কাস্টমার সার্ভিস (কাস্টমার সার্ভিস) এর জন্য ইমেইল লেখার সময় কিছু লোক আটকে থাকতে পারে। কিভাবে একটি ইমেইল আকারে একটি চিঠি লিখবেন কারণ সাধারণত চিঠিপত্র একটি কাগজে করা হয়? গ্রাহক সেবার সাথে যোগাযোগ করার নিয়ম এবং প্রটোকল কি? গ্রাহক পরিষেবার জন্য একটি ইমেল লেখার সময় আপনি যে ব্যবসায়িক ইউনিটের সাথে যোগাযোগ করছেন তার শিল্প, অঞ্চল এবং সংস্কৃতির অনুকূল হওয়া উচিত, একটি কার্যকর গ্রাহক পরিষেবা চিঠি লেখার জন্য কিছু মৌলিক নির্দেশিকা রয়েছে।
ধাপ
3 এর অংশ 1: কোম্পানির ওয়েবসাইট পর্যালোচনা করুন
ধাপ 1. উত্তর খুঁজুন।
আপনি একটি কোম্পানির গ্রাহক সেবা বিভাগে একটি ইমেইল লেখা শুরু করার আগে, আপনি যে উত্তরটি চান তা ইতিমধ্যে কোম্পানির ওয়েবসাইটে আছে কিনা তা খুঁজে বের করা একটি ভাল ধারণা। গ্রাহকরা কোম্পানিকে যে অভিন্ন প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করেন তা সাধারণত FAQ (প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন ওরফে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন) এবং সহায়তা পৃষ্ঠায় সংক্ষিপ্ত করা হয়।
সাধারণত, এই পৃষ্ঠাটি কোম্পানির ওয়েবসাইটের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা যায়। কোম্পানির ওয়েবসাইটের নীচে স্ক্রল করার চেষ্টা করুন এবং "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" বা "সাহায্য" এবং "গ্রাহক পরিষেবা" বলার লিঙ্কগুলিতে ক্লিক করুন
ধাপ 2. গ্রাহকের জন্য সহায়তা পৃষ্ঠার সন্ধান করুন।
যদি আপনি সাইটের নীচে গ্রাহক পরিষেবার জন্য লিঙ্কটি না পান তবে অনুসন্ধান বাক্সটি ব্যবহার করে দেখুন। সাধারণত, ওয়েব পেজে একটি বাক্স থাকে যা পাঠ্যে ভরা যায় এবং একটি ম্যাগনিফাইং গ্লাসের প্রতীক থাকে। "গ্রাহক পরিষেবা" বা "যোগাযোগ" টাইপ করুন এবং এন্টার টিপুন।
-
সাধারণত কোম্পানিগুলি "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" পৃষ্ঠায় একটি টেক্সট বক্স পেস্ট করে যা গ্রাহকরা তাদের অভিযোগ বা মন্তব্য লেখার জন্য ব্যবহার করতে পারেন এবং তারপর তাদের ইমেল হিসাবে গ্রাহক পরিষেবাতে পাঠাতে পারেন।
ইমেলের একটি অনুলিপি আপনাকে পাঠানো হবে তা নিশ্চিত করতে এই পৃষ্ঠাটি পরীক্ষা করুন। যদি না হয়, কোম্পানির ওয়েবসাইটে কোম্পানির ইমেল ঠিকানাটি দেখুন এবং আপনার ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্টে পাঠান। এইভাবে, আপনি আপনার পাঠানো ইমেলের একটি অনুলিপি সংরক্ষণ করতে পারেন।
ধাপ 3. অনুসন্ধান বার ব্যবহার করুন।
অনুসন্ধান বাক্সে আপনার প্রশ্নের সাথে সম্পর্কিত কীওয়ার্ড প্রবেশ করে প্রথমে আপনার প্রশ্নের উত্তর খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন (কোম্পানির ইমেল ঠিকানা খুঁজে পেতে আপনি যে বাক্সটি ব্যবহার করেন)। এইভাবে, আপনি গ্রাহক পরিষেবা ইমেল না করেই সমস্যার সমাধান করতে পারেন।
