পরিচিতি চিঠিগুলি ব্যবসায়িক যোগাযোগে সর্বাধিক ব্যবহৃত হয়, যোগাযোগ স্থাপন, তথ্য অনুরোধ, অথবা একটি নতুন পণ্য বা পরিষেবার একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ তৈরি করতে। সাধারণত, আপনি এমন কাউকে একটি প্রাথমিক চিঠি লিখছেন যা আপনি ব্যক্তিগতভাবে জানেন না, যা অনুভূতি বা শৈলীর দিক থেকে এটি কিছুটা কঠিন করে তোলে। যাইহোক, আপনি আপনার চিঠিকে সংক্ষিপ্ত, সুস্পষ্ট এবং আপনার কাঙ্ক্ষিত ভূমিকা হিসাবে কার্যকর করতে সাহায্য করার জন্য কয়েকটি দ্রুত টিপস শিখতে পারেন।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: প্রস্তাবনা লেখা
ধাপ 1. যখনই সম্ভব আপনার নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে আপনার চিঠির ঠিকানা দিন।
প্রারম্ভিক চিঠিটি যথাসম্ভব ভালভাবে সম্বোধন করা উচিত যে কেউ এটি পড়বে। আপনি যদি একটি সাধারণ অ্যাকাউন্ট বা নিয়োগকারী সংস্থায় পাঠাচ্ছেন এবং অনিশ্চিত হন, তাহলে "সমস্ত সংশ্লিষ্ট" বা নিয়োগের ব্যবস্থাপক বা নির্দিষ্ট শিরোনামধারীর কাছে চিঠি পাঠানো ঠিক আছে।
আপনার অবস্থান, শিরোনাম বা ভূমিকা এবং চিঠি লেখার কারণ উল্লেখ করে আপনার চিঠি শুরু করুন। সাধারণত আপনাকে চিঠিতে আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত করতে হবে না কারণ আপনার নাম স্বাক্ষরে থাকবে।
পদক্ষেপ 2. স্পষ্টভাবে আপনার লক্ষ্যগুলি বলুন।
আপনাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব চিঠি লেখার কারণ জানাতে হবে। আপনি কি চান? তুমি চিঠি লিখলে কেন? যদি এই ধরনের প্রশ্নগুলি কখনও কোনও বস বা কোম্পানির মনে আসে, তবে সম্ভাবনা হল যে আপনার চিঠিটি একটি ইন্টারভিউ কল পাওয়ার পরিবর্তে আবর্জনায় পড়ে গেছে।
শিকার বন্ধ করুন: "আমি একটি নতুন আর্থিক তত্ত্বাবধায়ক শূন্যপদের বিষয়ে জিজ্ঞাসা করার জন্য লিখছি" অথবা "আমার কোম্পানি সম্প্রতি প্রকাশিত একটি নতুন পণ্য বৈশিষ্ট্য বর্ণনা করতে লিখছি" প্রথম বাক্যগুলির মধ্যে একটি হতে সত্যিই কার্যকর উদ্দেশ্য বিবৃতি। চিঠি
পদক্ষেপ 3. চিঠির জন্য একটি উপযুক্ত অনুভূতি বা স্টাইল তৈরি করুন।
একটি প্রারম্ভিক চিঠি লেখার সময়, এটি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং উপযুক্ত শৈলী যা অদ্ভুত শোনাচ্ছে বা খুব নমনীয় বা প্রযুক্তিগত বলে মনে করা ভাল। একটি প্রারম্ভিক চিঠির জন্য, আপনার চিঠিটি পেশাদার হওয়া উচিত, তবে ঠান্ডা বা শক্ত নয়। সামগ্রিক বিষয়বস্তু পেশাদার রাখার সময় চিঠিতে মানুষের উষ্ণতার একটি উপাদান অন্তর্ভুক্ত করা প্রয়োজন।
- একটি সাধারণ ভুল যা অনভিজ্ঞ লেখকরা করে থাকেন তা হল মরিয়া হয়ে সংক্ষিপ্ত বিবরণ এড়ানোর চেষ্টা করা যা এই ধারণাটি সৃষ্টি করে যে চিঠিটি অনুবাদ, লিখিত চিঠি নয়। সংক্ষিপ্তকরণ/সংকোচন ব্যবহার করুন, এটি কথোপকথনের মতো তরল হতে দিন, তবে এখনও পেশাদার। চিঠিটি আপনাকে প্রতিনিধিত্ব করতে দিন।
