সাপ্তাহিক প্রতিবেদনগুলি সাধারণত অনেক ব্যবসায় এবং খুচরা বিক্রয় পরিবেশে বা গবেষণা প্রকল্প এবং ইন্টার্নশিপে ব্যবহৃত হয়। সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত সাপ্তাহিক প্রতিবেদনগুলি লিখুন যাতে আপনার বস আপনার যে অগ্রগতি করেছেন তার একটি স্পষ্ট চিত্র থাকে।
ধাপ
3 এর মধ্যে পার্ট 1: তথ্য সংগঠিত করা
ধাপ 1. প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য চিহ্নিত করুন।
যদিও আপনাকে অ্যাসাইনমেন্টের অংশ হিসাবে সাপ্তাহিক প্রতিবেদন জমা দিতে হবে, তবে প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য নিজেই চাকরি রাখা নয়। আপনার বস কেন সাপ্তাহিক রিপোর্ট চাচ্ছেন তার কারণগুলি জানা আপনাকে প্রতিবেদনে ঠিক কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত এবং কোনটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে।
- সাধারণত, আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তার স্থিতি সম্পর্কে ম্যানেজারদের আপ-টু-ডেট রাখতে বা সিদ্ধান্ত নিতে তাদের সহায়তা করার জন্য রিপোর্ট লেখা হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি খুচরা দোকানের ব্যবস্থাপক হন, তাহলে আপনাকে সপ্তাহের বিক্রির সংক্ষিপ্তসারসহ একটি সাপ্তাহিক প্রতিবেদন জমা দিতে বলা হতে পারে। দোকানের কর্মক্ষমতা, দামের মাত্রা এবং প্রাপ্ত অর্ডার মূল্যায়ন করতে নিয়োগকর্তারা এই প্রতিবেদনগুলি ব্যবহার করেন।
- আপনি যদি ইন্টার্নশিপ বা গবেষণা প্রকল্পের জন্য একটি সাপ্তাহিক প্রতিবেদন জমা দেন, তাহলে প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য হল আপনার বস বা প্রশিক্ষককে দেখানো যে আপনি কতটা এগিয়ে যাচ্ছেন এবং কোন বড় সাফল্য এবং আবিষ্কারগুলি ভাগ করুন।
ধাপ 2. কে রিপোর্টটি পড়বে তা সিদ্ধান্ত নিন।
প্রতিবেদনের পরিকল্পনা করার জন্য আপনার শ্রোতা কে তা জানা অপরিহার্য। যদি আপনি না জানেন যে কে রিপোর্টটি পড়বে (এবং কেন), আপনার কাছে কোন তথ্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তা জানার কোন উপায় নেই।
- আপনার দর্শকদের শনাক্তকরণ আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে কিভাবে আপনার প্রতিবেদনটি গঠন করা উচিত এবং কোন ভাষা ব্যবহার করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি সত্যিকারের প্রতিবেদন লিখতে পারেন যদি দর্শকরা পাঁচ বছরের বাচ্চাদের একটি গ্রুপ হয় যদি আপনি এটি একটি বড় কর্পোরেশনের নির্বাহীদের জন্য লিখছেন।
- আপনার শ্রোতারা ইতিমধ্যেই যা জানেন এবং আপনার আরও বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে বা রেফারেন্সের অতিরিক্ত উত্স সরবরাহ করতে হবে তার একটি পরিষ্কার ছবিও আপনি পাবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি আইনি বিষয়ে সাপ্তাহিক প্রতিবেদন লিখছেন এবং এটি আইনজীবীদের একটি গোষ্ঠী পড়বে, তাহলে আইনের বিস্তারিত সারসংক্ষেপ প্রদানের প্রয়োজন নেই। যাইহোক, এই ধরনের সংক্ষিপ্তসার প্রয়োজন হতে পারে যদি আপনি এই বিষয়ে কোন প্রতিবেদন লিখছেন এমন নির্বাহী বা প্রশাসকদের জন্য যাদের কোন আইনী জ্ঞান নেই।
