প্রথমে, একটি কাজের রিপোর্ট লেখা কঠিন মনে হতে পারে, কিন্তু এটি আসলে আপনার ভাবার চেয়ে সহজ। কাজের প্রতিবেদনগুলি সাধারণত একটি বিশেষ প্রকল্পের অগ্রগতি ব্যাখ্যা করতে বা কর্মক্ষেত্রে কিছু বিষয়ে সিদ্ধান্ত এবং সুপারিশ প্রদানের জন্য ব্যবহৃত হয়। একটি কার্যকর কাজের প্রতিবেদন সহজেই লিখতে, আপনার উদ্দেশ্য, শ্রোতা, গবেষণা এবং বার্তা বিবেচনা করে শুরু করুন। ব্যবসায়িক প্রতিবেদন বিন্যাস ব্যবহার করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন। সংশোধন করুন যাতে প্রতিবেদনটি কার্যকর হয়।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি কাজের প্রতিবেদন পরিকল্পনা
ধাপ 1. প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য এবং বিষয় চিহ্নিত করুন।
কখনও কখনও, আপনাকে একটি প্রতিবেদন করতে বলা হতে পারে। প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য বা বিষয় সম্ভবত অনুরোধে বলা হবে। আপনি যদি কোন লক্ষ্য বা বিষয় সম্পর্কে নিশ্চিত না হন, তাহলে আপনি আপনার পাঠকদের কাছে যে বার্তাটি পৌঁছে দিতে চান তা বিবেচনা করুন। আপনি আপনার সুপারভাইজার বা superiorর্ধ্বতনদের সাথেও স্পষ্ট করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার লক্ষ্য হতে পারে একটি ব্যবসায়িক সমস্যা বিশ্লেষণ করা, আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তার ফলাফল ব্যাখ্যা করা অথবা আপনার কাজের অগ্রগতির রূপরেখা দিয়ে একজন সুপারভাইজার প্রদান করা।
ধাপ ২. পাঠকের উপযোগী একটি স্বর এবং ভাষা বেছে নিন।
পাঠকের জ্ঞান এবং তাদের জানা জার্গনগুলি বিবেচনা করুন। যখন আপনি একটি প্রতিবেদন লেখেন, তখন আপনি জনসাধারণের জন্য লেখার চেয়ে শব্দচয়ন এবং আরও পেশাদার ভাষা ব্যবহার করতে পারেন।
- কে পড়বে প্রতিবেদনটি? আপনার রিপোর্ট ব্যবহার করার সম্ভাবনা আছে এমন কোন পাঠক বিবেচনা করুন।
- যদি আপনার পাঠকগণ ভিন্নধর্মী হয়, তাহলে আপনি যা লিখছেন সে বিষয়ে ন্যূনতম জ্ঞান আছে এমন পাঠকের জন্য পুরো তথ্যটি লিখে রাখুন। যাইহোক, প্রতিটি বিভাগের জন্য শিরোনাম ব্যবহার করুন যাতে আরও শিক্ষিত পাঠকরা তাদের প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি এড়িয়ে যেতে পারেন। আপনি পাঠকদের নির্দিষ্ট গোষ্ঠীকে সম্বোধন করতে নির্দিষ্ট বিভাগগুলিও লিখতে পারেন।
ধাপ data. তথ্য এবং সহায়ক উপকরণ সংগ্রহ করুন যদি থাকে।
আপনার উপসংহার বা সুপারিশের ভিত্তি হিসাবে আপনি যে উপাদান ব্যবহার করেছেন তা অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রতিবেদন তৈরির সময় আপনি এই উপকরণগুলি উল্লেখ করবেন। রিপোর্টের পরিশিষ্টে আপনার এই উপকরণগুলি অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে। প্রতিবেদন তৈরির সময় আপনি যে ধরনের উপাদান অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন তা নিচে দেওয়া হল:
- আর্থিক তথ্য
- ডায়াগ্রাম
- চার্ট
- পরিসংখ্যানগত তথ্য
- জরিপ
- প্রশ্নপত্র
- বিশেষজ্ঞ, সহকর্মী, ক্লায়েন্ট ইত্যাদির সাক্ষাৎকারের ফলাফল
ধাপ 4. যদি আপনি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখছেন তবে আপনার অগ্রগতি পর্যালোচনা করুন।
পরিবর্তে, আপনি যে কাজটি করেছেন, আপনি যে কাজটি করবেন এবং কাজটি প্রাথমিক লক্ষ্য অনুযায়ী হয়েছে কিনা তার একটি রূপরেখা দিন। আপনার প্রকল্প সম্পর্কে মানুষের যে প্রশ্নগুলি থাকতে পারে তার উত্তর হিসাবে প্রতিবেদনটি মনে করুন। প্রতিবেদনে আপনার যে প্রশ্নের উত্তর দেওয়া উচিত তা নীচে দেওয়া হল:
- কাজের পরিধি কি পরিবর্তন হয়েছে?
