মেমোগুলি সাধারণত একটি গোষ্ঠীর কাছে নির্দিষ্ট তথ্য পৌঁছে দেওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়, উদাহরণস্বরূপ ক্রিয়াকলাপ, নীতি বা উপলভ্য সংস্থান সম্পর্কে এবং তাদের পদক্ষেপ নিতে বলার জন্য। "স্মারকলিপি" শব্দের অর্থ এমন কিছু যা অবশ্যই মনে রাখা বা মনোযোগ দেওয়া উচিত। আপনি এই টিপসগুলি অধ্যয়ন করে একটি ভাল, সহজে বোঝার মতো মেমো লিখতে পারেন।
ধাপ
পার্ট 1 এর 4: মেমো হেড লেখা
পদক্ষেপ 1. একটি মেমো লেখার জন্য কাগজের শীর্ষে "মেমোরান্ডাম" টাইপ করুন।
প্রথমে, ব্যাখ্যা করুন যে এই দলিলটি একটি স্মারকলিপি। "MEMORDUM" শব্দটি কাগজের উপরের প্রান্ত থেকে 3 সেমি প্রথম লাইন হিসাবে গা bold় অক্ষরে লিখুন। এই শব্দটি কেন্দ্রে বা বড় অক্ষরের বাম দিকে স্থাপন করা যেতে পারে।
পরের লাইন লেখার আগে দুটি ফাঁকা লাইন বাদ দিন।
ধাপ 2. সঠিকভাবে মেমো প্রাপকের নাম লিখুন।
যেহেতু মেমো ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি আনুষ্ঠানিক মাধ্যম, তাই প্রাপককেও আনুষ্ঠানিকভাবে তালিকাভুক্ত করতে হবে। মেমো প্রাপকের পুরো নাম এবং শিরোনাম লিখুন।
যদি এই মেমোটি সকল কর্মীদের উদ্দেশ্যে লেখা হয়, তাহলে লিখুন: "প্রতি: সকল কর্মচারী"।
ধাপ Also। এছাড়াও অন্যান্য প্রাপকদের "CC" লাইনে লিখুন।
"সিসি" লাইন (যা সৌজন্য কপির জন্য দাঁড়িয়ে আছে) সেই ব্যক্তির বা ব্যক্তির নাম লিখতে ব্যবহৃত হয় যারা মেমোর একটি অনুলিপি পাবে, যার কাছে মেমো পাঠানো হবে না। "সিসি" লাইনে তালিকাভুক্ত নাম হল সেই দল যাকে মেমোতে বর্ণিত নীতি বা সমস্যা সম্পর্কে অবহিত করা প্রয়োজন।
ধাপ 4. "থেকে" লাইনে আপনার নাম লিখুন।
মেমোর লেখক এবং প্রেরকের নাম অবশ্যই মেমো হেডারে থাকতে হবে। এই লাইনে আপনার পুরো নাম এবং শিরোনাম লিখুন।
ধাপ 5. তারিখ লিখুন।
বিন্যাসের তারিখ, মাস, বছর সহ পুরোপুরি মেমো তৈরির তারিখ লিখুন। উদাহরণস্বরূপ: "তারিখ: 9 ডিসেম্বর 2015" বা "9/12/2015"।
পদক্ষেপ 6. মেমোর বিষয় নির্ধারণ করুন এবং "সম্পর্কে" শিরোনাম সহ একটি পৃথক লাইন হিসাবে লিখুন।
মেমোর বিষয় আপনাকে মেমোতে কী আলোচনা করা হয়েছে তার একটি ধারণা দেবে। একটি নির্দিষ্ট, কিন্তু সংক্ষিপ্ত বিষয় নির্বাচন করুন।
উদাহরণস্বরূপ, বিষয় হিসাবে "পিঁপড়া" লেখার পরিবর্তে, আরও নির্দিষ্ট কিছু বেছে নিন, উদাহরণস্বরূপ: "অফিসে পিঁপড়ার সমস্যা"।
ধাপ 7. মেমো হেডারের ফরম্যাট ভালোভাবে জেনে নিন।
মেমো হেডারটি বাম দিকের শীর্ষে থাকা উচিত। আপনি "থেকে:", "থেকে:", "তারিখ:", এবং "সম্পর্কে:" শব্দের জন্য বড় হাতের বা ছোট হাতের অক্ষর ব্যবহার করতে পারেন।
