অনেক কোম্পানি তাদের কর্মীদের নিজেদের মূল্যায়ন করে কাজের অর্জনের রিপোর্ট তৈরি করতে বলে যাতে তারা নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে যা করেছে তা রিপোর্ট করতে পারে। আপনি যদি মিটিং নোট গ্রহণকারী হিসেবে কাজ করেন, তাহলে আপনাকে প্রতিবেদনটি তৈরি করতে বলা হতে পারে। এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে একটি ভাল পারফরম্যান্স রিপোর্ট তৈরি করতে হয় কারণ এটি আপনার ক্যারিয়ারের সাফল্য বা ব্যর্থতা নির্ধারণে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
ধাপ
3 এর অংশ 1: কাজ অর্জন রিপোর্ট ফর্ম্যাট বোঝা
পদক্ষেপ 1. আপনার কৃতিত্বের সংক্ষিপ্ত সারাংশ লিখে রিপোর্ট প্রস্তুত করা শুরু করুন।
প্রতিবেদনের শীর্ষে, আপনার কাজের পারফরম্যান্সের সামগ্রিক চিত্র দিতে আপনার জমা দেওয়া তথ্যের সারসংক্ষেপ উপস্থাপন করুন।
- উদাহরণস্বরূপ: আপনি একটি অলাভজনক সংস্থার জন্য কাজ করেন এবং আপনার বস আপনাকে একটি পারফরম্যান্স রিপোর্ট করতে বলে। সংক্ষিপ্তভাবে একটি অনুচ্ছেদে সমস্ত সমাপ্ত কাজগুলি প্রতিবেদন করুন, উদাহরণস্বরূপ: আপনি সংগঠনটির মালিকদের জন্য উপকারী, শিল্পে স্বীকৃতি লাভে সফল এবং ব্যবসায়িক অংশীদারদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তোলার কার্যক্রম পরিচালনা করেছেন।
- সংক্ষিপ্তসারগুলিতে নির্দিষ্ট জিনিসগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন না কারণ সাধারণভাবে কাজের সাফল্যের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেওয়ার জন্য আপনাকে কেবল গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উপস্থাপন করতে হবে। একটি নির্দেশিকা হিসাবে, প্রতিবেদনগুলি 2 পৃষ্ঠায় উপস্থাপন করা উচিত, যদি না নিয়োগকর্তা একটি ভিন্ন বিন্যাস নির্দিষ্ট করেন। প্রথমে নিশ্চিত করুন যে আপনাকে একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস অনুযায়ী একটি প্রতিবেদন করতে হবে কিনা।
পদক্ষেপ 2. বিস্তারিত সহায়ক তথ্য প্রদান করুন।
প্রতিবেদনের শুরুতে উপস্থাপিত সারাংশে প্রতিটি তথ্য সমর্থন করার জন্য, নিম্নলিখিত নির্দেশাবলী অনুসারে বিস্তারিত লিখুন:
- একটি তালিকা বিন্যাস ব্যবহার করুন। প্রতিটি ক্রিয়াকলাপের জন্য আলাদাভাবে প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন। প্রতিবেদনের শিরোনাম হিসাবে ক্রিয়াকলাপ অন্তর্ভুক্ত করুন এবং শিরোনামের অধীনে কার্যকলাপের বিবরণ। উদাহরণস্বরূপ: আপনি যে ক্রিয়াকলাপটি করেন তা হল "ইভেন্ট প্রস্তুতি এবং এক্সিকিউশন"।
- শিরোনামের অধীনে, সংখ্যার বা অক্ষর ব্যবহার করে একটি তালিকা তৈরি করুন যাতে সংক্ষিপ্তভাবে এবং বিশেষভাবে ইভেন্টটি বর্ণনা করা যায় যার মধ্যে সংগঠনের মিশন অর্জনের সমর্থনে এর উদ্দেশ্য এবং সুবিধা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
