কীভাবে একটি ভাল চিঠি লিখতে হয় তা বোঝা একটি মৌলিক দক্ষতা যা বিভিন্ন ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা যেতে পারে, উভয় ক্ষেত্রেই ব্যবসা, শিক্ষাবিদ এবং ব্যক্তিগত সম্পর্কের ক্ষেত্রে। আপনি ইতিমধ্যেই জানেন যে, চিঠি হল যোগাযোগের একটি সাধারণ পদ্ধতি যা তথ্য, শুভেচ্ছা, অথবা কেবল চিঠির প্রাপকের প্রতি প্রেরকের স্নেহ বোঝাতে ব্যবহৃত হয়। কিভাবে একটি ভাল এবং সঠিক চিঠি লিখতে হয় তা জানতে, এই নিবন্ধটি পড়ার চেষ্টা করুন!
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখা
ধাপ 1. একটি আনুষ্ঠানিক স্বর চিঠি বা একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার সঠিক সময় বুঝুন।
সাধারণত, যাদের সাথে আপনার ব্যক্তিগত সম্পর্ক আছে তাদের পরিবর্তে আনুষ্ঠানিক চিঠিগুলি এমন ব্যক্তিদের উদ্দেশ্যে বলা হয় যাদের সাথে আপনার কেবল পেশাদার সম্পর্ক রয়েছে, যেমন ব্যবসায়িক সহযোগী বা নির্দিষ্ট সরকারী বিভাগ।
- তারপর, অফিসিয়াল চিঠি ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে টাইপ করা যেতে পারে, যেমন মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, ওপেন অফিস, অথবা টেক্সট এডিট, এবং তারপর পাঠানোর আগে মুদ্রণ করা যেতে পারে। যদি চিঠিটি অবিলম্বে গ্রহণ করা প্রয়োজন হয় বা প্রাপক যদি ইমেইল গ্রহণ করতে পছন্দ করেন, আমরা ইমেইল দ্বারা চিঠি পাঠানোর সুপারিশ করি।
- যদি প্রাপক আপনার বর্তমান বস বা সহকর্মী হয়, তাহলে আপনি কম কঠোর বিন্যাস ব্যবহার করতে চাইতে পারেন। সাধারণত, এই ধরনের চিঠিগুলি ইমেইলের মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে এবং চিঠির শীর্ষে একটি ঠিকানা সহ প্রয়োজন হয় না।
পদক্ষেপ 2. চিঠির শীর্ষে আপনার ঠিকানা এবং তারিখটি লিখুন।
বিশেষ করে, চিঠির বাম কোণে আপনার নাম এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি এটি একটি অফিসিয়াল ব্যবসায়িক চিঠি হয়, কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন, অথবা কেবল একই স্থানে কোম্পানির লেটারহেড লাগান। তারপরে, চিঠি লেখার তারিখ লেখার আগে দুই লাইনের ফাঁক দিন।
- সম্পূর্ণ তারিখটি সঠিক ফরম্যাটে অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন 19 সেপ্টেম্বর, 2021। 19-সেপ্টেম্বর -2021 বা 19/9/21 এর মতো কম আনুষ্ঠানিক বিন্যাস এড়িয়ে চলাই ভালো।
- ই-মেইলে পাঠানো চিঠিতে তারিখ অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই।
ধাপ 3. চিঠির প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা লিখুন।
যদি চিঠি ইমেইল দ্বারা পাঠানো না হয়, তাহলে দুই লাইনের বিরতি দিন এবং খালি জায়গায় প্রাপকের যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। বিশেষ করে, প্রতিটি তথ্যের একটি পৃথক লাইনে তালিকাভুক্ত করুন:
- চিঠির প্রাপকের পুরো নাম এবং উপাধি
- প্রতিষ্ঠান এবং কোম্পানির নাম, যদি থাকে
- চিঠির প্রাপকের সম্পূর্ণ ঠিকানা (প্রয়োজন অনুযায়ী দুই বা ততোধিক অতিরিক্ত লাইন যোগ করুন)
ধাপ 4. একটি অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন।
একটি লাইন বিরতি দিন, তারপর একটি অভিবাদন যেমন "প্রিয়" অন্তর্ভুক্ত করুন, তারপরে চিঠির প্রাপক হিসাবে আপনার নাম। আপনি যদি চান, আপনি আপনার পুরো নাম, শেষ নাম, অথবা শুধু প্রথম নাম অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। প্রয়োজনে, ব্যক্তির অফিসিয়াল ঠিকানা বা শিরোনামও অন্তর্ভুক্ত করুন।
- আপনি যদি কেবল অফিসে ব্যক্তির অবস্থান জানেন, কিন্তু তার নাম না জানেন, তাহলে নির্দ্বিধায় লিখুন, "প্রিয়, স্বাস্থ্য ব্যবস্থাপক:" অথবা অনুরূপ বাক্য। অনলাইনে অনুসন্ধান করা হয়েছে, তাই আপনি এটি চেষ্টা করতে পারেন।
- যদি আপনি সত্যিই চিঠির প্রাপককে না চেনেন, অথবা আপনি তার অবস্থান জানেন না, তাহলে কেবল লিখুন, "প্রিয় স্যার/ম্যাডাম:" অথবা কেবল "প্রিয়:"। এবং এড়ানো উচিত, যদি সম্ভব হয়..
পদক্ষেপ 5. আপনার চিঠি লিখুন।
আনুষ্ঠানিক অক্ষর একটি স্পষ্ট বিবৃতি (SOP) সহ খোলা উচিত। বিশেষ করে, সংক্ষিপ্ত বিবরণ এড়িয়ে চলুন এবং আনুষ্ঠানিক প্রশ্ন ব্যবহার করুন, যেমন "আপনি কি আগ্রহী …" এর পরিবর্তে "আপনি কি আগ্রহী …?" তারপরে, অন্য ব্যক্তির সাহায্যে বা ছাড়া চিঠির মূল অংশটি পুনরায় পড়ুন, যাতে কোনও বানান বা ব্যাকরণগত ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করতে।
যদি আপনি একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠি লিখছেন, নিশ্চিত করুন যে চিঠির মূল অংশটি সর্বদা সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দুতে থাকে। এদিকে, সংবাদ বিনিময়ের কারণে যদি চিঠিটি কোনো আত্মীয় বা ঘনিষ্ঠ বন্ধুর উদ্দেশে লেখা হয়, তাহলে অনুগ্রহ করে আরও স্বস্তিদায়ক এবং/অথবা প্রবাহিত বাক্য ব্যবহার করুন। যাইহোক, এটি নিশ্চিত করা একটি ভাল ধারণা যে আপনার চিঠিটি দৈর্ঘ্যে এক পৃষ্ঠা অতিক্রম করবে না।
পদক্ষেপ 6. একটি সমাপনী শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত করুন।
একটি ইতিবাচক উপায়ে চিঠিটি শেষ করার জন্য এবং চিঠির প্রাপকের সাথে গভীর সম্পর্ক গড়ে তোলার জন্য সাধারণত একটি সমাপনী শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত করা হয়। অতএব, শেষ অনুচ্ছেদ লেখার পর, একটি সমাপনী শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত করুন যা চিঠির ধরন অনুসারে উপযুক্ত। একটি আনুষ্ঠানিক চিঠির জন্য, "আন্তরিকভাবে," "শুভেচ্ছা," বা "শুভকামনা" এর মতো একটি সমাপনী শুভেচ্ছা অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন।
