কীভাবে ইভেন্টগুলি পরিচালনা করবেন (ছবি সহ)

2024 লেখক: Jason Gerald | [email protected]. সর্বশেষ পরিবর্তিত: 2023-12-16 10:57

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট একটি দুর্দান্ত অভিজ্ঞতা, এটি একটি ব্যক্তিগত পার্টি, একটি কর্পোরেট ইভেন্ট, পরিবার এবং বন্ধুদের জন্য, অথবা একটি বিবাহ এবং অন্যান্য আনুষ্ঠানিক অনুষ্ঠান। এই কাজটি করা খুবই কঠিন, কিন্তু খুব সন্তোষজনকও। আপনি সত্যিই জড়িত ব্যক্তিদের জন্য একটি পার্থক্য আনতে পারেন, যারা আপনার আতিথেয়তা এবং জন্মদিনের পার্টি, বার্ষিকী, বিবাহ নিজেই, বা অন্য কোন উদযাপন আয়োজনের প্রচেষ্টার প্রশংসা করবে। নিচের ধাপগুলো আপনাকে শিখাবে কিভাবে একজন ভালো ইভেন্ট ম্যানেজার হতে হবে, সমস্যা সমাধানের পরামর্শ প্রদান করতে হবে এবং সাবধানে পরিকল্পনার মাধ্যমে সব সমস্যা এড়াতে হবে।

ধাপ

5 এর 1 ম অংশ: বুনিয়াদি আয়ত্ত করা

পদক্ষেপ 1. আপনি যে লক্ষ্য এবং লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে চান তা নির্ধারণ করুন।

এই সব খুব যুক্তিসঙ্গত বলে মনে হচ্ছে, কিন্তু কোন সাইজের ভেন্যু সবচেয়ে ভালো কাজ করবে, বাজেট ঠিক আছে, ইভেন্টের উদ্দেশ্য, অতিথিদের সংখ্যা (বা ধরন) এবং কোন কৌশল অনুসরণ করতে হবে তা জানতে আপনাকে এটি লিখতে হবে আপনার নির্দিষ্ট ঘটনা। আদর্শ শেষ ফলাফল কি? আপনি কি অর্জন করতে চান?

• একবার আপনি সিদ্ধান্ত নিয়েছেন যে আপনি কোন ইভেন্টটি চালাতে যাচ্ছেন (উদযাপন, তহবিল সংগ্রহ, শিক্ষা, বিক্রয়, প্রস্তাব, ইত্যাদি), আপনি কেন এটি করছেন তা নিয়ে ভাবুন। আপনার অনুপ্রেরণা জানা আপনাকে মনোযোগী এবং উদ্যমী হতে সাহায্য করতে পারে।
• কিছু লক্ষ্য নির্ধারণ করা আপনাকে সঠিক লক্ষ্যে পৌঁছাতেও সাহায্য করতে পারে। আপনি একটি অনির্ধারিত লক্ষ্যে আঘাত করার চেষ্টা চালিয়ে যেতে পারবেন না! যখন আপনার কাছে শুধুমাত্র IDR 40,000,000, 00 থাকে এবং আপনি IDR 50,000,000, 00 পৌঁছাতে চান, সেই পরিমাণকে লক্ষ্য করুন এবং আপনাকে ফিনিশিং লাইনে পৌঁছাতে সাহায্য করা হবে।

পদক্ষেপ 2. তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন।

ইভেন্ট পরিকল্পনার ক্ষেত্রে এই দুটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। এমন একটি তারিখ এবং সময় নির্বাচন করবেন না যা অনেক লোককে উপস্থিত হতে বা আপনার সমস্ত ইভেন্ট পরিকল্পনার প্রচেষ্টা বৃথা যাবে। এছাড়াও, বর্তমান থেকে খুব দূরে এই দুটি উপাদান সেট করা এড়িয়ে চলুন - অথবা এমনকি খুব কাছাকাছি - অথবা আপনার অতিথিরা আপনার ইভেন্ট সম্পর্কে ভুলে যাবে এবং অন্যান্য পরিকল্পনা করবে। ইভেন্টগুলি পরিচালনা করার সময় গোল্ডিলকস সিন্ড্রোম দ্বারা আক্রান্ত হবেন না!

আদর্শভাবে, দুই সপ্তাহ আগে অতিথিদের অবহিত করুন। এইভাবে, তাদের পরিকল্পনা করার সময় আছে এবং সময় আসার আগে আপনি তাদের আরও এক বা দুইবার মনে করিয়ে দিতে পারেন। সম্ভব হলে কয়েক সপ্তাহ আগে ইভেন্টের আমন্ত্রণপত্র পাঠান।

ধাপ 3. একটি জায়গা চয়ন করুন।

ইভেন্টের ধরন এবং সময় নির্ধারণ করার পরে, জায়গাটি সম্পর্কে চিন্তা করুন। তারিখগুলি প্রস্তুত করে এবং আপনার কী প্রয়োজন হবে তা দিয়ে সম্ভাব্য অবস্থানের দিকে এগিয়ে যান। আপনি কোন ধরনের বিল্ডিং ব্যবহার করতে চান এবং কিভাবে জায়গাটি সাজানো হবে? অতিথিরা কি সারি বেঞ্চে, নিয়মিত বেঞ্চে, একটি ডাইনিং টেবিল দেওয়া, বা বহিরঙ্গন পিকনিকের পাটি বসবে? আবহাওয়ার অবস্থার কি কোনো প্রভাব থাকবে? নাচ, স্পিকারের মঞ্চ বা মঞ্চের জন্য জায়গা থাকবে? যদি তাই হয়, আপনি যে স্থানটি চান তা যথেষ্ট বড় তা নিশ্চিত করার জন্য একটি পরিকল্পনা করুন।

• সর্বদা সম্ভাব্য স্থানগুলি আগে দেখুন এবং একটি মানচিত্র আঁকুন। এই মানচিত্রটি একটি "যুদ্ধ পরিকল্পনা" হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে এবং আপনাকে টেবিল স্পেস, খাবারের জন্য পরিষেবা রুট, অক্ষম প্রবেশাধিকার (যদি প্রয়োজন হয়) এবং নির্গমন রুট নির্মাণের পাশাপাশি আপনি বিভিন্ন প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি কীভাবে লোড করবেন তা স্কেচ এবং বরাদ্দ করতে দেয়। আপনার পাওয়ার জেনারেটর, বাহ্যিক যন্ত্রপাতি যেমন রেফ্রিজারেটর, বরফ মেশিন, গ্রিল বা চুলা ইত্যাদি চিহ্নিত করা উচিত। এছাড়াও, পাওয়ার আউটলেট এবং তারের অবস্থান (আপনি সেগুলোকে কার্পেটের নিচে coverেকে রাখতে পারেন) এবং অন্য কিছু যা নিরাপত্তা ঝুঁকি সৃষ্টি করতে পারে তা অধ্যয়ন করুন।
• আপনার কি আইনগতভাবে স্থানীয় সরকারের অনুমতি লাগবে? বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এই পারমিটটি বার খোলার জন্য প্রয়োজন হয়, কিন্তু কখনও কখনও গোলমাল, যানবাহন অ্যাক্সেস এবং পার্কিং, প্যাভিলিয়ন, ভিড় এবং অন্যান্য উদ্দেশ্যে বড় নির্মাণের জন্য।

ধাপ 4. আমন্ত্রণ জানানোর জন্য মানুষের সংখ্যা নির্ধারণ করুন।

বাজেট এবং ভেন্যু অনুযায়ী আপনি কতজনকে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন? কিছু ইভেন্ট কঠোরভাবে সীমাবদ্ধ শুধুমাত্র আমন্ত্রিতদের উপস্থিত থাকার অনুমতি দেয়, পরিকল্পনা সহজ করে তোলে, কিন্তু অন্যরা অতিরিক্ত মানুষ যেমন শিশু, স্ত্রী বা বন্ধুদের অনুমতি দিতে পারে। আরও জানুন যে আপনার যত বেশি অতিথি থাকবে, তত বেশি ক্রু সদস্য আপনার প্রয়োজন হবে।