ধাপ a. একটি প্রমিত বিন্যাসে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন যাতে এটি পেশাদার দেখায়
এলোমেলো প্রতিবেদন উপস্থাপন করবেন না। পরিবর্তে, প্রমিত আকারের কাগজ ব্যবহার করে পেশাদার ফন্টে সুন্দরভাবে টাইপ করা প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন।
- রিপোর্টের শিরোনামটি কাগজের মাঝখানে গা bold় অক্ষরে রাখুন যাতে তথ্যগুলো সুন্দরভাবে সংগঠিত হয়।
- প্রতিবেদনের শীর্ষে, প্রতিবেদনটি সম্পন্ন হওয়ার তারিখ লিখুন। এছাড়াও প্রতিবেদন প্রস্তুতকারী ব্যক্তির নাম, শিরোনাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 4. রিপোর্টিং সময়কালে জার্নালাইজ করুন।
ক্রিয়াকলাপ চলাকালীন আপনি যদি অবিলম্বে নোট নেন তবে প্রতিবেদনগুলি সংকলন করা আপনার পক্ষে সহজ হবে।
- একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজের অর্জন রেকর্ড করার জন্য একটি নোটবুক বা ফোল্ডার প্রস্তুত করুন। আপনার বস আপনাকে জিজ্ঞাসা করলে এটি আপনার জন্য প্রতিবেদন তৈরি করা সহজ করে তুলবে।
- যদি এটি না করা হয়, রিপোর্টিং সময়ের শুরুতে গুরুত্বপূর্ণ অর্জনগুলি ভুলে যেতে পারে।
3 এর মধ্যে পার্ট 2: মানসম্পন্ন সামগ্রী সরবরাহ করা
ধাপ 1. আপনি যে লক্ষ্য অর্জন করতে চান এবং যে কাজের প্রত্যাশা পূরণ করতে চান তা বর্ণনা করুন।
পাঠকদের মনে করিয়ে দিন যে রিপোর্টিং সময়ের শুরুতে, একটি লক্ষ্য রয়েছে যা আপনি অর্জন করতে চান। নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য এবং আপনার কাছ থেকে প্রত্যাশিত কাজের অবদান জানেন। আপনি যদি এখনও না জানেন, তাহলে নিয়োগকর্তাকে এই বিষয়গুলি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন।
- তারপরে, ব্যাখ্যা করুন যে আপনি প্রকৃত ডেটা সরবরাহ করে আপনার লক্ষ্য অর্জন করেছেন। একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন যা লক্ষ্য এবং তার উপলব্ধির মধ্যে ডেটার তুলনা উপস্থাপন করে।
- উদাহরণস্বরূপ: আপনি লক্ষ্যমাত্রার চেয়ে বেশি তহবিল সংগ্রহ করতে পেরেছেন এবং এই অর্জন বিনিয়োগকারীদের এবং নিয়োগকারীদের জন্য একটি ইতিবাচক বিষয়। যাইহোক, এই কাজের ফলাফলকে সাফল্য হিসাবে বিবেচনা করা যায় না এবং যদি কোন তুলনা তথ্য না থাকে তবে আপনার সাফল্য কতটা উচ্চ তা নির্ধারণ করা কঠিন।
ধাপ 2. প্রতিবেদনে চাক্ষুষ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
কিছু টেবিল বা গ্রাফ সংযুক্ত করুন যা পাঠকদের জন্য আপনার উপস্থাপন করা ডেটা কল্পনা করা সহজ করে তোলে।
- মনে রাখবেন যে ব্যস্ত পাঠকরা সাধারণত কেবল স্কিম রিপোর্ট করেন। কখনও কখনও, চাক্ষুষ উপায়গুলি আরও কার্যকরভাবে তথ্য সরবরাহ করতে সক্ষম।
- যাইহোক, খুব বেশি গ্রাফিক্স উপস্থাপন করবেন না। 1-2 টি চার্ট বেছে নিন যা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ব্যাখ্যা করতে পারে।
