বর্ণানুক্রমিকভাবে আর্কাইভ করা ব্যক্তিগত এবং পেশাগত জীবনে গুরুত্বপূর্ণ নথি সংগঠিত করার একটি উপায়। বর্ণানুক্রমিক সংরক্ষণাগার আপনাকে স্বতন্ত্র ফাইলগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে এবং পুনরুদ্ধার করতে দেয়। এটি নিশ্চিত করে যে সমস্ত নথি সুরক্ষিত এবং সর্বদা হাতে থাকে। যুক্তিসঙ্গত ফাইলিং সিস্টেম বজায় রাখার জন্য ইন্দোনেশিয়ান ভাষায় বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করার অনেক নিয়ম রয়েছে।
ধাপ
2 এর অংশ 1: বর্ণানুক্রমিকভাবে আর্কাইভ করা
ধাপ 1. কোন বর্ণানুক্রমিক পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
যদিও এটি সহজ মনে হতে পারে, বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং সিস্টেমে বেছে নেওয়ার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে। আপনাকে একটি সিস্টেম বেছে নিতে হবে এবং ধারাবাহিকভাবে এটি প্রয়োগ করতে হবে।
- লেটার-বাই-লেটার ফাইলিং প্রতিটি শব্দের প্রতিটি অক্ষরের উপর ভিত্তি করে যে ক্রমে এটি ঘটে এবং শব্দের মধ্যে ফাঁক উপেক্ষা করে।
- ওয়ার্ড বাই ওয়ার্ড আর্কাইভিং প্রতিটি সারির প্রতিটি শব্দের প্রথম অক্ষরের উপর ভিত্তি করে প্রতিটি ফাইল বাছাই করে করা হয়।
- ইউনিট-বাই-ইউনিট ফাইলিং প্রতিটি শব্দ, সংক্ষিপ্তসার, এবং প্রাথমিক হিসাব নেয় এবং সেগুলিকে বাছাই করে। এটি এমন একটি সিস্টেম যা সাধারণত প্রয়োগ করার সুপারিশ করা হয়।
পদক্ষেপ 2. ফাইলগুলিকে গ্রুপ করুন।
আর্কাইভ করার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত ফাইল একবার হয়ে গেলে, সেগুলি কীভাবে একত্রিত করা যায় তা ঠিক করুন। আপনি একটি অভিধান বিন্যাস ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে ফাইল বা ফাইলের ধরন নির্বিশেষে সবকিছু বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়। আপনি এনসাইক্লোপিডিয়া ফর্ম্যাটটিও ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে আপনি ফাইলগুলিকে টাইপ বা বিষয় অনুসারে গ্রুপ করেন এবং তারপর সেগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান।
আপনার যদি আর্কাইভ করার জন্য বিভিন্ন ধরনের ফাইল থাকে (রসিদ, ট্যাক্স স্লিপ, চিঠি ইত্যাদি), আমরা এনসাইক্লোপিডিয়া ফরম্যাট ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। প্রথমে ফাইল টাইপ করে গ্রুপ করুন, তারপর সেগুলো বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান। ডকুমেন্ট আলাদা করার জন্য বর্ডার বা কালার কোড ব্যবহার করুন।
ধাপ the. আর্কাইভ করা ফাইলগুলিকে ইনডেক্স করুন।
