নিশ্চিতকরণ চিঠি বিভিন্ন আকারে তৈরি করা যেতে পারে, যার প্রত্যেকটির একটি ভিন্ন বিন্যাস রয়েছে। একটি মিটিং, কার্যকলাপ, বা অন্যান্য ইভেন্টের ফলাফলের বিশদ বিবরণের জন্য একটি নিশ্চিতকরণ চিঠি সাধারণত সংক্ষিপ্ত এবং সহজবোধ্য। একজন কর্মচারী স্বীকৃতি নিশ্চিতকরণ চিঠি সাধারণত দীর্ঘ হয় কারণ এতে শর্তাবলী রয়েছে যা অবশ্যই পূরণ করতে হবে। যদি আপনি এমন কাউকে চিঠি লিখতে চান যিনি নিশ্চিতকরণের স্যাক্রামেন্ট পাবেন, তাহলে আরও ব্যক্তিগত স্টাইলে একটি চিঠি প্রস্তুত করুন।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: নিশ্চিতকরণের জন্য প্রার্থীদের চিঠি লেখা
ধাপ 1. বিশ্বাসকে শক্তিশালী করার গুরুত্ব উল্লেখ করে চিঠিটি শুরু করুন।
স্যাক্রামেন্ট অফ কনফার্মেশন হল বাপ্তিস্মের সময় প্রাপ্ত আশীর্বাদকে নিশ্চিত করা যাতে স্যাক্রামেন্ট গ্রহীতা এবং চার্চের মধ্যে সম্পর্ক জোরদার হয়। প্রার্থীকে ব্যক্তিগতভাবে অভিনন্দন জানাই কারণ সে ইচ্ছুক এবং সিদ্ধান্ত নিয়েছে যে তারা নিশ্চিতকরণের স্যাক্রামেন্ট পেতে চায়।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি চিঠিতে বলুন, "নিশ্চিতকরণের স্যাক্রামেন্ট গ্রহণের জন্য আপনার ইচ্ছার সমর্থনে, আমি যীশু খ্রীষ্ট এবং চার্চের সাথে আপনার ব্যক্তিগত সম্পর্ককে শক্তিশালী করার জন্য এই গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার সুযোগ দেওয়ার সুযোগ পেয়ে সম্মানিত বোধ করছি।"
- প্রার্থীর বিশ্বাসের যাত্রায় এই সিদ্ধান্তের গুরুত্বের উপর জোর দেওয়ার জন্য ক্যাথলিক ক্যাটেকিজমে শব্দ এবং বাক্যাংশ ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 2. তার সাথে আপনার সম্পর্ক আলোচনা করুন।
তার উদ্দেশ্যগুলি অনুপ্রাণিত এবং শক্তিশালী করার জন্য আপনি তার সাথে যে স্মৃতি এবং ঘটনা ভাগ করেছেন তা ভাগ করুন। বাইবেলের আয়াত বা অন্য উৎস থেকে উদ্ধৃতি দিয়ে আপনার উপস্থাপনা সমর্থন করুন। একটি অতীত গল্প বা ঘটনা বলুন যা দেখায় যে আপনি তাকে ভালবাসেন এবং তার বিশ্বাসের যাত্রাকে সমর্থন করেন।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি সময় বলুন যখন সে বাপ্তিস্ম নিয়েছিল। গির্জার শিক্ষা বা আপনার বিশ্বাস সম্পর্কে তিনি আপনাকে যেসব বিষয় জিজ্ঞাসা করেছেন তা চিঠির শুরুতে আকর্ষণীয় প্রতিফলন উপাদান হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
- আপনাকে একটি দীর্ঘ বা খুব বিস্তারিত চিঠি লিখতে হবে না। একটি ছোট চিঠি এখনও দরকারী।
পরামর্শ:
চিঠি লেখার আগে, একটি রূপরেখা প্রস্তুত করুন এবং সেরা চিঠির স্ক্রিপ্ট তৈরির জন্য বেশ কয়েকটি খসড়া তৈরি করুন।
ধাপ a. এমন একটি শাস্ত্রীয় শ্লোকের তালিকা দিন যা অনুপ্রাণিত বা অনুপ্রাণিত করে
নিশ্চিতকরণের স্যাক্রামেন্ট এবং চার্চের শিক্ষার অর্থ ব্যাখ্যা করতে উদ্ধৃতিটি ব্যবহার করুন। অনুপ্রেরণামূলক শাস্ত্রের আয়াত খুঁজে পেতে একটি ওয়েবসাইট বা বাইবেল কনকর্ডেন্স ব্যবহার করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, শ্লোকটি অন্তর্ভুক্ত করুন: "প্রভুর নাম একটি শক্তিশালী মিনার, যেখানে ধার্মিকরা ছুটে যায় এবং তিনি রক্ষা পান।" (হিতোপদেশ 18:10)।
