যদি আপনার কাজের জন্য আপনাকে ফোনে ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করতে হয়, তাহলে আপনি সম্ভবত ভয়েস মেসেজ অনেক ছেড়ে যাবেন। যাইহোক, ফোনে একটি বীপ শোনার পর ঠিক কী বলা দরকার? ভয়েসমেইলের মাধ্যমে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য সরবরাহ করা ভয়ঙ্কর হতে পারে, তাই অনেকগুলি বিবরণ উপেক্ষা করা হয়। সঠিক সিস্টেমের সাথে ভয়েস বার্তাগুলির অবিলম্বে বিতরণ প্রতিস্থাপন করুন। মনে রাখার জন্য কয়েকটি সহজ পয়েন্টের মাধ্যমে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রাপকের কাছে পৌঁছে দেওয়া হয়েছে যাতে কল ব্যাক পাওয়ার সম্ভাবনা বেড়ে যায়।
ধাপ
পদ্ধতি 3 এর 1: নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়া
ধাপ 1. কণ্ঠের উপযুক্ত সুর ব্যবহার করুন।
যত তাড়াতাড়ি বার্তা রেকর্ড করা শুরু হয়, একটি স্পষ্ট এবং সহজে শ্রবণযোগ্য কণ্ঠে কথা বলুন। বকাঝকা করবেন না বা খুব দ্রুত কথা বলবেন না। শ্রোতার দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য আপনার কণ্ঠকে আকর্ষণীয় এবং উদ্যমী করার চেষ্টা করুন। এমনকি যদি সে আপনাকে দেখতে না পারে, আপনার স্বর স্পষ্ট হবে। সুতরাং, নিশ্চিত করুন যে আপনি ভয়েসের সঠিক সুর ব্যবহার করেছেন।
- প্রতিটি শব্দ উচ্চস্বরে উচ্চারণ করুন। একটি খারাপ সংকেত আপনার কণ্ঠকে মেঘমুক্ত করতে পারে, এমনকি আপনার শব্দগুলিও ফুরিয়ে যেতে পারে। কল করার সময় সাধারণ কথোপকথনের আওয়াজ অস্পষ্টভাবে শোনা যায়।
- আপনার ভয়েস কোয়ালিটি কলের উদ্দেশ্য প্রতিফলিত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার ভাতিজিকে স্কুল থেকে গ্র্যাজুয়েশনের জন্য অভিনন্দন জানাতে একটি উচ্চ স্বরের বার্তা দিতে পারেন। যাইহোক, যদি আপনি আপনার সমবেদনা প্রকাশ করতে চান, একটি গুরুতর এবং সম্মানজনক ভয়েস বার্তা ছেড়ে দিন।
পদক্ষেপ 2. আপনার নাম বলুন।
মেসেজের শুরুতে আপনার নাম বলুন। এইভাবে, কলটিতে থাকা ব্যক্তি জানতে পারবে আপনি কে। সহজ শব্দ, যেমন "এটি (আপনার ডাকনাম)" বিভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি আরো ভদ্র বাক্য ব্যবহার করতে পারেন, যেমন "আমার নাম (পুরো নাম)" যদি ফোন করা ব্যক্তি আপনার সাথে কখনো দেখা না করে। বন্ধু এবং পরিবার আপনাকে আর শনাক্ত না করেই চিনতে পারে। যদি কলটি কাজের সাথে সম্পর্কিত হয়, তাহলে কল প্রাপকের একটি নাম প্রয়োজন যাতে কলটির উদ্দেশ্য জানা যায়, যাতে তারা আরও ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করতে পারে।
- উপরের পদক্ষেপগুলি তুচ্ছ শব্দ, তবে ভয়েস বার্তাগুলি ছেড়ে যাওয়ার সময় তারা প্রায়শই স্নায়বিক কলকারীদের দ্বারা ভুলে যায়।
- যদি আপনার কোন পেশাগত শিরোনাম বা স্ব-বিবরণ থাকে যা কলারকে আপনাকে সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে, তাহলে এটি আপনার নামের পরে বলুন। উদাহরণস্বরূপ "আমার নাম ডা। আরিফ, টাঙ্গেরাং জেনারেল হাসপাতালের রেডিওলজিস্ট”, অথবা“এই হল তাস্যা, আমি সেলভির মা, যে তোমার সন্তানের মতো ক্লাসে পড়ে।”
