আপনি যে ধরণের ব্যবসাতেই থাকুন না কেন, আপনার গ্রাহকদের ধন্যবাদ জানানো সম্পর্ককে শক্তিশালী করার এবং তাদের ফিরে আসার একটি নিশ্চিত উপায়। আপনার লেখা প্রতিটি ধন্যবাদ চিঠি অনন্য হওয়া উচিত, এর কোন সঠিক উদাহরণ নেই, তবে এমন নির্দেশিকা রয়েছে যা আপনাকে এটিকে ঠিক করতে সহায়তা করতে পারে। আপনি যদি একজন গ্রাহকের প্রশংসা প্রকাশের জন্য একটি ধন্যবাদ চিঠি লিখতে চান তা জানতে চান, এই নিবন্ধটি পড়তে থাকুন।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: চিঠি রচনা
ধাপ 1. খোলার অংশে গ্রাহকের নাম সঠিকভাবে লিখুন।
অনেক গবেষণায় দেখা গেছে যে গ্রাহকের নামের সঠিক বানান না থাকলে গ্রাহকদের কাছে বেশিরভাগ বার্তা অকার্যকর। গ্রাহক তার নামের জন্য বানান অনুযায়ী বানান অনুযায়ী ধন্যবাদ চিঠির শীর্ষে গ্রাহকের নাম লিখতে ভুলবেন না।
ধাপ 2. ধন্যবাদ নোট তৈরির কারণ নির্ধারণ করুন।
এটি যতটা সম্ভব পরিষ্কার করুন। জেনারিক কিছু বলা ভালো যেমন "কেনাকাটার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ" কিন্তু গ্রাহক কি কিনেছেন এবং কিভাবে ডেলিভারি করা হয়েছে তা উল্লেখ করা ভালো। এটি গ্রাহকদের আপনার দোকানের সাথে তাদের অনন্য সম্পর্কের কথা মনে করিয়ে দেয়।
- এটি আন্তরিকভাবে আপনাকে ধন্যবাদ দেওয়ার সুযোগ। গ্রাহকদের সাথে আপনার কথোপকথন সম্পর্কে কয়েকটি উদ্ধৃতি যুক্ত করা ভাল।
- প্রতিটি চিঠিতে একই জিনিস পুনরাবৃত্তি না করার জন্য যতটা সম্ভব চেষ্টা করুন অথবা এটি প্রত্যেককে পাঠানো ধন্যবাদ বলে মনে হবে।
পদক্ষেপ 3. প্রতিক্রিয়া প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত করুন।
ক্রেতাদের ভালভাবে সেবা দেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য প্রতিক্রিয়া প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার একটি চমৎকার উপায় ধন্যবাদ চিঠি। ভাল ফলো-আপ হ্যান্ডলিং প্রায়ই গ্রাহকদের ফিরে আসতে থাকে এবং এটি আপনার ব্যবসার জন্য ভাল। আপনার এটির অতিরিক্ত প্রতিক্রিয়া করার দরকার নেই, তবে গ্রাহকের চাহিদার প্রতি মনোযোগ দেওয়া সেবার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।
- আপনার প্রত্যাশা প্রকাশ করুন যে গ্রাহকরা ক্রয়কৃত পণ্য পছন্দ করবে এবং তাদের কোন প্রশ্ন বা অভিযোগ থাকলে আপনি সেবা দিতে প্রস্তুত।
- গ্রাহককে আরও সন্তুষ্ট করার জন্য আপনি কিছু করতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
ধাপ 4. আপনার পণ্যের ব্র্যান্ড অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার কোম্পানির নাম, লোগো বা আপনার ব্র্যান্ড সম্পর্কিত অন্যান্য তথ্য স্টেশনারিতে মুদ্রিত হলে সবচেয়ে ভালো হয়। এটি আপনার ব্যবসার একটি ভাল ছবি দিতে সহায়ক।
- আপনি যদি একটি কার্ডে একটি ধন্যবাদ নোট লিখছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার দোকানের নাম উল্লেখ করেছেন।