-
মেমো হেডার নিচের উদাহরণের মত দেখাবে:
প্রতি: প্রাপকের নাম এবং শিরোনাম
থেকে: আপনার নাম এবং শিরোনাম
তারিখ: মেমো লেখার তারিখ
বিষয়: মেমোতে অন্তর্ভুক্ত বিষয়গুলি (আপনি গুরুত্বপূর্ণ মনে করেন এমন জিনিসগুলির জন্য গা bold় বা একটি নির্দিষ্ট রঙ ব্যবহার করুন)।
- একটি মেমো হেডার লেখার সময়, কোলনের পরে একটি জায়গা রাখুন যাতে এটি আরও সুন্দর দেখায়।
- যখন আপনি মেমো হেডার লেখা শেষ করেন, মেমো হেডারকে মেমো বডি থেকে আলাদা করার জন্য মেমো লেখা চালিয়ে যাওয়ার আগে একটি লাইন এড়িয়ে যান।
4 এর অংশ 2: মেমোর বডি লেখা
ধাপ 1. মেমো গ্রহণকারী শ্রোতাদের বিবেচনা করুন।
এমন একটি মেমো লেখার জন্য যা লোকেদের পড়তে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে আগ্রহী করে, আপনাকে অবশ্যই মেমোর মূল অংশে আপনার ব্যাখ্যার ধরন, দৈর্ঘ্য এবং আনুষ্ঠানিকতা নির্ধারণ করতে হবে, যা দর্শকরা এটি পড়বে। তার জন্য, আপনাকে অবশ্যই জানতে হবে কে এই মেমোটি গ্রহণ করবে এবং পড়বে।
- মেমো প্রাপকের অগ্রাধিকার এবং উদ্বেগগুলি কী তা সন্ধান করুন।
- মেমোর পাঠকরা যে প্রশ্নগুলি করবেন তা অনুমান করার চেষ্টা করুন। কিছু উদাহরণ, প্রমাণ বা অন্যান্য তথ্য প্রদান করে আপনার ব্যাখ্যা সমর্থন করুন যা পাঠককে প্রভাবিত করতে পারে।
- মেমো পড়বে এমন শ্রোতাদের বিবেচনা করে, আপনি মেমোতে সঠিক তথ্য বা মতামত জানাতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা দেবেন না।
"প্রিয় মি Mr আনোয়ার" এর মত শুভেচ্ছা দিয়ে মেমোটি শুরু করার দরকার নেই। পরিবর্তে, আপনি যে বিষয়টি কভার করতে চান তা ব্যাখ্যা করার জন্য একটি প্রাথমিক বাক্য লিখুন।
ধাপ the। প্রথম অনুচ্ছেদে সমস্যা বা ইস্যু বলুন।
আপনি যে পদক্ষেপ নিতে চান তার পটভূমি সংক্ষেপে বর্ণনা করুন। একটি থিসিস বিবৃতি জমা দেওয়ার মতো, বিষয় ব্যাখ্যা করুন এবং এই পদক্ষেপটি কেন গুরুত্বপূর্ণ তা বলুন। আপনি এই প্রারম্ভিক বাক্যটি একটি বিমূর্ত বা মেমো সারাংশ হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন।
একটি সাধারণ নির্দেশিকা হিসাবে, শুরুর অংশটি একটি অনুচ্ছেদে লেখা উচিত।
ধাপ 4. উদাহরণস্বরূপ, মেমোর শুরুতে আপনি লিখতে পারেন:
1 জানুয়ারী, 2016 থেকে, PT XYZ স্বাস্থ্য সুরক্ষায় একটি নতুন নীতি বাস্তবায়ন করবে। সকল কর্মচারী এবং তাদের পরিবারের সদস্যরা প্রতি মাসে BPJS শ্রেণী 1 এর স্বাস্থ্য সুবিধা পাবেন”।
পদক্ষেপ 5. মেমোতে আপনার উত্থাপিত ইস্যুর প্রসঙ্গ বর্ণনা করুন।
