আপনি যে কমিটির সদস্য, সেই কমিটির সচিব নির্বাচিত বা নিযুক্ত হয়েছেন। নিরাপদ! আপনি কিভাবে মিনিট তৈরি, প্রস্তুত এবং উপস্থাপন করতে জানেন? আইনসভার "রবার্টস রুলস অফ অর্ডার" অনুসরণ করা হোক বা কম আনুষ্ঠানিক সেটিংয়ে মিনিট সময় লাগুক, এখানে অনুসরণ করার গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতিগুলি রয়েছে।
ধাপ
4 এর প্রথম অংশ: প্রাথমিক প্রস্তুতি
ধাপ 1. আপনার প্রতিষ্ঠানের মিটিং নীতিগুলি বুঝুন।
যদি সচিব আনুষ্ঠানিক মিনিট সময় নেবেন বলে আশা করা হয়, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন যে গ্রুপটি রবার্টের আদেশের নিয়ম বা অন্যান্য নির্দেশিকা অনুসরণ করে কিনা। আরও অনানুষ্ঠানিক পরিবেশে, মিনিটগুলিতে কী অন্তর্ভুক্ত করা দরকার বা কীভাবে সেগুলি ব্যবহার করা হবে তা জিজ্ঞাসা করুন।
- নোট গ্রহণকারী হিসাবে, আপনাকে অর্ডার পৃষ্ঠার সম্পূর্ণ নিয়মগুলির সাথে পরিচিত হতে হবে না। যাইহোক, বইয়ের একটি কপি পাওয়া (অথবা চেয়ারপারসনের কাছ থেকে ধার নেওয়া) নির্দিষ্ট প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য উপকারী হতে পারে।
- আপনার ভূমিকা ভালভাবে বুঝুন। কয়েকজন সচিব যারা মিনিট নিয়েছেন তারা মিটিংয়ে অংশ নেননি, অন্যরা মিনিট নিয়েছেন এবং আলোচনায় অবদান রেখেছেন। উভয় ক্ষেত্রে, সচিব এমন কেউ হওয়া উচিত নয় যার অন্য একটি প্রাথমিক ভূমিকা আছে, যেমন মিটিং লিডার বা ফ্যাসিলিটেটর।
ধাপ 2. আগে থেকেই টেমপ্লেট প্রস্তুত করুন।
প্রতিটি মিটিং মিনিট একই তথ্য অনেক থাকবে। টেমপ্লেটগুলি সহজ রেফারেন্সের জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিন্যাস তৈরি করে। নিম্নলিখিত তথ্যের জন্য স্পেস অন্তর্ভুক্ত করুন।
- প্রতিষ্ঠানের নাম.
- মিটিং টাইপ। এটি কি একটি সাপ্তাহিক বা বার্ষিক সভা, একটি ছোট কমিটির সভা, অথবা একটি বিশেষ উদ্দেশ্যে অনুষ্ঠিত একটি সভা?
- তারিখ, সময় এবং স্থান। সভার শুরু এবং শেষের জন্য জায়গা তৈরি করুন (খোলা এবং ভেঙে দেওয়া)।
- সভার চেয়ারপার্সন বা চেয়ারপারসনের নাম এবং সচিবের নাম (অথবা তাদের উত্তরসূরি)।
- "অংশগ্রহণকারীদের" এবং "অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমা" তালিকা। উপস্থিতি তালিকার জন্য এটি একটি অভিনব শব্দ। কোরাম পৌঁছেছে কিনা তা লক্ষ্য করুন (ব্যালটের জন্য পর্যাপ্ত সংখ্যক লোক)।
- আপনার স্বাক্ষরের জন্য জায়গা তৈরি করুন। নোট গ্রহণকারী হিসাবে, আপনার সর্বদা আপনার নোটগুলিতে স্বাক্ষর করা উচিত। আপনার প্রতিষ্ঠানের নীতি অনুযায়ী মিনিট অনুমোদিত হলে অতিরিক্ত স্বাক্ষরের প্রয়োজন হতে পারে।
