স্মারকলিপি হল কোম্পানির কর্মীদের মধ্যে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত এক ধরনের নথি। মেমো ব্যবসা জগতের একটি সময়-পরীক্ষিত দিক যা সঠিকভাবে লিখলে জিনিসগুলি প্রবাহিত রাখতে সাহায্য করতে পারে।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি ভাষা এবং বিন্যাস নির্বাচন
ধাপ 1. অতিরিক্ত নৈমিত্তিক ভাষা এড়িয়ে চলুন।
সাধারণভাবে, মেমোর ভাষা স্পষ্ট এবং সহজ, কিন্তু পেশাদার হতে হবে। আপনার মেমোতে কথোপকথনের নৈমিত্তিক সুর এড়ানো উচিত।
- উদাহরণস্বরূপ, লিখবেন না, “হাই সবাই! দয়াময় এটা কি শুক্রবার? আমি একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক বিষয় নিয়ে কথা বলতে চাই।"
- পরিবর্তে, সরাসরি কথা বলুন, "আমি একটি প্রকল্প জেড অগ্রগতি প্রতিবেদন ভাগ করতে চাই।"
পদক্ষেপ 2. আবেগপূর্ণ ভাষা এড়িয়ে চলুন।
আপনার নিরপেক্ষ সুর ব্যবহার করার চেষ্টা করা উচিত এবং আবেগপূর্ণ ভাষা এড়ানো উচিত। দাবিগুলিকে সমর্থন করার জন্য তথ্য এবং প্রমাণগুলি বলার চেষ্টা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, এই ধরনের দাবিগুলি এড়িয়ে চলুন, "আমি মনে করি আমরা যদি শুক্রবারে নৈমিত্তিক পোশাক পরিধান করার অনুমতি পাই তাহলে আমরা সবাই অনেক বেশি খুশি হব।"
- পরিবর্তে, কর্মীদের পোশাক বেছে নেওয়ার অনুমতি দেওয়া হলে মনোবল বৃদ্ধি পায় কিনা সে সম্পর্কে অধ্যয়নের তথ্য দেখুন এবং মেমোতে সেই তথ্য উল্লেখ করুন।
ধাপ 3. সংকেত বাক্যাংশ ব্যবহার করুন।
আপনি যদি প্রমাণ বা উৎস উল্লেখ করতে চান, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি এমন ভাষা ব্যবহার করছেন যা পাঠককে জানাবে যে আপনি কি করছেন।
উদাহরণস্বরূপ, "আমাদের অনুসন্ধান অনুসারে …" বা "ইপিএ দ্বারা সম্পন্ন গবেষণা নির্দেশ করে যে বাক্যটি …"।
ধাপ 4. উপযুক্ত মডেল এবং ফন্ট সাইজ নির্বাচন করুন।
মেমো পড়া সহজ হওয়া উচিত। সুতরাং, ছোট ফন্ট ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন, ডিফল্ট আকার 11 বা 12।
আপনার টাইমস নিউ রোমানের মতো একটি সাধারণ ফন্টও বেছে নেওয়া উচিত। কমিক সেন্সের মতো "মজার" ফন্টগুলি চেষ্টা করার সময় নয় (এই ফন্টটি বেছে নেওয়ার জন্য আপনি হেসে উঠতে পারেন)।
ধাপ 5. স্ট্যান্ডার্ড মার্জিন ব্যবহার করুন।
একটি ব্যবসায়িক মেমোর জন্য সাধারণ মার্জিন 1 ইঞ্চি বা 2.54 সেমি, যদিও কিছু ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম সামান্য বিস্তৃত মার্জিন (উদাহরণস্বরূপ, 1.25 ইঞ্চি বা 3.18 সেমি) সহ মেমো টেমপ্লেট প্রস্তুত করেছে।
পদক্ষেপ 6. একটি একক স্থান নির্বাচন করুন।
ব্যবসায়িক মেমো সাধারণত ডাবল স্পেস ব্যবহার করে না। স্ক্র্যাপবুক পৃষ্ঠা ছোট রাখতে, একক ব্যবধান বিবেচনা করুন, কিন্তু অনুচ্ছেদ বা বিভাগের মধ্যে স্থান যোগ করুন।
অনুচ্ছেদ ইন্ডেন্ট সাধারণত প্রয়োজন হয় না।
3 এর অংশ 2: একটি ব্যবসায়িক মেমো লেখার প্রস্তুতি
ধাপ 1. মেমো পাঠাতে হবে কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন।
