কোনো স্পষ্ট উদ্দেশ্য ছাড়া মিটিংয়ে আমন্ত্রিত হলে সহকর্মীরা আসবে না। যদি আপনি মিটিংয়ের এজেন্ডা নির্ধারণের দায়িত্বে থাকেন, তাহলে বৈঠকে আলোচিত বিষয়গুলি এবং প্রতিটি বিষয় কভার করতে কত সময় লাগবে তা উল্লেখ করে এড়িয়ে চলুন। পরিকল্পনা করে এবং আপনার সাধ্য অনুযায়ী এটি বাস্তবায়নের মাধ্যমে, আপনি আরও ভাল ফলাফল অর্জন করতে পারেন এবং আপনার মিটিং অংশগ্রহণকারীরা হারিয়ে যাওয়া সময়ের দ্বারা ক্ষতিগ্রস্ত বোধ করবেন না।
ধাপ
3 এর অংশ 1: প্রস্তুত হওয়া
পদক্ষেপ 1. তথ্যের জন্য সহকর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন।
মিটিং অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ের এজেন্ডা নির্ধারণের সাথে জড়িত থাকলে তারা আরও বেশি জড়িত বোধ করবে। তারা যে বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে চান তার পরামর্শ দিতে বলুন এবং তারপর এটিকে এজেন্ডায় রাখুন।
- একটি ইমেইল পাঠান অথবা একজন সহকর্মীর সাথে দেখা করুন যাকে মিটিংয়ের কয়েক দিন আগে আমন্ত্রণ জানানো হবে।
- এই পদক্ষেপটি অন্তত 6-7 দিন আগে করুন যাতে তাদের এখনও অবদান রাখার সময় থাকে। সভার তারিখের 3-4 দিন আগে মিটিং এজেন্ডা চূড়ান্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন।
ধাপ 2. প্রধান লক্ষ্য বা অর্জনের জন্য বেশ কয়েকটি লক্ষ্য নির্ধারণ করুন।
নিশ্চিত করুন যে সভাটি একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে অনুষ্ঠিত হয়েছে, উদাহরণস্বরূপ সিদ্ধান্ত নেওয়া, তথ্য ভাগ করা, কাজের পরিকল্পনা করা, অথবা কাজ সমাপ্তির অগ্রগতি সম্পর্কে রিপোর্ট করা। যদি আপনার কোন উদ্দেশ্য না থাকে তাহলে আপনাকে মিটিং করার দরকার নেই।
মিটিং বিভিন্ন উদ্দেশ্যে অনুষ্ঠিত হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ দীর্ঘমেয়াদী সিদ্ধান্ত নেওয়ার ভিত্তি হিসাবে কাজের অগ্রগতি সম্পর্কে রিপোর্ট করা।
ধাপ topics. এমন বিষয়গুলিতে ফোকাস করুন যা অনেক লোককে প্রভাবিত করে
2 জন ব্যক্তি জড়িত যথেষ্ট আলোচনার বিষয়গুলি এজেন্ডায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়। অনেক লোকের সম্পৃক্ততা প্রয়োজন এমন সমাধান খুঁজতে সময় নিন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এবং একজন সহকর্মী একটি নতুন অ্যাসাইনমেন্ট নিয়ে আলোচনা করতে চান তবে একটি পৃথক মিটিং (সভার বাইরে) রাখুন।