- থিসরাস/ডিকশনারিতে সাধারণভাবে ব্যবহৃত শব্দের পরিবর্তে স্মার্ট শব্দ করার চেষ্টা করবেন না। এটি কোনো মাস্টারের থিসিস নয়, একটি পরিচিতি পত্র। সুনির্দিষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত শব্দ ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 4. একটি ব্যক্তিগত সংযোগ তৈরি করুন।
আপনি কীভাবে চাকরি, শূন্যপদ, বা আপনি যে কোম্পানিটি খুঁজছেন সে সম্পর্কে কীভাবে জানতে পেরেছেন তা ব্যাখ্যা করুন এবং একটি সংযোগ তৈরি করুন। একটি ভূমিকা চিঠি পড়ার সময়, নিয়োগকর্তা বা নিয়োগকারী সমন্বয়কারীর একটি স্পষ্ট ছবি থাকতে হবে যে আপনি কে, আপনি কেন চাকরি চান, এবং আপনি চাকরির জন্য উপযুক্ত কিনা। যদি এই সংযোগটি যথেষ্ট শক্তিশালী হয়, তাহলে আপনাকে একটি সাক্ষাৎকারের জন্য ডাকা হবে এবং এটি আপনাকে চাকরির সুযোগ দেবে।
আপনার যদি কোম্পানির জন্য কাজ করে এমন কারও সাথে আপনার সংযোগ থাকে বা আপনাকে এমনকি আবেদন করার জন্য উল্লেখ করা হয়, অথবা আপনি যদি এমন কাউকে চেনেন যিনি আপনার এজেন্সির কাছ থেকে তাদের কাজে সহায়তা পেয়েছেন, তবে চিঠির মধ্যে থেকে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়া ভাল। এটি কারও স্মৃতি জাগিয়ে তুলতে পারে ("ওহ, এই সেই ব্যক্তি যার কথা বলছিল জোকো!"), অথবা শুরু থেকেই তাদের মনে রাখতে।
3 এর 2 অংশ: একটি চিঠির বিষয়বস্তু লেখা
ধাপ 1. আবেদন করা অবস্থানের সাথে আপনার যোগ্যতা সংযুক্ত করুন।
আপনি যদি আপনার যোগ্যতা, যোগ্যতা বা চাকরি বা প্রকল্প পরিচালনা করার ক্ষমতা বর্ণনা করার চেষ্টা করছেন, তাহলে কয়েকটি বাক্যে একটি স্পষ্ট লিঙ্ক তৈরি করা এবং আপনার অভিজ্ঞতা কীভাবে এটি করার দক্ষতার সাথে সম্পর্কিত তা ব্যাখ্যা করা একটি ভাল ধারণা, এটি একটি নতুন পদ, স্থানান্তর, বা নতুন চাকরি। সম্পূর্ণ নতুন।
- চিঠির রেফারেন্সে নির্দেশিত ক্ষেত্র বা শিল্পে আপনার অভিজ্ঞতা বর্ণনা করুন। যদি আপনি পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে আপনার পরিচিতি চিঠি নির্দেশ করেছেন, এটি কোন ধরণের পেশাদার বা শিল্প ক্ষেত্রে মনোনিবেশ করবে। চিঠিটি আরও কার্যকর করার জন্য নির্দিষ্ট দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা।
- চাকরি চাওয়া চাকরির যোগ্যতা থাকার মতো নয়। যদি আপনার ভূমিকাতে আপনি ব্যাখ্যা করেন যে আপনি চাকরির ইন্টারভিউয়ের জন্য একটি কল পেতে চান কারণ আপনি মনে করেন যে আপনি সত্যিই উপযুক্ত, আপনার এটি পঞ্চাশ বার পুনরাবৃত্তি করার দরকার নেই। আপনার "সত্যিই এই চাকরির প্রয়োজন" লেখাটি আপনাকে মনোযোগ আকর্ষণকারী প্রার্থী করে না।
পদক্ষেপ 2. যতটা সম্ভব সুনির্দিষ্ট হন।
