স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং প্রসিডিউর (এসওপি) হল একটি ডকুমেন্ট যা একটি কাজ সম্পাদনের ধাপের তথ্য নিয়ে গঠিত। একটি বিদ্যমান এসওপি কেবল সংশোধন এবং আপডেট করার প্রয়োজন হতে পারে, অথবা আপনি এমন একটি পরিস্থিতিতে থাকতে পারেন যেখানে আপনাকে শুরু থেকে লিখতে হবে। এটি অনেক কাজ বলে মনে হতে পারে, কিন্তু এটি সত্যিই একটি খুব, খুব, "খুব" সম্পূর্ণ তালিকা। শুরু করার জন্য ধাপ 1 দেখুন।
ধাপ
3 এর মধ্যে পার্ট 1: আপনার এসওপি ফর্ম্যাট তৈরি করা
ধাপ 1. আপনার বিন্যাস চয়ন করুন
এসওপি লেখার কোন সঠিক বা ভুল নেই। যাইহোক, আপনার কোম্পানির অনেকগুলি এসওপি থাকতে পারে যা আপনি ফর্ম্যাটিংয়ের জন্য নির্দেশিকা হিসাবে উল্লেখ করতে পারেন, একটি কাজ সম্পাদনের পছন্দের পথের রূপরেখা। যদি এটি আপনার ক্ষেত্রে হয়, একটি টেমপ্লেট হিসাবে একটি বিদ্যমান SOP ব্যবহার করুন। যদি তা না হয় তবে আপনার কাছে বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে:
- সহজ ধাপ বিন্যাস। এটি একটি রুটিন পদ্ধতির জন্য যা সংক্ষিপ্ত, বেশ কয়েকটি সম্ভাব্য ফলাফল রয়েছে এবং এটি সরাসরি বিন্দুতে। প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন এবং নিরাপত্তা নির্দেশিকা ছাড়াও, এই ডকুমেন্টটি কেবল সাধারণ বাক্যের একটি তালিকা যা পাঠকের জন্য মৃত্যুদণ্ডের আদেশ রয়েছে।
- ধাপে ধাপে বিন্যাস। এটি সাধারণত দীর্ঘ পদ্ধতির জন্য - পদ্ধতি যা দশটি ধাপের বেশি, কিছু সিদ্ধান্ত গ্রহণ, ব্যাখ্যা এবং পরিভাষা জড়িত। এই তালিকাটি সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ক্রমে সাব-স্টেপ সহ প্রধান পদক্ষেপ।
- ফ্লোচার্ট ফরম্যাট। যদি পদ্ধতিটি অসীম সম্ভাব্য ফলাফলের সাথে মানচিত্রের মতো হয়, তাহলে একটি ফ্লোচার্ট আপনার সেরা বাজি হতে পারে। ফলাফল সবসময় অনুমানযোগ্য না হলে এই ফর্ম্যাটটি আপনার বেছে নেওয়া উচিত।
ধাপ 2. আপনার পাঠকদের বিবেচনা করুন।
আপনার এসওপি লেখার আগে তিনটি প্রধান বিষয় বিবেচনা করতে হবে:
- আপনার পাঠকদের পূর্ব জ্ঞান। তারা কি আপনার সংগঠন এবং এর পদ্ধতির সাথে পরিচিত? তারা কি পরিভাষা জানেন? আপনার ভাষা পাঠকের জ্ঞান এবং বিনিয়োগের সাথে মেলে।
- আপনার পাঠকের ভাষা দক্ষতা। এমন কোন সুযোগ আছে যে যারা আপনার ভাষা বুঝতে পারে না তারা আপনার এসওপি "পড়বে"? যদি এটি সম্ভব হয়, ক্যাপশন সহ ছবি এবং ডায়াগ্রাম অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা।
- আপনার পাঠক সংখ্যা। যদি অনেক লোক আপনার এসওপি একবারে পড়ে থাকে (প্রত্যেকটি ভিন্ন ভূমিকা সহ), আপনাকে একটি নাটকের কথোপকথনের মতো ডকুমেন্টটি ফরম্যাট করতে হবে: ব্যবহারকারী 1 কর্ম সম্পাদন করে, ব্যবহারকারী 2 দ্বারা অনুসরণ করা হয়, এবং তাই। এইভাবে, প্রতিটি পাঠক দেখতে পাবে কিভাবে তারা একটি মসৃণ চলমান ব্যবসায়ের ইঞ্জিনের অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে ওঠে।