আপনি যে ইস্যুটি উপস্থাপন করছেন তার ব্যাকগ্রাউন্ড সম্পর্কে পাঠকদের তথ্যের প্রয়োজন হতে পারে। সংক্ষিপ্তভাবে প্রেক্ষাপট ব্যাখ্যা করুন এবং শুধুমাত্র কি গুরুত্বপূর্ণ তা বলুন।
প্রাসঙ্গিক হলে, আপনি কেন এই নীতি প্রয়োগ করতে চান তা ব্যাখ্যা করে মেমো লেখা চালিয়ে যান। উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "সরকার একটি প্রবিধান জারি করেছে যে প্রত্যেক কোম্পানিকে BPJS Kesehatan অংশগ্রহণকারী হিসাবে কর্মচারী এবং তাদের পরিবারের সদস্যদের নিবন্ধন করতে হবে"।
পদক্ষেপ 6. আলোচনা বিভাগে একটি ব্যাখ্যা প্রদান করে আপনার পরিকল্পনা সমর্থন করুন।
আপনি যে পদক্ষেপ নেবেন তা সংক্ষেপে বর্ণনা করুন। আপনার প্রস্তাব সমর্থন করার জন্য প্রমাণ এবং যৌক্তিক কারণ প্রদান করুন। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পৌঁছে দিয়ে শুরু করুন, তারপর নির্দিষ্ট বা সহায়ক তথ্য প্রদান করুন। আপনার প্রস্তাবিত পদক্ষেপ থেকে পাঠক কী উপকার পাবেন বা এই পদক্ষেপ না নেওয়া হলে কী ক্ষতি হবে তা বলুন।
- যদি আপনি একটি দীর্ঘ মেমো তৈরি করতে চান, প্রাসঙ্গিক এবং প্ররোচিত গ্রাফ, তালিকা, বা চার্ট উপস্থাপন করুন।
- দীর্ঘ মেমোর জন্য, আপনি একটি সংক্ষিপ্ত শিরোনাম প্রদান করতে পারেন যা প্রতিটি বিভাগের বিষয়বস্তু বর্ণনা করে। উদাহরণস্বরূপ, "নীতি" শিরোনাম তৈরির পরিবর্তে "সকল কর্মচারীদের জন্য নতুন নীতি" লিখুন। শিরোনামটি সুনির্দিষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত করুন যাতে মেমোর গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি পাঠক অবিলম্বে জানতে পারে।
ধাপ 7. পাঠক কর্তৃক গৃহীত পদক্ষেপের পরামর্শ দিন।
একটি মেমোর মাধ্যমে, আপনি অন্যদের একটি নির্দিষ্ট ইস্যুতে কাজ করতে বলুন, এটি একটি নতুন পণ্য সম্পর্কে ঘোষণা, ব্যয় প্রতিবেদনের একটি নতুন নীতি, বা কোম্পানি কীভাবে একটি সমস্যা সমাধান করে সে সম্পর্কে একটি বিবৃতি। একটি সমাপ্তি অনুচ্ছেদ বা বাক্যে কী পদক্ষেপ নেওয়া উচিত তা ব্যাখ্যা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "সকল কর্মচারীদের অবশ্যই 1 মার্চ, 2016 থেকে নতুন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে"।
- এছাড়াও আপনার প্রস্তাবের জন্য সহায়ক প্রমাণ প্রদান করুন।
ধাপ 8. একটি ইতিবাচক এবং সহায়ক সারাংশ প্রদান করে মেমো বন্ধ করুন।
শেষ অনুচ্ছেদে পরবর্তী পদক্ষেপের বর্ণনা দেওয়া উচিত যা সমস্যার সমাধান করতে পারে। এছাড়াও সাংগঠনিক সংহতি সম্পর্কে সমর্থনের বার্তা প্রদান করুন।
- আপনি বলতে পারেন, "আমি এই প্রস্তাবটি নিয়ে আরও আলোচনা করতে এবং যে সিদ্ধান্তে আমরা পারস্পরিক সম্মত হয়েছিলাম তা বাস্তবায়ন করতে ইচ্ছুক"।