আপনি ব্যক্তিগতভাবে দেখা করতে পারেন এমন একটি সময় নির্ধারণ করুন, অথবা আপনার চিঠির উত্তরে আপনি পরে যা দেখতে চান তা প্রকাশ করুন। যদি আপনি একটি সাক্ষাৎকারে আপনার যোগ্যতা সম্পর্কে আরো কথা বলতে চান, শুধু তাই বলুন। আপনি যদি সত্যিই চাকরি চান, শুধু তাই বলুন। নিয়োগ প্রক্রিয়া, অথবা আপনার লিখিত আবেদন প্রক্রিয়া সম্পর্কে সবকিছু জানুন, তারপর প্রক্রিয়ার পরবর্তী পর্যায় সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন।
একটি নির্দিষ্ট কাজের স্তরের দিকে আপনার কভার লেটার ফোকাস করুন। চাকরির ধরন বা অবস্থানের কথা স্পষ্টভাবে বলা হবে না, তবে মনে রাখবেন চিঠিটি প্রাসঙ্গিক রাখতে আপনি কোন ধরনের ফলাফল খুঁজছেন।
ধাপ 3. আপনার জীবনবৃত্তান্তে ইতিমধ্যে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
একটি চিঠিতে উপাধি, সম্মান এবং বিখ্যাত নাম রাখা একটি খারাপ ধারণা। জীবনবৃত্তান্তে সহজে দৃশ্যমান তথ্যের পুনরাবৃত্তি করা চিঠির স্থান নষ্ট করছে। এমন তথ্য লিখবেন না যা দ্রুত এবং সহজে অন্যত্র সংগ্রহ করা যায়। আপনি নিজেকে বিক্রি করতে এবং সুযোগ তৈরি করতে লিখুন।
ধাপ 4. একটি ইন্টারভিউ কল পাওয়ার লক্ষ্যে লিখুন।
হয়তো আপনি শুধুমাত্র একটি চিঠির শক্তি থেকে চাকরি বা কিছু পাবেন না। চিঠি লেখা আপনাকে আপনার দোরগোড়ায় পৌঁছে দেবে, নিজেকে এবং আপনার যোগ্যতা প্রমাণ করার সুযোগ সেই ব্যক্তি বা কর্মচারী হিসেবে যা চিঠি পাঠকের প্রয়োজন। এই কারণে, সরাসরি কথা বলা, আপনার যোগ্যতার পাশাপাশি অবস্থানের সাথে আপনার সংযোগের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করা এবং প্রক্রিয়ার পরবর্তী পর্যায়ে আপনার কাজ করার জন্য এটি একটি ভাল ধারণা, এটি সাক্ষাত্কার বা অন্য নিয়োগের পর্যায় হোক।
সমাপনী বিভাগে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের পুনরাবৃত্তি করুন। আপনি একটি অভিবাদন দিয়ে চিঠি বন্ধ করার আগে, আপনি সরাসরি যা চান তা সংক্ষেপে পুনরাবৃত্তি করা একটি ভাল ধারণা।
3 এর অংশ 3: পুনর্বিবেচনা এবং পরিমার্জন চিঠি
পদক্ষেপ 1. আপনার চিঠিটি সংশোধন করুন এবং সংশোধন করুন।
একটি চিঠির খসড়া লেখার পরে, আপনার চিঠিটি পুনর্বিবেচনা করা এবং বাক্য কাঠামো থেকে এটি উন্নত করা প্রয়োজন। সব ভাল লেখক জানেন যে একটি কাজকে সংশোধন না করা পর্যন্ত শেষ বলা যাবে না। একবার আপনি চিঠি লেখা শেষ করলে, সবচেয়ে কঠিন অংশ শেষ হয়ে গেছে, কিন্তু এখনও এটিকে পরিমার্জিত এবং পরিমার্জিত করার সময় আছে।
- পুনর্বিবেচনা শুধু টাইপস মুছে ফেলা বা বানান ভুল সংশোধন করার চেয়ে বেশি। আপনার চিঠিটি আবার দেখুন এবং নিশ্চিত করুন যে বিষয় এবং ক্রিয়াটির মধ্যে একটি মিল আছে, অর্থ পরিষ্কার, এবং আপনার চিঠি তার উদ্দেশ্যপূর্ণ উদ্দেশ্য অর্জন করছে।
