ব্যবসায়িক প্রতিবেদনগুলি আজকের ব্যবসায়িক বিশ্বে যোগাযোগের অন্যতম কার্যকর মাধ্যম। ব্যবসায়িক প্রতিবেদনের সুবিধা অনেক। কোম্পানি বা ব্যক্তিরা গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিতে ব্যবসায়িক প্রতিবেদন ব্যবহার করতে পারে। আপনি যদি একটি ভাল ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লিখতে চান, তাহলে কিভাবে একটি প্রতিবেদন লেখার উদ্দেশ্য শিখুন এবং বুঝতে পারেন।
ধাপ
2 এর 1 ম অংশ: আপনি কোন ধরনের ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লিখতে চান তা ঠিক করুন
ধাপ 1. ধারণা প্রকাশ করতে ব্যবসায়িক প্রতিবেদন ব্যবহার করুন।
এই প্রতিবেদনটিকে "ন্যায্যতা/সুপারিশ প্রতিবেদন" বলা হয়। আপনি এই রিপোর্টটি আপনার ম্যানেজার বা পরিচালকের সাথে ধারনা শেয়ার করতে ব্যবহার করতে পারেন। সাধারণত, আপনাকে রিপোর্টের সারাংশ এবং বডি প্রস্তুত করতে হবে। সংক্ষিপ্তসার হল ধারণা প্রকাশের একটি মাধ্যম। শরীরের সুবিধা, খরচ, ঝুঁকি এবং আপনার ধারণা সম্পর্কিত অন্যান্য তথ্য সম্পর্কে তথ্য রয়েছে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার বিভাগের জন্য একটি প্রিন্টার কিনতে চান। ম্যানেজারকে বোঝাতে যে প্রিন্টারটি সত্যিই প্রয়োজন, ম্যানেজমেন্টের কাছে আনুষ্ঠানিকভাবে একটি প্রিন্টার ক্রয় অনুরোধ জমা দেওয়ার জন্য একটি ন্যায্যতা/সুপারিশ রিপোর্ট প্রস্তুত করুন।
পদক্ষেপ 2. ব্যবসার সুযোগের সাথে থাকা ঝুঁকিগুলি উপস্থাপন করুন।
"অনুসন্ধানী প্রতিবেদনগুলি" সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদেরকে ঝুঁকিগুলি বিবেচনা করতে সহায়তা করে যখন তারা নির্দিষ্ট পদক্ষেপ নিতে চায় যাতে ব্যবস্থাপনা অনিচ্ছাকৃত প্রভাবগুলি অনুমান করতে সক্ষম হয়। এই প্রতিবেদনে একটি ভূমিকা, একটি বডি এবং একটি উপসংহার রয়েছে। প্রস্তাবনায় তদন্তাধীন ইস্যু সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রয়েছে। শরীরে তথ্য এবং তদন্তের ফলাফলগুলির একটি ব্যাখ্যা রয়েছে। উপসংহারে প্রতিবেদনের সারাংশ রয়েছে।
উদাহরণস্বরূপ, ফার্মাসিউটিক্যাল কোম্পানি X একটি ফার্মাসিউটিক্যাল কোম্পানি Y এর সাথে কাজ করতে চায় যারা একটি সমস্যার সম্মুখীন। কোম্পানি এক্স এমন কোম্পানিগুলির সাথে কাজ করতে চায় না যা বর্তমানে আছে বা আর্থিক সমস্যার সম্মুখীন হয়েছে। অতএব, কোম্পানি X কোম্পানি Y সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য চায় এবং তারপরে অর্থ পরিচালকের সাথে কোম্পানির Y এর আর্থিক তথ্য নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি অনুসন্ধানী প্রতিবেদন তৈরি করে।
ধাপ government. সরকারি সংস্থার কাছে সম্মতির তথ্য উপস্থাপন করুন
