একটি পরিষ্কার অফিস প্রশাসন পরিচালনার ক্ষেত্রে ফাইল স্টোরেজ সিস্টেম একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। সর্বোত্তম ফাইল স্টোরেজ সিস্টেম সেটআপ নির্ধারণ করুন যাতে যার কাছে ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করার অনুমোদন থাকে, সে অন্য কেউ হোক বা নিজে, সহজেই আপনার প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট খুঁজে পেতে পারে। একটি অপর্যাপ্ত সিস্টেম আপনার জন্য ডকুমেন্টগুলি পরিচালনা করা কঠিন করে তোলে কারণ সেগুলি প্রায়ই টিক বা হারিয়ে যায় যাতে ওয়ার্কবেঞ্চটি ফাইলের স্তূপে পূর্ণ থাকে।
ধাপ
ধাপ 1. আপনি যে ফাইল স্টোরেজ সিস্টেমটি প্রয়োগ করতে চান তা নির্ধারণ করুন।
আপনি কোন সিস্টেমটিই বেছে নিন না কেন, প্রতিটি ডকুমেন্ট কোথায় সংরক্ষণ করতে হবে তা নিশ্চিত করুন, উদাহরণস্বরূপ সে অনুযায়ী সাজানো:
- বর্ণমালা। ক্লায়েন্ট, রোগী বা গ্রাহকের নাম দ্বারা ফাইল স্টোরেজ করা হলে এই সিস্টেমটি সর্বোত্তমভাবে প্রয়োগ করা হয়।
- বিষয় বা বিভাগ। সাধারণভাবে, বিষয় বা বিভাগ দ্বারা সংগঠিত একটি ফাইল স্টোরেজ সিস্টেম সঠিকভাবে পরিচালিত হলে খুব উপযোগী, কিন্তু যদি ডকুমেন্টগুলি সুন্দরভাবে সংগঠিত না হয় তবে এটি খুব বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
- সংখ্যা বা কালানুক্রমিক। এই বিকল্পটি সর্বোত্তম যদি ডকুমেন্টটি ক্রমিক বা তারিখযুক্ত হয়, যেমন একটি ক্রয় চালান বা অর্থ প্রদানের রসিদ।
পদক্ষেপ 2. ফাইল ড্রয়ারে একটি ঝুলন্ত ফোল্ডার সেট আপ করুন।
ঝুলন্ত ফোল্ডারটি ড্রয়ার থেকে সরানোর দরকার নেই কারণ এটি ম্যানিলা কার্ডবোর্ড ফোল্ডার রাখার জায়গা হিসেবে কাজ করে। এই ফোল্ডারটি ঝুলন্ত ফোল্ডারে অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং প্রয়োজন হলে পুনরুদ্ধার করা হবে।
ধাপ category. ক্যাটাগরি অনুযায়ী ডকুমেন্টগুলিকে স্ট্যাকের মধ্যে সাজান।
যখন নথির স্ট্যাক 3-4 সেমি পৌঁছায়, সেগুলিকে উপশ্রেণীতে বিভক্ত করুন। পাতলা নথির একাধিক স্ট্যাক একত্রিত করা যায় এবং তারপরে একটি নতুন বিভাগের নাম সংজ্ঞায়িত করা যায়। এমন একটি নাম চয়ন করুন যা আপনার জন্য নথিপত্র সাজানো সহজ করে।
ধাপ 4. প্রতিটি স্ট্যাক একটি ম্যানিলা কার্ডবোর্ড ফোল্ডারে রাখুন এবং এটি স্পষ্টভাবে লেবেল করুন।
একটি সুন্দর চেহারা জন্য, একটি ফোল্ডার ব্যবহার করুন যা মাঝখানে লেবেল লেখার জায়গা দেয়, পরিবর্তে সারিবদ্ধ।
ধাপ 5. ম্যানিলা কার্ডবোর্ড ফোল্ডারটি ঝুলন্ত ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন।
