যেহেতু এটি প্রায়শই ব্যক্তিগত এবং অনানুষ্ঠানিক উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়, একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল লেখা ভয়ঙ্কর হতে পারে। যাইহোক, যদি আপনাকে একজন শিক্ষক, বস, ব্যবসায়িক অংশীদার, সরকারী সংস্থা, বা অন্য ব্যক্তির কাছে একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল লিখতে হয় যার আনুষ্ঠানিকতা প্রয়োজন, কেবল এই সাধারণ নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করুন। সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে আপনার বক্তব্য পান, এবং লেখার নিয়ম, শৈলী এবং আনুষ্ঠানিক চিঠির বিন্যাস অনুসরণ করুন। অবশেষে, এটি পাঠানোর আগে আপনার ইমেলটি চেক করুন এবং সংশোধন করুন।
ধাপ
পদ্ধতি 3: ইমেইল ফরম্যাট করা
পদক্ষেপ 1. একটি পেশাদার ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন।
আদর্শভাবে, ইমেল ঠিকানাটি আপনার আসল নামের একটি বৈচিত্র, ব্যবহারকারীর নাম বা ডাকনাম নয়। সম্ভব হলে পিরিয়ড, ড্যাশ বা আন্ডারস্কোর ব্যবহার করুন, সংখ্যা বা অন্যান্য অক্ষর ছাড়া।
উদাহরণস্বরূপ [email protected] অবাস্তব মনে হবে। এদিকে, [email protected] ব্যবহার করা আরও উপযুক্ত হবে।
পদক্ষেপ 2. একটি পেশাদার ফন্ট ব্যবহার করুন।
বেশিরভাগ ইমেইল পরিষেবা আজ আপনাকে বিভিন্ন ধরণের ফন্ট এবং পাঠ্যে লিখতে দেয়। যাইহোক, অফিসিয়াল ইমেইলগুলির জন্য, টাইমস নিউ রোমান এবং এরিয়াল এর মতো অফিসিয়াল ফন্টগুলিতে থাকা ভাল। কমিক সানস বা পুরাতন ইংরেজির মত আলংকারিক ফন্ট এড়িয়ে চলুন। এ ছাড়া:
- আপনার ইমেইল একটি সহজে পড়া যায় এমন ফন্টে লিখুন, যেমন সাইজ 12।
- বিশেষ লেখা যেমন তির্যক, গা bold় বা বহু রঙের ফন্ট এড়িয়ে চলুন যদি না এটি ইমেলের বিষয়বস্তু এবং উদ্দেশ্য অনুসারে উপযুক্ত হয়।
- ইমেইল পুরোপুরি বড় অক্ষরে লিখবেন না। এইভাবে লিখলে আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি প্রাপকের দিকে চিৎকার করছেন।
ধাপ the. ইমেলটিকে একটি সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট শিরোনাম (বিষয়) দিন।
শিরোনামে ইমেলের বিষয়বস্তুর সাথে সম্পর্কিত কয়েকটি কীওয়ার্ড ব্যবহার করুন। এটি প্রাপককে আপনার ইমেল উপেক্ষা করা থেকে বিরত রাখতে সাহায্য করবে। শিরোনাম ছাড়াই বা অস্পষ্ট শিরোনাম ব্যবহার করে পাঠানো ইমেলগুলি প্রাপকের কাছে গুরুত্বহীন প্রদর্শিত হবে।
- ইমেল শিরোনাম যেমন "দ্রুত প্রশ্ন," "আপনার সাথে যোগাযোগ করা," বা "গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি" প্রাপকের কাছে অস্পষ্ট হবে।
- ইতিমধ্যে, ইমেইল শিরোনাম "সময়সূচী, অতিথি তালিকা, দুপুরের আমন্ত্রণ, এবং 12 মার্চের জন্য মিটিং সারসংক্ষেপ" খুব দীর্ঘ মনে হবে এবং একবারে একাধিক বিষয় থাকবে।
- অন্যদিকে, ইমেইলের শিরোনাম "12 ই মার্চের এসকেলেটর ড্যামেজ সম্পর্কে সভা" বেশ সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট। এই শিরোনামটি প্রাপককে মূল বিষয়ের একটি ওভারভিউ দিতে পারে, সেইসাথে একটি স্পষ্ট তারিখও দিতে পারে।
