কনফারেন্স হল সেই ব্যক্তিদের জন্য উপযুক্ত জায়গা যাদের একই আগ্রহ রয়েছে তারা একে অপরের সাথে দেখা করে এবং তাদের নিজ নিজ ক্ষেত্রে সর্বশেষ ধারণাগুলি বিনিময় করে। সম্মেলনগুলি সাধারণত শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, কোম্পানি, টায়ার্ড মার্কেটিং গ্রুপ, ধর্মীয় সম্প্রদায় এবং অন্যান্যদের দ্বারা নিয়মিতভাবে অনুষ্ঠিত হয়। যদি আপনি একটি সম্মেলন করতে চান, তাহলে একটি ধারাবাহিক কর্মপরিকল্পনা প্রণয়ন করে শুরু করুন, যার মধ্যে একটি ক্রিয়াকলাপ করা দরকার, যেমন সম্মেলনের অবস্থান নির্ধারণ, অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা তৈরি করা, উপকরণ সংকলন করা, উপস্থাপনার জন্য সরঞ্জাম প্রস্তুত করা।, খাবার সরবরাহ করা, এবং অন্যান্য বিভিন্ন প্রয়োজন যা চিন্তা করা এবং পরিকল্পনা করা উচিত যতটা সম্ভব সম্ভব। আপনার পরিকল্পনা বাস্তবায়নের সময় আপনি যদি সমস্যায় পড়েন তবে শান্ত হোন এবং আত্মবিশ্বাস রাখুন যে আপনি সম্মেলনটি করতে পারবেন। একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যা একটি সম্মেলন আয়োজনের সাফল্য নির্ধারণ করে তা হল যে কাজগুলি সম্পন্ন করা হয়েছে এবং যেগুলি এখনও করা দরকার তার একটি তালিকা তৈরির সময় একের পর এক কার্যক্রমের বাস্তবায়ন।
ধাপ
পর্ব 4: সম্মেলনের পরিকল্পনা: প্রাথমিক পর্যায়
পদক্ষেপ 1. সময়ের আগে প্রস্তুতি নিন।
সম্মেলনের পরিকল্পনা কমপক্ষে আট মাস আগে থেকে শুরু করা উচিত, এমনকি আগে যদি সম্মেলনটি আকারে বড় বা বড় হবে।
- মনে রাখবেন যে অনেক কনফারেন্স হল এবং ক্যাটারিং প্রতিষ্ঠানগুলি কয়েক মাস আগে বুকিং করতে হবে। এছাড়াও, শহরের বাইরে বসবাসকারী অংশগ্রহণকারীদের ভ্রমণের সময়সূচির ব্যবস্থা করতে হবে যাতে তারা সম্মেলনে যোগ দিতে পারে।
- এছাড়াও, স্পনসর এবং বড় কর্পোরেশনগুলিকে তাদের বার্ষিক বাজেট কয়েক মাস আগে থেকেই পরিকল্পনা করতে হতে পারে। সুতরাং, আপনার ইভেন্টের জন্য তাদের কাছ থেকে আর্থিক এবং অ-আর্থিক সহায়তা আগাম আলোচনা করা উচিত।
পদক্ষেপ 2. একটি কমিটি গঠন করুন।
সম্মেলনের প্রস্তুতি নেওয়ার সময় অনেক গুরুত্বপূর্ণ বিষয় অবশ্যই সিদ্ধান্ত নিতে হবে। একটি কমিটি গঠন করে, আপনি সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে বেশ কয়েকজনের কাছ থেকে ইনপুট পাবেন। তারা আপনাকে বিস্তারিতভাবে চিন্তা করতে সাহায্য করবে।
