নাম অনুসারে, একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি হল একটি চিঠি যা কারো প্রশ্ন বা অনুরোধের উত্তর দেওয়ার জন্য তৈরি করা হয়, যা সাধারণত চিঠির মাধ্যমে লিখিতভাবেও বিতরণ করা হয় এবং সাধারণত ব্যবসায়িক জগতে তথ্য আদান -প্রদানের মাধ্যম হিসেবে ব্যবহৃত হয়। নিখুঁত প্রতিক্রিয়ার চিঠি তৈরির জন্য, প্রথম কাজটি হল আপনার প্রাপ্ত প্রশ্ন বা অনুরোধ সম্বলিত চিঠির বিষয়বস্তু পর্যালোচনা করা। তারপরে, চিঠির উত্তর দেওয়ার জন্য যে কোনও অতিরিক্ত তথ্যের সন্ধান করুন। উভয় কাজ করার পরে, একটি চিঠি লিখুন শুরু করুন এমন বাক্য দিয়ে যা ভদ্র, সহজবোধ্য, স্পষ্ট এবং মূল চিঠিতে তালিকাভুক্ত সমস্ত প্রশ্ন বা অনুরোধের উত্তর দিতে সক্ষম। উপরন্তু, নিশ্চিত করুন যে আপনার বাক্যের সুরটিও বন্ধুত্বপূর্ণ এবং তথ্যবহুল যাতে নিশ্চিত করা যায় যে চিঠিটি প্রাপকের সন্তুষ্টি পূরণ করতে সক্ষম।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: মূল চিঠির বিষয়বস্তু পর্যালোচনা করা
পদক্ষেপ 1. চিঠির প্রেরক কর্তৃক অনুরোধকৃত বা প্রশ্ন করা তথ্য সনাক্ত করুন।
যেহেতু প্রেরকের যা জানা দরকার তার সবকিছুর জন্যই প্রতিক্রিয়া চিঠি রয়েছে, সবসময় চিঠির বিষয়বস্তু সাবধানে পর্যালোচনা করার জন্য সময় নিন। বিশেষ করে, চিঠি প্রেরকের প্রয়োজনীয়তা বুঝুন যে আপনি তাকে কোন তথ্য প্রদান করতে পারেন।
- কখনও কখনও, একটি চিঠির অর্থ নির্ধারণ করা হাতের তালু ঘুরানোর মতো সহজ নয়, বিশেষত যদি চিঠি লেখকের লেখার ধরন স্পষ্ট না হয়। অতএব, একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি খসড়া করার আগে সবসময় চিঠি প্রেরকের চাহিদা বুঝতে সময় নিন।
- প্রয়োজনে প্রেরকের অভিপ্রায় ভালোভাবে বোঝার জন্য প্রয়োজনে চিঠিতে আপনি যে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় খুঁজে পান তা নোট করুন। বিশেষ করে, প্রেরক কী চেয়েছেন তা সংক্ষিপ্ত করুন এবং প্রতিটি প্রশ্ন বা অনুরোধের জন্য আপনার প্রতিক্রিয়া ডিজাইন করুন।
ধাপ 2. চিঠি প্রেরকের অনুরোধকৃত তথ্য সম্পর্কে আরও জানুন।
যদি চিঠির প্রেরক কোনো বিষয়ে তথ্য জানতে চান, তাহলে সম্ভাবনা আছে যে আপনি এটি ইতিমধ্যেই জানেন এবং তাৎক্ষণিকভাবে উত্তর দিতে পারেন, অথবা বিপরীতভাবে। আপনি যদি অনুরোধকৃত তথ্য বুঝতে না পারেন, চিঠির উত্তর দেওয়ার আগে তথ্য সংগ্রহ করার জন্য যতটা সম্ভব সময় নিন।
উদাহরণস্বরূপ, চিঠি প্রেরক আপনার কোম্পানিতে তার চাকরির আবেদনের অবস্থা নিশ্চিত করতে চাইতে পারেন। যদি কোনো নতুন কর্মচারী নিয়োগ করা আপনার দক্ষতার ক্ষেত্র না হয়, তাহলে প্রতিক্রিয়া জমা দেওয়ার আগে প্রেরকের আবেদনের স্থিতি যাচাই করতে সাহায্য করার জন্য HR বিভাগ থেকে একজন কর্মীর সাথে যোগাযোগ করুন।
ধাপ the। চিঠিটি অন্য ব্যক্তির কাছে ফরওয়ার্ড করুন যিনি জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নের উত্তর দিতে বেশি সক্ষম।
