আপনার কি একটি ভাল, নিশ্ছিদ্র পেশাদার চিঠি লেখার দরকার আছে? বেশিরভাগ ব্যবসায়িক অক্ষর একটি নির্দিষ্ট, সহজেই শেখার ফর্ম্যাট অনুসরণ করে যা আপনি যে কোনও ধরণের সামগ্রীতে প্রয়োগ করতে পারেন। ব্যবসায়িক চিঠিতে সর্বদা তারিখ, প্রেরক এবং প্রাপকের তথ্য এবং শরীরের কয়েকটি অনুচ্ছেদ থাকা উচিত। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন এবং আপনার কোম্পানির মান অনুযায়ী পরিবর্তন করুন।
ধাপ
4 এর অংশ 1: একটি চিঠি শুরু করা
ধাপ 1. বিন্যাস জানুন।
আপনার চিঠির বিষয়বস্তু যাই হোক না কেন, অনুসরণ করার জন্য কিছু মানসম্মত ব্যবসায়িক চিঠি উপস্থাপনা রয়েছে। ব্যবসায়িক চিঠিগুলি টাইপ করা উচিত এবং একটি সাধারণ ফন্টে খসড়া করা উচিত, যেমন আড়িয়াল বা টাইমস নিউ রোমান। ব্লক অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। অর্থাৎ, আপনি দুইবার এন্টার টিপে একটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করুন। ব্লক অনুচ্ছেদে, প্রথম লাইন ইন্ডেন্ট করবেন না।
- সব দিকে 2.54 সেমি মার্জিন ব্যবহার করুন।
- ইমেইল দ্বারা পাঠানো ব্যবসায়িক চিঠিগুলিও একটি সাধারণ ফন্টে টাইপ করা উচিত। ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে কালো এবং সাদা ছাড়া অন্য স্ক্রিপ্ট বা রং ব্যবহার করবেন না।
পদক্ষেপ 2. সঠিক কাগজের ধরন চয়ন করুন।
A4 কাগজে 21 x 29.7 সেমি বা A4s 21.5 x 29.7 সেমি পরিমাপে চিঠি ছাপানো উচিত। বেশ কয়েকটি দীর্ঘ চিঠি বা চুক্তি F4 কাগজে বা 21 x 33 সেমি ফোলিওতে মুদ্রিত হতে পারে।
যদি চিঠি ডাকযোগে পাঠানো হয়, তাহলে কোম্পানির লেটারহেডে এটি ছাপানোর কথা বিবেচনা করুন। লেটারহেডের ব্যবহার একটি পেশাদার ছাপকে শক্তিশালী করবে এবং কোম্পানির লোগো এবং যোগাযোগের তথ্য প্রদান করবে।
ধাপ 3. আপনার কোম্পানির তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা লিখুন এবং ঠিকানাটির প্রতিটি অংশ চিহ্নিত করতে একটি নতুন লাইন ব্যবহার করুন। আপনি যদি স্ব-নিযুক্ত বা স্বাধীন ঠিকাদার হন, কোম্পানির নামের জায়গায় আপনার নাম রাখুন, অথবা আপনার কোম্পানির নামের উপরে
- যদি আপনার কোম্পানির ইতিমধ্যেই লেটারহেড থাকে, তাহলে আপনি কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা টাইপ করার পরিবর্তে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
- যদি ঠিকানাটি টাইপ করার প্রয়োজন হয়, তবে এটি আপনার পছন্দ এবং কোম্পানির উপর নির্ভর করে পৃষ্ঠার উপরের ডান বা বাম দিকে সংযুক্ত করা উচিত।
- যদি বিদেশে চিঠি পাঠানো হয়, তাহলে বড় অক্ষরে আপনার দেশের নাম লিখুন।
ধাপ 4. তারিখ লিখুন।
সম্পূর্ণ তারিখ লিখে রাখা সবচেয়ে পেশাদার বিকল্প। উদাহরণস্বরূপ, "1 এপ্রিল, 2012" লিখুন। তারিখটি সারিবদ্ধভাবে রেখে দেওয়া উচিত, প্রাপকের তথ্যের উপরে কয়েকটি লাইন।
আপনি যদি বেশ কয়েকদিন ধরে চিঠি লিখছেন, তাহলে তারিখটি ব্যবহার করুন যখন আপনি এটি সম্পন্ন করেছেন।
ধাপ 5. প্রাপকের তথ্য যোগ করুন।