- সমন্বয়কারী ভাড়া করুন, অর্থাত্ গুরুত্বপূর্ণ কর্মীরা যারা গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেবেন এবং সমন্বয়ের জন্য অনেক সময় ব্যয় করবেন। আপনার যদি পর্যাপ্ত তহবিল থাকে তবে একজন সমন্বয়কারী নিয়োগ করুন যাতে সে আপনাকে পরিকল্পনা করতে এবং কাজগুলি ভাগ করতে সহায়তা করতে পারে।
- একই বিষয়ে কনফারেন্স হয়েছে কিনা তা খুঁজে বের করুন। যদি তা হয়, তাহলে সেই সমন্বয়কারীকে আমন্ত্রণ জানান যিনি সম্মেলনটি করেছিলেন কমিটিতে যোগ দিতে। যদি তিনি অংশগ্রহণ করতে না পারেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি এমন উপাদান অনুরোধ করতে পারেন যা সম্মেলনের প্রস্তুতি সহজ করার জন্য ইতিমধ্যে আচ্ছাদিত করা হয়েছে।
পদক্ষেপ 3. লক্ষ্য নির্ধারণ করুন এবং একটি কর্মসূচি তৈরি করুন।
আপনি যে সম্মেলনটি করছেন তার জন্য লিখুন প্রতিটি সিদ্ধান্তের ভিত্তি তৈরি করবে। কনফারেন্সের প্রস্তুতি নেওয়ার আগে আপনি কী দিতে চান এবং কাকে দিতে চান তা জানা আপনার পরিকল্পনাগুলি বাস্তবায়নে সহজ করে তুলবে।
আপনি যদি কখনও কনফারেন্স না করে থাকেন, তাহলে একটি ছোট, সংক্ষিপ্ত সম্মেলনের পরিকল্পনা করে শুরু করুন। 250-300 অংশগ্রহণকারীদের ধারণক্ষমতার সাথে 1-2 দিনের সম্মেলন করার কথা বিবেচনা করুন।
ধাপ 4. সম্মেলনের স্থান এবং তারিখ নির্ধারণ করুন।
যদিও আপনি একটি বিস্তারিত পরিকল্পনা করার পরে নতুন তারিখ এবং স্থান নির্ধারণ করা যেতে পারে, তবে আপনাকে প্রস্তুতির জন্য কতটা সময় পাওয়া যাবে তা অনুমান করতে হবে।
- তারিখ নির্ধারণের আগে, সম্মেলনটি সাধারণত কোন মাসে এবং দিনে অনুষ্ঠিত হয় সে বিষয়ে আগে থেকে তথ্য খোঁজেন যাতে বাস্তবায়ন ব্যাহত না হয়। উদাহরণস্বরূপ, ইউরোপে, সম্মেলনগুলি সাধারণত মার্চ-জুন বা সেপ্টেম্বর এবং নভেম্বরের মধ্যে সোমবার-মঙ্গলবার বা বৃহস্পতিবার-শুক্রবারের মধ্যে অনুষ্ঠিত হয় কারণ অংশগ্রহণকারীরা অন্যান্য সময়ে সম্মেলনে যোগ দিতে কম আগ্রহী। কনফারেন্সের তারিখ নির্ধারণ করার আগে আপনার অবস্থানের সঠিক সময়সূচী সন্ধান করুন।
- সম্মেলনের সময়কাল অংশগ্রহণকারীদের আনুমানিক সংখ্যা এবং সম্মেলনের সময় যে সমস্ত প্রয়োজনীয়তা সরবরাহ করতে হবে তার উপর নির্ভর করে। 250-300 জনের জন্য, একটি সম্মেলনের সময়সূচী করুন যা সম্পূর্ণ 2 দিন চলবে।
- শহরের মধ্যে একটি সম্মেলন করার সম্ভাবনা বিবেচনা করুন, কিন্তু নিশ্চিত করুন যে নিকটতম বিমানবন্দরে প্রবেশ, বাসস্থান এবং পর্যাপ্ত সুযোগ -সুবিধা রয়েছে। কনফারেন্সে যোগ দিতে ইচ্ছুক আরও বেশি লোককে আকৃষ্ট করার জন্য আমরা সুপারিশ করি যে আপনি একটি বড় শহর বা পর্যটন গন্তব্যে একটি সম্মেলন করুন।
পদক্ষেপ 5. সম্মেলনের শিরোনাম নির্ধারণ করুন।