- উদ্ধৃতির জন্য একটি শ্লোকের আরেকটি উদাহরণ: "আমি জানি আপনার জন্য আমার কী পরিকল্পনা আছে, প্রভু ঘোষণা করেন, শান্তির পরিকল্পনা করেন এবং দুর্যোগের পরিকল্পনা করেন না, যাতে আপনি একটি আশাব্যঞ্জক ভবিষ্যৎ দিতে পারেন।" (যিরমিয় ২::১১)।
- এছাড়াও আয়াতটি অন্তর্ভুক্ত করুন: "যিনি আমাকে শক্তি দেন তার মাধ্যমে আমি সব কিছু করতে পারি"। (ফিলিপীয় 4:13)।
ধাপ 4. প্রাপককে বোঝানোর চেষ্টা করুন যে আপনি সহায়তা প্রদানের জন্য প্রস্তুত।
আপনি তার জন্য সমর্থন এবং প্রার্থনা অব্যাহত রাখবেন তা ব্যাখ্যা করে চিঠিটি শেষ করুন। ধন্যবাদ বলুন কারণ তার ভালবাসা এবং উপস্থিতি আপনাকে কৃতজ্ঞ করে তোলে এবং আনন্দিত করে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি চিঠি লিখুন, "আপনার সিদ্ধান্ত আমাকে খুব গর্বিত এবং ধন্য মনে করছে। যখন আপনি নিশ্চিতকরণের স্যাক্রামেন্ট পান তখন আমি একজন সাক্ষী হতে পেরে সম্মানিত। আমি প্রার্থনা করি যে আপনি বিশ্বাস, আশা এবং ভালবাসায় ক্রমাগত বৃদ্ধি পেতে থাকুন।"
একটি প্রকরণ হিসাবে:
যদি আপনি চিঠির প্রাপকের নাম জানেন, চিঠির শেষে পৃষ্ঠপোষক সাধকের কাছে একটি প্রার্থনা লিখুন।
ধাপ ৫। এটিকে আরও ব্যক্তিগত করার জন্য একটি হাতে লেখা চিঠি প্রস্তুত করুন।
সাধারণত টাইপ করা আনুষ্ঠানিক চিঠির বিপরীতে, হাতে লেখা নিশ্চিতকরণ চিঠিগুলি আরও ব্যক্তিগত এবং খাঁটি মনে হয় যেন সেগুলি সরাসরি হৃদয় থেকে বলা হয়, এইভাবে একটি খুব অর্থপূর্ণ স্পর্শ দেয়।
হাতে চিঠি লেখার সময় তাড়াহুড়া করবেন না। যথাসম্ভব সুন্দরভাবে লিখুন এবং নিশ্চিত করুন যে কোন ভুল নেই। এটি সহজ করার জন্য, প্রথমে টাইপ করুন এবং তারপর অনুলিপি করুন।
3 এর 2 পদ্ধতি: কর্মসংস্থান নিশ্চিতকরণ জমা দেওয়া
পদক্ষেপ 1. কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করে ব্যবসা করার জন্য একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি লিখুন।
কোম্পানির লেটারহেডে টাইপ করা ব্যবসার উদ্দেশ্যে আনুষ্ঠানিক চিঠিগুলি কার্যকরভাবে বার্তা পৌঁছে দিতে এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি সরকারী মাধ্যম হিসাবে চিঠির প্রতিনিধিত্ব করার জন্য দরকারী। স্ট্যান্ডার্ড ফন্ট এবং মার্জিন সহ একটি চিঠি লিখুন। বাম প্রান্তিক বিন্যাস, 1 লাইন স্পেসিং এবং 2 লাইন স্পেসিং ব্যবহার করে অক্ষর টাইপ করুন।
- একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময় ঠিকানাটি সংক্ষিপ্ত করবেন না। উদাহরণস্বরূপ, "Jl। Utama Raya 123" টাইপ করার পরিবর্তে "Jalan Utama Raya 123" টাইপ করুন।
- যদি লেটারহেডে ইতিমধ্যেই কোম্পানির ঠিকানা থাকে তাহলে আপনাকে কোম্পানির ঠিকানা টাইপ করার দরকার নেই।
পরামর্শ:
সরকারি সংস্থা এবং কোম্পানির লেটারহেড সাধারণত অনুমোদিত কর্মীদের দ্বারা ডাউনলোড করা যায় এবং এতে সমস্ত আইনি দিক অন্তর্ভুক্ত থাকে যা কর্মচারী গ্রহণের নিশ্চিতকরণ জমা দিতে হবে।
