বেশিরভাগ বাবা -মাকে অসুস্থতার কারণে ছুটি চাওয়া থেকে শুরু করে বা এমনকি শিশুর সমস্যা নিয়ে আলোচনা করা থেকে শুরু করে বিভিন্ন কারণে তাদের সন্তানের শিক্ষকের সাথে কমপক্ষে একবার যোগাযোগ করতে হবে। বেশিরভাগ শিক্ষক ইমেইল ব্যবহার করেন, যা চিঠিপত্র প্রক্রিয়া সহজ এবং দ্রুত করে তোলে, কিন্তু আপনি চিঠি বা নোটও লিখতে পারেন। সঠিক চিঠি বা ইমেইল দিয়ে, আপনি আপনার সন্তানের শিক্ষকের সাথে খোলা এবং শক্তিশালী যোগাযোগ স্থাপন করতে পারেন।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: একটি ইমেল পাঠানো
ধাপ 1. ইমেইল কখন পাঠাতে হবে তা জানুন।
আপনি আপনার সন্তানের শিক্ষকের সাথে যোগাযোগ করতে চান এমন অনেক কারণ রয়েছে, ভূমিকা থেকে শুরু করে আরো গুরুতর বিষয় নিয়ে আলোচনা করা পর্যন্ত। আপনার সন্তানের শিক্ষকের সাথে যোগাযোগ করার কিছু সাধারণ কারণ হল:
- যখন আপনি সরান, অথবা আপনার সন্তান যখন নতুন স্কুলে পড়াশোনা শুরু করবে তখন নিজের পরিচয় দিন।
- সমস্যা নিয়ে আলোচনা করুন।
- সন্তানের কাজ বা অগ্রগতি জিজ্ঞাসা করুন।
- দেখা করতে বলুন।
- একটি বিশেষ সমস্যার জন্য শিক্ষককে অবহিত করুন, যেমন শিশুর বিশেষ চাহিদা বা পারিবারিক সমস্যা।
- অসুস্থতা বা অন্যান্য প্রয়োজনের কারণে শিশু অনুপস্থিত থাকলে অনুমতি চাইতে হবে।
পদক্ষেপ 2. শিক্ষকের কাছে একটি সম্পূর্ণ এবং পেশাদার ইমেইল লেখার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন।
সম্পূর্ণ তথ্য যোগাযোগকে আরও দক্ষ করে তুলবে, এবং দেখাবে যে আপনি শিক্ষককে সম্মান করেন এবং আলোচিত বিষয়গুলিকে গুরুত্ব সহকারে গ্রহণ করেন।
- আপনার সন্তানকে শিক্ষকের নাম জিজ্ঞাসা করুন, অথবা স্কুলের ওয়েবসাইটে শিক্ষকের নাম দেখুন।
- আপনার সন্তানের বিশেষ চাহিদা থাকলে ডাক্তারের রোগ নির্ণয় এবং শিশু বসানোর নথির মতো প্রয়োজনীয় নথির অনুলিপি প্রস্তুত করুন।
ধাপ 3. আপনার সংগৃহীত তথ্য ব্যবহার করে ইমেলের প্রথম খসড়া তৈরি করুন।
খসড়াগুলি আপনাকে আপনার সমস্যার সম্পূর্ণরূপে বর্ণনা করার অনুমতি দেয়। আপনার কাজ শেষ হলে, আপনার খসড়াটি আবার পড়ুন, তারপর প্রয়োজন হলে এটি সম্পাদনা করুন।
- "টু" ফিল্ডে আপনার ইমেল ঠিকানা লেখা এড়িয়ে চলুন, যাতে আপনি ভুলবশত একটি খসড়া ইমেল পাঠাবেন না।
- আপনার খসড়া যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- ব্যক্তিগত, বিনয়ী এবং পেশাদার সুরে ইমেল লিখুন।
- তোমার পরিচিতি দাও. আপনার সন্তানের নাম বলুন এবং ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি ইমেলটি লিখেছেন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় মিসেস জেসমিন, আমার নাম রোজ।
- আপনি যে সমস্যার সমাধান করতে চান তা উল্লেখ করে ইমেইলের মূল অংশটি 1-3 অনুচ্ছেদ করুন। আপনি আপনার সন্তানকে গঠনমূলকভাবে সমর্থন করার উপায় সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