যদি আপনার টিমের বেশ কয়েকজনের সাথে গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক বিষয়গুলি ভাগ করে নিতে হয়, তাহলে একটি মেমো পাঠানো ভাল ধারণা। মেমো পাঠানো যেতে পারে এমনকি যদি আপনি শুধুমাত্র একজনের সাথে যোগাযোগ করেন, উদাহরণস্বরূপ, অথবা চিঠিপত্রের রেকর্ড রাখতে চান।
- যাইহোক, কিছু ক্ষেত্রে, সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির সাথে সরাসরি কথা বলা আরও দক্ষ।
- এছাড়াও, কিছু তথ্য মেমোতে পাঠানোর জন্য খুব সংবেদনশীল হতে পারে।
পদক্ষেপ 2. মেমো লেখার উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন।
উদ্দেশ্য অনুসারে মেমোর বিষয়বস্তু এবং সেটিংস পরিবর্তিত হয়। বেশিরভাগ ধরণের মেমো নিম্নলিখিত কারণে লেখা হয়:
- একটি ধারণা বা সমাধান প্রস্তাব করা। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ওভারটাইম সময়সূচী দিয়ে কোন সমস্যা সমাধান করতে জানেন, তাহলে ধারণাটি একটি মেমোতে লিখে আপনার বসের কাছে পাঠানো যেতে পারে।
- আদেশ দিতে। উদাহরণস্বরূপ, মেমো পাঠানো আপনার বিভাগ যে সম্মেলনের আয়োজন করছে তার দায়িত্ব অর্পণের একটি কার্যকর উপায়।
- প্রতিবেদনের জন্য। আপনি সাম্প্রতিক ঘটনাগুলির সহকর্মীদের অবহিত করতে, একটি প্রকল্পে আপডেট রিপোর্ট করতে, অগ্রগতি প্রতিবেদন সরবরাহ করতে বা অনুসন্ধানী ফলাফলগুলি প্রতিবেদন করতে মেমো পাঠাতে পারেন।
ধাপ 3. বিষয় সংকীর্ণ করুন।
আপনি একাধিক প্রকল্প পরিচালনা করতে পারেন এবং জিনিসগুলির অগ্রগতি সম্পর্কে সহকর্মী, বস বা ক্লায়েন্টদের কাছে মেমো পাঠাতে প্রলুব্ধ হতে পারেন। যাইহোক, মনে রাখবেন যে ব্যবসায়িক মেমো শুধুমাত্র একটি ইস্যুতে ফোকাস করা উচিত।
মেমোগুলি সংক্ষিপ্ত, পরিষ্কার এবং ব্যস্ত ব্যক্তিদের দ্রুত পড়ার জন্য সহজ হওয়া উচিত। সুতরাং, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উপেক্ষা করা যাবে না। ফোকাসড মেমো আপনার বার্তা প্রাপ্ত এবং বোঝা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে।
ধাপ 4. শ্রোতাদের বিবেচনা করুন।
বিজনেস মেমোর বিষয়বস্তু, স্টাইল এবং স্বর নির্ধারিত দর্শকদের দ্বারা নির্ধারিত হয়। সুতরাং, কে মেমো গ্রহণ করবে সে সম্পর্কে সাবধানে চিন্তা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, অফিসে কারও জন্য একটি সারপ্রাইজ পার্টির পরিকল্পনা করার বিষয়ে একজন সহকর্মীর কাছে একটি মেমো একটি মেমো থেকে একজন সুপারভাইজারের কাছে ভিন্ন যা আপনি কয়েক মাস ধরে একটি তদন্তের ফলাফল সম্পর্কে।
3 এর অংশ 3: একটি ব্যবসায়িক মেমো রচনা
ধাপ 1. এটি লেবেল।
অনেক ধরণের ব্যবসায়িক চিঠিপত্র রয়েছে। মেমোর জন্য স্ট্যান্ডার্ড উপায় হল স্পষ্টভাবে ডকুমেন্ট লেবেল করা।
- উদাহরণস্বরূপ, পৃষ্ঠার শীর্ষে "মেমো" বা "স্মারকলিপি" লিখুন।
- অবস্থান কেন্দ্রীভূত বা বাম সারিবদ্ধ হতে পারে। অনুপ্রেরণার জন্য, আপনার প্রাপ্ত ব্যবসায়িক স্মারকগুলি পর্যালোচনা করুন এবং বিন্যাসটি অনুলিপি করুন।