- যদি একটি ইন্টার্নশিপ, গবেষণা প্রকল্প, বা অন্যান্য একাডেমিক কার্যকলাপের জন্য প্রতিবেদনের প্রয়োজন হয়, মনে রাখবেন যে শ্রোতারা আপনার প্রভাষক বা প্রশিক্ষক নন, যদিও প্রতিবেদনটি তাদের কাছে জমা দেওয়া হবে। এই প্রেক্ষাপটে একটি শ্রোতা খুঁজে পেতে, আপনার প্রকল্পের প্রকৃতি এবং সামগ্রিকভাবে আপনার শৃঙ্খলার উপর ফোকাস করুন।
ধাপ the. প্রতিবেদনের প্রধান বিষয়গুলিকে অগ্রাধিকার দিন।
আপনার রিপোর্ট যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখার চেষ্টা করা উচিত, এটা সম্ভব যে আপনার শ্রোতারা সব পড়বে না। এটির প্রতিক্রিয়া জানাতে, প্রতিবেদনের শুরুতে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা চূড়ান্ত ফলাফল দেওয়া উচিত।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি রিপোর্টের লক্ষ্য তিনটি ভিন্ন ব্র্যান্ডের যন্ত্রের তুলনা করা এবং বৈপরীত্য করা এবং কোম্পানির প্রয়োজনের জন্য আপনি যেটিকে সবচেয়ে উপযুক্ত মনে করেন তার সুপারিশ করেন, উপসংহারটি শুরুতেই লেখা উচিত। তারপর, আপনি কেন একটি ব্যাখ্যা প্রদান করতে পারেন।
- সাধারণভাবে, প্রতিবেদনের প্রথম পৃষ্ঠায় ফলাফল, সুপারিশ বা সিদ্ধান্তের সারাংশ থাকা উচিত। প্রতিবেদনটির বাকী অংশটি আরও গভীরভাবে খনন করুন এবং পাঠকরা যদি তারা প্রয়োজন অনুভব করেন বা আপনার ফলাফল সম্পর্কে তাদের বোঝাপড়া আরও বিস্তৃত করতে চান তবে তারা আরও পড়বেন।
ধাপ 4. "ভাগ্য" সম্পর্কে সচেতন থাকুন যা একটি প্রতিবেদন সাধারণত অনুভব করে।
বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, ডেটা ধরে রাখার প্রয়োজনীয়তার জন্য সাপ্তাহিক প্রতিবেদন তৈরি করা হয় এবং উপযুক্ত আর্কাইভে জমা দেওয়া হয়। বেশিরভাগ প্রেক্ষাপটে সাপ্তাহিক প্রতিবেদনগুলি তাদের সম্পূর্ণতায় খুব কমই পড়ে এবং আপনার অন্যথায় আশা করা উচিত নয়।
- যাইহোক, এই সত্যটিকে প্রতিবেদন মিথ্যা বলার অজুহাত হিসাবে ব্যবহার করবেন না বা সেগুলিতে কাজ করুন যাতে সেগুলি নিম্নমানের হয়। প্রতিবেদনগুলি অবশ্যই আপনার এবং আপনার কাজের নৈতিকতার প্রতিফলন ঘটাবে। একটি নিখুঁতভাবে তৈরি করা প্রতিবেদনটি লক্ষ্য করা যেতে পারে এবং বলা হয় "আমি জানতাম আপনি এটি পড়বেন না" একটি নিম্নমানের কাজের পণ্য উৎপাদনের কোন অজুহাত নয়।
- যদিও সামগ্রিকভাবে প্রতিবেদনটি উচ্চমানের এবং ভালভাবে লিখিত হওয়া উচিত, তবে প্রতিবেদনের অংশগুলিতে শ্রোতাদের পড়ার সবচেয়ে বেশি সম্ভাবনা রয়েছে। এই বিভাগটি সাধারণত একটি নির্বাহী সারাংশ বা সুপারিশ। আপনার সামান্যতম ত্রুটি ছাড়াই এটি লেখা উচিত।
- মনে রাখবেন যে iorsর্ধ্বতনরা প্রতিবেদনের পুরো বিষয়বস্তু পড়ে না কারণ তারা আগ্রহী নয় বা তারা গুরুত্বপূর্ণ নয়। সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট বা এক্সিকিউটিভ পদের লোকেরা খুব ব্যস্ত এবং দক্ষ সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করতে তারা দক্ষ। তারা সম্পূর্ণ রিপোর্টটি পড়বে না যতক্ষণ না এটি একেবারে প্রয়োজনীয়, তবে এটি সেভ করে রাখবে যদি তারা পরে এটি আবার পড়তে চায়।