- এটি গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনি স্মার্ট দেখেন এবং শ্রদ্ধা তৈরি করুন যখন আপনাকে অবশেষে একটি ইমেল পাঠাতে হবে। যদি আপনার প্রশ্নের উত্তর ইতিমধ্যে সাইটে ব্যাখ্যা করা হয়, তাহলে গ্রাহক পরিষেবা দল আপনাকে নষ্ট এবং অলস হিসাবে দেখবে। ফলস্বরূপ, আপনার ইমেলগুলি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া হয় না।
- FAQ বিভাগটিও দেখুন। প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলির উত্তর প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন আকারে দেওয়া হয়। এই কারণেই অনেক সাইটের এই পেজ আছে। এই পৃষ্ঠার জন্য ধন্যবাদ, গ্রাহক পরিষেবাতে যাওয়া ইমেলের সংখ্যা ব্যাপকভাবে হ্রাস পেয়েছে।
ধাপ 4. কোম্পানির নীতি পর্যালোচনা করুন।
যদি আপনি অনুসন্ধান বা FAQ পৃষ্ঠায় আপনার প্রশ্নের উত্তর খুঁজে না পান, আমরা "আমাদের সম্পর্কে" পৃষ্ঠা বা প্রত্যাবর্তন নীতি পৃষ্ঠা দেখার পরামর্শ দিই। সাইটের নিচের দিকে স্ক্রল করুন এবং লিঙ্কগুলি দেখুন। আপনার প্রশ্নের মোটামুটি উত্তর দেওয়া লিঙ্কগুলি সন্ধান করুন: আমাদের সম্পর্কে, সূচক, ক্রেডিট কার্ড, পণ্যের প্রাপ্যতা, রিটার্ন নীতি, গোপনীয়তা নীতি, ব্যবহারের শর্তাবলী ইত্যাদি।
এমনকি যদি আপনি এই পৃষ্ঠাগুলিতে উত্তর না পান, তবুও আপনি এমন তথ্য পাবেন যা আপনার গ্রাহক পরিষেবা ইমেল করার পরেও কার্যকর হতে পারে।
3 এর অংশ 2: একটি ইমেল লেখা
ধাপ 1. আপনার ইমেল একটি অভিযোগ বা প্রশংসা কিনা তা নির্ধারণ করুন।
গ্রাহক সেবায় পাঠানো ইমেলগুলি কেবল অভিযোগ বা প্রশ্ন নয়। হয়তো, আপনি একটি মহান সেবা জন্য আমাকে ধন্যবাদ দিতে চান। বেশিরভাগ কোম্পানি এই ধরনের ইতিবাচক ইমেল পেতে পছন্দ করে।
আসলে, কখনও কখনও অভিযোগগুলি দ্রুত এবং সরাসরি উত্তর দেওয়া হবে যদি সেগুলি ইমেলের পরিবর্তে ফোনে জমা দেওয়া হয়। ইমেলগুলি কৃতজ্ঞতা দেখানোর জন্য বা এমন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য দুর্দান্ত যেগুলির সরাসরি উত্তর দিতে হবে না। যদি আপনার সমস্যার যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সমাধান করা প্রয়োজন, আমরা আপনাকে টেলিফোনে গ্রাহক পরিষেবার সাথে যোগাযোগ করার পরামর্শ দিই।
পদক্ষেপ 2. চিঠির একটি স্পষ্ট শিরোনাম লিখুন।
আপনার শিরোনাম অর্থপূর্ণ এবং বিন্দু নিশ্চিত করুন। আপনার লক্ষ্য একটি শিরোনাম তৈরি করা যা সহজেই গ্রাহক সেবা দলের দৃষ্টি আকর্ষণ করে যাতে এটি দ্রুত প্রতিক্রিয়া পায়। একটি সংক্ষিপ্ত শিরোনাম তৈরি করুন, ইমেইলের সারাংশ ধারণ করুন এবং একটি প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, "টপ-আপ ব্যর্থ হয়েছে-দয়া করে সাড়া দিন"
পদক্ষেপ 3. একটি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন।