বিশেষ করে ব্যবসার জগতে, কখনও কখনও গ্রাহকরা একটি কোম্পানির ঠিকানা বা কোম্পানির যোগাযোগ নম্বরে একটি চিঠি পাঠাবেন যা তারা ইন্টারনেটে খুঁজে পায়। অতএব, যদি আপনি একটি চিঠি পান কিন্তু মনে করেন যে আপনি এতে প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার যোগ্য নন, দয়া করে এটি উপযুক্ত ব্যক্তির কাছে পাঠান। চিঠির প্রেরক সবচেয়ে সঠিক এবং সহায়ক প্রতিক্রিয়া পেতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি করুন।
যদি ব্যক্তিটি প্রতিক্রিয়া জানাতে দীর্ঘ সময় নিচ্ছে, তাহলে প্রেরককে জানানোর চেষ্টা করুন যে আপনি তাদের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার ক্ষমতা বেশি কাউকে দিয়ে চিঠি পাঠিয়েছেন। কমপক্ষে, চিঠি প্রেরক জানেন যে তিনি পাঠানো চিঠি পেয়েছেন এবং প্রক্রিয়া করা হয়েছে।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: প্রতিক্রিয়া সংকলন
ধাপ 1. যে ব্যক্তির কাছে তথ্য চাওয়া হচ্ছে বা মূল চিঠিতে প্রশ্ন করা হয়েছে তাকে চিঠির ঠিকানা দিন।
সর্বদা একটি নম্র অভিবাদন দিয়ে একটি চিঠি শুরু করুন, যেমন "প্রিয়," তারপরে চিঠির প্রাপকের নাম অনুসরণ করুন, পরিবর্তে একটি অতি সাধারণ খোলার বাক্য ব্যবহার করুন, যেমন, "এই চিঠির প্রাপকের কাছে।" নৈর্ব্যক্তিক শব্দ ছাড়াও, বাক্যটি ছাপ দেয় যে প্রতিক্রিয়া চিঠি একটি কম্পিউটার দ্বারা লেখা হয়েছিল। অতএব, প্রাপককে সর্বদা নাম দিয়ে শুভেচ্ছা জানাতে দেখান যে আপনার প্রতিক্রিয়া চিঠি অত্যন্ত যত্ন এবং প্রশংসা নিয়ে লেখা হয়েছে।
- যদি আপনি চিঠির প্রেরককে ব্যক্তিগতভাবে না চেনেন তাহলে অনুগ্রহ করে মি last বা মিসেসকে তার শেষ নাম দিয়ে শুভেচ্ছা জানান। যাইহোক, যদি চিঠির প্রেরকের একটি নির্দিষ্ট শিরোনাম থাকে, তবে সেই শিরোনামটি মি Mr বা মিসেসের পরিবর্তে ব্যবহার করুন।
- আপনি যদি সত্যিই চিঠির প্রেরককে না চেনেন বা লিঙ্গ না জানেন, তবে তার প্রথম নামটি ব্যবহার করুন।
- সাধারণভাবে, আপনি মূল চিঠিতে তালিকাভুক্ত প্রেরকের নাম ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, চিঠির প্রেরক যদি “ড। জনসন "তার চিঠিতে, অনুগ্রহ করে শুভেচ্ছা সহ আপনার প্রতিক্রিয়া চিঠি খুলুন," প্রিয়। ডাঃ. জনসন।"
পদক্ষেপ 2. উল্লেখ করুন যে এই চিঠিটি তার পাঠানো একটি মূল চিঠির জবাবে লেখা হয়েছিল।
চিঠির শুরুতে, পাঠকের কাছে আপনার চিঠির উদ্দেশ্য জানাতে ভুলবেন না, যা চিঠির উত্তর দেওয়া। এইভাবে, চিঠির প্রাপক জানতে পারবে যে চিঠিটি পড়া হয়েছে এবং প্রক্রিয়া করা হয়েছে, সেইসাথে আপনার পাঠানো চিঠির পিছনে উদ্দেশ্যও রয়েছে।
- একটি সহজ বাক্য, "এই চিঠিটি 13 জুন আপনার পাঠানো চিঠির প্রতিক্রিয়া" একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি খোলার জন্য নিখুঁত।