3 এর অংশ 2: রিপোর্ট ফরম্যাট করা
ধাপ 1. একটি নমুনা জিজ্ঞাসা করুন।
অনেক কোম্পানির সাপ্তাহিক প্রতিবেদনের জন্য একটি আদর্শ বিন্যাস আছে এবং ম্যানেজার বা নির্বাহীরা এইভাবে তথ্য গ্রহণে অভ্যস্ত হতে পারে। বিভিন্ন বিন্যাস ব্যবহার হতাশা এবং বিভ্রান্তি হতে পারে।
- বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরির ক্ষেত্রে এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ। ম্যানেজাররা এক নজরে রিপোর্ট দেখতে এবং পৃষ্ঠায় কোথায় তারা নির্দিষ্ট নম্বর বা তথ্য পাবেন তা জানতে অভ্যস্ত। বিভিন্ন ফরম্যাটের ব্যবহার একটি অকার্যকর পরিমাপে পরিণত হয় কারণ তারা তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে সম্পূর্ণ রিপোর্ট পড়তে বাধ্য হয়।
- একটি টেমপ্লেট আছে কিনা তা দেখার জন্য প্রশাসনিক সহকারীর সাথে যোগাযোগ করুন। এই ভাবে, আপনি এটি একটি শব্দ প্রক্রিয়াকরণ অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে শুরু থেকে তৈরি করতে হবে না। মার্জিন, টেবিল, অনুচ্ছেদ শৈলী এবং ফন্ট সহ অনেক কোম্পানির সঠিক সেটিংস সহ নথি টেমপ্লেট রয়েছে।
ধাপ 2. শিপিং পদ্ধতি বিবেচনা করুন।
যদি আপনি একটি মুদ্রিত নথি বা একটি ই-মেইল সংযুক্তি হিসাবে প্রতিবেদন জমা দেন, তাহলে ফরম্যাটটি ই-মেইলের পাঠ্যের অংশ হিসাবে লিখার চেয়ে ভিন্ন হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ই-মেইল সংযুক্তি হিসাবে রিপোর্ট পাঠাচ্ছেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই ই-মেইলের পাঠ্যে একটি নির্বাহী সারসংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এইভাবে, পাঠকদের আপনার প্রতিবেদনের মূল দিকগুলি বুঝতে পরিশিষ্ট খুলতে হবে না।
- আপনি যদি আপনার রিপোর্ট একটি ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট হিসেবে জমা দেন, তাহলে আপনাকে সম্ভবত একটি কভার লেটার বা টাইটেল পেজ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যাতে রিপোর্টটি সঠিকভাবে চিহ্নিত করা যায় এবং দায়ের করা যায়।
- আপনি যেভাবেই আপনার রিপোর্ট জমা দিন না কেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার নাম সমস্ত পৃষ্ঠায় অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে এবং সমস্ত পৃষ্ঠাগুলি "X এর Y" বিন্যাসে লেখা আছে (পড়ুন: Y পৃষ্ঠার মোট X)। প্রতিবেদনের শীটগুলি সহজেই ছড়িয়ে -ছিটিয়ে থাকতে পারে এবং দ্রুত নজরে দেখে রিপোর্টটি সম্পূর্ণ হয়েছে কিনা এবং কে তৈরি করেছে তা জানাতে সক্ষম হওয়া উচিত।
- আপনি প্রতিটি পৃষ্ঠায় হেডার (হেডার) হিসাবে প্রয়োজনীয় তথ্য সহজেই অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, হেডারটি নিম্নরূপ পড়তে পারে "সরিতা হাকিম বিক্রয় প্রতিবেদন, রবিবার 23, পৃষ্ঠা। 7 এর 3 "।