পদক্ষেপ 3. আপনার জ্ঞান বিবেচনা করুন।
নিচের লাইনটি হল: আপনি কি এটি লেখার জন্য সঠিক ব্যক্তি? আপনি কি জানেন এই প্রক্রিয়ার সাথে কি জড়িত? ত্রুটির সম্ভাবনা আছে কি? কিভাবে এটি নিরাপদ করতে? যদি তা না হয় তবে আপনি অন্য কাউকে এটি দিলে ভাল হতে পারে। খারাপভাবে লিখিত এসওপি - বা এমনকি ভুল - শুধুমাত্র উত্পাদনশীলতা হ্রাস করবে না এবং সাংগঠনিক ব্যর্থতার দিকে নিয়ে যেতে পারে, কিন্তু তারা অনিরাপদও হতে পারে এবং আপনার টিম থেকে পরিবেশ পর্যন্ত সবকিছুতে নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে। সংক্ষেপে, এটি একটি ঝুঁকি নয় যা আপনার নেওয়া উচিত।
যদি এটি একটি প্রকল্প যা আপনাকে দেওয়া হয় এবং আপনি মনে করেন যে আপনাকে এটি সম্পূর্ণ করতে হবে (অথবা বাধ্য), যারা সাহায্যের জন্য প্রতিদিনের পদ্ধতিগুলি সম্পন্ন করে তাদের জিজ্ঞাসা করতে লজ্জা করবেন না। সাক্ষাৎকার নেওয়া এসওপি তৈরির প্রক্রিয়ার একটি সাধারণ অংশ।
ধাপ 4. স্বল্প বা দীর্ঘ এসওপিগুলির মধ্যে সিদ্ধান্ত নিন।
যদি আপনি প্রোটোকল, পরিভাষা ইত্যাদির সাথে পরিচিত ব্যক্তিদের একটি গ্রুপের জন্য একটি এসওপি লিখছেন বা আপডেট করছেন, এবং একটি সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত এসওপি থেকে উপকৃত হবেন যা একটি চেকলিস্টের বেশি, আপনি এটি সংক্ষিপ্ত আকারে লিখতে পারেন।
মৌলিক উদ্দেশ্য এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য (তারিখ, লেখক, আইডি নম্বর, ইত্যাদি) ছাড়াও, এটি পদক্ষেপের একটি সংক্ষিপ্ত তালিকা। যদি বিশদ বিবরণ বা ব্যাখ্যা প্রয়োজন হয় না, তাহলে আপনাকে এটি কীভাবে করতে হবে তা এখানে।
পদক্ষেপ 5. আপনার এসওপির উদ্দেশ্য মনে রাখবেন।
যা স্পষ্ট তা হল আপনার প্রতিষ্ঠানে আপনার এমন পদ্ধতি রয়েছে যা বারবার পুনরাবৃত্তি করা হয়। কিন্তু এই এসওপি দরকারী কেন একটি নির্দিষ্ট কারণ আছে? নিরাপত্তার উপর জোর দেওয়া উচিত? সম্মতি ব্যবস্থা? এই এসওপি কি প্রশিক্ষণের জন্য বা দৈনন্দিন কাজে ব্যবহৃত হয়? আপনার দলের সাফল্যের জন্য আপনার এসওপিগুলি গুরুত্বপূর্ণ হওয়ার কিছু কারণ এখানে দেওয়া হল:
- সম্মতি মান পূরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য
- উৎপাদনের প্রয়োজনীয়তা সর্বাধিক করতে
- পদ্ধতিটি যাতে পরিবেশের উপর খারাপ প্রভাব না ফেলে তা নিশ্চিত করা
- নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে
- সময়সূচী অনুযায়ী সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে
- উৎপাদনে ব্যর্থতা রোধ করতে
-
একটি প্রশিক্ষণ দলিল হিসাবে ব্যবহার করা
