কীভাবে একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা লিখবেন: 15 টি ধাপ

দুই ধরনের পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা রয়েছে। প্রথম ধরণের পরিকল্পনা সংগঠনের উপর পরিবর্তনের প্রভাবকে সম্বোধন করে, যা রূপান্তরকে সহজ করে। দ্বিতীয় প্রকারের পরিকল্পনা নির্দিষ্ট প্রকল্পের পরিবর্তনগুলি পর্যবেক্ষণ করে, যার ফলে প্রকল্পের সুযোগের পরিবর্তনের স্পষ্ট রেকর্ড পাওয়া যায়। উভয় পরিকল্পনার লক্ষ্য কী এবং কী করা দরকার তা স্পষ্ট এবং নির্ভুলভাবে জানানো।

ধাপ

2 এর পদ্ধতি 1: সাংগঠনিক পরিবর্তন পরিচালনার জন্য একটি পরিকল্পনা লেখা

ধাপ 1. পরিবর্তনের পিছনে কারণ দেখান।

যেসব কারণ পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে, যেমন দুর্বল কর্মক্ষমতা, নতুন প্রযুক্তি বা সংস্থার মিশনে পরিবর্তন।

একটি পদ্ধতি যা ব্যবহার করা যেতে পারে তা হল বর্তমান পরিস্থিতি এবং ভবিষ্যতের পরিস্থিতি যা সংগঠন তৈরি করতে চায়।

ধাপ 2. পরিবর্তনের ধরন এবং সুযোগ নির্ধারণ করুন।

সংক্ষেপে পরিবর্তন প্রকল্পের প্রকৃতি বর্ণনা করুন। এই পরিবর্তন কাজের শিরোনাম, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া, নীতি পরিবর্তন এবং/অথবা সাংগঠনিক কাঠামোকে প্রভাবিত করবে কিনা তা নির্ধারণ করুন। বিভাগ, ওয়ার্কগ্রুপ, সিস্টেম বা অন্যান্য উপাদানগুলির তালিকা করুন যা পরিবর্তন হবে।

ধাপ 3. স্টেকহোল্ডার সমর্থনের বর্ণনা দিন।

প্রস্তাবিত পরিবর্তন দ্বারা প্রভাবিত হবে এমন সব পক্ষের তালিকা করুন, উদাহরণস্বরূপ, সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট, প্রজেক্ট ম্যানেজার, প্রকল্প স্পনসর, শেষ ব্যবহারকারী এবং/অথবা কর্মচারী। প্রতিটি দলের জন্য, দলটি পরিবর্তন সমর্থন করে কিনা তা লিখুন।

• এটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে যোগাযোগ করার জন্য একটি চিত্র তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন। একটি উদাহরণ হল উচ্চ/মাঝারি/নিম্ন স্কেল ব্যবহার করে র party্যাঙ্ক করা প্রতিটি পক্ষের সচেতনতা, সমর্থন স্তর এবং প্রভাব তালিকাভুক্ত করা।
• যদি সম্ভব হয়, সমর্থন পরিমাপ করার জন্য একটি ব্যক্তিগত সাক্ষাৎকার পরিচালনা করুন।

ধাপ 4. একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দল গঠন করুন।

এই দলটি সকল পক্ষকে তথ্য প্রদান, উদ্বেগ শোনার এবং পরিবর্তন প্রক্রিয়াটি যথাসম্ভব মসৃণ করার জন্য দায়ী। প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বিশ্বাসযোগ্যতা এবং ভাল যোগাযোগ দক্ষতা আছে এমন লোকদের বেছে নিন।

এই দলে সিনিয়র এক্সিকিউটিভ লেভেল থেকেও সদস্য থাকা উচিত। জোর দিন যে তারা কেবল অনুমোদন না দিয়ে পরিবর্তনের প্রচারের জন্য দায়ী।

ধাপ 5. ব্যবস্থাপনার জন্য একটি পদ্ধতির বিকাশ।

পরিবর্তনের সাফল্যের জন্য প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের পূর্ণ সমর্থন খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সিনিয়র কর্মচারীদের মতামত প্রদানের সুযোগ দিন এবং তাদের সাথে কাজ করে প্রদর্শন এবং নেতৃত্বের পরিবর্তনে সক্রিয় ভূমিকা তৈরি করুন।

পদক্ষেপ 6. প্রতিটি আগ্রহী দলের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন।

পরিবর্তনের সমর্থকসহ সব পক্ষের ঝুঁকি ও উদ্বেগ মূল্যায়ন করুন। উদ্বেগ সমাধানে ব্যবস্থাপনা দলকে দায়িত্ব দিন।

