কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য কার্যকর সভার আয়োজন করা প্রয়োজন। মিটিং হল কাজের সমন্বয়, তথ্য আদান -প্রদান, টিমওয়ার্ক উন্নত করা এবং দক্ষতার সাথে লক্ষ্য অর্জনের সুযোগ। কার্যকরী মিটিংয়ের জন্য ভালো প্রস্তুতি, নেতৃত্ব এবং কাজের দায়িত্ব প্রয়োজন। মিটিং চলাকালীন, অংশগ্রহণকারীদের অনুপ্রেরণা বাড়ানোর চেষ্টা করুন এবং পুরো দলকে সম্পৃক্ত করুন।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: সভা অনুষ্ঠিত
পদক্ষেপ 1. সভার জন্য যতটা সম্ভব প্রস্তুতি নিন।
প্রথমত, আলোচনার সময়সূচী এবং বিষয় সম্বলিত একটি মিটিং এজেন্ডা আঁকুন এবং মিটিং শেষ হওয়ার আগে যে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি পুনaffপ্রতিষ্ঠিত হওয়া প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন।
- সময়মতো মিটিং রুমে আসুন কারণ আপনি যেখানে কাজ করেন তা অন্যান্য লোকেরা আপনাকে কীভাবে উপলব্ধি করবে তা প্রভাবিত করবে। 15 মিনিটের আগে মিটিং রুমে অপেক্ষা করা অন্য লোকদের মনে করে যে আপনি কম উত্পাদনশীল বা মিটিংয়ে যাওয়ার অজুহাতে অন্য কাজ ছেড়ে যেতে চান।
- এজেন্ডার একটি ফটোকপি প্রস্তুত করুন। যদিও আপনি একটি ডিজিটাল এজেন্ডা তৈরি করতে পারেন, এজেন্ডার একটি ফটোকপি প্রস্তুত করুন যাতে এটি ব্যবহার করা সহজ হয়।
ধাপ ২। সভায় নেতৃত্ব দিন।
মিটিংয়ের নেতৃত্ব দেওয়ার সময়, নিশ্চিত করুন যে আপনি এজেন্ডার সমস্ত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করেছেন এবং সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের নিম্নলিখিত উপায়ে কী বলছেন তা শুনুন:
- উপস্থিতি তালিকা প্রচার করুন। মিটিং টিমের মধ্যে তথ্য প্রচারের একটি মাধ্যম এবং আলোচনার সুযোগ হয়ে দাঁড়ায় যাতে প্রত্যেকে তাদের নিজ নিজ দায়িত্ব জানে যাতে তারা প্রত্যাশিত কাজের পারফরম্যান্স প্রদান করতে সক্ষম হয়। উপস্থিতি তালিকা প্রচার করে, আপনি জানেন যে কে আসেনি তাই তাদের সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে এবং মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন। এটিও দেখায় যে আপনি মিটিংয়ে যে তথ্য শেয়ার করবেন তা গুরুত্বপূর্ণ।
- প্রতিটি সভায় অংশগ্রহণকারীদের মনোযোগ দেওয়া এবং তাদের কী করতে হবে তা জানতে সহজ করার জন্য একটি গাইড হিসাবে এজেন্ডাটি ব্যবহার করুন। মিটিং অংশগ্রহণকারীরা পালাক্রমে আসতে পারে। সুতরাং, সভার আগে এজেন্ডা প্রস্তুত করা আপনাকে মিটিংয়ে নেতৃত্ব দেওয়ার সময় আরও মনোযোগী করে তোলে।
পদক্ষেপ 3. একটি কাজের পরিকল্পনা তৈরি করুন।
কর্মপরিকল্পনা হল চূড়ান্ত সংক্ষিপ্তসার যা সভার পরে কাজটি নিশ্চিত করে এবং এটি একটি চলমান পরিকল্পনা যা সমস্ত সভায় অংশগ্রহণকারীদের প্রভাবিত করে। নিম্নলিখিত নির্দেশাবলী অনুসারে একটি কাজের পরিকল্পনা করুন:
- কাউকে নির্দিষ্ট টার্গেটের দায়িত্বে থাকা ব্যক্তি হিসেবে মনোনীত করুন। নিযুক্ত ব্যক্তিকে ব্যক্তিগতভাবে লক্ষ্য অর্জন করতে হবে না কারণ তিনি দলের সদস্যদের সাথে সংযোগ স্থাপন এবং প্রয়োজনীয় সম্পদ প্রস্তুত করার দায়িত্বপ্রাপ্ত প্রকল্প ব্যবস্থাপক হবেন।