পদক্ষেপ 2. একটি শিরোনাম লিখুন।
মেমোর প্রথম অংশে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। প্রতিটি ধাপ সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য পরবর্তী ধাপে বর্ণনা করা হবে।
- TO: যারা মেমো পেয়েছেন তাদের নাম এবং শিরোনাম লিখুন।
- থেকে: পুরো নাম এবং শিরোনাম লিখুন।
- তারিখ: পূর্ণ এবং সঠিক তারিখ লিখুন, বছরটি ভুলে যাবেন না।
- বিষয়: মেমোর বিষয়বস্তুর সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট বর্ণনা লিখ।
- মনে রাখবেন যে বিষয়টি সাধারণত "Re:" বা "RE:" দ্বারা নির্দেশিত হয় (উভয়ই সম্পর্কিত সম্পর্কিত)।
ধাপ the. প্রাপকের তালিকা সাবধানে নির্বাচন করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রত্যেককেই অন্তর্ভুক্ত করেছেন যাদের তথ্য বা বিকাশের প্রয়োজন। যাদের জানা প্রয়োজন তাদের কাছে মেমো বিতরণ সীমিত করুন।
- ব্যবসায়িকভাবে, অফিসে প্রত্যেককে মেমো পাঠানো বুদ্ধিমানের কাজ নয় যদি কেবল কয়েকজনই উদ্বিগ্ন বা জড়িত থাকে।
- মানুষ অনেক মেমো দ্বারা অভিভূত হবে, এবং অপ্রাসঙ্গিক মেমো মাধ্যমে উপেক্ষা বা শুধু স্কিম করতে পারে।
ধাপ 4. প্রাপক তালিকায় থাকা ব্যক্তিদের জন্য সঠিক নাম এবং শিরোনাম এবং শিরোনাম ব্যবহার করুন।
যদিও আপনি এবং আপনার বস দৈনিক ভিত্তিতে পরিচিত, লিখিত চিঠিপত্র আনুষ্ঠানিক রাখা ভাল। উদাহরণস্বরূপ, অফিসের হলওয়েতে দেখা হলেই হয়তো আপনি আপনার বসকে নাম দিয়ে শুভেচ্ছা জানাবেন, কিন্তু মেমোর জন্য তাকে "মিসেস রিয়ানা" বা "ড। রিয়ানা "।
মনে রাখবেন যে আপনি যে তথ্য লিখছেন তা প্রাপক তালিকার প্রত্যেকের উদ্দেশ্যে। সুতরাং, পুরো নাম এবং শিরোনাম লিখুন।
ধাপ 5. বাহ্যিক মেমোতে আপনি যে ব্যক্তিকে সম্বোধন করছেন তার শিরোনাম খুঁজুন।
আপনি যদি অফিসের বাইরে কাউকে মেমো পাঠাচ্ছেন, তাহলে সঠিক অভিবাদন সংজ্ঞায়িত করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রশ্নে প্রোফাইল খুঁজতে সময় নিন, ব্যক্তিগত তথ্য সাধারণত তাদের কোম্পানির ওয়েবসাইটে বর্ণনা করা হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি সন্দেহ করেন যে ডিগ্রীটি পিএইচডি কিনা। যদি হ্যাঁ, সাধারণত সঠিক অভিবাদন ড। এক্স
- তার অবস্থান কি? এটা কি উপ -পরিচালক নাকি ডিন? যদি তাই হয়, নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি মেমোতে উল্লেখ করেছেন।
পদক্ষেপ 6. সাবধানে বিষয় লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে বিষয়টি সংক্ষিপ্ত, পরিষ্কার এবং খুব সাধারণ নয়।
- উদাহরণস্বরূপ, "নতুন ব্যবসা" এর বিষয় অস্পষ্ট বলে মনে হয়, এবং যদি কেউ সপ্তাহ বা দিন আগে ফাইলটি খুঁজছেন, তাহলে আপনার কোন মেমোটি তা নির্ধারণ করতে তাদের কঠিন সময় লাগতে পারে।
- একটি ভাল বিষয় এইরকম কিছু হবে, "গ্রাহক ভিত্তি সম্প্রসারণ তদন্ত অগ্রগতি প্রতিবেদন"।
ধাপ 7. অভিবাদন এড়িয়ে যাওয়ার কথা বিবেচনা করুন।