- আনুষ্ঠানিকভাবে টাইপ করা অক্ষরের জন্য, আপনার সমাপনী সালাম এবং আপনার পুরো নামের মধ্যে প্রায় চারটি ফাঁকা জায়গা রাখুন। তারপরে, চিঠিটি মুদ্রণ করুন এবং ফাঁকা স্থানে নীল বা কালো কালিতে আপনার স্বাক্ষর সংযুক্ত করুন।
- আনুষ্ঠানিক ইমেইলগুলিতে, সমাপনী শুভেচ্ছার ঠিক নিচে আপনার পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
- আপনি যদি চান, আপনি আপনার নামের সামনে অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, বিশেষ করে একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি বিবাহিত হন, দয়া করে সমাপ্ত শুভেচ্ছার অধীনে "বু আমান্ডা সূর্য" নামটি অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 7. চিঠি ভাঁজ করুন (alচ্ছিক)।
যদি চিঠিটি মেইলে থাকে, তবে এটিকে তৃতীয় ভাগে ভাঁজ করার চেষ্টা করুন। কৌশলটি হল নীচের অর্ধেক মাঝখানে ভাঁজ করা যতক্ষণ না এটি অক্ষরের 2/3 অংশ জুড়ে দেয়, তারপরে উপরের অর্ধেকটি মাঝখানে ভাঁজ করুন যতক্ষণ না আর খোলা অক্ষর এলাকা থাকে। এইভাবে, চিঠির আকার বাজারে পাওয়া বেশিরভাগ খামের সাথে মানানসই হবে।
ধাপ 8. খামের সামনে প্রাপকের ঠিকানা লিখুন (alচ্ছিক)।
খামের কেন্দ্র খুঁজুন, তারপর প্রাপকের সম্পূর্ণ ঠিকানা সেখানে লিখুন, যেমন:
- জনাব জোকো সুসিলো
- Jl এবিসি নং 123
- জাকার্তা, 12345
ধাপ 9. খামের পিছনে রিটার্ন মেইলিং ঠিকানা লিখুন (alচ্ছিক)।
এই পদ্ধতি ব্যবহার করে, পোস্ট অফিস যে মেইল পাঠাতে পারে না, যে কোন কারণেই হোক না কেন, আপনার ঠিকানায় কোন অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই ফেরত পাঠাতে পারে। চিঠির প্রাপকের ঠিকানা লিখার সময় একই পদ্ধতি ব্যবহার করুন, কিন্তু সেখানে আপনার পুরো নামের পরিবর্তে একটি ডাকনাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
2 এর পদ্ধতি 2: অনানুষ্ঠানিক চিঠি লেখা
পদক্ষেপ 1. চিঠির অফিসিয়াল স্তর চিহ্নিত করুন।
মূলত, চিঠির স্বর চিঠির প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের ঘনিষ্ঠতার স্তরের উপর নির্ভর করবে। আপনার চিঠির আনুষ্ঠানিকতা সনাক্ত করতে, এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করার চেষ্টা করুন:
- যদি চিঠিটি দূরবর্তী আত্মীয়, বয়স্ক আত্মীয় বা সামাজিক অংশীদারকে সম্বোধন করা হয়, তাহলে একটি আধা-আনুষ্ঠানিক স্বর ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। যদি সেই ব্যক্তি ইতিমধ্যে আপনাকে ইমেইল করে থাকেন, তাহলে দয়া করে তাদের ইমেল করুন। যদি না হয়, ম্যানুয়ালি চিঠি লেখা সবচেয়ে নিরাপদ বিকল্প।
- যদি চিঠিটি কোন ঘনিষ্ঠ বন্ধু বা আত্মীয়কে সম্বোধন করা হয়, দয়া করে এটি ম্যানুয়ালি লিখুন অথবা ইমেলের মাধ্যমে পাঠান।