3 এর 2 পদ্ধতি: বিষয়বস্তু লেখা
পদক্ষেপ 1. একটি উপযুক্ত অভিবাদন ব্যবহার করুন।
সর্বদা একটি শুভেচ্ছা সহ একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল শুরু করুন। আপনি সরাসরি প্রাপকের নাম লিখতে পারেন (যদি আপনি জানেন)। প্রাপকের নাম তার উপাধি বা শিরোনাম (মি।, মিসেস, ড।, ইত্যাদি) দিয়ে সম্পূর্ণ করুন। আপনি যদি পছন্দ করেন তবে প্রাপকের নাম এবং শিরোনামের আগে "প্রিয়" লিখতে পারেন।
- আপনি যদি ইমেল প্রাপকের নাম না জানেন, তাহলে কেবল "প্রিয় স্যার/ম্যাডাম", অথবা "আগ্রহী পক্ষের কাছে" লিখুন।
- "হ্যালো," বা "হাই," বা অন্যান্য অনানুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা ব্যবহার করবেন না।
ধাপ ২। প্রথম অনুচ্ছেদে (প্রয়োজনে) নিজের পরিচয় দিন।
যদি আপনি এমন কাউকে লিখছেন যা আপনি আগে কখনও যোগাযোগ করেননি, যেমন একজন নতুন গ্রাহক, মানব সম্পদ ব্যবস্থাপক, বা সরকারি কর্মকর্তা, আপনার পরিচয় দিন এবং ব্যাখ্যা করুন যে আপনি কেন ইমেল করছেন। আপনার ইমেলের প্রথম বা দ্বিতীয় বাক্যে এটি লিখুন।
উদাহরণস্বরূপ, একটি চাকরির আবেদন ইমেল করার সময়, আপনি হয়তো লিখতে পারেন, "আমার নাম মারিয়া ইসাবেলা। JobXYZ.com ওয়েবসাইটে বিজ্ঞাপিত প্রশাসনিক সহকারী হিসেবে চাকরির জন্য আবেদন করার জন্য আমি আপনার সাথে যোগাযোগ করেছি।"
ধাপ 3. সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যকে অগ্রাধিকার দিন।
আপনার পরিচয় দেওয়ার পরে এবং ইমেল পাঠানোর জন্য আপনার মূল উদ্দেশ্যটি বলার পরে, আপনি ইমেলের মূল অংশ নিয়ে এগিয়ে যেতে পারেন। একেবারে শীর্ষে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের তালিকা দিন। এইভাবে, আপনি প্রাপকের সময়ের আরও প্রশংসা করবেন এবং ইমেইলের উদ্দেশ্য পরিষ্কার করবেন।
উদাহরণস্বরূপ, একজন সরকারি কর্মকর্তাকে একটি ইমেইল লেখার সময়, আপনি শুরু করতে পারেন: "আমার নাম মারিয়া ইসাবেলা। আমি সালাতিগা সিটি কোর্টের অফিসিয়াল ওয়েবসাইট থেকে আপনার ইমেল ঠিকানা পেয়েছি। আমি আমার আপত্তি জানাতে এই চিঠি পাঠাচ্ছি। আমি 29 ফেব্রুয়ারি, 2015 এ টিকিট পেয়েছি।"
ধাপ 4. সরাসরি চিঠির বিন্দুতে যান।
একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে, আপনি সরাসরি আপনার বক্তব্য প্রকাশ করতে পারেন। ছোটখাটো আলাপ কেবল পাঠককে বিভ্রান্ত করবে এবং তাদের কাছ থেকে আপনার কী প্রয়োজন বা প্রয়োজন তা বোঝা কঠিন হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, ক্যাম্পাসে একজন অধ্যাপককে একটি চিঠি লেখার সময়, আপনার চারপাশে ঘুরতে এবং এমন কিছু লেখার দরকার নেই: "আমি মারিয়া ইসাবেলা। আপনি কি আমাকে জানেন? রসায়ন 221 এখনই আমার প্রিয় কোর্স কারণ আপনার শিক্ষার উপকরণগুলি খুব সুসংগঠিত। তাই, আমি সবসময় অনুসরণ করতে পারি এবং জানতে পারি কী পরীক্ষা করা হবে। পরীক্ষার বিষয়ে, আমাকে আসন্ন পরীক্ষার কথা মনে করিয়ে দেওয়া হচ্ছে।"
