জীবনে এমন অনেক ঘটনা রয়েছে যার জন্য আপনাকে সময় বাড়ানোর জন্য জিজ্ঞাসা করতে হবে। হয়তো আপনার হোমওয়ার্ক করার জন্য সময় প্রয়োজন, অথবা সময়মতো কাজ প্রকল্পগুলি সম্পন্ন করতে সমস্যা হচ্ছে। এই সময়ে, আপনি কার্যকরভাবে এবং যথাযথভাবে সময় বাড়ানোর অনুরোধ করে একটি চিঠি লিখতে সক্ষম হবেন। আপনার অনুরোধ সম্পর্কে চিন্তা করুন, যেমন আপনার কত সময় প্রয়োজন এবং কেন? তারপরে, চিঠিটি আনুষ্ঠানিক স্টাইলে লিখুন এবং আপনাকে শান্ত রাখতে ট্র্যাকার দিয়ে পাঠান।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: চিঠির বিষয়বস্তু সংকলন
ধাপ 1. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব লিখুন।
একবার আপনি জানেন যে আপনার একটি এক্সটেনশন দরকার, অবিলম্বে একটি চিঠি প্রস্তুত করুন। আপনার পরিস্থিতি সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রাপককে যতটা সম্ভব সময় দেওয়া উচিত। আপনি একটি সময়সূচী সামঞ্জস্যের জন্য জিজ্ঞাসা করছেন তা সত্ত্বেও আপনাকে প্রস্তুত থাকতে হবে।
পদক্ষেপ 2. আপনার কতটা অতিরিক্ত সময় প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন।
সমস্ত বিষয় বিবেচনা করুন এবং একটি বাস্তবসম্মত অনুরোধ করুন। যদি অনুরোধ করা সময় খুব কম হয়, তাহলে আপনাকে পরে একটি এক্সটেনশন চাইতে হবে। যখনই সম্ভব, সময়সীমা মিস করা উচিত নয়। সুতরাং, আপনার গণনাগুলি একটু অতিরঞ্জিত হলে এটি সবচেয়ে ভাল।
- পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, আপনি আলোচনার অংশ হিসাবে এই চিঠিটি বিবেচনা করতে চাইতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, আরও সময় চাওয়া একটি ভাল ধারণা যাতে সমঝোতার জন্য এখনও জায়গা থাকে এবং মধ্যম স্থল খুঁজে পাওয়া যায়।
- আপনার বর্তমান অগ্রগতির উপর ভিত্তি করে আপনার গতি পরিমাপ করুন এবং কোন অংশটি এখনও সম্পূর্ণ করা হয়নি। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি তিন মাস ধরে একটি পরামর্শক প্রকল্পে কাজ করছেন, তাহলে আপনি অনুমান করতে সক্ষম হবেন যে কত কাজ এখনও অসমাপ্ত।
- সচেতন থাকুন যে চিঠির প্রাপকেরও একটি সময়সীমা থাকতে পারে। হয়তো তাদেরও একটি সময়সীমা রয়েছে যা এখন পিছিয়ে দেওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, প্রভাষকদের সাধারণত অনুষদের মধ্য সেমিস্টারের গ্রেড দিতে হয় এবং সময়সীমা অনুযায়ী শিক্ষার্থীদের নিয়োগ জমা দেওয়ার সময় নির্ধারণ করতে হবে।
ধাপ 3. নিয়মগুলি জানুন।
আপনি একটি সমন্বয় জিজ্ঞাসা করার আগে সঠিক সময়সীমা জানুন। বর্তমান পরিস্থিতি না জেনে এক্সটেনশান চেয়ে আপনি আপনার সময় পরিচালনা করতে পারবেন না এমন ধারণা দেবেন না। উদাহরণস্বরূপ, কিছু সরকারি সংস্থা আপনাকে প্রাথমিক যোগাযোগের 24 ঘন্টার মধ্যে একটি অনুরোধ জমা দিতে চায়। যদি আপনি এটি পূরণ করতে না পারেন, আপনি বলতে পারেন সময়সূচী খুব টাইট।
ধাপ 4. একটি যুক্তিসঙ্গত ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি চিঠির খসড়া তৈরিতে সময় ব্যয় করেন এবং প্রাপকও এটি পড়তে সময় নেন। সুতরাং, এই চিঠিটি অর্থপূর্ণ করুন। আপনার আসল কারণ সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং এটি প্রাপকের কাছে সৎভাবে জানান। কারণগুলি মিথ্যা বলবেন না বা অতিরঞ্জিত করবেন না কারণ আপনি নিজেকে হারিয়ে ফেলবেন।