শিরোনাম নির্ধারণের পরে, আপনি প্রকাশ এবং পরিকল্পনা করতে পারেন কারণ সামাজিক মিডিয়ার মাধ্যমে তথ্য প্রচারের ভিত্তি হিসাবে উপাদান সম্পর্কে ইতিমধ্যে নিশ্চিততা রয়েছে।
একটি শিরোনাম চয়ন করুন যা সম্মেলনের অংশগ্রহণকারীদের উদ্দেশ্য এবং/অথবা পটভূমি বোঝায়। যেসব কনফারেন্স অনুষ্ঠিত হয়েছে তার শিরোনাম ব্যবহার করে অনুপ্রেরণার সন্ধান করুন, কিন্তু নিশ্চিত করুন যে আপনি নিজেই সিদ্ধান্ত নিন।
4 এর 2 অংশ: সম্মেলনের জন্য প্রস্তুতি
ধাপ 1. একটি আর্থিক বাজেট তৈরি করুন।
যে পরিমাণ তহবিল বিশদভাবে ব্যয় করতে হবে তার হিসাব না করে কোন কার্যক্রম চালানো যাবে না, যেমন একটি ভবন ভাড়া নেওয়া, উপকরণ প্রস্তুত করা এবং স্পিকার ফি প্রদান করা। সমস্ত ব্যয় অবশ্যই আর্থিক বাজেটের উল্লেখ করতে হবে। আপনি যদি দায়িত্ব অর্পণ করেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার সহকারী আপনার সেট করা বাজেটের সীমাতে লেগে আছে।
স্পনসরদের উপস্থিতি বা অনুপস্থিতি দ্বারা বাজেটের পরিমাণ প্রভাবিত হয়। আপনি স্পনসরকে সম্মেলনের অর্থায়নের জন্য তহবিল সরবরাহ করতে বলতে পারেন। যাইহোক, স্পন্সরেরও কিছু বিষয় কনফারেন্সে নির্ধারণ করার অধিকার আছে। উদাহরণস্বরূপ: কে একটি উপস্থাপনা প্রদান করবে বা প্যানেলিস্টদের মধ্যে একজন স্পিকারকে প্রস্তাব দেবে তা নির্ধারণ করা, উদাহরণস্বরূপ: একটি স্পনসরিং কোম্পানিতে একজন সফল ব্যবসায়ী এবং সমস্ত সম্মেলন উপকরণে একটি লোগো রেখে একটি ব্র্যান্ড চালু করা। সুবিধা, স্পনসর অগ্রিম তহবিল প্রদান করবে যাতে আপনি অবিলম্বে এটি ব্যবহার করতে পারেন পরিকল্পনাটি উপলব্ধি করতে।
ধাপ 2. টিকিট বিক্রির মূল্য এবং পদ্ধতি নির্ধারণ করুন।
কিছু সম্মেলন বিনামূল্যে, কিছু খুব ব্যয়বহুল। টিকিটের মূল্য নির্ধারণ এবং সেগুলি কীভাবে বিক্রি করবেন তার আগে, নিম্নলিখিত দিকগুলি বিবেচনা করুন:
- কনফারেন্সের প্রস্তুতির জন্য কী কী খরচ জড়িত? যদি আপনি একটি ছোট আকারের সম্মেলন করতে চান যার জন্য অনেক টাকা খরচ হয় না, আমরা আপনাকে পরামর্শ দিচ্ছি যে আপনি অংশগ্রহণকারীদের চার্জ করবেন না। বিকল্পভাবে, অংশগ্রহণকারীদের সম্মেলনের প্রস্তুতি খরচ কভার করার জন্য টিকিটের জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে।
- আপনি যদি বেশ কয়েক দিন ধরে কনফারেন্স করতে চান বা খাবার দিতে চান তাহলে রেজিস্ট্রেশন ফি নির্ধারণ করুন। ইন্দোনেশিয়ার প্রধান শহরগুলিতে কনফারেন্স রেজিস্ট্রেশন ফি কয়েক লক্ষ থেকে লক্ষ লক্ষ রুপিয়ার মধ্যে রয়েছে।