ধাপ 3. "CAR" এর দিকে মনোনিবেশ করুন।
CAR এর অর্থ: চ্যালেঞ্জ (চ্যালেঞ্জ), অ্যাকশন (অ্যাকশন), ফলাফল (ফলাফল)। আপনি এই তিনটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করে একটি নিয়মতান্ত্রিক কাজের অর্জনের প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন।
- আপনার সম্মুখীন চ্যালেঞ্জগুলি নির্ধারণ করুন। চ্যালেঞ্জগুলি কাটিয়ে ওঠার জন্য কী কী পদক্ষেপ নিয়েছেন তা বর্ণনা করুন। উদাহরণস্বরূপ: একটি রেস্তোরাঁ ম্যানেজার হিসাবে, একটি প্রতিবেদনে লিখুন: "চ্যালেঞ্জ: রাতের খাবারের সময় ভিড় চলাকালীন সারি দীর্ঘ হচ্ছে এবং অভিযোগকারী গ্রাহকরা 10%বেড়েছে। কর্ম: পিক আওয়ারে সেবার মান উন্নত করতে 1 ওয়েটারকে 1 ঘন্টা আগে কাজ শুরু করতে বলুন। ফলাফল: যেসব গ্রাহক অভিযোগ করেছেন তারা 2 জনে কমে গেছে বা 80%কমে গেছে”।
- নির্দিষ্ট তথ্য প্রদান করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন। সাফল্য যা পরিমাপযোগ্য নয়, উদাহরণস্বরূপ: "আমি একটি দলে ভাল কাজ করতে সক্ষম" অকেজো কারণ সবাই একই কথা বলতে পারে। সুতরাং, আপনাকে অবশ্যই ফলাফল এবং সমস্যাগুলির মধ্যে সম্পর্ক দেখাতে হবে এবং নির্দিষ্ট ডেটা এবং তথ্য সরবরাহ করে কর্মক্ষমতা প্রতিবেদন করতে হবে।
ধাপ 4. আপনার ব্যবহৃত পদ্ধতি বর্ণনা করুন।
যদি আপনি একটি প্রতিবেদন লেখার ভিত্তি হিসাবে তথ্য সংগ্রহ করতে চান, সংক্ষিপ্তভাবে আপনি যে ডেটা সংগ্রহ পদ্ধতি প্রয়োগ করছেন তা বর্ণনা করুন।
- জরিপ পদ্ধতি বেছে নেওয়ার কারণ, এর সুবিধা এবং ফলাফল সম্পর্কে পাঠককে অবহিত করুন। পদ্ধতিটি কেন বিশ্বাসযোগ্য বলে বিবেচিত হয় তাও ব্যাখ্যা করুন। উপরের উদাহরণে রেস্তোরাঁর দৃশ্যপট অব্যাহত রেখে, আপনি কেন জরিপ পদ্ধতি হিসাবে গ্রাহকের অভিযোগের ডেটা ব্যবহার করছেন তা ব্যাখ্যা করুন।
- জরিপের তারিখ বা মেয়াদ এবং জরিপ থেকে আপনি কী লাভ করতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ ৫। কাজের সাফল্য রিপোর্ট করার দিকে মনোযোগ দিন।
প্রতিবেদনের তথ্য কাজের সাফল্যের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ রাখতে, রিপোর্টিং সময়কালে আপনি কি নিয়ে সবচেয়ে বেশি গর্বিত ছিলেন সে সম্পর্কে চিন্তা করুন, উদাহরণস্বরূপ: আপনি উদ্বিগ্ন অতিথিকে শান্ত করতে সক্ষম হচ্ছেন বা অধস্তনকে প্রশিক্ষণ প্রদান করছেন। পাঠককে খুব বিস্তারিত তথ্য দেবেন না।
- আরেকটি উপায় হল "স্টার" পদ্ধতি ব্যবহার করা, যার অর্থ দাঁড়ায়: পরিস্থিতি (সমস্যা), টাস্ক (টাস্ক), অ্যাকশন (অ্যাকশন), ফলাফল (ফলাফল)। আপনি যে অবস্থায় ছিলেন, সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা করুন যে কাজটি আপনাকে করতে হয়েছিল, কাজটি সম্পন্ন করার জন্য আপনি যে পদক্ষেপগুলি নিয়েছিলেন এবং আপনি যে ফলাফল অর্জন করেছিলেন। "CAR" পদ্ধতির মত, লক্ষ্য হল "সমস্যা" এবং "ফলাফল" এর মধ্যে সম্পর্ক দেখানো এবং কিভাবে এটি অর্জন করা যায় তা ব্যাখ্যা করা।
