আপনি যদি একটি ব্যবসার মালিক হন, তাহলে আপনাকে গ্রাহকদের কাছে চিঠি লিখতে হতে পারে। আপনি গ্রাহকদের নতুন ইভেন্ট বা বিশেষ সম্পর্কে জানাতে কিছু লিখতে পারেন, অথবা আপনি কোম্পানির পক্ষ থেকে গ্রাহকদের অভিযোগের উত্তর দিতে পারেন। চিঠির কারণ যাই হোক না কেন, আপনার সর্বদা একটি পেশাদারী স্টাইল বজায় রাখা উচিত।
ধাপ
2 এর 1 ম অংশ: একটি ব্যবসায়িক পত্র বিন্যাস করা
ধাপ 1. পেশাদার লেটারহেড ব্যবহার করুন।
ব্যবসায়িক চিঠি হবে আপনার কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব। সুতরাং এটি অবশ্যই ভিন্ন এবং উচ্চ মানের দেখতে হবে। ব্যবসায়িক চিঠিতে আপনার কোম্পানির লোগো বা ব্র্যান্ডিং থাকা উচিত।
আপনি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে পূর্বনির্ধারিত লেটারহেড রঙের নমুনা ব্যবহার করে লেটারহেড তৈরি করতে পারেন। লেটারহেডে থাকা লোগো বা ব্র্যান্ডিং ব্যবহার করতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 2. একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম খুলুন।
আপনার সবসময় কম্পিউটারে বিজনেস লেটার টাইপ করা উচিত।
- একটি নতুন নথি তৈরি করুন এবং নথিতে একটি 2.5 সেমি সীমানা সেট করুন।
- টাইমস নিউ রোমান, জর্জিয়া বা এরিয়েলের মতো একটি সেরিফ টাইপফেস ব্যবহার করুন। সর্বদা একটি ফন্ট সাইজ ব্যবহার করতে ভুলবেন না যা 12 পয়েন্টের চেয়ে বড় নয় এবং 10 পয়েন্টের চেয়ে ছোট নয়। ফন্ট নির্বাচন বা ফন্ট সাইজের কারণে একটি ব্যবসায়িক চিঠি পড়া সহজ হওয়া উচিত।
- নিশ্চিত করুন যে নথিটি একটি একক স্থানে সেট করা আছে।
ধাপ 3. ব্লকের আকৃতি সামঞ্জস্য করুন।
ব্লক ফর্ম হল ব্যবসায়িক অক্ষরে ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ বিন্যাস। এই ফর্মটি সেট আপ এবং অনুসরণ করা সবচেয়ে সহজ। প্রতিটি শিরোনাম একত্রিত হতে হবে এবং প্রতিটি শিরোনামের মধ্যে একটি স্থান থাকতে হবে। ডকুমেন্টের নীচে থেকে শুরু করে, আপনার ব্যবসায়িক চিঠিতে নিম্নলিখিত শিরোনাম থাকতে হবে:
- আজকের তারিখ, অথবা যেদিন আপনি চিঠি পাঠিয়েছেন। তারিখটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি আপনার নোট এবং প্রাপকের নোট উভয় হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। উপরন্তু, তারিখেরও আইনি ব্যবহার থাকতে পারে। তাই নিশ্চিত করুন যে তারিখটি সঠিক।
- ফেরত ঠিকানা. এই বিভাগে আপনার ঠিকানাটি স্ট্যান্ডার্ড অ্যাড্রেস স্টাইলে ফরম্যাট করা আছে। যদি আপনার ঠিকানা ইতিমধ্যে লেটারহেডে থাকে, তাহলে আপনি এই বিভাগটি এড়িয়ে যেতে পারেন।
- ভিতরে ঠিকানা। এই বিভাগে চিঠি প্রাপ্ত ব্যক্তির নাম এবং ঠিকানা রয়েছে। Mr / Ms শব্দের ব্যবহার alচ্ছিক। সুতরাং, উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি নিনা মারলিনাকে একটি চিঠি লিখে থাকেন, আপনি মিসেস লিখতে পারেন। তার নাম যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে তার বৈবাহিক অবস্থা কি।