আপনি একটি শুভেচ্ছা দিয়ে বার্তাটি শুরু করতে চান কিনা তা বেছে নেওয়ার জন্য আপনি স্বাধীন, যেমন "প্রিয়। মিসেস ওয়ারদানি”বা“প্রিয়। সহকর্মীরা। " যাইহোক, মনে রাখবেন যে একটি ব্যবসায়িক মেমোতে শুভেচ্ছা প্রত্যাশিত নয়।
মেমো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পৌঁছে দেওয়ার একটি দ্রুত এবং দক্ষ মাধ্যম, এবং শ্রোতারা স্পষ্টভাবে জানে কে মেমো পেয়েছে এবং পাঠিয়েছে।
ধাপ 8. ভূমিকা লিখুন।
মেমো লেখা এবং পাঠানোর জন্য আপনার উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, "আমি আপনাকে এর মাধ্যমে অবহিত করছি যে …"। ভূমিকা মেমোর বিষয়বস্তুর একটি সারসংক্ষেপ প্রদান করা উচিত।
ধাপ 9. ভূমিকা সংক্ষিপ্ত রাখুন।
প্রথম বিভাগে সমস্ত বিবরণ এবং/অথবা প্রমাণ দেওয়ার প্রয়োজন নেই।
কয়েকটি বাক্য বা একটি ছোট অনুচ্ছেদ যথেষ্ট হবে।
ধাপ 10. মেমো বডি সেটিংস সংজ্ঞায়িত করুন।
প্রবর্তনের পরে, একটি ব্যবসায়িক মেমো সাধারণত উপসংহারের আগে দুই থেকে চারটি অতিরিক্ত অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করে। বিষয়বস্তু এবং সেটিংস বিষয় উপর নির্ভর করে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি গুরুত্বের ভিত্তিতে তথ্য সংগঠিত করতে পারেন। অথবা, যদি আপনি একটি প্রক্রিয়া বর্ণনা করেন, প্রক্রিয়ার ধাপগুলি মেলাতে মেমোর মূল অংশটি ভাগ করুন।
ধাপ 11. আপনি সাবটাইটেল অন্তর্ভুক্ত করতে চান কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন।
ব্যবসায়িক মেমোতে স্পষ্ট বিভাগ থাকা উচিত। সাধারণত ব্যবসায়িক মেমো স্পষ্টভাবে বিভক্ত করা হয় যাতে প্রাপক সহজেই তথ্য পড়তে এবং হজম করতে পারে। আপনি তাদের উপবিভাগের লেবেল দিয়ে বুলেট পয়েন্ট বুঝতে সাহায্য করতে পারেন।
ধাপ 12. একটি নির্দিষ্ট সাবটাইটেল লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি উপধারার ফোকাস প্রাপকের কাছে স্পষ্ট।
উদাহরণস্বরূপ, একটি পরিকল্পিত অফিস সরানোর বিষয়ে একটি মেমো লেখার সময় নিম্নলিখিত উপ -বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন: "আমাদের প্রধান কার্যালয়ের জন্য নতুন অবস্থান", "অফিস সরবরাহের জন্য গুরুত্বপূর্ণ দিকনির্দেশনা", এবং "অফিস সরানো সমাপ্তির সময়সূচী"।
ধাপ 13. মূল অনুচ্ছেদে বিষয় বাক্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
প্রতিটি উপধারা বা অনুচ্ছেদের প্রথম বাক্যটি বিভাগের মূল বিষয়টি বোঝাতে হবে।
মেমোর প্রতিটি অনুচ্ছেদ বা বিভাগ শুধুমাত্র একটি ধারণা উপর ফোকাস করা উচিত।
ধাপ 14. বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার বিবেচনা করুন।
আপনি যদি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি হাইলাইট করতে চান, বুলেট পয়েন্ট বা তালিকাগুলি খুব সহায়ক হতে পারে। এই বিন্যাসটি পাঠকদের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে মনোযোগ দিতে উত্সাহিত করে এবং তাদের আরও দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে মেমো পড়তে সাহায্য করে।
