লিখিত নীতি এবং পদ্ধতিগুলি সংস্থার নির্দেশিকা, নিয়ম, ফোকাস এবং নীতির রূপরেখা দেয়। সাধারণত, কর্মচারীদের জন্য তৈরি ম্যানুয়ালগুলিতে নীতি এবং পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত থাকে। ব্যবসার নীতি এবং পদ্ধতিগুলি কীভাবে লিখবেন তা কোম্পানির লক্ষ্যগুলির উপর নির্ভর করে।
ধাপ
5 এর 1 ম অংশ: ব্যবসায়িক লক্ষ্যের রূপরেখা
পদক্ষেপ 1. লক্ষ্যগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন।
একজন ম্যানেজার বা ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি কোম্পানির লক্ষ্যগুলি জানেন। বিক্রয় লক্ষ্য, কর্মচারী এবং ব্যবস্থাপনা লক্ষ্য এবং পরবর্তী কয়েক বছরে আপনি যে ব্যবসায়িক অবস্থান আশা করেন সেগুলি বিবেচনা করুন।
- এমন লক্ষ্য নির্ধারণ করার চেষ্টা করুন যা কেবল নির্দিষ্ট নয়, বরং অর্জনযোগ্য এবং এর জন্য প্রচেষ্টা করার যোগ্য। উদাহরণস্বরূপ, নাগালের মধ্যে থাকা আর্থিক লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করুন এবং কর্মচারীদের পারফরম্যান্সের জন্য লক্ষ্য নির্ধারণ করুন যা আপনি যে নীতি এবং পদ্ধতিগুলি সেট করবেন তা অনুসরণ করে অর্জন করা যেতে পারে।
- একবার আপনি আপনার লক্ষ্য নির্ধারণ করার পরে, নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি ব্যবসার মালিক বা ম্যানেজার হিসাবে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হতে প্রস্তুত। লক্ষ্য নির্ধারণ একটি গুরুত্বপূর্ণ নীতি এবং পদ্ধতি বিকাশের প্রথম ধাপ। তারপরে, মেনে চলতে কম গুরুত্বপূর্ণ নয়।
ধাপ 2. কাজ এবং পদ্ধতির একটি তালিকা লিখুন।
আপনার ব্যবসার দৈনন্দিন ঘটনা এবং কাজ সম্পর্কে চিন্তা করুন। প্রতিটি কাজ যা প্রতিদিন সম্পন্ন করতে হবে তা লিখুন যাতে ব্যবসাটি সুচারুভাবে চলে।
নিম্নলিখিতগুলি বিবেচনা করুন: কোন কাজগুলির জন্য আনুষ্ঠানিক বর্ণনা বা নির্দেশনা প্রয়োজন? কোন পদ্ধতিগুলি একইভাবে ধারাবাহিকভাবে সম্পাদন করা উচিত? ম্যানুয়াল কাজে মনোনিবেশ করার পরিবর্তে যার জন্য খুব বেশি নির্দেশের প্রয়োজন নেই, বড় কাজগুলিতে মনোনিবেশ করুন।
ধাপ possible. সম্ভাব্য সমস্যা ও সমাধানের তালিকা করুন।
সবকিছু যাতে নির্বিঘ্নে চলে এবং কর্মচারী এবং পরিচালকদের কর্মক্ষমতার মান থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য নীতিগুলি তৈরি করা হয়। নীতির অনুপস্থিতিতে যে সমস্যাগুলি দেখা দিতে পারে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। এইভাবে, আপনি আপনার প্রয়োজনীয় নীতিগুলি সম্পর্কে চিন্তা করতে পারেন।
একটি সম্ভাব্য সমস্যা সম্পর্কে চিন্তা করার সময়, কিভাবে সমস্যাটি সমাধান বা সমাধান করা যায় তার একটি দ্রুত ওভারভিউ দেখুন। দৈনন্দিন ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ, যেমন অর্থ, কর্মচারী এবং গ্রাহকদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া এবং কর্মচারীদের আচরণ এবং মনোভাবের সমস্যাগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন।
5 এর দ্বিতীয় অংশ: ব্যবসায়িক নীতিমালা লেখা
ধাপ 1. নীতি বিভাগগুলি তালিকাভুক্ত করুন।