পদক্ষেপ 3. একটি নির্বাহী সারাংশ অন্তর্ভুক্ত করুন।
এক্সিকিউটিভ সারসংক্ষেপ হল সমগ্র প্রতিবেদনের একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ, সাধারণত একটি অনুচ্ছেদ বা দুটি, প্রতিবেদনের প্রতিটি বিভাগের জন্য কয়েকটি বাক্য সহ। সাধারণ ধারণা হল যে একজন নির্বাহী এই সারসংক্ষেপটি পড়তে পারেন, এবং যতক্ষণ পর্যন্ত এটি তার ইস্যুটির প্রাথমিক প্রত্যাশার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ, সে আর না পড়েই পদক্ষেপ নিতে পারে।
- একটি নির্বাহী সারসংক্ষেপ তৈরি করার সময়, স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যাতে এটি সহজেই বোঝা যায়। শব্দগুচ্ছ বা নির্দিষ্ট শর্তাবলী এড়িয়ে চলুন যার ব্যাখ্যা প্রয়োজন, এমনকি যদি আপনি জানেন যে আপনার শ্রোতারা এই পদগুলির সাথে খুব পরিচিত।
- প্রতিবেদনের অন্যান্য সমস্ত বিভাগ শেষ করার পরে, নির্বাহী সারাংশ লিখুন। সর্বোপরি, আপনি এমন কিছু সংক্ষিপ্ত করতে পারবেন না যা এখনও লেখা হয়নি। এমনকি যদি আপনার রিপোর্টে কী লিখতে হবে তার একটি বিশদ রূপরেখা ইতিমধ্যেই আছে, তবুও লেখার প্রক্রিয়ার সময় জিনিসগুলি পরিবর্তিত হতে পারে।
ধাপ 4. প্রতিবেদনের অনুচ্ছেদ এবং বিভাগগুলির জন্য একটি কাঠামো তৈরি করুন।
রিপোর্ট লেখার জন্য যে ফরম্যাটটি ব্যবহার করা হবে তা বুঝতে পারলে রিপোর্টের সেকশনের জন্য একটি রূপরেখা তৈরি করুন যা রিপোর্টের উদ্দেশ্য অনুসারে উপযুক্ত হবে।
- সবকিছু একটি অংশ থেকে অন্য অংশে যৌক্তিকভাবে প্রবাহিত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য রূপরেখাটি পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিবেদনটির জন্য চিহ্নিত করা শ্রোতাদের উপযোগী করার জন্য রূপরেখাটি তৈরি করা হয়েছে।
- সাধারণভাবে, প্রতিবেদনে একটি নির্বাহী সারাংশ, ভূমিকা, উপসংহার এবং সুপারিশ, ফলাফল এবং আলোচনা এবং রেফারেন্সের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত থাকবে। আপনি প্রাসঙ্গিক ডেটা সহ সংযুক্তিগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, পাশাপাশি দীর্ঘ প্রতিবেদনের জন্য বিষয়বস্তুর একটি টেবিল অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। যাইহোক, সাপ্তাহিক প্রতিবেদনগুলি সাধারণত এত দীর্ঘ হয় না।
- প্রতিবেদনের প্রতিটি বিভাগ একটি নির্দিষ্ট বিষয় সম্বোধন করে। সেই অংশে, প্রতিটি অনুচ্ছেদ একটি ধারণা সম্বোধন করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রতিবেদনের একটি অংশে "কিডস পপুলার ব্র্যান্ডস" শিরোনাম থাকে, তাহলে আপনি প্রতিটি ব্র্যান্ডের জন্য একটি পৃথক অনুচ্ছেদ লিখতে পারেন। আপনি যদি ছেলেদের এবং মেয়েদের পোশাকের মধ্যে পার্থক্য তৈরি করে থাকেন, প্রতিটি ব্র্যান্ডের জন্য একটি উপবিভাগ (সঠিক সাবটাইটেল সহ) তৈরি করুন, তাহলে একটি অনুচ্ছেদ ছেলেদের পোশাক নিয়ে আলোচনা করে যা ব্র্যান্ডটি অফার করে এবং মেয়েদের পোশাকের জন্য আরেকটি অনুচ্ছেদ।