নিম্নলিখিত ক্রমে প্রাপকের তথ্য লিখুন: পুরো নাম, শিরোনাম (যদি থাকে), কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা। প্রতিটি তথ্যের জন্য একটি নতুন লাইন ব্যবহার করুন। প্রয়োজনে একটি রেফারেন্স নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রাপকের তথ্যটি সারিবদ্ধভাবে রেখে দেওয়া উচিত, তারিখের নিচে কয়েকটি লাইন।
আমরা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে চিঠিটি সম্বোধন করার পরামর্শ দিই। এইভাবে, সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি আপনার চিঠির উত্তর দিতে সক্ষম হবে। আপনি যে ব্যক্তিকে সম্বোধন করছেন তার নাম যদি আপনি না জানেন তবে একটু গবেষণা করুন। প্রাপক কোম্পানির ফোন নম্বরে তাদের নাম এবং শিরোনামের জন্য কল করুন।
পদক্ষেপ 6. একটি অভিবাদন চয়ন করুন।
একটি অভিবাদন শ্রদ্ধার একটি গুরুত্বপূর্ণ সূচক, এবং আপনি যে অভিবাদন ব্যবহার করেন তা নির্ভর করবে কে এটি গ্রহণ করছে, আপনি প্রাপককে ভালভাবে চেনেন কিনা এবং তাদের সাথে আপনার সম্পর্ক কতটা আনুষ্ঠানিক। নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি বিবেচনা করুন:
- "কার সাথে এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে" ব্যবহার করুন, শুধুমাত্র যদি আপনি সঠিকভাবে জানেন না আপনি কাকে সম্বোধন করছেন।
- আপনি যদি প্রাপককে না জানেন, "প্রিয় স্যার/ম্যাডাম" একটি নিরাপদ বিকল্প।
- আপনি প্রাপকের পুরো নাম এবং উপাধিও ব্যবহার করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় ড। দেউই শাড়ি"।
- আপনি যদি প্রাপককে ভালভাবে চেনেন এবং প্রাপকের সাথে অনানুষ্ঠানিক সম্পর্ক রাখেন, তাহলে আপনি একটি প্রথম নাম ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় সুসান।"
- আপনি যদি প্রাপকের লিঙ্গ কী তা নিশ্চিত না হন তবে কেবল পুরো নামটি লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় ক্রিস দমানিক"
- অভিবাদন বা সেমিকোলনের পরে কমা দিতে ভুলবেন না যদি আপনি "কার জন্য এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে" ব্যবহার করেন।
4 এর অংশ 2: চিঠির মূল অংশটি রচনা করা
ধাপ 1. সঠিক লেখার স্টাইল ব্যবহার করুন।
প্রবাদ অনুসারে, সময় অর্থ, এবং বেশিরভাগ ব্যবসায়ী সময় নষ্ট করতে পছন্দ করে না। অতএব, আপনার চিঠি লেখার স্টাইল সংক্ষিপ্ত এবং পেশাদার হওয়া উচিত। আপনার চিঠিটি সাজান যাতে এটি দ্রুত, সরাসরি বিন্দুতে পড়তে পারে এবং শুধুমাত্র প্রথম অনুচ্ছেদে সংক্ষিপ্ত ব্যক্তিগত মন্তব্য অন্তর্ভুক্ত করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "শুভেচ্ছার সাথে …" দিয়ে শুরু করতে পারেন এবং সেখান থেকে চালিয়ে যেতে পারেন।
- সুন্দর রূপান্তর, কঠিন শব্দ বা দীর্ঘ, অত্যাচারী বাক্য সম্পর্কে খুব বেশি চিন্তা করবেন না। আপনার চিঠির উদ্দেশ্য হল যত দ্রুত এবং স্পষ্টভাবে বলা দরকার তা যোগাযোগ করা।
