অনেক কোম্পানি বিভাগীয় বা কোম্পানিভিত্তিক খরচ নিরীক্ষণের জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে। বর্তমানে এক্সেল উইন্ডোজ অপারেটিং সিস্টেম সহ কম্পিউটারে ডিফল্ট প্রোগ্রাম হয়ে উঠেছে। সুতরাং আপনি আপনার বিল নিরীক্ষণ করতে এই প্রোগ্রামটি ব্যবহার করতে পারেন। মাইক্রোসফট এবং অন্যান্য সাইট থেকে অনেকগুলি টেমপ্লেট (প্রিন্ট) আছে যা আপনি খরচ ট্র্যাক করতে ব্যবহার করতে পারেন। এমনকি এক্সেলের সর্বশেষ সংস্করণগুলিতে, এই টেমপ্লেটগুলি ইতিমধ্যে প্রোগ্রামে উপলব্ধ। আপনি Excel এ চালান পর্যবেক্ষণ করতে আপনার নিজস্ব কার্যপত্রক তৈরি করতে পারেন। এই নিবন্ধটি উভয় উপায়ে আলোচনা করবে।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: একটি এক্সেল টেমপ্লেট ব্যবহার করা
ধাপ 1. ডিফল্ট এক্সেল টেমপ্লেট নির্বাচন করুন।
এক্সেলের সর্বশেষ সংস্করণটিতে ব্যক্তিগত ব্যয় পর্যবেক্ষণের টেমপ্লেট এবং সাধারণ ব্যবসায়িক কার্যক্রমের জন্য টেমপ্লেট রয়েছে। আপনি এই টেমপ্লেটটি অ্যাক্সেস করতে এবং ব্যবহার করতে পারেন Excel- এ ব্যয় নিরীক্ষণ করতে।
- এক্সেল 2003 এ, "ফাইল" মেনু থেকে "নতুন" নির্বাচন করুন। "টেমপ্লেট" ডায়ালগ বক্স আনতে "নতুন ওয়ার্কবুক" টাস্ক পেন থেকে "আমার কম্পিউটারে" নির্বাচন করুন।
- এক্সেল 2007 -এ, "নতুন ওয়ার্কবুক" ডায়ালগ বক্স আনতে "ফাইল" মেনু থেকে "নতুন" নির্বাচন করুন। বাম ফলকের "টেমপ্লেট" মেনু থেকে "ইনস্টল করা টেমপ্লেট" বিকল্পটি নির্বাচন করুন। মধ্যম ফলকে "ইনস্টল করা টেমপ্লেট" থেকে "ব্যক্তিগত মাসিক বাজেট" নির্বাচন করুন এবং "তৈরি করুন" এ ক্লিক করুন।
- এক্সেল 2010 এ, "ফাইল" লেবেলে ক্লিক করুন, তারপরে "ফাইল" মেনু থেকে "নতুন" নির্বাচন করুন। "উপলভ্য টেমপ্লেট" প্যানেলের উপরে থেকে "নমুনা টেমপ্লেট" নির্বাচন করুন, তারপর নমুনা টেমপ্লেট ভিউ থেকে "ব্যক্তিগত মাসিক বাজেট" নির্বাচন করুন এবং "তৈরি করুন" ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 2. একটি অনলাইন টেমপ্লেট চয়ন করুন।
যদি মাইক্রোসফট এক্সেলের অন্তর্নির্মিত ব্যক্তিগত বাজেট টেমপ্লেট আপনার খরচ ট্র্যাক করতে না পারে, তাহলে ইন্টারনেটে উপলব্ধ টেমপ্লেট ব্যবহার করে দেখুন। আপনি তৃতীয় পক্ষের সাইট থেকে টেমপ্লেট ডাউনলোড করতে পারেন, অথবা মাইক্রোসফট অফিস অনলাইনের সাথে সংযোগ স্থাপনের জন্য এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন।