- অন্যদিকে, এইরকম একটি ইমেইল লিখলে এটা স্পষ্ট হতে পারে, "আমি মারিয়া ইসাবেলা। আমি রসায়ন 221 গ্রহণকারী একজন ছাত্র, এবং আমি পরীক্ষার সময়সূচির সম্ভাব্য সংঘর্ষ সম্পর্কে আপনাকে বলতে চেয়েছিলাম।"
ধাপ 5. একটি ছোট ইমেইল লিখুন।
কোন নির্দিষ্ট দৈর্ঘ্যের সীমা না থাকলেও, একটি ল্যাপটপ বা কম্পিউটার স্ক্রিনের মতো একটি ইমেইল করা একটি ভাল ধারণা।
যদি আপনার ইমেইল যথেষ্ট লম্বা হয় তবে এটিকে কয়েকটি ছোট অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন। ইন্ডেন্টেড লেখার পরিবর্তে প্রতিটি অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন রেখে দিন।
ধাপ 6. অফিসিয়াল ভাষা ব্যবহার করুন।
যেহেতু আনুষ্ঠানিক ইমেইল পেশাগত উদ্দেশ্যে তৈরি করা হয়, তাই আপনাকে একটি ভাল ছাপ তৈরি করতে হবে। সম্পূর্ণ বাক্য এবং ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। নিম্নলিখিতগুলি এড়িয়ে চলুন:
- অশ্লীল
- অপ্রয়োজনীয় সংক্ষেপ
- ইমোটিকন এবং ইমোজি ব্যবহার
- অসম্মানজনক কথা
- কৌতুক
ধাপ 7. একটি উপযুক্ত সমাপনী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন।
শুভেচ্ছা খোলার মতো, শুভেচ্ছা বন্ধ করার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে যা আনুষ্ঠানিক অক্ষরে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনার পুরো নাম এবং শিরোনাম, সেইসাথে অন্য কোন উপাধি (যদি থাকে) অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। ব্যবহার করা যেতে পারে এমন অভিবাদন বন্ধ করার উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে:
- "শুভেচ্ছান্তে,"
- "তোমার বিশ্ব্স্ত,"
- "ধন্যবাদ,"
- "শুভেচ্ছা,"
- "তোমার ছাত্র,"
পদ্ধতি 3 এর 3: চিঠি পাঠানোর প্রস্তুতি
পদক্ষেপ 1. প্রয়োজনীয় সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করুন।
যদি আপনাকে অবশ্যই একটি সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করতে হয় তবে এটি ইমেলের মূল অংশে অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না যাতে এটি পড়ার লোকেরা এটি দেখতে পারে। সংযুক্তি এবং ফাইলের আকার সীমিত করার চেষ্টা করুন এবং সাধারণ এবং ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত ফাইলের ধরনগুলি ব্যবহার করুন।
উদাহরণস্বরূপ, একটি নোটিশ অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন "আমি আমার পাঠ্যক্রমের জীবন এবং পোর্টফোলিওর একটি পিডিএফ অনুলিপি সংযুক্ত করছি।"
পদক্ষেপ 2. ইমেলের বিষয়বস্তু, বানান এবং ব্যাকরণ উন্নত করুন।
আপনার বানান এবং ব্যাকরণের ভুল সনাক্ত করতে শুধুমাত্র ইমেল পরিষেবার উপর নির্ভর করবেন না। আপনার ইমেল জোরে পড়ুন অথবা কেউ চেক করুন এবং এটি ঠিক করুন। এইভাবে, আপনি সহজেই বানান ভুল এবং অস্পষ্ট বাক্য খুঁজে পেতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেইলে কোন সংবেদনশীল তথ্য নেই।
সর্বদা মনে রাখবেন যে ইমেল যোগাযোগের একটি নিরাপদ উপায় নয়। মনে রাখবেন যে ইমেল সার্ভারগুলি হ্যাক করা যেতে পারে, অথবা প্রাপক ইচ্ছাকৃতভাবে বা অনিচ্ছাকৃতভাবে এমন তথ্য শেয়ার করতে পারে যা আপনি প্রকাশ করতে চান না।