সূচীকরণ ফাইলের শিরোনামের প্রতিটি বিভাগকে উপযুক্ত ইউনিটে বিভক্ত করছে। ফাইলগুলিকে আর্কাইভ করার আগে ইনডেক্স করার জন্য, আপনাকে প্রতিটি ফাইলের নামের উপাদানগুলিকে বিভক্ত করতে হবে এবং একটি নতুন নাম তৈরি করতে হবে যা বর্ণানুক্রমিকভাবে সমন্বিত এবং ডিফল্ট নামের থেকে আলাদা। উদাহরণ হিসেবে:
- বলুন আপনাকে নিম্নোক্ত ফাইলগুলিকে ইনডেক্স এবং আর্কাইভ করতে হবে: "Anoa Eating Behavior" শিরোনামে anoa- এর একটি নিবন্ধ, বিশিষ্ট anoa বিশেষজ্ঞ জেসমিন এ। ডালিয়ার জীবনী এবং জাকার্তা চিড়িয়াখানায় anoa প্রদর্শনীতে একটি প্রচারমূলক ব্রোশার।
- জেসমিন এ।
- যদি আপনি একটি অভিধানের মতো শ্রেণীবিভাগ পদ্ধতি বেছে নেন, তাহলে "Anoa Eating Behavior" নিবন্ধটি সেই অনুযায়ী সূচী করা উচিত। তদনুসারে, এটি "P" অক্ষর গোষ্ঠীতে সংরক্ষণ করুন ("আচরণ" এর জন্য)।
- অন্যথায়, আপনি যদি আনোয়া-সম্পর্কিত ফাইলগুলি সংরক্ষণ করার পরিবর্তে একটি এনসাইক্লোপিডিয়া-বিন্যাসিত গ্রুপিং ব্যবহার করেন তবে আপনি "আনোয়া খাওয়ার আচরণ" কে "আনোয়া, খাওয়ার আচরণ" হিসাবে সূচী করতে পারেন। এই ফাইলটি তারপর অক্ষর গ্রুপ "A" এ সংরক্ষণ করা হয়।
- একটি প্রচারমূলক ব্রোশারকে "আনোয়া, প্রদর্শনী (জাকার্তা চিড়িয়াখানা)" হিসাবে সূচী করা যেতে পারে যদি আপনি ভবিষ্যদ্বাণী করেন যে আনোয়া প্রদর্শনীতে প্রচুর উপাদান থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অন্য ফাইলকে "আনোয়া, প্রদর্শনী (বান্দুং চিড়িয়াখানা) হিসাবে সূচী করতে পারেন।
- অন্যথায়, যদি আপনি জাকার্তা চিড়িয়াখানা সম্পর্কিত বেশ কিছু ফাইল পাওয়ার আশা করেন, অথবা আপনি ভৌগোলিক অবস্থান অনুসারে ফাইলগুলিতে এনসাইক্লোপিডিয়া ফর্ম্যাট গ্রুপিং ব্যবহার করতে চান, তাহলে প্রচারমূলক ব্রোশারকে "জাকার্তা চিড়িয়াখানা, (আনোয়া প্রদর্শনী)" হিসাবে সূচী করা হতে পারে।
ধাপ 4. ফাইলগুলি তাদের সূচী নাম অনুসারে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান।
বর্ণানুক্রমিকভাবে ফাইল করার সাধারণ নিয়ম হল A (প্রথম) থেকে Z (শেষ) পর্যন্ত ফাইলগুলি সাজানো। পার্থক্য নির্ধারণ এবং অর্ডার করার জন্য বিশেষ তথ্য ব্যবহার করুন যাতে আপনি ফাইলগুলি আলাদা করতে পারেন। উদাহরণ হিসেবে:
- পূর্ববর্তী ধাপে নির্দেশিত অর্ডারটি এরকম কিছু হতে পারে (ব্যবহৃত সিস্টেমের উপর নির্ভর করে): "ডালিয়া, জেসমিন এ।", "জাকার্তা চিড়িয়াখানা (আনোয়া প্রদর্শনী)", এবং "আনোয়া খাওয়ার আচরণ" বা "আনোয়া, প্রদর্শনী (জাকার্তা) চিড়িয়াখানা))”,“আনোয়া, খাওয়ার আচরণ”, এবং“ডালিয়া, জেসমিন এ।”