- একটি ভাল কারণ সামনে রাখা যেতে পারে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে এবং সাবধানে কাজ করার ইচ্ছা। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এমন একটি প্রকল্প সম্পন্ন করেন যা বিপুল সংখ্যক মানুষের নিরাপত্তাকে প্রভাবিত করে, তাহলে আপনার ব্যাখ্যায় এই সত্যটি বললে আপনার উপকার হবে।
- যদি বেশ কয়েকটি কারণ থাকে তবে সেরাটি বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি চাকরির প্রস্তাব বন্ধ করে দেন, বলুন যে আপনি চলমান খরচের উপর অতিরিক্ত গবেষণা করতে চান (যদি এটি সত্য হয়), তাহলে বলবেন না যে আপনি অন্য অফারের জন্য অপেক্ষা করছেন।
ধাপ 5. কিছু নির্বাচিত বিবরণ প্রদান করুন।
বিবরণগুলি সত্যতা এবং লেখার দক্ষতার ছোঁয়া দেবে। এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনি সরকার বা এমন লোকদের একটি গ্রুপের কাছে লিখেন যা আপনি কখনও ব্যক্তিগতভাবে দেখা করেননি।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার দাদা কলেজের প্রবন্ধের সময়সীমার দুই দিন আগে মারা যান, আপনি হয়তো ঘটনাটিকে "পারিবারিক জরুরী অবস্থা" হিসেবে বর্ণনা করতে চান, শুধু "জরুরী বিষয়" নয়। আপনাকে আপনার দাদার প্রস্থান এবং আপনার দেশে ফিরে যাওয়ার বিষয়ে কিছু তথ্য উল্লেখ করতে হবে।
- একটি অনুরোধ জমা দেওয়ার আগে নথি প্রস্তুত করুন। আপনার পূর্ববর্তী আবেদন বা কর্মসংস্থান বর্ণনা করার প্রয়োজন হতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনি সরকার বা অন্যান্য সরকারী সংস্থার সাথে কাজ করছেন। এই মুহুর্ত পর্যন্ত আপনি প্রক্রিয়াটির সমস্ত ধাপ অনুসরণ করেছেন তা দেখানো আপনার ক্ষেত্রে উপকৃত হবে।
পদক্ষেপ 6. একটি ইতিবাচক শৈলী এবং বিষয়বস্তু চয়ন করুন।
অভিযোগ সম্বলিত চিঠি কেউ পড়তে চায় না। পরিবর্তে, নেতিবাচক ঘটনাটি দ্রুত এবং স্তরের বর্ণনা করুন, তারপরে আপনার জিজ্ঞাসা করা ইতিবাচক সমাধানের দিকে এগিয়ে যান। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি মনে করেন যে আপনার শুরুর বেতন অফারটি খুব কম, আপনি লিখতে পারেন, "আপনার প্রস্তাবটি বিবেচনা করার জন্য আমার কিছু সময় প্রয়োজন। তবে, আমি মনে করি যে উচ্চ বেতন আমাকে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে দেয়।"
ধাপ 7. চিঠি পাঠানোর আগে তা নিয়ে গবেষণা করুন।
আপনার চিঠি পাঠানোর আগে পুনরায় পড়ার জন্য কয়েক মিনিট সময় নিন। সম্পাদকীয় এবং টাইপিং ত্রুটিগুলি সন্ধান করুন। কম্পিউটারে একটি ব্যাকরণ এবং বানান পরীক্ষা প্রোগ্রাম চালান। আপনার বিশ্বস্ত বন্ধুকে এটি পড়তে বলুন। এই পদক্ষেপটি তাড়াহুড়ো করবেন না বা এড়িয়ে যাবেন না কারণ আপনি যদি ভুল করেন তবে আপনি অসতর্ক হয়ে পড়বেন এবং এটি চূড়ান্ত ফলাফলকে প্রভাবিত করতে পারে।
পদ্ধতি 3 এর 2: আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার নিয়ম অনুসরণ করা
ধাপ 1. শিরোনাম বিভাগ প্রস্তুত করুন।
তারিখটি পৃষ্ঠার উপরের ডানদিকে থাকা উচিত। এর নিচে একটি লাইন এড়িয়ে যান, তারপর ঠিকানা লিখুন, ডান সারিবদ্ধ। তারপরে, অন্য লাইনটি এড়িয়ে যান এবং বাম প্রান্তিক প্রাপকের সম্পূর্ণ ঠিকানা লিখুন।