- আপনি যদি প্রথম চিঠির প্রাপক না হন, তাহলে সেই ব্যক্তির পরিচয় দিন যিনি আপনাকে চিঠি দিয়েছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "আমাদের একজন গ্রাহক পরিষেবা কর্মী, মিশেল হ্যারিস, আপনি আমাকে পাঠানো চিঠি ফরওয়ার্ড করেছেন।"
পদক্ষেপ 3. প্রেরকের প্রশ্নের অবিলম্বে উত্তর দিন।
শুভেচ্ছা লেখার পরে, অবিলম্বে চিঠির হৃদয়ে চলে যান। চিঠির কেন্দ্রবিন্দুতে, মূল চিঠিতে তালিকাভুক্ত যেকোনো প্রশ্ন এবং/অথবা অভিযোগের যথাসম্ভব সাড়া দিন। নিশ্চিত করুন যাতে কোন কিছু মিস না হয় যাতে চিঠির প্রাপক এটি পড়ার সময় সন্তুষ্ট বোধ করতে পারে।
- আপনার উত্তরে, সংক্ষেপে মূল চিঠির বিষয়বস্তু পুনরাবৃত্তি করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, “আমাদের কোম্পানির কর্মীদের বিষয়ে আপনার জিজ্ঞাসার জবাবে যাদের মিডিয়ার সাথে সরাসরি যোগাযোগ আছে, আমরা আপনাকে জানাতে চাই যে কর্মীদের নাম জ্যানেট ওয়াল্টার্স। এখানে তার ইমেইল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর।"
- দীর্ঘ প্রশ্নের উত্তর দিতে, প্রতিটি প্রশ্নের আরো বিশেষভাবে উত্তর দেওয়ার জন্য একটি সংখ্যা পদ্ধতি ব্যবহার করুন। পড়া সহজ হওয়া ছাড়াও, এই পদ্ধতি পাঠককে আরও সন্তুষ্ট করবে কারণ তারা মনে করে যে সমস্ত প্রশ্নের বিস্তারিত উত্তর দেওয়া হয়েছে।
- যে বাক্যগুলো খুব দীর্ঘ নয় সেগুলোতে যথাসম্ভব সম্পূর্ণ তথ্য প্রদান করুন। সাধারনত, একটি সংক্ষিপ্ত বাক্যে একটি প্রশ্নের উত্তর দিলে বলা যেতে পারে এটি একটি ভালো সাড়া।
ধাপ 4. আপনি পূরণ করতে পারবেন না এমন কোনো অনুরোধ সম্পর্কে সৎ থাকুন।
কখনও কখনও, এমন কিছু প্রশ্ন থাকে যা আপনি উত্তর দিতে পারেন না বা অনুরোধগুলি পূরণ করতে পারেন না। যখন এমন পরিস্থিতির মুখোমুখি হন, সর্বদা একটি সৎ প্রতিক্রিয়া দিন। অন্য কথায়, চিঠি প্রেরকের নেতিবাচক দৃষ্টিভঙ্গিকে দমন করার জন্য বিভ্রান্ত বাক্য ব্যবহার করবেন না। আমাকে বিশ্বাস করুন, চিঠি প্রেরক অনেক বেশি সরাসরি এবং স্পষ্ট প্রতিক্রিয়া প্রশংসা করবে। সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ, নিশ্চিত করুন যে তথ্যটি সর্বদা বিনয়ের সাথে এবং ক্ষমা প্রার্থনার আগে দেওয়া হয় যাতে চিঠি প্রেরক বিরক্ত বোধ না করে।
- চিঠির প্রেরকের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করার সময় সর্বদা একটি দৃ,়, কিন্তু বোঝার স্বর ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "দুর্ভাগ্যবশত, আমরা আপনার অনুরোধ মঞ্জুর করতে পারি না। এই মুহুর্তে, আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য আমাদের কাছে নেই এবং কখন এটি উপলব্ধ হবে তা আপনাকে বলতে পারব না।"
- যদি আপনি আরো বিস্তারিত তথ্য দিতে সক্ষম বোধ করেন, তাহলে বলার চেষ্টা করুন, "আপনার প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগে, কয়েকটি বিষয় যা আমাকে প্রথমে নিশ্চিত করতে হবে। যদি সময় অনুমতি দেয়, অনুগ্রহ করে আপনার আবেদনপত্র জমা দেওয়ার তারিখ, আপনার সাথে যোগাযোগ করা অফিসারের নাম প্রদান করুন। নিশ্চিতকরণ প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়ার পরে, আমি অবিলম্বে আপনার সাথে যোগাযোগ করব।”
