প্রত্যেকে অবশ্যই হতাশ বোধ করেছে কারণ তারা কিছু কিনেছিল বা অর্ডার করেছিল কিন্তু যা চেয়েছিল তা পায়নি। এই জাতীয় ঘটনাগুলি কখনও কখনও হতাশাজনক নয়, তবে এমন কিছু সময় রয়েছে যখন অভিযোগ করা সঠিক কাজ। আপনি যদি অভিযোগ করতে চান, আপনি নিশ্চিত করতে চাইবেন যে অভিযোগটি পরিশোধ করে, তা টাকা ফেরত, প্রতিস্থাপন আইটেম, অথবা ক্ষমা প্রার্থনা। কম আবেগপূর্ণ কিন্তু ফলপ্রসূ অভিযোগ জানার জন্য নীচের নির্দেশিকা পড়ুন।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: অভিযোগ শুরু করা
পদক্ষেপ 1. নিশ্চিত করুন যে আপনার অভিযোগ শোনা হয়েছে।
যদি আপনি মনে করেন যে আপনি যা চান তা পাচ্ছেন না বা খারাপ আচরণ করা হচ্ছে, আপনার কথা বলা উচিত যাতে আপনার সমস্যা সমাধান করা যায়। একটু ধাক্কা খেতে প্রস্তুত থাকুন এবং আপনার যুক্তি রক্ষা করুন। আপনি যদি নিজেকে শুনতে না দেন, তাহলে আপনার অভিযোগটি সহজভাবে উপেক্ষা করার একটি ভাল সুযোগ রয়েছে।
পদক্ষেপ 2. অবিলম্বে একটি অভিযোগ করুন।
একটি অভিযোগ করুন যখন ঘটনাটি আপনার স্মৃতিতে এখনও তাজা এবং জড়িত ব্যক্তিরা এখনও ঘটনাস্থলে রয়েছেন। যদি আপনি অপেক্ষা করেন এবং পরে এটি করেন, অভিযোগ করা একটু বেশি কঠিন হয়ে যাবে। ঘটনা বা ঘটনার দিন একই দিনে অভিযোগ করার চেষ্টা করুন। যদি তা সম্ভব না হয়, তাহলে একই সপ্তাহ বা মাসে করুন। মোটকথা, যত তাড়াতাড়ি হবে ততই ভালো।
ধাপ 3. এমন কাউকে খুঁজুন যিনি সত্যিই সাহায্য করতে পারেন।
ফ্লাইট অ্যাটেনডেন্টদের উপর আঘাত করার মতো হবেন না কারণ আপনি আপনার ট্রানজিট ফ্লাইট মিস করবেন। ফ্লাইট অ্যাটেন্ডেন্ট এটি সম্পর্কে কিছু করতে পারে না, এবং আপনি পরিস্থিতি আরও খারাপ করে তুলছেন। আপনার সাথে দেখা হওয়া প্রথম ব্যক্তির কাছে অবিলম্বে অভিযোগ করার পরিবর্তে, প্রথমে আপনার পরিস্থিতি সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং কে আপনার সমস্যা সমাধানের জন্য কিছু করতে পারে, অথবা অন্তত আপনাকে সাহায্য করতে পারে এমন কারো সাথে যোগাযোগ করুন।
- অনেক দোকানে একজন কর্মচারীর সাথে একটি তথ্য বা হেল্প ডেস্ক থাকে যারা সবসময় আপনার পাশে থাকে যখন আপনার সমস্যা হয়। আপনি স্টোর ক্যাশিয়ারের কাছে অবিলম্বে অভিযোগ করার আগে, আপনার সাথে সরাসরি কথা বলার জন্য আরও উপযুক্ত ব্যক্তি আছে কিনা তা আগে খুঁজে নিন।
