ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে ডেটার একটি তালিকা বা টেবিল সরানোর জন্য, আপনাকে এক্সেলের স্প্রেডশীট (ওয়ার্কশীট) -এর কোষে ডেটার পৃথক টুকরা স্থানান্তর করার প্রয়োজন নেই। আপনি কেবল আপনার ডকুমেন্টকে ওয়ার্ডে সঠিকভাবে ফরম্যাট করতে পারেন, তারপর পুরো ডকুমেন্টটি মাত্র কয়েক ক্লিকেই এক্সেলে আমদানি করা যাবে।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: তালিকা রূপান্তর
ধাপ 1. বুঝুন কিভাবে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট রূপান্তরিত হবে।
এক্সেলে একটি ডকুমেন্ট আমদানি করার জন্য, এক্সেল ওয়ার্কশীটে কোষে কোন ডেটা প্রবেশ করবে তা নির্ধারণ করতে নির্দিষ্ট অক্ষর ব্যবহার করা হয়। আমদানি করার আগে কয়েকটি ফর্ম্যাটিং ধাপ সম্পাদন করে, আপনি ওয়ার্কশীটের উপস্থিতি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন এবং ম্যানুয়াল ফর্ম্যাটিংয়ের পরিমাণ কমিয়ে আনতে পারেন। এটি বিশেষভাবে দরকারী যদি আপনি একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে এক্সেলে একটি দীর্ঘ তালিকা আমদানি করছেন।
এই পদ্ধতিটি সবচেয়ে ভাল কাজ করে যখন তালিকায় বেশ কয়েকটি এন্ট্রি থাকে, প্রত্যেকটি একটি অনুরূপ বিন্যাস (ঠিকানাগুলির একটি তালিকা, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা ইত্যাদি)।
পদক্ষেপ 2. নথিতে কোন বিন্যাস ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করুন।
রূপান্তর প্রক্রিয়া শুরু করার আগে, নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি এন্ট্রি একই ভাবে ফরম্যাট করা আছে। আপনাকে অবশ্যই যতিচিহ্নের ত্রুটিগুলি সংশোধন করতে হবে বা যে কোনও এন্ট্রি মিলছে না সেগুলি পুনরায় সাজাতে হবে। ডেটা ট্রান্সফার প্রক্রিয়া যাতে সুচারুভাবে হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এটি করা হয়েছে।
ধাপ the. ওয়ার্ড ডকুমেন্টে ফরম্যাটিং অক্ষর প্রদর্শন করুন।
সাধারণত লুকানো বিন্যাসের অক্ষর প্রদর্শন করে, আপনি প্রতিটি এন্ট্রি আলাদা করার সর্বোত্তম উপায় নির্ধারণ করতে পারেন। আপনি হোম ট্যাবে অনুচ্ছেদ চিহ্ন দেখান/লুকান বোতামে ক্লিক করে বা Ctrl+⇧ Shift+*টিপে ফর্ম্যাটিং অক্ষর প্রদর্শন করতে পারেন।
বেশিরভাগ তালিকায় প্রতিটি লাইনের শেষে, বা লাইনের শেষে বা এন্ট্রিগুলির মধ্যে একটি ফাঁকা লাইনে একটি অনুচ্ছেদ চিহ্ন থাকে। আপনি এই চিহ্নটি এক্সেলের কোষের স্বতন্ত্র চরিত্র প্রবেশ করতে ব্যবহার করবেন।
পদক্ষেপ 4. অতিরিক্ত স্পেস অপসারণের জন্য এন্ট্রিগুলির মধ্যে অনুচ্ছেদ চিহ্নগুলি প্রতিস্থাপন করুন।
এক্সেল সারি সংজ্ঞায়িত করার জন্য এন্ট্রিগুলির মধ্যে ফাঁকা স্থান ব্যবহার করবে, কিন্তু বিন্যাস প্রক্রিয়ায় সাহায্য করার জন্য আপনার এই সময়ে সেগুলি সরিয়ে ফেলা উচিত। চিন্তা করবেন না, আপনি শীঘ্রই এটি আবার যোগ করবেন। যদি আপনার এন্ট্রি শেষে একটি অনুচ্ছেদ চিহ্ন থাকে এবং এন্ট্রিগুলির মধ্যে একটি চিহ্ন থাকে (পরপর দুটি স্পেস)
- খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন উইন্ডোটি খুলতে Ctrl+H টিপুন।
- Find ফিল্ডে ^p ^p টাইপ করুন। পরপর দুটি অনুচ্ছেদ চিহ্নের জন্য এটি কোড। যদি প্রতিটি এন্ট্রি একটি একক লাইন হয় এবং এর মধ্যে কোন ফাঁকা লাইন না থাকে তবে শুধুমাত্র একটি ^p ব্যবহার করুন।
