কাজ এবং ব্যবসা, বিশেষ করে অফিসের পরিবেশে, একটি নির্দিষ্ট স্তরের সহযোগিতার দাবি করে। উদাহরণস্বরূপ, গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের জন্য প্রায়শই একজন ব্যক্তির দৃষ্টিকোণ থেকে বেশি প্রয়োজন হয় এবং সাধারণত একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজের সাফল্যের জন্য অনেক লোকের দক্ষতার প্রয়োজন হয়। সভাগুলি কাঠামোগত এবং সংগঠিত সহযোগিতা তৈরির একটি উপায়, তবে কোনও উদ্দেশ্য বা নিয়ন্ত্রণ ছাড়াই মিটিংগুলি খুব দীর্ঘ এবং অদক্ষ হয়ে উঠতে পারে। কীভাবে পরিকল্পনা করা, প্রস্তুতি নেওয়া এবং সভা পরিচালনা করা তা জানা একটি কার্যকর মিটিং এবং সময় নষ্ট করার মধ্যে পার্থক্য তৈরি করতে পারে।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: সভার জন্য প্রস্তুতি
ধাপ 1. অংশগ্রহণকারীদের সাথে আসন্ন সভা আলোচনা করুন।
যখন আপনি জানতে পারেন যে আপনি একটি আসন্ন সভায় সভাপতিত্ব করবেন, তখন আপনার প্রথম যে কাজগুলো করা উচিত তা হল, যারা অংশ নেবে তাদের সাথে কথা বলার জন্য একটু সময় দেওয়া (বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ এবং উচ্চ পর্যায়ের মানুষ)। বিশেষ করে তারা মিটিংয়ে আলোচনা করতে চান কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। আপনি তাদের কর্মসূচী লেখার সময় তাদের উত্তর রেকর্ড করুন এবং গাইড হিসাবে ব্যবহার করুন।
অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা করা তারা কী আলোচনা করতে চায় তা একটি স্মার্ট পদক্ষেপ, কেবল এজেন্ডা লেখা আপনার পক্ষে সহজ করা নয়, মিটিং শুরুর আগেই তাদের মিটিং প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করা। লোকেরা মিটিংয়ের সময় উপস্থিত হওয়ার এবং মনোযোগ দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে যখন তারা জানে যে তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি আলোচনা করা হবে।
পদক্ষেপ 2. একটি এজেন্ডা লিখুন এবং ভাগ করুন।
মিটিং এজেন্ডা শুধু মিটিং লিডারের জন্য নয়, উপস্থিত অতিথিদের জন্যও উপকারী। এজেন্ডায় মিটিং সম্পর্কে দরকারী তথ্য রয়েছে যেমন কখন, কোথায় এবং কারা উপস্থিত হবে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, এজেন্ডা আলোচনার বিষয়গুলির রূপরেখাও তুলে ধরে, যাতে সবাই প্রস্তুতি নিতে পারে। সভার আগে এজেন্ডা পাঠান - মিটিং যত গুরুত্বপূর্ণ, তত আগে আপনার এজেন্ডা পাঠানো উচিত।
একটি বিষয় যা এজেন্ডায় রাখা উচিত তা হল প্রতিটি আলোচনার জন্য আনুমানিক সময়সীমা। আগে বর্ণিত একটি মোটামুটি সময়সূচী থাকা আপনার পক্ষে মিটিংকে ট্র্যাকের উপর সেট করা সহজ করে তুলতে পারে। যদিও আপনার কর্মসূচিতে কিছু ইভেন্ট বেশি সময় নেবে (এবং অন্যান্যগুলি দ্রুত), সময়সূচী আপনার জন্য সামগ্রিক সময় সংগঠিত এবং সামঞ্জস্য করা সহজ করে তুলবে।
ধাপ previous। পূর্ববর্তী আলোচনা এবং বৈঠকের বিষয়ে কিছু গবেষণা করুন।