পদক্ষেপ 2. কাজের শিরোনাম, বেতন এবং শুরুর তারিখ তালিকাভুক্ত করুন।
একটি নতুন কর্মচারী হিসাবে যোগদান করার জন্য অভিনন্দন জানাতে একটি উৎসাহী উদ্বোধনী শব্দ দিয়ে চিঠি শুরু করুন। আপনি একটি সংক্ষিপ্ত কাজের বিবরণ জমা দিতে পারেন, যদি না অবস্থানটি এটি ব্যাখ্যা করে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি চিঠিতে বলুন: "পিটি এক্সওয়াইজেড -এর ব্যবস্থাপনার পক্ষ থেকে, এই চিঠির মাধ্যমে আমি আপনাকে জানিয়ে দিচ্ছি যে আপনি প্রতি মাসে 10,000 রুপি বেতনে পরিচালক সমিতির সচিব হিসেবে কাজ করতে গ্রহণ করেছেন এবং কাজ শুরু করেন মার্চ 1, 2019।"
ধাপ the. যে শর্তাবলী পূরণ করতে হবে তার সারসংক্ষেপ প্রদান করুন।
চিঠির প্রাপকের দ্বারা পূরণ করা আবশ্যকীয় শর্তাবলী থাকলে স্পষ্টভাবে বলুন। অনুরূপভাবে, যদি আপনি শর্তের জন্য আবেদন করেন তবে এটি অবশ্যই চিঠিতে জানাতে হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, চিঠির প্রাপককে অবশ্যই একটি বায়োডাটা চেক পাস করতে হবে অথবা একটি ড্রাগ-মুক্ত পরীক্ষা পাস করতে হবে।
- নতুন কর্মচারীকে যদি একটি চুক্তি স্বাক্ষর করতে হয়, যেমন একটি কর্মসংস্থান চুক্তি বা অন্য চুক্তি।
- আপনি যদি প্রয়োজনীয়তা জমা দেন, তাহলে প্রাপকের নির্দিষ্ট সময়সীমার আগে সেগুলি পূরণ করতে সক্ষম হওয়ার সময়সীমা প্রদান করুন। যদি এমন কোন নথি থাকে যা তার সই করার প্রয়োজন হয়, তাহলে তাকে জানান যে এটি কাজের প্রথম দিনে করা যেতে পারে।
ধাপ 4. কোম্পানির দ্বারা প্রদত্ত সুবিধাগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন।
যদি কোম্পানি স্বাস্থ্য বীমা সুবিধা, অবসর সুবিধা, শিক্ষা সুবিধা, ছুটি প্রতিদান, বা অন্যান্য সুবিধা প্রদান করে, সেগুলি চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রয়োজনীয়তাগুলি যা পূরণ করতে হবে এবং কীভাবে এই বিষয়ে আরও তথ্য পেতে হবে তা বলুন যাতে নতুন কর্মচারীরা বেনিফিট পাওয়ার অধিকারী হয়।
কিছু কোম্পানি কর্মচারী কাজ শুরু করার সময় থেকে সুবিধা প্রদান করে, কিন্তু সাধারণভাবে, কর্মচারীরা ন্যূনতম days০ দিন কাজ করার পর সুবিধা পাওয়ার অধিকারী।
পরামর্শ:
কর্মচারী স্বীকৃতি নিশ্চিতকরণ পত্র 1 পৃষ্ঠার বেশি হতে পারে, কিন্তু 2 পৃষ্ঠার বেশি নয়। চিঠির সাথে প্রেরিত অন্যান্য নথির মাধ্যমে চিঠির প্রাপক দ্বারা পড়তে পারে এমন বিস্তারিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
ধাপ 5. ধন্যবাদ বলে চিঠি শেষ করুন।
ধন্যবাদ বলুন কারণ সে আপনার কোম্পানিতে কাজ করতে চায় এবং আপনি তার সাথে কাজ করতে উপভোগ করেন। দলে যোগদানকারী নতুন কর্মচারীর জন্য আপনার উত্তেজনা বা উৎসাহ প্রকাশ করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি চিঠিতে বলুন, "PT XYZ এর মিশন বাস্তবায়নে আপনার সহায়তার জন্য ধন্যবাদ
- স্বাক্ষরের ঠিক উপরে একটি আনুষ্ঠানিক সমাপনী শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন "আন্তরিকভাবে" বা "শুভেচ্ছা"।