- একবার আপনি মনে করেন যে আপনার লেখা শেষ হয়ে গেছে, আপনি "শেষ গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলি" পরীক্ষা করা এবং অনুসন্ধান করা শুরু করতে পারেন, যার মধ্যে টাইপোস সংশোধন, বানান ভুল এবং আপনার চিঠির বিন্যাস অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
পদক্ষেপ 2. একটি সহজ এবং সংক্ষিপ্ত চিঠি তৈরি করুন।
সাধারণভাবে, একটি পরিচিতি পত্র পৃষ্ঠার সামনের অংশের চেয়ে বেশি বা 300 থেকে 400 শব্দের মধ্যে হওয়া উচিত নয়। কারণ যাই হোক না কেন, এমন একটি ভাল সুযোগ রয়েছে যে আপনি এমন কাউকে লিখছেন যাকে একটি নির্দিষ্ট দিনে প্রচুর কাগজ মোকাবেলা করতে হবে এবং তিনি একটি দীর্ঘ, অপ্রয়োজনীয় চিঠি দেখতে চান না। এটা লজ্জাজনক যে আপনার কঠোর পরিশ্রম আবর্জনার মধ্যে শেষ হয়েছে, তাই এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন। শুধুমাত্র আপনার চিঠির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য জানানোর চেষ্টায় মনোনিবেশ করুন।
ধাপ 3. চিঠিটি যেমন হওয়া উচিত তেমন ফর্ম্যাট করুন।
একটি নির্দিষ্ট ভূমিকা, মূল অনুচ্ছেদ, এবং একটি সংক্ষিপ্ত সমাপ্তি সমন্বিত, পৃষ্ঠায় যথাযথভাবে মুখস্থ হওয়া উচিত। আপনি যদি যোগাযোগের তথ্য বা শুভেচ্ছা ছাড়া একটি ছোট অনুচ্ছেদ লিখেন, তাহলে আপনি কাজটি পাবেন না, অথবা আপনি ভূমিকাতে পাবেন না।
- ভূমিকা চিঠির সংযুক্তি হিসাবে একটি উপযুক্ত সিভি বা জীবনবৃত্তান্ত অন্তর্ভুক্ত করুন। আবেদনের প্যাকেজে ভূমিকা চিঠি প্রথম হওয়া উচিত।
- ভাল যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। পরিচিতির চিঠির চূড়ান্ত সম্পাদনা করুন, নিশ্চিত করুন যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেছেন, সাধারণত লেটারহেডের উপরের ডান কোণে রাখা হয়েছে। একটি ইমেল ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং অন্যান্য মৌলিক যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 4. নোট সহ বিবেচনা করুন।
কিছু শিক্ষক ব্যবসায়িক চিঠি লেখেন এবং যোগাযোগ বিশেষজ্ঞরা চিঠিতে একটি নোট বা নোটের মধ্যে সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক বা জরুরি তথ্য যুক্ত করার পরামর্শ দেন। কারণটি হল যে এটি প্রায়শই একটি চিঠির আকারে কীভাবে যোগাযোগ প্রক্রিয়া করে সে ক্ষেত্রে এটি ভালভাবে কাজ করে। শেষে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রাখার পরিবর্তে, একটি গুরুত্বপূর্ণ নোট বা নোট আরও কার্যকর হতে পারে। যদিও এটি কারও কাছে অনানুষ্ঠানিক মনে হতে পারে, এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের উপর জোর দেওয়ার এবং আপনার চিঠিকে আলাদা করার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে।