- একটি এজেন্ডা বই, যদি পাওয়া যায়। যদি চেয়ার বা মিটিং ফ্যাসিলিটেটর আপনাকে একটি এজেন্ডা খসড়া করতে না বলে, তাহলে অনুরোধের ভিত্তিতে এটি পাওয়া উচিত। রেফারেন্সের জন্য একটি এজেন্ডা থাকা আপনাকে মিটিং মিনিট সাজাতে সাহায্য করবে।
ধাপ your। আপনার নোটবুক বা ল্যাপটপটি সাথে নিন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি যা আনেন তা আপনার জন্য আরামদায়ক। যদি আপনি ঘন ঘন নোট নিতে যাচ্ছেন, এই উদ্দেশ্যে একটি নোটবুক রাখুন, অথবা আপনার কম্পিউটারে একটি ফোল্ডার তৈরি করুন।
- আপনি যদি আগের কোনো মিটিং -এর জন্য মিনিট সময় নেন যা অনুমোদিত হয়নি, সেগুলি আপনার সাথে নিয়ে যান।
- যদিও একটি অডিও রেকর্ডার আপনাকে মিনিট পরে প্রতিলিপি করতে সাহায্য করতে পারে, সেগুলি মিনিটের বিকল্প নয়। যদি আপনি একটি মিটিং রেকর্ড করছেন, নিশ্চিত করুন যে উপস্থিত সবাই একমত এবং একটি শব্দ-প্রতি-শব্দ প্রতিলিপি তৈরি করার প্রলোভনে পরাজিত হবেন না।
- শর্টহ্যান্ড শেখা নোট গ্রহণের গতি বাড়াবে, কিন্তু নোট নেওয়ার জন্য আপনাকে প্রতিটি শব্দ লিখতে হবে না। আসলে, আপনার এটি এড়ানো উচিত।
- যদি আপনাকে কোনো মিটিংয়ে জনসমক্ষে মিনিট নিতে বলা হয়, তাহলে একটি OHP বা উপস্থাপনা বোর্ড ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি কালি ম্লান না করে পরে বাড়িতে নোট নিতে পারেন যাতে আপনি আপনার নোটগুলি টাইপ করতে শর্টহ্যান্ড টাইপিং ব্যবহার করতে পারেন।
4 এর অংশ 2: মিটিং মিনিট তৈরি করা
পদক্ষেপ 1. উপস্থিতি তালিকা ভাগ করুন।
যত তাড়াতাড়ি সবাই উপস্থিত হয়, লোকদের তাদের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য লেখার জন্য পর্যাপ্ত জায়গা সহ একটি কাগজ (বৃহত্তর মিটিংয়ের জন্য আরও) হস্তান্তর করুন। আপনার টেমপ্লেটের অংশগ্রহণকারীদের তালিকা বিভাগ পূরণ করার জন্য আপনি মিটিংয়ের পরে এই কাগজটি ব্যবহার করতে পারেন, অথবা এই তালিকাটি আপনার সমাপ্ত মিনিটে পেস্ট করুন।
যদি আপনি উপস্থিত বিপুল সংখ্যক লোকের সাথে পরিচিত না হন, একটি বসার চার্ট স্কেচ করুন এবং যখন আপনি প্রত্যেককে নিজেদের পরিচয় দিতে বলুন তখন এটি পূরণ করুন। আপনি আপনার মিনিট লেখার সময় এই চার্টশিটটি প্রস্তুত রাখুন যাতে আপনি যখনই সম্ভব মানুষের নামে নাম দিতে পারেন (যেমন নিচে আলোচনা করা হয়েছে)।
পদক্ষেপ 2. উপলব্ধ টেমপ্লেটগুলিতে যতটা সম্ভব পূরণ করুন।
মিটিং শুরু হওয়ার জন্য অপেক্ষা করার সময়, সংস্থার নাম, সভার তারিখ এবং স্থান এবং সভার ধরণ (সাপ্তাহিক বোর্ড সভা, বিশেষ কমিটির সভা ইত্যাদি) নোট করুন। যখন মিটিং শুরু হয়, শুরুর সময়টি লক্ষ্য করুন।
- যদি আপনার কোন টেমপ্লেট না থাকে, তাহলে আপনার নোটের উপরে এই তথ্যটি নোট করুন।
