কন্টেনজেন্সি প্ল্যান, যা জরুরী প্রতিক্রিয়া প্ল্যান হিসাবে বেশি পরিচিত, যেগুলো এমন কিছু ঘটার পূর্বাভাস দিতে খুবই কার্যকরী, যার ফলে অপারেশনাল কার্যক্রম বন্ধ হয়ে যায়। সংগঠন পরিচালনার ক্ষেত্রে প্রকৃতপক্ষে প্রযুক্তিগত ঝামেলা (যেমন ডেটা লস) থেকে শুরু করে প্রাকৃতিক ঘটনা (যেমন বন্যা) পর্যন্ত বিভিন্ন ঝুঁকি দেখা দিতে পারে। অতএব, বিভিন্ন প্রতিকূল ঘটনা মোকাবেলার জন্য প্রস্তুত থাকার জন্য প্রতিটি সংস্থাকে একটি কার্যকর কন্টিনজেন্সি প্ল্যান তৈরি করতে হবে।
ধাপ
3 এর অংশ 1: বিভিন্ন ঝুঁকির পূর্বাভাস
ধাপ 1. একটি সম্ভাব্য পরিকল্পনা তৈরির আগে প্রস্তুত করুন।
কন্টিনজেন্সি প্ল্যান তৈরির মূল উদ্দেশ্য হল দুর্যোগের সময়ে সংগঠনের পরিচালন কার্যক্রমের ধারাবাহিকতা বজায় রাখা।
- প্রথমে, একটি আনুষ্ঠানিক নীতি সংজ্ঞায়িত করুন যাতে বলা হয় যে সংস্থাকে অবশ্যই একটি সম্ভাব্য পরিকল্পনা তৈরি করতে হবে।
- একটি পরিকল্পনা করুন যা সহজ এবং ব্যবহারিক। এমন শব্দ ব্যবহার করুন যা সহজেই বোঝা যায় এবং নির্দেশিকা প্রদান করে যা পাঠকের দ্বারা প্রয়োগ করা সহজ কারণ এই পরিকল্পনাটি অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের সকল কর্মীদের দ্বারা সম্পাদিত হতে হবে।
- সুনির্দিষ্ট কারণগুলি নির্ধারণ করুন যার জন্য আপনাকে একটি আকস্মিক পরিকল্পনা তৈরি করতে হবে। একটি সূচক পরিকল্পনা সফলভাবে বাস্তবায়নের জন্য মানদণ্ড হিসাবে কাজ করে এমন সূচকগুলির কথা ভাবুন যাতে সংস্থাটি যথারীতি কার্যক্রম চালিয়ে যেতে পারে। আপনার ব্যবসার ধারাবাহিকতায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালনকারী কার্যকরী কার্যক্রম নির্ধারণ করুন।
ধাপ 2. তিনটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নের উত্তর দিয়ে একটি আকস্মিক পরিকল্পনা তৈরি করুন।
একটি পরিকল্পনা তৈরি করা যা এই তিনটি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে তা নিশ্চিত করার একটি উপায় যা আপনি বিবেচনা করার একটি দিকও মিস করবেন না।
- কি ঘটনা ঘটতে পারে?
- এটি মোকাবেলায় আমরা কী পদক্ষেপ নেব?
- নিজেদের প্রস্তুত করার জন্য আমাদের কী করতে হবে?