- একটি প্ররোচিত টোন ব্যবহার করুন। সম্ভবত আপনার চিঠির উদ্দেশ্য পাঠককে কিছু করতে রাজি করা, যেমন তাদের মন পরিবর্তন করা, সমস্যা সমাধান করা, টাকা পাঠানো বা পদক্ষেপ নেওয়া। সুতরাং, সঠিক সুরে আপনার অনুরোধ এবং কারণগুলি জানান।
পদক্ষেপ 2. ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করুন।
ব্যবসায়িক অক্ষরে "আমি", "আমরা" এবং "আপনি" সর্বনাম ব্যবহার করা পুরোপুরি গ্রহণযোগ্য। নিজেকে "আমি" এবং পাঠককে "আপনি" হিসাবে প্রকাশ করুন।
আপনি যদি কোনও সংস্থার পক্ষে চিঠি লিখছেন তবে সাবধান হন। আপনি যদি কোম্পানির মতামত জানানোর চেষ্টা করছেন, তাহলে আপনার "আমরা" ব্যবহার করা উচিত যাতে পাঠকরা জানতে পারেন যে কোম্পানি আপনার বক্তব্যের পিছনে রয়েছে। আপনি যদি ব্যক্তিগত মতামত প্রকাশ করেন, তাহলে "আমি" ব্যবহার করুন।
ধাপ clearly. স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে লিখুন
আপনি কি লিখছেন তা পাঠক সত্যিই বুঝতে পেরেছেন তা নিশ্চিত করুন। আপনার চিঠির উদ্দেশ্য পরিষ্কার হলেই পাঠকরা দ্রুত সাড়া দেবেন। বিশেষ করে, যদি কোনও ফলাফল বা পদক্ষেপ থাকে তবে আপনি পাঠককে চিঠি পাওয়ার পর নিতে চান, এটি পরিষ্কার করুন। যথাসম্ভব অল্প কথায় আপনার অবস্থান বর্ণনা করুন।
ধাপ 4. সক্রিয় বাক্য ব্যবহার করুন।
একটি পরিস্থিতি বর্ণনা করার সময় বা একটি অনুরোধ করার সময়, নিশ্চিত করুন যে আপনি সক্রিয় ভয়েস নির্বাচন করেছেন, প্যাসিভ ভয়েস নয়। প্যাসিভ ভয়েস আপনার লেখাকে অস্পষ্ট বা সাধারণ করে তুলবে। তদতিরিক্ত, সক্রিয় বাক্যগুলি আরও দক্ষ এবং সরাসরি সমস্যাটির হৃদয়। উদাহরণ স্বরূপ:
- প্যাসিভ: সানগ্লাস স্থায়িত্বের কথা মাথায় রেখে ডিজাইন বা তৈরি করা হয় না।
- সক্রিয়: আপনার কোম্পানি সানগ্লাস ডিজাইন করে এবং তাদের স্থায়িত্ব নির্বিশেষে তৈরি করে,
ধাপ ৫। যথাযথ মনে হলে কথোপকথনের ভাষা ব্যবহার করুন।
চিঠি মানুষের দ্বারা এবং তাদের জন্য লেখা হয়। যখনই সম্ভব কপি কপি এড়িয়ে চলুন। আপনি প্রমিত অক্ষর অনুলিপি করে সম্পর্ক তৈরি করতে পারবেন না। যাইহোক, অ-মানক ভাষা বা গালি ব্যবহার করবেন না, যেমন "আপনি জানেন," "মানে," বা "চাই।" একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার ধরন প্রয়োগ করুন, কিন্তু বন্ধুত্বপূর্ণ এবং নম্র শব্দ লিখুন।
- আপনি যদি প্রাপককে ভালভাবে চেনেন, তাহলে আপনি এক-লাইনার শুভেচ্ছা যোগ করতে পারেন।
- চিঠিটি কতটা ব্যক্তিত্ব প্রকাশ করবে তা বিচার করতে আপনার অন্তর্দৃষ্টি ব্যবহার করুন। কখনও কখনও একটু হাস্যরস একটি ব্যবসায়িক পর্যায়ে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু এটি ব্যবহার করার আগে সাবধানে চিন্তা করুন।
ধাপ 6. ভদ্র থাকুন।
আপনি যদি অভিযোগ বা অভিযোগের চিঠি পাঠান, তবুও আপনি ভদ্র হতে পারেন। প্রাপকের অবস্থান বিবেচনা করুন এবং পরিস্থিতি সামঞ্জস্য করার জন্য যতটা সম্ভব সাহায্য করুন।
একটি অসাধু অভিযোগের একটি উদাহরণ: "আমি মনে করি আপনার সানগ্লাস চুষছে এবং আমি আর কখনও আপনার পণ্য কিনব না"। একটি ভদ্র অভিযোগের উদাহরণ হবে: "আমি আপনার সানগ্লাস নির্মাণে হতাশ, ভবিষ্যতে আমি অন্য ব্র্যান্ডের সানগ্লাস কেনার পরিকল্পনা করছি"।