ধাপ 6. আপনার নামের অধীনে আপনার শিরোনাম লিখুন।
বিজনেস লেটার টেমপ্লেট অনুসারে, সমাপনী শুভেচ্ছার নিচে স্বাক্ষরের জন্য spac টি স্পেস প্রস্তুত করুন। স্বাক্ষরের জায়গার নিচে, আপনার পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। নামের নীচে, আপনার শিরোনাম এবং কোম্পানির নাম তালিকাভুক্ত করুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার শিরোনাম এবং কোম্পানির নাম লিখুন: "PT XYZ এর পরিচালক অপারেশনস"।
ধাপ 7. মেইলটি সাবধানে পরীক্ষা করুন।
নিশ্চিত করুন যে চিঠি সঠিক টাইপিং এবং ব্যাকরণ দিয়ে লেখা হয়েছে। সম্পাদকীয় সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য কর্মী বিভাগের কাউকে চিঠি পড়তে বলুন।
চিঠিতে তালিকাভুক্ত সংখ্যাগুলি দুবার চেক করার অগ্রাধিকার দিন। সংখ্যাসূচক ত্রুটি প্রায়শই অনিচ্ছাকৃতভাবে ঘটে এবং এর ফলে ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে, কখনও কখনও এমনকি আইনি পরিণতিও হতে পারে।
ধাপ 8. চিঠি প্রিন্ট করুন এবং এটি পাঠানোর আগে স্বাক্ষর করুন।
মানসম্মত কাগজ ব্যবহার করে মুদ্রিত চিঠিগুলি আরও পেশাদার মনে হয়। এমনকি যদি আপনি ইমেল ব্যবহার করে একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন, একটি স্বাক্ষরিত, সরকারী চিঠি পাঠান। অক্ষরে স্বাক্ষর করতে নীল বা কালো কালি দিয়ে একটি বলপয়েন্ট কলম ব্যবহার করুন। একটি শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ "S. Kom।" অথবা "এমএসআই" প্রয়োজন হলে.
যত তাড়াতাড়ি সম্ভব চিঠি পাঠান যাতে নতুন কর্মচারীরা কাজের প্রথম দিন হিসাবে নির্ধারিত তারিখের আগে চিঠি পান।
পরামর্শ:
খামে টাইপ করা ঠিকানা চিঠিটিকে আরও পেশাদার মনে করে। চিঠি টাইপ করার জন্য প্রোগ্রামগুলি টেমপ্লেট সরবরাহ করে যা আপনাকে চিঠির প্রচ্ছদে সঠিক অবস্থানে ঠিকানা মুদ্রণ করতে সাহায্য করে।
3 এর পদ্ধতি 3: আরেকটি সরকারী নিশ্চিতকরণ চিঠির খসড়া
পদক্ষেপ 1. একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠির বিন্যাসে চিঠি টাইপ করুন।
এই চিঠি আন্তরিকতা দেখায় এবং সঠিক শব্দ দিয়ে বার্তা পৌঁছে দেয়। অনেক চিঠি টাইপিং প্রোগ্রাম নিশ্চিতকরণ চিঠি তৈরির জন্য ব্যবসায়িক চিঠি টেমপ্লেট প্রদান করে। টাইমস নিউ রোমান বা এরিয়াল এর মতো একটি স্ট্যান্ডার্ড ফন্ট ব্যবহার করুন।
- আইনগতভাবে, একটি নিশ্চিতকরণ চিঠি একটি মৌখিক চুক্তির রেকর্ড হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে। একটি ব্যবসায়িক চিঠি আদালতে প্রমাণ হিসাবে গৃহীত হয় কারণ এটি একটি আনুষ্ঠানিক চিঠির বিন্যাস ব্যবহার করে।
- নিশ্চিতকরণ চিঠি সাধারণত খুব ছোট এবং 1 পৃষ্ঠার বেশি নয়। কখনও কখনও, নিশ্চিতকরণ পত্রে শুধুমাত্র 1 অনুচ্ছেদ থাকে।
পদক্ষেপ 2. একটি সঠিক অভিবাদন দিন।
সাধারণভাবে, নিশ্চিতকরণের চিঠিগুলি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু হয়, যেমন "প্রিয়।" এর পরে "পিতা" বা "মা" এবং চিঠির প্রাপকের পুরো নাম। যদি তার ডক্টরেট থাকে, তাহলে "ড।" অন্তর্ভুক্ত করুন প্রাপকের নামের সামনে। চিঠির প্রাপকের নাম লেখার পর একটি কমা দিন।
