পেশাগত হওয়ার ক্ষমতা ক্যারিয়ারের সাফল্য অর্জনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। প্রায় সকল কর্মচারীকে কোম্পানির অবস্থান নির্বিশেষে ফোন কলের উত্তর দিতে হবে। কলকারীদের স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করতে, কীভাবে ইতিবাচক ধারণা তৈরি করতে ভাল কল নিতে হয় এবং জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত হন তা শিখুন।
ধাপ
2 এর অংশ 1: ফোন কল রিসিভ করা
ধাপ 1. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ফোনটি তুলুন।
যখন অফিসের ফোন বেজে ওঠে, কলারের জন্য অপেক্ষা করা ভদ্র নয়। তৃতীয় রিংয়ের আগে, অবিলম্বে ফোনটি তুলুন এবং কল করা ব্যক্তিকে হ্যালো বলুন।
পদক্ষেপ 2. আপনার মুখের সামনে হ্যান্ডসেটটি ধরে রাখুন।
আপনি এখনই কথা বলতে চাইতে পারেন, কিন্তু প্রথমে নিশ্চিত করুন যে ফোনে রিসিভার আপনার মুখের সামনে আছে। যখন রিসিভার সঠিক অবস্থানে থাকে তখন কথা বলুন যাতে কলকারী সম্পূর্ণ তথ্য পায়।
পদক্ষেপ 3. কথা বলার আগে একটি গভীর শ্বাস নিন।
ফোনটি আপনার মুখের সামনে রাখার পর, নিজেকে শান্ত করার জন্য গভীর শ্বাস নিন এবং হ্যালো বলার আগে আপনার মনকে ফোকাস করুন। এইভাবে, আপনি মনোনিবেশ করার সময় শান্তভাবে কথা বলতে পারেন।
ধাপ 4. আপনার কোম্পানির নাম এবং নাম বলুন।
এই পদ্ধতিটি কলকারীকে বলে যে সে ইতিমধ্যে যে কোম্পানিতে কল করতে চায় তার সাথে সংযুক্ত। তাই নিশ্চিত করুন যে তিনি আপনার কোম্পানির নাম এবং আপনার নাম জানেন। প্রথমে কোম্পানির নাম বলুন। আপনি যখন ফোন কল রিসিভ করেন তখন আপনি যে শব্দগুলো বলতে চান তা লিখে রাখতে পারেন যাতে ফোনটি বেজে উঠলে আপনাকে কি বলতে হবে তা নিয়ে ভাবতে হয় না। আপনি যে পরিস্থিতি এবং অবস্থার মধ্যে কাজ করেন সেই শব্দটির সাথে মানানসই করা যেতে পারে।
- আপনি যদি রিসেপশনিস্ট হিসেবে কাজ করেন, কোম্পানি সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য প্রদান করুন কারণ কলকারীর জন্য, আপনি তার যা প্রয়োজন তার প্রবেশদ্বার। উদাহরণস্বরূপ, "শুভ সকাল/বিকেল/সন্ধ্যা।" উইকিও -এর সদর দফতর এখানে। আমি সাহায্য করার জন্য এখানে নিকিতা আছি। " এই তথ্যের মাধ্যমে, কলকারী আপনার কোম্পানির নাম এবং আপনার নাম জানেন তাই তিনি কথোপকথন চালিয়ে যেতে আরও স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন। আপনি যদি একজন প্রাইভেট সেক্রেটারি হন, তাহলে আপনার নিয়োগকর্তার নাম দিন (উদাহরণস্বরূপ, "মি। মিলারের অফিস এখানে। আমি নিকিতা।") কারণ কলকারী আপনার বসের সাথে যোগাযোগ করতে চায়।
