একটি কর্ম পরিকল্পনা হল লক্ষ্য এবং প্রক্রিয়াগুলির একটি সেট যা একটি দল এবং/অথবা ব্যক্তিকে সেই লক্ষ্য অর্জনে সাহায্য করতে পারে। একটি কাজের পরিকল্পনা পড়ে, আপনি একটি প্রকল্পের স্কেল আরও ভালভাবে বুঝতে পারেন। কর্মক্ষেত্রে বা একাডেমিতে ব্যবহার করা হোক না কেন, কর্ম পরিকল্পনা আপনাকে প্রকল্পগুলিকে সংগঠিত রাখতে সাহায্য করে। একটি কাজের পরিকল্পনার মাধ্যমে, আপনি কী অর্জন করতে চান তা জানার সময় আপনি প্রক্রিয়াটিকে ছোট, হালকা কাজগুলিতে বিভক্ত করেন। একটি কর্ম পরিকল্পনা কিভাবে তৈরি করবেন তা শিখুন যাতে আপনি আপনার পরবর্তী প্রকল্পের জন্য আরও ভালোভাবে প্রস্তুত থাকেন।
ধাপ
ধাপ 1. আপনার কাজের পরিকল্পনা কী তা নির্ধারণ করুন।
কাজের পরিকল্পনা তৈরি করার অনেক কারণ রয়েছে। সেই লক্ষ্যটি আগে থেকেই নির্ধারণ করুন যাতে আপনি প্রকল্পের জন্য ভালোভাবে প্রস্তুতি নিতে পারেন। মনে রাখবেন, বেশিরভাগ কাজের পরিকল্পনা একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য বৈধ, যেমন 6 মাস বা 1 বছর।
- অফিসে একটি কাজের পরিকল্পনা আপনার বসকে জানতে সাহায্য করে যে আপনি আগামী কয়েক মাসে কোন প্রকল্পে কাজ করবেন। সাধারণত আপনার বার্ষিক পারফরম্যান্স পর্যালোচনার পর অথবা আপনার দল যখন কোন বড় প্রকল্পে কাজ করছে তখন আপনার বসের সেই তথ্য প্রয়োজন। একটি কর্ম পরিকল্পনা একটি কৌশলগত পরিকল্পনা সেশনের ফলাফলও হতে পারে যা কোম্পানি একটি নতুন ক্যালেন্ডার বা অর্থবছরের শুরুতে তৈরি করে।
- একাডেমিক জগতে, কর্ম পরিকল্পনাগুলি শিক্ষার্থীদের দ্বারা বড় প্রকল্পগুলিতে কাজ করার জন্য উপযুক্ত, অথবা প্রভাষকদের দ্বারা প্রতি সেমিস্টারে একটি সিলেবাস ডিজাইন করার জন্য উপযুক্ত।
- ব্যক্তিগত প্রকল্পগুলির জন্য, একটি কাজের পরিকল্পনা আপনাকে একটি ধারণা দেয় যে আপনি কী করতে চান, আপনি কীভাবে এটি করবেন এবং কখন আপনি এটি সম্পূর্ণ করার পরিকল্পনা করবেন।
পদক্ষেপ 2. একটি ভূমিকা এবং পটভূমি লিখুন।
একটি পেশাদার কাজের পরিকল্পনার জন্য, আপনার একটি ভূমিকা এবং পটভূমি লিখতে হবে। আপনার বস বা ম্যানেজার তাদের কাজের পরিকল্পনা বুঝতে প্রয়োজনীয় তথ্য পাবেন। অন্যদিকে, একাডেমিক কাজের পরিকল্পনায় সাধারণত ভূমিকা এবং পটভূমির প্রয়োজন হয় না।
- ভূমিকা সংক্ষিপ্ত এবং আকর্ষণীয় হওয়া উচিত। আপনার বসকে মনে করিয়ে দিন কেন আপনি সেই কাজের পরিকল্পনা করেছেন। তাকে একটি প্রকল্পের সাথে পরিচয় করিয়ে দিন যা আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজ করবেন।