- আপনি যদি প্রাপকের লিঙ্গ না জানেন, তবে পুরো নাম টাইপ করুন।
- সংক্ষিপ্ত নাম "মিসেস" ব্যবহার করবেন না যদি না আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে প্রাপক একজন বিবাহিত মহিলা।
পদক্ষেপ 3. বিশেষভাবে চুক্তি নিশ্চিত করুন।
কনফার্মেশন লেটারগুলির দীর্ঘ পরিচয় বা আনন্দদায়ক সূচনা দিয়ে শুরু করার দরকার নেই। স্পষ্টভাবে পরিকল্পিত কার্যকলাপ বা চুক্তি যা আপনি নিশ্চিত করতে চান, যেমন সভার তারিখ, সময় এবং অবস্থান।
- উদাহরণস্বরূপ, "একটি নিশ্চিতকরণ হিসাবে", অথবা "আমি নিশ্চিত করি যে" তার পরে আপনি যে তথ্য নিশ্চিত করতে চান তা লিখে চিঠি শুরু করুন।
- আপনি কিছু পেয়েছেন তা আপনাকে জানানোর জন্য, "এই চিঠির মাধ্যমে, আমি পেয়েছি" লিখে আপনার দ্বারা প্রাপ্ত আইটেমের নাম অনুসরণ করে চিঠি শুরু করুন।
আনুষ্ঠানিকতার দিক থেকে ত্রুটি: আপনার পরিচিত কারো সাথে ব্যক্তিগত চুক্তি নিশ্চিত করার জন্য একটি চিঠি একটি নৈমিত্তিক শৈলীতে ঠিক আছে, কিন্তু নিশ্চিত করুন যে আপনার চিঠিটি আনুষ্ঠানিক এবং পেশাদার মনে হচ্ছে।
ধাপ 4. অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রদান করুন।
এছাড়াও বিস্তারিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন জড়িত প্রত্যেক ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম, তাদের নিজ নিজ দায়িত্ব, কার্যক্রমের সময়সূচী, অথবা আর্থিক চুক্তি। প্রত্যাশাগুলি স্পষ্ট করার জন্য চুক্তির অংশ বা শর্তাবলীর উপর জোর দিন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি চিঠি লিখছেন যা নিশ্চিত করে যে প্রাপক একটি অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের জন্য স্বেচ্ছাসেবক হতে যাচ্ছেন, তার মধ্যে তারিখ, সময়, ইভেন্টের অবস্থান এবং স্বেচ্ছাসেবক হিসেবে তাকে যে কাজগুলি করতে হবে তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
পদক্ষেপ 5. প্রয়োজনে প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন।
চিঠি বন্ধ করার আগে, বোঝান যে আপনি চিঠির প্রাপককে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে এবং আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করতে বলছেন। যদি আপনি একটি অনুরোধ করতে বা একটি অ্যাসাইনমেন্ট বরাদ্দ করার জন্য একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন, তাহলে তাকে আপনার শর্তাবলীর একটি চুক্তি হিসাবে আপনাকে জানাতে বলুন।
এমনকি যদি আপনি চিঠির প্রাপককে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে না বলেন, তাহলে তাকে জানানো ভালো যে, যদি সে কিছু জিজ্ঞাসা করতে চায় তবে সে যোগাযোগের কিছু মাধ্যম ব্যবহার করে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, "যদি আপনার আরও তথ্যের প্রয়োজন হয়, দয়া করে টেলিফোনে আমার সাথে যোগাযোগ করুন (007) 123-4567।"
পদক্ষেপ 6. চিঠির প্রাপককে ধন্যবাদ।