- যদি আপনি এমন একটি সমস্যা নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি সভা করেন যা কেবলমাত্র কয়েকজন লোক সমাধান করতে পারে, তাহলে মিটিং অংশগ্রহণকারীরা যারা বিষয় নিয়ে আলোচনায় জড়িত নন তারা কাজ চালিয়ে যেতে সক্ষম হবেন। এটি তাদের হতাশ করে তোলে কারণ তাদের কাজের সময় নষ্ট হয়। অতএব, এই সুযোগটি যথাসম্ভব উপভোগ করুন কারণ অনেক লোককে জড়িত করে এমন একটি সভা করা সহজ নয়।
ধাপ 4. আপনি যে বিষয়গুলো নিয়ে আলোচনা করতে চান তা বেছে বেছে মিটিংয়ের এজেন্ডা সাজান।
সভায় আলোচনা করা দরকার এমন গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিকে অগ্রাধিকার দিন কারণ আপনি সমস্ত বিষয়কে এজেন্ডায় রাখতে পারবেন না।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি "প্রকল্পের সময়সীমা আলোচনার", "অগ্রগতির প্রতিবেদন উপস্থাপনা", "নতুন প্রকল্প পরিকল্পনা" এবং "পরামর্শ" তালিকাভুক্ত করতে চাইতে পারেন। সময়ের সীমাবদ্ধতার কারণে, আপনি বৈঠকের কর্মসূচিতে মস্তিষ্কের আলোচনার সেশনটি অন্তর্ভুক্ত করেননি।
- প্লেনারি মিটিংয়ের প্রস্তুতির ক্ষেত্রে মূল এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা করার জন্য আপনার বেশ কয়েকজনের সাথে মিটিং করার প্রয়োজন আছে কিনা তা বিবেচনা করুন।
ধাপ 5. প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের তালিকা করুন।
মিটিংয়ের পরিকল্পনা করার সময়, সভার শুরুতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি রাখা একটি ভাল নীতি। এইভাবে, সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে সক্ষম হয় যখন তাদের মন পরিষ্কার এবং শারীরিকভাবে ফিট থাকে যখন মিটিং শুরু হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, সময় নির্ধারণ করুন "সিদ্ধান্ত গ্রহণ" তারপর "অগ্রগতি প্রতিবেদন উপস্থাপনা" (যদি না সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য একটি অগ্রগতি প্রতিবেদন প্রয়োজন হয়)।
- উপরন্তু, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি আলোচনা করা হয়েছে যদি মিটিংটি তাড়াতাড়ি শেষ হওয়ার প্রয়োজন হয় বা কিছু মিটিং অংশগ্রহণকারীদের মিটিং শেষ হওয়ার আগে মিটিং ছেড়ে চলে যেতে হয়।
ধাপ 6. প্রতিটি বিষয় কভার করতে কত সময় লাগবে তা অনুমান করুন।
যদিও আপনি নিশ্চিত হতে পারেন না যে প্রতিটি বিষয় কভার করতে কত সময় লাগবে, একটি অনুমান করুন। বিবেচনা করুন কতক্ষণ মিটিং চলবে এবং কতগুলি বিষয় কভার করা হবে। সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে আরও সময় বরাদ্দ করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, অগ্রগতি প্রতিবেদনের জন্য 30 মিনিট, আলোচনার জন্য 10 মিনিট এবং নতুন সময়সীমা নির্ধারণের জন্য 10 মিনিট বরাদ্দ করুন।