যদি আপনি জানেন যে আপনার এসওপি কী জোর দিতে হবে, তাহলে সেই পয়েন্টগুলির চারপাশে আপনার লেখা তৈরি করা সহজ হবে। আপনার এসওপি কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা দেখাও সহজ হবে।
3 এর মধ্যে পার্ট 2: আপনার SOP লেখা
ধাপ 1. প্রয়োজনীয় উপাদান আবরণ।
সাধারণভাবে, প্রযুক্তিগত এসওপিগুলি চারটি উপাদান নিয়ে গঠিত যা প্রক্রিয়া থেকে "আলাদা":
- নামপত্র । এর মধ্যে রয়েছে 1) পদ্ধতির শিরোনাম, 2) এসওপির শনাক্তকরণ নম্বর, 3) জারি বা সংশোধিত হওয়ার তারিখ, 4) এসওপি প্রয়োগ করা এজেন্সি/বিভাগ/শাখার নাম এবং 5) যারা এসওপি প্রস্তুত ও অনুমোদন করেছেন তাদের স্বাক্ষর। এই বিভাগটি যেকোনো ফরম্যাট ব্যবহার করতে পারে, যতক্ষণ পর্যন্ত তথ্যটি পরিষ্কার হয়।
- বিষয়বস্তুর তালিকা । এটি কেবল তখনই প্রয়োজন যখন আপনার SOP যথেষ্ট দীর্ঘ, সহজ রেফারেন্সের জন্য। আপনি এখানে যা পাবেন তা হল একটি সাধারণ স্ট্যান্ডার্ড ফ্রেমওয়ার্ক।
- গুণগত নিশ্চয়তা/মান নিয়ন্ত্রণ । একটি পদ্ধতি একটি ভাল পদ্ধতি নয় যদি এটি পরীক্ষা করা না যায়। প্রয়োজনীয় উপকরণ এবং বিবরণ প্রস্তুত করুন যাতে পাঠকরা নিশ্চিত করতে পারেন যে তারা তাদের পছন্দসই ফলাফল পাচ্ছে। এই উপাদান অন্যান্য নথি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, যেমন কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন নমুনা।
-
রেফারেন্স । ব্যবহৃত বা গুরুত্বপূর্ণ সমস্ত রেফারেন্স লিখতে ভুলবেন না। আপনি যদি অন্যান্য এসওপি রেফারেন্স ব্যবহার করেন, তাহলে পরিশিষ্টে প্রয়োজনীয় তথ্য সংযুক্ত করতে ভুলবেন না।
আপনার প্রতিষ্ঠানের এই এসওপি থেকে ভিন্ন প্রোটোকল থাকতে পারে। যদি কোন পূর্ববর্তী SOP থাকে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন, তাহলে এই কাঠামোটি উপেক্ষা করুন এবং যে পদ্ধতিটি করা হয়েছে তা অনুসরণ করুন।
পদক্ষেপ 2. পদ্ধতির জন্যই, নিশ্চিত করুন যে আপনি নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করেছেন:
- সুযোগ এবং প্রয়োগ । অন্য কথায়, এটি প্রক্রিয়াটির উদ্দেশ্য, এর সীমাবদ্ধতা এবং প্রক্রিয়াটি কীভাবে ব্যবহার করা হয় তা বর্ণনা করে। মান, নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা, ভূমিকা এবং দায়িত্ব, সেইসাথে ইনপুট এবং আউটপুট অন্তর্ভুক্ত করে।
-
পদ্ধতি এবং পদ্ধতি।
বিষয়টির মূল বিষয় - প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি সহ গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলি বিস্তারিতভাবে তালিকাভুক্ত করুন। অনুক্রমিক পদ্ধতি এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের কারণগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। "Presupposition" এবং সম্ভাব্য হস্তক্ষেপ বা নিরাপত্তা বিবেচনায় বলুন।