এই প্রতিবেদন, যাকে সাধারণত "কমপ্লায়েন্স রিপোর্ট" বলা হয়, সরকারি সংস্থা (শহর, প্রদেশ, কেন্দ্রীয়, ইত্যাদি) -কে প্রমাণ করে যে কর্পোরেট জবাবদিহিতা দেখানোর জন্য কার্যকর যে ব্যবস্থাপনা প্রযোজ্য আইন/বিধি অনুযায়ী কাজ করছে এবং পদ্ধতি অনুযায়ী অর্থ ব্যবস্থাপনা করছে । এই প্রতিবেদনে একটি ভূমিকা, একটি বডি এবং একটি উপসংহার রয়েছে। অগ্রভাগে প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত মূল বিষয়ের ব্যাখ্যা রয়েছে। ট্রাঙ্কটিতে তথ্য, তথ্য এবং অন্যান্য তথ্য রয়েছে যা সরকারি সংস্থার জানা দরকার। উপসংহারে প্রতিবেদনের সারাংশ রয়েছে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি সরকারী বীমা কোম্পানির পরিচালনা পর্ষদকে অর্থ মন্ত্রীর কাছে উপস্থাপন করতে হবে যে কোম্পানির ব্যবস্থাপনা 2019 সালে কার্যকর আইন এবং বিধি অনুযায়ী পরিচালিত হয়। এর জন্য, পরিচালনা পর্ষদ একটি বার্ষিক প্রস্তুতি নেয় 2019 এর সময় কোম্পানির কার্যক্রম উপস্থাপনের জন্য কমপ্লায়েন্স রিপোর্ট।
পদক্ষেপ 4. প্রস্তাবিত ধারণা বা প্রকল্পের সম্ভাব্যতা উপস্থাপন করুন।
একটি ধারণা গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে কিনা তা নির্ধারণের জন্য একটি ব্যাখ্যা সহ একটি প্রতিবেদনকে "সম্ভাব্যতা প্রতিবেদন" বলা হয়। এই প্রতিবেদনটি একটি সারাংশ এবং একটি বডি নিয়ে গঠিত। সারাংশে ধারনা রয়েছে, যখন শরীর প্রস্তাবিত ধারণার সাথে সম্পর্কিত সুবিধা, সম্ভাব্য সমস্যা, খরচ এবং অন্যান্য বিষয়গুলির রূপরেখা দেয়। ম্যানেজমেন্ট সম্ভাব্যতা রিপোর্ট ব্যবহার করে নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে:
- এই প্রকল্পটি কি আর্থিক বাজেটের মধ্যে সম্পন্ন করা যাবে?
- এই প্রকল্পটি কি লাভজনক?
- পূর্বনির্ধারিত সময়সূচী অনুযায়ী কি এই প্রকল্প সম্পন্ন করা যাবে?
ধাপ 5. অধ্যয়নের মাধ্যমে প্রাপ্ত গবেষণার ফলাফল উপস্থাপন করুন।
একটি "গবেষণা প্রতিবেদন" একটি খুব নির্দিষ্ট সমস্যা বা সমস্যার বিস্তারিত অধ্যয়নের ফলাফল উপস্থাপন করে। এই প্রতিবেদনে একটি বিমূর্ত (সারাংশ), পূর্বাভাস, ব্যবহৃত পদ্ধতি, গবেষণার ফলাফল, উপসংহার এবং পরামর্শ রয়েছে। একটি প্রতিবেদন করার সময়, আপনাকে অবশ্যই অধ্যয়নের ফলাফলগুলি উল্লেখ করতে হবে যা রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহৃত হয়।
উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানির ক্যান্টিনে কর্মীদের ধূমপান নিষিদ্ধ করা প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণের জন্য ব্যবস্থাপনা সমস্ত কর্মীদের নিয়ে একটি গবেষণা পরিচালনা করতে চায়। অধ্যয়ন পরিচালনাকারী ব্যক্তি গবেষণার ফলাফল সম্পর্কে একটি প্রতিবেদন লিখবেন।
ধাপ consistent. কোম্পানিকে সামঞ্জস্যপূর্ণ তদারকির মাধ্যমে তার নীতি, পণ্য বা পদ্ধতি উন্নত করতে সাহায্য করুন।
তারপরে, একটি "পর্যায়ক্রমিক প্রতিবেদন" প্রস্তুত করুন যা প্রতিটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে লেখা হয়, উদাহরণস্বরূপ সাপ্তাহিক, মাসিক, ত্রৈমাসিক ইত্যাদি। এই প্রতিবেদনটি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কোম্পানির দক্ষতা স্তর, লাভ/ক্ষতি এবং অন্যান্য তথ্য উপস্থাপন করে।
উদাহরণস্বরূপ, একজন ফার্মেসি মালিক তার বিক্রয়কর্মীকে পরবর্তী মাসের প্রতি 3rd য় মাসিক বিক্রয় প্রতিবেদন উপস্থাপন করতে বলবেন।
ধাপ 7. নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে একটি প্রতিবেদন প্রদান করুন।