- প্রায়শই, মিটিং এজেন্ডা সম্পন্ন করা যায় না কারণ প্রতিটি বিষয়ের জন্য সময় বরাদ্দ থাকে না। এজেন্ডার সমস্ত বিষয় সমাপ্তির জন্য আলোচনা করা যেতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য সভা হওয়ার আগে একটি সময় বিভাগ করুন।
- অতিরিক্ত সময় গণনা করার সময় আমন্ত্রিত সভায় অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা বিবেচনা করুন। যদি মিটিংয়ে 15 জন লোক অংশগ্রহণ করে এবং আপনি প্রতিটি বিষয়ের জন্য 15 মিনিট বরাদ্দ করেন, এর মানে হল যে প্রতিটি ব্যক্তি প্রতি বিষয়ে কথা বলার জন্য প্রায় 1 মিনিট সময় পায়। যদিও সবাই কথা বলত না, বরাদ্দ সময় খুব কম ছিল।
3 এর 2 অংশ: সভার এজেন্ডা প্রস্তুত করা
ধাপ 1. সভার এজেন্ডার শিরোনাম লিখ।
সভার এজেন্ডার শিরোনাম ব্যবহার করে পাঠককে জানাতে হবে যে সে আলোচ্য বিষয় নিয়ে আলোচিত এজেন্ডাটি পড়ছে। শিরোনাম নির্ধারণ করার পরে, এটি খালি নথির শীর্ষে রাখুন। একটি শিরোনাম চয়ন করুন যা সহজ এবং সরল।
- বৈঠকের এজেন্ডা শিরোনামের উদাহরণ: "জুলাই এজেন্ডা: নতুন প্রকল্প আইডিয়া আলোচনা করুন" বা "আগস্ট 2018 এজেন্ডা: প্রকল্পের সময়সীমা বাড়ানো"।
- টাইমস নিউ রোমান বা ক্যালিব্রির মতো ব্যবসায়িক ফন্ট ব্যবহার করে মিটিং এজেন্ডা টাইপ করুন।
ধাপ ২. সভায় অংশগ্রহণের জন্য অংশগ্রহণকারীদের শুভেচ্ছা জানাতে এবং ধন্যবাদ জানাতে সময় নিন।
অংশগ্রহণকারীদের শুভেচ্ছা জানাতে এই সুযোগ নিন। এই সময়ে, আপনি বা অন্য কোন মিটিং চেয়ার মিটিং খুলতে পারেন এবং আলোচনার জন্য মূল বিষয়গুলি ব্যাখ্যা করতে পারেন।
- যদি মিটিংয়ের অনেক অংশগ্রহণকারী একে অপরকে না চেনেন, তাহলে মেজাজ হালকা করার জন্য সময় নিন।
- আপনি যদি একটি গুরুত্বপূর্ণ সভার জন্য একটি মিটিং এজেন্ডা সাজাতে চান, যেমন একটি কনফারেন্স, মিটিং খোলার জন্য প্রয়োজন সময় সাধারণত দীর্ঘ হয়। নিয়মিত অফিস মিটিংয়ের জন্য, উদ্বোধনী অধিবেশন সাধারণত মাত্র কয়েক মিনিট সময় নেয়।
- মিটিং শুরু হওয়ার সময় এজেন্ডায় পরিবর্তনগুলি অনুমান করার জন্য সময় দিন।
ধাপ questions. অংশগ্রহণকারীদের কৌতূহল জাগানোর জন্য প্রশ্নের আকারে একটি মিটিং এজেন্ডা অন্তর্ভুক্ত করুন।
তারা আশ্চর্য হবেন যে আপনি যদি মাত্র কয়েকটি শব্দে একটি মিটিং এজেন্ডা প্রণয়ন করেন। প্রশ্নগুলি আলোচনার প্রেক্ষাপট প্রকাশ করতে সক্ষম হয় যাতে সভায় অংশগ্রহণকারীদের মিটিংয়ের আগে এটি সম্পর্কে ভালভাবে চিন্তা করার সুযোগ থাকে।
- উদাহরণস্বরূপ, "প্রকল্পের সময়সীমা নিয়ে আলোচনা" লেখার পরিবর্তে অন্তর্ভুক্ত করুন, "চাহিদা বাড়ার সাথে সাথে প্রকল্পের সময়সীমা বাড়ানোর প্রয়োজন আছে কি?"