- শেষ রিপোর্ট থেকে আপনি কোন কাজটি সম্পন্ন করেছেন?
- আপনি কি কাজ করবেন?
- আপনার প্রকল্প কি সময়মতো সম্পন্ন হবে? যদি না হয়, কেন?
- আপনি কোন সমস্যার মুখোমুখি হয়েছেন এবং কিভাবে আপনি এটি সমাধান করেছেন?
- এই মাসে আপনি কোন পাঠ শিখেছেন?
ধাপ 5. প্রতিবেদনে আপনার অন্তর্ভুক্ত করা তথ্যের রূপরেখা দিন।
গাইড হিসেবে আপনার ধারণার একটি রূপরেখা লিখুন। রূপরেখা দেওয়ার সময়, আপনি যা বলতে যাচ্ছেন তা সংগঠিত করতে প্রতিবেদন শিরোনামগুলি বিকাশ করুন। এই রূপরেখাটি ঝরঝরে বা ভালভাবে লেখার প্রয়োজন নেই কারণ শুধুমাত্র আপনি এটি ব্যবহার করবেন।
- সাধারণত, রিপোর্টটি ফলাফল, সিদ্ধান্ত বা সুপারিশের ব্যাখ্যা দিয়ে শুরু হয়। তারপরে, আপনি কীভাবে এই সিদ্ধান্তে এসেছেন এবং যদি সম্ভব হয় তবে আপনার চিন্তাভাবনার পদ্ধতিটি ব্যাখ্যা করুন।
- আপনি যদি একটি বিতর্কিত উপসংহার বা সুপারিশ করতে যাচ্ছেন, আপনার প্রক্রিয়া এবং যুক্তি ব্যাখ্যা করুন যাতে পাঠক আপনার সিদ্ধান্ত এবং সুপারিশের পিছনে কারণগুলি বুঝতে পারে।
3 এর অংশ 2: একটি কাজের প্রতিবেদন তৈরি করা
ধাপ 1. একটি কভার পেজ বা টাইটেল পেজ ব্যবহার করুন।
শিরোনাম পৃষ্ঠায় প্রতিবেদনের নাম থাকা উচিত এবং তারপরে একটি পৃথক লাইনে জমা দেওয়ার তারিখ। তৃতীয় লাইনে, সমস্ত রিপোর্ট লেখকদের নাম লিখুন। এর পরে, চতুর্থ লাইনে প্রতিষ্ঠানের নাম লিখুন।
- কিছু ক্ষেত্রে, আপনি একটি কভার লেটার অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যা ব্যাখ্যা করে যে আপনি প্রতিবেদনটি কেন লিখছেন, এতে কী আছে এবং এরপরে কী করতে হবে। এই ধরনের চিঠি সাধারণত ব্যবহৃত হয় যখন একটি প্রতিবেদন লেখার প্রক্রিয়াটি দীর্ঘ সময় নেয় বা লেখক মনে করেন যে প্রতিবেদনটি খননের আগে পাঠকের অতিরিক্ত ব্যাখ্যা প্রয়োজন।
- অগ্রগতির প্রতিবেদনের জন্য, শিরোনাম পৃষ্ঠায় আপনার নাম, প্রকল্পের নাম, তারিখ এবং প্রতিবেদনের সময়কাল লিখুন। তাদের বিভিন্ন লাইনে লিখুন। আপনি প্রতিটি লাইনকে শব্দের সাথে লেবেল করতে পারেন, যেমন 'নাম', 'প্রকল্পের নাম', 'তারিখ' এবং 'রিপোর্ট পিরিয়ড'। আপনি লেবেল ছাড়াই এই জিনিসগুলি সম্পর্কে তথ্য লিখতে পারেন।
- কাজের রিপোর্টে কোন নির্দিষ্ট সুপারিশ আছে কিনা তা আপনার বসকে জিজ্ঞাসা করুন। এই সুপারিশগুলি প্রতিবেদন তৈরির জন্য উপাদানগুলির সর্বোত্তম উৎস।