ধাপ Find. আপনার প্রতিষ্ঠানটি কোন ঝুঁকির সম্মুখীন হতে পারে তা খুঁজে বের করুন
ঘটতে পারে এমন ঝুঁকিগুলি নির্ধারণ করা একটি কন্টিনজেন্সি প্ল্যান তৈরির একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। যাইহোক, প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের অবস্থা এবং অবস্থা অনুযায়ী প্রক্রিয়া ভিন্ন হবে। ঝুঁকি নির্ধারণ করার সময় আপনার নিজের প্রতিষ্ঠানের পরিস্থিতিও বিবেচনা করা উচিত। আকস্মিক পরিকল্পনাগুলির আকারে ব্যবসায়িক ঝুঁকিগুলি অনুমান করা প্রয়োজন:
- প্রাকৃতিক দুর্যোগ, উদাহরণস্বরূপ: বন্যা, হারিকেন এবং খরা। অন্যান্য ঝুঁকি: আর্থিক সংকট, কর্ম দুর্ঘটনা, কর্মীদের সমস্যা (যেমন একটি সাংগঠনিক নেতা বা কর্মচারীর ধর্মঘটে মৃত্যু), ডেটা ক্ষতি, ব্যবস্থাপনা বিশৃঙ্খলা, এবং পণ্যের সমস্যা (যেমন: ত্রুটিযুক্ত পণ্য)।
- ব্যবস্থাপনা, যোগাযোগ, অর্থ, সমন্বয়, রসদ এবং প্রযুক্তিগত সমস্যা সমাধানের দিকগুলির উপর পরিকল্পনা তৈরির দিকে মনোনিবেশ করুন।
- যোগাযোগ অবকাঠামো পরিচালনা করে এমন দলটি সাধারণত প্রযুক্তিগত সমস্যার মুখোমুখি হয়। আপনাকে অবশ্যই ডেটা বা গ্রাহক হারানোর ঝুঁকি বিবেচনা করতে হবে।
ধাপ 4. অগ্রাধিকার অনুযায়ী ঝুঁকি বিবেচনা করুন।
ঝুঁকি হওয়ার সম্ভাবনার মাত্রার উপর ভিত্তি করে ঝুঁকি রেটিং নির্ধারণ করুন। সাধারণভাবে, কন্টিনজেন্সি প্ল্যানগুলি সব ঝুঁকির পূর্বাভাস দিতে পারে না কারণ ঘটনার সম্ভাবনা এক নয়। এমন ঝুঁকিগুলি খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন যা হওয়ার সবচেয়ে বড় সম্ভাবনা রয়েছে এবং এটি কার্যকরী কার্যক্রমকে ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করবে।
- সবচেয়ে মারাত্মক পরিণতি সহ ইভেন্টগুলিতে ফোকাস করুন। অপারেশনকে প্রভাবিত করে এমন সমস্ত ইভেন্টগুলি লিখুন এবং 1 থেকে 10 পর্যন্ত একটি রেটিং বরাদ্দ করুন, উদাহরণস্বরূপ: প্রতিটি ইভেন্টের প্রভাব সম্পর্কে চিন্তা করুন, উদাহরণস্বরূপ: কারখানার আগুনের তুলনায় ইঞ্জিনের আগুনের রেটিং কম।
- এর পরে, ঝুঁকির ঘটনার ফ্রিকোয়েন্সি অনুসারে রেটিং নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ: মাসে একবার ঘটে এমন ঝুঁকির জন্য 1 এর রেটিং দিন এবং প্রতি 100 বছরে একবার হওয়া ঝুঁকির জন্য 10 এর রেটিং দিন। একটি মোট স্কোর পেতে দুটি সংখ্যাকে গুণ করুন যা ঝুঁকির মাত্রা এবং সংস্থার উপর এর প্রভাব দেখায়।