- শুভেচ্ছা। শুভেচ্ছা "প্রিয় মিসেস মার্লিনা" বা "প্রিয় নিনা মারলিনা" শব্দ ব্যবহার করতে পারেন। যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে চিঠিটি কে পড়বে, তাহলে "আন্তরিকভাবে" শব্দটি ব্যবহার করুন। আপনি "আগ্রহী পক্ষের" শব্দটিও ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু আপনি যদি আপনার শ্রোতা কে না জানেন তবে শুধুমাত্র একটি শেষ উপায় হিসাবে।
- চিঠির শরীর। আমরা নিবন্ধের পরবর্তী বিভাগে এটি নিয়ে আরও আলোচনা করব।
- কভার লেটার, স্বাক্ষর সহ। আপনি "আন্তরিক", বা "শুভেচ্ছা" শব্দ ব্যবহার করতে পারেন।
2 এর অংশ 2: একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখা
ধাপ 1. আপনার দর্শকদের চিহ্নিত করুন
চিঠির স্টাইল সর্বদা পেশাদার থাকা উচিত, নির্বিশেষে শ্রোতারা কে। যাইহোক, যে ব্যক্তি আপনার চিঠি পাবে তার উপর ভিত্তি করে আপনি আপনার ভাষা বা শব্দ পছন্দ সামঞ্জস্য করতে পারেন। আপনি যদি অন্য সংস্থায় মানব সম্পদ বিভাগের জন্য লিখছেন, তাহলে আপনাকে আরও আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করতে হতে পারে। কিন্তু আপনি যদি কোন নির্দিষ্ট গ্রাহকের জন্য লিখছেন, তাহলে আপনি আরো অনানুষ্ঠানিক বা নৈমিত্তিক ভাষা ব্যবহার করতে পারেন।
- আপনার শ্রোতাদের শনাক্ত করার অর্থ এই যে আপনি আপনার শ্রোতাদের মধ্যে বিভ্রান্তি প্রতিরোধ করবেন। আপনার পাঠকরা বুঝতে পারবেন না এমন শব্দ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। গ্রাহকরা সম্ভবত আপনার কোম্পানির স্পেস প্রোগ্রামের জন্য ব্যবহৃত সংক্ষিপ্তসারগুলি জানেন না, উদাহরণস্বরূপ, তাই সেগুলি অক্ষরে ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
- একটি ভাল ব্যবসায়িক চিঠি লেখার এক নম্বর নিয়ম হল এটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং নম্র হওয়া উচিত।
ধাপ 2. প্রথম লাইনে চিঠির উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করুন।
চিঠির উদ্দেশ্য বিবেচনা করুন। এটি কি গ্রাহকদের শহরের নতুন অংশে আপনার নতুন অবস্থান সম্পর্কে জানানো? এটা কি গ্রাহকদের অবৈতনিক বিল বা ব্যালেন্সের কথা মনে করিয়ে দেওয়া? অথবা গ্রাহকদের অভিযোগের জবাব দিতে? এই লক্ষ্যকে মাথায় রেখে, একটি প্রথম লাইন লিখুন যা পাঠককে অবিলম্বে জানতে দেয় যে চিঠিটি কী। যে চিঠির উদ্দেশ্য স্পষ্ট নয় তার উদ্দেশ্য লিখবেন না। সরাসরি প্রসঙ্গে যান।
- আপনি যদি ব্যবসার মালিক হিসেবে আপনার মতামত প্রকাশ করেন তাহলে "আমি" ব্যবহার করে শুরু করুন। আপনি যদি কোন কোম্পানি বা সংস্থার হয়ে লিখছেন তাহলে "আমরা" ব্যবহার করুন।
- সরাসরি বিবৃতিগুলিতে ফোকাস করুন যেমন: "এই চিঠির মাধ্যমে আমরা আপনাকে অবহিত করি" বা "এই চিঠির মাধ্যমে আমরা জিজ্ঞাসা করি।" আপনি যদি একটি ব্যবসার মালিক হিসাবে একটি চিঠি লিখছেন তবে আপনি একটি "আমি" বিবৃতি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ: "আমি আপনার সাথে যোগাযোগ করেছি কারণ" অথবা "আমি সম্প্রতি সম্পর্কে শুনেছি … এবং সম্পর্কে আরো জানতে চাই …"