পদক্ষেপ 2. মূল তথ্য সম্বলিত একটি নির্বাহী সারাংশ তৈরি করুন।
আপনার উপসংহার, ন্যায্যতা এবং সুপারিশগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। পাঠক রিপোর্টটির মূল বিষয়গুলো সম্পূর্ণভাবে না পড়েই বুঝতে পারবেন। আপনার খুব বেশি বিশদে যাওয়ার দরকার নেই, তবে পাঠকের আপনার প্রতিবেদনের বর্ণনাটি বোঝা উচিত। নির্বাহী সারাংশ অর্ধেক এক পৃষ্ঠার হওয়া উচিত।
- আপনাকে পুরো রিপোর্টটি সংক্ষিপ্ত করার দরকার নেই। প্রতিবেদনে গুরুত্বপূর্ণ ধারনাগুলিতে মনোযোগ দিন, যেমন আপনার প্রধান সুপারিশ বা উপসংহার।
- আপনি যদি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখছেন, এই বিভাগটি এড়িয়ে যান।
ধাপ 3. বিষয়বস্তুর একটি টেবিল তৈরি করুন।
প্রতিবেদনের সমস্ত বিভাগের শিরোনাম এবং তাদের পৃষ্ঠা নম্বরগুলি তালিকাভুক্ত করুন। এই তালিকা পাঠকদের জন্য আপনার রিপোর্ট ব্যবহার করা এবং তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ করে দেবে।
- প্রতিটি বিভাগের জন্য শিরোনাম এবং শিরোনাম ব্যবহার করুন যাতে প্রতিবেদনটি পড়তে সহজ হয়।
- আপনি যদি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখছেন, সাধারণত আপনার বিষয়বস্তু তৈরি করার প্রয়োজন হয় না যদি না আপনার বস আপনাকে জিজ্ঞাসা করে। যাইহোক, প্রতিবেদনটি পড়তে সহজ করার জন্য প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি শিরোনাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 4. আপনার প্রতিবেদনের ধারণা দিতে একটি ভূমিকা লিখুন।
পাঠককে বলুন কেন আপনি প্রতিবেদনটি লিখেছেন। প্রতিবেদনের পেছনের প্রেক্ষাপট সংক্ষিপ্ত করুন এবং আপনার উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করুন। প্রতিবেদনে আপনি যে প্রশ্নগুলির উত্তর দেবেন বা যে সমস্যাগুলি সমাধান করবেন তা নির্দেশ করুন। প্রতিবেদনের সুযোগ এবং সংগঠন বর্ণনা কর।
- ভূমিকা দীর্ঘ হতে হবে না। স্পষ্টভাবে এবং বিশেষভাবে লিখুন যাতে পাঠকরা খুব দীর্ঘ ব্যাখ্যা না পড়ে প্রেক্ষাপট এবং উদ্দেশ্য জানতে পারে।
- পরিচয়ের জন্য 2-4 অনুচ্ছেদ লিখুন।
- একটি অগ্রগতি প্রতিবেদনের জন্য, 1-2 অনুচ্ছেদের একটি সূচনা বিভাগ যথেষ্ট। ভূমিকা আপনার প্রকল্প এবং লক্ষ্য সংক্ষিপ্ত করা উচিত। আপনি যে কাজটি সম্পন্ন করেছেন এবং আপনার পরবর্তী পরিকল্পনাগুলি উল্লেখ করতে পারেন।
ধাপ 5. আপনার উল্লেখ করা ফলাফল বা সিদ্ধান্তগুলি ব্যাখ্যা করুন।