- সর্বোচ্চ স্কোর দিয়ে ইভেন্ট থেকে শুরু করে একটি কন্টিনজেন্সি প্ল্যান তৈরি করুন। এই ঘটনাগুলি অনুমান করার জন্য সমাধান প্রস্তুত করুন। উপরন্তু, আপনি কম স্কোরিং ইভেন্টগুলির জন্য কাজের প্রক্রিয়া উন্নত করতে পারেন। সংগঠনের কার্যক্রমের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার মৌলিক দিকগুলো অবশ্যই সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার পাবে, উদাহরণস্বরূপ: নগদ প্রবাহ ব্যবস্থাপনা, বাজারের শেয়ার উন্নয়ন এবং কর্মচারীর কর্মক্ষমতা উন্নত করা।
3 এর অংশ 2: একাধিক দৃশ্যের সংজ্ঞা
পদক্ষেপ 1. সর্বোচ্চ ঝুঁকির সাথে ইভেন্টের দৃশ্যকল্প নির্ধারণ করুন।
একটি কার্যকর আকস্মিক পরিকল্পনা বিকাশের জন্য, প্রতিটি ঝুঁকির জন্য বাস্তবসম্মত দৃশ্যকল্প সংজ্ঞায়িত করুন। সর্বোচ্চ ঝুঁকি দেখা দিলে কী প্রভাব পড়বে তা অনুমান করার জন্য একটি নির্দিষ্ট কাঠামো তৈরি করুন।
- আপনি দৃশ্যকল্পটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে সংকলনের পরে প্রভাব নির্ধারণ করতে পারেন। বিস্তারিতভাবে প্রতিটি দৃশ্যের সবচেয়ে বড় প্রভাব সম্পর্কে চিন্তা করুন।
- একটি দৃশ্যকল্প থেকে, গ্রেডের প্রভাবের তীব্রতার সাথে পরিকল্পনার বিভিন্ন সংস্করণ প্রস্তুত করুন, উদাহরণস্বরূপ: হালকা প্রভাব, মাঝারি প্রভাব এবং গুরুতর প্রভাব।
পদক্ষেপ 2. দৃশ্যপট অনুযায়ী পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য একটি সময়সূচী তৈরি করুন।
কোন কর্মীরা কখন এবং কখন কোন কাজের জন্য দায়ী তা নির্ধারণ করুন। এছাড়াও একটি আপডেট করা তালিকা বা যোগাযোগের তালিকা প্রস্তুত করুন এবং কারা বিজ্ঞপ্তি প্রদান করবেন তা নির্ধারণ করুন।
- একটি সময়সূচী প্রস্তুত করুন যাতে সমস্ত দায়িত্বশীল কর্মীরা প্রথম দিন বা প্রথম সপ্তাহে তাদের কী করতে হয় তা জানতে পারে। প্রতিটি দৃশ্যের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী তৈরি করুন।
- সংস্থার বিভিন্ন দিক থেকে বাধার আবির্ভাবের পূর্বাভাস দেওয়ার জন্য দৃশ্যপট অনুসারে একটি সময়সূচী তৈরি করুন, উদাহরণস্বরূপ কাজের সুবিধা (অবকাঠামো সীমাবদ্ধতা), সংস্থা (জরুরী অবস্থা বা দক্ষ প্রতিক্রিয়া দলের জন্য কোন সতর্কতা ব্যবস্থা নেই), এবং প্রতিষ্ঠান (উদাহরণস্বরূপ: তহবিলের উৎস বা অংশীদার বাহ্যিক ব্যবসার অভাব)। কর্মীদের নির্দিষ্ট দিকগুলির জন্য দায়ী হওয়া উচিত তা নির্ধারণ করুন।
ধাপ your. আপনার ব্যবসা চালু করতে এবং আবার চালানোর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন
প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ক্ষমতা এবং দুর্বলতার পর্যালোচনা করে বিস্তারিত আলোচনা করুন। প্রতিটি ঝুঁকি মোকাবেলা বা মোকাবিলা করার জন্য সংস্থার কি পর্যাপ্ত ক্ষমতা আছে?