- অনেক কনফারেন্স অংশগ্রহণকারীর অবস্থান বা অবস্থা অনুযায়ী টায়ার্ড ফি নেয়। উদাহরণস্বরূপ: একাডেমিক কনফারেন্স সাধারণত ছাত্রদের শিক্ষকদের চেয়ে কম চার্জ করে। স্পনসরদের কর্মীদেরও নিয়মিত অংশগ্রহণকারীদের চেয়ে কম চার্জ করা হয়।
ধাপ a. একটি কনফারেন্স লোকেশন ঠিক করুন।
একটি স্থান নির্বাচন করার সময়, অংশগ্রহণকারীর সংখ্যা, অবস্থানে পৌঁছানোর সহজতা, পার্কিং স্পেসের সহজলভ্যতা, গণপরিবহন, বিমানবন্দর এবং হোটেল থেকে দূরত্ব বিবেচনা করুন। কনফারেন্সের জন্য একটি উপযুক্ত স্থান খোঁজার পাশাপাশি, নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা সহজেই সেখানে পৌঁছাতে পারে।
শহরের মধ্যে কনফারেন্স রুম প্রদান করে এমন ভবন বা হোটেল সম্পর্কে তথ্য দেখুন। ছোট সম্মেলনের জন্য, একটি গির্জা বা অন্যান্য মিটিংহাউসে একটি রুম ভাড়া নিন।
ধাপ 4. মিটিং হাউজ ম্যানেজমেন্ট স্টাফ হিসাবে কাজ করে এমন কর্মীদের সহায়তার সুবিধা নিন।
যদি কনফারেন্সের জন্য আপনি যে বিল্ডিংটি বেছে নেন সেটিতে যদি সম্পদ পাওয়া যায় তবে সেগুলির সর্বাধিক ব্যবহার করুন। কর্মীরা তাদের দৈনন্দিন দায়িত্বের সাথে পরিচিত এবং প্রয়োজনে প্রশ্নের উত্তর, সমস্যা সমাধান বা পরামর্শ প্রদানের জন্য প্রস্তুত।
আপনি কর্মীদের পরিষেবা ব্যবহার করতে পারেন যারা মিটিং হলে কার্যক্রম পরিচালনার দায়িত্বে আছেন, উদাহরণস্বরূপ বিস্তারিত সম্মেলন ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করতে। যদিও একটি ফি আছে, আপনাকে এই সমস্ত ক্রিয়াকলাপ নিজেরাই করতে হবে না কারণ এটি বেশ কয়েক সপ্তাহ ধরে অনেক সময় নেবে।
ধাপ 5. খরচ মেনু নির্ধারণ করুন।
মনে রাখবেন যে অংশগ্রহণকারীদের অবশ্যই সম্মেলনের সময় খাদ্য খুঁজে পেতে হবে এবং সম্ভবত অনেক অংশগ্রহণকারীই জানেন না যে সম্মেলন স্থানের আশেপাশে কী খাবার পাওয়া যায়। ব্রেকফাস্ট, লাঞ্চ এবং স্ন্যাকস প্রদানের জন্য আপনাকে একটি ক্যাটারিং পরিষেবা ব্যবহার করতে হবে কিনা তা বিবেচনা করুন বা কনফারেন্স হলের ম্যানেজার সমস্ত উপস্থিতদের জন্য খাবার প্রস্তুত করতে পারেন কিনা তা খুঁজে বের করুন।
একটি মেনু নির্বাচন করার সময়, মনে রাখবেন যে এলার্জি বা পছন্দের কারণে অনেকের নির্দিষ্ট খাবার খাওয়া উচিত নয়। অভিজ্ঞ ক্যাটারিং পরিষেবা উদ্যোক্তারা বিভিন্ন বিকল্প প্রদান করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ: নিরামিষ মেনু, বাদাম নয়, গ্লুটেন মুক্ত, হালাল খাবার, বা অন্যান্য মেনু বিকল্প।
পদক্ষেপ 6. একটি সাইট চেক করার জন্য সময় নিন।
