সভার পরিকল্পনা করার সময়, আপনাকে অবশ্যই সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে যোগাযোগ করতে হবে। আপনাকে অবশ্যই সময়, স্থান এবং আলোচনার বিষয় বর্ণনা দিতে হবে। সভার জন্য কোন প্রস্তুতি বা উপকরণ প্রয়োজন হলে আপনাকে নোটও নিতে হতে পারে। আপনি যে মাধ্যমই ব্যবহার করুন না কেন, ইমেইল বা আউটলুক অ্যাপ, নিশ্চিত করুন যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রেরণ করা হয়েছে যাতে সকল আমন্ত্রিতরা তা জানে এবং ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারে যে তারা কী করছে।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: শক্তিশালী বিষয়গুলি লেখা
ধাপ 1. বৈঠকের তারিখ এবং বিষয় সহ একটি সংক্ষিপ্ত, প্রাসঙ্গিক বিষয় লিখুন।
বিষয়বস্তুতে এই বিষয়গুলি লিখলে আমন্ত্রিতরা ইমেইল না খুলে সভার সময় এবং বিষয় বুঝতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "মিটিং 01/03: নতুন রিপোর্টিং নির্দেশিকা।"
সতর্কতা:
আপনি যদি কোনো মিটিংয়ের বিষয় না লিখেন, তাহলে লোকেরা তাদের বিভাগের জন্য প্রাসঙ্গিক কিনা বা তাদের উপস্থিত হওয়া উচিত কিনা জানতে চাইলে উত্তর দিতে পারে। তাই নিশ্চিত করুন যে আপনি সভার বিষয় লিখুন!
ধাপ ২. সাবজেক্ট বক্সে উপস্থিতি নিশ্চিতকরণের অনুরোধ করুন।
যদি আপনি জানতে চান কে আসছে, বিষয়বস্তুতে নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। এইভাবে, পাঠকরা জানতে পারবে যে তারা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ইমেল না খুললেও তাদের সাড়া দিতে হবে। আপনি লিখতে পারেন, "শুক্রবার 10/06 এইচআর সভা, দয়া করে শীঘ্রই নিশ্চিত করুন।"
আপনি এটাও লিখতে পারেন, "অনুগ্রহ করে উত্তর দিন: এইচআর মিটিং 10/06।"
ধাপ the. যদি মিটিংটি জরুরী হয়, তাহলে বিষয়বস্তুতে লিখুন।
যদি সভার বিষয়বস্তু জরুরী হয় বা দ্রুত সিদ্ধান্তের প্রয়োজন হয় যাতে সভাটি অবিলম্বে অনুষ্ঠিত হয়, বিষয়বস্তুতে একটি জরুরি চিহ্ন রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "জরুরী সভা সোমবার 31/02: সাইবার নিরাপত্তা।"
সভার বিষয় ব্যাখ্যা করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যাতে পাঠক অনুমান করতে পারেন যে কি আলোচনা করা হবে।
ধাপ 4. মিটিং বাধ্যতামূলক কিনা বা শুধু একটি পরামর্শ লিখুন।
আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে কাজ করেন, তাহলে নির্দিষ্ট লোকের উপস্থিতি সবসময় প্রয়োজন হতে পারে না। সাবজেক্ট বক্সে প্রাসঙ্গিক বিভাগগুলি লিখুন অথবা তাদের অবশ্যই উপস্থিত থাকতে হবে কিনা তা জানান। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "বাধ্যতামূলক বিপণন সভা 6/10।"
যদি পাঠকের উপস্থিতির প্রয়োজন না হয়, আপনি লিখতে পারেন "দক্ষ বিপণন কৌশল সম্পর্কে 10/6 সভায় যোগ দেওয়ার সুপারিশ করা হয়।"
ধাপ 5. বিভ্রান্তি এড়াতে সাবজেক্ট বক্সে সম্পূর্ণ শব্দ ব্যবহার করুন।
সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি কার্যকর বলে মনে হতে পারে, তবে সেগুলি সম্পূর্ণ শব্দের চেয়ে কম নির্দিষ্ট এবং বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, "কে কে" এর অর্থ হতে পারে "পারিবারিক কার্ড" বা "ক্রেডিট কার্ড" আপনার ব্যক্তিগত ভাষা কে বোঝে বা না বোঝে তার উপর নির্ভর করে।
যাইহোক, আপনি "RSVP", "HR", এবং "KTP" এর মত সাধারণ সংক্ষেপ ব্যবহার করতে পারেন।
3 এর পদ্ধতি 2: ইমেল সামগ্রী লেখা
পদক্ষেপ 1. একটি বন্ধুত্বপূর্ণ, সংক্ষিপ্ত ভূমিকা এবং সংক্ষিপ্ত নোট লিখুন।
আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে চাকরি করেন অথবা আপনি যদি সবাইকে না চেনেন তাহলে নিজের পরিচয় দেওয়া প্রয়োজন। এই সংক্ষিপ্ত ভূমিকাতে, যদি আপনার কাছে নথি বা উপকরণ থাকে যা সভায় সম্পূর্ণ/আনতে হবে তা জানাতে হবে।
একটি বন্ধুত্বপূর্ণ বা চাকরি-প্রাসঙ্গিক ভূমিকা তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, "হ্যালো, টিম! আগামী সপ্তাহে নতুন প্রোগ্রাম চালু হওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে পারছি না!”
টিপ:
পাঠকদের মনে করিয়ে দিন যদি তাদের কোন নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন করতে হয় অথবা মিটিংয়ে কিছু আনতে হয়। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার বিক্রেতার যোগাযোগের তালিকার 4 টি হার্ড কপি আনতে ভুলবেন না।"
ধাপ 2. একটি পৃথক লাইনে তারিখ এবং সময় লিখুন যাতে এটি আলাদা হয়ে যায়।
আমন্ত্রিতদের জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য। সুতরাং, এটি পরিষ্কার করুন এবং এর চারপাশের অন্যান্য বাক্য থেকে আলাদা হোন। তার উপরে এবং নিচে দুটি লাইন স্পেস করুন অথবা বোল্ডে লিখুন।
- উদাহরণ: "6 অক্টোবর, 2020, 10.30 - 11.45 WIB"
- যদি মিটিং অনলাইনে হয়, সময় অঞ্চলের তথ্য প্রদান করুন যাতে বিভিন্ন সময় অঞ্চলের মানুষ ভুল যোগাযোগের কারণে পিছিয়ে না পড়ে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন: "6 অক্টোবর, 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
ধাপ 3. তারিখ এবং সময়ের পরে অবস্থান লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে স্থানটিও তারিখ এবং সময়ের মতো উল্লেখযোগ্যভাবে লেখা আছে, বিশেষ করে যদি সভাটি নতুন স্থানে অনুষ্ঠিত হয়, খুঁজে পাওয়া কঠিন, অথবা যদি আপনি জানেন যে আমন্ত্রিতদের কেউ কেউ অবস্থানটির সাথে অপরিচিত। ভার্চুয়াল মিটিংয়ের জন্য (লাইভ ফোরাম বা ভিডিও চ্যাটের মাধ্যমে), আমন্ত্রিতদের ফোরাম বা ভিডিও লিংক সহজেই অ্যাক্সেস করার জন্য একটি সরাসরি লিঙ্ক প্রদান করুন।
নির্দেশনা দেওয়ার সময়, যথাসম্ভব বিশদ বিবরণ দিন। উদাহরণ: “দয়া করে সাসানা বিদ্যা সার্বোনো বিল্ডিং -এ 592 মিটিং রুমে আসুন (জালান গাতোট সুব্রতো নং 10)। ভবনটির ২ য় তলায় রুম ৫2২। সুতরাং আপনাকে নিচতলা থেকে লিফট নিতে হবে, 12 তলায় থামতে হবে এবং 59 তলায় যেতে ভবনের দক্ষিণ দিকে (আপনার বাম দিকে) লিফট ব্যবহার করতে হবে।