- যদি কোন বিশেষ উদ্দেশ্যে বা ইভেন্টের জন্য মিটিং অনুষ্ঠিত হয়, তাহলে সদস্যদের জানানোর জন্য পাঠানো বিজ্ঞপ্তিগুলি সংরক্ষণ করুন। কপি করার পরে আপনাকে এটি নোটের মধ্যে পেস্ট করতে হবে।
পদক্ষেপ 3. প্রথম গতির ফলাফল রেকর্ড করুন।
বেশিরভাগ আনুষ্ঠানিক সভা একটি এজেন্ডা গ্রহণের প্রস্তাব দিয়ে শুরু হবে, তাই এই পদক্ষেপটি উদাহরণ হিসাবে ব্যবহার করা হবে। যদি মিটিংটি অন্য গতিতে শুরু হয়, তবে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড করতে ভুলবেন না:
- গতির শুরুর জন্য উপযুক্ত শব্দ হল "আমি একটি প্রস্তাব করি।" এটি সাধারণত বাক্যগুলির জন্য যেমন "আমি এই এজেন্ডা গ্রহণের প্রস্তাব দিই।"
- প্রস্তাবকারীর নাম (প্রস্তাব দাখিলকারী ব্যক্তি)।
- ভোটের ফলাফল। যদি ভোট সফল হয়, "গৃহীত গৃহীত" লিখুন। যদি এটি ব্যর্থ হয়, "গতি প্রত্যাখ্যাত" লিখুন।
- আপনি যদি এটি সঠিকভাবে রেকর্ড করতে না পারেন তবে আপনি লিখিতভাবে একটি দীর্ঘ প্রস্তাব জমা দিতে পারেন। যদি এটি পুনরাবৃত্তি করা হয়, তাহলে বৈঠকের পাশে জিজ্ঞাসা করুন যে এই কাগজে মোশন জমা দেওয়ার জন্য নির্দিষ্ট সংখ্যক শব্দের সাথে গতির জন্য সরকারী নীতি তৈরি করা যায় কিনা।
- আপনি যদি এজেন্ডার খসড়া তৈরি করেন, তাহলে আপনি এই প্রস্তাবের প্রবক্তা এবং মিনিটস সচিব হতে পারেন। এটা হতে পারে; যতক্ষণ পর্যন্ত আপনি বস্তুনিষ্ঠ থাকবেন ততক্ষণ আপনার নিজের স্টান্ট রেকর্ড করতে কোন সমস্যা হবে না।
ধাপ 4. মিটিং জুড়ে অন্যান্য গতি রেকর্ড করুন।
পুরো আলোচনা মনোযোগ দিয়ে শুনুন, কিন্তু (অন্যথায় নির্দেশ না দিলে!) এটি রেকর্ড করবেন না। যখন একটি নতুন গতি তৈরি করা হয়, প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড করুন।
- মনে রাখবেন, প্রতিটি গতিতে অবশ্যই গতির সঠিক শব্দ, প্রস্তাবকের নাম এবং ভোটের ফলাফল অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
- ব্যালটে যাওয়ার আগে কিছু মোশনের প্রস্তাবের প্রবক্তাদের প্রয়োজন হয়। যদি কেউ বলে "আমি এই গতি সমর্থন করি" বা অনুরূপ শব্দ, একজন সমর্থক হিসাবে সেই ব্যক্তির নাম নোট করুন।
- যদি আপনি প্রস্তাবকারীর নাম না জানেন বা প্রস্তাবটি পুনরাবৃত্তি করার প্রয়োজন হয় তবে সভায় ভদ্রভাবে বাধা দিন। ছোটখাটো বাধাগুলিকে ন্যায্যতা দেওয়ার জন্য সঠিকভাবে তথ্য রেকর্ড করা গুরুত্বপূর্ণ।
- যদি একটি গতি সংশোধন করা হয়, কেবল আপনার নোটগুলিতে গতির শব্দ পরিবর্তন করুন। যদি পরিবর্তনটি বিতর্কিত না হয় এবং দীর্ঘ আলোচনার সূত্রপাত না হয়, তাহলে বৈঠকে পরিবর্তনটি ঘটেছে তা লক্ষ করার দরকার নেই।