- আপনি সেই ব্যক্তির থেকে শুরু করতে পারেন যিনি রেকর্ডিং করেন, অথবা রেস্টুরেন্টের ওয়েটার যিনি আপনাকে পরিবেশন করেন। কিন্তু এই লোকেরা সাধারণত ছোটখাটো সমস্যাগুলোতে আপনাকে সাহায্য করতে পারে। যদি আপনার সমস্যা আপনার স্যুপের বাগের চেয়ে বড় হয় অথবা আপনি ভাঙা আসবাবপত্র পুনরুদ্ধার করতে চান, তাহলে আপনাকে স্টোর ম্যানেজারের সাথে কথা বলতে হতে পারে।
- আপনি যদি গ্রাহক পরিষেবাকে কল করেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে অভিযোগ আছে, এবং সঠিক ব্যক্তির সাথে কথা বলতে বলুন।
ধাপ 4. সমস্যা এবং আপনার কাঙ্ক্ষিত সমাধান বর্ণনা করুন।
যখন আপনি কথা বলার জন্য সঠিক ব্যক্তির সন্ধান পেয়েছেন, তখন পরিস্থিতি বা আপনার অভিযোগ পরিষ্কারভাবে ব্যাখ্যা করুন এবং কাঙ্ক্ষিত সমাধানটি কেমন। আপনি যদি আপনার টাকা ফেরত চান, তাহলে অনুগ্রহ করে পরিমাণ উল্লেখ করুন। যদি সমস্যাটি পরিষেবা হয় এবং আপনি একটি ব্যাখ্যা চান, তাই বলুন। আপনার অভিযোগ শোনার লোকেরা সমস্যাটি আরও সহজে সমাধান করতে পারে যদি আপনি এটি সম্পূর্ণ এবং বিশেষভাবে ব্যাখ্যা করতে পারেন।
- আপনি যার সাথে কথা বলছেন তার নাম বলুন এবং নিজের পরিচয়ও দিন। একটি আনুষ্ঠানিক ভূমিকা অন্য ব্যক্তিকে তারা যা করছে তা বন্ধ করার এবং আপনার কথা মনোযোগ দিয়ে শোনার একটি দুর্দান্ত উপায়। "হ্যালো, মি Mr. আরিফ, আমি বুডি। আপনি কেমন আছেন? দেখুন, এটা আরিফের দোষ নয়, কিন্তু…”
- তার সাথে কথা বলুন যেমন সে একজন বিশ্বস্ত এবং আপনি তাকে একটি গোপন কথা বলতে চান। এই বলে শুরু করুন যে আপনি তাকে সমস্যা বা ত্রুটির জন্য ব্যক্তিগতভাবে দোষারোপ করবেন না, তবে তিনি যদি এটি সমাধান করতে সাহায্য করতে পারেন তবে খুব খুশি হবেন।
ধাপ 5. হাসুন।
এই বিষয়টিকে আর স্পষ্টভাবে জোর দেওয়া যাবে না। আপনাকে খুব বেশিবার হাসি বলা হবে না। কেউ হাসলে কাউকে সাড়া দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। যখন আপনি হাসবেন তখন আপনি একটি দয়ালু এবং মৃদু প্রতিক্রিয়া পাওয়ার নিশ্চয়তা পাবেন।
ধাপ 6. আবেগপ্রবণ হবেন না।
এদিক -ওদিক চলবেন না এবং ব্যাখ্যা করুন যে আপনি এই বিষয়ে কতটা রেগে আছেন। আপনার আওয়াজ বা রাগী অঙ্গভঙ্গি করবেন না। এই পরিস্থিতি থেকে আপনি যা চান তা পাওয়ার চাবিকাঠি হল আপনার অভিযোগ গ্রহণকারী ব্যক্তিকে আপনার পক্ষে সমাধান খুঁজে পেতে সহায়তা করা। যদি আপনার কাজগুলি হুমকিস্বরূপ মনে হয়, আপনি যা চান তা পাওয়ার সম্ভাবনা কম।
- আপনার শরীরের ভাষা এবং মুখের অভিব্যক্তি নিয়ন্ত্রণ করুন যাতে আপনি শান্ত এবং সতর্ক থাকতে পারেন। আপনার চোখ lingালাই, আপনার বাহু অতিক্রম করা এবং অন্যান্য অঙ্গভঙ্গি যা আপনার মেজাজ হারাতে চলেছে তার মতো অঙ্গভঙ্গি এবং অভিব্যক্তি করবেন না।