• লজিস্টিক সমস্যা এড়ানোর জন্য, নিশ্চিত করুন যে আমন্ত্রিতদের মধ্যে ঘুরে বেড়ানোর জন্য সর্বদা পর্যাপ্ত জায়গা রয়েছে।
• পুরোনো প্রতিষ্ঠানে, তারা সাধারণত অতিথির সংখ্যাকে "প্যাক্স" বলে উল্লেখ করে, তাই যদি আপনি একটি বহুমুখী ভবনে "150 প্যাক্স" শব্দগুলি দেখেন, তাহলে এর অর্থ হল 150 অতিথি।

ধাপ 5. বাজেট নির্ধারণ করুন।

এই ইভেন্টের জন্য আপনার কত টাকা লাগবে তা গণনা করার জন্য আদর্শভাবে আপনার কাছে বেশ কয়েকজন লোক রয়েছে। আপনি কি কর্মীদের বেতন দেবেন? সরঞ্জাম ভাড়া এবং মিটিং জায়গা? খাদ্য ও পানীয় সরবরাহ? লিফলেট বা পোস্টকার্ড প্রিন্ট করবেন? একটি যুক্তিসঙ্গত পরিমাণ নির্ধারণ করুন এবং সেই পরিমাণের উপর ভিত্তি করে পরিকল্পনাটি সামঞ্জস্য করুন। যদি আপনার প্রয়োজন না হয় তবে আপনাকে আপনার বাজেট অতিক্রম করতে দেবেন না।

আপনি এমন পরিস্থিতিতে থাকতে পারেন যেখানে স্পনসর বা অনুদান পাওয়া সম্ভব, কিন্তু আমাদের মধ্যে বেশিরভাগই সাধারণত এত ভাগ্যবান নয়। আপনি যদি অতিরিক্ত টাকা আসার পূর্বাভাস দিতে না পারেন, তাহলে যতটা সম্ভব সঞ্চয় করুন। ক্যাটারিং পরিষেবা নেওয়ার পরিবর্তে, একটি পট-লাক ইভেন্ট তৈরি করুন (অতিথিরা তাদের নিজস্ব খাবার নিয়ে আসে)। আপনি এখনও কিছু খাবার প্রস্তুত করতে পারেন, কিন্তু সাধারণত আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি ডাইনিং টেবিল, রান্নার বাসন এবং একটি ফ্রিজ। ফটোগ্রাফার নিয়োগের পরিবর্তে, আপনার নিজের ইভেন্টটি শুট করুন। প্রয়োজনে সৃজনশীল হন

পদক্ষেপ 6. একটি দল একত্রিত করুন।

বিভিন্ন প্রাসঙ্গিক বিভাগগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি পরিষেবা দল (এমনকি যদি এই দলে বন্ধু এবং আত্মীয় বা অন্যান্য স্বেচ্ছাসেবক অন্তর্ভুক্ত থাকে) সেট আপ করুন, এমনকি যদি আপনি ইভেন্টটি পেশাগতভাবে পরিচালনা না করেন এবং শুধুমাত্র ছোট পারিবারিক অনুষ্ঠান আয়োজন করেন। ভাল বড় মাপের ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের সারমর্ম হচ্ছে মানুষকে নির্দিষ্ট এলাকায় নেতৃত্ব দেওয়া এবং দলের সকল সদস্যরা এই মহাপরিকল্পনা সম্পর্কে নিশ্চিত হন।

আপনার ক্রুকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি সম্পর্কে অবহিত করা উচিত, ঠিক যেমন আপনি যে কোনও দল এবং আপনি আমন্ত্রিত অতিথিদের জন্য অর্থ প্রদান করেন। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব কাজের প্রতিটি ক্রু সদস্যকে অবহিত করুন এবং যখনই সম্ভব তাদের বিকল্পগুলি দিন। এছাড়াও কিছু লোককে স্ট্যান্ডবাই করার চেষ্টা করুন - কারণ ইভেন্টের প্রতিটি ক্ষেত্রে সর্বদা কিছু ছোটখাট সমস্যা থাকবে।

ধাপ 7. একটি ইভেন্ট এজেন্ডা তৈরি করুন।

আপনার ইভেন্টে কী হবে তা স্থির করুন। বক্তারা কখন কথা বলা শুরু করবেন? শিডিউল করার জন্য কি গেম, ক্রিয়াকলাপ বা উপস্থাপনা থাকবে? অতিথিদের খেতে কতক্ষণ লাগে? সারা দিন কার্যক্রমের জন্য একটি বিস্তারিত সময়সূচী নির্ধারণ করুন।

সর্বদা ত্রুটির জন্য কিছু জায়গা ছেড়ে দিন; এই পৃথিবীতে এমন একটি ঘটনাও ঘটবে না যেটা ঠিক এক মিনিটে পরিকল্পনা অনুযায়ী যেতে পারে। মানুষ দেরিতে পৌঁছাবে, বক্তৃতাগুলি দীর্ঘতর হবে, খাবারের সারিগুলি সহজে চলবে না, অথবা আপনার লক্ষ লক্ষ অন্যান্য সমস্যা আসতে পারে। সুতরাং যখন আপনি জানতে চান যে কী হচ্ছে, তখন বুঝে নিন যে এটি কেবল সংস্থাকে সাহায্য করার জন্য এবং কিছুই নিশ্চিত নয়।

5 এর 2 অংশ: চলমান ইভেন্ট

পদক্ষেপ 1. আমন্ত্রণ পাঠান।

যদি না হয়, তাহলে অন্যরা কীভাবে জানবে যে আপনি একটি ইভেন্ট হোস্ট করছেন? একটি আমন্ত্রণ পাঠান! এটা উপেক্ষা করবেন না। আমন্ত্রণগুলি আপনার ইভেন্টের প্রধান মুখ। লোকেরা কী আশা করতে পারে তার প্রথম ছাপ এবং তাদের সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত যে তাদের আসা উচিত কিনা। এই আমন্ত্রণ অবশ্যই ভালো হতে হবে।

• সাধারণ আমন্ত্রণগুলি বিবেচনা করুন - পোস্টকার্ড, ব্রোশার ইত্যাদি আকারে। তবে কাগজ ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন: ইমেল, নিউজলেটার পাঠান, অথবা ফেসবুক, টুইটার এবং ইভেন্টব্রাইটের মতো সাইটগুলি আমন্ত্রণ, অতিথি গণনা এবং ক্যালেন্ডার পাঠানোর জন্য ব্যবহার করুন।

  সংশোধন: যদি আপনি যতটা সম্ভব লোক আনতে চান, ফেসবুক এবং টুইটার ব্যবহার করুন। যদি আপনি এটি শুধুমাত্র ভিআইপি অতিথিদের মধ্যে সীমাবদ্ধ করার চেষ্টা করেন, তাহলে এই দুটি পরিষেবা এড়িয়ে চলুন, অথবা আপনি সমস্যায় পড়বেন।

পদক্ষেপ 2. যারা তাদের উপস্থিতি নিশ্চিত করেছে তাদের নোট করুন।

আপনার কতটা এবং কী প্রয়োজন তা জানতে আপনাকে এগিয়ে গণনা করতে হবে, তাই নোট নিন! এটি প্রদর্শিত সংখ্যাগুলি নাও হতে পারে, তবে আপনি এখনও একটি ওভারভিউ পাবেন। ইভেন্টগুলি পরিচালনার জন্য ডিজাইন করা সাইটগুলি এতে সহায়তা করতে পারে - যদিও আপনি ফেসবুক এবং এক্সেল ওয়ার্কশীটগুলিও ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপ 3. আপনি কি ভাড়া আছে তা পরিচালনা করুন।

আপনার কি ফটোগ্রাফার, নির্মাতা, ডিজাইনার এবং ডেকোরেটর, অতিথি বক্তা, পৃষ্ঠপোষক, বিনোদনকারী বা ব্যান্ড, ধর্মীয় নেতা বা কর্মকর্তা, নৃত্যশিল্পী, বা বিক্ষোভ অনুষ্ঠানগুলি খুঁজে বের করা, ভাড়া করা, বুক করা বা দায়িত্ব অর্পণ করা দরকার? বসার এবং খাবারের জন্য এই সমস্ত দিক বিবেচনা করুন যাতে আপনি প্রয়োজন হলে তাদের জন্য খাবার এবং টেবিল প্রস্তুত করতে পারেন।

• আপনি কি খাবার এবং পানীয় প্রস্তুত করবেন? যদি তাই হয়, কোন দলের সদস্যরা রান্না, পরিবেশন এবং খাবারের স্বাস্থ্যবিধি তত্ত্বাবধান করবে? কোন ধরনের খাবার পরিবেশন করা উচিত? অতিথিদের কি অ্যালার্জি, নিরামিষ চাহিদা, ডায়াবেটিস, ধর্মীয় চাহিদা যেমন হালাল বা কোশার, গ্লুটেন ফ্রি ইত্যাদি থাকা সম্ভব? সেখানে কি শিশু, ছোট বাচ্চা, বা বৃদ্ধ/আহত যারা কঠিন খাবার খেতে পারে না?