আপনি যে বিষয়ে আলোচনার পরিকল্পনা করছেন সে বিষয়ে সভায় উপস্থিত লোকেরা হয়তো সব তথ্যই জানেন না - কেউ কেউ হয়তো শেষ বৈঠকে অংশ নেননি, অন্যরা হয়তো ভুলে গেছেন। এ পর্যন্ত আলোচনার ইতিহাস জানা সভার সভাপতি হিসেবে আপনার জন্য একটি ভাল ধারণা। কোনো অমীমাংসিত সমস্যা খুঁজে বের করার আগে গুরুত্বপূর্ণ বৈঠকে অংশ নেওয়া লোকদের সাথে কথা বলার চেষ্টা করুন যাতে আপনি মিটিংয়ে তাদের সাথে আলোচনা করতে পারেন। আপনাকে আপনার কর্মকর্তাদের কাছ থেকে শেষ বৈঠকের মিনিটগুলিও পেতে হবে যিনি আপনার পরিকল্পনাগুলি সংগঠিত করতে সহায়তা করার জন্য নোটগুলি রাখেন।
পূর্ববর্তী মিটিং থেকে মিনিট একটি নেতা হিসাবে আপনার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ সম্পদ হতে পারে। মিনিটগুলি শেষ বৈঠকের সময় ঘটে যাওয়া আলোচনা এবং সিদ্ধান্তগুলির সংক্ষিপ্তসার, যাতে আপনি সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য তুলনামূলকভাবে দ্রুত এবং সহজে খুঁজে পেতে পারেন। আপনাকে এজেন্ডার সাথে অংশগ্রহণকারীদের সাথে গুরুত্বপূর্ণ মিটিং মিনিট শেয়ার করতে হতে পারে।
ধাপ 4. আগে থেকেই সভার স্থান প্রস্তুত করুন।
মিটিংয়ের দিন, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে রুম বা জায়গাটি ব্যবহার করা হবে তা পরিষ্কার, পরিপাটি এবং মিটিং অংশগ্রহণকারীদের থাকার জন্য প্রস্তুত। আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে সমস্ত মিটিং প্রযুক্তির উপাদানগুলি (যেমন উপস্থাপনা, প্রজেক্টর, ভিজ্যুয়াল ডিভাইস ইত্যাদি) সঠিকভাবে কাজ করছে এবং ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত - প্রযুক্তিগত বিশৃঙ্খলা মূল্যবান সময় নষ্ট করতে পারে এবং মিটিংয়ের মসৃণ পরিচালনায় ব্যাঘাত ঘটাতে পারে।
আপনি যদি ইলেকট্রনিক উপস্থাপনা ব্যবহার করেন (যেমন পাওয়ার পয়েন্ট ইত্যাদি), তাহলে সময় নিন রিমোট কন্ট্রোল বা ক্লিকারের সাথে পরিচিত হওয়ার জন্য যা উপস্থাপনায় ব্যবহৃত হবে। আপনি অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করার সময় সেই নিয়ামকদের সাথে বকাঝকা করে সময় নষ্ট করতে চান না।
3 এর 2 অংশ: মিটিংয়ের সময় নেতা হিসাবে অভিনয় করা
পদক্ষেপ 1. আনুষ্ঠানিকভাবে মিটিং খুলুন।
যখন নির্ধারিত সময় শেষ হয় এবং সমস্ত অংশগ্রহণকারী (বা কমপক্ষে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ অংশগ্রহণকারী) উপস্থিত থাকে, তখন রুমের প্রত্যেকের দিকে মনোযোগ দিন। নিজেকে নেতা হিসেবে পরিচয় করিয়ে দিন এবং সভার উদ্দেশ্য কী। আপনার পরিকল্পিত মিটিং কখন শেষ হবে তা উল্লেখ করে একটি সময়সীমা নির্ধারণ করুন - আপনি একটি দীর্ঘ বা সংক্ষিপ্ত বৈঠক করতে পারেন, কিন্তু সময়ের আগে একটি সময়সীমা উল্লেখ করলে সভাটি সময়মতো রাখতে সাহায্য করবে। অংশগ্রহণকারীদের কেউ যদি একে অপরকে না চেনেন, তাহলে সংক্ষিপ্তভাবে অংশগ্রহণকারীদের নাম পড়ার জন্য সময় নিন এবং গুরুত্বপূর্ণ অংশগ্রহণকারীদের পরিচয় দিন।
এটা লক্ষ করা উচিত যে কিছু ব্যবসা এবং সংস্থার মিটিং খোলার এবং পরিচালনার জন্য কঠোর এবং নিয়মিত পদ্ধতি রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, কিছু সংগঠন আছে যারা হাতুড়ির আঘাতে মিটিং খোলে।
পদক্ষেপ 2. পূর্ববর্তী মিটিংগুলির প্রাসঙ্গিক সারাংশ প্রদান করুন।