পর্যায়ক্রমিক প্রতিবেদনের বিপরীতে, "পরিস্থিতিগত প্রতিবেদন" সুনির্দিষ্ট প্রয়োজনের জন্য লেখা হয়, যেমন কেবল সভায় তথ্য প্রদান বা প্রাকৃতিক দুর্যোগ মোকাবেলার প্রচেষ্টার প্রতিবেদন। এই প্রতিবেদনে একটি ভূমিকা, একটি বডি এবং একটি উপসংহার রয়েছে। ভূমিকাতে রিপোর্ট করা ইভেন্টগুলির একটি ব্যাখ্যা রয়েছে এবং রিপোর্টের মূল অংশে আলোচিত বিষয়গুলির একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান করে। উপসংহারে, যে সমাধানগুলি হয়েছে এবং করা হবে তা ব্যাখ্যা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, গভর্নর মেয়রকে তার দায়িত্বের অধীনে এলাকায় একটি ঘূর্ণিঝড় সংঘটিত হওয়ার পরে পরিস্থিতিগত প্রতিবেদন দিতে বলেন।
ধাপ 8. সমস্যা সমাধানের জন্য কিছু সমাধান উপস্থাপন করুন।
"বেঞ্চমার্ক রিপোর্ট" সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য বেশ কয়েকটি সমাধানের বিকল্প উপস্থাপন করে। এর উদ্দেশ্য অনুসারে, লেখক বেশ কয়েকটি পদক্ষেপের সুপারিশ করেছেন যা নেওয়া দরকার। এই প্রতিবেদনে একটি ভূমিকা, একটি বডি এবং একটি উপসংহার রয়েছে। ভূমিকায় প্রতিবেদন লেখার উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করা হয়েছে। ধড়টি বিভিন্ন সমাধানের বিকল্প সহ পরিস্থিতি বা সমস্যা ব্যক্ত করে। উপসংহার সেরা সমাধান প্রদান করে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি স্বয়ংচালিত সংস্থা এশিয়ায় একটি কারখানা তৈরি করতে চায়। বেঞ্চমার্ক রিপোর্ট লেখার সময়, কোম্পানির চাহিদা অনুযায়ী সর্বোচ্চ 3 টি দেশের তালিকা করুন এবং উপসংহারে সেরা অবস্থানের প্রস্তাব দিন।
2 এর অংশ 2: একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লেখা
ধাপ 1. রিপোর্ট লেখার উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন এবং ফর্ম্যাট করুন।
নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন কেন আপনি একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লিখতে চান। অর্জিত লক্ষ্য অনুযায়ী উপরের তালিকায় প্রতিবেদনের ধরন নির্বাচন করুন।
- কারণ যাই হোক না কেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করেছেন। প্রতিবেদন পাঠকরা বিভ্রান্ত হয়ে পড়েন যদি উদ্দেশ্য প্রণয়ন দীর্ঘস্থায়ী হয় যাতে প্রতিবেদনের বিশ্বাসযোগ্যতা সন্দেহ হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনার বিভাগের অতিরিক্ত প্রচারমূলক তহবিল প্রয়োজন। প্রতিবেদনটি লেখার সময়, বর্তমানে উপলব্ধ প্রচারমূলক বাজেটের দিকে মনোযোগ দিন এবং অতিরিক্ত তহবিলের সর্বাধিক ব্যবহার করার জন্য একটি কার্যকর কাজের পরিকল্পনা উপস্থাপন করুন।
ধাপ 2. প্রতিবেদনটি পড়ার জন্য শ্রোতাদের বিবেচনা করুন।
রিপোর্ট পাঠক কোম্পানির বাইরে থেকে (কর্মচারী নয়) অথবা কোম্পানির ভেতর থেকে আসতে পারে। একটি প্রতিবেদন লেখার সময়, বিবেচনা করুন যে পাঠক কতটা ভাল বোঝেন বা আলোচিত সমস্যা সম্পর্কে তথ্য আছে। এছাড়াও, প্রতিবেদনে উপস্থাপিত তথ্য পাঠকের জন্য কতটা উপকারী হবে তা নিয়ে চিন্তা করুন।