- "ক্যাঙ্গারু" এর ফাইলগুলি "হাতি" এর ফাইলগুলির পরে সাজানো হয়। "জিরাফ" এর ফাইলগুলি মাঝখানে থাকবে এবং "আনোয়া" এর ফাইলগুলি "ভালুক" এবং "ভেড়া" এর আগে অর্ডার করা হবে। সুতরাং, অর্ডার হল: "আনোয়া", "ভালুক", "ভেড়া", "হাতি", "জিরাফ", "ক্যাঙ্গারু"।
- যদি আপনি পরে "Armadillo" ফাইল যোগ করেন, সেগুলি "Anoa" এর পরে হবে। যেহেতু তারা উভয়ই "A" অক্ষর দিয়ে শুরু করে, তাই অর্ডার নির্ধারণের জন্য আপনাকে A ("N" এর জন্য অক্ষর এবং "Armadillo" এর জন্য "R") এর পরে অক্ষরটি দেখতে হবে। সুতরাং, নতুন আদেশ হল: "আনোয়া", "আর্মাদিলো", "ভালুক", "ভেড়া", "হাতি", "জিরাফ", "ক্যাঙ্গারু"।
ধাপ 5. আপনার ফাইল ফোল্ডারটি লেবেল করুন।
এটি খুঁজে পাওয়া সহজ করার জন্য, প্রতিটি আর্কাইভ ফোল্ডারে সূচীর নামের সাথে ফাইলের অনুরূপ লেবেল দিন। এই পদ্ধতি ক্রমে নতুন ফাইল আর্কাইভ করা সহজ করে তোলে।
- আর্কাইভটি তার ফোল্ডারে রাখুন।
- ফোল্ডারটির ব্যবহারযোগ্যতা বাড়ানোর জন্য যদি আপনি রঙিন কোডেড করেন তবে এটি সহজ হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এনসাইক্লোপিডিয়া ফরম্যাট গ্রুপিং ব্যবহার করেন, প্রতিটি গ্রুপকে তার নিজস্ব রঙ বরাদ্দ করা হয় এবং প্রতিটি গ্রুপের প্রতিটি ফাইলকে তার রঙ অনুযায়ী লেবেল করা হয়।
ধাপ 6. সূচী এবং ফাইলিং সিস্টেম নথিভুক্ত করুন।
আপনার ইনডেক্সিং এবং ফাইলিং সিস্টেম ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা আবশ্যক। নিশ্চিত করুন যে যার কাছে ফাইলের অ্যাক্সেস আছে সে যে সিস্টেমে চলছে তা জানে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নথি তৈরি বা ভাগ করতে পারেন যাতে আপনার ফাইলিং সিস্টেমের নিয়মাবলীর বিবরণ থাকে। এটি প্রত্যেককে ফাইলিং সিস্টেমকে দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে সক্ষম করবে।
ধাপ 7. সঠিকভাবে নতুন ফাইল আর্কাইভ করুন।
আপনার সিস্টেম অনুযায়ী সূচীর নাম এবং বর্ণানুক্রমিক ক্রমে আলমারিতে ফাইল রাখুন। প্রয়োজনে, নতুন ফাইলটিকে তার সঠিক জায়গায় অন্তর্ভুক্ত করতে বর্তমান ফাইলটি সরান।
2 এর অংশ 2: বিশেষ কেসগুলি পরিচালনা করা
ধাপ 1. উল্লেখযোগ্য শর্তাবলী অনুযায়ী ফাইল আর্কাইভ করুন।
কখনও কখনও সেখানে তালিকাভুক্ত শিরোনাম বা নামের পরিবর্তে কীওয়ার্ড দ্বারা ফাইল সংরক্ষণ করা সহজ। এটি নিশ্চিত করে যে ফাইলগুলি সর্বাধিক যৌক্তিক পদ ব্যবহার করে সূচী এবং অনুসন্ধান করা যেতে পারে। উদাহরণ হিসেবে:
"জাকার্তার প্রথম ব্যাংক" কে "জাকার্তা, প্রথম ব্যাংক" হিসাবে সূচী এবং আর্কাইভ করা যেতে পারে। "প্রথম" বা "ব্যাঙ্ক" এর পরিবর্তে "জাকার্তা" এই এন্ট্রির মূল শব্দ, বিশেষ করে যদি আপনার অনুরূপ নামের অন্যান্য ফাইল থাকে, যেমন "ফার্স্ট ব্যাংক ইন বান্দুং" বা "ফার্স্ট ব্যাংক ইন মেডান"।