একবার আপনি একটি কঠিন ইমেল শিরোনাম লিখে ফেললে, গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিকে হ্যালো বলুন। নম্রতা বজায় রাখার জন্য চিঠিপত্রে শুভেচ্ছা জানানো খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আপনি কেবল "প্রিয় গ্রাহক সেবা দল" লিখতে পারেন।
- আপনার শুভেচ্ছায় নাম অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন। ছোট কোম্পানি কোম্পানির গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি হিসেবে দায়িত্ব পালনকারী ব্যক্তির নাম অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। একটি ব্যক্তিগত এবং বন্ধুত্বপূর্ণ ইমেল তৈরি করতে এর সুবিধা নিন।
- আপনি কমা বা কোলন দিয়ে অভিবাদন শেষ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ "প্রিয় গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি," অথবা "প্রিয় গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি:"
ধাপ 4. প্রমিত চিঠি লেখা প্রয়োগ করুন।
স্ট্যান্ডার্ড লেটার-রাইটিং প্র্যাকটিস ব্যবহার করে গ্রাহক সেবার প্রতিনিধিদের প্রতি সম্মান বজায় রাখুন। শুধুমাত্র বড় হাতের, মিশ্র-কেস, বা স্ক্রিপ্ট ফন্টে লিখবেন না। চিঠি লেখার সময় শুধু প্রমিত বিরামচিহ্ন, বানান এবং বড় হাতের ব্যবহার করুন। এইভাবে, আপনার ইমেলটি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া হবে।
পদক্ষেপ 5. চিঠি লেখার ক্ষেত্রে আপনার সৌজন্য বজায় রাখুন।
আপনি একটি অভিযোগ বা হতাশা প্রকাশ করলেও একটি নম্র সুর ব্যবহার করুন। একজন গ্রাহক হিসাবে আপনার অবস্থা আরো প্রশংসিত হবে এবং আরো ভদ্রতার সাথে সাড়া দেবে।
ধাপ 6. নিজেকে চিহ্নিত করুন।
গ্রাহক সেবা প্রতিনিধিকে শুভেচ্ছা জানানোর পর, আপনার পরিচয় দিন। আপনার নাম দিন এবং আপনার গ্রাহকের অবস্থা বর্ণনা করুন (যেমন একটি নতুন গ্রাহক বা পুনরাবৃত্তি গ্রাহক)। গ্রাহক সেবা প্রতিনিধিরা আপনার আনুগত্য বজায় রাখতে চাইবে। যেখানে প্রাসঙ্গিক, আপনার ভৌগলিক অবস্থান প্রকাশ করুন (যেমন বহিরঙ্গন পণ্য বা পরিষেবার জন্য)।
ধাপ 7. সুনির্দিষ্ট হন।
আপনার ইমেলে নির্দিষ্ট পদ ব্যবহার করুন। "আমার পণ্য" লেখা এড়িয়ে চলুন, এবং পণ্য বা পরিষেবার বিস্তারিত বর্ণনা করুন এবং কেন আপনি ইমেল পাঠিয়েছেন। প্রাসঙ্গিক ঘটনা বর্ণনা করুন যাতে গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি সমস্যাটি সনাক্ত করতে পারে। চিঠির শুরুতে স্পষ্টভাবে তথ্য দেওয়া দীর্ঘমেয়াদী কথোপকথন রোধ করবে।
- পণ্যের ইউআরএল ব্যবহার করুন (যদি প্রযোজ্য হয়)। সুতরাং, গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি অবিলম্বে উদ্দেশ্য পণ্য বুঝতে পারেন।
- আপনার বুকিং আইডি অন্তর্ভুক্ত করুন এবং গ্রাহক সেবার প্রতিনিধিরা সাধারণত এটি চাইবেন। এই আইডি নম্বরের মাধ্যমে, আপনার অর্ডার সিস্টেমে ট্র্যাক এবং পরিচালিত হয়।
