চাকরির আবেদন গ্রহণের দায়িত্বে নিয়োজিত পার্সোনাল বিভাগের কর্মীরা সাধারণত আশা করেন যে আবেদনকারীরা শুধু একটি বায়ো নয়, একটি কভার লেটারও পাঠাবে। চাকরির আবেদনকারীদের জন্য, একটি কভার লেটার হল আপনার পরিচিতি এবং সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করা কেন আপনার বায়োডাটা প্রয়োজনীয় যোগ্যতা পূরণ করে। আপনি একটি নির্দিষ্ট কোম্পানিতে কেন কাজ করতে চান তা ব্যাখ্যা করার জন্য একটি কভার লেটার ব্যবহার করুন কারণ ব্যাকগ্রাউন্ড এবং অভিজ্ঞতার তথ্য ইতিমধ্যেই আপনার বায়োতে রয়েছে। ব্যক্তিগত, প্রাসঙ্গিক, পেশাদার এবং ব্যাকরণগত ত্রুটি বা বানান ভুল থেকে মুক্ত একটি কভার লেটার কীভাবে লিখতে হয় তা এই নিবন্ধে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
ধাপ
2 এর অংশ 1: একটি কভার লেটার লেখার প্রস্তুতি
ধাপ 1. চিঠি লেখার উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন।
আপনি লেখার শুরু করার আগে, আপনার কভার লেটার লিখে আপনি যে লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে চান সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। কর্মীদের বিভাগে আপনার বায়োডাটা বা সংক্ষিপ্ত পাঠ্যক্রম পাঠানোর সময়, একটি কভার লেটার অন্তর্ভুক্ত করুন। এমনকি যদি আপনি এমন একটি চাকরির জন্য আবেদন করছেন যা বিজ্ঞাপিত হয়নি, আপনি কেন একটি নির্দিষ্ট কোম্পানি বেছে নিলেন তা উল্লেখ করে আপনার প্রেরণা ব্যাখ্যা করতে কভার লেটার ব্যবহার করুন।
- আপনি যদি একটি বিজ্ঞাপিত শূন্যপদ পূরণের জন্য একটি চাকরির জন্য আবেদন করছেন, তাহলে আপনি একটি ভাল প্রার্থী হিসেবে একটি চিঠি লিখুন।
- আপনি যদি চাকরির শূন্যস্থান উল্লেখ না করে একটি কভার লেটার লিখছেন, তাহলে আপনার সমস্ত দক্ষতা এবং সেগুলি কোম্পানির মধ্যে কীভাবে ব্যবহার করা হয় তা বর্ণনা করুন।
- আপনার লক্ষ্য যাই হোক না কেন, সংক্ষিপ্তভাবে এবং সুনির্দিষ্টভাবে ব্যাখ্যা করুন যে আপনি কোম্পানিতে কোন অবদান রাখতে পারেন, বরং কোম্পানির কাছ থেকে কিছু পেতে চান।
ধাপ 2. আপনার কাভার লেটার কার কাছে পাঠানো উচিত তা জানুন।
লেখার আগে, আপনার চিঠি কে পড়বে তা জানার চেষ্টা করুন। যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট চাকরি শূন্যপদ পূরণের জন্য আবেদন করেন, তাহলে প্রথম ব্যক্তি যিনি চিঠি পড়বেন তিনি সাধারণত কর্মচারী বিভাগটি সংশ্লিষ্ট ম্যানেজারের কাছে পাঠানোর আগে যাকে কর্মীদের প্রয়োজন। কর্মচারী যারা কর্মচারী নিয়োগ পরিচালনা করেন তারা চাকরির আবেদন পড়তে খুব অভিজ্ঞ। তাই শুরু থেকেই ইতিবাচক ছাপ দেওয়ার চেষ্টা করুন।
- আপনি যদি আবেদন গ্রহণের দায়িত্বে নিয়োজিত কর্মীদের নাম না জানেন, তাহলে ওয়েবসাইটে কর্মী পরিচালকের নাম দেখুন।
- যদিও এটি তুচ্ছ মনে হতে পারে, সঠিক ব্যক্তিকে একটি চিঠি পাঠানো একটি ইতিবাচক ছাপ তৈরির একটি উপায়।
- বিকল্পভাবে, সংশ্লিষ্ট কোম্পানিকে কল করুন যে ব্যক্তির নাম আপনি চিঠির প্রাপক হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করবেন।