- প্রতিবেদন তৈরিতে মনোনিবেশ করুন যা নিম্নলিখিতগুলি দেখাতে সক্ষম: অসুবিধা, বিশেষাধিকার, অগ্রাধিকার, উচ্চ দৃশ্যমানতা, সময়সীমা, নতুনত্ব, কাজের বিবরণ এবং আপনার কাজের সংস্থার উপর প্রভাব।
- উদাহরণস্বরূপ: প্রতিবেদনে বলুন যে যখন আপনি শাখা ব্যবস্থাপক পদে উন্নীত হন তখন কর্মীদের বার্ষিক টার্নওভার ছিল 35%। আপনি কর্মচারীদের সন্তুষ্টি জরিপ, পরামর্শদাতা কর্মচারী এবং পুরো কর্মীদের সাথে সাপ্তাহিক বৈঠক করার পরে, কর্মচারীর টার্নওভার 15%এ নেমে আসে। এই উদাহরণ দেখায় যে কৃতিত্বের প্রতিবেদনে দীর্ঘ বাক্য ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই যতক্ষণ পাঠক সম্পর্কটি সঠিকভাবে বুঝতে পারে।
পদক্ষেপ 6. আপনার কর্মের গুণাবলী ব্যাখ্যা করুন।
শুধু ফলাফল বিতরণ করবেন না। এই অর্জন কেন প্রতিষ্ঠানের জন্য উপকারী তাও আপনাকে ব্যাখ্যা করতে হবে।
- উদাহরণস্বরূপ: আপনার কর্মীদের সাথে একটি মিটিং আছে। ফলো-আপ কি এবং সংস্থার জন্য এর সুবিধাগুলি ব্যাখ্যা কর? আপনি কি রিপোর্ট করতে চান সে সম্পর্কে সাবধানে চিন্তা করুন। যদি এটি দরকারী না হয়, আপনার অন্য কাজের রিপোর্ট করা উচিত।
- যদি কর্মীদের সাথে বৈঠক কাজের প্রেরণা বৃদ্ধি করতে সক্ষম হয় যাতে কর্মচারীর অনুপস্থিতি উন্নত হয় এবং কোম্পানির মালিকদের অর্থ সাশ্রয় হয়। এটি কাজের ফলাফল যা দরকারী বলে মনে করা হয়।
ধাপ 7. রিপোর্ট জমা দেওয়ার আগে তা পরীক্ষা করে দেখুন।
রিপোর্ট লেখার লক্ষ্য অর্জিত হয়নি যদি আপনি এমন একটি রিপোর্ট জমা দেন যেখানে অনেক ত্রুটি এবং অব্যর্থ লেখার বিন্যাস রয়েছে।
- ব্যাকরণ, বিরামচিহ্ন এবং শব্দের বানান পরীক্ষা করুন। আপনার প্রতিবেদনটি 1 রাতের জন্য সংরক্ষণ করুন এবং তারপরে সকালে আবার পড়ুন। শেষ মুহূর্তের রিপোর্ট করবেন না।
- কাগজে প্রতিবেদনটি মুদ্রণ করুন এবং আরও কিছু সংশোধন করার প্রয়োজন আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। অনেক সময় আমাদের চোখ কম্পিউটারের স্ক্রিনে অনেকক্ষণ তাকিয়ে থাকতে থাকতে এত ক্লান্ত হয়ে পড়ে যে ভুলগুলো উপেক্ষা করা হয়।
3 এর অংশ 3: সঠিক শব্দ ব্যবহার করা
ধাপ 1. ইতিবাচক উপায়ে নেতিবাচক কথা বলুন।
যদি এমন কোনো লক্ষ্য থাকে যা অর্জিত হয় না, তবে তা রিপোর্ট না করাই ভালো। পাঠককে এই দিকে মনোনিবেশ করার পরিবর্তে, এটি অন্য উপায়ে জানানোর চেষ্টা করুন।
- ইতিবাচক বাক্য ব্যবহার করে অসন্তোষজনক কাজের ফলাফল বর্ণনা করুন, উদাহরণস্বরূপ, অন্য লোকদের দোষারোপ বা অজুহাত দেওয়ার পরিবর্তে সমস্যা সমাধানের জন্য আপনি যে কংক্রিট পদক্ষেপ নেবেন তার ব্যাখ্যা ব্যাখ্যা করুন।
- অন্য মানুষকে দোষারোপ করবেন না। আপনি যে পদক্ষেপ নিয়েছেন তা ব্যাখ্যা করতে এবং আপনি একজন ইতিবাচক ব্যক্তি তা দেখানোর দিকে মনোনিবেশ করুন। এমন জিনিস শেয়ার করুন যা আপনি বা আপনার দল ভাল করেছে। গর্ব করার জন্য কাজের প্রতি ফোকাস রিপোর্ট।