পদক্ষেপ 2. একটি শুভেচ্ছা দিয়ে চিঠি শুরু করুন।
ব্যবহৃত শুভেচ্ছা আপনার এবং চিঠির প্রাপকের মধ্যে ঘনিষ্ঠ সম্পর্কের উপর নির্ভর করে, সেইসাথে চিঠির আনুষ্ঠানিকতার স্তরের উপর। কিছু সম্ভাবনা যা আপনি বিবেচনা করতে পারেন:
- যদি চিঠিটি আধা-আনুষ্ঠানিক হয়, তবে "হ্যালো" এর মতো একটি শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন। তারপরে, প্রাপকের ডাকনাম সহ শুভেচ্ছা অনুসরণ করুন যদি আপনার দুজন বয়সে খুব বেশি দূরে না থাকেন, অথবা প্রাপকের নাম "স্যার" বা "ম্যাডাম" এর মতো শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু হয় যদি প্রাপক আপনার চেয়ে বয়স্ক হয়।
- যদি চিঠিটি অনানুষ্ঠানিক হয়, আপনি "হ্যালো" বা "হাই," বা "হেই" এর মতো একটি নৈমিত্তিক শুভেচ্ছাও ব্যবহার করতে পারেন। প্রাপকের নাম সহ শুভেচ্ছা অনুসরণ করুন।
ধাপ 3. চিঠির মূল অংশ লিখতে শুরু করুন।
পরবর্তী লাইনে যান এবং লেখা শুরু করুন। যদি চিঠিটি ব্যক্তিগত যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবে করা হয়, তাহলে প্রাপকের তথ্য নিশ্চিত করে শুরু করার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আনুষ্ঠানিক বাক্য ব্যবহার করতে পারেন যেমন, "আমি আশা করি আপনি ভালো করছেন" অথবা অনানুষ্ঠানিক বাক্য যেমন, "কেমন আছো?" বিশেষ করে, চিঠির প্রাপক সামনে থাকলে আপনি যে শব্দগুলি বলবেন তা ব্যবহার করুন আপনি.
ধাপ 4. যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসগুলির তালিকা করুন।
যেহেতু চিঠির প্রধান ভূমিকা যোগাযোগের মাধ্যম হিসাবে, দয়া করে এমন কিছু অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনি মনে করেন যে চিঠির প্রাপকের জানা দরকার, যেমন আপনার জীবনে ঘটে যাওয়া ঘটনাগুলির বিবরণ। উদাহরণস্বরূপ, যদি চিঠিটি আপনার নানীর কাছে থাকে, তবে শুধু লিখবেন না, "উপহারের জন্য ধন্যবাদ!" পরিবর্তে, উপহারটি আপনার জন্য কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা দেখান, যেমনটি বলা, “গত রাতে আমার বন্ধুরা এবং আমি ঘুমাতে পারিনি কারণ আমরা দাদী পাঠানো গেমটি খেলেছি। ধন্যবাদ!" চিঠির বিষয় যাই হোক না কেন, মূল ফোকাস হওয়া উচিত তথ্য শেয়ার করার আকাঙ্ক্ষার উপর।
যে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় তা বুঝুন। মূলত, রাগের বহিপ্রকাশ হিসেবে লিখিত চিঠি বা করুণা ভিক্ষার প্রয়াস পাঠানো উচিত নয়। আপনি যদি ইতিমধ্যেই এই ধরনের একটি চিঠি লিখেছেন কিন্তু পাঠাবেন কিনা তা নিশ্চিত না হলে, এটি কয়েক দিনের জন্য বসতে দিন। হয়তো, সেই কয়েকটা দিন আপনার সিদ্ধান্ত বদলে দিতে পারে।
ধাপ 5. চিঠি শেষ করুন।