পদক্ষেপ 5. পাঠানো চিঠির জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।
আপনি একটি অনুরোধ মঞ্জুর করতে বা একটি চিঠির প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম হোন না কেন, সর্বদা তাকে ধন্যবাদ দিয়ে আপনার প্রশংসা প্রদর্শন করুন। আপনি তাদের মনোযোগকে মূল্য দেন এবং তাদের সাথে একটি ইতিবাচক সম্পর্ক বজায় রাখতে চান এমন ধারণা দিন।
কিছু লোক ধন্যবাদ দিয়ে তাদের চিঠি খুলতে পছন্দ করে। বক্তৃতা বসানো সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ নয়। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি একটি সময়ে উচ্চারণ করেছেন।
পদক্ষেপ 6. আপনার পুরো নাম এবং শিরোনাম লিখে চিঠি শেষ করুন।
আনুষ্ঠানিক সমাপনী শুভেচ্ছা সহ চিঠিটি বন্ধ করুন, যেমন "আন্তরিকভাবে", তারপরে আপনার পুরো নাম। যদি চিঠিটি ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে করা হয় তবে আপনার পুরো নামটি দিয়ে আপনার অবস্থানও তালিকাভুক্ত করুন।
টাইপ করা বা ম্যানুয়ালি লেখা চিঠিতে হোক না কেন, আপনার সম্পূর্ণ নাম অন্তর্ভুক্ত করার পরে সর্বদা আপনার স্বাক্ষরের জন্য জায়গা ছেড়ে দিন। যাইহোক, যদি চিঠিটি ইমেইল দ্বারা পাঠানো হয়, তবে স্বাক্ষর ছাড়া আপনার পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত করার জন্য এটি যথেষ্ট।
ধাপ 7. সব প্রশ্নের উত্তর দেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করতে আপনার প্রতিক্রিয়া চিঠির মূল অংশটি পুনরায় পড়ুন।
মনে রাখবেন, চিঠির প্রাপক যদি তার প্রশ্নের উত্তর না দেয় এমন একটি প্রতিক্রিয়া পান তবে তিনি বিরক্ত বা হতাশ হতে পারেন। এছাড়াও, অসন্তোষ তাকে একটি ফলো-আপ চিঠি পাঠানোর এবং আপনার চাকরিতে যোগ দেওয়ার সমাপ্তির ঝুঁকি বহন করে! পাঠকের সন্তুষ্টি নিশ্চিত করতে, নিশ্চিত করুন যে আপনি যতটা সম্ভব সম্পূর্ণভাবে সমস্ত প্রশ্ন বা অনুরোধের উত্তর দিয়েছেন। পাঠানোর আগে, আপনার চিঠি পুনরায় পড়ুন যাতে কোন অনুরোধ বা প্রশ্ন মিস না হয়।
প্রয়োজনে চিঠি পড়ার জন্য বন্ধু বা সহকর্মীর সাহায্য নিন। বিশেষ করে, তাদের নিজেদেরকে প্রাপকের জুতাতে রাখতে বলুন এবং আপনার চিঠি পড়ার পর তাদের সন্তুষ্টি পরিমাপ করুন।
3 এর পদ্ধতি 3: একটি পেশাদার টোন ব্যবহার করা
ধাপ 1. একটি স্ট্যান্ডার্ড বিজনেস লেটার ফরম্যাট ব্যবহার করুন।
বিভিন্ন ধরণের প্রতিক্রিয়া চিঠি যা ব্যবসায়িক যোগাযোগের মাধ্যম হিসাবে ব্যবহৃত হয় তা বুঝুন। তারপরে, পেশাদার-সাউন্ডিং রেসপন্স লেটার লেখার জন্য আপনি যে ফরম্যাটটিকে সবচেয়ে উপযুক্ত মনে করেন তা অনুসরণ করুন।