পদক্ষেপ 7. একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা তৈরি করুন।

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনায় যোগাযোগ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। পরিবর্তন দ্বারা প্রভাবিত মানুষের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করুন। পরিবর্তনের পিছনে কারণগুলি এবং পরিবর্তন থেকে প্রাপ্ত সুবিধাগুলির উপর জোর দিন।

• আগ্রহী পক্ষের দ্বিমুখী ব্যক্তিগত যোগাযোগ গ্রহণ করা উচিত। সামনাসামনি বা সামনাসামনি মিটিং খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
• যোগাযোগটি একটি উচ্চ-র্যাঙ্কিং পরিবর্তন স্পনসর, আপনার তাত্ক্ষণিক সুপারভাইজার এবং আগ্রহী পক্ষের বিশ্বস্ত অন্যদের কাছ থেকে আসা উচিত। সমস্ত যোগাযোগ অবশ্যই একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বার্তা দিতে হবে।

ধাপ 8. ম্যাচটি পর্যবেক্ষণ করুন।

সবসময় যারা পরিবর্তন প্রতিরোধ করে। এই ম্যাচটি ব্যক্তিগত পর্যায়ে। সুতরাং, ব্যক্তির যুক্তি বুঝতে তার সাথে যোগাযোগ করুন। অভিযোগগুলি পর্যবেক্ষণ করুন যাতে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দল তাদের সমাধান করতে পারে। প্রতিরোধের সাধারণ কারণগুলির মধ্যে রয়েছে:

• পরিবর্তনের প্রেরণা নেই, জরুরী বোধ নেই
• সার্বিক পরিস্থিতি সম্পর্কে কোন ধারণা নেই বা কেন পরিবর্তন প্রয়োজন
• প্রক্রিয়ায় ইনপুটের অভাব
• চাকরির নিরাপত্তা, ভবিষ্যতের ভূমিকা, বা ভবিষ্যতের চাকরি করার জন্য প্রয়োজনীয় চাহিদা এবং দক্ষতা সম্পর্কে অনিশ্চয়তা।
• পরিবর্তন বাস্তবায়ন বা যোগাযোগ সংক্রান্ত প্রত্যাশা পূরণে ব্যবস্থাপনার ব্যর্থতা

ধাপ 9. বাধা অতিক্রম করুন।

সুনির্দিষ্ট সমস্যা সমাধানের জন্য যোগাযোগের উন্নতি বা যোগাযোগ কৌশল পরিবর্তন করে অনেক অভিযোগের সমাধান করা উচিত। কিছু অভিযোগের জন্য একটি অতিরিক্ত পদ্ধতির প্রয়োজন হয় যা আপনি পরিকল্পনার অংশ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করতে সক্ষম হতে পারেন অথবা আপনি ব্যবস্থাপনা দলের কাছে প্রতিনিধিত্ব করতে পারেন যাতে তারা যা করতে পারে তা করতে পারে। আপনার প্রতিষ্ঠানে কোন পদক্ষেপগুলি উপযুক্ত তা বিবেচনা করুন:

• ভূমিকা বা কাজের প্রক্রিয়া পরিবর্তনের জন্য, কর্মচারী প্রশিক্ষণকে অগ্রাধিকার দিন।
• যদি আপনি কম মনোবল বা একটি চাপপূর্ণ ট্রানজিশন সময়ের পূর্বাভাস দেন, কোম্পানির ঘটনা বা কর্মচারী বেনিফিট মোকাবেলা করুন।
• যদি আগ্রহী দলগুলি পরিবর্তন করতে অনুপ্রাণিত না হয়, উত্সাহিত করুন।
• যদি আগ্রহী দলগুলি পরিবর্তন প্রক্রিয়ায় জড়িত মনে না করে, মতামত সংগ্রহ করতে এবং পরিকল্পনা পরিবর্তন করার জন্য একটি সভা আহ্বান করুন।

2 এর পদ্ধতি 2: পর্যবেক্ষণ প্রকল্প পরিবর্তন

ধাপ 1. পরিবর্তন পরিচালনার ভূমিকা নির্ধারণ করুন।

এই প্রকল্পের জন্য নিয়োগ করা পদের একটি তালিকা তৈরি করুন। প্রতিটি পদের জন্য প্রয়োজনীয় দায়িত্ব ও দক্ষতা বর্ণনা কর। কমপক্ষে, প্রতিদিনের পরিবর্তনগুলি করার জন্য একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপক এবং সাধারণ অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ এবং প্রধান পরিবর্তনের সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একটি প্রকল্প স্পনসর অন্তর্ভুক্ত করুন।

একটি বড় সংস্থায় একটি বিস্তৃত প্রকল্পের জন্য, বিশেষ জ্ঞানসম্পন্ন বেশ কয়েকজনের মধ্যে প্রকল্প পরিচালনার ভূমিকা ভাগ করুন।

পদক্ষেপ 2. একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ বোর্ড তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন।

সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট প্রকল্পগুলিতে সাধারণত আগ্রহী গোষ্ঠীর প্রতিনিধিদের সমন্বয়ে একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ বোর্ড থাকে। এই বোর্ডই প্রকল্পের ব্যবস্থাপক নয়, পরিবর্তনের অনুরোধগুলি অনুমোদন করে এবং আগ্রহী পক্ষকে সিদ্ধান্তগুলি জানায়। এই পদ্ধতিটি এমন প্রকল্পগুলির জন্য ভাল কাজ করে যা একাধিক গোষ্ঠী এবং প্রকল্পগুলির সাথে জড়িত যাদের ন্যূনতম সুযোগ এবং লক্ষ্যগুলি প্রায়ই পুনর্মূল্যায়নের প্রয়োজন হয়।

ধাপ 3. পরিবর্তনের অনুরোধগুলি উপলব্ধি করার জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন।

একবার পরিবর্তন দলের কেউ পরবর্তী ধাপটি বের করতে পারলে, আপনি কীভাবে একটি ধারণাকে বাস্তবে পরিণত করবেন? দলের চুক্তির সাথে এই প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করুন। উদাহরণ:

• দলের সদস্যরা একটি চেঞ্জ রিকুয়েস্ট ফর্ম পূরণ করে প্রজেক্ট ম্যানেজারের কাছে পাঠান।
• প্রকল্প ব্যবস্থাপক পরিবর্তন অনুরোধ রেকর্ডে ফর্মটি প্রবেশ করে এবং পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়িত বা প্রত্যাখ্যান করা হওয়ায় এই রেকর্ডটি সামঞ্জস্য করে।
• ম্যানেজার দলের সদস্যদের একটি নির্দিষ্ট পরিকল্পনা লিখতে এবং কতটা প্রচেষ্টার প্রয়োজন হবে তা অনুমান করতে বলেন।
• প্রজেক্ট ম্যানেজার অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের জন্য প্রকল্প স্পন্সরের কাছে পরিকল্পনা পাঠায়।
• পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন করুন। আগ্রহী দলগুলিকে নিয়মিত উন্নয়নের খবর দেওয়া হয়।

ধাপ 4. একটি পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম তৈরি করুন।

প্রতিবার পরিবর্তনের অনুরোধ করা হলে এবং পরিবর্তন লগে প্রবেশ করার সময় নিচের ডেটা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• অনুরোধের তারিখ পরিবর্তন করুন
• প্রজেক্ট ম্যানেজার কর্তৃক নির্ধারিত অনুরোধ নম্বর পরিবর্তন করুন
• শিরোনাম এবং ব্যাখ্যা
• আবেদনকারীর নাম, ইমেইল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর
• অগ্রাধিকার (উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন)। জরুরী পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনার জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা প্রয়োজন হতে পারে।
• পণ্য এবং সংস্করণ নম্বর (সফ্টওয়্যার প্রকল্পের জন্য)

পদক্ষেপ 5. পরিবর্তন নোটগুলিতে অতিরিক্ত তথ্য লিখুন।

পরিবর্তন রেকর্ড সিদ্ধান্ত এবং বাস্তবায়ন রেকর্ড করা উচিত। পরিবর্তনের অনুরোধ ফর্ম থেকে অনুলিপি করা তথ্যের পাশাপাশি, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিতগুলি লেখার জন্য একটি জায়গা প্রস্তুত করতে হবে:

• অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের স্বাক্ষর
• অনুরোধ অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানকারী ব্যক্তির স্বাক্ষর
• বাস্তবায়নের সময়সীমা পরিবর্তন করুন
• সমাপ্তির তারিখ পরিবর্তন করুন

পদক্ষেপ 6. গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তগুলি পর্যবেক্ষণ করুন।

দৈনিক নোট ছাড়াও, গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের হিসাব রাখা প্রকল্পের জন্য উপকারী হবে। এই রেকর্ডগুলি আপনার জন্য দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্প বা প্রকল্পগুলি পর্যবেক্ষণ করা সহজ করবে যা নেতৃত্বে পরিবর্তনের মধ্য দিয়ে যাচ্ছে। এই রেকর্ডগুলি ক্লায়েন্ট বা সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সাথে যোগাযোগের পথ দেখাতে পারে। সময়সীমা, প্রকল্পের সুযোগ বা প্রয়োজনীয়তা, অগ্রাধিকার স্তর, বা কৌশলের যে কোন পরিবর্তনের জন্য, নিম্নলিখিত তথ্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন:

• সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী মানুষ
• সিদ্ধান্তের তারিখ
• সিদ্ধান্তের পেছনের কারণ এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়ার সারাংশ। এই প্রক্রিয়া সম্পর্কিত নথি অন্তর্ভুক্ত করুন।