একটি দীর্ঘ চলমান প্রকল্পের অংশ একটি মিটিংয়ের শুরুতে, আপনাকে পূর্ববর্তী সভার ঘটনা বা সিদ্ধান্তগুলির একটি দ্রুত সারাংশ প্রদান করে প্রকল্প সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত তথ্য প্রদান করতে হবে। সব অংশগ্রহণকারীরা আপনার মত আলোচনার বিষয় সম্পর্কে ততটা জানে না, তাই এই পদক্ষেপটি মিটিংকে কার্যকর এবং কার্যকরী করতে সহায়ক হতে পারে।
- পূর্বের বৈঠকের ফলাফলগুলি সংক্ষিপ্ত করার পরিবর্তে, আপনি মিটিং সেক্রেটারি বা কর্মকর্তাকে জিজ্ঞাসা করতে চাইতে পারেন, যিনি সারসংক্ষেপকে একটি আনুষ্ঠানিক অনুভূতি দেওয়ার জন্য আগের বৈঠকের মিনিটগুলি পড়ার জন্য নোট রাখেন।
- আপনার আগের বৈঠকের পরে ঘটে যাওয়া গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্র বা যোগাযোগগুলিও বিবেচনা করা উচিত।
- এটি লক্ষ করা উচিত যে আপনি যদি অংশগ্রহণকারীদের মিনিট/চিঠিপত্রের অনুলিপি প্রদান করেন, সেগুলি পড়ার প্রয়োজন নাও হতে পারে।
পদক্ষেপ 3. গুরুত্বপূর্ণ অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ পরিস্থিতি সম্পর্কে রিপোর্ট করার অনুমতি দিন।
পরবর্তীতে, প্রাসঙ্গিক জ্ঞানসম্পন্ন লোকদের আমন্ত্রণ জানান যাতে আপনাকে শেষ বৈঠকের পর থেকে ঘটে যাওয়া নতুন উন্নয়নের কথা জানানো হয়। এটি যেকোনো কিছু হতে পারে - উদাহরণস্বরূপ, ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের মুখোমুখি হওয়া নতুন সমস্যা, কর্মীদের পরিবর্তন, প্রকল্পের উন্নয়ন এবং কৌশলের পরিবর্তন যা এখানে আলোচনা করা যেতে পারে। মিটিং অংশগ্রহণকারীরা পূর্ববর্তী মিটিংয়ের ফলস্বরূপ গৃহীত নির্দিষ্ট কর্মের ফলাফল সম্পর্কেও শুনতে চায়।
ধাপ 4. সমস্ত অসমাপ্ত ব্যবসা শেষ করুন।
যদি অমীমাংসিত সমস্যা এবং সিদ্ধান্ত থাকে যা গত বৈঠক থেকে নেওয়া হয়নি, নতুন সমস্যাগুলি আলোচনা করার আগে সেগুলি সমাধান করার চেষ্টা করুন। আগের ইস্যুটি যত বেশি স্থগিত রাখা হবে, তত কম অংশগ্রহণকারীরা এর জন্য দায়িত্ব নিতে চাইবে, তাই মিটিংয়ের সময় যে কোন অসমাপ্ত ব্যবসাকে সংজ্ঞায়িত ও সমাধান করার চেষ্টা করুন। সাধারণত, অসমাপ্ত ব্যবসা বিশেষভাবে "অনির্ধারিত" বা "পরবর্তী আলোচনার জন্য জমা দেওয়া" হিসাবে পূর্ববর্তী সভার মিনিটগুলিতে চিহ্নিত করা হয়।
- আপনি যে সংস্কৃতি এবং বিধিগুলিতে কাজ করেন তার উপর নির্ভর করে, আপনার ব্যবসা বা সংস্থার সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য নির্দিষ্ট পদ্ধতি থাকতে পারে-উদাহরণস্বরূপ, মিটিং অংশগ্রহণকারীদের কেবল সংখ্যাগরিষ্ঠ sensকমত্যে পৌঁছানোর প্রয়োজন হতে পারে, অথবা সম্ভবত শীর্ষ স্তরের লোকদের একটি গোষ্ঠী তৈরির দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে সব সিদ্ধান্ত। সিদ্ধান্ত।
- মনে রাখবেন যে কিছু জিনিস মিটিংয়ের সময় শেষ করার জন্য খুব বড়। অসমাপ্ত প্রকল্পগুলির দীর্ঘমেয়াদী অগ্রগতি সম্পর্কে আপনাকে ভাবতে হবে না। যাইহোক, আপনাকে অবশ্যই এমন একটি সিদ্ধান্ত বা প্রকল্প উত্থাপন করতে হবে যার জন্য এই সময়ে পদক্ষেপ প্রয়োজন।
ধাপ 5. নতুন ব্যবসা নিয়ে আলোচনা করুন।