- ধন্যবাদ বলে ইমেলটি বন্ধ করুন এবং আরও পরামর্শের জন্য আপনার যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার মনোযোগের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। শিক্ষক ইমেইল বা +628123456789 এর মাধ্যমে আমার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। আমি আশা করি আপনার সাহায্যে আপিনের সমস্যা শীঘ্রই সমাধান করা যাবে।"
ধাপ 4. একটি ইতিবাচক নোটে ইমেল করুন।
খসড়া লেখার সময়, আপনার ইমেলের সুর যতটা সম্ভব ইতিবাচক রাখুন। আপনার সন্তানের সমস্যাগুলি মোকাবেলা করার সময় আপনি দ্রুত বিরক্ত হতে পারেন, কিন্তু ইমেলগুলিতে একটি ইতিবাচক এবং সক্রিয় স্বর বজায় রাখা আপনার সন্তানের শিক্ষকের সাথে একটি খোলা এবং ফলপ্রসূ সংলাপ খুলতে পারে।
- আপনার সন্তানের শিক্ষকের বিরুদ্ধে অভিযুক্ত ভাষা ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
- "এটি পান," "সহযোগিতা করুন" এবং "কথা বলুন" এর মতো শব্দ ব্যবহার করুন।
- "ইতিবাচক" এবং "সক্রিয়" মত বিশেষণ ব্যবহার করুন।
- বাক্যগুলির মধ্যে শব্দগুলিকে সংযুক্ত করুন যেমন "আপিনের মতে, তিনি গণিত শিখতে অসুবিধা বোধ করেন। আমরা জানতে চাই কিভাবে এটি পরিবর্তন করতে হয় এবং কিভাবে আমরা শিক্ষককে উপিনের দক্ষতা উন্নত করতে সাহায্য করতে পারি।"
পদক্ষেপ 5. ইমেইল লেখার সময় সৎ থাকুন।
শিশুরা সৎ প্রাণী, এবং আপনার চিঠির মিথ্যাগুলি আপনার নিজের সন্তানের জিহ্বা থেকে বেরিয়ে আসতে পারে। ইমেইলটি যথাসম্ভব সৎভাবে লিখুন, কিন্তু ইমেইলে পেশাদার সুর রাখুন।
সরাসরি বিষয়টির হৃদয়ে যান। উদাহরণস্বরূপ, "আমাকে একটি যাদুঘরে কাজ করতে হবে, এবং আমি আমার ছেলেকে পড়াশোনার জন্য নিয়ে যেতে চাই। শুক্রবার স্কুলে ফেরার আগে তাকে কি কোন হোমওয়ার্ক শেষ করতে হবে?"
ধাপ 6. আপনার ইমেলটি পুনরায় পড়ুন এবং সম্পাদনা করুন।
আপনি ইমেলের একটি মোটামুটি খসড়া লেখার পরে, ইমেলের বিষয়বস্তু এবং স্বর সম্পর্কে চিন্তা করুন, তারপর প্রয়োজন হলে ইমেলটি সম্পাদনা করুন। একটি ইমেইল সম্পাদনা করলে আপনি ইমেলের মূল অংশ যোগ বা অপসারণ করতে পারবেন, সেইসাথে বানান, বিরামচিহ্ন এবং ব্যাকরণের ভুল খুঁজে পেতে পারবেন।
- নিশ্চিত করুন যে সংশোধিত ইমেলটিতে একটি সৎ এবং সক্রিয় অভিবাদন, চিঠির মূল অংশ এবং সমাপ্তি রয়েছে।
- ত্রুটি বা বাক্যাংশগুলি দোষারোপ করতে পারে এমন শব্দগুলি সনাক্ত করতে সাহায্য করার জন্য চিঠি জোরে পড়ুন।
- আপনার চিঠি পড়ার জন্য একজন সঙ্গী, বন্ধু বা শিক্ষা বিশেষজ্ঞের সাহায্য নেওয়ার কথা বিবেচনা করুন। আপনি যে ব্যক্তির কাছে সাহায্যের জন্য অনুরোধ করছেন তিনি আপনার চিঠিকে আরও শক্তিশালী বা আরও পেশাদার করার পরামর্শ দিতে পারেন।