- অথবা, আপনি লিখে মেমোটি বন্ধ করতে পারেন, “আমরা একটি উত্পাদন লাইন যুক্ত করার পরিকল্পনা নিয়ে খুব উচ্ছ্বসিত। আমরা বিশ্বাস করি এই পরিকল্পনাটি কোম্পানির উন্নয়ন করবে এবং আমাদের ব্যবসার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করবে”।
- মাত্র একটি বা দুটি বাক্য দিয়ে মেমো বন্ধ করুন।
মেমোর সমাপ্তি
পদক্ষেপ 1. মেমোর বিন্যাসটি ভালভাবে জানুন।
সহজে পড়ার জন্য স্ট্যান্ডার্ড মেমো ফরম্যাট ব্যবহার করুন। টাইমস নিউ রোমান বা এরিয়াল ফন্টে মেমো টাইপ করুন, সাইজ 12 3 সেমি বাম, ডান এবং নীচের মার্জিন সহ।
একটি বাম সারিবদ্ধ অনুচ্ছেদ বিন্যাস ব্যবহার করুন। অনুচ্ছেদের শেষে দুটি ফাঁকা লাইন এড়িয়ে যান এবং অনুচ্ছেদের শুরুতে একটি স্থান ছেড়ে যাওয়ার প্রয়োজন নেই।
পদক্ষেপ 2. আপনার মেমো চেক করুন।
এটি সঠিক, পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং প্ররোচিত করার জন্য মেমোটি আবার পড়ুন এবং সম্পাদনা করুন। আপনি সঠিক লেখার শৈলী ব্যবহার করছেন তা নিশ্চিত করুন। অপ্রয়োজনীয় বৈজ্ঞানিক পদ বা শব্দভঙ্গি দূর করুন।
- এখনও বানান, ব্যাকরণ এবং আলোচনার ত্রুটি আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। নাম, তারিখ এবং সংখ্যা লেখার দিকে মনোযোগ দিন।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার মেমো যথেষ্ট সংক্ষিপ্ত এবং অপ্রয়োজনীয় তথ্য বাদ দিন।
পদক্ষেপ 3. আপনার নামের পাশে শুরু করুন।
মেমোতে স্বাক্ষর করার প্রয়োজন নেই, তবে আপনার নামের ঠিক পাশে মেমোর মাথায় একটি বলপয়েন্ট কলম দিয়ে এটি শুরু করতে হবে। আদ্যক্ষর ইঙ্গিত দেয় যে আপনি এই মেমোটি অনুমোদন করেছেন।
ধাপ 4. লেটারহেড সহ কাগজ ব্যবহার করুন।
লেটার পেপার রয়েছে যা বিশেষভাবে মেমোর জন্য ডিজাইন করা লেটারহেড দিয়ে মুদ্রিত হয় অথবা নিয়মিত লেটার পেপার ব্যবহার করে।
আপনি যদি কম্পিউটারে মেমো তৈরি করেন (এবং ইমেইলে পাঠিয়ে থাকেন), কোম্পানির লোগো এবং প্রদর্শিত যোগাযোগের তথ্য সহ ওয়ার্ড প্রোগ্রাম ব্যবহার করে আপনার নিজের লেটারহেড তৈরি করুন। ভবিষ্যতের মেমো জমা দেওয়ার জন্য এই মেমো টেমপ্লেটটি ব্যবহার করুন।
ধাপ 5. মেমো কিভাবে পাঠাবেন তা ঠিক করুন।
মেমো বিতরণের সর্বোত্তম উপায় চয়ন করুন। আপনি এটি মুদ্রণ এবং ভাগ করতে পারেন অথবা ইমেলের মাধ্যমে পাঠাতে পারেন।
ইমেইলের মাধ্যমে মেমো পাঠানোর জন্য, আপনি একটি মেমোকে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে এইচটিএমএল বা পিডিএফে রূপান্তর করতে পারেন এবং এটি ইমেল সংযুক্তি হিসাবে পাঠাতে পারেন।