এরপরে, যে কোনও নতুন সমস্যা, উদ্বেগ এবং যে বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা দরকার তা নিয়ে আসুন। এগুলি এমন জিনিস যা স্বাভাবিকভাবেই পূর্ববর্তী এবং বর্তমান বৈঠকের মধ্যে ঘটে যাওয়া বিকাশ থেকে উদ্ভূত হয়। অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে সুনির্দিষ্ট, সুনির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত নেওয়ার চেষ্টা করুন - যত বেশি বিষয় আপনি উত্তরহীন রেখে যাবেন, ততই অমীমাংসিত সমস্যাগুলি আপনি আপনার পরবর্তী মিটিংয়ে নিয়ে আসবেন।
পদক্ষেপ 6. সভার সমাপ্তি পড়ুন।
আপনি আপনার সমস্ত পুরানো এবং বর্তমান সমস্যাগুলি সমাধান করার পরে, উপস্থিত সকলের জন্য সভার সমাপ্তি পড়ার জন্য সময় আলাদা করুন। পৃথকভাবে গৃহীত সমস্ত সিদ্ধান্তের তালিকা করুন এবং প্রয়োজনে পরবর্তী সভার পূর্বে অংশগ্রহণকারীদের যে নির্দিষ্ট পদক্ষেপ গ্রহণ করা হবে তা বর্ণনা করুন।
এই পদক্ষেপটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ - প্রকল্পটি কোথায় দাঁড়িয়ে আছে এবং তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হয়েছে তা জেনে সবাই মিটিং ছেড়ে চলে যাওয়ার বিষয়টি নিশ্চিত করার আপনার শেষ সুযোগ।
ধাপ 7. পরবর্তী সভার জন্য মূল বিষয়গুলি রেখে উপসংহার।
অবশেষে, পরবর্তী সভায় কী আলোচনা করা হবে তা বলুন এবং যখন আপনি পরিকল্পনা শুরু করেছেন, বলুন কখন এবং কোথায় সভা অনুষ্ঠিত হবে। এটি অংশগ্রহণকারীদের একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প বা সিদ্ধান্ত থেকে পরবর্তী পর্যন্ত ধারাবাহিকতার অনুভূতি তৈরি করতে সহায়তা করে এবং তাদের নির্ধারিত কাজটি চালিয়ে যাওয়ার বা সম্পূর্ণ করার জন্য একটি সময়সীমা দেয়।
এটি লক্ষণীয় যে যদি আপনি বর্তমান সভায় সমস্ত পুরানো এবং নতুন সমস্যাগুলি কভার করেন তবে আপনাকে অন্য সভার পরিকল্পনা করতে হবে না। যাইহোক, যদি পর্যাপ্ত অমীমাংসিত সমস্যা থাকে যার জন্য আরও আলোচনার প্রয়োজন হয় বা যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পের অগ্রগতি দেখতে চান, তাহলে অন্য একটি মিটিং একটি ভাল ধারণা হতে পারে।
3 এর 3 ম অংশ: কার্যকরীভাবে নেতৃস্থানীয় সভা
ধাপ 1. আলোচনার পথ দেখান, কিন্তু এটিকে প্রাধান্য দেবেন না।
মিটিং লিডার হিসেবে আপনার অন্যতম ভূমিকা হল আলোচনাকে সুচারুভাবে চালিয়ে যাওয়া। আপনার ভূমিকা সব ইস্যুতে মতামত প্রদান করা নয় অথবা আলোচনা একটি নির্দিষ্ট সময়সূচীতে চলছে তা নিশ্চিত করা নয়। আপনার অবশ্যই নমনীয়তা থাকতে হবে। অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের অবাধে কথা বলার সুযোগ দিন এবং আলোচনার নতুন বিষয়গুলি উত্থাপন করার অনুমতি দিন যদিও তারা এজেন্ডায় নেই। আলোচনার ট্র্যাক ধরে রাখতে আপনাকে একটি বিষয়কে সূক্ষ্মভাবে শেষ করতে হবে অথবা আলোচনার একটি নির্দিষ্ট বিষয় পরিবর্তন করতে হতে পারে, কিন্তু আপনার মনে হবে না যে আপনাকে মিটিংয়ের সব দিক নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। সর্বোপরি, মিটিং একটি সহযোগী প্রক্রিয়া।