- আপনি যদি কোনো বিশেষ বিভাগের সদস্য হন, তাহলে আপনার অবস্থান জানান যাতে তিনি প্রাসঙ্গিক প্রশ্ন করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, "শুভ সকাল। আমি হিসাবরক্ষণ বিভাগে ইয়েসিকা।" এইভাবে, কলকারী জানেন যে তিনি বিভাগ বা ব্যক্তির সাথে কল করার জন্য বা অন্য কারো সাথে কথা বলার প্রয়োজন আছে কিনা।
পদক্ষেপ 5. ফোনের পাশে স্টেশনারি এবং নোটবুক প্রস্তুত করুন।
এইভাবে, কলকারী যদি কোনও বার্তা দিতে বা তথ্য দিতে চায় তবে আপনি অবিলম্বে নোট নিতে পারেন। তাকে অপেক্ষা করতে যাবেন না কারণ আপনাকে লিখতে কাগজ এবং কলম খুঁজতে হবে।
2 এর 2 অংশ: ফোনে কথা বলা
ধাপ 1. কথা বলার সময় হাসুন।
এমনকি যদি আপনি বিরক্ত হন, হাসি ফ্যাকিং আপনার কণ্ঠস্বরকে কলারের কাছে আরও মনোরম করে তোলে। বাধ্য হলেও এই পদ্ধতি মেজাজ উন্নত করতে পারে।
পদক্ষেপ 2. স্পষ্ট এবং পেশাদারভাবে কথা বলুন।
একটি পেশাদার পরিবেশে কাজ করার সময়, নিশ্চিত করুন যে আপনি এবং কলকারী স্পষ্টভাবে এবং সোজাভাবে যোগাযোগ করতে সক্ষম। ধীর গতিতে কথা বলুন এবং প্রতিটি শব্দ স্পষ্ট স্পষ্ট করে বলুন যাতে আপনি যে তথ্যটি পৌঁছে দেন তা কলকারী বুঝতে পারে।
- অ-মানক শব্দ, যেমন "না", "চুমুক", বা "নাহ" বলবেন না। প্রতিটি শব্দ স্পষ্টভাবে বলুন, যেমন "হ্যাঁ" বা "না" যাতে উভয় পক্ষই কী বলা হচ্ছে সে সম্পর্কে ভাল বোঝা পায়। প্রয়োজনে "ধন্যবাদ" এবং "আপনাকে স্বাগত" বলার মাধ্যমে বিনয়ী হোন।
- যদি আপনার নাম বা ফোন নম্বর দেওয়ার মতো নম্বর বা অক্ষর ভাগ করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ফোনেটিক বর্ণমালা (বক্তৃতা শব্দের উচ্চারণ) শিখুন। এইভাবে, কলকারীরা বিভ্রান্ত হবেন না যখন আপনি একই শব্দগুলি উচ্চারণ করেন, যেমন B এবং P অক্ষরগুলি, যখন বুডির নামের বানান, "B Balinese শব্দের B" ব্যাখ্যা করে B অক্ষরটি উচ্চারণ করুন।
ধাপ cal. কলারদের পেশাগতভাবে শুভেচ্ছা জানান।
কলারকে প্রথম নাম দিয়ে শুভেচ্ছা জানানোর পরিবর্তে, নিশ্চিত করুন যে আপনি তাদের নাম বলার আগে "বাবা" বা "মা" বলছেন, যেমন "মিস্টার জন", বিশেষ করে যদি আপনি ব্যক্তিগতভাবে কলকারীকে না চেনেন। নামটি মনে রাখার চেষ্টা করুন এবং কথোপকথন জুড়ে বলুন।
কলারের নাম লিখুন যত তাড়াতাড়ি সে আপনাকে তার নাম বলবে যাতে আপনি ভুলে যাবেন না।
ধাপ 4. প্রয়োজনে কলকারীদের অন্যান্য লোকের সাথে সংযুক্ত করুন।
যে কেউ একটি কোম্পানি বা অফিসে কল করে সাধারণত সাহায্যের প্রয়োজন হয় কারণ তারা তথ্য খুঁজতে চায় বা সমস্যার সম্মুখীন হয়। আপনি যদি কোন প্রশ্নের উত্তর দিতে না পারেন বা সমাধান করতে না পারেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন যে সে সাহায্য করতে পারে এমন কারো সাথে কথা বলতে চায় কিনা। এই পদক্ষেপটি দেখায় যে আপনি কলকারীর প্রতি যত্নশীল এবং দ্রুত সমস্যার সমাধান করতে সাহায্য করতে চান।