- চিঠির উপরের বাম কোণে, আপনার নাম, শিরোনাম, কোম্পানির নাম (যদি প্রযোজ্য হয়) এবং আপনার কোম্পানির ঠিকানা তালিকাভুক্ত করুন। তার নীচে, চিঠিটি লেখার তারিখ এবং তারপরে চিঠির প্রাপকের সম্পূর্ণ নাম এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন।
- আপনি যদি একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি টাইপ করতে চান, সবসময় কাগজের প্রতিটি পাশে 2.5 সেমি মার্জিন ব্যবহার করুন। এছাড়াও নিশ্চিত করুন যে চিঠিটি লাইনগুলির মধ্যে 1 স্পেস এবং অনুচ্ছেদের মধ্যে 2 টি স্পেস দিয়ে লেখা হয়েছে।
- যদি রেসপন্স লেটার ম্যানুয়ালি লেখার পরিবর্তে টাইপ করা হয়, তাহলে সবসময় স্ট্যান্ডার্ড 12-pt ফন্ট এবং রাইটিং ফরম্যাট ব্যবহার করুন। যাইহোক, যদি চিঠি ম্যানুয়ালি লেখা হয়, নিশ্চিত করুন যে ব্যবহৃত হস্তাক্ষরটি ঝরঝরে এবং পড়া সহজ।
পদক্ষেপ 2. এই ধারণা দিন যে পাঠানো অনুরোধ বা প্রশ্ন আপনাকে খুশি করে।
এই পদ্ধতিটি বিশেষ করে ব্যবসায়ী ব্যক্তি বা গ্রাহক ভিত্তিক সেবা প্রদানকারীদের জন্য বাধ্যতামূলক। মনে রাখবেন, গ্রাহক রাজা। এর মানে হল যে আপনাকে চিঠি লেখার সময় এবং চিন্তাভাবনার জন্য কৃতজ্ঞতা দেখাতে হবে। অতএব, তাদের অনুরোধ বা প্রশ্নের জন্য তাদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না, এবং প্রতিক্রিয়া চিঠিতে সর্বদা উষ্ণ এবং বন্ধুত্বপূর্ণ বাক্য ব্যবহার করুন।
- একটি বাক্য যতটা সহজ, "আমাদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা সত্যিই আপনার প্রতিক্রিয়ার প্রশংসা করি, "এটি চিঠির স্বরকে আরও ইতিবাচক দিক থেকে উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তন করতে পারে! অতএব, আপনার প্রতিক্রিয়া চিঠিতে সবসময় এই ধরনের বাক্যাংশগুলি অন্তর্ভুক্ত করার অভ্যাস করার চেষ্টা করুন।
- এমন ধারণা দেবেন না যে তার অনুরোধ বা প্রশ্ন আপনাকে বিরক্ত করে এবং বিরক্ত করে। আমাকে বিশ্বাস করুন, প্রাপককে আপনি তার উপর রাগান্বিত বা বিরক্ত মনে করার চেয়ে অতিরিক্ত বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া ভাল।
ধাপ too. এমন একটি চিঠি লেখার প্রয়োজন নেই যা খুব দীর্ঘ হয় যাতে চিঠির প্রাপক তা দ্রুত পড়তে পারে।
অবসর সময়ের প্রশংসা করুন! একটি 3 পৃষ্ঠার চিঠি পাঠাবেন না যদি প্রকৃতপক্ষে, প্রশ্ন বা অনুরোধটি 1 অনুচ্ছেদে উত্তর দেওয়া যায়। অতএব, পর্যাপ্ত প্রতিক্রিয়া প্রদান করুন, তারপর অবিলম্বে চিঠি পাঠান। অন্য তথ্য যোগ করবেন না যা তার আসলে জানার দরকার নেই।
- এই পদ্ধতিটি বাস্তবায়নের জন্য গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে যদি প্রতিক্রিয়া পত্রটি আপনার গ্রাহক বা ব্যবসায়িক সহযোগীদের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার উদ্দেশ্যে করা হয়। অবশ্যই, আপনি গ্রাহককে হতাশ করতে চান না এমন একটি প্রতিক্রিয়া পড়তে ঘণ্টার পর ঘণ্টা ব্যয় করে যা অর্ধেক কাটা উচিত ছিল, তাই না?