প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত জিনিসের যত্ন নেওয়ার পরে, একদিন আগে কনফারেন্স ভেন্যু দেখার জন্য সময় নিন। সম্মেলনে যোগদানকারী অংশগ্রহণকারীদের সাথে আপনার নতুন ডি-ডে না আসা পর্যন্ত অপেক্ষা করবেন না।
একদিন আগে, কনফারেন্স ভেন্যুতে আসুন এবং সমস্ত কর্মীদের সাথে একটি বৈঠক করুন যাতে নিশ্চিত করা যায় যে সবকিছু ছোট ছোট বিবরণের জন্য ভালভাবে প্রস্তুত।
Of য় অংশ: সম্মেলনের সময়সূচী তৈরি করা
ধাপ 1. সম্মেলনের সময়সূচী।
আলোচনার বিষয়গুলির একটি বড় ছবি পাওয়ার পর এবং সম্মেলনের শিরোনাম নির্ধারণ করার পর, সম্মেলনের শুরু থেকে সমাপ্তি পর্যন্ত একটি সময়সূচী প্রস্তুত করুন। আলোচনা করা হচ্ছে ব্যবসায়িক ক্ষেত্র অনুযায়ী বিভিন্নভাবে সম্মেলন অনুষ্ঠিত হতে পারে। সময়সূচী সহজ করার জন্য, সম্মেলনগুলি সাধারণত নিম্নলিখিত ক্রমে অনুষ্ঠিত হয়:
- একটি পরিচিতি বা উদ্বোধনী বক্তৃতা দিয়ে সম্মেলনটি শুরু করুন যা সাধারণত একটি বিশেষ ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে একজন সুপরিচিত ব্যক্তি দ্বারা বিতরণ করা হয় এবং একজন সুপরিচিত বক্তা হয়ে ওঠে। আপনি সন্ধ্যায় ইভেন্টটি ধরে রাখতে পারেন এবং তারপর ডিনারের মাধ্যমে অথবা সকালে প্রথম সেশন হিসাবে সম্মেলন শুরু করতে পারেন।
- বাকি সময়সূচিকে ছোট সেশনে ভাগ করুন। যদি কনফারেন্স অংশগ্রহণকারীদের অনুরোধ অনুযায়ী তাদের প্রস্তাব অনুযায়ী অনুষ্ঠিত হয়, তাহলে অংশগ্রহণকারীদের চাহিদার সাথে সামঞ্জস্য করুন। যাইহোক, আপনি সম্মেলনের সময়সূচীতে কর্মশালার সময়সূচী, চলচ্চিত্রের ক্লিপ বা অন্যান্য উপাদান অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। উপস্থিত অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যার উপর নির্ভর করে, প্রতিটি অধিবেশনে সকল অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণ করতে পারে কিনা ("প্লেনাম" বলা হয়) বা অংশগ্রহণকারীদের বিভিন্ন গ্রুপে বিভক্ত করা প্রয়োজন এবং প্রতিটি গ্রুপ তাদের পছন্দ অনুসারে সমান্তরালভাবে বিভিন্ন অধিবেশনে অংশ নেবে (গ্রুপ বলা হয়)”)।
- অংশগ্রহণকারীদের অনুপ্রাণিত বা চ্যালেঞ্জ করে এমন উপাদান উপস্থাপনের জন্য বক্তাদের আমন্ত্রণ জানিয়ে সম্মেলন বন্ধ করুন।
ধাপ 2. কিভাবে সেশন পরিচালনা করবেন তা ঠিক করুন।
আপনি কোম্পানির চাহিদা অনুযায়ী কিভাবে সেশন পরিচালনা করবেন তা বেছে নিতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ শিক্ষা, মামলা আলোচনা, সেমিনার অনুষ্ঠিত, সর্বশেষ নীতি বা গবেষণার ফলাফল উপস্থাপন, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা, অথবা স্লাইড ব্যবহার করে উপস্থাপন করা।