- পরিভাষা ব্যাখ্যা । সংক্ষিপ্তসার, সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং সাধারণ শব্দ নয় এমন সমস্ত বাক্যাংশ ব্যাখ্যা করুন।
- স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তা সতর্কতা । একটি পৃথক বিভাগে লিখতে হবে এবং ধাপগুলি সহ যখন একটি সমস্যা দেখা দেয়। এই বিভাগটি এড়িয়ে যাবেন না।
-
সরঞ্জাম এবং সরবরাহ।
প্রয়োজনীয় জিনিসগুলির সম্পূর্ণ তালিকা এবং কখন এবং কোথায় সরঞ্জাম, সরঞ্জামের মান ইত্যাদি খুঁজে পেতে হবে।
-
সতর্কতা এবং বাধা । মূলত, সমস্যা সমাধানের অংশ। সম্ভাব্য সমস্যাগুলি তালিকাভুক্ত করুন যা দেখা যেতে পারে, কী দেখতে হবে এবং কী আদর্শ চূড়ান্ত পণ্যকে প্রভাবিত করতে পারে।
- এই বিষয়গুলির প্রত্যেকটি তার নিজস্ব বিভাগ (সাধারণত সংখ্যা বা অক্ষর দ্বারা নির্দেশিত) দিন যাতে আপনার SOP বিভ্রান্তিকর দীর্ঘ বাক্য এবং সহজ রেফারেন্সের জন্য না থাকে।
- এটি একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয়, তবে প্রক্রিয়াগত পদক্ষেপগুলির একটি ছোট অংশ। আপনার সংগঠন অন্যান্য দিকের উল্লেখ করতে পারে যার প্রতি মনোযোগের প্রয়োজন।
ধাপ your. আপনার লেখা সংক্ষিপ্ত এবং পড়তে সহজ রাখুন।
আপনার পাঠকরা মজা করার জন্য এই এসওপি পড়তে পছন্দ করেননি। আপনি এই দস্তাবেজটি সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার রাখতে চাইবেন - অন্যথায় তাদের মনোযোগ বদলে যাবে এবং তারা দস্তাবেজটিকে ভীতিকর এবং বুঝতে কঠিন হবে। সাধারণভাবে, আপনার বাক্যগুলি যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- এখানে একটি খারাপ উদাহরণ: এটি ব্যবহার শুরু করার আগে নিশ্চিত করুন যে আপনি এয়ার আউটলেট থেকে সমস্ত ধুলো পরিষ্কার করেছেন।
- একটি ভাল উদাহরণ নিম্নরূপ: ব্যবহারের আগে এয়ার আউটলেট থেকে সমস্ত ধুলো সরান।
- সাধারণভাবে, "আপনি" শব্দটি ব্যবহার করবেন না। এই শব্দটি অন্তর্নিহিত হওয়া উচিত। একটি সক্রিয় কণ্ঠে কথা বলুন এবং কমান্ড ক্রিয়া দিয়ে আপনার বাক্য শুরু করুন।
ধাপ necessary। প্রয়োজনে, একটি কাজ সম্পন্ন করার প্রক্রিয়ায় জড়িত কর্মকর্তাদের সাক্ষাৎকার নিন।
শেষ কাজটি আপনি করতে চান তা হল একটি সম্পূর্ণ ভুল এসওপি। আপনি দলের নিরাপত্তা, কার্যকারিতা, তাদের সময়কে ঝুঁকিপূর্ণ করছেন এবং আপনি যথাযথ বিবেচনা ছাড়াই প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করছেন - এমন কিছু যা আপনার সতীর্থদের আপত্তিকর মনে হতে পারে। প্রয়োজনে প্রশ্ন করুন! আপনি অবশ্যই সঠিক পদ্ধতি লিখতে চাইবেন।
সমস্ত ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলি কভার করার জন্য আপনি যদি না জানেন তবে আপনি বিভিন্ন উত্স জিজ্ঞাসা করতে পারেন। একটি দলের সদস্য প্রমিত অপারেটিং পদ্ধতি অনুসরণ নাও করতে পারে অথবা অন্য সদস্য শুধুমাত্র পদ্ধতির অংশে জড়িত থাকতে পারে।