ধাপ 4. সভার উদ্দেশ্য শেয়ার করুন।
সভার উদ্দেশ্য সম্পর্কে আমন্ত্রিতকে অবহিত করুন। একটি সংক্ষিপ্ত কর্মসূচি বললে আমন্ত্রিতদের বুঝতে হবে যে তাদের কোন কাজগুলি আগে সম্পন্ন করতে হবে। আপনি বিষয়টির নাম দিতে পারেন (যেমন "সাইবার সিকিউরিটি আপডেট") অথবা আপনি সময় নির্ধারণ করতে পারেন:
- 10.30 - 10.45 সর্বশেষ প্রকল্প স্থিতি তথ্য প্রদান করুন
- 10.45 - 11.10 উপযুক্ত অফারগুলি তুলনা করুন এবং চয়ন করুন
- 11.10 - 11.30 ব্রেইনস্টর্ম এবং লঞ্চ টার্গেট
পদক্ষেপ 5. ব্যাকরণগত বা তথ্যগত ত্রুটির জন্য ইমেলটি দুবার পরীক্ষা করুন।
ডাবল চেক করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল সভার তারিখ, সময় এবং অবস্থান। এই তিনটি জিনিস সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করুন! আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করেছেন তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি ভূমিকা, কর্মসূচী, অথবা আপনি যোগ করা হতে পারে এমন অন্য কোন নোট পুনরায় পড়তে পারেন।
ইমেইল পাঠানোর আগে আপনার লেখা স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত তা নিশ্চিত করতে জোরে পড়ুন।
3 এর পদ্ধতি 3: আউটলুক বা ইন্টিগ্রেটেড ক্যালেন্ডার অ্যাপ ব্যবহার করা
পদক্ষেপ 1. আউটলুকের হোম মেনুতে "নতুন মিটিং" এ ক্লিক করুন।
যদি আপনার কোম্পানি আউটলুকের মতো একটি সমন্বিত ক্যালেন্ডারের সাথে যোগাযোগের ডাটাবেস ব্যবহার করে, তাহলে মিটিংয়ের পরিকল্পনা করতে এটি ব্যবহার করুন। এই মাধ্যমটি সাধারণত আপনি যাদের সাথে কাজ করেন তাদের দ্বারা নির্বাচিত যোগাযোগের মাধ্যম।
যদি আপনার কোম্পানি আউটলুক বা অনুরূপ পরিষেবা ব্যবহার না করে, তাহলে আমন্ত্রণ পাঠানোর জন্য আপনার এজেন্সির দেওয়া ইমেল ব্যবহার করুন।
ধাপ 2. "সময়সূচী সহকারী" উইন্ডো থেকে সময় এবং তারিখ নির্বাচন করুন।
একটি নতুন মিটিং তৈরি করার পরে, একটি ক্যালেন্ডার উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। "সময়সূচী সহকারী" ক্লিক করুন এবং মিটিংয়ের জন্য উপলভ্য সময় এবং তারিখ হাইলাইট করুন।
নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি আমন্ত্রিতদের উপস্থিত হওয়ার জন্য সঠিক সময়টি বেছে নিয়েছেন। কোম্পানির আবেদনের উপর নির্ভর করে, আপনাকে আপনার ডিসপ্লে সেটিংস পরিবর্তন করতে হতে পারে যাতে প্রত্যেকের (এবং আপনার) সময়সূচী স্ক্রিনে উপস্থিত হয়।
ধাপ invite. আমন্ত্রিতদের নাম টাইপ করে অথবা ঠিকানা বই ব্যবহার করে যোগ করুন।
ম্যানুয়ালি নাম লিখতে পাঠ্য বাক্সে ক্লিক করুন অথবা ঠিকানা বইয়ের মাধ্যমে স্ক্রোল করুন এবং তালিকা থেকে আমন্ত্রিতের নাম নির্বাচন করুন। আমন্ত্রণের সময়ের প্রাপ্যতা পরীক্ষা করতে "সময়সূচী সহকারী" ফাংশনটি ব্যবহার করুন।