• বিনোদন এবং রসদ বিষয়গুলি কি যত্ন নেওয়া হয়েছে? এই বিভাগে বাদ্যযন্ত্রের সরঞ্জাম, মণ্ডপ বা তাঁবু, সেইসাথে মঞ্চ ব্যবস্থাপনা থেকে আলংকারিক প্রভাব যা আপনার প্রয়োজন হবে, যেমন মাইক্রোফোন এবং এম্প্লিফায়ার, আলো, পাওয়ার লাইন, প্রজেক্টর এবং স্লাইডশো, স্ক্রিন মেশিন, বা অন্যান্য জাদুকরী মঞ্চ প্রভাব ।, যেমন আয়না, কোম্পানির ব্যানার এবং চিহ্ন ইত্যাদি।

  আপনি যদি বিনোদন চালানোর জন্য একজন সাব -কন্ট্রাক্টর ভাড়া করেন, তাহলে সেগুলির অবস্থান এবং মঞ্চ এবং সময়সূচী ছাড়াও, তারা নিজেরাই সরঞ্জাম সরবরাহ এবং প্রস্তুত করতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য তাদের সাথে পরামর্শ করুন। এই ভাবে, আপনি জানতে পারেন তাদের সাহায্য করার জন্য কি করতে হবে।

• ক্যাটারিং পরিষেবা প্রদানকারী, ফুল বিক্রেতা, বিনোদন এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের প্রস্তুতির জন্য অনেক সময় প্রয়োজন। হঠাৎ অনুরোধের জন্য সাধারণত বেশি খরচ হবে। এছাড়াও, যদি তারা তাদের কথা রাখতে না পারে, তবে আপনার কাছে বিকল্প খোঁজার সময় থাকবে।

পদক্ষেপ 4. এমন কাউকে খুঁজুন যিনি হোস্ট (MC) হবেন।

এমসিকে সবসময় পুরো ইভেন্টটি সংগঠিত করতে হবে না, তবে তিনি এটি পরিচালনা করবেন। এমসি সাধারণত একজন পার্টি সদস্য, যিনি একটি বক্তৃতা রচনা করবেন, খাবার, নৃত্য, গুরুত্বপূর্ণ অতিথি বা বিনোদনের মতো একটি সিরিজের অনুষ্ঠান ঘোষণা করবেন। এই ব্যক্তির সাথে ঘন ঘন যোগাযোগ করুন এবং তাকে আপ টু ডেট রাখুন।

কখনও কখনও আপনাকে এমসি হতে হতে পারে। যদি তা হয় তবে আপনার কাজটি অনেক বেশি কঠিন হবে কারণ পুরো ইভেন্টটি সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে কাজ করতে হবে। আপনার সার্ভিস টিমের জন্য গ্রুপ লিডার সেট আপ করুন যাতে বেশিরভাগ স্বাভাবিক কাজ তাদের কাছে অর্পণ করা যায়।

পদক্ষেপ 5. সরঞ্জাম সংগ্রহ করুন।

একটি দল নিয়োগের সময়, দুবার যাচাই করুন এবং নিশ্চিত করুন যে তাদের সাথে প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র আছে। কিছু ক্ষেত্রে, তারা কেবল নিজেদের বা নির্দিষ্ট কিছু জিনিস প্রস্তুত করতে পারে; আপনি তাদের প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি আলাদাভাবে উত্স করতে পারেন। আপনি আপনার সামাজিক নেটওয়ার্কগুলি থেকে এই সরঞ্জামগুলি ভাড়া নিতে, কিনতে বা এমনকি ধার করতে পারেন। ন্যাপকিন থেকে স্পিকার সিস্টেম এবং সংযোগের তারের প্রয়োজনীয়তার তালিকা পরীক্ষা করুন।

সাজসজ্জা যে কোনো অনুষ্ঠানের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। টেবিলক্লথ, ফুল, উপহার, মোমবাতি, বেলুন, ব্যানার বা ছবির ব্যাকড্রপ, লাল কার্পেট ইত্যাদি। সবসময় আগাম পরিকল্পনা করা উচিত।

ধাপ 6. মৌলিক চাহিদা পূরণ করুন।

অনেক নতুন যারা ভুলে যায় তাদের মধ্যে একটি হল ইভেন্ট ভেন্যুতে সুবিধার শ্রেষ্ঠত্ব। জায়গাটিতে কি পর্যাপ্ত সুবিধা আছে? উদাহরণ হল টয়লেট এবং ঝরনা, গাড়ি পার্ক করার জায়গা, প্রতিবন্ধীদের জন্য সহজ প্রবেশাধিকার, চেঞ্জিং রুম, স্টোরেজ রুম এবং রান্নাঘর, পানির ড্রেন, ওয়াইন কুলার, বিদ্যুতের ব্যবহার ইত্যাদি। সুতরাং, আপনি যে বাধাগুলি ঘটতে পারে তা অনুমান করতে পারেন।

ইভেন্টের বাইরেও চিন্তা করুন: আপনার কি শহরের বাইরে/বিদেশী অতিথি, বা হোটেল প্রতিনিধিদের জন্য পরিবহন এবং আবাসনের প্রয়োজন হবে? ইভেন্টে এবং তাদের পরিবহনের জন্য আপনার কি জায়গা বুক করতে হবে?

ধাপ 7. আপনি কার সাথে দেখা করবেন তা জানুন।

কোনও ইভেন্টের সামাজিক অনুক্রম বোঝা - এমনকি এটি আপনার ইভেন্ট না হলেও - যে কোনও পরিস্থিতি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা জানার জন্য অপরিহার্য। যেহেতু ক্লায়েন্টদের আপনার উপর বিশ্বাস করা দরকার, তাই এই জিনিসগুলি খুঁজে বের করুন:

• প্রধান অতিথি কারা - ইভেন্টটি উদযাপনের সময় এটি সহজেই চিহ্নিত করা যায় - উদাহরণস্বরূপ, বিবাহের সময় বর -কনে। যাইহোক, ক্লায়েন্ট সবসময় প্রধান অতিথি হয় না যদিও এটি এখনও গ্রুপের একটি দল হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। অথবা, আপনার ক্লায়েন্ট এমনকি মোটেও উপস্থিত হতে পারে না।
• অতিথি কারা হোস্ট অতিথি টাইপ - এই লোকেরা যারা প্রায়ই তাদের নিজ নিজ টেবিলে হোস্ট হিসাবে কাজ করে এবং অন্যান্য অতিথিদের সামাজিকীকরণ এবং অনুপ্রাণিত করতে ভাল হয়। এগুলি একটি মনোরম পরিবেশ বজায় রাখতে এবং যখন পরিস্থিতি শান্ত হয় তখন কথোপকথন, মানুষকে নাচতে উত্সাহিত করা বা নতুন বন্ধুত্বের জন্য অন্য অতিথিদের সাথে পরিচিত করার জন্য এটি কার্যকর। এগুলি সাধারণত ইভেন্টগুলির সাথে আপ টু ডেট রাখার জন্য নির্ভরযোগ্য এবং দরকারী, কারণ তারা জরুরি অবস্থায় অতিথি বক্তা/এমসি হিসাবে সহায়তা করতে বা এমনকি পরিবেশন করতে পারে। এইরকম মানুষই একটি ইভেন্টকে সামনের দিকে সুচারুভাবে চালিয়ে যায়।
• শান্তি নির্মাতা টাইপ অতিথি কারা? আপনার এই লোকদের সর্বদা মনে রাখা উচিত, কারণ এগুলিই আপনি সমস্যার বিষয়ে পরামর্শ করতে চাইবেন। প্রয়োজনে আপনি তাদের পরিচালনা এবং বিতর্কেও জড়িত করবেন। এই দলের অতিথিরা সাধারণত পরিবারের প্রধান, অভিভাবক বা নিরাপত্তার প্রধান।
• সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী কে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী আপনি নিজেই একজন ম্যানেজার, কিন্তু যখন আপনি একটি মূল গোষ্ঠীকে অন্তর্ভুক্ত না করে অতিথিদের সাথে পরামর্শ করার প্রয়োজন হয় (যেহেতু তারা সাধারণত ভাল হোস্ট হওয়ার দিকে মনোনিবেশ করে), তখন জরুরি অবস্থায় আপনাকে কাকে দেখা উচিত তা খুঁজে বের করুন। সোজা কথায়, এই ব্যক্তি আপনার পরিষেবার জন্য বিল পরিশোধ করবে, অথবা যাকে আপনি "ক্লায়েন্ট" বলবেন।