ধাপ 5. ডায়াগ্রাম এবং ফ্লোচার্টে দীর্ঘ টেক্সট ভেঙে দিন।
যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট ধাপ বা দুইটি অন্তর্ভুক্ত করেন যা আপনাকে ভীত করে, তাহলে পাঠকদের জন্য এটি সহজ করার জন্য একটি চার্ট বা ডায়াগ্রাম তৈরি করুন। এটি ডকুমেন্টটি পড়তে সহজ করবে এবং সবকিছু বোঝার চেষ্টা করার পরে মনকে একটি বিরতি দেবে। উপরন্তু, আপনার নথি আরও সম্পূর্ণ এবং ভাল লেখা হবে।
শুধু আপনার এসওপি শক্তিশালী করার জন্য চার্ট বা ডায়াগ্রাম অন্তর্ভুক্ত করবেন না; শুধুমাত্র তখনই এটি করুন যখন আপনি বা ভাষার বাধা দূর করার চেষ্টা করছেন।
পদক্ষেপ 6. নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি পৃষ্ঠায় একটি নিয়ন্ত্রণ নথির স্বরলিপি রয়েছে।
আপনার এসওপি সম্ভবত অনেকের মধ্যে একটি - অতএব, আপনার সংস্থার সম্ভবত এক ধরণের বড় ডাটাবেস রয়েছে যা একটি নির্দিষ্ট রেফারেন্স সিস্টেমের সাথে সবকিছু ক্যাটালগ করে। আপনার এসওপি এই রেফারেন্স সিস্টেমের অংশ, এবং সেইজন্য একটি নির্দিষ্ট ধরনের কোড খুঁজে পাওয়া প্রয়োজন। এখানেই আপনি নোটেশনটি কাজে লাগবে।
প্রতিটি পৃষ্ঠায় একটি ছোট শিরোনাম বা আইডি নম্বর, সংশোধন নম্বর, তারিখ এবং " # এর পৃষ্ঠা #" উপরের ডান কোণে (বেশিরভাগ ফরম্যাটে) থাকা উচিত। আপনার প্রতিষ্ঠানের পছন্দের উপর নির্ভর করে আপনার একটি পাদটীকা প্রয়োজন হতে পারে (অথবা পাদটীকাতে উপরের নোটটি লিখুন)।
3 এর অংশ 3: সাফল্য এবং নির্ভুলতা নিশ্চিত করা
ধাপ 1. পদ্ধতিটি পরীক্ষা করুন।
আপনি যদি আপনার পদ্ধতি পরীক্ষা করতে না চান, আপনি সম্ভবত এটি ভাল লিখেননি। প্রক্রিয়াটির সীমিত জ্ঞান (অথবা একজন সাধারণ পাঠক প্রতিনিধি) আছে এমন কাউকে তাদের গাইড করার জন্য আপনার এসওপি ব্যবহার করুন। তারা কোন সমস্যার সম্মুখীন হয়েছিল? যদি তাই হয়, সমস্যাটি সমাধান করুন এবং প্রয়োজনীয় মেরামত করুন।
- বেশ কয়েকজন আপনার এসওপি পরীক্ষা করাই ভাল। বিভিন্ন ব্যক্তি বিভিন্ন সমস্যার সম্মুখীন হবে, বিভিন্ন ধরণের প্রতিক্রিয়া (যা দরকারী বলে আশা করা হচ্ছে)
- এই পদ্ধতিটি এমন কাউকে পরীক্ষা করতে ভুলবেন না যিনি আগে কখনও এই পদ্ধতিটি করেননি। প্রত্যেকে যার পূর্বে জ্ঞান আছে তারা আপনার জ্ঞানের উপর নির্ভর করবে টাস্ক ধাপগুলি সম্পাদন করার জন্য এবং আপনার এসওপির মাধ্যমে নয়, তাই আপনার লক্ষ্য অর্জিত হয় না।
ধাপ 2. পদ্ধতিটি সম্পাদনকারী ব্যক্তিদের দ্বারা আপনার এসওপি পর্যালোচনা করুন।
শেষ পর্যন্ত, এসওপি সম্পর্কে আপনার বসের মতামত আসলেই গুরুত্বপূর্ণ নয়। যারা প্রকৃতপক্ষে সংশ্লিষ্ট কাজ করে তাদের জন্য এই SOP গুরুত্বপূর্ণ। সুতরাং আপনি বসকে এসওপি পাঠানোর আগে, সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের কাজটি দেখান (বা করেছেন)। তারা কি মনে করে?