- আনুষ্ঠানিক এবং অনানুষ্ঠানিকভাবে অগ্রগতির প্রতিবেদনগুলি জিজ্ঞাসা করুন যাতে মনোনীত কর্মীরা একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে অর্জিত কাজের রিপোর্ট করে।
ধাপ 4. মিটিং এজেন্ডা অনুযায়ী বিষয়ের উপর ফোকাস করুন।
এজেন্ডায় একটি বিষয়ে আলোচনা করার পর এবং প্রয়োজনীয় আলোচনা পরিচালনা করার পর, আলোচনার ফলাফলের সারসংক্ষেপ উপস্থাপন করুন, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সুযোগ প্রদান করুন, তারপর পরবর্তী বিষয় নিয়ে আলোচনা করে মিটিং চালিয়ে যান।
ধাপ 5. আসন্ন বৈঠকের সময়সূচী নির্ধারণ করুন।
পরবর্তী সভার সময়সূচী ঘোষণা করুন যখন সবাই তাদের জন্য সময়সূচী সহজ করার জন্য একত্রিত হয়। এইভাবে, আপনি সংঘর্ষের সময়সূচী রোধ করার জন্য সভার সময়সূচী আগেই জানিয়ে দিয়েছেন।
এজেন্ডায় কোন বিষয়গুলি থাকা দরকার তা ইমেলের মাধ্যমে পরামর্শ দেওয়ার জন্য দলের সদস্যদের জিজ্ঞাসা করুন। মিটিং শেষ হওয়ার পরে, তাদের জানিয়ে দিন যে আপনি পরবর্তী মিটিংয়ের জন্য একই এজেন্ডা ব্যবহার করবেন এবং মিটিং অংশগ্রহণকারীদের বিষয় প্রস্তাবনা জমা দিতে বলবেন যা কোম্পানি/প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য সমর্থন করে।
3 এর 2 অংশ: সভার জন্য প্রস্তুতি
ধাপ ১। সিদ্ধান্ত নিন কে সভায় সভাপতিত্ব করবেন।
এই ভূমিকাটি সাধারণত একজন ম্যানেজারের উপর ন্যস্ত করা হয়, কিন্তু আপনি দলের সদস্যদের বিভাগীয় মিটিংয়ে নেতৃত্ব দেওয়ার সুযোগ দিতে পারেন যাতে তারা পরবর্তীতে উচ্চ পর্যায়ে সভা পরিচালনা করতে পারে।
পদক্ষেপ 2. বক্তাদের আমন্ত্রণ জানান।
একজন বক্তা এমন একজন ব্যক্তি যিনি একটি নির্দিষ্ট কারণে একটি সভায় উপস্থিত হওয়ার জন্য আমন্ত্রিত হন কারণ তিনি মানব সম্পদ এবং অন্যান্য সংস্থান পরিচালনার ক্ষেত্রে অভিজ্ঞ, যাতে দলের সদস্যরা কার্যপ্রণালী এবং ফলাফলগুলি কার্যকরভাবে ব্যাখ্যা সহ সেরা পারফরম্যান্স অর্জন করতে পারে। উপরন্তু, তিনি অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতির পূর্বাভাস দিতে এবং প্রয়োজন অনুযায়ী সম্পদ বৃদ্ধির জন্য পরামর্শ দিতে সক্ষম।
পদক্ষেপ 3. সঠিক মিটিং সময়সূচী নির্ধারণ করুন।
সময়সূচী নির্ধারণ করার সময়, সময়ের প্রাপ্যতা এবং অংশগ্রহণকারীর সীমাবদ্ধতাগুলি বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ: সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা শুক্রবার বিকেলের মিটিংয়ে যোগ দিতে পারে, কিন্তু বড় সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য এটি সঠিক সময় নয়।
- যাতে সমস্ত দলের সদস্যরা আসন্ন সভায় উপস্থিত হতে পারেন, প্রথমে প্রকল্প ব্যক্তিকে সময়সূচির দায়িত্বে নিয়োজিত করুন এবং তারপরে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের পরিকল্পনা অনুযায়ী তাদের নিজ নিজ সময়সূচী সাজাতে বলুন।
- কে মিনিট সময় নেবে তা নির্ধারণ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সভার ফলাফল সম্পর্কিত তথ্যও অনুপস্থিত অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠানো হয়েছে।
ধাপ 4. সভার এজেন্ডা প্রস্তুত করুন।