- যদি আপনি নাম থেকে প্রাপকের লিঙ্গ নির্ধারণ করতে না পারেন, তাহলে পুরো নামটির পরে "প্রিয়" লিখুন।
- ডায়ান এবং শ্রী নাম পুরুষ এবং মহিলা উভয়ই ব্যবহার করতে পারে। কোম্পানির ওয়েবসাইটে তথ্য দেখুন অথবা ভুল রোধ করতে প্রাপকের লিঙ্গ নিশ্চিত করতে কল করুন।
ধাপ 3. চাকরির বিবরণ এবং চাকরির বিজ্ঞাপনগুলি অধ্যয়ন করুন।
যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট কাজের জন্য আবেদন করে একটি চিঠি লিখছেন, তাহলে চাকরি নিয়ে একটি খসড়া চিঠি প্রস্তুত করুন। কাজের বিবরণ এবং অন্যান্য তথ্য দেখুন এবং কীওয়ার্ড, কাজ এবং কাজের দায়িত্ব নির্ধারণ করুন যতটা সম্ভব বিজ্ঞাপনটি পড়ার মাধ্যমে। কোম্পানির উপকারে আসবে এমন সব দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতার রূপরেখা দিয়ে আপনি প্রয়োজনীয় যোগ্যতা পূরণ করতে পারেন তা আপনার কভার লেটার ব্যবহার করুন।
বিজ্ঞাপনে তালিকাভুক্ত সমস্ত প্রয়োজনীয়তাগুলি লিখুন এবং তারপরে তাদের প্রধান, সহায়ক এবং অতিরিক্ত প্রয়োজনীয়তা হিসাবে গোষ্ঠীভুক্ত করুন।
ধাপ 4. চিঠির খসড়া।
চিঠিতে কী ব্যাখ্যা করা দরকার তা জানার পরে, একটি খসড়া চিঠি প্রস্তুত করা শুরু করুন। আপনি কভার করতে চান এমন প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ দিকের একটি সংক্ষিপ্ত খসড়া লিখুন। একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত চিঠি লেখার চেষ্টা করুন। নিম্নোক্ত ক্রমে বেশ কয়েকটি অনুচ্ছেদের সমন্বয়ে একটি কভার লেটার লিখুন:
- প্রথম অনুচ্ছেদটি ব্যাখ্যা করে যে আপনি কেন চিঠি পাঠাচ্ছেন, উদাহরণস্বরূপ: "এই চিঠির মাধ্যমে, আমি কাজ করার জন্য আবেদন করছি …"
- দ্বিতীয় অনুচ্ছেদটি ব্যাখ্যা করে যে আপনি আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা, কাজের অভিজ্ঞতা এবং পেশাগত দক্ষতার উপর ভিত্তি করে আপনার চাকরির বিবরণ বা ব্যক্তিগত স্পেসিফিকেশন অনুযায়ী চাকরির যোগ্য।
- তৃতীয় অনুচ্ছেদটি কোম্পানিতে আপনার অবদান এবং আপনার দীর্ঘমেয়াদী ক্যারিয়ার পরিকল্পনার বর্ণনা দেয়।
- চতুর্থ অনুচ্ছেদ প্রকাশ করে যে আপনি কেন চাকরির জন্য আবেদন করছেন এবং কাজের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত প্রার্থী হচ্ছেন। সংক্ষেপে বলুন যে আপনি একটি সাক্ষাৎকারের জন্য আমন্ত্রিত হওয়ার জন্য প্রস্তুত।
- চিঠিতে স্বাক্ষর করে এবং আপনার পুরো নাম সহ শেষ করুন।
2 এর অংশ 2: একটি কভার লেটার লেখা
ধাপ 1. সঠিক চিঠির বিন্যাস ব্যবহার করুন।
আপনার পাঠানো কভার লেটারকে পেশাদার মনে করতে, তারিখ, আপনার নাম এবং ঠিকানা, কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা এবং চিঠির প্রাপক হিসাবে কর্মী বিভাগের নাম সহ একটি আদর্শ চিঠির ফর্ম্যাট ব্যবহার করুন। ইন্টারনেটে কভার লেটার ফর্ম্যাটগুলি সন্ধান করুন যাতে আপনি একটি স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাটের সাথে কভার লেটার লিখতে পারেন।
- চিঠির উপরের বাম দিকে কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা লিখুন।
- দুটি ফাঁকা লাইন এড়িয়ে দিন এবং তারিখের সংখ্যা, মাসের নাম এবং বছর দিয়ে শুরু করে আপনি চিঠি লিখেছেন তা লিখুন।