পদক্ষেপ 3. আপনার ফোন নম্বরটি বলুন।
নাম উল্লেখ করার পর আপনার ফোন নম্বর জানান। বেশিরভাগ ফোন প্রাপক যোগাযোগের তথ্য পেতে ভয়েসমেইলের শেষ পর্যন্ত অপেক্ষা করেন, কিন্তু যদি প্রাপক তা অবিলম্বে নামিয়ে না নেন, তাহলে তাদের বার্তাটি আবার শুরু করতে হবে। ফোন নম্বর উল্লেখ করার সময় ধীরে ধীরে এবং স্পষ্টভাবে কথা বলতে মনে রাখবেন যাতে প্রাপক এটি ভালভাবে শুনতে পারে।
- একটি বার্তার শুরুতে একটি ফোন নম্বর বলার একটি সহজ উপায় হল "এই (আপনার নাম), আমার নম্বর (আপনার ফোন নম্বর)" বা "এই হল (আপনার নাম) নম্বর থেকে (আপনার ফোন নম্বর))।"
- যদিও কলার আইডি বৈশিষ্ট্যটি প্রাপককে আপনার নম্বর দেখার অনুমতি দেয়, তবুও যদি আপনার নম্বরটি সংরক্ষিত না হয় বা আপনি প্রাপক আপনাকে অন্য নম্বরে কল করতে চান তবে ফোন নম্বরটি উল্লেখ করার সুপারিশ করা হয়।
ধাপ 4. সংযোগ করুন।
আপনি যখন অজানা প্রেরকদের কাছ থেকে ব্যবসা সম্পর্কিত ভয়েস মেসেজ শুনবেন, তখন লোকেরা সন্দেহ করতে শুরু করবে বা আগ্রহ হারাবে যদি তারা না জানে যে আপনি কে এবং কলটির উদ্দেশ্য কী। পরিচিত বন্ধু বা নাম্বার দেওয়া ব্যক্তির নাম উল্লেখ করে তাদের শান্ত করুন। আবার, এই পদ্ধতিটি কলটিকে আরও ব্যক্তিগত মনে করতে পারে। ভয়েসমেলগুলি অনির্দিষ্ট হবে এবং আপনি সম্ভবত প্রত্যাশিত প্রতিক্রিয়া পাবেন।
- শ্রোতাদের জানাতে একটি সংক্ষিপ্ত ভূমিকা দেওয়ার চেষ্টা করুন, যেমন "আমি এই নম্বরটি আন্দির কাছ থেকে পেয়েছি, যিনি বলেছিলেন যে আপনি আপনার নৌকা বিক্রি করতে যাচ্ছেন।"
- এমনকি যদি আপনি ব্যবসায় কল না করেন, একটি ব্যক্তিগত সংযোগ স্থাপন প্রাপককে আরও স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করতে পারে। "এই বব, আপনার বাড়ির প্রতিবেশী" এর চেয়ে বন্ধুত্বপূর্ণ মনে হয় "এটি ববি রহমাদিকা সেতিয়াওয়ান"।
3 এর 2 পদ্ধতি: আপনার প্রয়োজন ব্যাখ্যা করা
ধাপ 1. আগে কি বলবেন তা নিয়ে ভাবুন।
একটি ভয়েসমেইল ছাড়ার আগে, আপনাকে জানতে হবে যে আপনি কী বোঝানোর চেষ্টা করছেন। যদি আপনার মনে একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য থাকে তবে এটি কোনও সমস্যা নয়, তবে একটি ভয়েসমেইল রেকর্ড করা হচ্ছে এমন বীপগুলি শুনলে যে কেউ ঘাবড়ে যেতে পারে। আপনি যে তথ্যগুলি বিভিন্ন পয়েন্টে প্রকাশ করতে চান তা ভেঙে দিন, তারপর ঝুলানোর আগে সবকিছু ব্যাখ্যা করুন।
- বিশেষ করে খুব গুরুত্বপূর্ণ ভয়েস বার্তার জন্য, আপনি বার্তা রেকর্ড করার আগে একটি মোটামুটি স্ক্রিপ্ট লিখতে পারেন।
- আপনি যদি হঠাৎ করে তোতলাতে থাকেন, তাহলে সংক্ষিপ্তভাবে আপনার নাম, যোগাযোগের তথ্য এবং কল করার কারণ উল্লেখ করুন।
- কল্পনা করুন যে আপনি একটি ভয়েস বার্তা প্রেরণ করছেন একটি রাতের আগের রাতে একটি রোমান্টিক বার্তা পাঠানোর জন্য। মেসেজ রেকর্ড করার আগে আপনি যে ভয়েস মেসেজটি ডেলিভার করতে চলেছেন তা কল্পনা করা আপনাকে স্নায়বিক এবং লাজুক হওয়ার পরিবর্তে একটি শান্ত, শান্ত এবং আরামদায়ক অনুভূতি দিতে পারে।
পদক্ষেপ 2. আপনার বার্তা সংক্ষিপ্ত রাখুন।