ধাপ 2. শেষ নাম অনুসারে নাম সাজান।
স্ট্যান্ডার্ড আর্কাইভ সুপারিশ করে যে লোকেদের শেষ নামগুলি প্রথমে সূচী করা উচিত কারণ সেগুলি উল্লেখযোগ্য পদ হিসাবে বিবেচিত হয়।
- অতএব, "জেসমিন এ। ডালিয়া" সূচী করা হয়েছে এবং "ডালিয়া, জেসমিন এ" হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে।
- শেষে শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন (ড।, ইর, ইত্যাদি)। উদাহরণস্বরূপ, "ড। জেসমিন এ।
- সাধারণত, নামগুলি তাদের বানান অক্ষর অনুসারে বাছাই করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "ম্যাকডোনাল্ড" "ম্যাকডোনাল্ড" এর আগে হবে। অতএব, "ডি '", "এল", "লে", "ডি", ইত্যাদি নামের অংশ হিসাবে বিবেচনা করা হয় এবং একটি পৃথক ইউনিট নয়। এটি সাধারণত বিদেশী নামগুলিতে প্রয়োগ করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "হেইনলাইন", "লে গুইন" "এল'ইংল" এবং "উলফ" ফাইলগুলি সঠিকভাবে সাজানো হয়েছে ("এল'এংল," লে গুইন "," হেইনলাইন "," উলফ "নয়)।
- এই নিয়মের ব্যতিক্রম সাধারণত প্রযোজ্য হয় যখন একজন ব্যক্তির নাম একটি ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের নামের অংশ গঠন করে। এই ক্ষেত্রে, ব্যক্তির নামটি ব্যবসার নামে একটি ইউনিট হিসাবে বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, "জেসমিন এ। ডালিয়া পেস্ট কন্ট্রোল সার্ভিসেস" চিঠি গ্রুপ "জে" এর অধীনে দায়ের করা হয় এবং এটি "ডালিয়া, জেসমিন এ কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ পরিষেবা" হিসাবে তালিকাভুক্ত হয় না।
ধাপ articles. নিবন্ধ, সংযোজন এবং প্রিপোজিশন উপেক্ষা করুন
প্রবন্ধ (যেমন "a", "an", এবং "the" ইংরেজিতে), সংযোজন (যেমন "এবং", "কিন্তু", এবং "বা"), এবং প্রিপোজিশন (যেমন "সঙ্গে", "থেকে", এবং " to”) সাধারণত বর্ণানুক্রমিকভাবে সূচীকরণ এবং সংরক্ষণাগারে বাদ দেওয়া হয় কারণ এটি একটি উল্লেখযোগ্য শব্দ হিসেবে বিবেচিত হয় না। প্রবন্ধ, সংযোজন, বা পূর্বাভাস ফাইলের নাম তৈরি করলেও এটি সত্য। উদাহরণ হিসেবে:
- "ইমু খাওয়ানোর অভ্যাসগুলির একটি তদন্ত" শিরোনামের ফাইলটি "ই" গ্রুপে "ইমু" (ফাইলের শিরোনামের একটি উল্লেখযোগ্য শব্দ) এর জন্য "এ" থেকে "এ" অক্ষরের পরিবর্তে সংরক্ষণ করা হয়েছে কারণ এটি একটি ইংরেজি নিবন্ধ।