যদি অনুরোধটি ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো হয়, আপনি তারিখ এবং ঠিকানা অংশটি বাদ দিতে পারেন এবং সরাসরি শুভেচ্ছা বার্তায় যেতে পারেন। যাইহোক, নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি কার্যকর এবং পরিষ্কার বিষয় ব্যবহার করেছেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন প্রভাষককে একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন, তাহলে "রিকুয়েস্ট ফর এক্সটেনশন ফর এক্সটেনশন ফর এন্ডি উইডোডো জাভানিজ হিস্ট্রি পেপার" বিষয় লিখুন।
পদক্ষেপ 2. একটি আনুষ্ঠানিক এবং সম্পূর্ণ অভিবাদন ব্যবহার করুন।
"প্রিয়" দিয়ে শুরু করুন। তারপর শিরোনাম এবং নাম অনুসরণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয়। জনাব বাস্কোরো "বা" প্রিয়। মিসেস ডার্মাবতী "। কখনও কখনও আপনাকে একটি জটিল শিরোনামও ব্যবহার করতে হয়, যেমন, "প্রিয়। অধ্যাপক আবদুর রহমান "বা" প্রিয়। রাডেন ভিরানিংগ্রাত "।
- এমনকি যদি আপনি প্রাপককে অনানুষ্ঠানিকভাবে জানেন, এই চিঠি এখনও একটি আনুষ্ঠানিক অনুরোধ তাই শৈলী এবং বিষয়বস্তু আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "হাই, ডন" লিখবেন না।
- একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন যিনি আপনার চিঠি পাবেন। অন্যথায়, আপনার চিঠি একটি বিন্যাস অক্ষরের মত দেখতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয়। Raden Wiraningrat "" আগ্রহীদের "থেকে ভাল।
ধাপ 3. সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ বিন্যাস ব্যবহার করুন।
চিঠির মূল অংশে কেবলমাত্র 1-3 অনুচ্ছেদ থাকা উচিত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি 1-2 লাইন দিয়ে খুলতে পারেন, অনুরোধটি 2-4 লাইনে ব্যাখ্যা করতে পারেন এবং 1-2 লাইন দিয়ে শেষ করতে পারেন। যদি আপনাকে তিনটি পূর্ণ অনুচ্ছেদ পর্যন্ত বিকাশ করতে হয়, তাহলে ভূমিকা, মূল অংশ এবং উপসংহার আলাদা করুন।
চিঠিটি খোলার জন্য, আপনি বলতে পারেন, "আমি অ্যান্ডি উইডোডো, একজন ছাত্র, যা প্রতি সোমবার সকালে তৃতীয়-সি রুমে আপনার জাভানি ইতিহাসের ক্লাসে উপস্থিত হয়।" এটি প্রভাষকের স্মৃতি জাগিয়ে তুলবে এবং তাকে আপনি কে তা খুঁজতে হবে না।
ধাপ 4. উপসংহারের শব্দগুলিতে মনোযোগ দিন।
কঠিন সিদ্ধান্তের গুরুত্ব উপেক্ষা করবেন না। আপনার কেস (এক লাইনে) পুনরাবৃত্তি করতে এই শেষ বাক্যটি ব্যবহার করুন এবং সময়ের জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ দিন। আপনি লিখতে পারেন, "আপনার সময় এবং বিবেচনার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।"
- আপনার নামের আগে আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা সহ চিঠি বন্ধ করুন। তাদের মধ্যে কিছু "আন্তরিকভাবে", "আন্তরিকভাবে", বা "সমস্ত যথাযথ সম্মানের সাথে"।
- যদি আপনার নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে উত্তর প্রয়োজন হয়, তাহলে সেই তথ্যটি শেষ পর্যন্ত অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি এটি ধন্যবাদ লাইনে রাখতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ এবং আমি আগামী সপ্তাহে আপনার কাছ থেকে শোনার জন্য উন্মুখ।" এই বিভাগটি লেখার সময়, প্রাপককে চাপ দেওয়ার বা তাড়া করার ছাপ না দেওয়ার চেষ্টা করুন।