পদক্ষেপ 5. প্রয়োজনে একটি শিরোনাম পৃষ্ঠা বা কভার লেটার তৈরি করুন।
সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদনের জন্য আলাদা শিরোনাম পৃষ্ঠার প্রয়োজন নাও হতে পারে, তবে দীর্ঘ প্রতিবেদনে একটি ডেডিকেটেড পৃষ্ঠা থাকা উচিত যা আপনাকে প্রতিবেদনের লেখক হিসেবে চিহ্নিত করে এবং সংক্ষেপে প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে।
- শিরোনাম পৃষ্ঠাটি নির্বাহী সারসংক্ষেপের থেকে আলাদা এবং মূলত প্রশাসনিক উদ্দেশ্য পূরণের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে যাতে প্রতিবেদনটি সঠিকভাবে দাখিল করা যায়।
- সাপ্তাহিক প্রতিবেদনের জন্য নিয়োগকারীদের একটি বিশেষ সূচনামূলক পৃষ্ঠা থাকতে পারে। যদি তাই হয়, নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক বিন্যাস ব্যবহার করছেন।
- কমপক্ষে, শিরোনাম পৃষ্ঠায় প্রতিবেদনের শিরোনাম বা বিবরণ (যেমন "সাপ্তাহিক বিক্রয় প্রতিবেদন"), আপনার নাম এবং অন্যান্য অবদানকারী অবদানকারীদের নাম, কোম্পানির নাম এবং আপনি প্রতিবেদনটি সম্পন্ন বা জমা দেওয়ার তারিখ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। ।
3 এর 3 ম অংশ: শক্তিশালী ভাষা ব্যবহার করা
পদক্ষেপ 1. কার্যকর শিরোনাম এবং সাবটাইটেল তৈরি করুন।
শিরোনাম এবং উপশিরোনাম পাঠকদের প্রতিবেদনটির নির্দিষ্ট অংশগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে দেয় যা তাদের আগ্রহ বা তারা যা পড়তে চায় তা আপনার সিদ্ধান্ত বা সুপারিশ সম্পর্কে আরও সহায়ক তথ্য পেতে পারে।
- নিশ্চিত করুন যে শিরোনাম এবং উপশিরোনাম বিভাগ বা উপবিভাগের বিষয়বস্তু সরাসরি এবং সঠিকভাবে বর্ণনা করে।
- উদাহরণস্বরূপ, সাপ্তাহিক বিক্রয় রিপোর্ট প্রণয়ন করার সময়, আপনি "মহিলাদের পোশাকের প্রবণতা", "পুরুষদের ফ্যাশন ট্রেন্ডস" এবং "জনপ্রিয় বাচ্চাদের ব্র্যান্ড" নিয়ে আলোচনা করা বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এই বিভাগগুলির মধ্যে, আপনি নির্দিষ্ট প্রবণতা বা জনপ্রিয় ব্র্যান্ডগুলি হাইলাইট করতে সাবটাইটেল রাখতে পারেন।
- সমস্ত শিরোনামের জন্য একই ব্যাকরণগত নির্মাণ ব্যবহার করুন যাতে প্রতিবেদনগুলি যৌক্তিক এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রথম শিরোনামটি "পুরুষদের পোশাকের মধ্যে একটি পাদদেশ গড়ে তোলা" পড়ে, দ্বিতীয় শিরোনামটি "মহিলাদের পোশাকের প্রবণতাকে নেতৃত্ব দেওয়া" হওয়া উচিত "মহিলাদের পোশাকের বিক্রয় পরিসংখ্যান" এর মতো নয়।
ধাপ 2. স্পষ্ট এবং সহজ বাক্য ব্যবহার করে একটি প্রতিবেদন লিখুন।
একটি প্রমিত "বিষয়-ক্রিয়া-বস্তু" আদেশে গঠিত বাক্যগুলির সাথে সংক্ষিপ্ত লেখা চিন্তার স্পষ্টতা প্রদান করে এবং আপনার সুপারিশ এবং সিদ্ধান্তে বিশ্বাসযোগ্যতা প্রদান করে।
- প্রতিবেদনের প্রথম সংস্করণ লেখার পর, এটি মনোযোগ দিয়ে পড়ুন এবং সমস্ত অপ্রয়োজনীয় ভাষা বাদ দিন। প্রতিটি বাক্যের জন্য ক্রিয়া খুঁজুন এবং ক্রিয়াটির পাশে কে ক্রিয়াটি সম্পাদন করেছে। প্রতিটি বাক্যকে মনে করুন যেন বলছে "কে কি করেছে"।