- "ডালিয়া এবং সোয়েনো, কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ পরিষেবাগুলি" "ডালিয়া, জেসমিন এ" এর পরে তালিকাভুক্ত। সূচকের নাম দুটোই "ডালিয়া" অক্ষর দিয়ে শুরু হয় যাতে অর্ডার নির্ধারণ পরবর্তী গুরুত্বপূর্ণ মেয়াদে স্থানান্তরিত হয় (এই ক্ষেত্রে, "সোটোনো" এবং "জেসমিন") ফাইলিং অর্ডার নির্ধারণ করতে। "এবং" শব্দটি উপেক্ষা করুন কারণ এটি উল্লেখযোগ্য নয়।
ধাপ 4. সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি হ্যান্ডেল করুন যেন তারা উচ্চারিত হয়।
ফাইল করার সময়, আপনি "Tbk" এর মতো সংক্ষিপ্তসার সম্মুখীন হতে পারেন। ("ওপেন" এর জন্য সংক্ষিপ্ত)। সাধারণত, আপনি কেবল একটি অক্ষরের স্ট্রিংয়ের পরিবর্তে একটি শব্দের মতো ফাইলগুলি সূচী এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত করেন।
উদাহরণস্বরূপ, "জেসমিন এ। ডালিয়া মাইনিং কোম্পানি" "জেসমিন এ। ডালিয়া টিবিকে" এর পরে আর্কাইভ করা হয়েছে।
ধাপ 5. যথারীতি সংখ্যাগুলি ফাইল করুন।
যখন আপনি ফাইলগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে আর্কাইভ করবেন, আপনি এমন ফাইলগুলি দেখতে পাবেন যার সংখ্যা আছে। সাধারণত, এই ফাইলগুলি যথারীতি আর্কাইভ করা হয়, বরং সেগুলি বানান করা হয়েছে। অক্ষরের আগে সংখ্যাগুলিও সংরক্ষণ করা হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, "100 দিনের টিপস" এর আগে "3 দিন চিরকাল" সংরক্ষণ করা হবে (কারণ "3" "100" এর আগে আসে)।
- "ট্রেড টিপস" এবং "স্টক প্লেয়িং টিপস" "100 বিজনেস টিপস" এর পরে সংরক্ষণ করা হবে কারণ অক্ষরের আগে সংখ্যাগুলি অর্ডার করা হয়।
- বানানের সংখ্যাগুলোকে সংখ্যার পরিবর্তে শব্দ হিসেবে ধরা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "ব্যবসা জগতের ১০০ জন মহান নেতা", "ব্যবসা করার জন্য দুইশত শক্তিশালী টিপস", এবং "ব্যবসা করার জন্য টিপস" ফাইলগুলি ঠিক আছে।
- যাইহোক, যদি এটি আপনার ফাইলিংকে সহজ করে তোলে, তবে নির্দ্বিধায় একটি ব্যতিক্রম করুন এবং সর্বদা সংখ্যাগুলি সাজান যেন সেগুলি বানান করা হয়।
পদক্ষেপ 6. বিশেষ অক্ষরগুলি পরিচালনা করুন।
ইনডেক্সিংয়ের সময় যে সমস্ত অ-বর্ণানুক্রমিক বা অ-সংখ্যা অক্ষরের সম্মুখীন হয়েছিল সেগুলি বিবেচনায় নেওয়া উচিত। যাইহোক, সম্পর্কিত অক্ষরগুলি পরিচালনা করা টাইপের উপর নির্ভর করে:
- বিরামচিহ্ন (যেমন apostrophes, পিরিয়ড এবং কমা) সাধারণত উপেক্ষা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "ওয়াশিংটনের সেরা কফি", এবং "ওয়াশিংটন স্টেট ফেয়ার" ফাইলগুলি ক্রমানুসারে আর্কাইভ করা আছে।