প্রকল্প সম্বন্ধে আপনি যে কোন গবেষণা বা মূল্যায়ন সম্পন্ন করেছেন তার রূপরেখা দিন। প্রতিবেদনটির বিষয়ের সাথে ফলাফল এবং তাদের সম্পর্ক নিয়ে একটি আলোচনা এবং ব্যাখ্যা লিখুন।
- সাধারণত, এই বিভাগে একটি সূচনা অনুচ্ছেদ এবং আপনার সিদ্ধান্তের একটি তালিকা থাকে।
- উপসংহারটি এভাবে লেখা যেতে পারে, “1। জনসংখ্যা বৃদ্ধ হচ্ছে তাই আমাদের ক্লায়েন্টদের স্বাস্থ্য ঝুঁকি বাড়ছে।
- আপনি যদি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখেন, আপনার কোন ফলাফল বা সিদ্ধান্ত নেই। পরিচিতির পরে আপনি যে কৃতিত্ব বা কাজগুলি সম্পন্ন করেছেন তা লিখুন। আপনি এই বিভাগের জন্য 2-4 অনুচ্ছেদ লিখতে পারেন। যাইহোক, সাধারণত একটি তালিকা যথেষ্ট হবে। লিখুন, "উৎসবের তাঁবু ভাড়া করার জন্য IDR 200,000,000 উত্থাপিত," "উৎসব পরিকল্পনা করার জন্য পার্টি প্ল্যানিং কোম্পানির সাথে একটি চুক্তি স্বাক্ষরিত," এবং "জনমত সংগ্রহ করার জন্য 1,500 বাসিন্দাদের একটি সমীক্ষা পরিচালনা করা হয়েছে।"
পদক্ষেপ 6. ভবিষ্যতের পদক্ষেপের জন্য সুপারিশ প্রদান করুন।
ভবিষ্যতে কী হবে তা সুপারিশ করা উচিত। আপনার সমাধান ব্যবহার করে কোন সমস্যা সমাধান করা যেতে পারে এবং আপনি যে সিদ্ধান্তে পৌঁছেছেন তার সাথে এটি কীভাবে সম্পর্কিত তা বর্ণনা করুন। ব্যাখ্যা লেখার পর, সংখ্যা অনুসারে সুপারিশগুলি তালিকাভুক্ত করুন। প্রতিটি বাক্য একটি ক্রিয়া দিয়ে শুরু করুন। সুপারিশগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিয়ে শুরু করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "1। কর্মীদের কার্ডিওপুলমোনারি রিসেসিটেশন প্রশিক্ষণ প্রদান করুন।
- আপনি যদি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখছেন, তাহলে আপনার পরবর্তী চাকরিতে যেসব কাজ বা লক্ষ্য অর্জন করা হবে তার একটি তালিকা তৈরি করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "উৎসবের জন্য একজন বিক্রেতা খুঁজুন," "উৎসবের নকশা নির্ধারণ করুন" এবং "একটি প্রচারমূলক পোস্টার অর্ডার করুন।"
ধাপ 7. প্রক্রিয়া এবং কাঠামো আলোচনা করুন যা উপসংহারের অন্তর্নিহিত।
বিষয়, সমস্যা বা সমস্যা বিশ্লেষণ করার জন্য আপনি যে পদ্ধতির ব্যবহার করেছেন তা বর্ণনা করুন। আপনার ফলাফলগুলি পর্যালোচনা করুন, তারপরে ব্যাখ্যা করুন যে সেগুলি কীভাবে সুপারিশের ভিত্তি হিসাবে ব্যবহৃত হয়েছিল। আলোচনাকে বিভাগগুলিতে বিভক্ত করুন। বিভাগগুলিকে তাদের বিষয়বস্তু অনুসারে শিরোনাম করুন।