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি (ব্যবসার মালিক) নিনা মারলিনাকে গত মাসের একটি অবৈতনিক বিল সম্পর্কে লিখে থাকেন, তাহলে চিঠিটি শুরু করুন: "আমি আপনার সাথে যোগাযোগ করেছি কারণ মার্চ 2015 থেকে আপনার অ্যাকাউন্টে অবৈতনিক ব্যালেন্স আছে।"
- অথবা, যদি আপনি একটি কোম্পানিতে কর্মচারী হন এবং আপনি কোম্পানির মহাকাশ কর্মসূচি সম্পর্কে গ্রাহকের অভিযোগের জবাব দিতে লিখছেন, তাহলে চিঠিটি শুরু করুন: "আমরা আমাদের মঙ্গলগ্রহ মহাকাশ কর্মসূচি সম্পর্কে আপনার অভিযোগ পেয়েছি।"
- যদি আপনি পাঠকদের জানাতে একটি চিঠি লিখছেন যে তারা একটি প্রতিযোগিতা জিতেছে, অথবা একটি স্নাতক প্রোগ্রামে তাদের স্থান আছে, তাহলে একটি বাক্যাংশ দিয়ে শুরু করুন: "আমি আপনাকে এটা বলতে পেরে খুশি …" বা "আমরা তোমাকে এটা বলতে ভালোবাসি … "।
- যদি আপনি খারাপ খবর বলছেন, তাহলে একটি শব্দগুচ্ছ দিয়ে শুরু করুন: "এটা ভারী হৃদয়ের সাথে যে আমরা আপনাকে বলছি …"। অথবা, "সাবধানে বিবেচনা করার পরে, আমি সিদ্ধান্ত নিলাম না …"।
ধাপ 3. সক্রিয় বাক্য ব্যবহার করুন, প্যাসিভ বাক্য নয়।
আমরা সাধারণ বক্তব্যে সব সময় প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করি। কিন্তু নিষ্ক্রিয় কণ্ঠস্বর আপনার লেখাকে অস্পষ্ট বা বিভ্রান্তিকর করে তুলতে পারে। সক্রিয় বাক্যগুলি ব্যবসায়িক অক্ষরে অনেক বেশি কার্যকর কারণ এগুলি ভাষার আরও দৃ ass়তার ধরন দেখায়।
- একটি নিষ্ক্রিয় বাক্যের একটি উদাহরণ হল: "আমি আপনার জন্য কোন অভিযোগ পরিচালনা করতে পারি?" বাক্যের বিষয়বস্তু, অর্থাৎ গ্রাহক ("আপনি") বাক্যের শেষে প্রদর্শিত হয়, বাক্যের শুরুতে নয়।
- একটি সক্রিয় বাক্যের একটি উদাহরণ হবে: "আপনার অভিযোগের সমাধানের জন্য আমি কি করতে পারি?" বাক্যের এই সংস্করণ, সক্রিয় কণ্ঠে, পাঠকের জন্য অনেক স্পষ্ট এবং বোঝা সহজ।
- প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করা ভুল বা অপ্রীতিকর পয়েন্টের দিকে মনোযোগ না দিয়ে আপনার বার্তা পৌঁছানোর একটি ভাল উপায় হতে পারে। কিন্তু শুধুমাত্র এই ক্ষেত্রে প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করুন। সাধারণভাবে, সক্রিয় ভয়েস একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে অনেক বেশি কার্যকর।
ধাপ 4. পূর্ববর্তী ইভেন্ট বা পাঠকদের সাথে আগের যোগাযোগ, যদি থাকে, পড়ুন।
আপনি হয়তো গত মাসের শুরুর দিকে নিনা মারলিনার সাথে তার অবৈতনিক বিল সম্পর্কে সতর্কবাণী দিয়ে যোগাযোগ করেছেন। অথবা হয়তো গ্রাহকরা গত মাসে একটি সম্মেলনে মহাকাশ কর্মসূচি নিয়ে তাদের হতাশা প্রকাশ করেছেন। আপনার যদি আগে পাঠকদের সাথে যোগাযোগ থাকে, তাহলে বলুন। এটি পাঠককে আপনার আগের পরিচিতিগুলি মনে করিয়ে দেবে এবং ব্যবসায়িক চিঠিটি আরও জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ করে তুলবে।