- প্রয়োজনে প্রশ্নের নিচে একটি সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা প্রদান করুন।
ধাপ 4. প্রতিটি বিষয়ের পাশে আনুমানিক সময় তালিকা করুন।
যদিও সময় অনুমান কর্মসূচিতে নাও থাকতে পারে, এই তথ্য সহকর্মীদের প্রস্তুত করতে বা প্রয়োজনে অতিরিক্ত সময় অনুরোধ করতে সাহায্য করে।
বরাদ্দকৃত সময় অনুযায়ী রিপোর্ট জমা দেওয়ার জন্য তাদের কাছে এখনও সময় ছিল।
পদক্ষেপ 5. এজেন্ডায় প্রতিটি বিষয়ের জন্য একটি আলোচনা প্রবাহ প্রস্তুত করুন।
আলোচনার প্রবাহ হল প্রতিটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করার একটি পদ্ধতি। উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রকল্পের সময়সীমা বাড়ানোর বিষয়ে আলোচনা করার সময়, প্রত্যেকে একটি পূর্বনির্ধারিত প্রবাহ অনুযায়ী আলোচনা করবে। সুতরাং, সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের একই দৃষ্টিভঙ্গি থাকবে।
উদাহরণস্বরূপ, সভায় ক্রমবর্ধমান চাহিদা মেটাতে প্রকল্পের সময়সীমা বাড়ানোর বিষয়ে আলোচনা করা হবে। তার জন্য, "আজ পর্যন্ত কাজের অগ্রগতি নিয়ে আলোচনা করার জন্য 10 মিনিট, কীভাবে উত্পাদনশীলতা বাড়ানো যায় তা নির্ধারণের জন্য 15 মিনিট; ইতিবাচক এবং নেতিবাচক দিকগুলি বিবেচনা করার জন্য 10 মিনিট; সময়সীমা বাড়ানো হয়েছে কিনা তা নির্ধারণের জন্য 5 মিনিট" নিয়ে একটি আলোচনা প্রবাহ প্রস্তুত করুন।
ধাপ Dec. প্রতিটি বিষয়ের আলোচনায় কে নেতৃত্ব দেবে তা স্থির করুন
বিষয়ের পাশে তার নাম রাখুন যাতে সে নিজেকে প্রস্তুত করতে পারে। সভার কয়েকদিন আগে প্রশ্ন করা ব্যক্তির সাথে এই কাজটি নিশ্চিত করুন এবং এজেন্ডায় রাখুন।
আপনি যদি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত সভার সভাপতিত্ব করেন, তাহলে মিটিং এজেন্ডা শিরোনামে এটি তালিকাভুক্ত করুন।
ধাপ 7. সভায় অতিথি বক্তা থাকলে সময় বরাদ্দ করুন।
যদি সভায় বেশ কয়েকজন অতিথি বক্তা একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করেন, তাহলে আপনাকে তাদের জন্য সভার কিছু সময় বরাদ্দ করতে হবে। কর্মসূচিতে একটি সময়সূচী নির্ধারণ করুন যাতে প্রতিটি অতিথি বেশ কিছু বিষয়ে আলোচনা করতে চাইলেও কথা বলার সুযোগ পায়। সুতরাং, তারা যতটা সম্ভব বিতরণ করার জন্য উপাদান প্রস্তুত করতে পারে।
সভার কয়েক দিন আগে, অতিথি বক্তাকে ফোন করুন আপনি যে বিষয়টি কভার করতে চান তা নিয়ে আলোচনা করার জন্য প্রয়োজনীয় সময়কাল সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। এটি আপনাকে আপনার সময়সূচী সংগঠিত করতে সাহায্য করবে যাতে তারা একে অপরের সাথে সংঘর্ষ না করে।
ধাপ 8. অন্যান্য বিষয়ে আলোচনা করার জন্য সময় নিন।
মিটিং শেষে এই সেশনের সময়সূচী নির্ধারণ করুন। এই অধিবেশনের সুবিধা নিন সব অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা করার জন্য যদি তারা মিটিং বন্ধ হওয়ার আগে অন্য কিছু আলোচনা করতে চান। উপরন্তু, তারা এখনও মিস করা বা আলোচনা করা হয়নি এমন বিষয়গুলি জানাতে পারে।
- এই অধিবেশনটি এজেন্ডায় অন্তর্ভুক্ত করার মাধ্যমে, আমন্ত্রিত ব্যক্তি জানেন যে তিনি যা বোঝাতে চান তা সভার এজেন্ডায় অন্তর্ভুক্ত না হলেও তিনি অবদান রাখতে পারেন।
