একটি ইভেন্টের সাফল্যের মূল্যায়ন করার জন্য সম্ভবত তার ইভেন্ট রিপোর্ট লিখতে হবে যার ফলাফলকে তার উদ্দেশ্যগুলির সাথে তুলনা করে। এই প্রতিবেদনটি কোম্পানি বা ব্যক্তি ইভেন্টের আয়োজনে প্রয়োজনীয় কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে। একটি সফল ইভেন্ট রিপোর্ট ভালভাবে লেখা আছে তা নিশ্চিত করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। আপনি যদি অন্য ইভেন্ট হোস্ট করছেন তবে আপনার এটির প্রয়োজন হবে!
ধাপ
3 এর অংশ 1: ইভেন্ট রিপোর্ট সংকলন
ধাপ 1. প্রতিটি দর্শকের জন্য উপস্থাপনা শৈলী এবং বিন্যাস নির্ধারণ করুন।
পিডিএফ ফাইল, পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন ইত্যাদি আকারে ইভেন্ট রিপোর্টগুলি স্ট্যাপল, স্ট্যাপল করা যায়।
- নিশ্চিত করুন যে ইভেন্ট রিপোর্টটি পরিষ্কার বিভাগে সংগঠিত হয়েছে। ইভেন্টের ফলাফলকে তার উদ্দেশ্যগুলির সাথে কীভাবে তুলনা করবেন তা আপনাকে অবশ্যই নির্ধারণ করতে হবে। সঞ্চালিত ইভেন্টগুলির প্রধান ফলাফলগুলি সংক্ষিপ্ত করুন।
- প্রতিটি স্পনসর এবং দর্শকদের চাহিদা এবং আগ্রহের জন্য ইভেন্ট রিপোর্টগুলি কাস্টমাইজ করুন। স্পনসরদের লক্ষ্য বিবেচনা করুন। কিছু পরিমাণে, স্পনসররা ইভেন্ট রিপোর্টের মূল দর্শক। তারা স্পন্সর ইভেন্টের যোগ্যতা মূল্যায়ন করতে চায়। তাই নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি জানেন যে তারা কী চায় এবং কোনটি তাদের সবচেয়ে বেশি আগ্রহী।
- অনন্য ইভেন্ট এবং স্পনসর সম্পর্কিত নির্দিষ্ট চাহিদা পূরণের জন্য ইভেন্ট রিপোর্টগুলি কাস্টমাইজ করুন। একটি প্রতিবেদন লিখবেন না যেন এটি এক ধরণের শ্রোতাদের লক্ষ্য করে। সিনিয়র এক্সিকিউটিভ এবং ফিনান্সিয়াল ম্যানেজাররাও আপনার ইভেন্ট রিপোর্টের জন্য অন্য দর্শক।
পদক্ষেপ 2. ইভেন্ট জুড়ে প্রয়োজনীয় তথ্য পর্যবেক্ষণ করার জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন।
আপনি কেবল স্মৃতির উপর নির্ভর করতে পারবেন না।
- আরো সুনির্দিষ্ট এবং সর্বোপরি, আরো কার্যকরী রিপোর্ট তৈরির জন্য ইভেন্টের আগে, সময় এবং পরে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পর্যবেক্ষণ করুন। এই পদ্ধতিটি আপনাকে একটি টাইমলাইন অনুসারে রিপোর্ট সংকলন করতে দেয়।
- প্রয়োজনে (ইন্টার্ন সহ) একাধিক ব্যক্তির সাহায্যে চলমান ডেটা সংগ্রহ করার কথা বিবেচনা করুন। মোটকথা, রিপোর্টিং ইভেন্ট সমাপ্তির জন্য অপেক্ষা করা উচিত নয়।
ধাপ the. মূল প্রতিবেদনের প্রতিবেদন সংক্ষিপ্ত করুন।
ইভেন্ট রিপোর্টের সমস্যাগুলির মধ্যে একটি হল যে তারা কম এজেন্ডা বা মিষ্টি বিবৃতিতে ফোকাস করে। এমন করো না। মূল পয়েন্টগুলো পরিষ্কার এবং বিশ্লেষণাত্মকভাবে তুলে ধরা ভালো।
- আরো বিস্তারিত আলোচনা করার জন্য ইভেন্টের কিছু গুরুত্বপূর্ণ অংশ নির্বাচন করুন। তিনটি জিনিস যা সবচেয়ে সফলভাবে ঘটেছে এবং তিনটি পয়েন্ট যা সবচেয়ে অবাক করেছে তা সন্ধান করুন।
- গুরুত্বহীন বিবরণ দিয়ে রিপোর্টটি পূরণ করবেন না, যেমন মধ্যাহ্নভোজের মেনু বা সমগ্র মূল উপস্থাপনার বিশদ সারাংশ। আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
3 এর অংশ 2: প্রতিবেদনে সঠিক বিষয়বস্তু রাখা
পদক্ষেপ 1. একটি নির্বাহী সারাংশ লিখুন।