পদক্ষেপ 5. প্রতিবেদনটি শুনুন এবং প্রতিবেদনের একটি অনুলিপি পান।
যখনই একটি রিপোর্ট, নিউজ বুলেটিন, বা অনুরূপ আইটেম জোরে জোরে পড়া হয়, রিপোর্টের শিরোনাম এবং যে ব্যক্তি এটি পড়ে (অথবা যে কমিটিটি খসড়া তৈরি করেছিল তার নাম) নোট করুন। যদি একটি গতি সংযুক্ত থাকে, তাহলে এটি রেকর্ড করুন যেমনটি আপনি অন্য কোন গতিতে করেন।
- মিটিং শেষে রিপোর্টের একটি কপি পাওয়া সবচেয়ে ব্যবহারিক। সভার পরে পাঠক বা মিটিং লিডার (চেয়ারম্যান বা সভাপতি) থেকে একটি কপি অনুরোধ করার জন্য একটি নোট করুন। আপনি পূর্বে কপি করা মিনিট পর্যন্ত প্রতিটি প্রতিবেদনের একটি অনুলিপি সংযুক্ত করবেন।
- যদি একটি কপি পাওয়া না যায়, আসল কোথায় সংরক্ষিত আছে তার একটি নোট তৈরি করুন। সভার পরে আপনাকে এই তথ্যের জন্য অনুরোধ করতে হতে পারে।
- যদি সদস্যরা একটি মৌখিক প্রতিবেদন তৈরি করে (এবং একটি নথি থেকে পড়ছে না), প্রতিবেদনের একটি সংক্ষিপ্ত এবং বস্তুনিষ্ঠ সারাংশ লিখুন। কথায় কথায় বিশেষ বিবরণ বা স্পিকার উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
পদক্ষেপ 6. গৃহীত বা প্রদত্ত ক্রিয়াগুলি রেকর্ড করুন।
এর মধ্যে রয়েছে অতীতের মিটিংয়ের কাজগুলির বিরুদ্ধে "চেকিং", সেইসাথে নতুন কর্ম। কাউকে চিঠি লেখার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে? তাদের নাম এবং নির্দেশাবলী লিখুন।
- আপনার সভা কতটা আনুষ্ঠানিক তার উপর নির্ভর করে, এই ক্রিয়াকলাপগুলির মধ্যে অনেকগুলি "গতি" বিভাগে পড়ে। কম আনুষ্ঠানিক মিটিংগুলির জন্য, আপনাকে এমন সিদ্ধান্তগুলিতে নজর রাখতে হতে পারে যা খুব স্পষ্ট নয়।
- যদি কোনো সিদ্ধান্তের পিছনে কারণগুলির একটি সংক্ষিপ্ত গতি অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 7. সব নির্দেশ এবং সিদ্ধান্ত পয়েন্ট রেকর্ড।
যখনই পদ্ধতিতে কোন আপত্তি প্রবেশ করা হয়, তখন আপত্তি এবং তার ভিত্তি, সেইসাথে চেয়ার কর্তৃক প্রদত্ত পূর্ণ সিদ্ধান্ত লিপিবদ্ধ করুন।
রবার্টের রুলস অব অর্ডার, অভ্যন্তরীণ সাংগঠনিক নিয়ম, বা কোম্পানির প্রোটোকলের রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
ধাপ 8. শুধুমাত্র অনুরোধ করা হলে, আলোচনার সারাংশ রেকর্ড করুন।
আনুষ্ঠানিকভাবে, মিনিটগুলি "কী করা হয়েছিল", যা বলা হয়নি তা নয়। "যাইহোক, আপনার কাছে করা সমস্ত সংস্থা-নির্দিষ্ট অনুরোধগুলি পূরণ করুন।
- আলোচনা রেকর্ড করার সময়, যতটা সম্ভব উদ্দেশ্যমূলক হন। কংক্রিট পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত করুন, মতামত নয়, এবং বিশেষণ এবং ক্রিয়াপদের ব্যবহার কম করুন। শুষ্ক, বাস্তব এবং বিরক্তিকর লেখা আপনার লক্ষ্য!