- কীভাবে সামগ্রী বিতরণ করবেন তার পছন্দ প্রকাশনার কৌশলকে প্রভাবিত করবে। সুতরাং, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব উপাদান প্রস্তুত করুন যা অংশগ্রহণকারীদের জন্য খুব দরকারী।
- প্রতিটি সেশনের সময়কাল 45 মিনিট থেকে 3 ঘন্টা পর্যন্ত শুরু হতে পারে উপস্থাপনা এবং বিতরণকৃত সংখ্যার উপর নির্ভর করে।
ধাপ 3. আপনি অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ অন্তর্ভুক্ত করতে চান কিনা তা বিবেচনা করুন।
দরকারী ক্রিয়াকলাপগুলির কথা ভাবুন যা সময়সূচীতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে এবং সম্মেলনের সাফল্যের সমর্থনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ:
- সম্মেলন অংশগ্রহণকারী প্রতিষ্ঠানের সুবিধার জন্য কার্যক্রমের সময়সূচী, যেমন একটি ব্যবসায়িক সভা বা পুরস্কার উপস্থাপনা।
- অংশগ্রহণকারীদের যদি নিবন্ধন ফি নেওয়া হয় তবে খাবার সরবরাহ করুন। কোন চার্জ না থাকলে, অংশগ্রহণকারীদের দুপুরের খাবার আনতে বলুন (শেষ বিকল্প হিসেবে)। অংশগ্রহণকারীরা সাধারণত কমপক্ষে একটি খাবার খাবেন বলে আশা করেন। যদি কনফারেন্সের অবস্থান শহরে থাকে, তাহলে একটি বিরতি দিন যাতে অংশগ্রহণকারীরা কাছের একটি রেস্তোরাঁয় দুপুরের খাবার খেতে পারে।
- অংশগ্রহণকারীরা একটি বিনোদন অনুষ্ঠানের সময়সূচী করতে চান কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন, উদাহরণস্বরূপ: একটি শহর ভ্রমণ করুন, রাতে একটি কমেডি শো দেখুন, একটি সিনেমা দেখুন, বা থিয়েটারে একটি শো ধরুন। ইভেন্টটি একটি বড় শহরে বা একটি কোম্পানির জন্য অনুষ্ঠিত একটি সম্মেলনের জন্য আরো উপযুক্ত হতে পারে, কিন্তু সবসময় নয়।
4 এর 4 অংশ: প্রকাশ
ধাপ 1. অংশগ্রহণকারীদের যারা অংশগ্রহণ করবে তা নির্ধারণ করুন।
সম্মেলনগুলি খুব বৈচিত্র্যময়, উদাহরণস্বরূপ সম্মেলনগুলি যা বিভিন্ন অংশগ্রহণকারীদের সাথে একাডেমিক, ধর্মীয় এবং ব্যবসায়িক। পরিকল্পনা করার আগে, নিশ্চিত করুন যে যথেষ্ট অংশগ্রহণকারীরা সম্মেলনে যোগ দিতে আগ্রহী।
আপনি যদি কোম্পানির কর্মচারী বা গীর্জা সম্প্রদায়ের মতো ছোট গোষ্ঠীর জন্য সম্মেলন করতে চান তবে আপনাকে প্রচুর প্রচার করার দরকার নেই। আপনি একটি ইমেইল পাঠিয়ে, কোম্পানির নিউজলেটারে ঘোষণা দিয়ে এবং/অথবা প্রশাসনিক সভায় অবহিত করে কনফারেন্সের পরিকল্পনা জানাতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. কোম্পানির নেতাদের অংশগ্রহণ করতে বলুন।