- অপ্রয়োজনীয় বাক্যগুলি সরান এবং বিরতি বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন যেমন "আলাদা", "একটি উদ্দেশ্য সহ", বা "ক্রম অনুসারে"।
- আপনার মনে হতে পারে এই লেখার ধরন বিরক্তিকর, কিন্তু সাপ্তাহিক প্রতিবেদন লেখার উদ্দেশ্য বিনোদন নয়। এই শৈলীটি আপনার পয়েন্ট জুড়ে এবং পাঠকের কাছে তথ্য পৌঁছে দেওয়ার জন্য সবচেয়ে কার্যকর।
পদক্ষেপ 3. নিশ্চিত করুন যে আপনার লেখা বস্তুনিষ্ঠ এবং নিরপেক্ষ।
আপনার সুপারিশগুলি দৃ concrete় প্রমাণের ভিত্তিতে হওয়া উচিত, মতামত বা অনুভূতি নয়। শক্তিশালী, স্পষ্টভাবে লিখিত তথ্য দিয়ে পাঠককে বোঝান।
- অপ্রয়োজনীয় বিশেষণ এবং অন্যান্য শব্দ, এবং বাক্যাংশ যা নেতিবাচক বা ইতিবাচক ধারণা আছে তা এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে, সত্যের উপর ভিত্তি করে আর্গুমেন্ট লেখার দিকে মনোনিবেশ করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক আপনি আপনার সাপ্তাহিক প্রতিবেদনে একজন বিক্রয়কর্মীর জন্য প্রচারের সুপারিশ করেন। বিষয়বস্তু বা আবেগগত বিবরণ লেখার পরিবর্তে কর্মচারী যোগ্য কিনা তা দেখিয়ে সুপারিশ সমর্থন করুন। "শাড়ি আমাদের দোকানে ধারাবাহিকভাবে বেশি বিক্রয় করে, যদিও সে সপ্তাহে মাত্র 15 ঘন্টা কাজ করে" এর চেয়ে ভাল হবে "শাড়ি আমার বন্ধুত্বপূর্ণ কর্মচারী এবং সর্বদা তার যথাসাধ্য চেষ্টা করে, যদিও তার যত্নের জন্য তাকে তার সময় সীমিত করতে হয় অসুস্থ মা।”
ধাপ 4. শক্তিশালী শব্দ ব্যবহার করুন।
সক্রিয় কণ্ঠে লেখার সময়, আপনি একটি শব্দ ব্যবহার করেন যা পাঠককে বলে যে বাক্যে কী কাজ হচ্ছে, যথা ক্রিয়া। সংক্ষিপ্ত, শক্তিশালী ক্রিয়াগুলি ব্যবহার করুন যা সংঘটিত ক্রিয়াকে স্পষ্টভাবে বর্ণনা করে।
- সহজ ক্রিয়াগুলি চয়ন করুন। উদাহরণস্বরূপ, "ব্যবহার" "ব্যবহার" এর চেয়ে ভাল।
- প্রক্রিয়াগুলি বর্ণনা করে এমন ক্রিয়া, যেমন চিন্তা করা, জানা, বোঝা এবং বিশ্বাস করা, কখনও কখনও প্রয়োজন হয়, কিন্তু ক্রিয়া বর্ণনা করার ক্রিয়াগুলির তুলনায় সাধারণত কম শক্তিশালী। আপনাকে একটি বিবৃতিতে গভীরভাবে খনন করতে হবে এবং এটিকে কাজে পরিণত করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন "আমার বিশ্বাস আগামী কয়েক মাসে আমাদের বিক্রয় বৃদ্ধি পাবে।" বিবৃতিটি সংশোধন করুন এবং আপনি কেন এটি বিশ্বাস করেন তা খুঁজে বের করুন। তারপরে, আপনি এমন একটি বাক্য লিখতে পারেন যা কর্মের দিকে পরিচালিত করে, "icallyতিহাসিকভাবে, ছুটির মরসুমে বিক্রয় বৃদ্ধি পায়। আমি ভবিষ্যদ্বাণী করছি নভেম্বর এবং ডিসেম্বরে বিক্রি বাড়বে।
- ক্রিয়া-ভিত্তিক লেখা বজায় রাখার জন্য, প্রতিবেদনটি পরীক্ষা করুন এবং পূর্বাভাসগুলি সরানোর চেষ্টা করুন এবং সেগুলি শক্তিশালী ক্রিয়া দ্বারা প্রতিস্থাপন করুন। উদাহরণস্বরূপ, "সাধারণ sensকমত্য" কে "sensকমত্য" -এ সরল করা যেতে পারে, এবং যদি কেউ "সুরক্ষা প্রদান করে", তাহলে তিনি "সুরক্ষা" বলার মাধ্যমে এই ধারণাটি আরও শক্তিশালী হয়।
