আজ, এসএমএস, টেলিফোন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ অ্যাপ্লিকেশন ছাড়াও ইমেইল হল যোগাযোগের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত মাধ্যম। ইমেইল পাঠানো একটি খুব সাধারণ ক্রিয়াকলাপে পরিণত হয়েছে, তাই অনেকেই ভুলে যায় কিভাবে একটি ভালো ইমেইল লিখতে হয়। একটি ভাল ইমেল যে বার্তাটি প্রদান করে তাতে পেশাদারিত্ব এবং সততা দেখায়, অতএব, আপনার একটি ইমেল বার্তা কীভাবে ফর্ম্যাট করতে হবে তা জানা উচিত।
ধাপ
ধাপ 1. ইমেইলের বিষয় লিখুন।
ইমেইল বার্তার বিষয় বার্তার বিষয়বস্তুর সংক্ষিপ্ত সারাংশ হিসেবে কাজ করে। আপনার ইমেইলের বিষয়বস্তু ঠিক লক্ষ্যে থাকা উচিত যাতে এটি প্রাপককে মাত্র কয়েক কথায় ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে ধারণা দিতে পারে।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ব্যবসা-সংক্রান্ত ইমেইল পাঠাচ্ছেন, এটিকে খুব বেশি বিশদ বিবরণ দিয়ে একটি দীর্ঘ বিষয় বানাবেন না, যেমন "আমি আপনার গাড়ি পছন্দ করি। এটি একটি সুন্দর নীল, চমৎকার টায়ারও।"
- একটি বিষয়ে ইমেইল পাঠানোর মাধ্যমে আপনি কী বোঝাতে চান তা ব্যাখ্যা করুন, যেমন "একটি নীল সিডান কিনতে আগ্রহী।"
পদক্ষেপ 2. সঠিক অভিবাদন ব্যবহার করুন।
আপনি যা বলতে চান তা দিয়ে এখনই ইমেলটি শুরু করবেন না। সাধারণ শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন যেমন "সুপ্রভাত/বিকেল," বা "শুভেচ্ছা।" আপনি অবশ্যই জানেন না এমন লোকদের দ্বারা প্রশ্নবিদ্ধ হতে চান না, তাই না? ঠিক আছে, একই শিষ্টাচার ইমেলের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।
অভিবাদনকে আরও ব্যক্তিগত করতে, শুভেচ্ছায় প্রাপকের শেষ নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
পদক্ষেপ 3. বার্তার মূল অংশটি লিখুন।
মেসেজের ধরন এবং প্রাপকের উপর নির্ভর করে আপনি আপনার ইচ্ছা মত বার্তা লিখতে পারেন।
- আপনি যদি আপনার কাছ থেকে পরিচিত কাউকে ইমেল লিখেন তবে আপনি ব্যক্তিগত সুরে ইমেলটি লিখতে পারেন। যাইহোক, যদি আপনি একটি ব্যবসায়িক ইমেল লিখছেন, তাহলে সবচেয়ে পেশাদার ভাষা ব্যবহার করার চেষ্টা করুন।
- আপনার বার্তার বিন্যাসেও মনোযোগ দেওয়া উচিত। এমন একটি টাইপ, সাইজ এবং ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করবেন না যা পড়া কঠিন এবং বড় অক্ষর এড়িয়ে চলুন। সাইবার স্পেসে, বড় অক্ষর রাগ বোঝায়।
ধাপ 4. একটি সমাপনী শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত করুন - শুধু ইমেইল শেষ করবেন না।
একটি সমাপনী অভিবাদন যেমন "শুভেচ্ছা" বা অন্য উপযুক্ত শুভেচ্ছা ব্যবহার করা যেতে পারে।
আপনার ইমেলের সাথে মেলে এমন একটি সমাপনী শুভেচ্ছা বেছে নেওয়া উচিত। আপনি অবশ্যই একটি ব্যবসায়িক ইমেলের শেষে "শুভেচ্ছা" লিখতে চান না কারণ এটি অসভ্য হবে, তাই না?
পদক্ষেপ 5. স্বাক্ষর যোগ করুন।
এমনকি যদি আপনার ইমেল ঠিকানাটি আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেইলে আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত করে, তবুও আমরা আপনাকে যে কোনও ইমেল পাঠানোর জন্য একটি স্বাক্ষর ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। আপনি আপনার স্বাক্ষরে প্লেইন টেক্সট বা ছবি (যেমন লোগো, ব্র্যান্ড ইত্যাদি) ব্যবহার করতে পারেন।
আপনি স্বাক্ষর তৈরি করতে যে ওয়েব ইমেইল ক্লায়েন্ট বা পরিষেবা প্রদানকারী ব্যবহার করেছেন তাতে "স্বাক্ষর" বিকল্পটি ব্যবহার করুন।
পরামর্শ
- আপনার ইমেল ফরম্যাট করা ছাড়াও, আপনার একটি উপযুক্ত ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা উচিত। "[email protected]" এর মাধ্যমে আপনার শৈশবের বন্ধুকে ইমেল করা এখনও ঠিক আছে, কিন্তু আপনার বসকে ব্যবসায়িক ইমেল পাঠানোর জন্য আপনার সেই ইমেলটি ব্যবহার করা উচিত নয়।
- ইমেইল লেখার সময় ভালো ইন্টারনেট শিষ্টাচার ব্যবহার করুন। অজানা পরিচিতিগুলিতে স্প্যাম ইমেল বা বার্তা পাঠাবেন না।
- একই প্রাপকের কাছে একাধিক বার্তা পাঠানো থেকে বিরত রাখার জন্য পাঠানোর আগে আপনার ইমেলটি দুবার চেক করুন। আপনি যদি একাধিক ইমেল পাঠান, আপনার বার্তাগুলি স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত হতে পারে।