আপনার সংস্থার লোকদের বোঝানোর জন্য, আপনাকে একটি আকর্ষণীয় শিরোনাম নিয়ে আসতে হবে অথবা একজন মহান বক্তাকে আমন্ত্রণ জানাতে হবে।
সুপরিচিত বক্তাদের কাছ থেকে কনফার্মেশন পাওয়ার পর, কনফারেন্স উপকরণে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন এবং সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করুন।
ধাপ 3. একটি ওয়েবসাইট তৈরি করুন।
আজ, সম্মেলন সাফল্যের জন্য ডিজিটাল মিডিয়া একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার। আপনি যদি কনফারেন্সের শিরোনাম কীওয়ার্ড বা কনফারেন্স সম্পর্কিত অন্যান্য শব্দ অনুসন্ধান করেন তাহলে সহজেই পাওয়া যায় এমন লিঙ্ক সহ একটি ওয়েবসাইটের নাম তৈরি করুন। ওয়েবসাইটে সম্মেলন সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য লিখুন এবং সম্মেলন সম্পর্কিত সকল মুদ্রিত এবং বিজ্ঞাপন সামগ্রীর একটি লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করুন।
- ওয়েবসাইটে বিখ্যাত বক্তাদের নাম সহ সম্মেলনের অবস্থানের তারিখ, সময় এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন। এছাড়াও পরিবহন, আবাসন, আকর্ষণীয় স্থান এবং সম্মেলনের সময়সূচী যদি থাকে তা জানান।
- অংশগ্রহণকারীরা নিবন্ধন করতে সক্ষম হলে একটি ওয়েবসাইট লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 4. একটি বিজ্ঞাপন দিন।
আগাম বিজ্ঞাপনটি ভালভাবে শুরু করুন (এক বছর আগে) যাতে বক্তারা কনফারেন্সে উপস্থাপিত উপকরণ সম্বলিত প্রস্তাব জমা দিতে পারেন। সম্মেলনের আকার এবং অংশগ্রহণকারীদের পটভূমি অনুযায়ী প্রকাশের সঠিক পথ বেছে নিন। সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীরা তাদের তথ্য কোথায় পান তা বিবেচনা করুন, সম্ভবত:
- সোশ্যাল মিডিয়া, উদাহরণস্বরূপ পৃষ্ঠপোষক প্রতিষ্ঠানের ফেসবুক এবং টুইটার অ্যাকাউন্ট থেকে
- লিস্টার্ভ এবং ইমেল ঠিকানায় পরিচিতির তালিকা
- ব্লগ, ম্যাগাজিন, সংবাদপত্র বা বিজনেস জার্নাল
- পোস্টার, ফ্লাইয়ার বা অন্যান্য নোটিশ প্রাসঙ্গিক গ্রুপ, সংস্থা বা কোম্পানিতে পাঠানো হয়েছে
ধাপ 5. প্রস্তাবের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
একটি খসড়া বিজ্ঞাপন প্রস্তুত করার সময়, নির্দেশ করুন যে আপনি নিবন্ধনের জন্য উন্মুক্ত বা কাগজপত্র, প্যানেল প্রস্তাব, বা কর্মশালা উপকরণ আকারে ব্যক্তিগত বা গোষ্ঠী প্রস্তাব জমা দেওয়ার অপেক্ষায় আছেন।