- সাধারণত, ডায়াক্রিটিকসকে উপেক্ষা করা হয় এবং সংশ্লিষ্ট অক্ষর হিসাবে বিবেচনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, "clair" কে "Eclair", এবং "ber" কে "Uber" হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে। যাইহোক, পদ্ধতিটি প্রযোজ্য হয় না যদি আপনি বর্ণানুক্রমিকভাবে একটি ভাষায় ফাইল সংরক্ষণাগারভুক্ত করেন যা ডায়াক্রিটিক্স ব্যবহার করে যাতে সেই ভাষার স্বাভাবিক বর্ণমালার ক্রম মেনে চলতে হয়।
ধাপ 7. প্রয়োজনে "কিছু না কিছু আগে" নিয়ম ব্যবহার করুন।
সাধারণত, বর্ণমালার আর্কাইভ করার সময় স্পেসগুলি (বিরামচিহ্ন এবং বাদ দেওয়া অন্যান্য উপাদান সহ) উপেক্ষা করা হয়। যাইহোক, যদি আপনি একইভাবে শুরু হওয়া ফাইলগুলির সম্মুখীন হন, তাহলে আর্কাইভে অর্ডার নির্দিষ্ট করার জন্য একটি স্পেস বা "কিছু না কিছু আগে" নিয়ম ব্যবহার করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, "ব্যাংক জাকার্তা", "ব্যাংক বান্দুং" এবং "ব্যাংক মেডান" ফাইলগুলি এই ক্রমে সংরক্ষণ করা হয়েছে।
- সুতরাং, ফাইল "ডালিয়া, জেসমিন এ।" আগে ছিল "ডালিয়া, জেসমিন এ।, ড।"
ধাপ 8. প্রয়োজনে আরও বিস্তারিত তথ্য দিয়ে ফাইলটি আলাদা করুন।
বিরল ক্ষেত্রে, বর্ণমালার তথ্য ফাইলের ক্রম নির্ধারণের জন্য যথেষ্ট নয়। যদি তাই. ফাইলগুলি সূচী এবং সংরক্ষণাগার করতে আরও তথ্য ব্যবহার করুন। প্রতিটি ফাইলে অতিরিক্ত তথ্য চিহ্নিত করুন যাতে সেগুলি আলাদা করা যায়। উদাহরণ হিসেবে:
- আপনার কাছে জেসমিন এ ডালিয়া নামে দুজনের ফাইল থাকলে, জন্ম তারিখ অনুসারে সেগুলি সাজান। "ডালিয়া, জেসমিন এ (জন্ম 1853)" ফাইলটি "ডালিয়া, জেসমিন এ (জন্ম 1967) এর আগে আসে।
- আপনি ভৌগলিক অবস্থান অনুসারে ফাইলগুলি বাছাই করতে পারেন। আপনার যদি তিনটি ভিন্ন ভিন্ন স্থান থেকে তিনটি ভিন্ন ব্যাঙ্কের ফাইল থাকে এবং প্রতিটি ব্যাংকের নাম "ব্যাংক মন্দিরি" থাকে, তাহলে এটিকে নিম্নলিখিত উদাহরণের মতো সাজান: "ব্যাংক মন্দিরি (বান্দুং)", "ব্যাংক মন্দিরি (জাকার্তা)", এবং "ব্যাংক মান্দিরি (মেডান) "।
- অতএব, যদি আপনার ভালুক বা ভাল্লুকের দুটি ফাইল থাকে, তবে সেগুলি প্রজাতি, ভৌগোলিক অবস্থান ইত্যাদি দ্বারা আলাদা করুন। উদাহরণস্বরূপ "বিয়ার, চকলেট" এবং "বিয়ার, পোলার" (ক্রম অনুসারে), বা "বিয়ার (ইউরোপ)" এবং "বিয়ার (উত্তর আমেরিকা)" (ক্রমানুসারে) ফাইল।
ধাপ 9. সমস্ত ব্যতিক্রম এবং বিশেষ নিয়মগুলি অবহিত করুন।
নিশ্চিত করুন যে যারা আপনার ফাইল ব্যবহার করে তারা স্ট্যান্ডার্ড ফাইলিং সিস্টেম নির্দেশিকাগুলির ব্যতিক্রম সম্পর্কে সচেতন। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে প্রত্যেকে ফাইলিং সিস্টেমটি সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে ব্যবহার করে।