- উদাহরণস্বরূপ: একটি দুর্যোগ যে ঘটতে পারে তা হল একটি বন্যা কারণ নদীর পানি উপচে পড়ে এবং নদীর তীরে বাসস্থান প্লাবিত করে। দুর্বল অবকাঠামো দুর্বলতা সৃষ্টি করতে পারে এবং দক্ষ কর্মীদের প্রাপ্যতা একটি সাংগঠনিক ক্ষমতা।
- একটি সৎ সম্পদ মূল্যায়ন করুন। সীমিত সম্পদের কারণে কি পরিবর্তন বা হ্রাস করা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন? ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের উপর প্রভাব নির্ধারণের জন্য বিশ্লেষণ সম্পাদন করুন যাতে আপনি যে পদক্ষেপগুলি নিতে হবে তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হন যাতে সংস্থাটি কাজ চালিয়ে যায় এবং তার লক্ষ্য অর্জন করতে সক্ষম হয়।
ধাপ 4. কিভাবে ঝুঁকি কমাতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
একটি আকস্মিক পরিকল্পনা করার পরে, পিছনে বসে থাকবেন না এবং আশা করি খারাপ কিছু হবে না। ঝুঁকি কমাতে এবং প্রতিরোধে বিভিন্ন পদক্ষেপ নিন।
- সাহায্য করতে ইচ্ছুক সহকর্মী আছে কিনা তা খুঁজে বের করুন। দুর্যোগের সময় কি স্থানীয় সম্পদ ব্যবহার করা যায়? প্রতিবেশীরা কি সাহায্য করতে ইচ্ছুক?
- একটি কার্যকর কন্টিনজেন্সি প্ল্যান বিভিন্ন দিকগুলি প্রকাশ করতে সক্ষম হয় যা উন্নত করা প্রয়োজন যাতে একটি প্ল্যান যা মূলত খুব দরকারী ছিল, এখন আর প্রয়োজন নাও হতে পারে।
- উদাহরণস্বরূপ: আপনি বীমা সুরক্ষার প্রয়োজনীয়তা উপলব্ধি করেন বা একটি দুর্যোগ ব্যবস্থাপনা সিমুলেশন চালান। ডেটা হারানো রোধ করতে একটি ডেটা ব্যাকআপ সিস্টেম ইনস্টল করুন। প্রতিটি দৃশ্যের জন্য একটি পরিকল্পনা করুন।
3 এর অংশ 3: একটি কন্টেনজেন্সি প্ল্যান বাস্তবায়ন
ধাপ 1. সকল কর্মীদের কাছে কন্টিনজেন্সি প্ল্যানটি জানান।
জরুরী অবস্থার আগে আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সংস্থার ব্যবস্থাপনার সকল স্তরে আপত্তিকর পরিকল্পনা অবহিত করতে হবে।
- প্রতিটি কর্মীর ভূমিকা এবং দায়িত্ব ব্যাখ্যা করুন যাতে তারা বিভ্রান্ত না হয় যখন এই পরিকল্পনাটি কার্যকর করা আবশ্যক যাতে আতঙ্ক এড়ানো যায়।
- দরকারী প্রশিক্ষণ প্রদান করুন যাতে প্রতিটি কর্মী পরিকল্পনা অনুযায়ী দায়িত্ব পালনে সক্ষম হয়। প্রয়োজনীয় সিমুলেশন সম্পাদন করুন এবং পর্যবেক্ষণের পরে সমন্বয় করুন।
পদক্ষেপ 2. আপনার পরিকল্পনা পরীক্ষা করুন।
আরও দক্ষ এবং কার্যকর হওয়ার জন্য 4 টি পর্যায়ে পরীক্ষা করুন। যদি আন্ত inter বিভাগীয় সমস্যা বা দ্বন্দ্ব থাকে, তাহলে পরিকল্পনা সমন্বয় করুন এবং পুনরায় পরীক্ষা করুন।
- Seniorর্ধ্বতন কর্মীদের সাথে বৈঠক করুন। আসন্ন পরিকল্পনার সম্পূর্ণ পর্যালোচনা করার জন্য তাকে মিটিংয়ের তারিখ এবং সময় নির্ধারণ করতে দিন এবং যারা শেষ পর্যন্ত কাজটি করেছেন তাদের প্রশংসা করুন।