ইভেন্ট রিপোর্টে অবশ্যই একটি ওভারভিউ অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে যা সম্পূর্ণ রিপোর্টের একটি সংক্ষিপ্ত সংস্করণ। ইভেন্ট রিপোর্টের ভূমিকা হিসাবে নির্বাহী সারসংক্ষেপটি ভাবেন।
- আপনি দুটি প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন, ইভেন্টের ফলাফলে আগ্রহী ব্যক্তিদের জন্য একটি নির্বাহী সারসংক্ষেপ এবং ইভেন্টের প্রস্তুতি, সম্পাদন এবং পৃষ্ঠপোষকতায় জড়িত ব্যক্তিদের জন্য আরও বিস্তারিত প্রতিবেদন।
- এক্সিকিউটিভ সারাংশে, আপনার মূল বস্তু এবং ফলাফলের উপর আলোচনা এবং ফোকাস করা উচিত। এক্সিকিউটিভ সারাংশ সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, কেবল একটি পৃষ্ঠা বা দুটি। প্রতিবেদনে ইভেন্টের মূল উপাদানগুলি সংক্ষিপ্ত করা উচিত এবং ডেটার সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত
পদক্ষেপ 2. আপনার প্রতিবেদনে গভীর চাক্ষুষ উপকরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
প্রায়শই রিপোর্টগুলি আরও কার্যকর হয় যখন তারা এমন গ্রাফ অন্তর্ভুক্ত করে যা পরিসংখ্যানগত প্রবণতাকে ব্যাখ্যা করে, বরং পাঠককে সংখ্যার একটি গুচ্ছ রিপোর্ট করার পরিবর্তে।
- যদি ইভেন্টটিতে একটি নতুন পণ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে, আমরা আপনাকে সেই পণ্যের একটি ছবি অন্তর্ভুক্ত করার পরামর্শ দিই। ইভেন্ট চলাকালীন মুহুর্তটি দেখানো ফটোগুলি প্রতিবেদনটির পাঠককে ইভেন্টটি অনুষ্ঠিত হওয়ার বিষয়ে ধারণা পেতে সহায়তা করতে পারে। প্রতিবেদনে নথিভুক্ত করার জন্য ইভেন্টে স্পন্সরের অংশগ্রহণ দেখানো ছবি তোলার চেষ্টা করুন। আবার, এই কাজটি ইভেন্ট সমাপ্তির জন্য অপেক্ষা করতে পারে না।
- আপনি সাইটে নমুনা, পুনরুত্পাদন এবং অন্যান্য উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। যারা স্পন্সর কুপন পেয়েছেন তাদের সংখ্যা জানান, ইত্যাদি পৃষ্ঠপোষকদের জন্য, মিডিয়াতে, দর্শকদের কাছে, ইভেন্টের দ্বারা উত্পন্ন সাইট এবং অফ-সাইট এক্সপোজার নথিভুক্ত করুন।
পদক্ষেপ 3. সমস্ত বিজ্ঞাপন এবং মিডিয়া এক্সপোজার নথিভুক্ত করুন।
আমরা সুপারিশ করছি যে আপনি ইভেন্টের বর্ণিত উদ্দেশ্যগুলির সাথে ফলপ্রসূ মিডিয়ার তুলনা মূল্যায়ন করুন।
- প্রিন্ট বিজ্ঞাপন এবং নিবন্ধগুলিতে স্পন্সরের নাম এবং বিজ্ঞাপন অন্তর্ভুক্ত করুন, দৈনিক সংবাদপত্র বিতরণ এবং বিজ্ঞাপন রেটিংয়ের সংখ্যা ছাড়াও।
- নথি টেলিভিশন বিজ্ঞাপন, পাবলিক ঘোষণা, রেট কার্ড এবং রেটিং কার্ড মান, এবং সংবাদ কভারেজ।
- রেডিও ডকুমেন্টেশন, রেট কার্ড বিজ্ঞাপন, বিজ্ঞাপন এবং প্রচারের জন্য গ্রেড, নিরীক্ষিত প্রতিবেদন ইত্যাদি ভুলে যাবেন না।
পদক্ষেপ 4. ইভেন্টের উদ্দেশ্য একটি বিবৃতি অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনাকে ইভেন্টের উদ্দেশ্যগুলি ফলাফলের সাথে সম্পর্কিত করতে হবে, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনি ইভেন্টের মূল মিশন এবং উদ্দেশ্যগুলির একটি অনুস্মারক অন্তর্ভুক্ত করেছেন।
- আপনি ইভেন্টগুলির একটি প্রোগ্রাম তালিকা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। ইভেন্ট চলাকালীন কে প্রধান অংশগ্রহণকারী হবে তা নিয়েও আপনার আলোচনা করা উচিত। যাইহোক, এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- নিশ্চিত করুন যে আপনি ইভেন্টের সুনির্দিষ্ট মূল ফলাফলগুলি নিবন্ধন এবং আলোচনা করতে এবং নিবন্ধিত ফলাফলের সাথে তাদের মিলের জন্য অনেক সময় ব্যয় করেন। বাস্তববাদী হোন, এবং এমন জিনিসগুলিকে মিষ্টি করবেন না যা তাদের উচিত নয়।