বৈঠকের কর্মসূচিতে কমপক্ষে আলোচনার বিষয়গুলির একটি তালিকা, উপস্থাপনা কাজের প্রতিনিধিত্ব এবং প্রতিটি বিষয় আলোচনার জন্য সময় বরাদ্দ থাকা উচিত। আপনি নিম্নলিখিত পরামর্শ অনুযায়ী সভার এজেন্ডা সাজাতে পারেন:
- মিটিংয়ের কমপক্ষে 2 দিন আগে ইমেল করে সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে ইনপুট নিন। ইমেইল এর জন্য সেরা হাতিয়ার কারণ আপনি লিখিতভাবে অনুরোধ পাবেন।
- আলোচিত সমস্ত বিষয়, বক্তা এবং সময় বরাদ্দ রেকর্ড করার জন্য একটি টেবিল মিটিং এজেন্ডা তৈরি করুন। যদি সাধারণ বিষয় থেকে বিচ্যুত কোনো বিষয়ের জন্য অনুরোধ থাকে, তাহলে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করুন এবং তাকে পরবর্তী বৈঠকে আলোচনা করার জন্য একটি নির্দিষ্ট অনুরোধ করতে বলুন।
- একটি বাস্তবসম্মত সময়সূচী তৈরি করুন। ব্যাখ্যা এবং আলোচনা যা 30 মিনিট সময় নেয় 15 মিনিটের মধ্যে শেষ করতে বাধ্য করা উচিত নয়। প্রয়োজন অনুসারে একটি সময়সূচী তৈরি করুন এবং সমস্ত বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হলে তাড়াতাড়ি মিটিং শেষ করুন।
ধাপ 5. মিটিং নিয়ম প্রস্তাব করুন।
আপনার আনুষ্ঠানিক নিয়ম তৈরির বা নিষেধাজ্ঞা আরোপ করার দরকার নেই, কিন্তু নিয়মগুলি বাস্তবায়নের ফলে সভাটি সুচারুভাবে পরিচালিত হয় এবং প্রত্যেকেই তাদের মতামত ভালোভাবে প্রকাশ করতে পারে।
মিটিং শুরু হওয়ার সময় নিয়মগুলি বলুন: "সময় বাঁচাতে, অংশগ্রহণকারীরা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারেন এবং বক্তা উপস্থাপনা শেষ করার পরে উত্তর দিতে পারেন। আলোচনার সময় শেষ হওয়ার পরেও যদি আপনার মতামত থাকে, দয়া করে আমাকে ইমেল করুন যাতে আমরা এটি নিয়ে আরও আলোচনা করতে পারি।
পদক্ষেপ 6. সময় বিভাগ নির্ধারণ করুন।
প্রতিটি বক্তার কতক্ষণ প্রয়োজন হবে তা নির্ধারণ করে এবং প্রতিটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করে সভার এজেন্ডা নির্ধারণ করুন।
- মিটিং শুরুর আগে সময়ের বিভাজন সম্পর্কে অবহিত করুন যাতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা জানতে পারে যে তারা কখন অবদান রাখতে পারে এবং এলোমেলো বা বিকৃত আলোচনা প্রতিরোধ করতে পারে।
- গাইড হিসেবে, কিছু বিষয় আলোচনার পর ন্যূনতম 10 মিনিট আলোচনার অনুমতি দিন।
ধাপ 7. মিটিং এজেন্ডা জমা দিন।
মিটিংয়ের আগের দিন, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে মিটিং এজেন্ডা পাঠান যাতে প্রত্যেকেরই সময়সূচির ফটোকপি থাকে এবং সভার উদ্দেশ্য জানতে পারে। এছাড়াও, এজেন্ডায় ভুল তথ্য থাকলে তারা আপনাকে জানাতে পারে।
ধাপ 8. একটি অনুস্মারক পাঠান।
প্রথমবারের মতো বা নন-রুটিন মিটিং শুরু করার আগে, এক ঘণ্টা আগে একটি রিমাইন্ডার পাঠান যাতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা সময়মতো হয়।
3 এর 3 ম অংশ: একটি কার্যকর মিটিং লিডার হওয়া
পদক্ষেপ 1. একজন ভাল মিটিং লিডার হোন।
মিটিং চলাকালীন সকল অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করুন যাতে মিটিংয়ের উদ্দেশ্য অর্জিত হয়। সুনির্দিষ্ট বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য আমন্ত্রিত বক্তাদের সভায় সভাপতিত্ব করার দায়িত্ব অর্পণ করুন। আলোচনার সময় আপনাকে অবশ্যই সক্রিয়ভাবে অংশগ্রহণ করতে হবে।