5 এর 3 অংশ: সমাপ্ত লাইনের কাছে যাওয়া

ধাপ 1. ঘটনাস্থল সম্পর্কে জানুন।

ইভেন্ট শুরু হওয়ার আগে, ঘটনাস্থলটি পরীক্ষা করুন এবং সিদ্ধান্ত নিন যে আপনি কীভাবে জিনিসগুলি একত্রিত করতে যাচ্ছেন। মেঝে পরিকল্পনা মিটমাট করার জন্য আপনাকে অতিরিক্ত ব্যবস্থা নির্দিষ্ট করতে হতে পারে - উদাহরণস্বরূপ তারের, আলো ইত্যাদির ক্ষেত্রে। এবং যদি এই জিনিসগুলি আপনার পক্ষে খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়, অতিথিরাও একই অভিজ্ঞতা পেতে পারেন, তাই ব্যবহারিক দিকটি বিবেচনা করুন!

যখনই সম্ভব একটি স্থাপনার পরিকল্পনা এবং সময় নির্ধারণ করুন। যদি কিছু মানানসই না হয়, তাহলে তা থেকে মুক্তি পান। সাইট ম্যানেজারের সাথে কথা বলুন এবং তিনি সাহায্য করতে কি করতে পারেন তা খুঁজে বের করুন এবং যদি কোন জোনিং নিয়ম থাকে তবে আপনাকে অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে, বিশেষ করে জরুরী অবস্থায়।

ধাপ 2. আপনার দলের জন্য উপহার প্রস্তুত বিবেচনা করুন।

এতে থাকা ক্রু সদস্যরা কঠোর পরিশ্রম করবে। কৃতজ্ঞতা দেখাতে এবং কর্মক্ষমতা বজায় রাখার জন্য, ইভেন্ট শেষ হওয়ার পরে দেওয়ার জন্য একটি ছোট উপহার প্রস্তুত করুন। বোতলজাত পানীয়, গ্রানোলা বার, চকলেট, অন্যান্য ছোট জিনিস, যা আপনার জন্য উপযুক্ত, সেগুলি মনোবল ধরে রাখতে সাহায্য করবে।

এছাড়াও তাদের একটি ব্রোচ বা ছোট পার্টি মার্কার দেওয়ার কথা বিবেচনা করুন যাতে তারা ইভেন্টের অংশ মনে করে এবং এটি মনে রাখে। এছাড়াও নিশ্চিত করুন যে তারা খাওয়ানো এবং জল দেওয়া হয়! দলটি এমন একটি সম্পদ যা আপনার ভবিষ্যতে ব্যবহার অব্যাহত রাখতে সক্ষম হওয়া উচিত।

ধাপ 3. সমস্ত দল এবং বহিরাগতদের পরীক্ষা করুন।

ইভেন্টের আগে, নিশ্চিত করুন যে সবাই একমত। ক্রুদের কীভাবে ঘটনাস্থলে যেতে হবে এবং আপনার যোগাযোগ নম্বর বা বিজনেস কার্ড প্রদান করতে হবে সে বিষয়ে স্পষ্ট নির্দেশনা দিন যাতে তারা নির্দেশনার জন্য কল করতে পারে। সবকিছুর কোন প্রশ্ন নেই তা নিশ্চিত করে শেষ করুন।

নিশ্চিত করুন যে সবাই কাজটিতে আরামদায়ক। কিছু লোক হয়তো এই কথা বলতে চায় না, তাই তাদের পড়ার চেষ্টা করুন। তারা কি আত্মবিশ্বাসী এবং আত্মবিশ্বাসী? যদি তা না হয় তবে তাদের আশ্বস্ত করুন, নিয়োগগুলি পর্যালোচনা করুন এবং কিছু মৌলিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। সন্দেহ হলে, দ্বৈতকে আরও সক্ষম সঙ্গীর সাথে যুক্ত করুন।

পদক্ষেপ 4. প্রয়োজনে আপনার যোগাযোগের তালিকা এবং অন্যান্য ফাইল প্রস্তুত করুন।

ব্যক্তিগত সেটিংস ইভেন্টের আয়োজনের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি সবসময় পরিপাটি থাকেন, এমনকি যদি কিছু জিনিস গোলমাল হয়ে যায়, সবকিছু ঠিক হয়ে যাবে। কিন্তু, অন্যথায়, ইভেন্টের অবস্থা পুরোপুরি ধ্বংস হয়ে যাবে। নিজেকে প্রস্তুত করার কিছু উপায় এখানে দেওয়া হল:

• ফোন নম্বর এবং ঠিকানা সহ একটি যোগাযোগ পত্রক তৈরি করুন। প্যাস্ট্রির দোকান ভেবেছিল আপনিই অর্ডার নিতে আসবেন? কোন ব্যাপার না. আপনার দলের একজন সদস্যকে ফোন করুন যিনি দোকানের কাছাকাছি থাকেন এবং তাকে ইভেন্টের অবস্থানের পথে এটি বাছাই করতে দিন।
• একটি চেকলিস্ট তৈরি করুন। টিমের রিপোর্টের উপর ভিত্তি করে কোন আইটেম, সরঞ্জাম এবং আইটেম এখনও অনুপস্থিত তা আপনি জানতে পারবেন।
• সেই অনুযায়ী পেমেন্ট এবং বিলিং প্রয়োজনের প্রমাণ প্রস্তুত করুন। আপনি যত বেশি পুঙ্খানুপুঙ্খ, ভবিষ্যতে আপনার সমস্যাগুলি তত কম হবে।

ধাপ 5. শেষ মিনিটের পরিবর্তনগুলি এড়িয়ে চলুন।

নিয়মিত শৈল্পিক পরিবর্তন হবে? বিবাহ সাধারণত এইরকম হয়, ক্লায়েন্ট শেষ মিনিটের নকশা পরিবর্তন চায়, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনি তাকে বা তার পরিবর্তনের শেষ তারিখটি বলছেন। সাধারণত, ক্লায়েন্টদের মুক্ত রাখার জন্য ইভেন্টের 1 সপ্তাহ আগে এই সময়সীমা, কিন্তু আপনি শেষ মুহূর্তের পরিবর্তনগুলি থেকেও সুরক্ষিত থাকেন যা কষ্টকর এবং ব্যয়বহুল।

যদি পরিবর্তনগুলি সহজ, ছোট বা মৌলিক হয় এবং ইতিমধ্যে ইনস্টল করা সজ্জাগুলি ব্যবহার করতে পারে তবে ক্লায়েন্টের অনুরোধ যতটা সম্ভব প্রত্যাখ্যান না করার চেষ্টা করুন। খুব আবেগপ্রবণ হতে পারে এমন একটি ইভেন্টে আপনি ক্লায়েন্টের চাহিদাগুলি যথাসাধ্য সামঞ্জস্য করতে পারেন তা নিশ্চিত করুন।

5 এর 4 ম অংশ: বাস্তব ঘটনা পরিচালনা করা

পদক্ষেপ 1. সবকিছু প্রস্তুত করুন।

প্রস্তুতির তত্ত্বাবধান করার জন্য প্রথম স্থানে থাকুন। নিশ্চিত করুন যে সবাই সঠিকভাবে রিপোর্ট করে এবং যদি তারা না করে তবে কল করা শুরু করুন। যাদের সাহায্যের প্রয়োজন তাদের সাহায্য করুন, যাদের নির্দেশিত হওয়া দরকার তাদের নির্দেশ করুন এবং প্রয়োজনে সরে যান। ইভেন্টটি শেষ না হওয়া পর্যন্ত নিজেকে আহত হওয়া থেকে বিরত রাখুন।