ধন্যবাদ বলার জন্য একটি নতুন অনুচ্ছেদ তৈরি করুন কারণ তিনি এই ক্রিয়াকলাপে যোগ দিতে ইচ্ছুক বা চিঠি অনুযায়ী আপনি যে শর্তাবলী দিয়েছেন তাতে সম্মত।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের জন্য স্বেচ্ছাসেবক হতে ইচ্ছুক কারো অনুমোদন নিশ্চিত করার জন্য, একটি চিঠিতে লিখুন, "এই কার্যকলাপের মিশনে অংশ নেওয়ার জন্য আপনার প্রতিশ্রুতির জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ। আমি সত্যিই আপনার সমর্থনের প্রশংসা করি।"
- প্রয়োজনে উৎসাহ প্রকাশ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সাক্ষাৎকারের সময়সূচী নিশ্চিত করতে চান, তাহলে একটি চিঠিতে বলুন, "আমি _ কে দেওয়া সুযোগের প্রশংসা করি" অথবা "আমি সাক্ষাৎকারের সময় আপনার সাথে আলোচনা করার জন্য উন্মুখ।"
ধাপ 7. প্রিন্ট করার আগে চিঠিটি চেক করুন এবং সংশোধন করুন।
টাইপো বা ব্যাকরণগত ত্রুটি থাকলে নিশ্চিতকরণ চিঠি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া হবে না। যাচাই করা ছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি পরিষ্কার এবং সোজা চিঠি লিখছেন।
- চিঠিটি জোরে পড়ুন যাতে আপনি কোন ভুল সংশোধন করার সময় কোন বাক্যগুলি পুনhপ্রকাশ করা বা সংক্ষিপ্ত করা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করতে পারেন।
- ব্যবসায়িক শর্তাবলী বা শব্দচয়ন এড়িয়ে চলুন। আপনি যে বিষয়গুলি নিশ্চিত করতে চান তা স্পষ্ট এবং সরলভাবে বলুন।
ধাপ 8. অক্ষর মুদ্রণের জন্য উচ্চ মানের কাগজ ব্যবহার করুন।
একবার চিঠি চেক করা এবং কোন ত্রুটি নেই, প্রিমিয়াম স্টেশনারি ব্যবহার করে এটি মুদ্রণ করুন। একটি স্টেশনারি দোকানে বা অনলাইনে পর্যাপ্ত স্টেশনারি কিনুন।
- আপনি যদি কোন কোম্পানী বা সংস্থার কর্মচারী বা প্রতিনিধির যোগ্যতায় চিঠি পাঠাতে চান, তাহলে কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড ব্যবহার করুন। যাইহোক, যদি আপনি ব্যক্তিগত বিষয় নিশ্চিত করতে চান, আপনি মালিক হলেও কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করবেন না।
- চিঠি টাইপ করার জন্য প্রোগ্রামগুলি টেমপ্লেট সরবরাহ করে যা আপনি আপনার লেটারহেড তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন যাতে আপনার চিঠি যতটা সম্ভব প্রস্তুত করা যায়।
ধাপ 9. নীল বা কালো কালি ব্যবহার করে চিঠিতে স্বাক্ষর করুন।
একবার চিঠি ছাপা হলে, আপনার নামের উপরে প্রদত্ত স্থানে এটি সুন্দরভাবে স্বাক্ষর করুন। আড়ম্বরপূর্ণ শোনার চেষ্টা না করে আপনার স্বাক্ষরটি পেশাদার এবং বৈধ কিনা তা নিশ্চিত করুন।
আপনার পুরো নাম লিখে বা আপনার আইডি কার্ডে আপনার স্বাক্ষর অনুযায়ী চিঠিতে স্বাক্ষর করুন। সাধারণভাবে, নিশ্চিতকরণ চিঠিতে প্রথম নাম, আদ্যক্ষর বা আদ্যক্ষর ব্যবহার করা উচিত নয়।
ধাপ 10. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রাপকের ঠিকানায় চিঠি পাঠান।
চিঠিটি স্বাক্ষরিত হওয়ার পর, অবিলম্বে একই দিনে পাঠান। চিঠির তারিখের কয়েক দিন পর ডেলিভারি স্লিপের তারিখ হলে আপনি ভাল ধারণা তৈরি করছেন না।