পদক্ষেপ 2. যে লক্ষ্যগুলি অর্জন করা হয়েছে এবং অর্জিত হয়নি তা জানান।
যদি সভার উদ্দেশ্য বেশ কয়েকটি লক্ষ্য নিয়ে আলোচনা করা হয়, যে অগ্রগতি অর্জিত হয়েছে এবং সেই অর্জনের জন্য কে দায়ী তা জানান।
- যদি কোনও কাজের পরিকল্পনা থাকে যা শেষ বৈঠকের পর থেকে অগ্রসর হয়নি, তাহলে কেন তা জিজ্ঞাসা করুন।
- যদি এটি সময় বা অন্যান্য সম্পদের অভাবের কারণে হয়, তাহলে প্রকল্পের দায়িত্বে নিযুক্ত ব্যক্তির সাথে সমাধান নিয়ে আলোচনা করুন বা সভার বাইরে বিষয়টি নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করুন।
ধাপ Ref. আলোচনা যদি আলোচ্য বিষয় থেকে বিচ্যুত হয় তাহলে পুনরায় ফোকাস করুন
কখনও কখনও, অংশগ্রহণকারীদের উৎসাহ বা হতাশার কারণে আলোচনা তার পথ হারিয়ে ফেলে। নিচের উপায়ে মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করুন এবং বিপথগামী আলোচনা পুনর্নির্দেশ করুন:
- মিটিংকে একটি ফ্যাক্ট-কালেকশন মিশন হিসেবে ভাবুন। প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে কথা বলার সুযোগ দিন যাতে আপনি যতটা সম্ভব তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন। এই পদ্ধতিটি সভায় অংশগ্রহণকারীদেরকে পালাক্রমে কথা বলতে বাধ্য করে, যাদের মধ্যে মিটিংয়ে আধিপত্য থাকতে পছন্দ করে।
- সাইবারস্টর্মিং ব্যবহার করুন, একটি ইলেকট্রনিক যোগাযোগ প্রোগ্রাম দলে ভাগ করুন এবং অনানুষ্ঠানিক মিটিংয়ের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এই পদ্ধতিটি দলের সদস্যদের মধ্যে প্রতিযোগিতা রোধ করে যাতে তারা শুনতে চায় কারণ গ্রুপের সবাই অন্য সদস্যদের কাছ থেকে ইনপুট দেখতে পারে।
- যদি মিটিংয়ে কেউ এজেন্ডার বাইরে কোনো বিষয় নিয়ে আলোচনা করেন, উদাহরণস্বরূপ বলুন: “আকর্ষণীয় ধারণা, বব! আমরা এ বিষয়ে পরে কথা বলতে পারি।” অনেকেই বুঝতে পারে না যে তারা এমন বিষয় নিয়ে আলোচনা করছে যা সভার এজেন্ডা থেকে বিচ্যুত হয়, কিন্তু সমস্যাটি যদি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ হয় তবে তারা আলোচনার জন্য আপনার কাছে আসবে।
- আলোচনার দিক নিয়ন্ত্রণ করুন। অংশগ্রহণকারীরা যারা খুব বেশি সময় ধরে কথা বলেন তাদের ছাড়াও, মিটিংয়ে সমস্যা দেখা দিতে পারে কারণ কেউ এজেন্ডার বাইরে থাকা বিষয় নিয়ে আলোচনা চালিয়ে যাচ্ছে। এটি কাটিয়ে ওঠার জন্য, প্রথমে তার বক্তব্য শুনুন এবং তারপরে পরবর্তী বৈঠকে বিষয়টি আরও আলোচনা করার পরামর্শ দিন। জোর দিন যে বৈঠকটি এজেন্ডায় তালিকাভুক্ত বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা চালিয়ে যাবে।
- যে ব্যক্তি সভায় আধিপত্য বিস্তার করে তার সাথে ব্যক্তিগত আলাপ করুন এবং কেন জিজ্ঞাসা করুন। বিরক্ত হওয়ার পরিবর্তে উদ্বেগ দেখান। সভার সময় আপনি যা পর্যবেক্ষণ করেছেন তার উপর মনোযোগ দিন এবং তাকে তার আচরণ ব্যাখ্যা করার অনুমতি দিন। তাকে সভায় আধিপত্য বন্ধ করতে সাহায্য করার প্রস্তাব দিন।
ধাপ 4. সময়সূচীতে পরবর্তী বিষয়ে যান।