- যে কেউ রিপোর্টটি পড়বে, আর্থিক দিকটি সর্বদা ব্যবস্থাপনা বা ক্লায়েন্টদের জন্য সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার বিভাগে জব শেয়ার প্রোগ্রাম বাস্তবায়ন করতে চান। এর জন্য, আপনাকে একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লিখতে হবে যা কর্মীদের পরিচালক, পরিচালনার পরিচালক এবং প্রধান নির্বাহী অফিসার দ্বারা পাঠ করা হবে। সম্ভাব্যতা বিবেচনা করুন যে তারা ইতিমধ্যেই প্রোগ্রাম সম্পর্কে জানে যাতে আপনি প্রতিবেদনে প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদান করতে পারেন। যদি ম্যানেজমেন্ট কখনোই চাকরির ভাগাভাগি নিয়ে আলোচনা না করে, আপনার রিপোর্ট তথ্যবহুল এবং দরকারী। যদি কোম্পানি ইতিমধ্যেই এই কর্মসূচির পরিকল্পনা করে থাকে, তাহলে আপনার প্রতিবেদন অকার্যকর এবং কম প্ররোচিত হবে।
ধাপ 3. কি শিখতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন তৈরির সময় সবচেয়ে কঠিন পদক্ষেপ হল লেখা নয়। উপসংহার আঁকা এবং সহায়ক তথ্য সংগ্রহ করা সবচেয়ে কঠিন। আপনার একটি বিস্তৃত দক্ষতা থাকতে হবে, উদাহরণস্বরূপ তথ্য সংগ্রহ এবং বাজার বিশ্লেষণ। আপনার প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত বিষয়গুলি সম্পর্কে অবগত সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হওয়ার জন্য আপনার এবং ব্যবস্থাপনার কী জানা দরকার?
ধাপ 4. একটি প্রতিবেদন লেখার জন্য প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগ্রহ করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি যে সহায়ক তথ্য সরবরাহ করেন তা গবেষণার ফলাফল। অন্যথায়, আপনি বিশ্বাসযোগ্যতা হারাতে পারেন। রিপোর্ট লেখার ধরন দ্বারা ডেটা সংগ্রহও নির্ধারিত হয়। নিশ্চিত করুন যে আপনি রিপোর্ট লেখার উদ্দেশ্যে সঠিক এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য ব্যবহার করেন।
- অভ্যন্তরীণ উৎস থেকে তথ্য সংগ্রহ করা সাধারণত দ্রুত হয়। উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় বিভাগ থেকে টেলিফোনে পণ্য বিক্রির তথ্য অনুরোধ করা যেতে পারে। সুতরাং, ডেটা অবিলম্বে প্রাপ্ত এবং রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
- বাহ্যিক তথ্য কোম্পানি থেকে পাওয়া যাবে। যদি অন্যান্য বিভাগগুলি ভোক্তাদের ডেটা সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণ করে থাকে তবে এটির জন্য জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনাকে নিজের গবেষণা করতে না হয়। প্রয়োজনীয় তথ্য অবশ্যই ব্যবসার ক্ষেত্রের জন্য তৈরি করা উচিত, কিন্তু ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লেখকদের সাধারণত প্রথমে গবেষণা করার প্রয়োজন হয় না।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ন্যায্যতা/সুপারিশ রিপোর্ট লিখতে চান, তাহলে উপস্থাপিত ধারণাগুলির সুবিধাগুলি জানতে কিছু গবেষণা করুন এবং তারপরে গবেষণার ফলাফলগুলি প্রতিবেদনে অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ ৫। রিপোর্ট লেখার আগে কিভাবে গঠন করবেন তা ঠিক করুন।