- ধৈর্য্য ধরে অপেক্ষা করুন. আপনার টাকা ফেরত পেতে, ক্ষমা চাইতে, অথবা অন্য যে কোন কিছু অনুরোধ করা হয়েছে, গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি তার সুপারভাইজারের অনুমতি না পাওয়া পর্যন্ত আপনাকে অপেক্ষা করতে হতে পারে। অধৈর্য হয়ে আরো উত্তেজনা সৃষ্টি করা অসভ্য এবং অনুপযুক্ত আচরণ। আপনার সমস্যা সমাধানের সময় শান্তভাবে এবং ধৈর্য ধরে অপেক্ষা করুন।
ধাপ 7. সেই ব্যক্তিকে ধন্যবাদ যিনি আপনার সাথে কাজ করার জন্য সময় নিয়েছেন।
আপনি যদি যা চান তা পেতে পরিচালনা করেন, আন্তরিক ধন্যবাদ আপনাকে আবশ্যক। আপনি যা চান তা না পেলে আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে আপনার আরও অভিযোগ করা উচিত কি না।
নিশ্চিত করুন যে আপনি যে ব্যক্তি বা প্রতিনিধির অভিযোগটি পেয়েছেন তার নাম মনে রাখবেন এবং/অথবা রেকর্ড করবেন যে সেই ব্যক্তিকে সচেতন করতে যে আপনি গুরুতর এবং তাকে পরবর্তীকালে জবাবদিহি করতে হতে পারে।
2 এর পদ্ধতি 2: আরও অভিযোগ করা
ধাপ 1. বিস্তারিত লিখুন।
যদি আপনি সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন যে এই অভিযোগের জন্য কোম্পানির একজন অধিকতর যোগ্য ব্যক্তিকে জড়িত করার সময় এসেছে, তাহলে ঘটনার সমস্ত বিবরণ এবং বিস্তারিত বিবরণ লিখে শুরু করুন। তারিখ, ব্যয় করা অর্থের পরিমাণ এবং ঘটনার সাথে সম্পর্কিত যে কোনও তথ্য লিখুন। আপনার অভিযোগ প্রাপ্ত কর্মচারী বা গ্রাহক সেবা কর্মকর্তার নাম লিখুন এবং কথোপকথন এবং আপনি এটি থেকে প্রাপ্ত ফলাফল বর্ণনা করুন।
পদক্ষেপ 2. একটি আনুষ্ঠানিক অভিযোগপত্র লিখুন।
যে কোম্পানি অভিযোগ গ্রহণ করে এবং পরিচালনা করে তার ঠিকানা বা ইমেল খুঁজুন। কী ঘটেছিল এবং আপনার সমাধান কী হবে সে সম্পর্কে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ কিন্তু দৃ letter় চিঠি লিখুন। সবকিছু সম্পর্কে পরিষ্কার থাকুন এবং একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে একটি প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন - সাধারণত, একটি সপ্তাহ সেরা সময় সীমা। আপনার যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন এবং কখন আপনার কাছে পৌঁছানো যাবে।
- লিখিতভাবে কারও সাথে যোগাযোগ করার জন্য দ্রুততম উপায় হল ইমেল। কিন্তু আপনি আপনার চিঠি প্রিন্ট করে ডাকযোগে পাঠাতে পারেন।
- এই বিন্দু থেকে এই বিষয়ে চিঠিপত্রের রেকর্ড রাখুন।