আপনার যদি একটি চেকলিস্ট থাকে তবে আপনি কিছুটা শান্ত বোধ করবেন। ক্রু, বাইরের ক্রু, প্রসাধন এবং ইনস্টলেশন এবং সরঞ্জামগুলির জন্য এই তালিকাটি প্রস্তুত করুন।সবকিছু চেক হয়ে গেলে, আপনি স্বস্তির নিighশ্বাস ফেলতে পারেন।

পদক্ষেপ 2. প্রতিনিধি কাজ।

এটা করতে ভয় পাবেন না। একটি ইভেন্টে মানসিক চাপ সৃষ্টিকারী প্রধান কারণ হল সময়। টাকা বাঁচাতে, কাজ ভাগ করার জন্য প্রস্তুত থাকুন। যদি কেউ অনুকূলভাবে কাজ না করে, তবে তার জন্য আরও উপযুক্ত একটি অন্য কাজ দিন। আপনি ফিক্সার বা সীমানা ছাড়িয়ে যাচ্ছেন না; আপনি কেবল সেই কাজটিই করছেন যা আপনার বাধ্যবাধকতা।

কাজ অর্পণের সময়, দৃ but় কিন্তু বিনয়ী হন। বলুন, "জন, আমি এখন তোমাকে এখানে ক্যাটারিংয়ে সাহায্য করতে চাই। ধন্যবাদ।" আপনার ক্রু অবশ্যই ইভেন্ট পরিচালনার জন্য উত্সাহী হতে হবে। প্রয়োজনীয় লিডার ফিগার হয়ে সবকিছু নিশ্চিতভাবে নিশ্চিত করুন।

পদক্ষেপ 3. নমনীয় হন।

এর মানে হল যে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে সবকিছু পরিকল্পনা অনুযায়ী চলছে এবং কিছু ভুল হয়ে গেলে ব্যাকআপ প্ল্যান চালান - অথবা এটি গ্রহণ করতে সক্ষম হবেন। আপনি যদি চাপ পেতে শুরু করেন, আপনি সরাসরি চিন্তা করতে পারবেন না। যখন মন পরিষ্কার হয় না, আপনি কখনই ভাল ফলাফল পাবেন না। সুতরাং যখন স্পিকার দশ মিনিট বেশি সময় নেয় এবং আপনার সংকেত উপেক্ষা করে বা তাকে বিভ্রান্ত করার চেষ্টা করে, শিথিল করুন। শুধু ডেজার্ট সেশন সামঞ্জস্য করুন, কেউ লক্ষ্য করবে না। অনুষ্ঠানটিও নির্বিঘ্নে চলতে থাকবে।

সমস্যা সবসময়ই হবে। আপনি সবকিছু ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারবেন না, এবং যত তাড়াতাড়ি আপনি এটি গ্রহণ করতে পারেন তত ভাল। একটি শান্ত এবং স্থিতিশীল ইভেন্ট ম্যানেজার যে কোনও ইভেন্টের জন্য খুব দরকারী হতে পারে; কিন্তু যদি আপনি উত্তেজিত হন এবং শান্ত না হন তবে ঘটনা খারাপভাবে যেতে পারে। তাই আরাম করুন এবং প্রবাহের সাথে যান - আপনার শো শেষ হচ্ছে

ধাপ everyone. সবাইকে সাম্প্রতিক ঘটনাগুলো বলুন

ইভেন্টের দিন অতিথিদের সংখ্যা এবং প্রয়োজনগুলি এখনও সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব পরিষেবা পরিবর্তনকারী দলকে অবহিত করুন। কিছু ভুল হলে তা লক্ষ্য করার জন্য আপনাকে চোখের প্রথম জোড়া হতে হবে।

মক্কেলের সাথে পরামর্শ করুন সে কেমন অনুভব করে; সে উত্তেজিত, নার্ভাস, চিন্তিত, উদাস, বা ক্লান্ত এবং সমস্যা হতে পারে। আপনি তাকে বোঝার মাধ্যমে সাহায্য করতে পারেন, সদয় কথা বলতে পারেন এবং তাকে ব্যবহারিকভাবে সাহায্য করতে পারেন। প্রয়োজনে অতিথি এবং দলের জন্য উৎসাহ তৈরি করতে সময় নিন।

পদক্ষেপ 5. আপনার কাজ করুন।

পরিষেবা দলকে তাদের নিজস্ব কাজ করার জন্য বিশ্বাস করুন এবং সম্মান করুন - একবার আপনি তাদের শক্ত ভিত্তি দিলে তারা ঠিক হয়ে যাবে। প্রয়োজনে সাহায্যের প্রস্তাব দিন, কিন্তু এই দলের সদস্যকে যথেষ্ট অভিজ্ঞ হতে হবে যাতে কোনো সাহায্যের প্রয়োজন না হয়। এখানে কয়েকটি বিষয় আপনার মনে রাখা উচিত:

• প্রথমে রিসেপশনিস্ট বা রিসেপশনিস্ট হিসেবে কাজ করুন। প্রত্যেক অতিথির আগমনের সাথে দেখা করুন এবং তাদের স্বাগত জানান (যদি প্রয়োজন হয়)। ইভেন্ট শুরু হলে MC- এ ভূমিকা স্থানান্তর করুন। এখানে, সমস্যা সমাধান করে এবং পর্দার আড়ালে কাজ নিশ্চিত করার মাধ্যমে ম্যানেজার হিসাবে আপনার ভূমিকা আরও সক্রিয় হবে, যেমন খাদ্য প্রস্তুতকরণ এবং পরিষেবা, পরিকল্পনা অনুযায়ী চলে।
• অতিথিদের দিকে মনোযোগ দিন এবং এমসির সাথে যোগাযোগ রাখুন। আপনার পরিকল্পনা পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে এটি গোপনে করুন।
• মূল অতিথিদের থেকে আপনার দূরত্ব বজায় রাখুন - এই শোটি তাদের সম্পর্কে - তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি নির্দিষ্ট মুহুর্তগুলিতে চেক করে সহজেই নাগালের মধ্যে থাকেন। তাদের জিজ্ঞাসা করুন যে তারা শো সম্পর্কে কেমন অনুভব করে, সেইসাথে তাদের যে কোন সম্ভাব্য সমস্যা, অনুরোধ, বা পরামর্শ আছে।

ধাপ 6. বিপণন ইভেন্টের জন্য, স্যুভেনির প্রস্তুত করুন।

নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অতিথি তাদের ভাল সময়গুলি মনে রেখেছে। আপনি এমনকি সুখী স্মৃতির চেয়েও বেশি চাইতে পারেন: যেমন ওয়েবসাইট পরিদর্শন, ভবিষ্যতে দান, মুখের কথার দিক ইত্যাদি। আপনার ইভেন্টটি ছাপ ফেলেছে তা নিশ্চিত করতে, স্মৃতিচিহ্নগুলি ভাগ করুন। ছবি, পোস্টার, বা বলপয়েন্ট কলম, ইভেন্টের অতিথিদের স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য অতিথিদের কিছু প্রদান করা আপনার দ্বারা তাদের মনে রাখা নিশ্চিত করার একটি দুর্দান্ত উপায়।

ধাপ 7. ইভেন্ট শেষ হওয়ার পর নিজেকে অভিনন্দন।

বেশিরভাগ ইভেন্টগুলি যখন শুরু হয় তখন স্বয়ংসম্পূর্ণ হয়, তবে কঠোর পরিশ্রম প্রস্তুতির সময়কালের মধ্যে থাকে, যা কেউ বুঝতে পারে না। তাই নিজেকে অভিনন্দন জানাবেন কারণ আপনি সুখী হওয়ার যোগ্য!