নীতিমালার সাথে সমাধান করা প্রয়োজন এমন বিভিন্ন সম্ভাব্য সমস্যাগুলি বিবেচনা করার পরে, প্রতিটি শ্রেণীর বিষয়ে চিন্তা করুন। উদাহরণস্বরূপ, নিরাপত্তা, সময়সূচী, আচরণ, বেতন, সুবিধা, ছুটি বা ছুটি এবং বৈষম্যের মতো বিভাগগুলি ব্যবহার করুন।
পরে ম্যানুয়াল সংকলন করার সময়, নীতিগুলি ইতিমধ্যে বিভাগগুলিতে বিভক্ত করা আপনাকে ম্যানুয়াল এবং এর বিভাগগুলি সংগঠিত করতে সহায়তা করবে। বিভাগগুলি আপনাকে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কী তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করে এবং আরও বিশদে তাদের ভেঙে ফেলতে পারে।
ধাপ 2. প্রতিটি বিভাগের অধীনে বিভিন্ন নীতিমালা ভেঙে রূপরেখা বিন্যাস ব্যবহার করুন।
টেমপ্লেটটি আপনাকে প্রতিটি নীতি বা বিভাগের দিকগুলি গভীরভাবে খনন করতে দেয় এবং আপনার সাথে চলার সাথে সাথে শর্তাবলী এবং স্পেসিফিকেশন যুক্ত করতে দেয়। প্রতিটি বিভাগ বা বিভাগ সাজানোর জন্য সংখ্যা ব্যবহার করুন।
একটি সংক্ষিপ্ত রূপরেখা দিয়ে শুরু করুন। তারপরে, সমস্ত প্রাথমিক ধারণাগুলি লেখার পরে, আপনি রূপরেখায় ফিরে যেতে পারেন এবং পরিবর্তনের সাথে যোগ বা প্রসারিত করতে পারেন।
ধাপ policy. নীতি লঙ্ঘনের উপযুক্ত পরিণতির কথা চিন্তা করুন।
নীতিমালা ব্যবসাগুলিকে সঠিকভাবে কাজ করতে সক্ষম করে এবং কর্মচারী এবং ব্যবস্থাপনাকে অবশ্যই মানদণ্ড হিসাবে কাজ করে। নীতিগুলি লিখিত নথি হিসাবেও কাজ করে কিভাবে নীতিগত সমস্যা বা লঙ্ঘনের সমাধান করা যায়। সমস্যাটি সমাধানের জন্য কখন এবং যদি পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় তবে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।
যখন সরকারী নথিতে লিখিত হয়, তখন নীতিগুলি কর্মচারী এবং কোম্পানির আইনগত অধিকার এবং বাধ্যবাধকতাগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। নীতিমালায় প্রতিবন্ধী ব্যক্তিদের কর্মসংস্থানের অধিকার, কর, এবং কর্মক্ষেত্রে বৈষম্য ও হয়রানির উপর নিষেধাজ্ঞা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রযোজ্য আইন অনুযায়ী তথ্য প্রবেশ করেছেন।
ধাপ 4. বরখাস্তের বিষয়ে একটি স্পষ্ট নীতি প্রতিষ্ঠা করুন।
যদি কোন নীতি লঙ্ঘনের জন্য আপনাকে কোন কর্মচারীকে বরখাস্ত করতে হয়, তাহলে এই লিখিত নীতিটি প্রমাণ হিসেবে কাজ করবে যদি কর্মচারী বিশ্বাস করে যে তাকে অন্যায়ভাবে বরখাস্ত করা হয়েছে। নিশ্চিত করুন যে আপনি বরখাস্তের নিয়মগুলি আলোচনা করার জন্য একটি বিভাগ উৎসর্গ করেছেন।
আপনার নিয়োগের নীতিও তৈরি করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, একজন প্রার্থীকে নিয়োগের পূর্বে ব্যাকগ্রাউন্ড চেক, অথবা একজন কর্মচারী নিয়োগের পরে এবং একটি স্থায়ী কর্মচারী হওয়ার আগে একটি পরীক্ষামূলক সময়। আপনি স্পষ্ট শর্তাবলী তৈরি এবং রূপরেখা নিশ্চিত করুন।
পদক্ষেপ 5. স্পষ্ট সক্রিয় ভাষা ব্যবহার করুন।