- এক্সেল 2003 এ, আপনি মাইক্রোসফ্ট অফিস অনলাইন লাইব্রেরি থেকে https://office.microsoft.com/en-us/templates/ এ উপযুক্ত টেমপ্লেট নির্বাচন করতে পারেন। (এখানে, আপনি এক্সেলের আগের সংস্করণের জন্য টেমপ্লেটগুলিও খুঁজে পেতে পারেন।)
- এক্সেল 2007 এ, "নতুন ওয়ার্কবুক" ডায়ালগ বক্সের মাইক্রোসফট অফিস অনলাইন বিভাগ থেকে "বাজেট" নির্বাচন করুন। অনলাইন অফিস টেমপ্লেট লাইব্রেরিতে সংযোগ করতে আপনার অবশ্যই একটি ইন্টারনেট সংযোগ থাকতে হবে।
- এক্সেল ২০১০ -এ, উপলব্ধ টেমপ্লেট প্যানের Office.com বিভাগ থেকে "বাজেট" নির্বাচন করুন। অনলাইন অফিস টেমপ্লেট লাইব্রেরিতে সংযোগ করতে আপনার অবশ্যই একটি ইন্টারনেট সংযোগ থাকতে হবে।
ধাপ 3. যথাযথ কক্ষে তথ্য প্রবেশ করান।
প্রবেশ করা তথ্য ব্যবহৃত ওয়ার্কশীট টেমপ্লেটের উপর নির্ভর করে।
ধাপ 4. আপনার ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করুন।
আপনি টেমপ্লেট দ্বারা প্রদত্ত ওয়ার্কশীটের নাম ব্যবহার করতে পারেন অথবা ইচ্ছা মতো একটি নাম লিখতে পারেন। অথবা, আপনি কেবল কাজের কাগজ তৈরির নাম এবং বছর লিখতে পারেন।
2 এর পদ্ধতি 2: ব্যয়ের নিরীক্ষণের জন্য আপনার নিজস্ব ওয়ার্কশীট তৈরি করুন
ধাপ 1. এক্সেল খুলুন।
ধাপ 2. কক্ষ A1 এ কার্যপত্রকের জন্য একটি নাম লিখুন।
একটি পরিষ্কার নাম ব্যবহার করুন, যেমন "ব্যক্তিগত বাজেট", "ব্যক্তিগত ব্যয় পর্যবেক্ষণ", বা অনুরূপ কিছু। (নাম লেখার সময় উদ্ধৃতি চিহ্ন ব্যবহার করবেন না। এখানে উদাহরণ উদ্ধৃত করতে উদ্ধৃতি চিহ্ন ব্যবহার করা হয়)।
ধাপ 3. সারি 2 কলাম শিরোনাম লিখুন।
এখানে কিছু নাম এবং ক্রম রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন, "তারিখ", "অর্থ প্রদান", "মেমো", "ব্যয়", "আয়" (বা "উপার্জন", বা "আমানত") এবং "ব্যালেন্স"। এই শিরোনামগুলিকে A2 থেকে G2 এর মধ্যে প্রবেশ করান, এবং কলামের প্রস্থ সামঞ্জস্য করুন যাতে সমস্ত পাঠ্য দৃশ্যমান হয়।
কলামের শিরোনাম এবং শিরোনাম সেট করার পরে, "ফ্রিজ পেনস" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন যাতে আপনি পৃষ্ঠাটি স্ক্রোল করার সময় কলাম শিরোনামগুলি শীর্ষে থাকে। ফ্রিজ পেনস বিকল্পটি এক্সেল 2003 এবং পরে "ভিউ" মেনুতে এবং এক্সেল 2007 এবং 2010 এর জন্য "ভিউ" মেনু রিবনে "উইন্ডো" গ্রুপে রয়েছে।
ধাপ 4. ঘরের সারিতে প্রথম ব্যয় লিখুন 3।
ধাপ 5. ঘর G3 এ ব্যালেন্স সূত্রটি লিখুন।