- এই বিভাগে গবেষণা এবং মূল্যায়নের একটি দীর্ঘ আলোচনাও রয়েছে।
- এটি আপনার প্রতিবেদনের দীর্ঘতম বিভাগ হওয়া উচিত।
- আপনি যদি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখছেন, আপনি এই বিভাগটি এড়িয়ে যেতে পারেন। আপনি একটি প্রকল্পে কাজ করার সময় বাধাগুলির একটি বিভাগ দিয়ে এটি প্রতিস্থাপন করতে পারেন এবং কীভাবে সেগুলি কাটিয়ে উঠবেন। আপনি হয়তো লিখবেন, “অনেক বাসিন্দা জরিপ ফেরত দেয় না কারণ তারা প্রিপেইড ডাকযোগে আসে না। এর পরে, আমরা প্রিপেইড ডাক অন্তর্ভুক্ত করব অথবা একটি ডিজিটাল জরিপ বিকল্প প্রদান করব।
ধাপ 8. রিপোর্ট তৈরিতে আপনি যে রেফারেন্স ব্যবহার করেছেন তার তালিকা দিন।
রেফারেন্সগুলি জার্নাল নিবন্ধ, সংবাদ, সাক্ষাত্কার, জরিপ, প্রশ্নপত্র, পরিসংখ্যানগত ফলাফল এবং অন্যান্য সম্পর্কিত তথ্যের আকারে হতে পারে। রিপোর্টের শেষে এই রেফারেন্সগুলি উল্লেখ করুন। শিরোনাম "গ্রন্থপঞ্জি।"
- যদি না আপনাকে একটি নির্দিষ্ট উদ্ধৃতি শৈলী ব্যবহার করতে বলা হয়, ব্যবসায়িক প্রতিবেদনে APA বিন্যাস ব্যবহার করুন।
- আপনি যদি অগ্রগতি প্রতিবেদন তৈরি করেন তবে এই পদক্ষেপটি এড়িয়ে যান।
ধাপ 9. জরিপ, প্রশ্নাবলী, বা ইমেলের মতো উপকরণগুলিতে সংযুক্তি সংযুক্ত করুন।
প্রতিটি প্রতিবেদনের একটি সংযুক্তি প্রয়োজন হয় না। যাইহোক, আপনি তাদের অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যদি আপনি আপনার উদ্ধৃত উপাদান বা অতিরিক্ত তথ্য প্রদান করতে চান যা তাদের আপনার বিষয় বা ফলাফলগুলি আরও সহজে বুঝতে সাহায্য করতে পারে। একটি পৃথক অক্ষর ব্যবহার করে প্রতিটি সংযুক্তি লেবেল করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনার "পরিশিষ্ট A", "পরিশিষ্ট B" এবং "পরিশিষ্ট C" থাকতে পারে।
- আপনি যদি একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন লিখছেন, তাহলে আপনাকে এই বিভাগটি অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই।
ধাপ 10. আপনার সমস্ত ফলাফল বা অগ্রগতির সারসংক্ষেপ করে একটি সংক্ষিপ্ত উপসংহার লিখুন।
আপনার একটি উপসংহার লেখার প্রয়োজন নাও হতে পারে, কিন্তু একটি উপসংহার আপনার প্রচেষ্টাকে তুলে ধরতে পারে। প্রতিবেদনে আপনার উপস্থাপিত সমস্ত তথ্যের সংক্ষিপ্তসার করতে 3-4 বাক্যের একটি উপসংহার তৈরি করুন।