ইভেন্টের পরে, ক্লায়েন্টের সাথে দেখা করতে এবং ধন্যবাদ জানাতে সময় নিন। এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি তাদের সাথে আপনার সময় মনে রাখার জন্য একটি উপযুক্ত এবং আন্তরিক উপহার দিন, কারণ এটির মতো ছোট্ট ছোঁয়া যা অভিজ্ঞতাকে সমৃদ্ধ করে এবং ভবিষ্যতে তাদের আপনার পরিষেবাগুলির পরামর্শ দেওয়ার অনুমতি দেয়। আপনি যদি কোনো অনুষ্ঠানে উপহার দিচ্ছেন, অনুষ্ঠান-পরবর্তী উপহার যেমন ফুল, তাদের অনুষ্ঠানে প্রিয় মুহূর্তের ছবি (যেমন ফিতা কাটা, শো ক্লাইম্যাক্স, অ্যাওয়ার্ড অনুষ্ঠান, বিবাহের চুম্বন, জন্মদিনের মোমবাতি ফুঁকানো ইত্যাদি), অথবা অন্যান্য উপহার উপযুক্ত হতে পারে।

ধাপ 8. জায়গা পরিষ্কার করুন এবং বাড়ি যান

যেমন মায়েরা বলছেন, "আপনি যে অবস্থায় এসেছিলেন সেই একই অবস্থায় রেখে দিন", তাই নীতিগুলিও স্থানগুলিতে প্রযোজ্য। আপনার কাছে আসার আগে জিনিসগুলিকে একই অবস্থায় রেখে দেওয়া উচিত - ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবসা একটি সংবেদনশীল ব্যবসা যেখানে ভুলের খুব বেশি জায়গা নেই। সুতরাং আপনার ক্রু সদস্যদের জানাতে দিন যে সাইটটি পরিষ্কার করার সময় এসেছে এবং সবকিছু ঠিক না হওয়া পর্যন্ত তাদের বাড়িতে যেতে দেবেন না। আপনারও হস্তক্ষেপ করা উচিত!

একটি ভাল জিনিস হওয়া ছাড়াও, এটি আপনাকে আরও ব্যয়বহুল বিল নেওয়া থেকে বাধা দেয়। অনেক জায়গা পরিষ্কার করার জন্য অতিরিক্ত চার্জ করবে যদি তাদের এটি করার সুযোগ থাকে। সুতরাং, লুকানো ফি এড়াতে যথাসাধ্য চেষ্টা করুন।

ধাপ 9. পরিবর্তন, অর্থ প্রদানের ব্যবসা সম্পূর্ণ করুন এবং সংশ্লিষ্ট সকল পক্ষকে ধন্যবাদ।

আপনাকে ভাড়া বা ধার করা সরঞ্জাম ফেরত দেওয়ার ব্যবস্থা করতে হবে এবং ক্লায়েন্টের সাথে তার অভিজ্ঞতা সম্পর্কে পরামর্শ করতে হবে। এমনকি যদি আপনি বেতন না পান তবে তাদের ধন্যবাদ জানাতে সময় নিন এবং বলুন যে আপনি তাদের সাথে অনুষ্ঠানটি উপভোগ করেছেন। আপনি কি একে অপরের সাথে ব্যবসায়িক কার্ড বিনিময় করতে পারেন?

ক্রু সদস্যদেরও ধন্যবাদ! নিশ্চিত করুন যে সমস্ত পক্ষকে অর্থ প্রদান করা হয়েছে (এবং অর্থ প্রদান করা হয়েছে), চালান সংরক্ষণ করুন এবং কাজগুলি সম্পন্ন করুন। অনুষ্ঠানস্থল ত্যাগ করার জন্য আপনাকে শেষ লোকদের একজন হতে হবে - নিশ্চিত করুন যে সবকিছু ঠিক আছে।

5 এর 5 ম অংশ: সমস্যা সমাধান

ধাপ 1. দেরিতে আসা এবং অন্যান্য সমস্যাযুক্ত অতিথিদের সাথে কীভাবে আচরণ করতে হয় তা জানুন।

এটি একটি সাধারণ সমস্যা, তাই আপনি নিজেকে আরও ভালোভাবে প্রস্তুত করুন। ল্যাটেনেস অনিবার্য অতএব, এটি প্রতিরোধ করার জন্য আপনি বেশ কিছু কাজ করতে পারেন:

• নিশ্চিত করুন যে অনুষ্ঠানের সময়টি আমন্ত্রণে স্পষ্টভাবে লেখা আছে। যদি আপনি একটি RSVP সিস্টেম চালাচ্ছেন, তাহলে সময় নিশ্চিত করুন। এমসি, প্রাসঙ্গিক অতিথি (সাধারণত দলের প্রধান সদস্য), বিনোদনকারী এবং রান্নাঘরের কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করুন একবার আপনি একটি বাধার সম্মুখীন হন যা সহজে সমাধান করা যায় না। যদি বিলম্বিত অতিথিরা ইভেন্টের কেন্দ্রবিন্দু হয় (যেমন বর এবং কনে), সাধারণত:
• আগমনের আনুমানিক সময় চেক করতে আপনাকে অবশ্যই মুলতুবি অতিথির সাথে যোগাযোগ করতে হবে। সাম্প্রতিক ঘটনাবলী সম্পর্কে অবিলম্বে রান্নাঘরে যোগাযোগ করুন যাতে তারা রান্নার গতি সামঞ্জস্য করতে পারে।
• নির্দিষ্ট অতিথিদের কারণে অনুষ্ঠানটি স্থগিত করা হয়েছে তা ঘোষণা করা এড়িয়ে চলুন (কারণ পার্টি নিজে থেকেই এটি বের করবে), তবে প্রধান অতিথিদের জানান যে আপনি পরিস্থিতি সম্পর্কে সচেতন। আপনি কী পরিকল্পনা করছেন তা তাদের বলুন, তবে তারাও প্রস্তাবগুলি দিতে দিন কারণ তারা সাধারণত অতিথিকে চেনে এবং সেই প্রসঙ্গে কী করতে হবে তা জানে।
• বক্তৃতা সময় মনোযোগ দিন। যদি প্রধান অতিথি দেরিতে আসে, অতিরিক্ত ক্ষুধা এবং/অথবা তাড়াতাড়ি পানীয় পরিবেশন করুন যাতে অন্য অতিথিরা বিরক্ত হতে না পারে এবং তারা ব্যস্ত থাকে তা নিশ্চিত করতে।
• যদি অতিথিরা খুব দেরি করে যাচ্ছেন (উদাহরণস্বরূপ খাবার পরিবেশন করার সময় যা বিলম্বিত হতে পারে না, যেমন স্যফেলস), পরিকল্পনা অনুযায়ী ইভেন্টটি শুরু করুন। যখন তারা আসে, পরবর্তী অংশ পরিবেশন করুন (এই অংশটি ডেজার্ট হলেও)।
• নাচ, গেমস, কমেডি, বা অন্য কোন ধরনের বিনোদন (বিশেষ করে সঙ্গীত) এর জন্য প্রস্তুতি নিন এবং নিশ্চিত করুন যে গ্রুপ ফটোর মতো অতিরিক্ত বিভ্রান্তি আছে। এই ব্যাকআপ কৌশলটি আগের দিন শুরু করা উচিত ছিল।

• অতিথিদের জন্য যারা ইচ্ছাকৃতভাবে দেরিতে আসেন, এটিকে ম্যানেজার হিসাবে আপনার দোষ হিসাবে নেবেন না। সুতরাং আপনার কাজ হল অন্যান্য অতিথিদের উপস্থিতিতে প্রথমে রাখা এবং তাদের চাহিদা পূরণ করা নিশ্চিত করা। সংক্ষেপে, এমনভাবে কাজ করুন যেন কিছুই ভুল না হয় এবং ইভেন্টটি নিয়ে এগিয়ে যান।

  

  ধাপ 2. কিভাবে খাদ্য সমস্যা মোকাবেলা করতে হয় তা জানুন।

  এই এলাকায় সমস্যাগুলি বিরল, বিশেষ করে যদি আপনি সাবধানে আপনার পরিকল্পনা করে থাকেন, কিন্তু দুর্ঘটনা মাঝে মাঝে ঘটে থাকে (যেমন অতিথি বা ছোট শিশু ডিনার টেবিলে গোলমাল, বা রান্নাঘরে একটি ঘটনা)। আপনাকে অবশ্যই প্রথমে অতিথিদের ধরন সম্পর্কে অবগত থাকতে হবে, যাতে আপনি কখন এবং কোথায় খাবার প্রদর্শিত হবে (যেমন বুফে ধরনের খাবারগুলির জন্য) এবং অতিথিদের বসার অবস্থান বিবেচনা করতে পারেন।