- আরো দুটি লাইন এড়িয়ে যান এবং তারপর কর্মী বিভাগের ব্যক্তির নাম লিখুন যিনি চিঠি পাবেন। যদি আপনি নাম না জানেন, বিভাগের নাম লিখুন, উদাহরণস্বরূপ "কর্মী বিভাগ" বা "মানব সম্পদ নিয়োগকারী ম্যানেজার" এবং তারপরে কোম্পানির ঠিকানাটি নীচে টাইপ করুন।
- দুটি লাইন এড়িয়ে যান এবং তারপর অভিবাদন টাইপ করুন, উদাহরণস্বরূপ "প্রিয় মি। স্লেমেট" অথবা "সম্মান সহ" যদি আপনি চিঠি গ্রহণকারী ব্যক্তির নাম না জানেন। এর পরে, একটি লাইন এড়িয়ে যান এবং তারপরে প্রথম লাইন টাইপ করা শুরু করুন।
ধাপ 2. একটি ভাল খোলার অনুচ্ছেদ লিখুন।
একটি স্পষ্ট এবং সঠিক প্রথম বাক্য দিয়ে চিঠিটি শুরু করুন যাতে পাঠক অবিলম্বে জানতে পারেন যে চিঠি লেখার মধ্যে আপনার উদ্দেশ্য কী। চিঠির শুরুতে আপনি যে চাকরিটি চান তা উল্লেখ করুন, উদাহরণস্বরূপ প্রথম বাক্যের সাথে: "এই চিঠির মাধ্যমে, আমি পিটি এক্সওয়াইজেডে বিক্রয় কর্মী হিসাবে কাজ করার জন্য আবেদন করছি।"
- আপনি যদি কারো কাছ থেকে কাজের রেফারেন্স পান, তাহলে তার নাম লিখুন। নিশ্চিত করুন যে কর্মী বিভাগ রেফারেন্স প্রদানকারী ব্যক্তিকে জানে।
- উদাহরণস্বরূপ: "মিসেস মারিসা পারিশ্রমিক বিভাগে তথ্য দিয়েছেন যে পিটি এক্সওয়াইজেডকে একজন বিক্রেতার প্রয়োজন।"
ধাপ 3. আপনি যা চান তা লিখুন।
প্রথম অনুচ্ছেদটি লেখার পরে, আপনি কেন আপনার কভার লেটার পাঠাচ্ছেন তা প্রকাশ করতে এগিয়ে যান এবং সংক্ষেপে আপনি কে তা বর্ণনা করুন। ব্যাখ্যা করুন যে আপনার দক্ষতা, যোগ্যতা এবং অভিজ্ঞতা আপনার প্রয়োজনীয় পদ পূরণের প্রয়োজনীয় মানদণ্ড পূরণ করে। বিজ্ঞাপনে তালিকাভুক্ত কীওয়ার্ড এবং পদ ব্যবহার করুন। আপনার কর্মজীবনের সময় আপনার অভিজ্ঞতা সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা করে আপনার দক্ষতা সম্পর্কে তথ্য সমর্থন করুন।
- উদাহরণস্বরূপ: যদি চাকরির জন্য আবেদন করার জন্য প্রয়োজনীয় মানদণ্ডটি হয় ভাল যোগাযোগের ক্ষমতা, একটি চিঠিতে লিখুন: "একজন গ্রাহক সেবা কর্মী হিসেবে কাজ করার সময়, আমি বেশ কয়েকটি প্রশিক্ষণে অংশ নিয়েছি যাতে আমি খুব ভালভাবে যোগাযোগ করতে পারি।" তারপরে, সেই দক্ষতা ব্যবহার করে আপনি যে সমস্যার সমাধান করেছেন সে সম্পর্কে আমাকে বলুন।
- একটি চার-অনুচ্ছেদ বিন্যাসে একটি কভার লেটার লিখলে একটি সংক্ষিপ্ত এবং সহজবোধ্য চিঠি তৈরি হবে এবং কর্মচারী বিভাগের কর্মীদের দ্বারা এটি সম্পূর্ণ করা হবে।
ধাপ 4. এছাড়াও প্রাসঙ্গিক অর্জন লিখুন।
কর্মী বিভাগ সাধারণত কভার লেটার দ্রুত পড়ে। সুতরাং, নিশ্চিত করুন যে আপনি এমন কৃতিত্ব এবং সাফল্যের তালিকা করেছেন যা আপনার পছন্দের কাজের সাথে প্রাসঙ্গিক। এই পদ্ধতিতে নিয়োগকারীরা আপনাকে একজন আবেদনকারী হিসাবে মনে রাখে যার অন্যান্য আবেদনকারীদের উপর সুবিধা রয়েছে। আপনার অর্জনগুলি বিন্দু দ্বারা লিখুন যাতে তারা বাকি চিঠির থেকে আলাদা দেখায়।
- লিখিত আকারে সংক্ষিপ্ত তথ্য চিঠি পড়া সহজ করে তোলে। যাইহোক, একটি প্রবন্ধ আকারে উপস্থাপিত তথ্য ভাল লেখা এবং যোগাযোগ দক্ষতা দেখায়।