পদক্ষেপ 2. রিপোর্টগুলিতে সংখ্যা উপস্থাপন করুন এবং মেট্রিক ব্যবহার করুন।
আপনি যদি খুব সুনির্দিষ্ট তথ্য উপস্থাপন করতে সক্ষম হন, তাহলে আপনার কাজের অর্জন আরো বিশ্বাসযোগ্য হবে। সহায়ক প্রমাণ হিসাবে পরিমাপযোগ্য কিছু দিয়ে আপনি যে তথ্য পৌঁছেছেন তা সম্পূর্ণ করুন।
- উৎকৃষ্ট শব্দ যা অনেক বেশি ব্যবহৃত হয়, উদাহরণস্বরূপ: "সেরা" বা "নির্ভরযোগ্য" কম উপযোগী। সবাই বলতে পারে "এই বছর আমার কাজের পারফরম্যান্স খুব ভালো ছিল"।
- এই বাক্যটি মনে রাখবেন: "এটি প্রমাণ করুন, কেবল কথা বলবেন না!" অন্য লোকদের বলার পরিবর্তে যে এই বছর আপনি একটি ভাল কাজ করতে পেরেছিলেন, আপনি ডেটা এবং মেট্রিক্স দিয়ে বিস্তারিতভাবে কী করেছেন তা দেখান। শুধু বলবেন না যে আপনি গ্রাহকদের সাথে ভাল সম্পর্ক গড়ে তুলতে পারেন। পরিবর্তে, একটি গ্রাহক সন্তুষ্টি জরিপের ফলাফল উদ্ধৃত করুন, আপনি একটি গ্রাহকের কাছ থেকে প্রাপ্ত একটি চিঠি সংযুক্ত করুন এবং অভিযোগকারী গ্রাহকদের সংখ্যা হ্রাসের তথ্য প্রদান করুন।
- বর্তমান সংখ্যা। আপনি যদি একাধিক কর্মীদের নেতৃত্ব দিতে সক্ষম হন তা বলা অর্থহীন যদি পাঠকরা জানেন না যে কর্মীদের মধ্যে আপনার কতজন লোক আছে। সংখ্যাসূচক আকারে ডেটা উপস্থাপন করুন যাতে পাঠকরা জানতে পারেন যে আপনি কতজনকে "অনেক" বলছেন এবং আপনি যে কাজটি করেছেন তার বিবরণ ব্যাখ্যা করুন।
পদক্ষেপ 3. যে কোন ক্ষেত্রে সত্য বলুন।
অতিরঞ্জিত বা মিথ্যা বলবেন না। আপনি ধরা পড়লে বড় সমস্যায় পড়বেন।
- এমনকি যদি এটি সম্পূর্ণ অনিচ্ছাকৃত, আপনি মিথ্যা বললে আপনি বড় সমস্যায় পড়বেন। আপনি অনিরাপদ বোধ করবেন এবং আপনার ক্যারিয়ারের পথ বন্ধ হয়ে যাবে।
- আপনার শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি যেমন আছে সেগুলি প্রতিবেদন করতে একটি সৎ আত্ম-মূল্যায়ন করুন। ইতিবাচক উপায়ে ত্রুটিগুলি দূর করার চেষ্টা করুন।
ধাপ 4. অন্যের কাজ স্বীকার করুন।
বিজনেস এবং ইঞ্জিনিয়ারিং রিপোর্ট লেখার কোর্সগুলি পরামর্শ দেয় যে আপনি "আমি" শব্দটি ব্যবহার করবেন না কিন্তু এটি নির্দিষ্ট কিছু ক্ষেত্রে পারফরম্যান্স রিপোর্টে ব্যবহার করা যেতে পারে।
- উদাহরণস্বরূপ: যদি আপনি রিপোর্ট করেন: "আমি ১০০ জন কর্মচারী নিযুক্ত করেছি", তা ব্যাখ্যা করতে ভুলবেন না যে আপনার সাফল্য অন্য ব্যক্তিদের বা দলের দ্বারা অবদান দ্বারা সমর্থিত।
- আপনি অহংকারী না হলে আপনি অতিরিক্ত মূল্য পাবেন। বিভিন্ন বাক্য সাজান যাতে তারা সবসময় "আমি" শব্দ দিয়ে শুরু না করে।
পরামর্শ
- পারফরম্যান্স রিপোর্টে কখনো রাগ প্রকাশ করে এমন শব্দ ব্যবহার করবেন না। আপনি সর্বদা ইতিবাচক হলে আপনি একটি ভাল ছাপ ফেলবেন।
- পেশাদার শব্দ ব্যবহার করুন। অনানুষ্ঠানিক ভাষা শৈলী ব্যবহার করবেন না।