মিটিংয়ের সময়, আপনার এজেন্ডার দিকে মনোযোগ দিন। যদি কোনো মিটিং এজেন্ডার বাইরে থাকে, তাহলে আপনাকে আলোচনার কিছু বিষয় এড়িয়ে যেতে হবে অথবা সেগুলো পরে স্থগিত করতে হতে পারে। আলোচিত বিষয়টি খুব গুরুত্বপূর্ণ হলে এটি করতে ভয় পাবেন না।
পদক্ষেপ 2. সকল অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণে উৎসাহিত করুন।
মিটিং লিডার হিসেবে আপনার কাজ হল একটি উন্মুক্ত এবং ফলপ্রসূ মিটিং নিশ্চিত করা। যদি আপনি লক্ষ্য করেন যে আলোচ্য বিষয়টির সাথে সম্পর্কিত কিছু জ্ঞানী অংশগ্রহণকারীরা গ্রুপের জন্য উন্মুক্ত নয়, তাদের কথা বলতে উৎসাহিত করুন। আপনাকে সরাসরি তাদের চ্যালেঞ্জ বা কল করার দরকার নেই-শুধু এমন কিছু বলুন, "আমি মনে করি মিসেস মিঠার দক্ষতা এখানে কাজে লাগবে," এবং মিটিংয়ে কম সক্রিয় সদস্যদের যুক্ত করার এটি একটি দুর্দান্ত উপায়।
ধাপ 3. নিশ্চিত করুন যে সবাই কি আলোচনা করছে তা বুঝতে পারে।
এটা মনে রাখা কঠিন যে, মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী প্রত্যেকেরই আলোচনার বিষয়বস্তুর সমান অভিজ্ঞতা বা জ্ঞান রয়েছে। অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ে বুদ্ধিমানের সাথে সময় কাটান তা নিশ্চিত করার জন্য, আপনি একটি জটিল সমস্যা বা বিষয়কে সংক্ষেপে সহজ করার সুযোগ নিতে পারেন। অংশগ্রহণকারীরা যারা এই তথ্যটি জানেন না তারা অবশ্যই এটির প্রশংসা করবেন।
পদক্ষেপ 4. কঠিন বা বিশ্রী প্রশ্ন উপেক্ষা করবেন না।
যদি এই ধরনের প্রশ্ন একজন যোগ্য নেতা দ্বারা নিয়ন্ত্রিত না হয়, তাহলে বৈঠকটি ফলপ্রসূ হবে না। আপনি যে সব গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে চান তা মিটিংয়ে আলোচনা করার চেষ্টা করুন। অংশগ্রহণকারীদের দোষ বদলাতে বা অমীমাংসিত সমস্যার জন্য অস্পষ্ট অজুহাত দিতে দেবেন না। যে বিষয়গুলো নিয়ে কেউ আলোচনা করতে চায় না, সেগুলোর ব্যাখ্যা এবং উত্তর পাওয়ার চেষ্টা করুন। যদিও অংশগ্রহণকারীরা এটি নাও চাইতে পারে, কিন্তু সেই প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে হবে যা সভার কার্যকর হওয়ার জন্য।
নিশ্চিত করুন যে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করা আছে (যদি আপনার কোনও কর্মকর্তা বা নোট গ্রহণকারী থাকে তবে এই কাজটি তাদের কাছে অর্পণ করুন)। যদি আপনাকে একটি কঠিন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার ঝামেলার মধ্য দিয়ে যেতে হয়, আপনি নিশ্চিত করতে চাইবেন যে আপনার উত্তরগুলি ভালভাবে নথিভুক্ত করা হয়েছে।
পদক্ষেপ 5. আপনার সময় দেখুন।
একটি কারণ মিটিং খারাপ খ্যাতি আছে-অধিকাংশ মানুষের জন্য, মিটিং একটি সময়সাপেক্ষ কার্যকলাপ। খুব বেশি সময় ধরে মিটিং এড়ানোর জন্য, আলোচনা চালিয়ে যাওয়ার জন্য নেতা হিসাবে আপনার ক্ষমতা ব্যবহার করুন। কিছু গুরুত্বপূর্ণ গুরুত্বহীন বিষয় বা কথোপকথন পরবর্তী আলোচনা পর্যন্ত বন্ধ করতে ভয় পাবেন না যদি মিটিংটি মনে হয় যে এটি আপনার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় ধরে চলবে। কোন অংশগ্রহণকারীর সময় নষ্ট না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে অবশ্যই প্রস্তুত এবং সময়সূচী সমন্বয় করতে ইচ্ছুক হতে হবে।