- বিভাগীয় পরিকল্পনা পর্যালোচনা করার জন্য আন্তdবিভাগীয় সভা করুন। এই পর্যায়ে, আপনাকে সম্পদ বরাদ্দ করতে হবে এবং উদীয়মান দ্বন্দ্বগুলি চিহ্নিত করতে হবে।
- গুরুত্বপূর্ণ সিস্টেম ব্যর্থতার কারণ খুঁজুন। বিভাগ এবং/অথবা বিক্রেতার ব্যর্থতা অনুকরণ করে বিভাগের মধ্যে পরিকল্পনা মূল্যায়ন করা যেতে পারে। দৃশ্যকল্প সিমুলেশন যন্ত্রপাতি বন্ধ না করে বা প্রক্রিয়াগুলিকে বিলম্ব না করে চালানো যেতে পারে যা চলতে থাকবে।
- একটি পরীক্ষা চালান। যাইহোক, আপনাকে সাময়িকভাবে অপারেশন বন্ধ করে কন্টিনজেন্সি প্ল্যান পরীক্ষা করতে হবে।
ধাপ the. কন্টিনজেন্সি প্ল্যানটি একটি নিরাপদ এবং সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য স্থানে রাখুন।
দুর্যোগের সময়, পরিকল্পনাটিকে আগুন ধরতে দেবেন না বা বন্যায় ভেসে যাবেন না। প্রয়োজনে অ্যাক্সেস করা সহজ করার জন্য, আপনার প্ল্যান ফাইল স্টোরেজকে গোপন রাখবেন না।
- পরিকল্পনার ফাইল এবং কপিগুলি বেশ কয়েকটি জায়গায় রাখুন যাতে প্রয়োজনের সময় যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সেগুলি ব্যবহার করা যায়।
- মূল থেকে বিভিন্ন জায়গায় পরিকল্পনার একটি অনুলিপি রাখুন। দয়া করে কিছু অনুমোদিত লোককে বলুন কিভাবে এটি অ্যাক্সেস করতে হয়।
পদক্ষেপ 4. পর্যালোচনা পরিচালনার জন্য একটি নিয়মিত সময়সূচী স্থাপন করুন।
সব সময় পরিবর্তন ঘটে যাতে পরিকল্পনার প্রস্তুতির অন্তর্গত অনুমানগুলি আর বৈধ না হয়। পরিকল্পনাটি যখন তৈরি করা হয়েছিল তার চেয়ে ঝুঁকি বেশি হতে পারে।
- পরিকল্পনার খসড়া তৈরি এবং সমন্বয় করার সময় বেশ কয়েকজনকে যুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ: নতুন কর্মচারীদের ইনপুট প্রদান করতে বা ভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে উন্নতি করতে বলুন।
- বর্তমান ডেটার সাথে প্ল্যানের খসড়া তৈরির সময় ব্যবহৃত সমস্ত অনুমানের তুলনা করুন বা তৃতীয় পক্ষের চেক করুন। আপনার কম্পিউটারে ব্যাকআপ সিস্টেম আপনার ধারণার চেয়ে কম ডেটা সঞ্চয় করতে পারে।
পরামর্শ
- একটি আকস্মিক পরিকল্পনার গুরুত্ব উপেক্ষা করবেন না যাতে আপনি একটি তৈরি না করেন!
- বিভিন্ন পরিস্থিতিতে আকস্মিক পরিকল্পনা তৈরি করুন।
- একটি কমিটি গঠন এবং একটি চেয়ার নিয়োগের মাধ্যমে পরিকল্পনা শুরু করুন। যাদের দক্ষতা, সরঞ্জাম এবং জ্ঞান আছে তাদের বেছে নিন যাতে প্রতিটি বিভাগ তার নিজস্ব পরিকল্পনা তৈরি করতে সক্ষম হয়।
- মিস করা জিনিসগুলি খুঁজে পেতে যে পরিকল্পনাগুলি তৈরি করা হয়েছে তা পুনরায় পড়ুন।