- প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রের মধ্যে ডিলিমিটার অক্ষর লিখুন। নিশ্চিত করুন যে এই চরিত্রটি নথিতে একটি চরিত্র নয়, যেমন।
- সব প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন। আপনি লক্ষ্য করবেন যে এই এন্ট্রিগুলি নিজেদের একত্রিত করে, কিন্তু যতক্ষণ না ডিলিমিটার অক্ষরটি সঠিক জায়গায় থাকে (প্রতিটি এন্ট্রির মধ্যে) ততক্ষণ এটিকে একা ছেড়ে দিন।
ধাপ 5. প্রতিটি এন্ট্রি আলাদা কলামে আলাদা করুন।
এখন এন্ট্রিগুলি পৃথক লাইনে প্রদর্শিত হবে। আপনি অবশ্যই প্রতিটি কলামে প্রদর্শিত ডেটা নির্দিষ্ট করবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রথম লাইনের প্রতিটি এন্ট্রি একটি নাম হয়, দ্বিতীয় লাইনে একটি রাস্তার ঠিকানা থাকে এবং তৃতীয় লাইনে একটি দেশ এবং ডাক কোড থাকে, তাহলে নিম্নলিখিতগুলি করুন:
- খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন উইন্ডোটি খুলতে Ctrl+H টিপুন।
- ফাইন্ড ফিল্ডের ^p চিহ্নগুলির একটি সরান।
- প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রে অক্ষরটি কমা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন,।
- সব প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন। এটি অবশিষ্ট অনুচ্ছেদ চিহ্নগুলিকে একটি কমা বিভাজক দিয়ে প্রতিস্থাপন করবে, যা প্রতিটি লাইনকে একটি কলামে আলাদা করবে।
ধাপ the. বিন্যাস প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে সীমাবদ্ধ চরিত্র পরিবর্তন করুন।
আপনি উপরের দুটি ফাইন্ড এবং রিপ্লেস ধাপ সম্পন্ন করার পরে, তালিকাটি আর একটি তালিকার মতো দেখাবে না। তারা সবাই একই লাইনে থাকবে এবং প্রতিটি ডেটার মধ্যে একটি কমা থাকবে। ফাইন্ড অ্যান্ড রিপ্লেস স্টেপ ডাটাগুলিকে একটি লিস্ট ফর্মে ফিরিয়ে দেবে কিন্তু এখনও কমা আছে যা কলামগুলিকে সংজ্ঞায়িত করে।
- খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন উইন্ডোটি খুলতে Ctrl+H টিপুন।
- ফাইন্ড ফিল্ডে ~ (অথবা শুরুতে আপনি যে চরিত্রটি বেছে নিয়েছেন) লিখুন।
- প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রে ^p লিখুন।
- সব প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন। এটি সমস্ত এন্ট্রিগুলিকে কমা দ্বারা পৃথক পৃথক গোষ্ঠীতে ফিরিয়ে আনবে।
ধাপ 7. ফাইলটি একটি সাধারণ পাঠ্য ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন।
এন্ট্রি ফরম্যাট সম্পূর্ণ এবং আপনি এই ডকুমেন্টটিকে টেক্সট ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন। এটি করা হয়েছে যাতে এক্সেল আপনার ডেটা পড়তে এবং বিশ্লেষণ করতে পারে যাতে এটি সঠিক কলামগুলিতে উপস্থিত হয়।
- ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন এবং সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন।
- Save as type ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং প্লেইন টেক্সট নির্বাচন করুন।
- ফাইলের নাম দিন এবং তারপর সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
- যদি ফাইল রূপান্তর উইন্ডো প্রদর্শিত হয়, & nbsp ঠিক আছে ক্লিক করুন; ।
ধাপ 8. Excel এ ফাইলটি খুলুন।
যেহেতু ফাইলটি প্লেইন টেক্সটে সেভ করা আছে, তাই আপনি এটি এক্সেলে খুলতে পারেন।
- ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন এবং খুলুন নির্বাচন করুন।