পদক্ষেপ 5. ইভেন্ট রিপোর্ট থেকে আর্থিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার ইভেন্টের চলমান বাজেট এবং প্রকৃত খরচ সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা উচিত। নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার বাজেটের প্রকৃত খরচের সাথে তুলনা করেছেন, সেইসাথে ভাল কিছু জিনিস এবং উন্নতি প্রয়োজন এমন কিছু বিষয় তুলে ধরেছেন
- মার্কেটিং এবং প্রচারমূলক ক্রিয়াকলাপ, কর্মীদের ব্যয় এবং স্পনসরশিপের খরচ সহ আপনার যে কোনও খরচও আইটেমাইজ করা উচিত। আমরা সুপারিশ করছি যে আপনি একটি বিস্তারিত বাজেট তৈরি করুন। ফিন্যান্স ম্যানেজার এবং সিনিয়র এক্সিকিউটিভরা আপনার ব্যয়ের সিদ্ধান্তকে সমর্থন করার জন্য প্রমাণ দেখতে চাইবেন।
- আয়ের হিসাব অন্তর্ভুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ টিকিট, স্পনসর এবং প্রদর্শনী থেকে। যাইহোক, নিশ্চিত করুন যে আপনি পূর্বাভাসের সাথে প্রকৃত রাজস্ব তুলনা করেন।
ধাপ 6. পাঠকের জন্য প্রাসঙ্গিক পরিসংখ্যান অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার রিপোর্ট মিষ্টি তথ্য দিয়ে ভরা হতে দেবেন না। ইভেন্টে অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা হল আপনার অন্তর্ভুক্ত করা ডেটাগুলির মধ্যে একটি। আমরা আপনাকে প্রতিবেদনে পরিমাপযোগ্য ডেটা সরবরাহ করার পরামর্শ দিই।
- পরিসংখ্যান এবং অন্যান্য সম্পর্কিত তথ্য যা অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে যেমন বিক্রয় সংখ্যা এবং একটি নির্দিষ্ট বুথে দর্শনার্থীর সংখ্যা। প্রদত্ত ডেটা সম্পূর্ণ হলে ইভেন্ট রিপোর্ট আরো বিশ্বাসযোগ্য হবে। অংশগ্রহণকারী/দর্শক সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। জনসংখ্যাতাত্ত্বিক, দর্শনার্থীর সংখ্যা এবং দর্শনার্থীদের গবেষণার ফলাফল অন্তর্ভুক্ত করুন (যেমন কেনার অভ্যাস)।
- স্পনসর করা প্রচারাভিযানে সাড়া দেওয়া লোকদের সংখ্যা, সেইসাথে অলাভজনক সংস্থায় অনুদানের বিষয়ে রিপোর্ট করুন। অর্থনৈতিক প্রভাব এবং কর্মীদের অংশগ্রহণের নথিভুক্ত করুন।
ধাপ 7. গুণগত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন যা ডেটাকে প্রাসঙ্গিক করে।
আপনার প্রতিবেদনে কিছু পরিসংখ্যান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, তবে প্রসঙ্গ-সম্পর্কিত প্রতিক্রিয়া প্রদানের জন্য আপনার লোক উদ্ধৃতিও প্রয়োজন।
- অংশগ্রহণকারীদের এবং ইভেন্ট টিমের সদস্যদের মতামত এবং প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করুন যাতে ইভেন্টের সাফল্যের মূল্যায়ন কেবল ইভেন্ট রিপোর্ট লেখকদের কাছ থেকে আসে না। এটি আপনার প্রতিবেদনকে আরো বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে।
- তৃতীয় পক্ষের গবেষণা সহ বিবেচনা করুন। মিডিয়া এক্সপোজারকে মূল্যায়ন করা তৃতীয় পক্ষ কী গবেষণা করতে পারে তার একটি উদাহরণ।
- স্থান মূল্য এবং ইভেন্ট প্রস্তুতি। সাইটের কার্যকারিতা এবং অন্য ব্যক্তির দৃষ্টিকোণ থেকে প্রস্তুতির মূল্যায়ন করতে আপনার সময় নেওয়া উচিত। সম্মেলন, ইভেন্ট ইত্যাদির জন্য স্থানটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা আলোচনা করুন।