ধাপ 8. স্পষ্টভাবে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
আপনি আপনার ইমেইল রচনা করার সময় সরাসরি বিষয়টিতে যান। হ্যালো বলার পর এবং নিজের পরিচয় দেওয়ার পর, উপরে বর্ণিত নির্দিষ্ট ভাষা ব্যবহার করে আপনার সমস্যা বা ইমেইল পাঠানোর কারণ লিখে একটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করুন।
আপনি যা জানতে চান তা কেবল জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি জিজ্ঞাসা করতে লজ্জা পান, অবিলম্বে ইমেল থেকে সেই অনুভূতিগুলি সরান। যদি আপনি একটি ত্রুটিপূর্ণ পণ্যের পরিবর্তে একটি নতুন পণ্য পেতে চান, তাহলে এটি স্পষ্টভাবে বলুন।
ধাপ 9. একটি ছোট অনুচ্ছেদ লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার অনুচ্ছেদগুলি দীর্ঘ নয়। সহজে পড়ার জন্য একটি অনুচ্ছেদে শুধুমাত্র একটি, দুটি বা সর্বাধিক তিনটি বাক্য থাকা ভাল ধারণা। এটি গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিদের দ্রুত ইমেল স্ক্যান করতে এবং তাদের অগ্রাধিকার নির্ধারণ করতে দেয়। যদি এটিতে প্রচুর পাঠ্য থাকে, আপনার ইমেলটি সর্বনিম্ন অগ্রাধিকার দেওয়া হবে কারণ গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধির কাছে এটি সব পড়ার সময় নেই।
ধাপ 10. একটি স্বাক্ষর সহ চিঠি বন্ধ করুন।
আপনার অনুরোধ বা প্রশংসা সংক্ষিপ্ত করে একটি বাক্য দিয়ে ইমেলটি শেষ করুন, তারপরে একটি শুভেচ্ছা। আপনি "আন্তরিকভাবে" চিঠিটি বন্ধ করতে পারেন, তবে আপনি কেবল আপনার শুভেচ্ছা এবং ইমেল স্বাক্ষর রেখে যেতে পারেন। আপনি "আশাকরি আমি শীঘ্রই এই ইমেইলে ফিরে আসতে পারবো" বা এরকম কিছু বলে আপনার রাশ প্রকাশ করতে পারেন,
ইমেইল স্বাক্ষর হল আপনার নাম, পেশা এবং যোগাযোগের তথ্য সম্বলিত একটি সংক্ষিপ্ত পাঠ্য। আপনি ইমেল সেটিংস বিকল্পগুলিতে একটি ইমেল স্বাক্ষর সেট করতে পারেন যাতে একটি নতুন বার্তা পাঠানোর সময় এটি সর্বদা উপস্থিত হয়।
ধাপ 11. সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
ইমেইলে সংযুক্তি আপলোড না করার চেষ্টা করুন যা প্রথমে কাউকে পাঠানো হয়। অনেক ওয়েবসাইটে স্প্যাম ফিল্টার থাকে যা সংযুক্ত ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দেয় যাতে আপনার ইমেলগুলি স্প্যাম বক্সে পাঠানোর আগে পাঠানো হয়।
- অবশ্যই, আপনি যদি একটি চাকরির আবেদনপত্র জমা দিচ্ছেন এবং একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টে আপনার জীবনবৃত্তান্ত সংযুক্ত করতে বলা হয় তবে আপনাকে অবশ্যই একটি সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড, বা ক্রেডিট/পেমেন্ট কার্ডের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
ধাপ 12. মেইল পাঠানোর আগে আবার পড়ুন এবং চেক করুন।