- এই অধিবেশনে প্রশ্ন এবং উত্তরের জন্য সময় দিন।
3 এর অংশ 3: মিটিং এজেন্ডা চূড়ান্ত করা
ধাপ ১. সভা পরিচালনা সংক্রান্ত বিস্তারিত বিবরণ তালিকাভুক্ত করুন।
বৈঠকে অংশ নিতে পারে এমন অংশগ্রহণকারীদের নাম সহ এজেন্ডায় সভার সময়, তারিখ এবং অবস্থান লিখুন। এইভাবে, তারা ইতিমধ্যেই জানে যে তারা সভায় কার সাথে দেখা করবে যখন তারা আমন্ত্রণ পাবে।
- সাধারণত অংশগ্রহণকারীদের নাম অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা, কিন্তু এই সময়ে উপস্থিত হতে পারে না। স্পষ্টভাবে জানিয়ে দিন যে নামটি সভায় যোগ দিতে পারে না।
- যে লোকেদের জানা নেই যে মিটিং কোথায় অনুষ্ঠিত হচ্ছে তাদের জন্য একটি লোকেশন ম্যাপ সংযুক্ত করুন।
পদক্ষেপ 2. সভার আগে যে বিষয়গুলো প্রস্তুত করতে হবে তা বলুন।
যেসব সহকর্মীদের আমন্ত্রণ জানানো হয় তাদের আগাম প্রস্তুতি নেওয়ার মতো কিছু থাকলে যেমন রিপোর্ট পড়া, সমাধান নির্ধারণের জন্য তথ্য সংগ্রহ করা বা সমস্যা চিহ্নিত করা।
মিটিংয়ের এজেন্ডার নীচে এই তথ্যটি গা bold় বা রঙিন অক্ষর ব্যবহার করে অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে মিটিংয়ের সকল অংশগ্রহণকারীদের জন্য এটি স্পষ্ট এবং সহজে পড়া যায়।
ধাপ the. বিতরণের পূর্বে সভার এজেন্ডা সাবধানে পরীক্ষা করুন যাতে কোন ত্রুটি না থাকে।
আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের জন্য মিটিং এজেন্ডা গুরুত্বপূর্ণ। বিতরণ করার আগে, তথ্য সম্পূর্ণ এবং সঠিকভাবে লেখা হয়েছে এবং কোন টাইপ আছে তা নিশ্চিত করার জন্য মিটিং এজেন্ডাটি পরীক্ষা করুন। একটি উচ্চ কাজের নীতি প্রদর্শন করার পাশাপাশি, এই পদ্ধতিটি প্রতিফলিত করে যে আপনি বিশদগুলিতে মনোযোগ দেন এবং তাদের মূল্য দেন।
ধাপ 4. সভার 3-4 দিন পূর্বে এজেন্ডা বিতরণ করুন।
যেসব সহকর্মীরা আমন্ত্রণ পান তারা এখনও কিছুদিন আগে মিটিংয়ের এজেন্ডা পড়ে থাকলে নিজেদের প্রস্তুত করার সময় আছে, কিন্তু খুব তাড়াতাড়ি পাঠাবেন না কারণ এটি উপেক্ষা করার সম্ভাবনা রয়েছে।
আপনি যদি একটি সম্মেলনের সময় একটি গুরুত্বপূর্ণ সভা করতে চান, এজেন্ডা কয়েক মাস আগে প্রস্তুত করুন।
পরামর্শ
- ওয়ার্ড প্রোগ্রামে পাওয়া মিটিং এজেন্ডা ফরম্যাট ব্যবহার করুন। ডকুমেন্ট তৈরির জন্য অনেক প্রোগ্রাম, যেমন মাইক্রোসফট অফিস, ম্যাকের জন্য পেজ ইত্যাদি। যা ব্যক্তিগত এবং পেশাগত নথির বিন্যাস প্রদান করে, উদাহরণস্বরূপ দ্রুত এবং সহজে মিটিং এজেন্ডাগুলি সাজানোর জন্য।
- যদি আপনার কোম্পানিতে একটি স্ট্যান্ডার্ড মিটিং এজেন্ডা ফরম্যাট থাকে, তাহলে সেই ফরম্যাটটি ব্যবহার করুন।
- একটি পূর্বনির্ধারিত সময়সূচী অনুযায়ী মিটিং চলছে তা নিশ্চিত করুন, কিন্তু নমনীয় হন। ঘনঘন চেক করে আপনাকে মিটিং এর ট্র্যাক রাখতে হবে। যদি প্রথম এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা সম্পন্ন হয়, তাহলে অংশগ্রহণকারীদের পরবর্তী এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা করে মিটিং চালিয়ে যেতে নির্দেশ দিন। আপনি ভদ্রভাবে বলতে পারেন, "আমরা পরবর্তী বিষয়কে কভার করব যাতে মিটিং নির্ধারিত সময়ে শেষ হয়।"