ধাপ 15. মেমো ছোট রাখুন।
সাধারণত, ব্যবসায়িক মেমো এক থেকে দুই পৃষ্ঠার বেশি হয় না।
এই স্ট্যান্ডার্ড পেজ লিমিট সাধারণত বিভাগের মধ্যে অতিরিক্ত লাইন ছাড়াই একক-ফাঁকা নথির জন্য।
ধাপ 16. আপনার একটি সারসংক্ষেপ অনুচ্ছেদের প্রয়োজন হলে সিদ্ধান্ত নিন।
সাধারণভাবে, মেমোগুলির সংক্ষিপ্তসার প্রয়োজন হয় না, বিশেষ করে যদি সেগুলি এক পৃষ্ঠার কম হয়।
যাইহোক, যদি বর্ণিত তথ্য জটিল হয়, অথবা যদি মেমোটি স্বাভাবিকের চেয়ে দীর্ঘ হয়, তবে মূল বিষয়গুলির সারাংশ থাকা সহায়ক।
ধাপ 17. একটি সমাপ্তি বিভাগ বা অনুচ্ছেদ লিখুন।
এমনকি যদি আপনার সংক্ষিপ্ত মেমোর প্রয়োজন না হয়, তবুও আপনার এটি একটি সমাপ্ত বাক্য দিয়ে শেষ করা উচিত। নিম্নলিখিত চিন্তা করুন:
- মেমোর মূল বার্তা কী? আপনি কি প্রাপক কিছু করতে চান? তাদের কি কোন দিন পরে উত্তর দিতে হবে? যদি হ্যাঁ, স্পষ্টভাবে বলুন।
- যদি কোন পদক্ষেপের প্রয়োজন না হয়, তাহলে একটি সহজ সমাপ্ত বাক্য অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন "আমি আরও আলোচনা করতে পেরে খুশি হব" অথবা "দয়া করে আমার সাথে কোন সমস্যা বা প্রশ্ন থাকলে যোগাযোগ করুন"।
ধাপ 18. আপনি চাইলে সাইন ইন করুন।
সাধারণত মেমোর শেষে নাম বা স্বাক্ষর যুক্ত করার প্রয়োজন নেই। যাইহোক, মনে রাখবেন যে আপনার ক্ষেত্রে মেমোর অন্যান্য উদাহরণ অনুসরণ করা সবচেয়ে নিরাপদ।
- যদি অন্যটি আনুষ্ঠানিকভাবে শেষ হয় (যেমন, "আন্তরিকভাবে, ড। সারি), উদাহরণ অনুসরণ করুন।
- যদিও এতে স্বাক্ষরের প্রয়োজন নেই, নথির শেষে আপনাকে আপনার আদ্যক্ষর অন্তর্ভুক্ত করতে হতে পারে।
ধাপ 19. কোন সংযুক্তি আছে কিনা তা বলুন।
যদি মেমোতে টেবিল, গ্রাফ বা রিপোর্টের মতো অ্যাটাচমেন্টও থাকে, তাহলে মেমোর শেষে সংযুক্তি উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "সংযুক্ত: টেবিল 1"।
- আপনার মেমোর মূল অংশের সংযুক্তি উল্লেখ করা উচিত।
- উদাহরণস্বরূপ, একটি আসন্ন অফিস সরানোর কর্মীদেরকে মেমো অবহিত করার জন্য, আপনি নিম্নলিখিত তথ্যগুলি লিখতে পারেন, "আমরা এই ত্রৈমাসিকের শেষের দিকে চলমান প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করতে চাই। আরও বিস্তারিত সময়সূচির জন্য সংযুক্ত টেবিল 1 দেখুন।
ধাপ 20. সাবধানে লেখা মেমোটি আবার পড়ুন।
পাঠানোর আগে, আবার পড়ুন এবং সংশোধন করুন। নিশ্চিত করুন যে বাক্যের ব্যাকরণ সঠিক, কোন ভুল বানান বা বিরাম চিহ্নের ব্যবহার নেই, এবং বিষয়বস্তু সহজেই বোঝা যায়।
- সময় সংশোধন না হলে প্রথম সংশোধনের পরে ডেলিভারি স্থগিত করার কথা বিবেচনা করুন। আপনি যদি এক বা দুই ঘন্টা পরে মেমোটি পুনরায় পড়েন তবে আপনি এমন ত্রুটিগুলি খুঁজে পেতে পারেন যা প্রাথমিকভাবে উপেক্ষা করা হয়েছিল।
- যদি মেমোতে সংবেদনশীল তথ্য থাকে, তাহলে আপনার জন্য কে মেমো পর্যালোচনা করতে পারে এবং এর বিষয়বস্তুর চূড়ান্ত অনুমোদন দিতে পারে তা দেখতে কোম্পানির নীতিগুলি পরীক্ষা করুন।