3 এর অংশ 3: ইভেন্ট রিপোর্ট সম্পূর্ণ করা
পদক্ষেপ 1. সময়মত একটি ইভেন্ট রিপোর্ট তৈরি করুন।
ইভেন্টের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রতিবেদনটি লিখতে এবং প্রকাশ করার চেষ্টা করুন। এটি আপনার ক্যালেন্ডারে সময়সূচী নিশ্চিত করার জন্য নিশ্চিত করুন। কিছু লোক ইভেন্টের 30 দিন পরে প্রতিবেদনটি প্রকাশ করার সুপারিশ করে, কিন্তু অন্যরা যুক্তি দেয় যে প্রতিবেদনটি ইভেন্টের মাত্র কয়েক দিন পরে প্রকাশ করা উচিত।
- যখনই সময়সীমা থাকে, নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি মিস করবেন না। সম্ভবত, আপনি একটি এজেন্সির জন্য একটি ইভেন্ট রিপোর্ট লিখছেন যা একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্ট দ্বারা অনুরোধ করা হয়েছে। সমস্ত অনুরোধের দিকে মনোযোগ দিন।
- মোটকথা, আপনার শ্রোতারা একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ এবং সময়োপযোগী প্রতিবেদন আশা করে। সুতরাং, এমন রিপোর্ট তৈরি করুন যা প্রত্যাশার উপর নির্ভর করে এবং বাসি হওয়ার জন্য খুব বেশি অপেক্ষা করবেন না।
পদক্ষেপ 2. আপনার ইভেন্ট রিপোর্ট পর্যালোচনা করুন।
নিশ্চিত করুন যে ইভেন্ট রিপোর্টটি ভাল ব্যাকরণ ব্যবহার করে এবং ভুল বানান, যতিচিহ্ন এবং অন্যান্য ত্রুটিমুক্ত।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার উত্তরগুলি অগভীর নয়। একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, আপনার "দেখান, বলবেন না" লেখার কৌশলটি ব্যবহার করা উচিত। এর মানে হল যে প্রতিবেদনে তৈরি সাধারণ পয়েন্টগুলিকে সমর্থন করার জন্য আপনার কিছু নির্দিষ্ট উদাহরণ দেওয়া উচিত।
- আপনার শ্রোতাদের ভুলবেন না, এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিবেদনের লেখাটি আনুষ্ঠানিক এবং পেশাদার দেখায়। ইভেন্ট রিপোর্টগুলি অনানুষ্ঠানিক নথি নয়; এই দলিলটি ইভেন্টটি অর্জনের সম্ভাব্যতা নির্ধারণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ তাই এটি অবশ্যই প্রামাণিক হতে হবে।
পরামর্শ
- আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ছবি তুলুন। আরো পছন্দ, ভাল।
- যখন আপনি নেতা এবং পরিকল্পনাকারীদের কাছ থেকে উদ্ধৃতি সংগ্রহ করেন, তখন সরাসরি তাদের কাছে যাবেন না। তারা এমন লোক যারা ইভেন্টটি শেষ হওয়ার পরেও দীর্ঘ সময় ধরে রয়েছেন। ভিড়ের মধ্যে থাকা লোকদের প্রথমে আপনার প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা ভাল কারণ তারা প্রথম চলে যাবে। এছাড়াও, স্পিকার বা ইভেন্ট লিডার ব্যস্ত থাকলে তাকে বিরক্ত করবেন না। পরে তাদের জিজ্ঞাসাবাদ করা যাবে।
- উদ্ধৃতি সংগ্রহ করার সময়, কথোপকথনটি স্বাভাবিক রাখুন এবং স্বাভাবিকভাবে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন যতক্ষণ না অন্য ব্যক্তি তার মনের কথা বলতে রাজি হয়।
- আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি উদ্ধৃতি সংগ্রহ করুন। যত বেশি তত ভালো.
- একটি ভাল ছবি দেখাতে পারে যে ইভেন্টটি কীভাবে হয়েছিল বা লোকেরা কীভাবে ইভেন্টে প্রতিক্রিয়া জানায়।
- পাঠকদের ইভেন্টের মাত্রা দেখানোর জন্য একটি ছবিতে ভিড়ের ছবি এবং বক্তাদের একটি ছবি সহ সামগ্রিকভাবে ইভেন্টের বড় ছবি দেখানোর ফটো তোলার চেষ্টা করুন।