- অন্যদিকে, এত সংক্ষিপ্ত লিখবেন না যে আপনি মূল চিঠিতে তালিকাভুক্ত অনুরোধ বা প্রশ্নের উত্তর দিতে পারবেন না। যদি একটি দীর্ঘ ব্যাখ্যা দিয়ে প্রশ্নের উত্তর দিতে হয়, তাহলে নির্দ্বিধায় এটি প্রদান করুন। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, নিশ্চিত করুন যে প্রদত্ত সমস্ত তথ্য পাঠকদের জানার জন্য সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ।
পদক্ষেপ 4. যতটা সম্ভব স্পষ্টভাবে লিখুন যাতে চিঠির প্রাপক আপনার প্রতিক্রিয়া বুঝতে পারে।
খুব দীর্ঘ বা জটিল বাক্য ব্যবহার করবেন না! এর পরিবর্তে, ডিকশন ব্যবহার করে লিখুন যা সহজ, স্পষ্ট এবং পাঠককে বিভ্রান্ত করার ক্ষমতা রাখে না। আপনার লেখার সংক্ষিপ্ত এবং ঘনত্ব, ফলাফল ভাল।
কল্পনা করুন যে চিঠির প্রাপকের কাছে আপনার চিঠির বিষয়বস্তু বিস্তারিতভাবে পড়ার জন্য পর্যাপ্ত সময় নেই। এমনকি যদি সে কেবলমাত্র চিঠির বিষয়বস্তু স্ক্যান করে, সে কি বুঝতে পারছে তুমি কি বলতে চাচ্ছ? যদি না হয়, আপনার বক্তব্য স্পষ্ট করার জন্য আপনি যে শব্দ ব্যবহার করেন তা সংশোধন করুন।
ধাপ ৫. শব্দগুচ্ছ এবং প্রযুক্তিগত শব্দগুলি ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন যা পাঠকদের জন্য বোঝা কঠিন।
আপনার চিঠির বিষয়বস্তুর পঠনযোগ্যতা এবং স্পষ্টতার মাত্রা সর্বাধিক করার জন্য এই দিকটি অবশ্যই পূরণ করতে হবে। অতএব, যদি চিঠির প্রাপক একজন পেশাদার না হন যিনি প্রযুক্তিগত শর্তাবলী বুঝতে সক্ষম হন তবে এটি ব্যবহার করবেন না। পরিবর্তে, অন্য শব্দাবলীর সাথে জারগন বা প্রযুক্তিগত পদগুলি প্রতিস্থাপন করার চেষ্টা করুন যা এমনকি সাধারণ মানুষও বুঝতে পারে।
একটি চিঠি সম্পাদনা করতে, নিম্নলিখিত প্রশ্নটি জিজ্ঞাসা করুন: "যে কেউ আমার কাজ বুঝতে পারে না সে কি বুঝতে পারে যে আমার চিঠি কী?" যদি না হয়, চিঠিতে ব্যবহৃত ভাষা পরিবর্তন করুন যাতে অধিকাংশ মানুষ বুঝতে পারে। আসলে, এটি আপনার অক্ষরে প্রযুক্তিগত শব্দ ব্যবহার কম করার একটি শক্তিশালী উপায়।
পদক্ষেপ 6. আপনার চিঠির মূল অংশটি আবার পড়ুন।
আপনার চিঠিকে কম পেশাদার দেখাতে পারে এমন ভুল লেখার এড়াতে, চিঠিটি পুনরায় পড়তে ভুলবেন না এবং বানান, ব্যাকরণগত, বিন্যাস এবং প্রবাহ ত্রুটিগুলি সংশোধন করতে ভুলবেন না। আমাকে বিশ্বাস করুন, চিঠির বিষয়বস্তু পরীক্ষা করতে মাত্র কয়েক মিনিট সময় লাগলে চিঠিটি আরও পেশাদার দেখাতে অনেক দূর যেতে পারে।
- আপনার মেইলে ত্রুটিগুলি পরীক্ষা করার জন্য কেবল একটি কম্পিউটার প্রোগ্রামের উপর নির্ভর করবেন না। সাধারণত, এই ধরনের প্রোগ্রাম শুধুমাত্র বানান এবং বিরামচিহ্ন ত্রুটি সনাক্ত করতে সক্ষম, ব্যাকরণগত ত্রুটি নয়। অতএব, আপনার চিঠিতে লেখা প্রতিটি শব্দ পুনরায় পড়ুন যাতে কম্পিউটার সনাক্ত করতে না পারে এমন ত্রুটিগুলি খুঁজে পায়।
- যদি আপনার চিঠির বিষয়বস্তু খুব গুরুত্বপূর্ণ হয়, যেমন একটি চিঠি যখন কোনো ব্যবসায়িক অংশীদারকে সম্বোধন করা হয়, অন্য কাউকেও তা পড়তে বলুন। কখনও কখনও, অন্য লোকেরা এমন ত্রুটিগুলি খুঁজে পেতে পারে যা আপনি আগে জানেন না।