- পাঠকদের একটি শক্তিশালী প্রথম ছাপ দিতে, প্রথম লাইনে সবচেয়ে চিত্তাকর্ষক সাফল্য লিখুন।
- উৎসাহ, পেশাদারিত্ব এবং আত্মবিশ্বাসের মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখুন।
পদক্ষেপ 5. প্রশংসা করে চিঠি শেষ করুন।
আপনার চিঠি পড়ার জন্য বা আপনার চাকরির আবেদন বিবেচনা করার জন্য ধন্যবাদ বলে একটি ইতিবাচক সমাপ্ত বাক্য লিখুন, উদাহরণস্বরূপ: আপনার মনোযোগের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমি এই চিঠির মাধ্যমে পেশ করা চাকরির আবেদনের জন্য আরও খবরের জন্য অপেক্ষা করছি।” চিঠির শুরুতে তালিকাভুক্ত ঠিকানা বা বায়োতে যোগাযোগের তথ্য উল্লেখ করে কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন তাও জানান।
- সমাপনী শুভেচ্ছা হিসাবে "আন্তরিক" বা "ওয়াসালাম" টাইপ করুন তারপর স্বাক্ষর করুন এবং আপনার পুরো নাম লিখুন।
- মনে রাখবেন স্বাক্ষরের নিচে পুরো নাম টাইপ করতে হবে।
ধাপ 6. একটি সহজ বিন্যাস ব্যবহার করুন।
যেহেতু প্রচ্ছদ পত্রটি একটি সরকারী চিঠি, এটি চিঠির বিন্যাস এবং সম্পাদনায় প্রতিফলিত হওয়া উচিত। স্ট্যান্ডার্ড অ্যাপ্লিকেশন লেটার ফরম্যাট ব্যবহার করুন, যা 2.5 সেন্টিমিটার মার্জিন এবং টাইমস নিউ রোমান বা আরিয়াল ফন্ট ব্যবহার করুন যাতে এটি পড়তে সহজ হয়। মসৃণ, সরল সাদা কাগজে কালো কালিতে মুদ্রণ করুন।
- আপনি যদি একটি ইমেইল পাঠাচ্ছেন, তাহলে একটি পরিষ্কার বিষয় এবং প্রাপকের নাম অন্তর্ভুক্ত করে এটিকে আনুষ্ঠানিক রাখুন যেন আপনি একটি নিয়মিত চিঠি লিখছেন।
- আপনি যদি ইমেইলের মাধ্যমে আপনার আবেদন পাঠাতে চান তাহলে একটি সঠিক ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন। আপনার নাম বা আদ্যক্ষর ব্যবহার করে একটি ইমেল ঠিকানা তৈরি করুন। [email protected] ইমেল ঠিকানায় চাকরির আবেদন পাঠাবেন না।
ধাপ 7. মেইলটি সাবধানে পরীক্ষা করুন।
চিঠি পাঠানোর আগে আপনার পুনরায় পড়া এবং পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পরীক্ষা করা উচিত। টাইপো, বানান এবং ব্যাকরণের ভুলের সাথে অক্ষর শুধুমাত্র আপনার এবং আপনার পেশাদারিত্বের একটি খারাপ প্রথম ছাপ দেয়। কভার লেটার অ্যাপ্লিকেশনটির অংশ এবং আপনার যোগাযোগ দক্ষতা এবং বিস্তারিত মনোযোগ প্রতিফলিত করে।
- একটি ইলেকট্রনিক ডিভাইসে শুধু একটি বানান পরীক্ষক প্রোগ্রামের উপর নির্ভর করবেন না।
- কভার লেটার জোরে জোরে পড়ুন যাতে দেখা না যায় এমন ত্রুটি আছে।
- কিছুক্ষণের জন্য চিঠিটি সংরক্ষণ করুন এবং তারপরে আপনার চোখ বিশ্রামের পরে এটি আবার পড়ুন।
পরামর্শ
যতটা সম্ভব, এক পৃষ্ঠার কভার লেটার প্রস্তুত করুন। কর্মী বিভাগ একটি সংক্ষিপ্ত, পেশাদার চিঠির প্রশংসা করে।
সতর্কবাণী
- ডিজিটাল যুগে, অনেকে ইলেকট্রনিক ডিভাইসের মাধ্যমে আবেদনপত্র এবং বায়োডাটা পাঠাতে পছন্দ করে। নিশ্চিত করুন যে আপনি যে চাকরির আবেদন ইমেইল পাঠিয়েছেন তার বিষয়বস্তু স্ট্যান্ডার্ড বিজনেস লেটার ফরম্যাট অনুযায়ী।
- আপনি যদি চাকরির আবেদন ইমেইল করতে চান, একটি পেশাদার এবং ব্যবসায়িক চিঠি লেখার স্টাইল বজায় রাখুন।