  • নিরাপত্তার কারণে সব ছিটকে অবিলম্বে পরিষ্কার করা উচিত, এমনকি যদি এর মানে হল যে আপনাকে লাল গালিচা বা অভিনব সাজসজ্জা এবং আসবাবপত্র থেকে মুক্তি পেতে হবে। কোন বস্তুর চেহারা বা অখণ্ডতা (যেমন আসবাবপত্রের একটি প্রাচীন অংশ) কে প্রভাবিত না করে দাগ লুকানো অসম্ভব, তাই প্রথমে এটি থেকে মুক্তি পান। আপনার যদি ব্যাকআপ থাকে তবে এটি ব্যবহার করুন; অন্যথায়, বস্তুটি সাবধানে সরান যাতে অতিথিরা লক্ষ্য না করে।
  • এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি খাবারের জায়গাগুলি লুকানোর জন্য দড়ি, পর্দা বা পর্দা ব্যবহার করুন (যেমন একটি নোংরা টেবিল, অথবা যখন আপনি আপনার পরবর্তী থালা প্রস্তুত করছেন), কারণ কিছু অতিথি দৃশ্যমান খাদ্যকে এমন কিছু হিসাবে উপলব্ধি করতে পারে যা যে কোন সময় অবাধে খাওয়া যেতে পারে - যদিও এটি অগত্যা ক্ষেত্রে নাও হতে পারে।আপনার অভিপ্রায় অনুযায়ী।
  • মেনু মিক্স করুন। যদি কোনো থালা পরিবেশন করা না যায় (উদাহরণস্বরূপ, কারণ এটি পুড়ে গেছে), সেগুলি থেকে পরিত্রাণ পান, অথবা একটি নতুন বিকল্প খুঁজুন। খাবারে সঞ্চয়ের জন্য অংশগুলি হ্রাস করুন, তবে অন্যান্য খাবারের অংশগুলি ভারসাম্য বজায় রাখতে বাড়ান। প্রয়োজনে অতিথিদের জানান।
  • নিরামিষাশী, বাছাই খাওয়া, এলার্জি ভোগী, বা বিশেষ খাদ্য/ধর্মীয় ব্যক্তিদের তাদের প্রয়োজনের যত্ন নেওয়া উচিত - আপনার ভাল পরিকল্পনা সহ এটি করতে সক্ষম হওয়া উচিত। যাইহোক, কখনও কখনও অতিথিরা আপনাকে না জানিয়ে একটি পরিবারের সদস্য, স্ত্রী বা ঘনিষ্ঠ বন্ধুকে নিয়ে আসবে, বিশেষ করে যদি আমন্ত্রণটি বিনামূল্যে থাকে। যখন এটি ঘটে, সমাধানটি সহজ। সাম্প্রতিক অতিথিদের গণনা করুন এবং যখন তারা দরজায় আসেন, বিশেষ খাদ্যতালিকাগত চাহিদা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন এবং পরিষেবা এবং রান্নাঘরের কর্মীদের অবিলম্বে বলুন।
  • অন্ধকার অতিথি হিসাবে ইভেন্টে উপস্থিত না হওয়া বড় দলের জন্য, একটি টিম সদস্যকে রান্নাঘরে পাঠান এবং তাকে স্টক গণনা করতে বলুন। প্রয়োজন হলে, অতিরিক্ত খাদ্য সরবরাহ কিনুন। রান্নাঘর বিভাগটি সাধারণত কিছু অংশকে বাড়িয়ে দেয়, তাই খাদ্য ঘাটতির চেয়ে বাতিল করা আরও সাধারণ। আপনি যদি অতিরিক্ত ভরাট যেমন রুটি, সালাদ বা সবজির খাবার, আপনার স্থানীয় সুপার মার্কেট থেকে সহজেই পাওয়া যায় এমন উপাদানগুলি সরবরাহ করেন তবে সীমিত পরিবেশনও সংরক্ষণ করা যেতে পারে।

  

  ধাপ 3. ছোট বাচ্চাদের সাথে কীভাবে আচরণ করতে হয় তা জানুন।

  মনে রাখবেন যে অনেক ম্যানেজার প্রায়ই একটি ইভেন্টে শিশুদের বুদ্ধিমত্তা এবং চাহিদা এবং চাওয়াগুলিকে ভুলে যান বা অবমূল্যায়ন করেন। তারা প্রাপ্তবয়স্কদের মতোই - মজা করতে চায় এবং বিরক্ত হয় না। মনে রাখবেন, কোনো ঘটনা যদি তাদের সন্তানদের চাহিদা পূরণ করতে না পারে, তাহলে অভিভাবকরাও ক্ষুব্ধ হবেন। উপস্থিত থাকা শিশুদের জন্য উপস্থিতি (RSVP) নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করা একটি ভাল ধারণা।

  • ছোট বাচ্চাদের (10 বছরের কম বয়সী) আগে থেকে খাবার বা স্ন্যাক্স দেওয়া ভাল, কারণ রাতের খাবার 20:00 পর্যন্ত দেওয়া যাবে না। এই পরিবেশন সময়টি বেশিরভাগ শিশুদের খাবারের সময় সাধারণত খুব দেরি হয়ে যায়। আপনি আপনার বাচ্চাদের যে খাবার দিচ্ছেন তাও মজাদার এবং স্বাস্থ্যকর হওয়া উচিত, তবে এখনও তাদের জন্য একটি বিশেষ স্পর্শের সাথে বিশেষ - এটি পিতামাতাকে সহায়তা করতে সহায়তা করে এবং অতিথি হিসাবে অনুষ্ঠানটি উপভোগ করতে পারে।
  • 10 বছরের বেশি বয়সের বাচ্চাদের সাধারণত প্রাপ্তবয়স্কদের খাবার এবং অংশ দেওয়া যেতে পারে, এমনকি যদি তারা এটি শেষ না করে, তবে তাদের একটি শিশুদের মেনু (অবশ্যই পিতামাতার অনুমতি সহ) যদি তারা এটি পছন্দ করে না বলে মনে করে। সাধারণত, 13-18 বছর বয়সী কিশোররা প্রায়শই ছোট বাচ্চাদের মতো একই খাবার, যেমন হ্যামবার্গার এবং ফ্রাই, বেশি আনুষ্ঠানিক রেস্তোরাঁর খাবারের জন্য জিজ্ঞাসা করে। শিশুদের জন্য খাবার সাধারণত "বিকল্প মেনু" শব্দ দিয়ে লেখা হয়। এটিকে নিরাপদভাবে খেলুন এবং আপনার মূল অতিথিদের সাথে আলোচনা করুন যে আপনি অনেক আগে থেকে সফলভাবে তরুণ এবং বৃদ্ধদের সন্তুষ্ট করতে চলেছেন।
  • ছোট শিশুদের সঙ্গে মায়েদের জন্য একটি এলাকা প্রদান করুন। তাদের চাহিদা পূরণ করুন, যেমন টয়লেট রুমে বিরতি, বুকের দুধ খাওয়ানোর প্রয়োজন ইত্যাদি, এবং খুব ছোট বাচ্চাদের জন্য বিশ্রামের জায়গা প্রস্তুত করুন যাতে তারা ক্লান্ত হলে ঘুমাতে পারে।

  

  ধাপ 4. মাতাল বা অভদ্র অতিথি, অনুপ্রবেশকারীদের এবং আরও অনেক কিছু কীভাবে মোকাবেলা করতে হয় তা জানুন।

  এই অতিথিরা কখনও কখনও পারিবারিক এবং কর্পোরেট ইভেন্টগুলিতে সমস্যা সৃষ্টি করে। তারা রাজনীতির পাশাপাশি নাটক বহন করে, এবং, একজন বহিরাগত হিসাবে, আপনি এটি উপলব্ধি করতে পারেন না। সুতরাং, সর্বদা সতর্ক থাকুন।