- আলোচনার সারাংশে মানুষের নাম উল্লেখ করবেন না। এটি গরম তর্কের ক্ষেত্রে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যা সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে।
ধাপ 9. মিটিং শেষে বন্ধ করুন।
মিটিং বাতিল হওয়ার সময় রেকর্ড করুন। প্রতিবেদনের একটি কপি চাইতে ভুলবেন না অথবা কাউকে আপনার কাছে পাঠানোর জন্য মনে করিয়ে দিন।
আপনি কিছু মিস করেছেন কিনা বা আপনার ব্যাখ্যা প্রয়োজন কিনা তা দেখতে আপনার নোটগুলি স্ক্যান করুন। আপনার যদি কাউকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার প্রয়োজন হয়, তাহলে তারা চলে যাওয়ার আগে এটি করুন।
4 এর মধ্যে 3 য় অংশ: কপি করা মিনিট
পদক্ষেপ 1. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এই প্রক্রিয়াটি শুরু করুন।
সভার পরে অবিলম্বে অফিসিয়াল মিনিট কপি করা ভাল, যখন ইভেন্টগুলি এখনও আপনার স্মৃতিতে তাজা।
ধাপ 2. আপনার মিটিং মিনিট টাইপ করার জন্য একটি কম্পিউটার ব্যবহার করুন।
আপনি সম্ভবত এটি করেছেন যদি আপনি একটি মিটিংয়ে আপনার ল্যাপটপ ব্যবহার করেন। আপনার নোটগুলি সংরক্ষণ করুন এবং কয়েক মিনিটের জন্য একটি নতুন নথি তৈরি করুন যাতে আপনি আপনার নোট এবং নোটগুলি পাশাপাশি তুলনা করতে পারেন।
ধাপ ne. আপনার নোটগুলিকে পরিচ্ছন্ন অনুচ্ছেদে ফরম্যাট করুন।
প্রতিটি নতুন গতি, সিদ্ধান্ত, বা নির্দেশ বিন্দু একটি পৃথক অনুচ্ছেদে অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক। যখন আপনি ফর্ম্যাটটি তৈরি করবেন, আপনি যাচাই করুন:
- সঠিক বানান এবং ব্যাকরণ ব্যবহার করুন। প্রয়োজনে বানান পরীক্ষক ব্যবহার করুন।
- প্রতিবেদন জুড়ে একই ধরনের ভাষা ব্যবহার করুন। অতীত কাল বা বর্তমান কাল ব্যবহার করুন, কিন্তু তাদের একই নথিতে কখনো পরিবর্তন করবেন না।
- যতটা সম্ভব বস্তুনিষ্ঠভাবে লিখুন। আপনার মতামত মিনিট থেকে অনুমান করা উচিত নয়। আপনি প্রত্যেকের ব্যবহারের জন্য একটি উদ্দেশ্যমূলক রেকর্ড তৈরি করার চেষ্টা করছেন।
- সহজ এবং সুনির্দিষ্ট ভাষা ব্যবহার করুন। অস্পষ্ট ভাষা নির্দিষ্ট শব্দ দিয়ে প্রতিস্থাপন করা উচিত। ফুলের বর্ণনা পুরোপুরি বাদ দেওয়া উচিত।
- শুধু গৃহীত পদক্ষেপের তালিকা করুন, আলোচনা নয়। যদি আপনি একটি আলোচনা রেকর্ড করতে বলা না হয়, আপনি কি উপর ফোকাস করা উচিত সম্পন্ন, কি না বলেন.
- সহজ রেফারেন্সের জন্য পৃষ্ঠা নম্বর প্রদান করুন।
ধাপ 4. সদস্যদের সাথে আপনার খসড়া মিনিট শেয়ার করুন।
উপস্থিতি তালিকায় যোগাযোগের তথ্য ব্যবহার করে প্রতিটি সদস্যকে একটি কপি পাঠান। আপনার যদি তাদের যোগাযোগের তথ্য না থাকে, তাহলে মিটিং লিডার তাদের সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হবেন।
পদক্ষেপ 5. অনুমোদনের জন্য আপনার মিনিট আনুন।
পরবর্তী সভায় আপনাকে জোরে জোরে মিনিটগুলি পড়তে এবং অনুমোদনের জন্য জমা দিতে বলা হতে পারে। যদি গতি সফল হয়, মিনিটগুলি গৃহীত হয় তা চিহ্নিত করুন।
- যদি গ্রহণ করার আগে মিনিটগুলি ন্যায়সঙ্গত হয়, নথিতে পরিবর্তনগুলি রেকর্ড করুন এবং শেষে নির্দেশ করুন যে মিনিটগুলি সংশোধন করা হয়েছে। সংশোধনটি বিশেষভাবে বর্ণনা করবেন না।