- আপনি কর্মপরিকল্পনা কেন তৈরি করেছেন তা পটভূমিতে তুলে ধরা উচিত। আপনি এটি করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, সর্বশেষ প্রতিবেদনের বিবরণ বা পরিসংখ্যান উপস্থাপন করে, যে সমস্যাগুলি সমাধান করা প্রয়োজন তা চিহ্নিত করে, অথবা পূর্ববর্তী প্রকল্পগুলিতে কাজ করার সময় আপনি যে ইনপুট এবং প্রতিক্রিয়া পেয়েছেন তার উপর ভিত্তি করে অন্যান্য কারণ।
পদক্ষেপ 3. লক্ষ্য এবং লক্ষ্য নির্ধারণ করুন।
লক্ষ্য এবং লক্ষ্য দুটি পরস্পর সম্পর্কিত জিনিস। কর্ম পরিকল্পনায়, উভয়ই ফলাফল অর্জনের দিকে নিয়ে যায়। পার্থক্য হল, লক্ষ্যগুলি সাধারণ, যখন লক্ষ্যগুলি আরও নির্দিষ্ট।
- লক্ষ্য হল আপনার প্রকল্পের সামগ্রিক চিত্র। কাজের পরিকল্পনা থেকে আপনি কী শেষ ফলাফল চান তা লিখুন। নিশ্চিত করুন যে কভারেজটি বিস্তৃত। উদাহরণস্বরূপ, বলুন আপনি একটি গবেষণা পত্র সম্পূর্ণ করতে চান বা লিখতে শিখতে চান।
- লক্ষ্যগুলি নির্দিষ্ট এবং বাস্তব হতে হবে। অন্য কথায়, আপনার লক্ষ্য তালিকাতে ধাপগুলি অতিক্রম করার পরে আপনি সেগুলি সম্পন্ন করতে সক্ষম হবেন। আপনার গবেষণাপত্রের জন্য সাক্ষাৎকার গ্রহণযোগ্য উৎস খোঁজা একটি লক্ষ্যের একটি ভাল উদাহরণ।
- যদি বিদ্যমান লক্ষ্যগুলি খুব বৈচিত্র্যময় হয়, তাহলে আপনি তাদের দীর্ঘমেয়াদে ভেঙে ফেলতে পারেন সংক্ষিপ্ত, সময়কাল মধ্যম, এবং মেয়াদ দীর্ঘ । উদাহরণস্বরূপ, তিন মাসের মধ্যে কোম্পানির স্বল্পমেয়াদী দর্শক সংখ্যা 30% বাড়ানোর লক্ষ্যটি এক বছরের জন্য সোশ্যাল মিডিয়ায় ব্র্যান্ডের দৃশ্যমানতাকে শক্তিশালী করার দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্য থেকে আলাদা।
- লক্ষ্যগুলি সাধারণত সক্রিয় বাক্যে নির্দিষ্ট অর্থ সহ ক্রিয়া ক্রিয়া ব্যবহার করে লেখা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "পরিকল্পনা", "লিখুন", "উন্নতি", এবং "পরিমাপ"। "শিখুন", "বুঝুন", এবং "জানেন" এর মতো অস্পষ্ট অর্থ সহ ক্রিয়াগুলি এড়িয়ে চলুন।
ধাপ 4. "স্মার্ট" লক্ষ্য নিয়ে একটি কর্ম পরিকল্পনা তৈরি করুন।
স্মার্ট হল একটি সংক্ষিপ্ত রূপ যা সাধারণত কর্মপরিকল্পনায় আরো বাস্তব এবং কার্যকরী ফলাফলের জন্য ব্যবহৃত হয়।
- নির্দিষ্ট মানে বিস্তারিত। আমরা কার জন্য ঠিক কি করতে যাচ্ছি? আপনি যে জনসংখ্যা পরিবেশন করবেন এবং তাদের সাহায্য করার জন্য আপনি কোন নির্দিষ্ট কর্ম ব্যবহার করবেন তা বর্ণনা করুন।
- পরিমাপযোগ্য মানে পরিমাপযোগ্য। লক্ষ্য কি পরিমাণগত এবং পরিমাপযোগ্য? আপনি ফলাফল গণনা করতে পারেন? আপনি কি কাজের পরিকল্পনা করেছিলেন যাতে "2012 সালে দক্ষিণ আফ্রিকায় স্বাস্থ্যের মাত্রা উন্নত হয়"? অথবা, আপনি কি এটিকে এমনভাবে গঠন করেন যাতে "দক্ষিণ আফ্রিকায় নবজাতকদের মধ্যে এইচআইভি/এইডস সংক্রমণের সংখ্যা ২০২০ সালের মধ্যে ২০% কমে যায়"?