  • ইভেন্টের আগে ক্লায়েন্ট বা মূল অতিথিদের সাথে এইরকম সম্ভাব্য সমস্যাগুলি সম্পর্কে জানতে অথবা যদি কিছু অতিথিদের বিরক্ত না করা হয় তবে কয়েকজনকে চেক করুন। এইভাবে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে লোকেরা সঠিক জায়গায় বসে আছে এবং এটি কোনও সমস্যা সৃষ্টি করবে না। পরিষেবা কর্মী বা প্রধান অতিথিদের অনানুষ্ঠানিক তত্ত্বাবধায়ক হিসাবে কাজ করার জন্য প্রস্তুত করুন, সতর্ক থাকুন এবং প্রয়োজনে সহায়তা করুন। আপনার কাজ হল নিশ্চিত করা যে ইভেন্টটি সুচারুভাবে চলছে এবং ব্যক্তিগত বিষয় থেকে দূরে থাকুন, যদি না একেবারে প্রয়োজন হয়। সুতরাং, নিশ্চিত করুন যে আপনি ইভেন্টে কাকে "শান্তি নির্মাতা" টাইপ অতিথি হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করেছেন (যারা ইভেন্টটি সুচারুভাবে চালাতে সাহায্য করতে পারে)।
  • যেহেতু মাতাল অতিথিদের অ্যালকোহল দিতে অস্বীকার করা বা রাগী এবং অসভ্য অতিথিদের সাথে আচরণ করা কঠিন হতে পারে, তাই শান্তি সৃষ্টিকারী অতিথিকে জড়িত করা ভাল। প্রয়োজনে এবং প্রধান অতিথিদের সাথে পরামর্শ করার পরেই আইনী কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করুন। ছোট ইভেন্টগুলি চালানোর সময় বা বাড়ির উঠোনেও আপনাকে এখনও সতর্ক থাকতে হবে।
  • আমন্ত্রিত অতিথিরা একটি কঠিন বিষয়। যদি তারা এসে গোলমাল করে, প্রয়োজনে তাদের ফেলে দেয় - প্রধান অতিথিদের সাথে পরামর্শ করে যাচাই করুন যে এই লোকগুলি চাইছে না। যদি অনেক হিংস্র দাঙ্গাবাজ থাকে, তাহলে আপনার কাজ হল অন্যান্য অতিথিদের রক্ষা করা এবং নিরাপত্তা বা পুলিশের সাথে যোগাযোগ করা যদি এই দাঙ্গাবাজরা আপনাকে ম্যানেজার এবং/অথবা প্রধান অতিথি হিসাবে জিজ্ঞাসা করার পর প্রাঙ্গণ ত্যাগ করতে অস্বীকার করে।
  • অতিথিরা সাধারণত টেবিলের আশেপাশে বিজনেস কার্ড সরাতে পছন্দ করেন, তাই তারা তাদের ইচ্ছামতো ব্যক্তির পাশে, অথবা যে টেবিলে চান তাদের পাশে বসতে পারেন। এটি কীভাবে অনুমোদিত তা সম্পর্কে প্রধান অতিথিদের সাথে পরামর্শ করুন। সাধারণত, আপনাকে আগে থেকেই টেবিল পরিকল্পনা সাজাতে হবে এবং প্রধান অতিথিদের অনুমোদন নিতে হবে। যদি এই টেবিলের অবস্থানটি সঠিক বলে মনে করা হয়, সময় আসার আগে অতিথিদের ডাইনিং এলাকা থেকে দূরে রাখা ভাল। সাধারণত, বার এলাকা, লবি বা ওয়েটিং রুম অতিথিদের থাকার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। যদি পারিবারিক বিষয়গুলির কারণে কিছু গ্রুপিং বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ হয়, তাহলে মানুষকে একত্রিত করুন এবং তাদের প্রতি গ্রুপে পৃথক টেবিলের জন্য নির্দেশ দিন এবং তাদের যথাযথ ক্রমে বসান।

  

  ধাপ 5. খারাপ আবহাওয়া কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা জানুন।

  বিশ্বজুড়ে, কখনও কখনও অপ্রত্যাশিত খারাপ আবহাওয়া হবে, যেমন বৃষ্টি বা তুষারপাত। ঠান্ডা বাতাস বা গরম বাতাসও সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। যখন ইভেন্টটি বাড়ির অভ্যন্তরে অনুষ্ঠিত হয় তখন সাধারণত আবহাওয়ার খুব বেশি প্রভাব পড়ে না, তবে বাইরে থাকার চ্যালেঞ্জগুলির জন্য আপনাকে প্রস্তুত থাকতে হবে। যদি আপনি খারাপ আবহাওয়ার পূর্বাভাস দিতে পারেন তবে ইভেন্টের অবস্থান পরিবর্তন করার কথা বিবেচনা করুন। যদি আপনি না পারেন, একটি তাঁবু বা বড় মণ্ডপ ভাড়া নিন (দাম ব্যয়বহুল হতে পারে, বিশেষ করে যদি এটি একটি ঝকঝকে করা হয়)। আবহাওয়ার উপর নজর রাখা গুরুত্বপূর্ণ; যদি ইভেন্টটি ইতিমধ্যেই এর কারণে গণ্ডগোল হয়ে গেছে, আপনি ইভেন্টটি ঠিক করা প্রায় অসম্ভব, তাই আপনি ইতিমধ্যে যা জানেন এবং যা আছে তার সর্বোচ্চ ব্যবহার করুন।

  বিশ্বের অনেক অংশে এখন খারাপ আবহাওয়া বা অন্যান্য সমস্যার জন্য বীমা পলিসি রয়েছে। আপনি যদি আবহাওয়ার আকস্মিক পরিবর্তনের জন্য পরিচিত এলাকায় থাকেন, তাহলে ইভেন্টটি পুনcheনির্ধারণ করা যেতে পারে কিনা তা নিশ্চিত করুন, যাতে ক্লায়েন্টরা কমপক্ষে ভাড়া দেওয়ার সরঞ্জাম, স্থান এবং পরিষেবা কর্মীদের খরচ বাঁচাতে পারে।

  পরামর্শ

  • ছিটানো, অগ্নি নির্বাপক যন্ত্র, প্রাথমিক চিকিৎসা কিট এবং অন্যান্য আনুষঙ্গিক কিটগুলি মুছার জন্য অতিরিক্ত ন্যাপকিনের মতো জিনিস দিয়ে ভরা একটি ছোট জায়গা প্রস্তুত করুন। যদি জিনিসগুলি ভালভাবে চলতে থাকে তবে আপনার এটির প্রয়োজন হবে না, তবে একটি বড় ইভেন্টের সন্ধান করা ভাল।
  • অতিথি এবং স্পিকার যারা ক্লান্ত বা জেট ল্যাগ অনুভব করছেন তাদের ফিটনেস নিশ্চিত করতে হবে। প্রয়োজনে, স্পা এবং ম্যাসেজ চিকিত্সা বা শরীর সতেজ করার অন্যান্য উপায় অর্ডার করতে সরাসরি তাদের বা তাদের সহকারীদের সাথে পরামর্শ করুন। আপনি যদি তাদের কিছুক্ষণ না খেয়ে থাকেন তবে তাদের খাবার পাঠাতে পারেন, অথবা যদি তারা কিছুটা অসুস্থ বোধ করেন (যেমন উড়তে বা স্নায়বিকতা থেকে মাথা ব্যথা, বা পেট ব্যথা) medicineষধ পাঠাতে পারেন। প্রয়োজনে ডাক্তার দেখান। ক্লান্ত অতিথি এবং বক্তারা একটি ইভেন্টকে নষ্ট করতে পারে, যদিও অন্যান্য সমস্ত চ্যালেঞ্জ আপনি কাটিয়ে উঠতে সক্ষম হতে পারেন।
  • নিশ্চিত করুন যে সবাই মঞ্চ, সঙ্গীত বা বক্তৃতা দেখতে এবং শুনতে পারে।
  • এছাড়াও মনে রাখবেন যে অন্য মানুষের ঘটনা পরিচালনা করা একটি সম্মান। যদিও এটি খুব চাপ এবং কঠিন মনে হতে পারে, আপনার অবদান অনেক মানুষকে খুশি করতে পারে, তাই তারা এই ঘটনাটি সারা জীবন মনে রাখবে। উপরন্তু, আপনি দৈনন্দিন জীবনে দরকারী যে ক্ষমতা থাকতেও অভ্যস্ত।
  • একজন ব্যবস্থাপক হিসাবে, ইভেন্টটি সুচারুভাবে চলছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে একটি তাত্ক্ষণিক হোস্ট, অথবা এমনকি একটি নৃত্য সঙ্গী হিসাবে কাজ করতে হতে পারে। কথা বলার এবং নাচের দক্ষতা বিকাশ করুন, কিন্তু একই সময়ে, অন্যান্য দলের সদস্যদের কাছে পরিচালনার ভূমিকা অর্পণ করুন যারা সাময়িকভাবে আপনার স্থান নিতে পারে। এখানে লক্ষ্যটি নিশ্চিত করা যে কেউ এখনও টেবিলে বসে নেই।