ধাপ 7. খসড়া সম্পাদনা করার পরে, আপনার সন্তানের শিক্ষককে চিঠির প্রতি আরও গ্রহণযোগ্য করে তুলতে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদার সমাপনী বার্তা এবং শুভেচ্ছা লিখুন।
বন্ধ বার্তা এবং বন্ধুত্বপূর্ণ শুভেচ্ছা একটি গঠনমূলক প্রতিক্রিয়া জন্য পথ সুগম।
- আপনার সন্তানের শিক্ষকের ডাকনাম দিয়ে শুভেচ্ছা লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, "জেসমিন ম্যাডাম", তার পরে একটি কমা।
- শিক্ষকের প্রথম নাম ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন, যদি না শিক্ষক ইতিমধ্যেই দেখা করেন এবং তাকে তার প্রথম নাম দিয়ে ডাকার প্রস্তাব না দেন।
- "শুভেচ্ছা" দিয়ে বন্ধ করুন, তারপরে একটি কমা। আপনিও লিখতে চাইতে পারেন "আমরা আশা করি এই চিঠি আপনার মনোযোগ আকর্ষণ করবে ম্যাডাম, ধন্যবাদ", আপনার সন্তানের শিক্ষকের কাছ থেকে উত্তর আশা করার জন্য।
- আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য জানান।
ধাপ 8. আপনার ইমেলের উপর নির্ভর করে উপযুক্ত ডকুমেন্টেশন সংযুক্ত করুন, আপনার সন্তানের শিক্ষকের রেফারেন্সের জন্য।
রেফারেন্স আপনার সন্তানের শিক্ষককে আপনার সমস্যা বুঝতে সাহায্য করবে।
একটি খোলা সহজ বিন্যাসে একটি রেফারেন্স ফাইল প্রস্তুত করুন।
ধাপ 9. ইমেল পাঠানোর জন্য শিক্ষকের ইমেল ঠিকানা লিখুন।
ইমেইল ঠিকানাটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনার সন্তানের স্কুলের ওয়েবসাইট দেখুন।
- অন্যান্য আগ্রহী পক্ষ, যেমন পত্নী বা অন্যান্য অনুমোদিত শিক্ষকদের ই-মেইল করুন।
- ইমেল বিতরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে বিসিসিতে নিজেকে অন্তর্ভুক্ত করার কথা বিবেচনা করুন।
ধাপ 10. পাঠানোর আগে আরও একবার খসড়া পড়ে ইমেলের চূড়ান্ত খসড়া সম্পাদনা করুন।
সম্পাদনা কিছু তথ্য, বা ইমেলে ত্রুটিগুলি ভুলে যাওয়া এড়াবে।
ধাপ 11. আপনার সন্তানের শিক্ষককে উত্তর দেওয়ার সময় দিন।
শিক্ষকরা ব্যস্ত প্রাণী, তাই তারা সর্বদা আপনার ইমেলগুলির উত্তর দিতে বা মনোযোগ দিতে পারে না। শিক্ষককে ফোন করার আগে কিছুক্ষণ অপেক্ষা করুন।
- আপনার দ্রুত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হলে তারিখটি লিখুন।
- যদি আপনার ইমেইল এক সপ্তাহ পরেও উত্তর না দেওয়া হয় তবে চিঠি বা ইমেলটি আবার পাঠান।
2 এর পদ্ধতি 2: লিখিত চিঠি পাঠানো
ধাপ 1. লিখিত চিঠি কখন পাঠাতে হবে তা জানুন।
লিখিত চিঠিগুলি ইমেলের চেয়ে বেশি ব্যক্তিগত এবং কিছু ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয়। আপনি একটি লিখিত চিঠি পাঠাতে চাইতে পারেন যখন:
- ধন্যবাদ জানাতে।
- সংক্ষিপ্তভাবে আপনার পরিচয় দিন।
- আপনার সন্তান অসুস্থ বা স্কুলে যেতে না পারলে অনুমতি নিন।
ধাপ 2. আপনার সন্তানের শিক্ষকের পক্ষে যথাসম্ভব সুন্দরভাবে চিঠি লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার হাতের লেখা পড়া সহজ।