- এক্সেল সব ফাইল ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং পাঠ্য ফাইল নির্বাচন করুন।
- পরবর্তী ক্লিক করুন> পাঠ্য আমদানি উইজার্ড উইন্ডোতে।
- ডিলিমিটার তালিকায় কমা নির্বাচন করুন। নীচের প্রিভিউতে আপনি দেখতে পারেন কিভাবে এন্ট্রিগুলি আলাদা করা হবে। পরবর্তী> ক্লিক করুন।
- প্রতিটি কলামের জন্য ডেটা ফরম্যাট নির্বাচন করুন, তারপর শেষ ক্লিক করুন।
2 এর পদ্ধতি 2: টেবিল রূপান্তর
ধাপ 1. ওয়ার্ডে একটি টেবিল তৈরি করুন এবং তারপরে ডেটা লিখুন।
ওয়ার্ডে ডেটার তালিকার জন্য, আপনি এটি একটি টেবিল ফরম্যাটে রূপান্তর করতে পারেন এবং তারপর টেবিলে এক্সেলে কপি করতে পারেন। যদি আপনার ডেটা ইতিমধ্যে টেবিল ফর্ম্যাটে থাকে, তাহলে পরবর্তী ধাপে যান।
- একটি টেবিলে রূপান্তরিত হওয়ার জন্য সমস্ত পাঠ্য নির্বাচন করুন।
- সন্নিবেশ ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপরে টেবিল বোতামটি ক্লিক করুন।
- টেক্সটে রূপান্তর করুন নির্বাচন করুন।
- কলামের কলামে ডাটার সারি প্রতি সারির সংখ্যা লিখুন। যদি ডেটার প্রতিটি সারির মধ্যে ফাঁকা সারি থাকে, তাহলে মোট কলামে একটি যোগ করুন।
- & Nbsp ঠিক আছে ক্লিক করুন; ।
ধাপ 2. টেবিলের বিন্যাস পরীক্ষা করুন।
ওয়ার্ড আপনার সেটিংসের উপর ভিত্তি করে একটি টেবিল তৈরি করবে। টেবিলটি সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।
ধাপ 3. টেবিলের উপরের বাম কোণে প্রদর্শিত ছোট + বোতামে ক্লিক করুন।
যখন আপনি টেবিলের উপর আপনার মাউস ঘুরান তখন এই বোতামটি উপস্থিত হবে। এই বোতামে ক্লিক করলে টেবিলের সমস্ত ডেটা নির্বাচন হবে।
ধাপ 4. টিপুন।
Ctrl+C ডেটা কপি করতে। আপনি হোম ট্যাবে অনুলিপি বোতামটি ক্লিক করতে পারেন।
পদক্ষেপ 5. এক্সেল খুলুন।
একবার ডেটা কপি হয়ে গেলে, আপনি এক্সেল খুলতে পারেন। আপনি যদি একটি বিদ্যমান ওয়ার্কশীটে ডেটা রাখতে চান, তাহলে ওয়ার্কশীটটি খুলুন। আপনি যে টেবিলের উপরের বাম কোষটি তৈরি করতে চান সেটিতে কার্সারটি রাখুন।
ধাপ 6. টিপুন।
Ctrl+V ডাটা পেস্ট করতে।
ওয়ার্ড টেবিল থেকে প্রতিটি কোষ এক্সেল ওয়ার্কশীটে একটি পৃথক ঘরে স্থাপন করা হবে।
ধাপ 7. যে কোন অবশিষ্ট কলাম আলাদা করুন।
আপনি যে ধরনের ডেটা আমদানি করছেন তার উপর নির্ভর করে কিছু অতিরিক্ত ফরম্যাটিং হতে পারে যা আপনাকে করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ঘরে থাকা শহরের ঠিকানা, দেশের কোড এবং পোস্টাল কোড আমদানি করেন, তাহলে আপনি সেগুলিকে এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিভক্ত করতে পারেন।
- আপনি যে কলামের শিরোনামগুলি বিভক্ত করতে চান তাতে ক্লিক করুন। এই পদক্ষেপটি সম্পূর্ণ কলাম নির্বাচন করবে।
- ডাটা ট্যাব নির্বাচন করুন এবং টেক্সট টু কলাম বাটনে ক্লিক করুন।
- পরবর্তী ক্লিক করুন> তারপর ডিলিমিটার কলামে কমা নির্বাচন করুন। আপনি যদি উপরের উদাহরণটি ব্যবহার করেন, তাহলে এই পদক্ষেপটি শহরের কোড এবং পোস্টাল কোড থেকে শহরকে আলাদা করবে।
- পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে শেষ ক্লিক করুন।
- যে কলামগুলিকে এখনও ভাগ করা দরকার তা নির্বাচন করুন, তারপর এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন। ডেলিমিটার হিসেবে কমা নয় স্পেস নির্বাচন করুন। এই ধাপটি দেশের কোডকে পোস্টাল কোড থেকে আলাদা করবে।
