তাদের স্বভাব অনুসারে, ইমেল লিখিত চিঠির মতো আনুষ্ঠানিক নয়। যাইহোক, এমন সময় আছে যখন ইমেল লেখার সময় আপনাকে আরও আনুষ্ঠানিক স্বর ব্যবহার করতে হবে। প্রাপক কে তা বিবেচনা করুন, তারপর সঠিক অভিবাদন চয়ন করুন। এর পরে, আপনি একটি অভিবাদন বিন্যাসের কথা ভাবতে পারেন এবং একটি উদ্বোধনী বাক্য লিখতে পারেন।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 অংশ: প্রাপকদের বিবেচনা করা
ধাপ 1. আপনি কতটা আনুষ্ঠানিক হতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
এমনকি যদি আপনি একটি "আনুষ্ঠানিক" ইমেইল লিখেন, তবে আনুষ্ঠানিকতার স্তরটি প্রাপ্ত ব্যক্তির উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, একজন প্রভাষকের কাছে একটি ইমেইলের আনুষ্ঠানিকতার মাত্রা চাকরির আবেদনের জন্য একটি ইমেলের মতো নয়।
প্রথম যোগাযোগে, নিরাপদ থাকার জন্য, আরও আনুষ্ঠানিক সুর ব্যবহার করুন।
ধাপ 2. প্রাপকের নাম খুঁজুন।
আপনি জানেন না এমন প্রাপকদের খুঁজে পেতে কিছু গবেষণা করুন। নাম জানলে অভিবাদনকে আরও ব্যক্তিগত করে তুলবে যদিও আপনি একটি আনুষ্ঠানিক কৌশল ব্যবহার করেন।
ধাপ 3. প্রাপকের উদাহরণ অনুসরণ করুন।
যদি প্রাপক আপনাকে প্রথমে ইমেইল করে, তাহলে আপনি যে শুভেচ্ছা ব্যবহার করেন তা কপি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি সে "হাই" এবং আপনার প্রথম নাম ব্যবহার করে, আপনি "হাই" এবং তার প্রথম নাম ব্যবহার করে একই স্টাইলে উত্তর দিতে পারেন।
3 এর অংশ 2: শুভেচ্ছা নির্বাচন করা
ধাপ 1. "প্রিয়" ব্যবহার করুন।
শুভেচ্ছা "প্রিয়।" (প্রাপকের নাম অনুসরণ করে) খুব সাধারণভাবে কিছু কারণে ব্যবহৃত হয়। এই অভিবাদন দমন না করেই আনুষ্ঠানিক, এবং এত পরিচিত যে এটি খুব বেশি মনোযোগ পায় না, এবং এটি ঠিক আছে। আপনি এমন একটি অভিবাদন চান না যা দাঁড়িয়ে আছে কারণ এটি জায়গার বাইরে।
পদক্ষেপ 2. যদি আপনি প্রাপকের নাম না জানেন তবে "আন্তরিকভাবে" চেষ্টা করুন।
এই অভিবাদন তুলনামূলকভাবে ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে ব্যবহৃত হয়, বিশেষ করে যদি আপনি প্রাপকের নাম না জানেন। যাইহোক, যদি সম্ভব হয় তবে প্রথমে নামটি সন্ধান করা ভাল।
আপনি যদি ইমেইলটি খুব আনুষ্ঠানিক হয় এবং আপনি প্রাপকের নাম না জানেন তাহলে "To Whom It may Concern" ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক, এই অভিবাদন কখনও কখনও মানুষকে অসন্তুষ্ট করে কারণ এটি ব্যক্তিগত নয়।
পদক্ষেপ 3. কম আনুষ্ঠানিক ইমেলে "হাই" বা "হ্যালো" বিবেচনা করুন।
সাধারণভাবে চিঠির চেয়ে ইমেলগুলি কম আনুষ্ঠানিক বলে মনে হয়। সুতরাং, আপনি একটি আনুষ্ঠানিক ইমেইলে "হাই" এর মত একটি অভিবাদন ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন প্রভাষককে একটি ইমেইল লিখছেন, বিশেষ করে যেটির সাথে আপনি পরিচিত, তখনও হ্যালো বলা যথাযথ।
ধাপ 4. "হেই" ব্যবহার করবেন না।
যদিও আধা-আনুষ্ঠানিক ইমেলগুলিতে "হাই" গ্রহণযোগ্য, "আরে" একটি ভিন্ন গল্প। এই অভিবাদন খুব নৈমিত্তিক, এমনকি সরাসরি বক্তৃতায়ও। তাই আপনার এড়িয়ে যাওয়া উচিত। এমনকি যদি আপনি আপনার বসকে ভালভাবে চেনেন, তবুও তাকে বলা ইমেলগুলিতে "হে" ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