ধাপ 5. আপনার পুরো নাম এবং স্বাক্ষর লিখুন।
"আন্তরিক" শুভেচ্ছার অধীনে, 3-4 লাইন ফাঁকা রাখুন। তারপরে, পুরো নামটি বাম-সারিবদ্ধভাবে লিখুন। আসল স্বাক্ষর যুক্ত করতে ফাঁকা লাইন ব্যবহার করুন। যদি এই চিঠি ইমেইলের মাধ্যমে পাঠানো হয়, তাহলে আপনি ফাঁকা লাইন মুছে ফেলতে পারেন এবং শুধু নাম টাইপ করতে পারেন।
পদ্ধতি 3 এর 3: প্রাপকদের চিঠি পাঠানো
পদক্ষেপ 1. আপনার চিঠির একটি অনুলিপি তৈরি করুন বা সংরক্ষণ করুন।
খসড়াটির প্রুফরিডিং করার পর এবং পাঠানোর আগে, চিঠির একটি ছবি তুলুন, (পিডিএফ -এ স্থানান্তরিত), খসড়াটি অনলাইনে সংরক্ষণ করুন, অথবা এটির ফটোকপি করুন। চিঠির তারিখের মতো না হলে আপনাকে ডেলিভারির তারিখ নোট করতে হতে পারে। ব্যক্তিগত ফাইলগুলির জন্য এই অনুলিপি একটি নিরাপদ স্থানে রাখুন।
ধাপ 2. স্ট্যান্ডার্ড শিপিং দ্বারা জাহাজ।
চিঠিটি ডাকঘরে নিয়ে যান, কেরানির হাতে দিন অথবা মেইলবক্সে রাখুন। যদি আপনি আশ্বাস চান যে মেইলটি পেয়েছে, একটি ট্র্যাকিং পরিষেবা চাইতে।
যদি চিঠিটি ডাকের মাধ্যমে পাঠানো হয়, তবে নিশ্চিত করুন যে এটি একটি উচ্চ মানের প্রিন্টারে ভাল কালি দিয়ে ছাপা হয়েছে। অনুরোধের হাতে লেখা চিঠি সাধারণত গৃহীত হয় না।
ধাপ email. ইমেইলে পাঠান।
এটি সম্ভবত অনুরোধ পাঠানোর সর্বোত্তম উপায় কারণ এটিতে বেশি সময় লাগে না এবং এটি খুব নির্ভরযোগ্য। নিশ্চিত করুন যে প্রাপকের ইমেল ঠিকানা সঠিক এবং আপনার সনাক্তকরণ নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন, যদি প্রাসঙ্গিক হয়, বিষয়টিতে।
- প্রাপক আপনার ইমেল পাঠানোর দিন এবং সময় দেখতে পাবেন। যদি আপনি ঘন ঘন গভীর রাতে ইমেল করেন তবে এটি সম্পর্কে সচেতন থাকুন।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেলটি আপনার ব্যবহার করা ঠিকানার সাথে আনুষ্ঠানিক। পেশাগত চেহারার একাউন্ট থেকে জমা দিন। কাজের জন্য একটি উপযুক্ত ইমেল অ্যাকাউন্টের উদাহরণ হল "[email protected]"।
- আপনি যদি ফ্যাক্সের মাধ্যমে একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার চিঠিটি সফলভাবে পাঠানো এবং প্রাপ্ত হয়েছে তা নিশ্চিত করে নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠার জন্য অপেক্ষা করুন।
ধাপ 4. চিঠির পরিবর্তে ফোনে অনুরোধ করুন।
যদি আপনার অনুরোধ জরুরী হয় বা শেষ মুহূর্তের কাছাকাছি হয়, তাহলে ফোনে ব্যক্তিগতভাবে জিজ্ঞাসা করা একটি ভাল ধারণা হতে পারে। যদি এটি হয় তবে একটি আনুষ্ঠানিক মনোভাবের সাথে থাকুন এবং আপনার মামলাটি সুসংগতভাবে বলুন।
পরামর্শ
- এক বা তার কম পৃষ্ঠার একটি চিঠি লেখার চেষ্টা করুন। এই ধরনের একটি চিঠি সম্পূর্ণ, তবুও পড়তে সহজ মনে হচ্ছে।
- প্রাপক একটি উত্তর পাঠাবেন কিনা তা জানুন, যেমন একটি নিশ্চিতকরণ চিঠি।
সতর্কবাণী
- বাস্তব কিছু প্রতিশ্রুতি দিন। আপনার অতিরিক্ত সময় অতিরিক্ত কাজে ব্যয় করতে দেবেন না।
- এই এক্সটেনশনটির সর্বোচ্চ ব্যবহার করুন। আপনাকে আবার একটি এক্সটেনশন চাইতে দেবেন না।
- নিশ্চিত করুন যে আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় ফর্ম্যাট অন্তর্ভুক্ত করেছেন। কিছু সংস্থাকে আপনাকে একটি বর্ণ বিন্যাস ব্যবহার করতে হবে যা তারা সংজ্ঞায়িত করেছে।