- যদি সেগুলি পাওয়ার পর কয়েক মিনিট সংশোধন করার জন্য একটি প্রস্তাব করা হয়, তাহলে প্রাসঙ্গিক মিনিটে গতির সঠিক শব্দাবলী অন্তর্ভুক্ত করুন এবং প্রস্তাবটি অনুমোদিত হয়েছে কি না।
4 এর 4 অংশ: মিটিং মিনিট টেমপ্লেট ব্যবহার করা
ধাপ 1. মিটিং টেমপ্লেট একত্রীকরণ সাইটে যান।
এই রেডিমেড টেমপ্লেট আপনাকে নোট গ্রহণের ত্রুটি রোধ করার সময় সভার মিনিট প্রস্তুতির সময় বাঁচাতে সাহায্য করবে।
পদক্ষেপ 2. এই সাইটগুলি অন্বেষণ করার জন্য কিছু সময় নিন।
অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন এবং আপনার জন্য সেরা বিকল্পটি খুঁজে পেতে উপলব্ধ বিকল্পগুলি অন্বেষণ করুন।
যদি আপনার একটি বিশেষ টেমপ্লেট প্রয়োজন হয়, সাধারণ বা স্ট্যান্ডার্ড উদাহরণস্বরূপ, সাইটটি ব্রাউজ করুন যাতে আপনার নির্দিষ্ট চাহিদার সাথে খাপ খায় তাহলে "ডাউনলোড" বা "টেমপ্লেট ব্যবহার করুন" বোতামে ক্লিক করে ডাউনলোড করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি সহজে খুঁজে পেতে পারেন যাতে আপনি এটি হারান না।
ধাপ 3. টেমপ্লেট ফাইলটি খুলুন।
একবার ডাউনলোড হয়ে গেলে, জিপ ফাইলটি খুলুন এবং তারপরে এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা এক্সেল দিয়ে খুলুন। সর্বোচ্চ মানের টেমপ্লেট পেতে এবং এটি ব্যবহার করা সহজ করতে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের সর্বশেষ সংস্করণ ব্যবহার করুন। সর্বশেষ সংস্করণ ব্যবহার করলে আপনার কাজ সহজতর হবে যখন আপনি নতুন বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারবেন।
ধাপ 4. টেমপ্লেটের মাথায় কোম্পানির লোগো এবং কপিরাইট চিহ্ন যুক্ত করুন।
নমুনা লোগো সরান, কিন্তু টেমপ্লেট উৎস সাইট ব্যবহারের শর্তাবলী পড়তে ভুলবেন না। আপনি অপ্রয়োজনীয় আইনি ঝামেলার সম্মুখীন হতে চান না, তাই না?
ধাপ 5. শিরোনাম পরিবর্তন করুন।
শিরোনাম বিভাগে, "মিটিং/গ্রুপ" শব্দটি হাইলাইট করুন তারপর আপনার মিটিং মিনিটের জন্য একটি শিরোনাম টাইপ করুন।
পদক্ষেপ 6. থিম পরিবর্তন করুন (alচ্ছিক)।
মিটিংয়ের মিনিটগুলিকে আরও সুন্দর এবং পেশাদারী করার জন্য, রঙ পরিবর্তন করা বা আগে থেকে তৈরি থিম বেছে নেওয়ার কথা বিবেচনা করুন। কৌশলটি সহজ, "পৃষ্ঠা বিন্যাস" অনুসন্ধান করুন তারপর "রং এবং থিম" বিভাগটি খুলুন। এই বিভাগে, আপনি টেমপ্লেটের চেহারা সেট করতে পারেন। এমনকি আপনি কোম্পানির লোগোর রঙের সাথে মিলিয়ে রঙটি কাস্টমাইজ করতে পারেন।
ধাপ 7. টেমপ্লেটের অংশগুলির নাম দিন।
টেমপ্লেটে বেশ কয়েকটি বিভাগ থাকা উচিত। আপনার আরো বা কম প্রয়োজন হতে পারে, অথবা আপনি নামটি সত্যিই পছন্দ করেন না। আপনি আপনার নির্দিষ্ট মিটিংয়ের প্রয়োজন অনুসারে এটি পরিবর্তন করতে পারেন।
ধাপ this। এই টেমপ্লেটটি আপনার ল্যাপটপে সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি এটিকে মিটিং এর মিনিট নিতে পারেন।
আপনি যদি এখনও মাইক্রোসফট অফিস ব্যবহার করেন, তাহলে এই কাজটি করা সহজ এবং দ্রুত হবে। আপনার আগের চেয়ে আরও নিয়মিত এবং নির্ভুলভাবে সভায় যোগ দিতে সক্ষম হওয়া উচিত। বিকল্পভাবে, আপনি একটি টেমপ্লেট প্রিন্টও করতে পারেন এবং হাতে হাতে মিনিট লিখতে পারেন। যাইহোক, বিভাগগুলি যথেষ্ট প্রশস্ত করতে ভুলবেন না যাতে আপনি যতটা প্রয়োজন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