দৃert় হয়ে সময় ব্যবস্থাপনা অনুশীলন করুন, অভদ্র হবেন না। সময়কে সঠিকভাবে নির্ধারণ করা প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে জানাতে পারে যে সভা এখনও চলছে এবং আলোচনাগুলি যে বৈঠকের সাথে সম্পর্কিত নয় তা মিটিং শেষ হওয়ার পরেও চালিয়ে যেতে পারে।
তাড়াহুড়ো করবেন না। এমনকি যদি আপনাকে পরিস্থিতির নিয়ন্ত্রণ নিতে হয়, আলোচনাটি সংক্ষিপ্ত করা হলে বৈঠকটি কম কার্যকর হবে। মিটিং পুনরায় শুরু হওয়ার আগে, অংশগ্রহণকারীদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা বা ইনপুট প্রদানের সুযোগ দিন। নিশ্চিত করুন যে দলের সকল সদস্যরা অবহেলিত বোধ করার পরিবর্তে অন্তর্ভুক্ত মনে করেন।
ধাপ 5. গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে জোর দিন।
অর্জনের জন্য প্রধান লক্ষ্যগুলি এবং অন্যান্য লক্ষ্যগুলির সাথে তাদের সম্পর্ককে গুরুত্ব দিন যা প্রধান লক্ষ্য অর্জনকে সমর্থন করে।
মিটিং অংশগ্রহণকারীদের বুঝিয়ে দিন যাতে তারা যে প্রকল্পে কাজ করছে তার সুযোগ এবং একটি ইউনিটের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হিসেবে তাদের নিজ নিজ ভূমিকা বুঝতে পারে।
পদক্ষেপ 6. প্রয়োজনে নোট গ্রহণে সহায়তা করুন।
মিটিং শুরুর আগে সিদ্ধান্ত নিন কে মিনিট সময় নেবে। যদি তিনি অভিভূত হন, সাহায্যের হাত ধার দিন বা নিজে নোট নিন।
ধাপ 7. ভুল বোঝাবুঝির ক্ষেত্রে স্পষ্ট করুন।
সব বিষয় আলোচনার পর, মিটিং লিডার একটি সারসংক্ষেপ তৈরি করবেন যাতে অংশগ্রহণকারীরা মিটিং এর ফলাফল জানতে পারে এবং প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করে যদি এখনও এমন কিছু আছে যা স্পষ্ট নয়।
মিটিং লিডার হিসাবে, বিস্তারিত ব্যাখ্যা প্রদান করুন যাতে সকল অংশগ্রহণকারী মিটিং এর ফলাফল বুঝতে পারে।
ধাপ 8. মিটিং বন্ধ করার আগে, একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ সারাংশ প্রদান করুন।
সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে দৃ are় থাকা নেতারা স্থবিরতা এবং সিদ্ধান্তহীনতা রোধ করবে, কর্মচারীদের অধ্যবসায় এবং অনুপ্রাণিত করবে, পরিবর্তন এবং নতুন তথ্যের জন্য প্রতিক্রিয়াশীল হবে। এটি নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি থেকে দেখা যায়:
- কোম্পানি/সাংগঠনিক লক্ষ্য এবং নৈতিকতার সাথে সিদ্ধান্তের মধ্যে সামঞ্জস্য আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য স্পষ্ট লক্ষ্য রাখুন।
- জীবনযাপনে অনুকরণীয় দেখিয়ে এবং কার্যকরী এবং দক্ষ সিদ্ধান্ত গ্রহণের ভিত্তি হিসেবে কাজের নীতি অনুসরণ করে যত্ন নিন।
- স্বচ্ছতা প্রদর্শন করুন, অর্থাৎ নি selfস্বার্থতা প্রমাণ করে যে কোম্পানির জন্য উপকারী সিদ্ধান্তগুলি প্রত্যেককে নিজেদের বিকাশের সুযোগ দেয়।
- ব্যর্থতাকে শেখার সুযোগ হিসাবে দেখা যা আরও ভাল সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হওয়ার জন্য একটি পদক্ষেপ। যখন কিছু ভুল হয়ে যায়, তখন একজন সিদ্ধান্তমূলক নেতা পরিস্থিতি বুঝতে সক্ষম হন।
- অধস্তন বা iorsর্ধ্বতনদের সাথে যোগাযোগ করার সময় অসঙ্গতি বা দ্বন্দ্ব রোধে কর্পোরেট/সাংগঠনিক সংস্কৃতি অনুযায়ী খোলা এবং কার্যকরভাবে যোগাযোগ করা।