- যদি কোম্পানির স্টেশনারি ব্যবহার করে কোম্পানির লোগো স্পষ্টভাবে মুদ্রিত হয়, তাহলে চিঠিতে আপনার দোকানের নাম উল্লেখ করার প্রয়োজন নেই।
- যদি আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে ধন্যবাদ পাঠানো হয়, কোম্পানির নাম এবং লোগো অবশ্যই আপনার স্বাক্ষরের অধীনে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
ধাপ 5. সঠিক সমাপনী অভিবাদন চয়ন করুন।
এই বিভাগটি আপনার গ্রাহকদের সাথে আপনার সম্পর্ক এবং আপনার ব্যবসার জন্য আপনি যে ছাপ তৈরি করতে চান তার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "আন্তরিক" কখনও কখনও খুব আনুষ্ঠানিকভাবে "শুভেচ্ছা" বা অন্যান্য উপযুক্ত অনানুষ্ঠানিক অভিব্যক্তি দ্বারা প্রতিস্থাপিত হয়। অন্যান্য সমাপনী শুভেচ্ছা যা স্টাইলে ব্যক্তিগত কিন্তু সাধারণত ব্যবসায়িক জগতে ব্যবহৃত হয় তাও প্রায়ই ব্যবহৃত হয়।
ধাপ 6. হাতে চিঠিতে স্বাক্ষর করুন।
সর্বদা প্রতিটি অক্ষরে স্বাক্ষর রাখার চেষ্টা করুন। বড় কোম্পানিগুলো সাধারণত ব্যক্তিগত মনে হয় এমন অক্ষর প্রদর্শন করা কঠিন মনে করে। এমনকি একটি কম্পিউটার দ্বারা তৈরি স্বাক্ষর এখনও একটি টাইপ করা নামের চেয়ে ভাল, কারণ এটি মনে হয় যে চিঠিটি ব্যক্তিগতভাবে পাঠানো হয়েছে।
3 এর অংশ 2: সঠিক স্টাইল ব্যবহার করা
ধাপ 1. আপনার পণ্যটি আবার হাইলাইট করার জন্য প্রলুব্ধ হবেন না।
আপনি আপনার সাথে কেনাকাটার জন্য একজন গ্রাহককে ধন্যবাদ জানাতে লিখছেন, তাই আর প্রচার করার দরকার নেই। ধরে নিন আপনি এতে সফল হয়েছেন। গ্রাহকদের কোম্পানির অংশ মনে করুন।
- "আমরা আশা করি আপনি অদূর ভবিষ্যতে আবার কেনাকাটা করবেন" এর মতো বাক্যাংশগুলি খুব সাধারণ; এই অভিব্যক্তি থেকে পরিত্রাণ পেতে ভাল। এমন কিছু বলবেন না যা আপনি আপনার বন্ধুদের বলবেন না।
- পণ্য, প্রচারের সময়সূচী, বা বিজ্ঞাপনের মতো অন্যান্য জিনিসের সুবিধা উল্লেখ করবেন না।
পদক্ষেপ 2. একটি ডাকটিকিট ব্যবহার করে চিঠি পাঠান।
এমনকি যদি আপনি শত শত চিঠি পাঠাচ্ছেন, সাবস্ক্রিপশন স্ট্যাম্প ব্যবহার না করাই ভাল। এটি গ্রাহককে জানাবে যে আপনি অনেক ধন্যবাদ চিঠি পাঠিয়েছেন, এবং সেগুলি কম বিশেষ মনে করে। বাস্তবতা হল যে আপনার ধন্যবাদ চিঠি অলক্ষিত অক্ষরের একটি স্তূপে শেষ হতে পারে।
পদক্ষেপ 3. যখনই সম্ভব হাতের লেখায় ঠিকানা লিখুন।
আবার, আপনার ধন্যবাদ চিঠির সাথে আপনি যত বেশি ব্যক্তিগত হবেন, তত ভাল ছাপ ফেলবে। যদি আপনি নিজে লিখতে না পারেন তবে অন্য কাউকে এটি লিখতে বলুন। আপনি যদি ঠিকানা না লিখে থাকেন, তবুও গ্রাহকরা হাতের লেখা দেখে মুগ্ধ হবেন।
পদক্ষেপ 4. আপনার যোগাযোগের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন এবং যোগাযোগের জন্য উন্মুক্ত থাকুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার ফোন নম্বর এবং ঠিকানা মেইলে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে এবং গ্রাহকদের যদি তাদের কোন প্রশ্ন থাকে তাহলে কল করতে আমন্ত্রণ জানান। যদি তারা আপনাকে ফোন করে, তাহলে তাদের উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকুন।
