ফাইল সংরক্ষণ করা আপনার কম্পিউটারে নথি, ছবি, ভিডিও বা অন্যান্য ফাইলগুলিতে কাজ করার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। কাজ সংরক্ষণ করা মানে আপনাকে পরে এটি পুনরায় শুরু করার অনুমতি দেওয়া, অন্যদের সাথে ফাইল শেয়ার করা এবং প্রোগ্রামের ত্রুটি এবং ব্যর্থতা থেকে আপনার কাজকে রক্ষা করা। কীভাবে ফাইলগুলি সংরক্ষণ করা যায় এবং কর্মক্ষেত্রে দক্ষতা বাড়ানো যায় তা জানতে নীচের ধাপ 1 দেখুন।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: ভাল সঞ্চয় অভ্যাস
ধাপ 1. প্রায়ই সংরক্ষণ করুন।
প্রোগ্রাম ক্র্যাশ প্রায়ই সবচেয়ে অপ্রত্যাশিত সময়ে ঘটে। নিয়মিত ফাইল সেভ করে হারিয়ে যাওয়া কাজের সময় থেকে নিজেকে রক্ষা করুন। আপনি যদি কোনো ফাইলে পরিবর্তন করেন কিন্তু মূলটি ওভাররাইট করতে না চান, তাহলে নতুন ফাইলের নামের সঙ্গে একটি অনুলিপি তৈরি করতে "সংরক্ষণ করুন" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন।
কিছু প্রোগ্রামের কিছু সময় পরে ফাইল সংরক্ষণ করার জন্য একটি অটো-সেভ ফাংশন থাকে। এটি জরুরি অবস্থায় খুবই উপকারী, কিন্তু ঘন ঘন ফাইল সেভ করার অভ্যাস প্রতিস্থাপন করা উচিত নয়।
পদক্ষেপ 2. সংরক্ষিত ফাইলটি একটি দরকারী নাম দিন।
যখন আপনি প্রথমে একটি নতুন ফাইল সংরক্ষণ করবেন, তখন আপনাকে ফাইলের নাম দিতে বলা হবে। নিশ্চিত করুন যে ফাইলের নাম আপনাকে সহজেই ফাইলটি সনাক্ত করতে দেয় এবং এতে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যেমন ফাইলের তারিখ বা লেখক রয়েছে। যখন আপনি একটি নির্দিষ্ট ফাইল খুঁজে বের করতে চান তখন এটি আপনাকে যা প্রয়োজন তা খুঁজে পেতে সাহায্য করবে।
ধাপ 3. আপনার ফাইলের ফর্ম্যাট চেক করুন।
যখন আপনি প্রথমবারের মতো একটি ফাইল সংরক্ষণ করেন বা একটি নতুন অনুলিপি তৈরি করতে "সংরক্ষণ করুন" কমান্ডটি ব্যবহার করেন, তখন অনেক প্রোগ্রাম আপনাকে ফাইলের বিন্যাস পরিবর্তন করতে দেয়। এটি সাধারণত ফাইলের নাম ক্ষেত্রের নীচে ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করে করা হয়।
ফাইল ফরম্যাট চেক করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে যদি আপনি ফাইলটি অন্য কাউকে দিচ্ছেন যার কাছে আপনার প্রোগ্রামের একই সংস্করণ নাও থাকতে পারে।
ধাপ 4. স্টোরেজ ফোল্ডার সংগঠিত করুন।
বেশিরভাগ অপারেটিং সিস্টেম ফাইলগুলির জন্য ডিফল্ট সংগ্রহস্থল হিসাবে ডকুমেন্টস ফোল্ডার তৈরি করবে। যদিও এটি ফাইল লোকেশনের একটি সাধারণ ধারণা আছে, একটি ফোল্ডার সিস্টেম তৈরি করতে আপনার সময় নিন যা আপনাকে একাধিক ফাইল সংগঠিত করতে সাহায্য করে।
- ফাইলের ধরন, প্রজেক্ট, তারিখ, বা অন্য কোন মানদণ্ড অনুসারে সাজানোর জন্য ফোল্ডার ব্যবহার করুন।
- উইন্ডোজের বেশিরভাগ নতুন সংস্করণ লাইব্রেরি ব্যবহার করে, যা আপনাকে একই এলাকায় একই ধরনের ফাইল সংরক্ষণ করতে দেয়। এই জায়গাটি প্রকৃত অবস্থান নয়, বরং বিভিন্ন স্থান থেকে ফাইলের সংগ্রহ।