পদক্ষেপ 7. অতিরিক্ত পৃষ্ঠার জন্য একটি "দ্বিতীয়" লেটারহেড ব্যবহার করুন।
বেশিরভাগ ব্যবসায়িক অক্ষরগুলি একটি পৃষ্ঠায় ফিট করার জন্য যথেষ্ট সংক্ষিপ্ত। যাইহোক, যদি আপনাকে একটি দীর্ঘ চিঠি লিখতে হয়, যেমন একটি চুক্তি বা আইনি সিদ্ধান্ত, অতিরিক্ত পৃষ্ঠাগুলির প্রয়োজন হতে পারে। একটি "দ্বিতীয়" লেটারহেড ব্যবহার করুন, যা সাধারণত একটি সংক্ষিপ্ত ঠিকানা ধারণ করে এবং প্রধান লেটারহেড হিসাবে একই ধরনের কাগজ দিয়ে তৈরি হয়।
পৃষ্ঠার শীর্ষে, দ্বিতীয় এবং পরবর্তী পৃষ্ঠাগুলিতে পৃষ্ঠা নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনাকে প্রাপকের নাম এবং তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
ধাপ 8. আপনার চিঠি শেষ করুন।
শেষ অনুচ্ছেদে, আপনার পয়েন্টগুলি সংক্ষিপ্ত করুন এবং আপনি যে পদক্ষেপ নেবেন বা প্রাপকের কাছ থেকে আপনি কী প্রত্যাশা করবেন তা আন্ডারলাইন করুন। মনে রাখবেন যে প্রাপক চিঠি সংক্রান্ত প্রশ্ন বা উদ্বেগের সাথে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন, তারপর আপনার পাঠানো চিঠির প্রতি তাদের মনোযোগের জন্য তাদের ধন্যবাদ।
Of য় অংশ: চিঠি বন্ধ করা
ধাপ 1. একটি সমাপনী শুভেচ্ছা চয়ন করুন।
একটি সমাপনী শুভেচ্ছা, একটি উদ্বোধনী শুভেচ্ছা মত, সম্মান এবং আনুষ্ঠানিকতার একটি সূচক। "আন্তরিক" বা "আন্তরিক" হল সবচেয়ে নিরাপদ সমাপনী শুভেচ্ছা। আপনি "শুভেচ্ছা" বা "শুভেচ্ছা" বিবেচনা করতে পারেন। শুভেচ্ছা যা খুব বেশি আনুষ্ঠানিক নয় কিন্তু এখনও একটি পেশাদার স্বর রয়েছে সেগুলি হল "সাফল্যের শুভেচ্ছা", "শুভেচ্ছা" এবং "আপনাকে ধন্যবাদ"। সমাপনী শুভেচ্ছার পরে একটি কমা ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 2. আপনার স্বাক্ষর রাখুন।
আপনার স্বাক্ষরের জন্য চার লাইন ফাঁকা রাখুন। চিঠি ছাপার পরে স্বাক্ষর করুন, অথবা আপনি যদি এটি ইমেলের মাধ্যমে পাঠান, আপনার স্বাক্ষরের ছবিটি স্ক্যান করুন এবং স্বাক্ষর বিভাগে পেস্ট করুন। স্বাক্ষরের জন্য কালির পছন্দ নীল বা কালো।
আপনি যদি কারো পক্ষে চিঠিতে স্বাক্ষর করেন, তাহলে আপনার স্বাক্ষরের আগে "পিপি:" লিখুন। "pp" এর অর্থ হল প্রতি প্রক্রিয়াকরণ, যার অর্থ "প্রতিনিধি" বা "এর পক্ষে"।
পদক্ষেপ 3. টাইপ করে আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য লিখুন।
আপনার স্বাক্ষরের নিচে, আপনার নাম, শিরোনাম, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা এবং যোগাযোগের অন্যান্য উপযুক্ত মাধ্যম সহ আপনার তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রতিটি ধরনের তথ্যের জন্য একটি নতুন লাইন ব্যবহার করুন।
ধাপ 4. টাইপিস্টের আদ্যক্ষর যোগ করুন।