- যদি আপনি যে উত্তর পেয়েছেন তাতে আপনি সন্তুষ্ট হন, একটি ধন্যবাদ চিঠি লিখুন এবং বলুন যে আপনার সমস্যাটি সমাধান করা হয়েছে। যদি আপনি কোন উত্তর না পান, অথবা উত্তরটি তুচ্ছ এবং অনুপযুক্ত মনে হয়, অভিযোগ করতে থাকুন এবং উচ্চতর স্কেলে।
পদক্ষেপ 3. কোম্পানির সিইওকে ইমেল করুন।
যদি আপনি সত্যিই যোগাযোগ করতে না পারেন বা কোম্পানির কর্মচারী বা ম্যানেজারের কাছ থেকে আপনি যা চান তা পেতে না পারেন তবে একটি উচ্চ-স্তরের সংস্থার কাছে অভিযোগ করতে ভয় পাবেন না। যদি কোম্পানির ভুলগুলি এত খারাপ হয় যে এটি আপনাকে ঝুঁকিতে ফেলে, কোম্পানির সিইওকে অবশ্যই এটি সম্পর্কে জানতে হবে। ধৈর্য ধারণ কর. উত্তর না পাওয়া পর্যন্ত কোম্পানির সিইওকে সাপ্তাহিক ইমেল করুন।
ধাপ 4. ফেসবুক বা টুইটারে পোস্ট করুন।
যেসব কোম্পানির সাথে যোগাযোগ করা বা পৌঁছানো কঠিন তাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য এটি একটি ক্রমবর্ধমান কার্যকর উপায় হয়ে উঠছে। কি ঘটেছে তা ব্যাখ্যা করে একটি পোস্ট বা টুইট তৈরি করুন এবং সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। নিশ্চিত করুন যে কোম্পানির ফেসবুক বা টুইটার অ্যাকাউন্ট এটি দেখতে পারে (ট্যাগ বা উল্লেখ সহ, উদাহরণস্বরূপ)। যেহেতু আপনার অভিযোগ একটি পাবলিক ফোরামে যায়, আপনি খুব দ্রুত একটি প্রতিক্রিয়া পেতে পারেন।
- এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করবেন না যতক্ষণ না আপনি ব্যক্তিগতভাবে কোম্পানির সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করেছেন কিন্তু কোন লাভ হয়নি।
- আপনি যদি পাবলিক ফোরামে কোম্পানির বদনাম না করেন তবে আপনি আরও ভাল ফলাফল পাবেন। নিশ্চিত করুন যে আপনার পোস্ট বা টুইট শান্ত এবং সরাসরি। নাক গলাবেন না।
পদক্ষেপ 5. সাহায্যের জন্য একজন উপদেষ্টাকে জিজ্ঞাসা করুন।
আপনি যদি সত্যিই মনে করেন যে আপনি যে সমস্যাটির মুখোমুখি হচ্ছেন তা গুরুতর এবং আপনি যদি মনে করেন যে কোম্পানি আপনাকে আপনার প্রাপ্য অধিকার থেকে বঞ্চিত করছে, তাহলে আপনি যে সমস্যার সম্মুখীন হচ্ছেন তা সমাধান করতে আপনাকে সাহায্য করতে পারে এমন একটি বাইরের দল খুঁজুন। যদি একা অভিযোগ করে কাজ না হয়, তাহলে বাইরের লোকের সাহায্য পেলে হয়তো ফলাফল ভিন্ন হবে।
পরামর্শ
- আপনার সমস্যা পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা করুন।
- সর্বদা বিনয়ী হোন।
- হাসি।
- শত্রু নয়, বন্ধু বা মিত্র তৈরি করুন।
- শান্ত থাক.
- অশ্লীল বা জনপ্রিয় ভাষা ব্যবহার করবেন না
- এছাড়াও আপনি চান সমাধান বর্ণনা করুন।