তাদের অন্তর্ভুক্ত করা এবং তাদের প্রক্রিয়ার অংশ মনে করা তাদের আপনার এসওপিগুলি গ্রহণ করার সম্ভাবনা বাড়িয়ে তুলবে। এবং তারা এমনকি কিছু মহান ধারণা থাকতে পারে
ধাপ your। আপনার উপদেষ্টা এবং কোয়ালিটি এসিওরেন্স টিমকে এসওপি পর্যালোচনা করুন।
একবার দলটি আপনাকে সবুজ আলো দিলে আপনার উপদেষ্টার কাছে পাঠান। প্রকৃত বিষয়বস্তুতে তারা যে ইনপুট দেয় তা কম হতে পারে, কিন্তু তারা আপনাকে বলবে যে আপনার এসওপি বিন্যাসের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে কিনা, যদি আপনি কিছু মিস করেন, সেইসাথে এসওপি আনুষ্ঠানিক করার এবং এটি সিস্টেমে প্রবেশের প্রোটোকল।
- সেই অনুমোদনগুলির একটি অডিট ট্রেল নিশ্চিত করার জন্য একটি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম ব্যবহার করে অনুমোদনের জন্য সরাসরি এসওপি। এই প্রক্রিয়াটি একটি প্রতিষ্ঠান থেকে অন্য প্রতিষ্ঠানে ভিন্ন হতে পারে। মূলত, আপনি নির্দেশিকা এবং নিয়মগুলি পূরণ করতে চান।
- অনুমোদিত স্বাক্ষর প্রয়োজন যদিও অধিকাংশ প্রতিষ্ঠান এখন ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর গ্রহণ করতে আপত্তি করে না।
ধাপ 4. একবার অনুমোদিত হলে, আপনার এসওপি কার্যকর করা শুরু করুন।
এটি কর্মচারীর প্রশ্নে আনুষ্ঠানিক প্রশিক্ষণ হতে পারে (শ্রেণীকক্ষ প্রশিক্ষণ, কম্পিউটার ভিত্তিক প্রশিক্ষণ ইত্যাদি) অথবা এর অর্থ হতে পারে আপনার SOP কাগজ বাথরুমে ঝুলছে। যাই হোক না কেন, আপনার কাজ ছড়িয়ে দিন! আপনি এটি তৈরির জন্য কঠোর পরিশ্রম করেছেন। এটা প্রশংসা পাওয়ার সময়!
নিশ্চিত করুন যে আপনার এসওপিগুলি আপ টু ডেট আছে। যদি এই এসওপি পুরানো হয়, এটি আপডেট করুন, আপডেটগুলি পুনরায় অনুমোদিত এবং নথিভুক্ত করুন, তারপর প্রয়োজন অনুসারে এসওপি পুনরায় বিতরণ করুন। আপনার টিমের নিরাপত্তা, উৎপাদনশীলতা এবং সাফল্য এই এসওপিগুলির উপর নির্ভর করে।
পরামর্শ
- সর্বদা স্টেকহোল্ডারদের জড়িত করতে মনে রাখবেন, যাতে নথিভুক্ত প্রক্রিয়াটি প্রকৃত প্রক্রিয়া।
- স্বচ্ছতা পরীক্ষা করুন। নিশ্চিত করুন যে কোন দ্বৈত ব্যাখ্যা নেই। প্রক্রিয়াটির সাথে অপরিচিত কাউকে পদ্ধতিটি দেখান এবং প্রক্রিয়া সম্পর্কে তারা কী ভাবেন তা বলতে বলুন; আপনি অবাক হতে পারেন।
- ফ্লোচার্ট এবং চিত্র উপস্থাপনা ব্যবহার করুন যাতে পাঠকরা স্পষ্টভাবে প্রক্রিয়াটি দেখতে পারেন।
- ধাপগুলি ব্যাখ্যা করতে সহজ ইন্দোনেশিয়ান ব্যবহার করুন।
- অনুমোদন পাওয়ার আগে লোকেদের আপনার ডকুমেন্ট পর্যালোচনা করতে বলুন।
- প্রতিটি সংস্করণ পরিবর্তনের জন্য নথির ইতিহাস রেকর্ড করা আছে তা নিশ্চিত করুন।