3 এর অংশ 3: সঠিক বিন্যাস ব্যবহার করা
ধাপ 1. হাতে চিঠি লিখুন।
একটি প্রমিত বিন্যাসে একটি চিঠি মুদ্রণ একটি গ্রাহক একটি ব্রোশার পাঠানোর মত মনে হয়। গ্রাহকদের বিশেষ এবং মূল্যবান মনে করার পরিবর্তে, এটি বিপরীত কাজ করে এবং মানুষকে বিরক্ত করে। একটি ব্যক্তিগত, হাতে লেখা ধন্যবাদ নোট তৈরির কথা বিবেচনা করুন।
- যদি আপনার লিখার জন্য অনেক ধন্যবাদ নোট থাকে, তাহলে কর্মীদের সাহায্য করতে বলুন। এটি সত্যিই সময় বাঁচাতে সাহায্য করে।
- যদি আপনি হাতে লেখা শুভেচ্ছা প্রস্তুত করতে না পারেন, তাহলে আপনাকে চিঠিটি আরও ব্যক্তিগত করার উপায় খুঁজে বের করতে হবে। খুব কমপক্ষে গ্রাহকের নাম এবং আপনার আসল স্বাক্ষর প্রতিটি চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক।
- কিছু ক্ষেত্রে চিঠি পাঠানোর পরিবর্তে ইমেলের মাধ্যমে ধন্যবাদ নোট পাঠানো ঠিক আছে। গ্রাহকের সঙ্গে ভালো সম্পর্ক থাকলে এটি করা যেতে পারে। চাবিটি নিশ্চিত করা যে ইমেলটি ব্যক্তিগতভাবে এবং আন্তরিকভাবে লেখা হয়েছে। যদি আপনার ইমেইলকে বিজ্ঞাপন হিসাবে ব্যাখ্যা করার সুযোগ থাকে, তাহলে এটি হাতে পাঠানো ভাল।
পদক্ষেপ 2. একটি ধন্যবাদ নোট লিখতে একটি ভাল লেটারিং পেপার চয়ন করুন।
গ্রিটিং কার্ড এবং লেটার পেপার উভয়ই একটি ব্যবসায়িক সেটিংয়ে ধন্যবাদ নোট লিখতে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনার যদি লেখার জন্য খুব কম থাকে, তবে স্টেশনারি দোকানে ব্যাপকভাবে উপলব্ধ একটি দুর্দান্ত শুভেচ্ছা কার্ড আপনার গ্রাহকদের বিশেষ অনুভব করতে পারে। অন্যথায়, লেটারহেডে আপনার কোম্পানির লোগো সহ সুন্দর মোটা কাগজ ব্যবহার করুন।
- ধন্যবাদ নোট লেখার জন্য সাধারণ ধরনের কাগজ এড়িয়ে চলুন।
- যে কোনও ব্যবসায়িক অনুষ্ঠানের জন্য একটি উপযুক্ত শুভেচ্ছা কার্ড চয়ন করুন। যদি আপনার ব্যবসা অনন্য এবং নৈমিত্তিক হয় তবে আপনার কোম্পানির আত্মাকে প্রতিফলিত করে এমন রঙিন কার্ড ব্যবহার করা ঠিক আছে। খুব ব্যক্তিগত ছবি বা বার্তা সহ কার্ড নির্বাচন করবেন না।
পদক্ষেপ 3. একটি উপহার পাঠানোর কথা বিবেচনা করুন।
আপনি যদি আরো প্রশংসা দিতে চান, তাহলে আপনি একটু শুভেচ্ছা সহ একটি উপহার পাঠাতে পারেন। এটি সবসময় করতে হবে না, কিন্তু বিশেষ গ্রাহকদের জন্য প্রদান করা যেতে পারে। উপহারগুলি ছোট এবং দরকারী হওয়া উচিত। এমন একটি আইটেম প্রদান করুন যা আপনার কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব করে বা সম্পূর্ণরূপে সম্পর্কহীন কিন্তু উপযুক্ত।
- বুকমার্ক, চুম্বক, ক্যান্ডি, টি-শার্ট, বা উপহার সার্টিফিকেটের মতো ছোট উপহার।
- পুরস্কারগুলি IDR 250,000 থেকে IDR 500,000 পর্যন্ত। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে কিছু সংস্থার এখন উপহার না দেওয়ার নিয়ম রয়েছে।