ব্যালেন্স আয় এবং ব্যয়ের মধ্যে পার্থক্য দ্বারা নির্ধারিত হবে কারণ এটি প্রথম ব্যালেন্স এন্ট্রি। এটি যেভাবে সেট করা হয়েছে তা আপনার ব্যয়ের দিক থেকে বাজেট দেখার ইচ্ছা বা আপনার নগদ অর্থের উপর নির্ভর করে।
- আপনি যদি খরচ দেখানোর জন্য একটি কাস্টম ওয়ার্কশীট চান, আপনার ব্যালেন্স ফর্মুলা হল = E3-F3, যেখানে E3 হল সেই সেল যাতে ব্যয়ের ব্যালেন্স থাকে এবং F3 হল আয় ব্যালেন্স সেল। এই ভাবে, যদি আপনার খরচ আপনার আয়ের চেয়ে বেশি হয়, আপনার মোট ব্যয়ের একটি ধনাত্মক সংখ্যা থাকবে, যা আপনার জন্য বুঝতে সহজ হবে।
- আপনি যদি আপনার কাছে থাকা টাকা দেখানোর জন্য একটি কাস্টম ওয়ার্কশীট চান, ব্যালেন্স ফর্মুলা হল = F3-E3। এইভাবে, কাজের কাগজ ইতিবাচক নগদ প্রবাহ প্রদর্শন করবে যদি হাতে নগদ ব্যয়ের চেয়ে বেশি হয়, এবং যদি আয়ের চেয়ে ব্যয় বেশি হয় তবে নেতিবাচক।
ধাপ 6. সেল সারিতে দ্বিতীয় খরচ এন্ট্রি লিখুন 4।
ধাপ 7. সেল G4 এ ব্যালেন্স ফর্মুলা লিখুন।
যেহেতু দ্বিতীয় এবং পরবর্তী এন্ট্রিগুলির ভারসাম্য বর্তমান ভারসাম্য রেকর্ড করবে, তাই আপনাকে আগের এন্ট্রির ব্যালেন্সে খরচ এবং আয়ের ফলে পার্থক্য যোগ করতে হবে।
- আপনি যদি ওয়ার্কশীটকে বিশেষভাবে খরচ প্রদর্শন করতে চান, তাহলে ব্যালেন্স ফর্মুলা হল = G3+(E4-F4), অর্থাৎ G3 হল আগের ব্যালেন্স ধারণকারী সেল, E4 হল খরচ সম্বলিত সেল, এবং F4 হল রাজস্ব ধারণকারী সেল।
- আপনি যদি ওয়ার্কশীট হাতে নগদ পরিমাণ প্রদর্শন করতে চান, ব্যালেন্স সূত্র = G3+(F4-E4)।
- সূত্রের মধ্যে বন্ধনী যা খরচ এবং রাজস্বের মধ্যে পার্থক্য দেখায় প্রকৃতপক্ষে প্রয়োজন হয় না। আমরা এটি লিখেছি যাতে সূত্রের ধারণাটি আরও স্পষ্ট হয়।
- যদি আপনি সমস্ত এন্ট্রি সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত ব্যালেন্স ভ্যালু সেল ফাঁকা রাখতে পারেন, অনুগ্রহ করে সূত্রটিতে IF শব্দটি ব্যবহার করুন যাতে আপনি যখন তারিখটি প্রবেশ করেন, ব্যালেন্স সেলটি মান প্রদর্শন করে না। দ্বিতীয় প্রবেশের জন্য এই পদ্ধতির সূত্র হল = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) যদি আপনি ওয়ার্কশীটটি লোড নিরীক্ষণ করতে চান, এবং = IF (A4 = "," ", G3+(F4-E4)) যদি আপনি হাতে থাকা নগদ প্রবাহ পর্যবেক্ষণ করতে একটি কাজের কাগজ চান। (খরচ এবং আয়ের চারপাশের বন্ধনীগুলি বাদ দেওয়া হতে পারে, কিন্তু বাইরের বন্ধনীগুলি বাদ দেওয়া যাবে না।)