4 এর 4 অংশ: মেমো টেমপ্লেট ব্যবহার করা
ধাপ 1. একটি মেমো টেমপ্লেট দেখুন।
টেমপ্লেট ব্যবহার করে মেমো তৈরি করা যেতে পারে, সেগুলিকে স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করার পরিবর্তে। তার জন্য, ইন্টারনেটে ভাল মেমো টেমপ্লেটগুলি সন্ধান করুন, উদাহরণস্বরূপ মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে। ব্যবহৃত ফর্ম্যাটগুলি সাধারণত প্রায় একই, কিন্তু ফন্টের আকার, দৈর্ঘ্য এবং নকশা ভিন্ন হতে পারে।
- আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সবচেয়ে উপযুক্ত টেমপ্লেটটি ডাউনলোড করুন।
- যে কোনো ওয়েবসাইট থেকে টেমপ্লেট ব্যবহার করার আগে নিয়মগুলি পড়ার বিষয়টি নিশ্চিত করুন।
ধাপ 2. আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করা টেমপ্লেটটি খুলুন।
ডাউনলোড বোতামে ক্লিক করার পরে, টেমপ্লেটটি সরাসরি আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করা হবে অথবা আপনাকে বেশ কয়েকটি পদক্ষেপ করতে হবে। যদি ফলাফলটি একটি জিপ করা ফাইল হয়, তাহলে আপনাকে প্রথমে এই ফাইলটি আনজিপ করতে হবে এবং তারপর এটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে খুলতে হবে।
আমরা আপনাকে সুপারিশ করছি যে আপনি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড প্রোগ্রামের সর্বশেষ সংস্করণটি ব্যবহার করুন যাতে আপনি সমস্যার সম্মুখীন না হন এবং এই টেমপ্লেটটি আপনার জন্য ভাল কাজ করবে। আপনি যদি এখনও মাইক্রোসফট ওয়ার্ড প্রোগ্রামের আগের সংস্করণ ব্যবহার করেন, তাহলে যেকোন ফাইল ডাউনলোড করার আগে এটি আপডেট করুন।
ধাপ 3. আপনার নিজের লেটারহেড নির্ধারণ করুন।
সমস্ত টেমপ্লেট পরিবর্তন করা যেতে পারে। মেমো টেমপ্লেটের প্রতিটি অংশ আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টমাইজ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, লেটারহেড বিভাগে টেমপ্লেটে একটি লোগো এবং ট্রেডমার্ক নিবন্ধন চিহ্ন যুক্ত করুন। কোম্পানির তথ্য টাইপ করতে লেটারহেড বিভাগে ক্লিক করুন।
ধাপ 4. মেমো হেডারে টেমপ্লেট ফিল্ড পূরণ করুন।
আপনাকে অবশ্যই "থেকে", "থেকে", "সিসি" এবং "সম্পর্কে" ক্ষেত্র পূরণ করতে হবে। প্রতিটি ক্ষেত্র পূরণ করার সময় সতর্ক থাকুন যাতে আপনি এই বিভাগে বিভ্রান্ত, মিস বা ভুল টাইপ না করেন।
পদক্ষেপ 5. আপনার বার্তা টাইপ করুন।
মেমোর মূল অংশে ভূমিকা, প্রসঙ্গ, আলোচনা এবং সারাংশ লিখুন। পয়েন্ট-বাই-পয়েন্ট তথ্য জানাতে আপনি তালিকা আকারে মেমো লিখতে পারেন।