ধাপ 9. আপনার টেমপ্লেট চেক করুন।
নিরাপদ! আপনি মিটিং মিনিট টেমপ্লেট তৈরি করা শেষ করেছেন। মিটিংয়ের সময় আপনার উত্পাদনশীলতা এবং কাজের নির্ভুলতা উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত হওয়া উচিত যেহেতু আপনার কাছে মিটিং নোট সংগঠিত করার জন্য একটি গাইড টেমপ্লেট রয়েছে। অন্য যেকোনো কাজের মতো, টেমপ্লেটে বিস্তারিত পড়ুন যাতে কিছু অনুপস্থিত থাকে বা পরিষ্কার না হয়। একবার আপনি নিশ্চিত হয়ে নিন যে সবকিছু ঠিক আছে, এই টেমপ্লেটটি ব্যবহার করা যেতে পারে এবং আপনি আপনার পরবর্তী সভার জন্য আরও ভালভাবে প্রস্তুত হবেন।
পরামর্শ
- মিটিং শেষ হওয়ার সাথে সাথে আপনার মিনিট টাইপ করুন। ইভেন্টগুলি আপনার স্মৃতিতে তাজা থাকা অবস্থায় এটি করা ভাল। এটা গুরুত্বপূর্ণ যে অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব অ্যাকশন আইটেমের একটি অনুলিপি পান।
- যতটা সম্ভব মিটিং লিডারের কাছাকাছি বসুন। এটি আপনাকে সবকিছু শোনার অনুমতি দেবে এবং আপনার কণ্ঠ না বাড়িয়েই ব্যাখ্যা চাইবে।
- লোকদের তাদের গতি রেকর্ড করতে বলুন যাতে আপনাকে ঘটনাস্থলে রেকর্ড করতে না হয়।
- একটি নিরাপদ ফাইলে মিনিট রাখুন।
বাধা দিতে ভয় পাবেন না এবং যে কোন সময় ব্যাখ্যা চাইতে।
- নোট খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই রেকর্ডগুলি রাখা হয় এবং ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। যখন আইনি বিষয়গুলির কথা আসে, উদাহরণস্বরূপ, কারো খ্যাতি আপনার মিনিটের উপর নির্ভর করতে পারে।
- রবার্টস রুলস অব অর্ডারের বিভাগগুলি পড়ুন, বিশেষ করে সেক্রেটারিয়াল পেশার বিভাগ।
- কথা বলার সময় গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো লিখে রাখুন। যদি একই বিষয় দুইবার উত্থাপিত হয়, তাহলে তাদের একসাথে গ্রুপ করবেন না।
সতর্কবাণী
- মিনিটের মধ্যে খুব বেশি বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করবেন না। এমনকি যদি আপনাকে একটি আলোচনা রেকর্ড করতে বলা হয়, এটি যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি রাখুন। তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি রেকর্ড করার জন্য নিজেকে সীমাবদ্ধ করুন বা অপ্রয়োজনীয় বিবরণ দিয়ে মিনিট পূরণ করে আপনি অভিভূত হবেন।
- নোট গ্রহণকারীর ব্যক্তিগত ব্যাখ্যা এবং অনুভূতিগুলি নোটগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়।
- যদি মিটিংয়ের একটি অংশ অ্যাটর্নি-ক্লায়েন্টের গোপনীয়তার বিভাগে পড়ে, করো না সেই অংশটি রেকর্ড করুন। উল্লেখ্য, "পরামর্শদাতা জানান যে এই আলোচনায় অ্যাটর্নি-ক্লায়েন্টের গোপনীয়তা রয়েছে। এই আলোচনাটি রেকর্ড করা হয়নি।"
- যদি আপনাকে আইনজীবী এবং ক্লায়েন্টদের মধ্যে গোপনীয় আলোচনা রেকর্ড করতে বলা হয়, তাহলে "ভিন্ন" মিনিট করুন এবং তাদের নিয়মিত মিনিট থেকে আলাদা রাখুন। গোপনীয় চিহ্নিত করুন এবং নথিতে কার অ্যাক্সেস আছে তা স্পষ্ট করুন।