ধাপ 8. কলাম G (ব্যালেন্স কলাম) -এ অন্য কোষে ব্যালেন্স সূত্রটি অনুলিপি করুন।
সেল G3 এ রাইট ক্লিক করুন এবং পপআপ মেনু থেকে "কপি" নির্বাচন করুন। এর পরে, নীচের ঘরে স্ক্রোল করুন। নির্বাচিত ঘরে ডান ক্লিক করুন, এবং নির্বাচিত ঘরে সূত্র পেস্ট করতে পপআপ মেনু থেকে "আটকান" নির্বাচন করুন (এক্সেল ২০১০ -এ, পপআপ মেনুতে "পেস্ট" বা "পেস্ট ফর্মুলা" বিকল্পটি বেছে নিন।) সূত্রটি বর্তমান সারির খরচ, রাজস্ব এবং তারিখের রেফারেন্স (যদি ব্যবহার করা হয়) নির্দেশ করতে সেল রেফারেন্সগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করবে এবং বর্তমান সারির উপরে সারির রেফারেন্স ব্যালেন্স।
ধাপ 9. ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করুন।
আপনার কার্যপত্রকে একটি পরিষ্কার নাম দিন, উদাহরণস্বরূপ “Cost Monitoring.xls” অথবা “Personal Budget.xls”। আপনি ফাইলের নাম এবং বছর লিখতে পারেন, একইভাবে ওয়ার্কশীট তৈরির পদ্ধতির মতো। (আবার, আপনার উদ্ধৃতিগুলি ব্যবহার করার দরকার নেই কারণ আমরা সেগুলি কেবল উদাহরণের ফাইলের নামগুলি স্পষ্ট করার জন্য লিখেছিলাম
এক্সেল 2003 এবং পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি ".xls" ফর্ম্যাটে ওয়ার্কশীটগুলি সংরক্ষণ করে, যখন এক্সেল 2007 এবং 2010 আরও সাম্প্রতিক এক্সএমএল-ভিত্তিক বিন্যাস ".xlsx" এ ওয়ার্কশীটগুলি সংরক্ষণ করে। যাইহোক, সর্বশেষ এক্সেলটিতে ".xls" ফর্ম্যাটে ফাইল সংরক্ষণ করার বিকল্প রয়েছে। যদি আপনার একাধিক কম্পিউটার থাকে এবং এই ওয়ার্কশীটটি সেগুলোতে সংরক্ষণ করার পরিকল্পনা করেন, যদি আপনার কম্পিউটারে এক্সেল 2003 বা তার আগে থাকে তবে পুরানো ফর্ম্যাটটি ব্যবহার করুন। আপনার সমস্ত কম্পিউটারে কমপক্ষে এক্সেল 2007 থাকলে সর্বশেষ বিন্যাসটি ব্যবহার করুন।
পরামর্শ
- ব্যয় এবং আয়ের বিভাগগুলিতে "স্বয়ংসম্পূর্ণ" ব্যবহার করুন যাতে লিখিত বানানটি সঠিক হয়।
- আপনি বকেয়া, পরিশোধিত এবং ভবিষ্যতের খরচের মধ্যে পার্থক্য করার জন্য বোল্ড, টেক্সট কালার বা সেল শেডিং ব্যবহার করতে পারেন।
- সূত্র বা কলামের শিরোনামগুলি দুর্ঘটনাক্রমে পরিবর্তন হতে বাধা দেওয়ার জন্য, কোষগুলিকে পরিবর্তন থেকে রক্ষা করা একটি ভাল ধারণা। আপনি যে কোষগুলি প্রতিস্থাপন করতে চান তা নির্বাচন করুন (তারিখ, প্রদানকারী শ্রেণী, ব্যয়, আয় এবং মেমো), এবং সেই ঘরগুলি আনলক করুন, তারপরে পুরো কার্যপত্রকে সুরক্ষা প্রয়োগ করুন।