আপনি ব্যবসার লাইন অনুযায়ী প্রস্তাবের দৈর্ঘ্য নির্ধারণ করতে পারেন। শিক্ষার ক্ষেত্রে, ছোট আকারের সম্মেলনগুলিতে সাধারণত কয়েকশ শব্দের বিমূর্ত প্রয়োজন হয়, যেখানে বড় আকারের সম্মেলনগুলি সম্পূর্ণ পাণ্ডুলিপির আহ্বান জানায়।
পদক্ষেপ 6. নিবন্ধন গ্রহণ শুরু করুন।
সুবিধাগুলি প্রস্তুত করুন যাতে অংশগ্রহণকারীরা সম্মেলনের আগে নিবন্ধন করতে পারেন, যদিও এটি এখনও কয়েক মাস আগে। এইভাবে, আপনি অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা অনুমান করতে পারেন যারা অংশগ্রহণ করবে।
- একটি ওয়েবসাইট তৈরি করুন যা নিবন্ধনের জন্য সম্মেলনের ওয়েবসাইটের সাথে লিঙ্ক করে। যদি আপনার ওয়েবসাইট তৈরির প্রযুক্তিগত দক্ষতা না থাকে, তাহলে একটি বিদ্যমান পরিষেবা ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, রেগঅনলাইনের প্রদত্ত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করুন, যা এমন একটি সংস্থা যা বিভিন্ন ইভেন্টের জন্য অনলাইন নিবন্ধনের যত্ন নেয়, ডেটা প্রক্রিয়া করে এবং ব্যবহারকারীদের এটি অ্যাক্সেস করা সহজ করে আপনাকে পাঠায়।
- আপনার যদি ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করে পেমেন্টের রসিদগুলি প্রক্রিয়া করার সুবিধা থাকে তবে অংশগ্রহণকারীরা টেলিফোন বা ফ্যাসিমাইলের মাধ্যমে নিবন্ধন করতে পারেন।
- আপনি যদি ইন্টারনেট বা টেলিফোন রেজিস্ট্রেশন গ্রহণ না করেন, দয়া করে একটি পিডিএফ অ্যাপ্লিকেশন ফর্ম তৈরি করুন এবং ওয়েবসাইটে আপলোড করুন। অংশগ্রহণকারীদের জানান যে তারা ফর্মটি প্রিন্ট করতে পারে, পূরণ করতে পারে এবং আপনার কোম্পানির ইমেল ঠিকানায় একটি চেক বা স্থানান্তরের প্রমাণ সহ পাঠাতে পারে।
- অংশগ্রহণকারীদের তাড়াতাড়ি রেজিস্ট্রেশন করার জন্য, কমপক্ষে এক মাস অগ্রিম অর্থ প্রদানকারী অংশগ্রহণকারীদের জন্য ছাড় প্রদান করুন। অংশগ্রহণকারীরা সম্মেলনস্থলে অর্থ প্রদান করলে টিকিটের দাম কিছুটা বেশি ব্যয়বহুল।
পরামর্শ
- বক্তাকে জিজ্ঞাসা করুন যে তার উপস্থাপনার জন্য অতিরিক্ত সরঞ্জাম প্রয়োজন, যেমন একটি মঞ্চ, টেলিভিশন, বড় পর্দা, বা কম্পিউটার।
- একটি খাদ্য মেনু নির্বাচন করার সময়, নিশ্চিত করুন যে এমন কিছু অংশগ্রহণকারী আছে যারা নির্দিষ্ট খাদ্য সামগ্রীর একটি ডায়েট করতে হবে।
- ভাড়া খরচ তুলনা করার সময়, খাদ্য, জল, কোমল পানীয় ইত্যাদির দাম জিজ্ঞাসা করুন। কারণ এটি খুব ব্যয়বহুল হতে পারে।
- একটি ঘর নির্বাচন করার সময়, সম্মেলনের উদ্দেশ্য বিবেচনা করুন এবং সিদ্ধান্ত নিন যে আপনি অডিটোরিয়াম ব্যবহার করতে চান বা নোট নেওয়ার জন্য চেয়ার এবং টেবিল ব্যবহার করতে চান।