যদি ইমেইল লেখা হয়ে থাকে, তাহলে অবিলম্বে সেন্ড বাটন (সেন্ড) চাপবেন না। আপনি আপনার চিঠিটি পর্যালোচনা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এতে কোন ভুল নেই। এমনকি যদি আপনি স্মার্টফোন ব্যবহার করে আপনার ইমেইল টাইপ করেন, "আপনার আইফোন থেকে পাঠানো" লাইনটি আপনার অক্ষরকে আরো পেশাদার দেখানোর জন্য ব্যাকরণ এবং বিরামচিহ্ন ত্রুটির কোনো অজুহাত নয়।
ধাপ 13. অনুসরণ করুন।
আপনি যদি কয়েক দিনের জন্য একটি ইমেল উত্তর না পান, তাহলে খুব সম্ভব যে ইমেলটি একটি স্প্যাম ফিল্টার দিয়ে গেছে অথবা আপনার ইনবক্সের নীচে আটকে আছে। একটি নতুন ইমেল প্রেরণ করুন যা আপনার পুরানোকে অসন্তুষ্ট করে এবং জিজ্ঞাসা করুন এটি পাওয়া গেছে কিনা।
3 এর অংশ 3: ভদ্রতা বজায় রাখা
ধাপ 1. সঠিক ব্যাকরণ এবং বানান ব্যবহার করুন।
এটি অনুধাবন না করে, চিঠিপত্রের মধ্যে ভদ্রতা বজায় রাখার একটি অংশ হল ভাল এবং সঠিক ব্যাকরণ এবং বানানের ব্যবহার। ভাল যোগাযোগ ইমেল প্রাপকের প্রতি সম্মান প্রদর্শন করবে এবং দেখাবে যে আপনি প্রকৃতপক্ষে একজন ভদ্র ব্যক্তি।
পদক্ষেপ 2. আপনার শিক্ষা এবং জ্ঞান দেখান।
জিক হিসাবে আসবেন না, তবে একটি ভাল শব্দভান্ডার দিয়ে আপনার স্মার্টগুলি দেখান। এছাড়াও, যদি আপনি কোম্পানির ওয়েবসাইট ব্রাউজ করে থাকেন এবং তাদের নীতিগুলি অধ্যয়ন করেন তবে চিঠিতে এটি প্রকাশ করুন এবং বলুন যে আপনি আপনার সমস্যার উত্তর খুঁজে পাচ্ছেন না।
ধাপ 3. ঠাট্টা করবেন না।
গ্রাহক পরিষেবা দলের কাছে পাঠানো চিঠিগুলি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত, অন্তত প্রথম যোগাযোগের ক্ষেত্রে। অতএব, কৌতুক এবং কৌতুক চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়। কৌতুক করা অসভ্য বলে বিবেচিত হবে এবং যে কোনও ধরণের ব্যবসার সাথে মোকাবিলা করার সময় এড়ানো উচিত।
আপনি যদি ইমেইলের মাধ্যমে গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিদের সাথে ঘন ঘন যোগাযোগ করে থাকেন, তাহলে বিনা দ্বিধায় রসিকতা করুন যেহেতু আপনি ছেলেরা ইতিমধ্যে একে অপরকে চেনেন।
ধাপ 4. কঠোর না হয়ে নিজেকে প্রকাশ করুন।
এমনকি যদি আপনি প্রদত্ত পণ্য বা পরিষেবার উপর রাগান্বিত হন, তবে একটি ইমেইলে রাগ করা সমস্যার সমাধান করবে না। আপনার উদ্বেগগুলি শ্রদ্ধার সাথে এবং বিনয়ের সাথে যোগাযোগ করুন যাতে একটি অভদ্র ইমেল না পাঠিয়ে সেগুলি কার্যকরভাবে সমাধান করা যায়।
ভুলে যাবেন না যে আপনি লেখার মাধ্যমে আবেগ প্রকাশ করতে পারবেন না। আপনি যদি খুব হতাশ হন এবং অবিলম্বে মনোযোগের প্রয়োজন হয় তবে ফোনে অভিযোগ করা ভাল কারণ এটি আরও কার্যকর।
ধাপ 5. আপনার আনুগত্য এবং প্রশংসা রূপরেখা।
অবশেষে, বোঝান যে আপনি কোম্পানির প্রতি কতটা অনুগত এবং প্রদত্ত পরিষেবার জন্য আপনি কতটা কৃতজ্ঞ, যাতে গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি আপনার ইমেলের প্রশংসা করে এবং আরও দ্রুত সাড়া দেয়।
