষণে নমনীয় হোন।

      কখনও কখনও, আপনাকে T-S-R পদ্ধতি এবং সংখ্যাসূচক পদ্ধতির মধ্যে পিছনে যেতে হবে। আপনি নীচের টেবিলের অনুরূপ একটি টেবিল ব্যবহার করতে পারেন।

      

      ধাপ 10. সমস্ত ঝুঁকি সাজান।

      সর্বোচ্চ ঝুঁকি থেকে শুরু করে সর্বনিম্ন পর্যন্ত চিহ্নিত করা সমস্ত উপাদান তালিকাভুক্ত করুন।

      

      ধাপ 11. মোট ঝুঁকি গণনা করুন।

      এখানে সংখ্যাগুলি আপনাকে সাহায্য করবে। সারণি 6 এ, আপনার টি, টি, এস, এস, এস, আর, এবং আর মানগুলির সাথে 7 টি ঝুঁকি রয়েছে এই মানগুলি 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5 এ পরিবর্তন করা যেতে পারে $ 0, 5, 0, 2 এবং 0, 2, টেবিল 5 থেকে। গড় মোট ঝুঁকি 0.5 বা মাঝারি।

      

      ধাপ 12. একটি প্রশমন কৌশল তৈরি করুন।

      একটি ঝুঁকি স্পষ্ট হয়ে উঠার সম্ভাবনা কমাতে প্রশমন করা হয়েছে। সাধারণত, আপনাকে শুধুমাত্র উচ্চ এবং মাঝারি উপাদানের জন্য এটি করতে হবে। আপনি নিম্ন উপাদান কমাতে পারেন, কিন্তু অন্যদের প্রথমে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি ঝুঁকির একটি উপাদান সমালোচনামূলক যন্ত্রাংশ সরবরাহে বিলম্ব করতে পারে, আপনি প্রকল্পের প্রথম দিকে তাদের অর্ডার দিয়ে ঝুঁকি কমাতে পারেন।

      

      ধাপ 13. একটি ব্যাকআপ পরিকল্পনা তৈরি করুন।

      ঝুঁকি স্পষ্ট না হলে সাধারণত প্রভাব কমাতে পরিকল্পিতভাবে তৈরি করা হয়। আবার, সাধারণত আপনি শুধুমাত্র উচ্চ এবং মাঝারি উপাদানগুলির জন্য সম্ভাব্যতা বিকাশ করবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রয়োজনীয় একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ সময়মতো না আসে, তাহলে আপনাকে নতুন অংশগুলির জন্য অপেক্ষা করার সময় উপলব্ধ পুরানো যন্ত্রাংশগুলি ব্যবহার করতে বাধ্য হতে পারে।

      

      পদক্ষেপ 14. কৌশলগত কার্যকারিতা বিশ্লেষণ।

      সম্ভাবনা এবং প্রভাব কতটা হ্রাস পেয়েছে? আপনার আকস্মিকতা এবং প্রশমন কৌশল মূল্যায়ন করুন এবং আপনার ঝুঁকির জন্য কার্যকর মূল্যায়ন পুনরায় বরাদ্দ করুন।

      

      পদক্ষেপ 15. আপনার কার্যকর ঝুঁকি গণনা করুন।

      এখন, আপনার সাতটি ঝুঁকি হল S, S, S, R, R, R, এবং R, যা 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 এবং 0, 2. এইভাবে, আপনি 0.329 এর গড় ঝুঁকি পান। প্রাথমিকভাবে আপনার ঝুঁকি মাঝারি (0, 5)। ব্যবস্থাপনা কৌশল বাস্তবায়নের পর, আপনার এক্সপোজার কম (0.329)। এর অর্থ হল আপনি প্রশমন এবং কন্টেনজেন্সির মাধ্যমে.2.২% ঝুঁকি হ্রাস অর্জন করেছেন। নিরাপদ!