পদক্ষেপ 5. প্রয়োজনে নামের পরিবর্তে শিরোনাম ব্যবহার করুন।
কখনও কখনও, যখন আপনি কাউকে ইমেল লিখেন, আপনি কেবল কোম্পানি বা সংস্থায় তাদের অবস্থান জানেন। এই ক্ষেত্রে, নামের পরিবর্তে শুধু শিরোনাম ব্যবহার করুন, যেমন "প্রিয়। এইচআর ম্যানেজার, "প্রিয়। নিয়োগ কমিটি”, অথবা“প্রিয়। অধ্যাপক "।
ধাপ the. ইমেইলকে আরো আনুষ্ঠানিক করতে একটি সালাম যোগ করুন
যদি সম্ভব হয়, "স্যার", "বাবা", "মা", "ড।" যোগ করুন অথবা আরো প্রথাগত ছাপের জন্য প্রাপকের নামের আগে "অধ্যাপক"। এছাড়াও, আপনার শেষ নাম বা পুরো নাম ব্যবহার করুন, শুধু আপনার প্রথম নাম নয়।
3 এর অংশ 3: একটি ইমেল রচনা করুন এবং শুরু করুন
পদক্ষেপ 1. প্রথম লাইনে অভিবাদন রাখুন।
উপরের সারিটি আপনার নির্বাচিত অভিবাদন দ্বারা দখল করা হয়েছে, তার পরে প্রাপকের নাম। সম্ভব হলে একটি শিরোনাম বা শিরোনাম ব্যবহার করুন, যেমন "মিস্টার", "মাদার", বা "ড।", আপনার প্রথম এবং শেষ নাম অনুসারে।
ধাপ 2. কমা ব্যবহার করুন।
সাধারণত, অভিবাদন করার পরে আপনার একটি কমা ব্যবহার করা উচিত। একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে, আপনি একটি কোলন ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু এটি সাধারণত একটি ইমেলের জন্য খুব আনুষ্ঠানিক। একটি কমা যথেষ্ট হবে, কিন্তু যদি আপনি একটি ইমেইলে একটি শুরুর চিঠি লিখছেন তবে আপনি একটি কোলন ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপ 3. পরবর্তী লাইনে চালিয়ে যান।
শীর্ষে সালামের নিজস্ব স্থান রয়েছে। তারপরে, পরবর্তী লাইনে চালিয়ে যাওয়ার জন্য এন্টার কী টিপুন। আপনি যদি বাক্যগুলি ইন্ডেন্ট করার পরিবর্তে নতুন অনুচ্ছেদের জন্য স্পেস ব্যবহার করেন, তাহলে অভিবাদন এবং প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন রাখুন।
ধাপ necessary। প্রয়োজনে উদ্বোধনী বাক্যে নিজের পরিচয় দিন।
প্রথম ইমেইলের জন্য, যদি আপনি বাস্তব জীবনে প্রাপককে চেনেন তবে নিজের পরিচয় দিন। ব্যক্তিগত তথ্য প্রদান করে, প্রাপকরা আপনার ইমেল পড়তে উৎসাহিত হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, "আমার নাম জেসিকা হার্টনো, এবং আমি এবিসি কোম্পানির বিপণন পরিচালক।" আপনি প্রাপকের সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিতে পারেন, যেমন "আমার নাম রমা সুসান্তো এবং আমি আপনার মার্কেটিং ক্লাস নিই (বিপণন 101 প্রতি মঙ্গলবার এবং বৃহস্পতিবার বিকেলে)।"
- আপনি যদি ইতিমধ্যেই প্রাপককে চেনেন এবং তাকে অথবা তাকে ইমেইল করে থাকেন, তাহলে প্রথম বাক্যটি শুভেচ্ছা হিসেবে ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "এত দ্রুত উত্তর দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ" বা "আমি আপনার সুস্বাস্থ্য কামনা করি"।
ধাপ 5. ইমেইলের বডি লিখুন।
বেশিরভাগ আনুষ্ঠানিক ইমেলগুলি বিষয়টির কেন্দ্রবিন্দুতে আসে। এর মানে হল যে প্রথম এবং দ্বিতীয় বাক্যগুলোতে আপনি কেন প্রাপকের কাছে লিখছেন তা উল্লেখ করা উচিত। মনে রাখবেন, আপনার লক্ষ্য সম্পর্কে যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত থাকুন।