- যদি আপনার লেখা খারাপ হয়, ধীরে ধীরে লিখুন, যাতে আপনার লেখা পরিষ্কার হয়।
- পেনসিল বা কলম দিয়ে লেখা এড়িয়ে চলুন যা সহজেই বিবর্ণ হয়ে যায়। বিশেষত, একটি বলপয়েন্ট কলম ব্যবহার করুন।
- কম্পিউটারে খসড়া তৈরির কথা বিবেচনা করুন, তারপরে আপনার চিঠি হাতে লিখুন। খসড়াগুলি আপনাকে আরও স্পষ্টভাবে লিখতে চান সে সম্পর্কে চিন্তা করার অনুমতি দেয়।
- যদি ইচ্ছা হয়, কম্পিউটারে চিঠি লিখুন, মুদ্রণ করুন, এবং তারপর চিঠিতে স্বাক্ষর করুন।
পদক্ষেপ 3. আপনার চিঠি লিখুন।
যদি আপনি ম্যানুয়ালি চিঠি লিখতে চান, আগের ধাপে ইমেল লেখার মতো একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন। যাইহোক, যদি আপনি যে বিষয়ে কথা বলতে চান তা খুব গুরুতর না হয়, যেমন একটি ধন্যবাদ নোট, আপনাকে কয়েকবার একটি খসড়া লিখতে হবে না।
- আপনার যদি ভাল স্টেশনারি থাকে তবে ব্যবহার করুন। কিন্তু যদি না হয়, পরিষ্কার এবং বলিযুক্ত নয় এমন কাগজ ব্যবহার করুন।
- চিঠিতে তারিখ লিখুন।
- তারিখের অধীনে একটি শুভেচ্ছা লিখুন, উদাহরণস্বরূপ "মিস জেসমিন," এর পরে একটি কমা।
- আগের ধাপে ইমেল উপাদানগুলির মতো একই উপাদানগুলি ব্যবহার করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার চিঠি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত। উদাহরণস্বরূপ, "মিস জেসমিন, আমি রোজ, আপিন এবং ইপিনের পিতা -মাতা। উপিনকে গণিত বুঝতে সাহায্য করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। স্কুলের পরে, তিনি প্রায়ই মিসেস জেসমিনকে এমন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেন যা সে বুঝতে পারে না। যদি কিছু থাকে আমি সাহায্য করতে পারি আরও ভালোভাবে বুঝতে পারলে, দয়া করে আমাকে জানান। ধন্যবাদ। রোজ।"
- আপনার চিঠিতে স্বাক্ষর করুন, তারপর প্রয়োজন হলে আপনার নাম লিখুন।
ধাপ 4. ত্রুটি, অনুপস্থিত তথ্য, বা বিবর্ণ কালি এবং অবৈধ অংশগুলি রোধ করার জন্য আপনার চিঠি পাঠানোর আগে পরীক্ষা করুন।
যদি আপনি একটি মারাত্মক ত্রুটি খুঁজে পান তবে চিঠিটি পুনরায় লিখুন।
পদক্ষেপ 5. চিঠি পাঠান।
চিঠির আনুষ্ঠানিকতা বা জরুরীতার উপর নির্ভর করে আপনি বিভিন্ন উপায়ে একটি চিঠি পাঠাতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ:
- পোস্ট দ্বারা. নিশ্চিত করুন যে আপনি চিঠিতে শিক্ষকের নাম উল্লেখ করেছেন এবং আপনার চিঠিতে স্কুলের ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন।
- নিজে পাঠিয়েছি। স্কুলে আপনার নিজের চিঠি পাঠান। স্কুলের কর্মীরা এটি আপনার সন্তানের শিক্ষকের কাছে পৌঁছে দেবে।
- আপনার সন্তানের মাধ্যমে। আপনি আপনার সন্তানের কাছে একটি চিঠিও রেখে দিতে পারেন, কিন্তু সে তা দিতে ভুলে যেতে পারে। আপনি যদি চান, আপনি আপনার সন্তানের স্কুল ইউনিফর্মের মধ্যে চিঠি টিকতে পারেন।