পদক্ষেপ 5. কীবোর্ড শর্টকাটগুলি শিখুন।
ফাইল সেভ করার সময় আপনি কীবোর্ড শর্টকাট চেপে অনেক সময় বাঁচাতে পারেন, বিশেষ করে যদি আপনি ঘন ঘন ফাইল সেভ করেন। বেশিরভাগ প্রোগ্রামে, Ctrl+S (Mac Cmd+S on a Mac) টিপলে ফাইলটি সেভ হবে।
অনেক প্রোগ্রামে "সংরক্ষণ করুন" ফাংশনের জন্য একটি শর্টকাট রয়েছে। এই শর্টকাটগুলি প্রতিটি প্রোগ্রামের জন্য পরিবর্তিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, F12 Word এ "Save as" ডায়ালগ খুলবে, যখন ফটোশপ Shift+Ctrl+S শর্টকাট ব্যবহার করবে।
ধাপ 6. ফাইলগুলি ব্যাক আপ করুন।
ডেটা হারানো বা কম্পিউটার ব্যর্থতা রোধ করতে, আপনি ঘন ঘন সঞ্চয় করা ফাইলগুলির ব্যাকআপ নিশ্চিত করুন। এর অর্থ হল ডকুমেন্টস ফোল্ডার থেকে সংরক্ষিত ফাইলগুলি একটি বহিরাগত হার্ড ডিস্কে অনুলিপি করা বা ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিসে আপলোড করা।
ফাইলগুলি কীভাবে ব্যাকআপ করা যায় সে সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য উইকিহোতে একটি গাইড সন্ধান করুন।
2 এর পদ্ধতি 2: নির্দিষ্ট প্রোগ্রামে ফাইল সংরক্ষণ করা
ধাপ 1. ফাইলটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে সংরক্ষণ করুন।
ওয়ার্ড বিশ্বের অন্যতম জনপ্রিয় ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম। সুতরাং, ওয়ার্ডে ফাইলগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করতে হয় তা জানা একটি গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা যা আপনার থাকতে হবে। ওয়ার্ডে ফাইলগুলি কীভাবে ব্যাকআপ করা যায় সে সম্পর্কে আরও বিস্তারিত জানার জন্য উইকিহোতে একটি গাইড সন্ধান করুন।
পদক্ষেপ 2. ফটোশপে একটি PSD ইমেজ হিসাবে ফাইলটি সংরক্ষণ করুন।
সংরক্ষিত ফাইলের বিন্যাস কিভাবে পরিবর্তন করতে হয় তা জানা আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ মৌলিক কম্পিউটার দক্ষতা। ফটোশপে পিএসডি ইমেজ হিসেবে একটি ফাইল কিভাবে সংরক্ষণ করতে হয় তা ব্যাখ্যা করার জন্য উইকিহোতে নিবন্ধগুলি দেখুন, তবে মৌলিক নিয়মগুলি বেশিরভাগ প্রোগ্রামে প্রযোজ্য।
ধাপ 3. একটি ওয়েবসাইট থেকে একটি ছবি সংরক্ষণ করুন।
ইন্টারনেট বিভিন্ন ধরণের সামগ্রীতে পূর্ণ, এবং আপনি এমন কিছু চিত্র খুঁজে পেতে পারেন যা আপনি সংরক্ষণ করতে চান। সমস্ত ওয়েব ব্রাউজার আপনাকে সহজেই আপনার কম্পিউটারে ছবিগুলি সংরক্ষণ করতে দেয় এবং একই ধরণের পদক্ষেপগুলি ওয়েবসাইট থেকে অন্যান্য ধরণের ফাইলগুলি সংরক্ষণ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
ধাপ 4. গুগল ডক সংরক্ষণ করুন।
ক্লাউড-ভিত্তিক ডকুমেন্ট সমাধানগুলি আরও জনপ্রিয় হয়ে উঠছে এবং আপনি গুগল ড্রাইভে কিছু কাজ করছেন। যদিও এই ফাইলগুলি সর্বদা ক্লাউডে সংরক্ষিত থাকে, আপনি সেগুলি আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড এবং সংরক্ষণ করতে পারেন যাতে আপনি ইন্টারনেট অ্যাক্সেস না করেই সেগুলি খুলতে পারেন।