এই সিদ্ধান্ত রিপোর্ট লেখার উদ্দেশ্য দ্বারা প্রভাবিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, কিভাবে একটি কমপ্লায়েন্স রিপোর্ট প্রস্তুত করা যায় এবং একটি সম্ভাব্যতা রিপোর্ট আলাদা। কিভাবে রিপোর্ট কম্পাইল করবেন তা বের করতে পারলে লেখা শুরু করুন।
- বিভিন্ন গ্রুপে সাপোর্টিং ডেটা সাজান। ব্যবসায়িক প্রতিবেদনে সাধারণত প্রচুর তথ্য ও তথ্য থাকে। একটি ভাল ব্যবসায়িক প্রতিবেদন সফলভাবে লেখার চাবিকাঠি হলো গ্রুপে ডেটা ভাগ করা। উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহকের ডেটা থেকে আলাদাভাবে বিক্রয় ডেটা উপস্থাপন করুন এবং প্রতিটি ডেটা রিক্যাপের জন্য একটি শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
- পড়তে এবং বুঝতে সহজ করার জন্য শিরোনাম অনুসারে রিক্যাপ ডেটা বাছাই করে রিপোর্ট কম্পাইল করুন। সুতরাং, উপস্থাপিত তথ্য প্রতিবেদন লেখার মূল উদ্দেশ্যকে সমর্থন করতে পারে।
- কখনও কখনও, আপনার বিশ্লেষণ বা ইনপুট ডেটা অন্য কারো জন্য অপেক্ষা করতে হবে। অপেক্ষা করার সময়, আপনি সম্পূর্ণ ডেটা সেট প্রক্রিয়া করতে পারেন।
ধাপ 6. উপসংহার আঁকুন এবং নির্দিষ্ট পরামর্শ দিন।
প্রতিবেদনে থাকা ডেটা ব্যবহার করে নিশ্চিত করুন যে আপনি যৌক্তিক সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। এই সিদ্ধান্তের উপর ভিত্তি করে যে পদক্ষেপগুলি নেওয়া দরকার তা ব্যাখ্যা করুন।
আপনার প্রস্তাবিত প্রতিটি সমাধান অবশ্যই নির্দিষ্ট, পরিমাপযোগ্য ক্রিয়া দ্বারা অনুসরণ করা উচিত। কাজের বিবরণ, সময়সূচী, বা নতুন কাজের পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োজনীয় তহবিলের বরাদ্দের কোন পরিবর্তন বর্ণনা করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার পরামর্শগুলি ডেটা দ্বারা সমর্থিত যা প্রমাণ করে যে প্রতিবেদনে উপস্থাপিত সমাধানগুলি প্রয়োগ করে ব্যবস্থাপনা লক্ষ্যমাত্রা অর্জন করতে সক্ষম।
পদক্ষেপ 7. একটি নির্বাহী সারাংশ প্রস্তুত করুন।
এই সারসংক্ষেপটি হবে ব্যবসায়িক প্রতিবেদনের প্রথম পৃষ্ঠা, কিন্তু একেবারে শেষে লেখা। যদি কারও কাছে শেষ পর্যন্ত পড়ার সময় না থাকে তবে প্রতিবেদনের বিষয়বস্তুর এক ঝলক প্রদানের জন্য অধ্যয়নের ফলাফল এবং উপসংহার উপস্থাপনের জন্য নির্বাহী সারসংক্ষেপ। একটি উদাহরণ হিসাবে, একটি নির্বাহী সারাংশ একটি ফিল্ম ট্রেলার বা একটি থিসিস বিমূর্ত মত।
এই প্রতিবেদনটিকে নির্বাহী সারসংক্ষেপ বলা হয় কারণ ব্যস্ত নির্বাহীরা কেবল এই সারাংশ পড়তে পারে। এক্সিকিউটিভ সারাংশ আকারে 200-300 শব্দে iorsর্ধ্বতনদের কাছে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পৌঁছে দিন। তিনি বিস্তারিত জানতে চাইলে আরও পড়তে পারতেন।
ধাপ 8. নির্দিষ্ট তথ্য জানাতে ইনফোগ্রাফিক ব্যবহার করুন।
কখনও কখনও, আপনাকে গ্রাফ বা চার্ট ব্যবহার করে পরিমাণগত ডেটা সরবরাহ করতে হবে। তথ্যকে আরও আকর্ষণীয় এবং সহজে বোঝার জন্য বিভিন্ন রং দিয়ে উপস্থাপন করুন। ডেটা পড়তে সহজ করতে বুলেট পয়েন্ট, ক্রমিক সংখ্যা বা টেবিল ব্যবহার করুন। এই পদক্ষেপটি ডেটার উপস্থাপনাকে তার তাৎপর্য দেখানোর জন্য ভিন্ন দেখায়।