আপনি হয়তো লিখতে পারেন, “শিল্প উৎসব পরিকল্পনা প্রকল্প নির্ধারিত হিসাবে সম্পন্ন করা হয়েছে। আমরা পরিকল্পনা কার্যক্রম 90% সম্পন্ন করেছি এবং উপাদান ক্রয় প্রক্রিয়ায় চলে এসেছি। বর্তমানে, প্রকল্পটি কোনও বাধার সম্মুখীন নয়, তবে ভবিষ্যতে যে কোনও সমস্যা আমরা মোকাবেলা করব।”
3 এর 3 ম অংশ: কার্যকর রিপোর্ট লেখা
ধাপ 1. প্রতিবেদনটি ব্যবহার করা সহজ করার জন্য একটি স্পষ্ট শিরোনাম ব্যবহার করুন।
শিরোনামটি স্পষ্ট করুন এবং শব্দগুচ্ছ নয়। শিরোনাম দেখে, পাঠককে অবিলম্বে বুঝতে হবে আপনার প্রতিবেদনটি কী।
- আপনার যে শিরোনামগুলির প্রয়োজন হতে পারে তার মধ্যে রয়েছে: ভূমিকা, কাজ সম্পন্ন, পরবর্তী সময়ের লক্ষ্য, বাধা এবং সমাধান এবং উপসংহার।
- প্রতিবেদনের তথ্যের সাথে মেলে এমন একটি শিরোনাম তৈরি করুন।
- অগ্রগতির প্রতিবেদনের জন্য, আপনার পাঠকরা সম্ভবত সুপারভাইজার, দল বা ক্লায়েন্ট হতে পারে।
ধাপ 2. ধারণা প্রকাশ করার জন্য সহজ, সরল ভাষা ব্যবহার করুন।
কাজের প্রতিবেদনে জটিল শব্দ এবং সাবলীল বাক্যের প্রয়োজন হয় না। আপনাকে কেবল গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি পাঠকের কাছে পৌঁছে দিতে হবে। সহজতম সম্ভাব্য শব্দ ব্যবহার করে ধারনা পৌঁছে দিন এবং ধারণাটির হৃদয়ে যান।
লিখুন, "চতুর্থ প্রান্তিকে আয় 50% বেড়েছে," এর পরিবর্তে, "আয় 50% বৃদ্ধি পেয়েছে এবং চতুর্থ-চতুর্থাংশের উপার্জনকে উজ্জ্বল করেছে।"
পদক্ষেপ 3. আপনার রিপোর্ট সংক্ষিপ্ত রাখতে সংক্ষিপ্ত লেখা ব্যবহার করুন।
যে লেখাটি খুব দীর্ঘ তা আপনার এবং পাঠকের জন্য সময়ের অপচয় মাত্র। অপ্রয়োজনীয় শব্দগুলি বাদ দিন এবং সরাসরি আপনার বক্তব্যের দিকে যান।
- কিছু কাজের রিপোর্ট স্বাভাবিকভাবেই দীর্ঘ কারণ সেগুলোতে প্রচুর তথ্য থাকে। যাইহোক, আপনি যেভাবে এটি লিখছেন তা সংক্ষিপ্ত থাকা উচিত।
- এটা লেখা ভাল, "কর্মীরা টেলিফোন মার্কেটিং করার পর শেষ ত্রৈমাসিকে বিক্রয় বেড়েছে," এর পরিবর্তে, "শেষ প্রান্তিকে আয় বৃদ্ধি পেয়েছে কারণ আমাদের মেধাবী এবং নিবেদিত বিক্রয় বাহিনী সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের ফোনে বিপণন করেছে যাতে তারা আরও কিনতে পারে। পণ্য।"
ধাপ 4. বস্তুনিষ্ঠ এবং অনুভূতিহীন ভাষা ব্যবহার করে ধারনা উপস্থাপন করুন।