এমন বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন: "আপনার অবৈতনিক বিল সম্পর্কে আমার আগের চিঠি অনুযায়ী …" বা "মার্চ মাসে আপনার অর্থ প্রদানের জন্য ধন্যবাদ।" অথবা "মে মাসে একটি সম্মেলনে মহাকাশ কর্মসূচির সাথে আপনার সমস্যার কথা শুনে খুবই উপকারী ছিল।"
পদক্ষেপ 5. সাহায্যের জন্য একটি অনুরোধ বা প্রস্তাব করুন।
একটি ভদ্র অনুরোধ বা একটি কাজের সম্পর্ক আকারে সহায়তার প্রস্তাব দিয়ে পাঠককে ভাষার একটি ইতিবাচক স্টাইল দেখান।
- ধরা যাক আপনি একজন ব্যবসার মালিক যা গ্রাহকদের বিল পরিশোধ করার চেষ্টা করছেন। বাক্যাংশ ব্যবহার করুন যেমন: "আমি আপনার অবৈতনিক বিলের প্রতি আপনার দ্রুত মনোযোগের প্রশংসা করি।"
- ধরুন আপনি আপনার কোম্পানির পক্ষে লিখছেন। এমন বাক্যাংশ ব্যবহার করুন: "আমরা আপনার এবং আমাদের মানবসম্পদ প্রধানের সাথে মুখোমুখি বৈঠকের ব্যবস্থা করতে চাই।"
- পাঠকদের যে কোনও প্রশ্ন বা উদ্বেগের উত্তর দেওয়ার জন্য আপনাকে প্রস্তাব দেওয়া উচিত। এই ধরনের বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন: "আপনার বিলিং সম্পর্কে আপনার যে কোন প্রশ্ন বা উদ্বেগের উত্তর দিতে পেরে আমি খুশি হব" অথবা, "আপনি কি আমাদের এই প্রোগ্রাম সম্পর্কে আরো বিস্তারিত তথ্য দিতে চান?"
পদক্ষেপ 6. চিঠির সংক্ষিপ্তসার।
একটি কল টু অ্যাকশন যোগ করুন, আপনার পক্ষ থেকে, অথবা পাঠকের পক্ষ থেকে। এই অনুরোধটি একটি নির্দিষ্ট তারিখের মাধ্যমে অর্থ প্রদানের অনুরোধ, অথবা পাঠকের সাথে একটি আনুষ্ঠানিক বৈঠক স্থাপনের একটি নোট হতে পারে।
- ভবিষ্যতে চিঠির প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করার জন্য একটি বাক্য যুক্ত করুন। "আমি আগামী সপ্তাহে বাজেট সভায় আপনাকে দেখার জন্য উন্মুখ।" অথবা "আমাদের সদর দপ্তরে আপনার সফরের সময় আমি আপনার সাথে এই বিষয়ে আরও আলোচনা করার অপেক্ষায় আছি।"
- আপনার চিঠির সাথে আপনি যে কোনও নথি অন্তর্ভুক্ত করেছেন তা রেকর্ড করুন। "সংযুক্ত অবৈতনিক বিল" বা "আমাদের স্পেস এক্সটেনশন প্রোগ্রামের একটি অনুলিপি সংযুক্ত করুন" এর মতো বাক্যাংশগুলি যুক্ত করুন।
- একটি সমাপ্ত বাক্যাংশ দিয়ে চিঠিটি শেষ করুন। ক্লায়েন্ট বা গ্রাহকের জন্য "আন্তরিক" বা "আন্তরিক" ব্যবহার করুন।
- আপনি মোটেও জানেন না এমন লোকদের কাছে আনুষ্ঠানিক চিঠির জন্য "শুভেচ্ছা" ব্যবহার করুন।
- যদি আপনি আপনার পরিচিত কাউকে লেখেন বা আপনার সাথে কাজের সম্পর্ক থাকে তবে কেবল "শুভেচ্ছা" বা "আন্তরিক" ব্যবহার করুন।
ধাপ 7. চিঠি সংশোধন করুন।
বানানের ভুল দিয়ে চিঠিটি ভরে গেলে সমস্ত সাবধানে বিন্যাস এবং লেখা নষ্ট হয়ে যায়!
- প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করে এমন প্রতিটি বাক্য দেখুন এবং বাক্যটিকে একটি সক্রিয় বাক্যে পরিবর্তন করার চেষ্টা করুন।
- খুব দীর্ঘ বা অস্পষ্ট এবং সরাসরি যে কোনো বাক্যের দিকে মনোযোগ দিন। ব্যবসায়িক অক্ষরে, কম সাধারণত ভাল হয়, তাই সম্ভব হলে আপনার বাক্যের দৈর্ঘ্য হ্রাস করুন।