      

      ধাপ 16. আপনার ঝুঁকি পর্যবেক্ষণ করুন।

      একবার আপনি ঝুঁকির মাত্রা জানতে পারলে, ঝুঁকিটি বাস্তব কিনা তা আপনাকে কীভাবে নির্ধারণ করতে হবে তা জানতে হবে যাতে আপনি জানতে পারেন যে কখন এবং যদি আপনাকে একটি ব্যাকআপ পরিকল্পনা তৈরি করতে হবে। ঝুঁকির চিহ্ন চিহ্নিত করে এটি করা হয়। এটি উচ্চ এবং মাঝারি মৌলিক ঝুঁকিতে করুন। তারপরে, প্রকল্পটি এগিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে, আপনি ঝুঁকি উপাদানটি একটি সমস্যা হয়ে উঠেছে কিনা তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হবেন। যদি আপনি লক্ষণগুলি না জানেন, তাহলে আপনার ভাল ব্যাকআপ প্ল্যান থাকলেও প্রকল্পটি লক্ষ্য না করে এবং প্রকল্পটিকে প্রভাবিত না করে ঝুঁকি বাস্তব হয়ে উঠার একটি ভাল সুযোগ রয়েছে।

      পরামর্শ

      • এমন পরিস্থিতিতে যেখানে প্রজেক্ট ম্যানেজারের অনেক বেশি রিস্ক ম্যানেজমেন্ট ফাংশন রয়েছে, বিশ্লেষণটি প্রকল্পের সমালোচনামূলক পথে সীমাবদ্ধ থাকতে পারে। এই ধরনের ক্ষেত্রে, সমালোচনামূলক পথে থাকা সম্ভাব্য কাজগুলি আরও সক্রিয়ভাবে সনাক্ত করার জন্য, সম্ভবত, অতিরিক্ত ল্যাগ সময় সহ একাধিক সমালোচনামূলক পথ গণনা করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এটি বিশেষভাবে উপযুক্ত যখন একজন প্রজেক্ট ম্যানেজার একাধিক প্রকল্প নিয়ন্ত্রণ করে, কিন্তু অন্যান্য পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ ফাংশনকে ছায়া দেয় না (সতর্কতা দেখুন)।
      • হ্রাস = ঝুঁকি - এক্সপোজার। এই উদাহরণে (এবং $ 1000000 প্রকল্পটি ধরে নিচ্ছে) আপনার ঝুঁকি 0.5 X $ 1000000 (500000000 IDR) এবং আপনার এক্সপোজার 0.329 X 1,000,000,000 IDR (329.000.000 IDR) যার অর্থ হল হ্রাস মূল্য = IDR 171,000,000। ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার জন্য যুক্তিসঙ্গত ব্যয়ের পরিমাণের একটি ইঙ্গিত হিসাবে এটি ব্যবহার করুন, যা সংশোধিত প্রকল্প অনুমানের অংশ হওয়া উচিত (যেমন বীমা)।
      • পরিকল্পনা পরিবর্তন। ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা একটি অনিশ্চিত প্রক্রিয়া কারণ ঝুঁকি সবসময় পরিবর্তিত হয়। আজ, আপনি উচ্চ সম্ভাবনা এবং প্রভাব সহ একাধিক ঝুঁকি বরাদ্দ করতে পারেন। পরের দিন, সম্ভাবনা বা প্রভাব পরিবর্তন হতে পারে। উপরন্তু, কিছু ঝুঁকি সম্পূর্ণরূপে অদৃশ্য হয়ে যেতে পারে যখন অন্যদের আবির্ভূত হয়।
      • আপনি প্রকল্পের কার্যকারিতা নির্ধারণে সাহায্য করতে এক্সপোজার ব্যবহার করতে পারেন। যদি মোট আনুমানিক প্রকল্প $ 1000000 হয় এবং আপনার এক্সপোজার 0.329 হয়, সাধারণ নিয়ম হল যে প্রকল্পটি $ 329,000 দ্বারা অনুমান অতিক্রম করার সম্ভাবনা রয়েছে। আপনি কিছু অতিরিক্ত নগদ জন্য বাজেট করতে পারেন, শুধু ক্ষেত্রে? অন্যথায়, সম্ভবত আপনার প্রকল্পের সুযোগ পুনর্বিবেচনা করুন।
      • চলমান ভিত্তিতে ঝুঁকি পরিকল্পনা পর্যবেক্ষণ করতে কাজের কাগজপত্র ব্যবহার করুন। ঝুঁকি সর্বদা পরিবর্তিত হয়, পুরানো ঝুঁকিগুলি হারিয়ে যেতে পারে এবং নতুন ঝুঁকিগুলি ফোকাসে আসে।
      • প্রাথমিক সতর্কতা সংকেতগুলি ভাল ব্যাকআপ পরিকল্পনার অংশ। যদি কোন পরীক্ষার ফলাফল ইঙ্গিত দেয় যে একটি ব্যাকআপ প্ল্যান প্রয়োজন, তাহলে পরীক্ষার ফলাফল দ্রুত করতে ভুলবেন না। যদি কোনও ভাল সতর্ক সংকেত না থাকে তবে আপনার নিজের তৈরি করার চেষ্টা করুন।
      • সর্বদা একটি তদন্ত করুন। আপনি কি মিস করেছেন? এমন কি হতে পারে যা আপনি বিবেচনা করেন নি? এটি একটি কঠিন এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজ। একটি তালিকা তৈরি করুন এবং বারবার চেক করুন।
      • আপনি যদি ন্যূনতম অভিজ্ঞতা বা ছোট প্রকল্পের একজন প্রকল্প ব্যবস্থাপক হন, তাহলে যে পদক্ষেপগুলি কাজ করে না বা প্রকল্পে খুব কম প্রভাব ফেলে সেগুলি বাদ দিয়ে সময় বাঁচানোর কথা বিবেচনা করুন, আনুষ্ঠানিক সম্ভাব্যতা এবং প্রভাব মূল্যায়ন বাদ দিন, "মানসিক হিসাব" করুন এবং লাফ দিন ডানদিকে এবং প্রকল্পটি দেখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি বৈদ্যুতিক সার্কিট রক্ষণাবেক্ষণ করতে চান এবং এই ক্রিয়াকলাপটি সার্ভারটি "বন্ধ" করে দেয়, সার্ভারটিকে পুনরায় সক্রিয় করার জন্য রক্ষণাবেক্ষণ সম্পূর্ণ হওয়ার অপেক্ষা করার চেয়ে সার্ভারটিকে একটি নতুন সার্কিটে সরানোর ঝুঁকি বেশি। উভয় ক্ষেত্রেই, সার্ভারটি বন্ধ হয়ে যাবে, কিন্তু প্রকল্পের জন্য কোন কাজটি কম ঝুঁকিপূর্ণ তা আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন।