আপনার ভয়েসমেল 20-30 সেকেন্ডের মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন। কদাচিৎ আপনার সেই সময়ের চেয়ে ভয়েস বার্তার প্রয়োজন হবে। আপনি চান না যে প্রাপকরা খুব দীর্ঘ এবং শব্দযুক্ত বার্তা শুনে ক্লান্ত হয়ে পড়ুক। মনোনিবেশিত থাকুন এবং বার্তাটি সরাসরি বিন্দুতে পৌঁছান। সংক্ষিপ্ত বার্তাগুলি কৌতূহল সৃষ্টি করতে পারে যাতে প্রাপক আবার কল করতে আগ্রহী হয়।
- অন্যদিকে, যদি আপনার ভয়েসমেইলটি খুব ছোট হয়, তাহলে প্রাপক এটিকে গুরুত্বহীন মনে করতে পারেন এবং তারপর প্রথমে শোনা ছাড়াই এটি মুছে ফেলুন। আপনি যদি অপরিচিত নাম্বার থেকে কল করেন তবে এটি হওয়ার প্রবণতা রয়েছে।
- একটি ভয়েসমেইল ছেড়ে যাওয়ার উদ্দেশ্য হল কাউকে ফিরে কল করা, আপনি যে সমস্ত তথ্য সরাসরি কল দিতে চান তা ভাগ করা নয়।
ধাপ 3. সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দিয়ে ভয়েসমেইল শুরু করুন।
কল করার জন্য আপনার কারণগুলির সাথে ঝোপের চারপাশে মারবেন না। আপনি যদি জিজ্ঞাসা করতে চান যে আপনি কেমন আছেন, শুধু তাই বলুন। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট আইটেম অফার করতে চান, অথবা একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিশ্চিত করতে চান, তাই বলুন। শ্রোতারা দ্রুত আগ্রহ হারিয়ে ফেলবে এবং বার্তাটি মুছে ফেলবে যদি আপনি বার্তার শুরুতে কলটির উদ্দেশ্য উল্লেখ না করেন।
- আপনার কাছে বার্তাটি পৌঁছানোর জন্য খুব কম সময় আছে। আপনি যদি খুব বেশি কথা বলেন, তাহলে শ্রোতারা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পাওয়ার আগে বার্তাটি নিuteশব্দ করতে পারে।
- খারাপ খবর, যেমন "হাসপাতালে বাবা" একসাথে পৌঁছে দেওয়া ভাল, এবং তারপর শ্রোতা চিন্তিত না হওয়া পর্যন্ত ঘুরে বেড়ানোর পরিবর্তে সহানুভূতি এবং ব্যাখ্যা দেওয়ার জন্য বাকি সময়টি ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 4. ব্যক্তিগতভাবে এবং জৈবিকভাবে বার্তাগুলি ছেড়ে দিন।
ফোনে বলার মতো শক্তভাবে কথা বলার তাগিদ প্রতিহত করুন। বন্ধুত্বপূর্ণ হোন, নিজে হোন এবং স্বাভাবিকভাবে কথা বলুন। লোকেরা একজন বিক্রয়কর্মীকে কিছু কিনতে চাওয়ার চেষ্টা করতে পারে এবং যদি তারা ভদ্রভাবে যোগাযোগ করে তবে তারা আপনার ভয়েসমেইল শোনার সম্ভাবনা বেশি।
আপনি একটি স্ক্রিপ্ট পড়ছেন এমন কথা বললে এই ধারণা পাওয়া যাবে যে শ্রোতা এমন অনেক লোকের মধ্যে একজন যাকে আপনি একই জিনিস দেওয়ার জন্য কল করেন।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: ভয়েসমেইল বন্ধ করা
ধাপ 1. একটি নির্দিষ্ট প্রশ্ন বা অনুরোধ নিক্ষেপ।
বার্তাটি শেষ করার সময়, আপনি কেন প্রাপককে কল ব্যাক করতে চান তা ব্যাখ্যা করুন। একটি নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন বা একটি অনুরোধ করুন যা তাকে ফোনটি তুলতে অনুপ্রাণিত করবে। যদি ভয়েস মেসেজ শোনার পর প্রাপক আপনার গন্তব্য সম্পর্কে বিভ্রান্ত বা অনিশ্চিত বোধ করেন, তাহলে বার্তাটি ব্যর্থ হয়েছে।