- সাধারণত, ছবিগুলি ব্যবসায়িক প্রতিবেদনগুলিকে আরও আকর্ষণীয় করে তোলে। প্রতিবেদনগুলি যদি একচেটিয়া মনে হয় যদি সেগুলিতে কেবল পাঠ্য এবং সংখ্যা থাকে। প্রাসঙ্গিক এবং দরকারী ইনফোগ্রাফিক উপস্থাপন করুন, কিন্তু এটি অত্যধিক করবেন না।
- একটি পৃষ্ঠায় বাক্সে তথ্য লিখুন যা প্রায় সম্পূর্ণ টেক্সট, কোন টেবিল বা সংখ্যা নেই। সম্পূর্ণ পাঠ্য পৃষ্ঠাগুলি বিরক্তিকর। গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের সারাংশ একটি বাক্সে উপস্থাপন করা যেতে পারে।
ধাপ 9. তথ্যের উৎস তালিকাভুক্ত করুন।
আপনি যে ধরণের গবেষণা করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনাকে তথ্য সরবরাহকারীর তালিকা করতে হতে পারে। একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদনে, একটি গ্রন্থপঞ্জি বা উত্স পৃষ্ঠার লক্ষ্য পাঠককে তথ্য সরবরাহ করা অথবা যদি সে অন্য তথ্য চেক করতে চায় বা সন্ধান করতে চায়।
ব্যবসার ধরন অনুযায়ী প্রতিবেদনে উদ্ধৃতি সহ সঠিক বিন্যাস ব্যবহার করুন।
ধাপ 10. প্রতিবেদনটি 2 বার পরীক্ষা করুন।
আপনি কোন বানান বা ব্যাকরণগত ত্রুটি রিপোর্ট করার সময় আপনাকে গুরুতর মনে হয় না। এই ত্রুটিগুলি আপনার অধ্যয়নের বিশ্বাসযোগ্যতাকে প্রশ্নবিদ্ধ করে। উপরন্তু, স্পষ্ট এবং দ্ব্যর্থহীন তথ্য উপস্থাপন করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, এমন শব্দ ব্যবহার করবেন না যা বোঝা কঠিন বা বাক্যগুলি যা খুব দীর্ঘ।
- বিভিন্ন কথোপকথন এড়িয়ে চলুন।
- যদি রিপোর্ট রিডার একই ব্যবসায় থাকে, তাহলে আপনি জারগন বা টেকনিক্যাল পদ ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু এটি অতিরিক্ত করবেন না।
- সাধারণত, ব্যবসায়িক প্রতিবেদনগুলি প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করে লেখা হয়। এই প্রতিবেদনটি একটি উদাহরণ যা দেখায় যে নিষ্ক্রিয় বাক্য ব্যবহার করে লেখা সক্রিয় বাক্যের চেয়ে ভাল।
- রিপোর্ট চেক করার সময়, ত্রুটিগুলি উপেক্ষা করা যেতে পারে কারণ আপনি নিজেকে টাইপ করেছেন। একজন সহায়ক সহকর্মীকে আপনার প্রতিবেদনটি পড়ুন এবং তারপরে প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন। Iorsর্ধ্বতনদের চেয়ে সহকর্মীদের কাছ থেকে ভুল জানা অনেক ভালো। প্রতিবেদনগুলি উন্নত করার জন্য পিয়ার ইনপুটের সুবিধা গ্রহণ করুন
ধাপ 11. বিষয়বস্তুর একটি টেবিল তৈরি করুন।
একটি নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা অনুসন্ধান করার সময় একটি রেফারেন্স হিসাবে দরকারী বিষয়বস্তুর একটি টেবিল তৈরি করে অফিসিয়াল ফরম্যাট অনুযায়ী একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লিখুন। বিষয়বস্তুর সারণীতে প্রতিবেদনের প্রতিটি বিভাগের পৃষ্ঠা সংখ্যা অন্তর্ভুক্ত করুন, বিশেষ করে নির্বাহী সারসংক্ষেপ এবং উপসংহার।
ধাপ 12. রিপোর্ট বাঁধার সময়।
একটি দরকারী পূর্ণ পর্যালোচনা প্রদান করে এমন একটি রিপোর্ট উন্নত করার সর্বোত্তম উপায় হল এটিকে যথাসম্ভব আবদ্ধ করা, উদাহরণস্বরূপ সর্পিল তার, বাইন্ডার বা কার্ডবোর্ডের কভার ব্যবহার করা। সুতরাং, প্রতিবেদনটি ঝরঝরে এবং আকর্ষণীয় দেখায় যাতে অন্যরা এটি শেষ পর্যন্ত পড়তে চায়।