- ডান মার্জিন এবং ফন্ট সাইজের সাথে মেমোতে সমস্ত অনুচ্ছেদ সুন্দরভাবে সংগঠিত করতে একই টেমপ্লেট ফর্ম্যাট ব্যবহার করুন।
- প্রয়োজনে আপনি টেবিল প্রদর্শন করতে মেমো টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন। এটি আরও সহায়ক হতে পারে, বিশেষ করে যদি একটি তালিকা বা অন্য ফরম্যাটে প্রস্তুত করা মেমোটি opিলা বা পড়া কঠিন মনে হয়।
- টেমপ্লেটে থাকা শব্দগুলো মুছে ফেলতে ভুলবেন না। পাঠানোর আগে আবার সাবধানে চেক করুন।
ধাপ 6. এছাড়াও স্ক্র্যাপ ফুট চেক করুন।
মেমোর পাদদেশটি মেমোর নীচে থাকে যা সাধারণত অতিরিক্ত তথ্য প্রদানের জন্য ব্যবহৃত হয়, উদাহরণস্বরূপ আপনার কোম্পানির তথ্য বা ফোন নম্বর লিখতে। সাবধানে পরীক্ষা করুন যে এই সমস্ত তথ্য সঠিকভাবে টাইপ করা হয়েছে। অবশ্যই, আপনি ভুল যোগাযোগের তথ্য বা অনুপস্থিত তথ্য ছাড়া একটি ভাল মেমো পাঠাতে চান।
ধাপ 7. প্রদর্শন সামঞ্জস্য করুন।
টেমপ্লেট থেকে আপনি যে সুবিধাগুলি পেতে পারেন তার মধ্যে একটি হল নথির রঙ পরিবর্তন করার সুযোগ। মেমোর প্রদর্শন ব্যক্তিত্বের সাথে সামঞ্জস্য করা যায় এবং এটি আরও আকর্ষণীয় দেখায়। উপরন্তু, আপনি বর্তমান পরিস্থিতিকে সবচেয়ে বেশি মানানসই করে তুলতে পারেন, যাতে এটি আরও মনোযোগ আকর্ষণ করে, কিন্তু এখনও পেশাদার।
ধাপ 8. একটি নতুন নথি হিসাবে মেমো সংরক্ষণ করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি এই মেমো ফাইলের একটি অনুলিপি রেখেছেন যাতে আপনার যে কোনও ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রমাণ হিসাবে ডিজিটাল ব্যাকআপ থাকে।
ধাপ 9. এই টেমপ্লেটটি সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি এটি আবার ব্যবহার করতে পারেন।
যখনই আপনার সামান্য ভিন্ন বিষয় নিয়ে একটি মেমো তৈরি করার প্রয়োজন হবে, আপনি যে মেমোটি পাঠাতে চান তার বিষয়বস্তুর সাথে এটির তথ্য প্রতিস্থাপন করুন। সময় বাঁচানোর পাশাপাশি, আপনি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিন্যাসে মেমো তৈরি করতে পারেন যাতে সেগুলি পেশাদার মনে হয়। এইভাবে, পাঠকরা আরও মনোযোগ দেবে এবং আপনার পাঠানো মেমোটি সাবধানে পড়বে।
পরামর্শ
- খুব বেশি কারণ দেবেন না। কেন কিছু পদক্ষেপ নিতে হবে তা আপনাকে ব্যাখ্যা করতে হবে, কিন্তু এটি অত্যধিক করবেন না।
- মেমোতে লিখিত ব্যাখ্যা/তথ্য সংক্ষেপে উপস্থাপন করতে হবে।
সম্পর্কিত নিবন্ধ
- কিভাবে একটি বিজনেস মেমো লিখবেন
- কীভাবে একটি চিঠি লিখবেন
- কীভাবে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করবেন
- কীভাবে পাঠকের চিঠি লিখবেন