- অর্জনযোগ্য মানে অর্জনযোগ্য। আপনি কি আপনার হাতে থাকা সম্পদ দিয়ে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে এটি সম্পন্ন করতে পারেন? বিদ্যমান সমস্ত সীমাবদ্ধতার পরিপ্রেক্ষিতে, আপনার লক্ষ্য অবশ্যই বাস্তবসম্মত হতে হবে। আপনার কোম্পানি ছোট হলে বিক্রয় 500% বাড়ানো বোধগম্য। বাজারে আধিপত্য বিস্তার করে এমন কোম্পানির জন্য 500% বিক্রয় বৃদ্ধি একটি অসম্ভব লক্ষ্য।
- প্রাসঙ্গিক স্বার্থ সম্পর্কিত। লক্ষ্য কি আপনার কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য বা কৌশলের উপর প্রভাব ফেলবে? সাধারণ স্বাস্থ্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ হলেও, এটা কি সত্য যে উচ্চ বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের উচ্চতা এবং ওজন পরিমাপ করলে সরাসরি মানসিক স্বাস্থ্য পদ্ধতিতে পরিবর্তন হতে পারে? নিশ্চিত করুন যে আপনার লক্ষ্য এবং কাজের পদ্ধতিগুলির একটি স্পষ্ট এবং স্বজ্ঞাত সংযোগ রয়েছে।
- সময় আবদ্ধ সময় সীমাবদ্ধ। লক্ষ্য কখন পৌঁছেছিল, এবং/অথবা আপনি কখন জানতে পেরেছিলেন যে আপনি এটি সম্পন্ন করেছেন? প্রকল্পের শেষ তারিখ নির্ধারণ করুন। এছাড়াও উল্লেখ করুন, যদি থাকে, কোন ধরনের শেষ ফলাফল আপনার প্রকল্পটি তাড়াতাড়ি শেষ করতে পারে, সমস্ত ফলাফল অর্জনের সাথে।
মনে রাখবেন, পরিবর্তন গণনা করার জন্য একটি বেস নম্বর নির্দিষ্ট করা প্রয়োজন। যদি আপনি না জানেন যে দক্ষিণ আফ্রিকায় কতজন নবজাতক এইচআইভি/এইডসে আক্রান্ত, আপনি কীভাবে নিশ্চিত করতে পারেন যে মামলার সংখ্যা 20%হ্রাস পেয়েছে?
নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে, আপনার কর্ম পরিকল্পনায় লক্ষ্যগুলি অর্জনযোগ্য কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে একজন বিশেষজ্ঞের সাথে পরামর্শ করতে হতে পারে।
ধাপ 5. আপনার আছে সম্পদ তালিকা।
এই তালিকায় আপনার লক্ষ্য এবং লক্ষ্য অর্জনের জন্য আপনার যা প্রয়োজন তা লিখুন। আপনার কাজের পরিকল্পনা কি তার উপর নির্ভর করে সম্পদ বিভিন্ন রূপ নেয়।
- অফিসের সম্পদের মধ্যে রয়েছে আর্থিক বাজেট, কর্মচারী, পরামর্শদাতা, ভবন বা কক্ষ এবং বই। কাজের পরিকল্পনা আরও আনুষ্ঠানিক হলে আপনি একটি বিস্তারিত বাজেট সংযুক্ত করতে পারেন।
- একাডেমিয়ার সম্পদের মধ্যে রয়েছে লাইব্রেরিতে প্রবেশ; গবেষণা সামগ্রী যেমন বই, সংবাদপত্র এবং জার্নাল; কম্পিউটার এবং ইন্টারনেট অ্যাক্সেস; সেইসাথে প্রফেসর বা অন্যান্য ব্যক্তি যারা আপনার প্রশ্ন থাকলে আপনাকে সাহায্য করতে পারে।
পদক্ষেপ 6. বিদ্যমান সীমাবদ্ধতাগুলি স্বীকার করুন।
সীমানা হল বাধা যা আপনার লক্ষ্য এবং লক্ষ্য অর্জনের জন্য আপনার প্রচেষ্টার পথে আসতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, স্কুল বা কলেজে গবেষণার কাজ করার সময়, আপনার সময়সূচী খুব টাইট হয়ে যায় যাতে আপনি গবেষণা এবং ভাল লিখতে পারেন না। অতএব, আপনার সীমা একটি ব্যস্ত সময়সূচী। সেমিস্টারের সময় অন্যান্য প্রতিশ্রুতি দূর করার চেষ্টা করুন যাতে আপনি আপনার কাজের পরিকল্পনা কার্যকরভাবে সম্পন্ন করতে পারেন।
ধাপ 7. কে দায়ী?
জবাবদিহিতা একটি ভাল পরিকল্পনার একটি অপরিহার্য উপাদান। প্রতিটি কাজ সম্পন্ন করার দায়িত্ব কার? এমনকি যদি একটি টাস্কের উপর একটি দল কাজ করে, তবে একজন ব্যক্তিকে অবশ্যই কাজটি যথাসময়ে সম্পন্ন করার জন্য দায়বদ্ধ হতে হবে।
ধাপ 8. একটি কৌশল লিখুন।
আপনার কর্মপরিকল্পনা পর্যবেক্ষণ করুন, তারপরে আপনার লক্ষ্য এবং লক্ষ্য অর্জনে সীমাবদ্ধতা কাটিয়ে আপনি কীভাবে আপনার সংস্থানগুলি ব্যবহার করবেন তা স্থির করুন।
- কর্মের একটি বিস্তারিত তালিকা লিখুন। আপনার লক্ষ্য অর্জনে প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে কী ঘটতে হবে তা চিহ্নিত করুন। এছাড়াও দলের অন্যান্য সদস্যদের কী পদক্ষেপ নেওয়া উচিত তা তালিকাভুক্ত করুন। আপনি এই তথ্য সংগঠিত করতে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার বা একটি ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডার ব্যবহার করতে পারেন।
- একটি সময়সূচী তৈরি করুন। যদিও আপনি একটি অস্থায়ী কাজের সময়সূচী তৈরি করতে পারেন, অনাকাঙ্ক্ষিত ঘটনা বা পরিস্থিতি সময়ে সময়ে উদ্ভূত হতে পারে। অতএব, বিলম্ব এড়াতে আপনার সময়সূচীতে জায়গা করুন।
পরামর্শ
- আপনার প্রকল্প বড় হলে মাইলফলক নির্ধারণ করুন। মাইলফলকগুলি এমন একটি প্রকল্পের পয়েন্ট যা নির্দিষ্ট লক্ষ্যের অর্জনকে তুলে ধরে। আপনি এটি প্রতিফলনের একটি বিন্দুও বিবেচনা করতে পারেন, যখন আপনি পর্যবেক্ষণ করেন যে প্রক্রিয়াটি কতদূর এগিয়েছে এবং একই সাথে নিশ্চিত করুন যে এটি কর্ম পরিকল্পনা থেকে বিচ্যুত না হয়।
- একটি কাজের পরিকল্পনা তৈরি করুন যা আপনার জন্য কাজ করে। এটি বিস্তারিত হতে পারে, এটি আপনার ইচ্ছা বা প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে ব্যাপক হতে পারে। আপনি একটি কাগজে বা পেশাদার সফটওয়্যারে ছবি এবং রং ব্যবহার করে লিখতে পারেন। আপনার জন্য সবচেয়ে প্রাকৃতিক এবং কার্যকর যা কিছু ব্যবহার করুন।