ঘটনাগুলি লিখুন এবং পাঠকদের একটি উদ্দেশ্যমূলক দৃষ্টিভঙ্গির উপর ভিত্তি করে তাদের নিজস্ব সিদ্ধান্তগুলি তৈরি করতে দিন। আপনি একটি নির্দিষ্ট সমস্যা কীভাবে পরিচালনা করবেন সে বিষয়ে সুপারিশ করতে পারেন, কিন্তু পাঠকের আবেগকে প্ররোচিত করার চেষ্টা করবেন না। পাঠকদের একটি বস্তুনিষ্ঠ দৃষ্টিভঙ্গির উপর ভিত্তি করে ধারণা এবং সিদ্ধান্ত তৈরি করতে দিন।
লেখার পরিবর্তে, "অসুখী কর্মীদের সাধারণত মনোবল থাকে না তাই অফিসটি আত্মাহীন মেশিনের মতো মনে হয়," আপনি হয়তো লিখতে পারেন, "অপেক্ষাকৃত কম উৎপাদনশীলতা সম্পন্ন কর্মীরা বলে যে তারা অসুখী।"
ধাপ 5. অনানুষ্ঠানিক ভাষা এবং "I" বা "I" শব্দ ব্যবহার করবেন না।
আপনি যদি প্রকল্পে একা কাজ করেন তবে আপনি অগ্রগতি প্রতিবেদনে "আমি" শব্দটি ব্যবহার করতে সক্ষম হতে পারেন। অন্যথায়, চাকরির রিপোর্টে "আমি" বা খুব অনানুষ্ঠানিক শব্দ ব্যবহার করবেন না। যাইহোক, আপনি আপনার লক্ষ্য শ্রোতাদের নির্দিষ্ট বাক্য নির্দেশ করার সময় "আপনি" শব্দটি ব্যবহার করতে পারেন।
রিপোর্টে পেশাদার ভাষা ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 6. কোন ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করার জন্য রিপোর্টটি পুনরায় পড়ুন।
ব্যাকরণ এবং বানানের ত্রুটিগুলি প্রতিবেদনের পেশাদারিত্বের খ্যাতি হ্রাস করবে। কোন বানান ভুল, খারাপ বাক্যাংশ, বা ভুল শব্দ পছন্দ নেই তা নিশ্চিত করতে এটি আবার পড়ুন। আপনি যদি রিপোর্টটি দুইবার পুনরায় পড়তে পারেন তবে ভাল হবে।
- যদি সম্ভব হয়, অন্য কাউকে রিপোর্টটি পড়তে বলুন কারণ কখনও কখনও নিজের দোষ খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে পারে।
- আপনার যদি সময় থাকে, রিপোর্টটি পুনরায় পড়ার আগে 24 ঘন্টার জন্য ছেড়ে দিন।
পরামর্শ
- প্রথম কাজের রিপোর্ট লেখার পর, পরবর্তী রিপোর্টের জন্য এটি একটি টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করুন।
- আপনার কর্মস্থলে একটি কাজের রিপোর্ট টেমপ্লেট থাকতে পারে। আপনি যদি অফিস টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন তাহলে আপনার সুপারভাইজারকে জিজ্ঞাসা করুন।
- আপনি যদি এটি করতে পারেন, আপনি যে প্রতিষ্ঠানের জন্য কাজ করেন তার বিদ্যমান চাকরির রিপোর্ট ফরম্যাট ব্যবহার করুন। অফিসে ফাইল চেক করুন অথবা একজন সুপারভাইজার বা সহকর্মীকে রিপোর্টের একটি অনুলিপি জিজ্ঞাসা করুন।