আপনি নথির পাতলা স্ট্যাক সংরক্ষণ করতে একটি নিয়মিত ঝুলন্ত ফোল্ডার ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক, নথির পুরু স্তূপ বা উপশ্রেণীতে বিভক্ত সেগুলি সংরক্ষণের জন্য, একটি বর্গাকার নীচে একটি ঝুলন্ত ফোল্ডার ব্যবহার করুন। এই ক্ষেত্রে, ফাইলগুলি পছন্দসই হিসাবে সাজানো যেতে পারে, তবে সর্বাধিক ব্যবহৃত ক্রমটি বর্ণানুক্রমিক।
পদক্ষেপ 6. ম্যানিলা কার্ডবোর্ড ফোল্ডারে তালিকাভুক্ত লেবেল অনুযায়ী ঝুলন্ত ফোল্ডারটি লেবেল করুন।
ফোল্ডারের একেবারে বাম দিকে প্লাস্টিকের লেবেল রাখুন, যদি না আপনাকে ফাইলের ক্যাবিনেটে একটি উল্লম্ব অবস্থানে ফোল্ডারটি ertোকাতে হয় যাতে ফোল্ডারগুলি বাম থেকে ডানে, সামনে থেকে পিছনে না হয়। এই ক্ষেত্রে, ডানদিকে প্লাস্টিকের লেবেল রাখুন।
ধাপ 7. ঝুলন্ত ফোল্ডার এবং অতিরিক্ত ম্যানিলা কার্ডবোর্ডের ফোল্ডারগুলি প্রস্তুত করুন যাতে যদি এমন নথি থাকে যা লেবেলযুক্ত ফোল্ডারে গোষ্ঠীভুক্ত করা যায় না তবে আপনি ফোল্ডারগুলি যুক্ত করতে পারেন।
ফোল্ডারে খুব বেশি বা খুব কম ডকুমেন্ট লোড করবেন না। আপনার ফোল্ডারের লেবেল পরিবর্তন করতে হবে কি না তা বিবেচনা করুন এবং নথিগুলিকে নতুন বিভাগে শ্রেণীবদ্ধ করা প্রয়োজন।
ধাপ 8. বছরের শেষে, ফাইল মন্ত্রিসভা থেকে সমস্ত ফোল্ডার সরান, ক্যাটাগরি অনুযায়ী নতুন ম্যানিলা কার্ডবোর্ড ফোল্ডারগুলিকে লেবেল করুন এবং তারপর ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলিতে আবার রাখুন।
ইতিমধ্যেই যে ফোল্ডারগুলো আছে সেগুলোতে একত্রিত হওয়া দরকার এমন নথি আছে কিনা তা দেখতে সমস্ত ফাইল চেক করুন এবং তারপর অন্যান্য নথি সংরক্ষণাগার হিসাবে সংরক্ষণ করুন।
পরামর্শ
আপনি যদি রঙিন লেবেল বানাতে চান, একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে সেগুলি মুদ্রণ করুন অথবা ফোল্ডারটিকে আরো আকর্ষণীয় করে তুলতে অন্য পদ্ধতি ব্যবহার করুন। যাইহোক, যখন আপনাকে পরিবর্তন করতে হবে, যেমন একটি নতুন ফোল্ডার যোগ করা, আপনি বিভ্রান্ত বোধ করতে পারেন কারণ রং নির্বাচন করা কঠিন বা হাতে লেবেল লাগাতে হয়। সুতরাং, একটি সহজ পদ্ধতি ব্যবহার করুন।
সতর্কবাণী
- এমন কিছু ডকুমেন্টের জন্য বিবিধ বিভাগ তৈরি করবেন না যেগুলিকে নির্দিষ্ট ক্যাটাগরিতে গ্রুপ করা যায় না কারণ এই পদ্ধতিতে ডকুমেন্টগুলি জমা হতে থাকে।
- ফাইল স্টোরেজ সিস্টেম নির্ধারণ করার পরে, এটি নিয়মিত ভিত্তিতে নথি পরিচালনা করার অভ্যাস করুন। প্রতিদিন আপনার ডেস্কে ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার জন্য সময় রাখুন। একটি বড় ঝুড়িতে নথি রাখার লোভ করবেন না কারণ ঝুড়িটি দ্রুত পূরণ হবে এবং একটি নতুন ফাইলের স্তূপ হয়ে যাবে।