      সতর্কবাণী

      • করো না রাজনীতি আপনার রায়কে হস্তক্ষেপ করতে দিন। এটা প্রায়ই ঘটে। লোকেরা বিশ্বাস করতে চায় না যে তাদের নিয়ন্ত্রণ যা আছে তা সমস্যাযুক্ত হতে পারে এবং আপনার ঝুঁকির স্তরের বিরুদ্ধে তর্ক করবে। হয়তো, প্রকৃতপক্ষে ঝুঁকি নাও হতে পারে, কিন্তু এমন সম্ভাবনা আছে যে ব্যক্তি তার নিজের অহংকে অনুসরণ করছে।
      • কম ঝুঁকিপূর্ণ উপাদানগুলিকে পুরোপুরি উপেক্ষা করবেন না, তবে সেগুলিতে সময় নষ্ট করবেন না। উচ্চ, মাঝারি এবং নিম্ন পরিমাপ নির্দেশ করে যে প্রতিটি ঝুঁকি পর্যবেক্ষণের জন্য কতটা প্রচেষ্টা করা হবে।
      • দুই বা তিনটি সমস্যা একসাথে ঘটলে কী হতে পারে তা বিবেচনা করুন। সম্ভাবনা খুব কম, কিন্তু প্রভাব বিশাল হবে। প্রায় সব বড় দুর্যোগে বিভিন্ন ত্রুটি জড়িত।
      • প্রকল্পটি জটিল করবেন না। ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা প্রকল্পের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। যাইহোক, আপনার প্রকল্পের প্রকৃত কাজ ব্যাহত হতে দেবেন না। যদি আপনি সাবধান না হন, তাহলে আপনি অপ্রাসঙ্গিক ঝুঁকির পিছনে ছুটতে পারেন এবং আপনার পরিকল্পনাগুলি অকেজো তথ্যের সাথে ওভারলোড করতে পারেন।
      • ধরে নেবেন না যে সমস্ত ঝুঁকি চিহ্নিত করা হয়েছে। ঝুঁকির প্রকৃতি অনির্দেশ্য।