সমস্ত নীতিগুলি স্পষ্টভাবে এমনভাবে লিখুন যাতে সেগুলি ভুল ব্যাখ্যা না হয় বা ভুল বোঝা না যায়। যদি অন্য কোন ব্যাখ্যা থাকে, তাহলে অন্য ভাষায় এটি পুনরায় লেখার কথা বিবেচনা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, লিখবেন না, "নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে অতিরিক্ত অসুস্থ ছুটি দেওয়া হতে পারে।" পরিবর্তে, লিখুন "অতিরিক্ত অসুস্থ ছুটি শুধুমাত্র কর্তব্যরত ব্যবস্থাপকের স্পষ্ট অনুমতি নিয়ে অনুমোদিত।"
5 এর 3 অংশ: লেখার পদ্ধতি
ধাপ 1. কোন কাজের জন্য বিস্তারিত পদ্ধতি প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন।
সব চাকরি বা ঘটনার জন্য বিস্তারিত নির্দেশনার প্রয়োজন হয় না। যে কাজ বা পদ্ধতিগুলি ধারাবাহিকভাবে করা দরকার, যেমন বেতন বা শিডিউলিংকে অগ্রাধিকার দিন।
কোন পদ্ধতির বিস্তারিত প্রয়োজন তা নির্ধারণ করার সময়, নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলি বিবেচনা করুন: প্রক্রিয়াটি কি দীর্ঘ বা জটিল ছিল? বাস্তবায়নে ত্রুটি হলে তার পরিণতি কী? কোন সাম্প্রতিক গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন বাস্তবায়ন করা হয়েছে? এই পদ্ধতির কি গুরুত্বপূর্ণ বা ব্যাপক নথির প্রয়োজন? কর্মচারীরা কি প্রায়শই পদ্ধতি দ্বারা বিভ্রান্ত হয়?
পদক্ষেপ 2. প্রতিটি পদ্ধতির জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন।
পদ্ধতির রূপরেখা দেওয়ার আগে, আপনাকে সমস্ত পদক্ষেপ এবং তাদের দিকগুলি জানতে হবে। যেসব কর্মচারী প্রশ্ন এসেছে এবং যে কোন সমস্যার সম্মুখীন হতে পারেন তা বিবেচনা করুন।
এমনকি যদি আপনার কাছে সমস্ত তথ্য থাকে, তবুও আপনাকে প্রক্রিয়াটির মূল বিষয়গুলি মেনে চলতে হবে। পাঠক বা কর্মচারীদের কী বুঝতে হবে এবং পদ্ধতিটি সম্পাদন করতে হবে তা চিন্তা করুন।
পদক্ষেপ 3. একটি পরিষ্কার পদ্ধতি লিখতে সমস্ত তথ্য ব্যবহার করুন।
সক্রিয় ভাষা ব্যবহার করুন। দীর্ঘ এবং অপ্রয়োজনীয় শব্দ এড়ানোর চেষ্টা করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি এমন ভাষা ব্যবহার করেন না যা বুঝতে অসুবিধা হয়, যার মধ্যে কর্মচারীরা হয়তো জানেন না।
উদাহরণস্বরূপ, লেখার পরিবর্তে, "কর্মীদের ছেঁড়া বেতন -ভাতার রসিদ আর্থিক ফাইলে রাখতে হবে," নিচের ভাষাটি ব্যবহার করুন, "আর্থিক ফাইলে ছেঁড়া বেতন -ভাতার রসিদ রাখা।"
5 এর 4 ম অংশ: বৈধতা বোঝা
ধাপ 1. বৈষম্য বিরোধী নীতির একটি বিভাগ লিখুন।
সকল ব্যবসায়ীকে অবশ্যই সরকার কর্তৃক নির্ধারিত বৈষম্য বিরোধী নীতি মেনে চলতে হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনি সমস্ত কর্মচারী এটি মেনে চলেন এমন প্রত্যাশা সহ নীতি সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
সমান কর্মসংস্থানের সুযোগ সম্পর্কিত তথ্যও নীতিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, সেইসাথে প্রতিবন্ধী ব্যক্তিদের জন্য কাজ করার অধিকার এবং হয়রানি সংক্রান্ত নীতিতেও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
পদক্ষেপ 2. নিশ্চিত করুন যে আপনার নীতি বৈধ।
আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে সমস্ত নীতিমালা তৈরি করা হয়েছে তা ন্যায্য এবং আইন অনুযায়ী। আপনার নীতি প্রযোজ্য আইনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তা জানতে আপনি অনেকগুলি সম্পদ ব্যবহার করতে পারেন।