যদি চিঠি টাইপ করা ব্যক্তি এবং লেখক ভিন্ন ব্যক্তি হন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই স্বাক্ষর ব্লকের নিচে টাইপিস্টের আদ্যক্ষর যুক্ত করতে হবে। কখনও কখনও, চিঠির লেখকের আদ্যক্ষরও অন্তর্ভুক্ত করা হয়। সুতরাং, চিঠিতে কে কাজ করেছে তা স্পষ্ট হবে।
- আপনি যদি কেবল টাইপিস্টের আদ্যক্ষর অন্তর্ভুক্ত করেন, সেগুলি ছোট হাতের অক্ষরে লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, এমজে।
- যদি আপনি লেখকের আদ্যক্ষরগুলিও অন্তর্ভুক্ত করেন, তাহলে ছোট হাতের টাইপিস্টের আদ্যক্ষরগুলির সাথে বড় হাতের অক্ষরে লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, RW: mj। অন্যান্য শৈলী আদ্যক্ষরগুলির মধ্যে একটি স্ল্যাশ যোগ করে, যেমন, RW/mj।
ধাপ 5. সংযুক্তির তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি যদি প্রাপক পর্যালোচনার জন্য অতিরিক্ত নথি সংযুক্ত করেন, তাহলে যোগাযোগের তথ্যের নিচে কয়েকটি লাইন সংযুক্ত করুন এবং সংযুক্ত নথির ধরন উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "পরিশিষ্ট (2): সারসংকলন, ব্রোশার।" অথবা, গতানুগতিক রীতিতে, তারিখের নিচে চিঠির শীর্ষে সংযুক্তির বিবরণ লিখুন।
আপনি "ল্যাম্প" এর সাথে "সংযুক্তি" সংক্ষিপ্ত করতে পারেন।
পদক্ষেপ 6. তথ্যের একটি অনুলিপি অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি যদি চিঠির অনুলিপি অন্য কাউকে পাঠাচ্ছেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই চিঠিতে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এটি "সংযুক্তি" লাইনের অধীনে "সিসি:" বা "অনুলিপি" টাইপ করে বলা হয়েছে, একসাথে কপি গ্রহীতার নাম এবং শিরোনাম সহ ("সিসি" সৌজন্যমূলক কপি, কিন্তু অতীতে এর অর্থ ছিল কার্বন কপি যখন চিঠিগুলি এখনও একটি টাইপরাইটারে টাইপ করা হচ্ছিল এবং কার্বন কাগজে অনুলিপি করা হয়েছিল)।
- উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "সিসি: মারি সান্তি, বিপণন উপ -পরিচালক"
- আপনি যদি একাধিক নাম যোগ করেন, প্রথম নামটির নিচে দ্বিতীয় নামটি সারিবদ্ধ করুন, কিন্তু "সিসি:" ছাড়া
4 এর অংশ 4: চিঠি সম্পূর্ণ করা
পদক্ষেপ 1. সম্পাদনা করুন।
উপস্থাপনা পেশাদারিত্বের একটি মূল উপাদান। নিশ্চিত করুন যে প্রাপক আপনার চিঠি সম্পাদনা করে এবং ত্রুটিগুলি যাচাই করে সহজেই আপনাকে একজন সক্ষম এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তি হিসাবে দেখতে পারেন। আপনার ওয়ার্ড প্রসেসরে বানান পরীক্ষক ব্যবহার করুন, কিন্তু জমা দেওয়ার আগে এটি সাবধানে পড়তে ভুলবেন না।
- নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, চিঠিটি কি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত? অনুচ্ছেদ কি 3-4 বাক্যের চেয়ে দীর্ঘ? যদি তাই হয়, আপনি অপ্রয়োজনীয় বিবৃতি অপসারণ করতে পারেন কিনা তা নির্ধারণ করুন।
- যদি চিঠিটি খুব গুরুত্বপূর্ণ হয়, তাহলে আপনার বন্ধু বা সহকর্মীকে এটি পড়ার প্রয়োজন হতে পারে। কখনও কখনও অন্যান্য লোকেরা ভাষার ত্রুটি বা বিশ্রীতা খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারে যা আপনি হয়তো জানেন না।