একটি অনানুষ্ঠানিক চিঠি শেষ করতে, একটি সমাপনী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন যা প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের ঘনিষ্ঠতা প্রতিফলিত করে। যদি চিঠিটি একজন পত্নী, বন্ধু বা নিকটাত্মীয়কে সম্বোধন করা হয়, দয়া করে একটি সমাপনী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন যেমন "শুভেচ্ছা," "ভালোবাসার শুভেচ্ছা", অথবা কেবল "প্রিয়"। এদিকে, একটি আধা-আনুষ্ঠানিক চিঠির জন্য, একটি উষ্ণ, তবে এখনও বেশ আনুষ্ঠানিক, "শুভেচ্ছা" বা "শুভেচ্ছা" সম্বন্ধে সম্বোধন বন্ধ করুন।
- "অবসান" শব্দটির কথা কখনও শুনেছেন? প্রকৃতপক্ষে, সমাপ্তি ইংরেজিতে একটি আনুষ্ঠানিক অভিব্যক্তি যা সাধারণত প্রাচীনকালে একটি চিঠি বন্ধের শুভেচ্ছা হিসাবে ব্যবহৃত হত। আপনি যদি কোন বন্ধুকে একটি ইংরেজি চিঠি লিখছেন এবং এটিকে একটি বোকা স্টাইলে বন্ধ করতে চান, তাহলে নির্দ্বিধায় এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি সমাপ্তির শুভেচ্ছা একটি সমাপ্তির আকারে রাখুন যেমন, "আমি রয়েছি, যথারীতি, আপনার নিবেদিত ভৃত্য," আপনার নামের সাথে শেষ।
- চিঠি লেখার পর যদি আপনি তথ্য যোগ করতে চান, তাহলে ক্যাপশন P. S ব্যবহার করুন, যার ইংরেজি অর্থ পোস্টস্ক্রিপ্ট ("লেখার পরে")।
পদক্ষেপ 6. চিঠি পাঠান।
চিঠিটি একটি খামে রাখুন, একটি স্ট্যাম্প দিন, প্রাপকের ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন, তারপরে তা অবিলম্বে পোস্ট অফিসের মাধ্যমে পাঠান।
পরামর্শ
- চিঠির মূল অংশটি এমন একটি বিষয়ে ফোকাস করার চেষ্টা করুন যা প্রাপকের আগ্রহী হবে।
- সাধারণত, অভিবাদন সবসময় একটি কমা দ্বারা অনুসরণ করা হয়। যাইহোক, আনুষ্ঠানিক অক্ষরে, ব্যবহৃত বিরামচিহ্ন সাধারণত একটি কমা পরিবর্তে একটি কোলন হয়।
- অভিযোগের চিঠি লেখার সময় সর্বদা নম্র ভাষা এবং শব্দ যুক্তি ব্যবহার করুন। এটি করলে আপনার ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা বৃদ্ধি পাবে।
- আপনি যদি একটি খুব আনুষ্ঠানিক চিঠি মুদ্রণ করতে চান, আমরা কাগজটি ব্যবহার করার সুপারিশ করি যা স্ট্যান্ডার্ড কপি কাগজের চেয়ে কিছুটা ভারী।
- আপনি যদি একটি আনুষ্ঠানিক বা আধা-আনুষ্ঠানিক ইমেল পাঠাতে চান, সর্বদা একটি পেশাদারী-সাউন্ডিং ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন। "Sweetstar189" দ্বারা পাঠানো ইমেলগুলি অবশ্যই "jeni.sandra" এর পাঠানো ইমেলের মতো গুরুত্ব সহকারে নেওয়া হবে না, তাই না?
- সবসময় একটি নীল বা কালো কালি কলম ব্যবহার করে চিঠি লিখুন।
- নিশ্চিত করুন যে তালিকাভুক্ত ঠিকানাটি সঠিক।
- সর্বদা একটি অনুচ্ছেদ লিখুন একটি বাক্য লিখুন বা ইনডেন্টে টাইপ করুন।
- আপনার চিঠির বিষয়বস্তু কমপক্ষে দুবার পরীক্ষা করুন।
- যদি চিঠি ম্যানুয়ালি লেখা হয়, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি সর্বদা একটি বলপয়েন্ট কলম ব্যবহার করেন যা কালি ফুটো করে না।