কর্মচারীদের কাছে প্রয়োগ করার আগে আপনি যে নীতিমালাগুলি খসড়া করেছেন তা অধ্যয়ন করতে আপনি আইনী পরামর্শদাতাকে জিজ্ঞাসা করতে পারেন। একজন ব্যবসার মালিক হিসাবে, একজন আইনী উপদেষ্টা থাকলে আপনি নিয়মিত পরামর্শ নিতে পারেন খুব উপকারী।
ধাপ employees। কর্মচারীদের খসড়া নীতি ও পদ্ধতিতে স্বাক্ষর করতে বলুন।
নতুন কর্মচারীদের নীতি ও পদ্ধতির নথিতে সম্মত এবং স্বাক্ষর করতে বলা উচিত এবং রেফারেন্সের জন্য একটি অনুলিপি প্রদান করা উচিত। উপরন্তু, কোন পরিবর্তন সব কর্মীদের দ্বারা পুনরায় স্বাক্ষরিত করা আবশ্যক। ভবিষ্যতে উভয় পক্ষের দ্বারা কোন আইনি পদক্ষেপ নেওয়া উচিত কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য তারা সবাই নীতি দ্বারা আবদ্ধ।
অপ্রাপ্তবয়স্করা আইনগতভাবে চুক্তিতে প্রবেশ করতে পারে না। আপনি যদি 18 বছরের কম বয়সী কর্মচারী নিয়োগ করেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে তাদের অভিভাবকের কাছ থেকে একটি চুক্তিতে প্রবেশের লিখিত অনুমতি আছে কারণ পিতামাতা বা অভিভাবক আইনগতভাবে চুক্তিটি বাতিল করতে পারেন।
5 এর 5 ম অংশ: ম্যানুয়াল সংকলন
ধাপ 1. একটি যৌক্তিক ক্রমে তথ্য সাজান।
বড় পয়েন্ট দিয়ে শুরু করুন, তারপর ছোট পয়েন্টগুলি অনুসরণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, ক্ষতিপূরণ বিভাগ দিয়ে শুরু করার পরিবর্তে, নিয়োগ প্রক্রিয়া বা যোগ্যতা বিভাগ দিয়ে ম্যানুয়ালটি শুরু করুন।
- কোম্পানির লক্ষ্যগুলির বিবরণ সহ একটি ম্যানুয়াল খোলার কথা বিবেচনা করুন যেমনটি আপনি আগে উল্লেখ করেছিলেন। একটি পরিষ্কার, একীভূত অনুচ্ছেদ বা দুটি লিখুন যা ম্যানুয়ালের সংক্ষিপ্তসার, কর্মীরা কোম্পানির কাছ থেকে কী আশা করতে পারে এবং কোম্পানি কর্মচারীদের কাছ থেকে কী আশা করে।
- ম্যানুয়ালটিতে উপশ্রেণী তৈরি করতে রূপরেখা ব্যবহার করুন। আপনার কাজ শেষ হলে বিষয়বস্তুর একটি টেবিল তৈরি করুন যাতে প্রতিটি তথ্য সহজেই খুঁজে পাওয়া যায়।
ধাপ 2. একটি ছবি, চার্ট বা ডায়াগ্রাম ব্যবহার করুন।
এমন মানুষ আছেন যারা বেশি চাক্ষুষ তাই ম্যানুয়ালের ডায়াগ্রাম, চার্ট বা ছবি বিভিন্ন ধরনের কর্মচারীদের ধারণা বুঝতে সাহায্য করতে পারে। চিত্রগুলি পদ্ধতি এবং নীতিগুলি সহজ করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি চার্ট বা টেবিল তৈরি করতে পারেন যা বিভিন্ন শিরোনাম এবং তাদের কর্তব্যগুলি তালিকাভুক্ত করে। আপনি প্রশ্ন ও উত্তরের একটি টেবিলও ব্যবহার করতে পারেন যা প্রয়োজনে কর্মচারীরা রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার করতে পারে।
ধাপ all. সকল কর্মচারীদের সহজে প্রবেশের জন্য ম্যানুয়াল প্রদান করুন।
আদর্শভাবে, নতুন কর্মচারীরা নিয়োগের সময় ম্যানুয়ালের একটি অনুলিপি পান এবং পুরানো কর্মচারীরা যখন একটি পুনর্বিবেচনা হয় তখন একটি নতুন অনুলিপি পান। সমস্ত কর্মচারীদের একটি চুক্তিতে স্বাক্ষর করার কথা বিবেচনা করে বলুন যে তারা ম্যানুয়ালটিতে বর্ণিত সমস্ত পয়েন্ট বুঝতে পারে এবং এতে সম্মত হয়।