ধাপ 2. একটি স্ট্যাপলার দিয়ে পাতাগুলিকে একসাথে ধরে রাখবেন না।
যদি আপনার চিঠিতে বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠা থাকে, তাহলে স্ট্যাপলার ব্যবহার করা উচিত নয়। যদি আপনি নিশ্চিত করতে চান যে পৃষ্ঠাগুলি ঠিক আছে, উপরের বাম কোণে একটি কাগজের ক্লিপ দিয়ে সেগুলি একসাথে ক্লিপ করুন।
ধাপ 3. জমা দিন।
আপনি যদি মেইলে চিঠি পাঠাচ্ছেন, তাহলে একটি ব্যবসায়িক খাম ব্যবহার করুন। যদি পাওয়া যায়, আপনার কোম্পানির লোগো সহ একটি খাম ব্যবহার করুন। রিটার্ন অ্যাড্রেস এবং প্রাপকের ঠিকানা সুন্দরভাবে লিখুন। চিঠিটিকে তৃতীয় ভাগে ভাঁজ করুন যাতে প্রাপক নীচে খোলার আগে উপরের অংশটি খুলে দেয়। নিশ্চিত করুন যে আপনি যথেষ্ট স্ট্যাম্প আটকেছেন, তারপর এটি পাঠান।
- যদি আপনি মনে করেন যে আপনার হাতের লেখাটি দুর্দান্ত নয় এবং আপনার পেশাদার ব্যক্তিত্বের সাথে মেলে না, আপনার ওয়ার্ড প্রসেসরে ঠিকানাটি টাইপ করুন এবং খামে মুদ্রণ করুন।
- যদি চিঠি জরুরী এবং/অথবা তাড়াহুড়ো হয়, কুরিয়ারের মাধ্যমে পাঠানোর কথা বিবেচনা করুন।
- আপনি যদি এটি ইমেইলের মাধ্যমে পাঠাতে চান, প্রথমে এটিকে HTML এ রূপান্তর করুন অথবা এটি PDF হিসাবে সংরক্ষণ করুন যাতে বিন্যাসটি পরিবর্তন না হয়। যাইহোক, চিঠিটি শারীরিকভাবে পাঠানো হলে ভাল হবে।
পরামর্শ
- চিঠিতে স্বাক্ষর করতে একটি মানসম্মত কলম ব্যবহার করুন।
- দ্রুত চিঠির উত্তর দিন। যদি আপনি এক সপ্তাহের মধ্যে উত্তর দিতে না পারেন, তাহলে এটি প্রাপকের কাছে দিন এবং তাকে বলুন কখন সে আপনার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করতে পারে।
- ইতিবাচক দিকটি জোর দিন। আপনি কি করতে পারেন তা নিয়ে কথা বলুন, যা আপনি পারবেন না তা নয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও পণ্য স্টকে না থাকে তবে গ্রাহককে বলবেন না যে আপনি তাদের অর্ডার পূরণ করতে পারবেন না। পরিবর্তে, বলুন যে পণ্যটি খুব জনপ্রিয় এবং বিক্রি হয়ে গেছে। তারপর তাদের বলুন যখন আপনি তাদের আদেশ পূরণ করতে পারেন।
-
আপনি যদি একটি জটিল চিঠি লিখছেন, প্রথমে রূপরেখাটি লিখুন।
- আপনি যে কোন বিষয় কভার করতে চান তা লিখুন, অর্ডার নিয়ে ভাবার দরকার নেই।
- প্রতিটি বিষয়ের জন্য, কীওয়ার্ড, উদাহরণ, আর্গুমেন্ট এবং ঘটনাগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন।
- চিঠির উদ্দেশ্য এবং প্রাপকের সাথে তালিকার প্রতিটি বিষয়ের প্রাসঙ্গিকতা লক্ষ্য করুন।
- যেসব অংশের প্রয়োজন নেই সেগুলো ফেলে দিন।
- সেই ক্রমে তথ্য সাজান যা পাঠকের জন্য সর্বোত্তম।
সতর্কবাণী
- চাটুকার ভাষা ব্যবহার করবেন না। আন্তরিক প্রশংসা গ্রহণযোগ্য, কিন্তু অত্যধিক প্রশংসা মানে কর্মক্ষেত্রে আপনি প্রশংসার উপর নির্ভর করেন, যোগ্যতা নয়।
- ভোঁতা বা অশ্লীল ভাষা ব্যবহার করবেন না। মনে রাখবেন, আপনি এই চিঠির মাধ্যমে একটি ব্যবসায়িক সম্পর্ক মেরামত বা শুরু করার চেষ্টা করছেন।