পদক্ষেপ 5. প্যাসিভ ভয়েস এড়িয়ে চলুন।
যখন আপনি নিষ্ক্রিয় কণ্ঠে লেখেন, আপনি এটি করছেন এমন ব্যক্তির উপর কম চাপ দেন এবং কর্মের বস্তুর উপর বেশি জোর দেন। যদিও কিছু কিছু ক্ষেত্রে এটি রাজনৈতিক বা কূটনৈতিক কারণে আবশ্যক, প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার প্রায়ই অস্পষ্ট এবং বিভ্রান্তিকর লেখার ফলাফল দেয়।
- সক্রিয় কণ্ঠ সেই ব্যক্তিকে পুরস্কৃত করে, যিনি পদক্ষেপ নিয়েছেন এবং প্রতিবেদনের পাঠককে দেখান, যিনি কর্মের জন্য দায়ী। কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ তা বোঝার জন্য, কল্পনা করুন যে আপনি একটি আগুন সম্পর্কে একটি নিবন্ধ পড়েছেন যা বলে, "সৌভাগ্যবশত, সমস্ত শিশু রক্ষা পেয়েছে।" যে ব্যক্তি (বা ব্যক্তি) শিশুদের রক্ষা করেছে তাদের পরিচয় গুরুত্বপূর্ণ। যদি বাক্যটিতে লেখা হয় "স্থানীয় পুরোহিত, ফাদার জোহান, অনাথ আশ্রমকে ঘিরে আগুনের মধ্যে দিয়ে পিছনে পিছনে গিয়েছিলেন এবং সমস্ত বাচ্চাদের বাঁচিয়েছিলেন", এখন আপনি জানেন যে সেই পরিস্থিতিতে নায়ক হওয়ার জন্য কৃতিত্বের যোগ্য কে।
- নেতিবাচক পরিণতি হতে পারে এমন কর্মের দায়িত্ব নেওয়ার জন্য সক্রিয় বাক্যগুলিও গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি আপনার রিপোর্টে "একটি ত্রুটি ঘটেছে" লিখেন, আপনার বস জানতে চাইবে কে ভুল করেছে যাতে সে উপযুক্ত শাস্তি দিতে পারে। যদি আপনি কোন ভুল করেন তাহলে এই কাজের জন্য স্বীকার করা এবং দায়িত্ব নেওয়া সত্যিই আপনাকে সাহায্য করবে।
- লিখিতভাবে নিষ্ক্রিয় বাক্যগুলি খুঁজে পেতে এবং নির্মূল করতে, "di-" দিয়ে শুরু হওয়া ক্রিয়াগুলি সন্ধান করুন। যখন আপনি এটি খুঁজে পান, বাক্যে ক্রিয়াটি চিহ্নিত করুন, এটি কে করেছে তা খুঁজে বের করুন এবং বাক্যের শুরুতে এবং মাঝখানে সরান।
ধাপ 6. চাক্ষুষ উপাদান ব্যবহার করে তথ্য জানান।
টেবিল এবং গ্রাফ পড়া এবং অনুসরণ করা অনেক সহজ যে অনুচ্ছেদগুলি একই তথ্য প্রদান করে, বিশেষ করে যদি জানাতে হবে তথ্য অনেক সংখ্যা নিয়ে গঠিত।
- পাঠকদের কাছে তথ্য পৌঁছে দেওয়ার জন্য সঠিক চাক্ষুষ উপাদানগুলি চয়ন করুন যা তাদের জন্য উপযোগী এবং প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য প্রতিফলিত করে।
- উদাহরণস্বরূপ, উল জ্যাকেটের বিক্রয় বৃদ্ধির প্রবণতা দেখানোর জন্য আপনি একটি লাইন গ্রাফ বেছে নিতে পারেন। তথ্য উপস্থাপনের এই পদ্ধতিটি প্রতি মাসে বিক্রি হওয়া উল জ্যাকেটের সংখ্যার সাথে একটি টেবিলের চেয়ে বৃদ্ধি দেখানোর ক্ষেত্রে আরও কার্যকর হবে কারণ টেবিলে পাঠককে সমস্ত সংখ্যা দেখার, তাদের তুলনা করা এবং একটি বৃদ্ধি আছে তা স্বীকার করতে হবে। একটি সহজ লাইন গ্রাফ প্রদর্শন করে যা করা যায়।
- মনে রাখবেন যে চাক্ষুষ উপাদানগুলির দিকে চোখ টানা হয়। নিশ্চিত করুন যে এই উপাদানগুলি ঝরঝরে এবং সংগঠিত, এবং পৃষ্ঠার শীর্ষে সঠিক অবস্থানে স্থাপন করা হয়েছে। আপনি কেবল চাক্ষুষ উপাদানগুলি উপস্থাপন করেন যা আপনার সুপারিশ বা উপসংহারের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