- অফিস টেলিফোন সাধারণত কল স্থানান্তর করার জন্য সিস্টেম ব্যবহার করে। আপনার অফিসের ফোনগুলি হস্তান্তরযোগ্য কিনা তা সন্ধান করুন এবং সেগুলি কীভাবে কাজ করে তা শিখুন। যদি তা না হয়, তাহলে আপনাকে যে ব্যক্তিকে কল করতে হবে তার ফোন নম্বরটি খুঁজে বের করুন এবং কলকারীর সাথে শেয়ার করুন।
- কলারকে ভদ্রভাবে জিজ্ঞাসা করুন যদি আপনি তাকে অন্য কারো সাথে সংযুক্ত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, "দু Sorryখিত, আমি আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে পারছি না। আমি কিভাবে ফোন লাইন ট্রান্সফার করব যাতে আপনি পাক বামবাংয়ের সাথে সরাসরি কথা বলতে পারেন? তিনি একটি সমাধান দিতে পারেন।" আপনি ফোন লাইন ট্রান্সফার করার আগে কলার সম্মত হন তা নিশ্চিত করুন।
- যে ব্যক্তি সাহায্য করতে পারে সে যদি অফিসে না থাকে, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন কলকারী কোন বার্তা দিতে চান কিনা। যোগ্য লোকদের কাছে বার্তা দিতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 5. পেশাদারভাবে কথোপকথন শেষ করুন।
"ধন্যবাদ" বা "সুপ্রভাত/বিকেল/সন্ধ্যা" বলা কলকারীকে জানানোর একটি উপায় যে কথোপকথন শেষ হয়েছে এবং সে ঝুলে যেতে পারে। কথোপকথন এখনও চলছে কিনা তা নিয়ে বিভ্রান্ত হবেন না।
কল করার জন্য অপেক্ষা করুন। আপনি যদি ফোন কলটি রিসিভ করেন, তাহলে কলকারীকে সে যা বলতে চায় তার সবকিছু বলতে দিন যতক্ষণ না সেগুলি শেষ হয়। আপনি অসভ্য হয়ে উঠতে পারেন অথবা আপনি কথা না বললে আপনি যদি ফোন বন্ধ করে রাখেন তাহলে আপনি তথ্য হারাবেন।
পরামর্শ
- কর্মস্থলে ব্যক্তিগত ফোন কল নেবেন না। আপনি অফিসে আছেন কাজের জন্য, বন্ধুদের সাথে আড্ডা দিতে নয়। আপনি যদি কোনো বন্ধুকে চ্যাট করতে বা টেক্সট করতে চান, তাহলে আপনার মধ্যাহ্নভোজের বিরতি বা কাজের সময় শেষ না হওয়া পর্যন্ত এটি স্থগিত করুন।
- বিক্ষেপ এড়ানো. কলারকে যত্নবান মনে করার জন্য, অগ্রগতির কাজ স্থগিত করুন এবং কলকারীর দিকে মনোযোগ দিন। বিভ্রান্ত হবেন না বা প্রশ্নের উত্তর দিতে বা সহায়তা দিতে খুব ব্যস্ত মনে করবেন না।
- ফোনে খাওয়ার সময়, পান করার সময় বা চুইংগামের সময় কথা বলবেন না কারণ আপনার বক্তৃতা বোঝা কঠিন হবে এবং কলকারীকে অপ্রস্তুত বোধ করবে।
- এমনকি যদি কলকারী অভিযোগ করে বা অসভ্য হয়, সহানুভূতি দেখান, শান্ত থাকুন এবং পেশাদার প্রতিক্রিয়া দিন।