আমন্ত্রিতদের যদি অবসর সময় না থাকে, তাদের নাম হাইলাইট করা হবে। সময়সূচী সহকারী এমনকি আপনার সময়সূচী এবং অন্যান্য আমন্ত্রিতদের জন্য উপযুক্ত সময় প্রদান করবে।
ধাপ 4. সভার শুরু এবং শেষ সময় নির্ধারণ করুন।
নিশ্চিত করুন যে তারিখটি আপনি আগে সেট করেছেন তার সাথে মেলে। যদি আপনি এটি পরিবর্তন করতে চান তবে ক্যালেন্ডার বোতামে ক্লিক করুন। উপযুক্ত সভার সময় নির্বাচন করতে সময় তালিকার ডানদিকে নিচের তীরটি ব্যবহার করুন।
মিটিং শেষ হওয়ার সময়টি লিখে রাখা আপনার অন্য ব্যক্তির সময়কে সম্মান করার উপায় যাতে তারা ভবিষ্যদ্বাণী করতে পারে যে কী ঘটতে যাচ্ছে এবং দিনের জন্য ভ্রমণ বা কাজের পরিকল্পনা করতে পারেন।
ধাপ 5. স্ক্রিনের শীর্ষে "মিটিং" এর অধীনে "অ্যাপয়েন্টমেন্ট" এ ক্লিক করুন।
আপনি সময়সূচী পর্দায় ফিরে আসবেন এবং আপনি দেখতে পাবেন আপনার মিটিং নির্ধারিত হয়েছে। এর পরে, আপনি একটি বিষয়, অবস্থান এবং নোট যুক্ত করতে পারেন।
আপনি যদি শিডিউল স্ক্রিনে মিটিং এন্ট্রি দেখতে না পান, তাহলে আগের ধাপে ফিরে যান এবং আপনার মিটিং শিডিউল না আসা পর্যন্ত পুনরাবৃত্তি করুন।
ধাপ 6. বিষয়, অবস্থান এবং নির্দিষ্ট নোটগুলি লিখুন।
কয়েকটি সংক্ষিপ্ত শব্দে মিটিংয়ের বিষয়টি জানান (উদাহরণ: "নতুন পণ্য পরীক্ষা")। নির্দিষ্ট অবস্থান বলুন। যদি স্থানটি সাধারণত মিটিংয়ের জন্য ব্যবহার করা না হয় বা পৌঁছাতে অসুবিধা হয় তবে লোকেশন নির্দেশাবলী লিখুন। সভার জন্য প্রাসঙ্গিক অতিরিক্ত নোট (যেমন প্রস্তুতি তাদের করতে হবে) দিন।
- লোকেশনের ঠিকানা দিন যদিও এটি সম্ভবত আমন্ত্রিত ব্যক্তি এটি জানেন।
- আপনার কাজ শেষ হলে "পাঠান" এ ক্লিক করুন।
টিপ:
এমন একটি বিষয় ব্যবহার করবেন না যা খুব বিস্তৃত, যেমন "মস্তিষ্কচর্চা" কারণ এই ধরনের শব্দ সভার উদ্দেশ্য সম্পর্কে স্পষ্ট তথ্য দেয় না। আপনি এটি দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন, "একটি নতুন পণ্যের জন্য একজন বিক্রেতার সম্পর্কে মনকে মস্তিষ্ক দিন।"
পরামর্শ
- একটি ইমেল বা আমন্ত্রণ পুনরায় পড়ার সময়, নিশ্চিত করুন যে এটি সংক্ষিপ্ত এবং বিশৃঙ্খল।
- একটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদারী স্বর ব্যবহার করুন।
- সমস্ত লক্ষ্যমাত্রা আমন্ত্রিত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে প্রাপকের তালিকা দুবার পরীক্ষা করুন।
- আপনি যদি প্রাপকদের কাছ থেকে পুরো ইমেল ঠিকানা লুকিয়ে রাখতে চান তাহলে "bcc" বক্সে ইমেল ঠিকানাটি টাইপ করুন।
সতর্কবাণী
- তারিখ, সময় এবং অবস্থান ছাড়া আমন্ত্রণ বা ইমেল লিখবেন না। আমন্ত্রিতরা বিভ্রান্ত হবে এবং আপনি এই বিষয়গুলি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করে কয়েক ডজন উত্তর পাবেন।
- সমস্ত বড় অক্ষরে লিখবেন না কারণ এটি চিৎকার করে ব্যাখ্যা করা হবে এবং এটি খুবই অব্যবসায়ী।