- "আপনি যদি জমা দেওয়া রেসিপিটি পছন্দ করেন তবে আমাকে জানান" বা "আমি এই প্রস্তাবনার বিষয়ে আপনার ধারনা শুনতে আগ্রহী হব"
- "কল ব্যাক, ঠিক আছে" বলার পরিবর্তে যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট অনুরোধ করেন তবে লোকেরা আবার কল করার জন্য অনুপ্রাণিত হয়।
ধাপ 2. আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য পুনateস্থাপন করুন।
আপনার নাম এবং ফোন নম্বর পুনরাবৃত্তি করে বার্তাটি শেষ করুন। আপনার ফোন নম্বর দুবার পুনরাবৃত্তি করুন যাতে প্রাপক ভুল বুঝে না এবং নোট নিতে পারে। প্রাপক যখন কল করবেন তখন সব দরকারী বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না, যেমন আপনার কখন সময় আছে এবং কখন কল করার সেরা সময়।
- বার্তার শেষে ফোন নম্বর দুবারের বেশি বলা খুব বেশি এবং বার্তা প্রাপকের কাছে আপত্তিকর হতে পারে।
- যদি বার্তাটি বন্ধুদের বা পরিবারের কাছে পৌঁছে দেওয়া হয় তবে আপনাকে এই পদক্ষেপটি অনুশীলন করার দরকার নেই।
পদক্ষেপ 3. বার্তাটি শব্দগতভাবে শেষ করবেন না।
যখন সময় কাটানোর সময়, বকাবকি চালিয়ে যাবেন না বা অপ্রয়োজনীয় বার্তা দীর্ঘায়িত করবেন না। যদি প্রাপক আপনার পছন্দের কেউ না হন, তাহলে মিষ্টি কথা বলার দরকার নেই। আপনার বার্তা যত দীর্ঘ হবে, প্রাপকের কাছ থেকে এটি তত কম মনোযোগ পাবে। সুতরাং, শেষে ফোকাস হারাবেন না। প্রদত্ত সময়ের জন্য তাকে ধন্যবাদ এবং তাকে যোগাযোগ চালিয়ে যেতে দিন।
- "আমি আপনার কাছ থেকে শোনার অপেক্ষায় থাকব" এর মতো বন্ধ শব্দগুলি "একটি সুন্দর দিন কাটানোর" মতো চিজি বাণিজ্যিক শব্দের চেয়ে অনেক বেশি উষ্ণ এবং কার্যকর।
- সিদ্ধান্তে ঝাঁপিয়ে পড়বেন না বা শেষে আপনার বার্তাটি সংক্ষিপ্ত করবেন না। যদি প্রাপকের কিছু বিশদ বিবরণ রিহার্সেল করার প্রয়োজন হয়, তাহলে সে আপনার বার্তাটি পুনরায় চালাতে পারে।
পরামর্শ
- মনে রাখবেন যখন আপনি একটি ভয়েসমেইল পেয়েছিলেন যা আপনাকে ভাবতে বাধ্য করেছিল "এই ব্যক্তিটি কী চায়?" একটি ভয়েস বার্তা ছেড়ে দিন যা আপনি শুনতে চান।
- আপনার ফোন নম্বর ছাড়াও একটি ইমেল ঠিকানা বা যোগাযোগের তথ্য প্রদান করুন যদি এটি এখনও বার্তা প্রাপকের সাথে আপনার কথোপকথনের জন্য প্রাসঙ্গিক হয়।
- সময়-সংক্রান্ত তথ্যের সাথে একটি বার্তা দিলে তারিখ উল্লেখ করতে ভুলবেন না।
- হাসি! দৃশ্যমান না হলেও আপনার হাসি পৌঁছে যাবে।
- আপনি যদি একটি সংবেদনশীল বিষয় সম্বোধন করার জন্য কল করছেন, ভয়েসমেইলে শেয়ার করা তথ্য সীমিত করুন যাতে অন্য কেউ শুনতে না পারে।
- জরুরী বা প্রাকৃতিক দুর্যোগে, আপনি ঠিক আছেন তা বোঝাতে ভয়েসমেইল ব্যবহার করুন।
সতর্কবাণী
- আপনি যদি কাউকে ফোন করার চেষ্টা করছেন, তাহলে তাকে আপনার অতীত কল ব্যর্থতার কথা বলবেন না। এটি শ্রোতাকে বিরক্ত করবে এবং সে আপনার সাথে ব্যবসা করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করবে না।
- পেশাগতভাবে, ফোনের ব্যক্তি উত্তর না দিলে আপনার সবসময় একটি ভয়েসমেইল ছেড়ে দেওয়া উচিত। ভয়েসমেইল ছাড়া অনেক মিসড কল দেখা ইঙ্গিত করে যে আপনার ব্যবসা গুরুত্বপূর্ণ নয়।