ধাপ 7. জারগন দূর করুন।
প্রতিটি শিল্প বা একাডেমিক শৃঙ্খলার কিছু অনিবার্য শর্ত থাকে, সেইসাথে বাজওয়ার্ড যা সুপরিচিত বই বা নিবন্ধ থেকে জনপ্রিয়তা অর্জন করে। যদিও কখনও কখনও সহায়ক, এই শব্দগুলি সাধারণত মান যোগ করে না বা কার্যকরভাবে বার্তাটি পৌঁছাতে ব্যর্থ হয়।
- সাধারণ শিল্প কীওয়ার্ডগুলির একটি তালিকা লেখা যাতে আপনি তাদের প্রতিবেদনে অতিরিক্ত ব্যবহার না করেন তা কার্যকর হতে পারে। রিপোর্টটি সম্পূর্ণ হলে, আপনি নথিতে এই শব্দগুলি অনুসন্ধান করতে পারেন এবং প্রয়োজনে সেগুলি প্রতিস্থাপন করতে পারেন।
- মনে রাখবেন যে পাঠকের কাছে, ট্রেন্ডি কীওয়ার্ডের অত্যধিক ব্যবহারের অর্থ এই নয় যে আপনি ক্ষেত্রের "ভালভাবে জ্ঞাত", বরং উল্টো ছাপ তৈরি করে। সাধারণভাবে, এক্সিকিউটিভ এবং ম্যানেজাররা বয়স্ক এবং তারা দেখেছেন যে এই ধরনের শত শত শব্দ আসে এবং যায়। যদি আপনি এটি খুব বেশি ব্যবহার করেন, তারা মনে করবে আপনি অলস এবং আপনি কি সম্পর্কে কথা বলছেন তা জানেন না, অথবা কেবল তাদের প্রভাবিত করার চেষ্টা করছেন।
- আপনার অতিরিক্ত জটিল শব্দ ব্যবহার করাও এড়ানো উচিত।উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি আইনি সমস্যা সংক্ষিপ্ত করে একটি প্রতিবেদন লিখছেন, তার মানে এই নয় যে আপনাকে এটিকে অনেক আইনী শব্দচয়ন করতে হবে।
ধাপ 8. একটি সাবধানে চরিত্র চেক করুন।
টাইপোগ্রাফিকাল এবং ব্যাকরণগত ত্রুটি পূর্ণ রিপোর্ট পাঠকদের জন্য অস্বস্তিকর হতে পারে এবং আপনার একটি নেতিবাচক ইমেজ প্রতিফলিত করতে পারে। সময়সীমার আগে রিপোর্টটি ভালভাবে খসড়া করুন যাতে আপনার সঠিক চরিত্র পরীক্ষা করার জন্য পর্যাপ্ত সময় থাকে।
- আপনি যে ওয়ার্ড প্রসেসিং অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করছেন তাতে একটি ব্যাকরণ এবং বানান পরীক্ষা প্রোগ্রাম চালান। এই প্রোগ্রামটি অনেক ত্রুটি এড়িয়ে যাবে, বিশেষ করে টাইপস যার ফলে হোমোফোনিক ত্রুটি হয় (যেমন টাইপ "ল্যাডেন", যখন আপনি "কন্ডিশন" লিখতে চান)।
- বিপরীত দিকে (পিছনে সামনের দিকে) যত্ন সহকারে অক্ষর পরীক্ষা করা আপনি ভুলগুলি মিস করবেন না তা নিশ্চিত করার একটি ভাল উপায়। তদুপরি, আপনি যা লিখতে চান তার সাথে যদি আপনি পরিচিত হন তবে আপনি শব্দগুলি হারিয়ে যাওয়ার মতো ত্রুটিগুলি পাস করবেন কারণ মস্তিষ্ক স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলি সম্পূর্ণ করে। আপনি পিছন থেকে সামনের দিকে যাচাই করলে এটি ঘটবে না।
- ত্রুটিগুলি সনাক্ত করার এবং লেখার শৈলী সম্পাদনা করার আরেকটি কার্যকর উপায় হল জোরে রিপোর্ট পড়া। যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট বাক্য বা অনুচ্ছেদ পড়তে অসুবিধা বোধ করেন, তাহলে সেই অংশটি বোঝা কঠিন কারণ পাঠকদেরও একই অসুবিধা হবে। কঠিন অংশগুলি সংশোধন করুন যাতে সেগুলি আরও ভালভাবে প্রবাহিত হয়।
