একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এমন একটি সিস্টেম যা একটি কোম্পানি তার লক্ষ্য অর্জনের জন্য ব্যবহার করে। এই প্রক্রিয়াটিকে গ্রাহকদের জন্য মান তৈরির পদক্ষেপ হিসেবেও ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। পরিচালকরা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি বিশ্লেষণ করে তারা কতটা ভালভাবে চলছে তা মূল্যায়ন করে। ম্যানেজার প্রথমে বর্তমানে চলমান প্রক্রিয়াগুলি বিশ্লেষণ করে। এর পরে, বিদ্যমান প্রক্রিয়াগুলিকে উন্নত করার জন্য ব্যবস্থাপনা পরিবর্তনগুলি নির্ধারণ করতে পারে। প্রক্রিয়ার উন্নতি কোম্পানিগুলিকে সময় বাঁচাতে, কম খরচে বা গ্রাহকদের জন্য আরও উপযুক্ত পণ্য তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।
ধাপ
2 এর 1 ম অংশ: কিভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া তৈরি করা হয় তা নির্ধারণ করা
ধাপ 1. ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সংজ্ঞায়িত করুন।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি এমন কর্মকাণ্ডকে বোঝায় যা কর্মচারীরা দৈনিক ভিত্তিতে সাংগঠনিক লক্ষ্য অর্জনের জন্য সম্পাদন করে। এই প্রক্রিয়াটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের জন্য কোম্পানির কার্যক্রমকে প্রতিফলিত করে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় অবশ্যই প্রক্রিয়ার সকল প্রকরণ বা ব্যতিক্রম অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে। একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া কীভাবে বিশ্লেষণ করতে হয় তা বোঝার জন্য, আপনাকে অবশ্যই একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া কীভাবে তৈরি করা হয় তা বিবেচনা করতে হবে।
- কাজের পরিধি বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ক্লায়েন্টদের কাছে চালান পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত প্রক্রিয়াটি আপডেট করেন। কাজের পরিধি বোঝায় যে কাজটি কতটা বিস্তৃত হবে। এই ক্ষেত্রে, অনুমান করুন যে সুযোগটি সমস্ত ক্লায়েন্টকে পাঠানো চালান। আপনি নির্ধারণ করেন যে এক মাসে, গড়ে 200 টি চালান ক্লায়েন্টদের কাছে পাঠানো হয়..
- কাঙ্ক্ষিত ফলাফল উল্লেখ করুন। এই প্রক্রিয়াটি কি সম্পন্ন করার চেষ্টা করছে তা নিয়ে চিন্তা করুন। এই ক্ষেত্রে, আপনি পণ্য পাঠানোর সাথে সাথে প্রতিটি গ্রাহকের কাছে সঠিকভাবে চালান পাঠাতে চান। অর্ডার জমা দেওয়ার সময় আপনি চালানের একটি ফিজিক্যাল কপি পাঠাবেন। আপনি প্রতিটি ক্লায়েন্টকে একটি বৈদ্যুতিন চালানও ইমেল করবেন।
- প্রক্রিয়ায় থাকা উপপ্রক্রিয়াগুলি তালিকাভুক্ত করুন। একটি প্রক্রিয়া যত নির্দিষ্ট, বিশ্লেষণ এবং উন্নতি করা তত সহজ।
- ডকুমেন্ট বিজনেস প্রসেস। আপনি পদক্ষেপের একটি তালিকা হিসাবে প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করতে পারেন এবং সেগুলি একটি ফ্লোচার্টে চিত্রিত করার কথা বিবেচনা করতে পারেন। প্রক্রিয়াগুলি প্রায়শই বড় সংস্থায় একাধিক বিভাগ অতিক্রম করে। ইনভয়েস তৈরির প্রক্রিয়া, উদাহরণস্বরূপ, বিলিং এবং অ্যাকাউন্টিং বিভাগগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করবে।
- সমস্ত ইনপুট এবং আউটপুট সহ প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন বিভাগ বা সত্তা ফাংশন সংজ্ঞায়িত করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি পে -স্লিপ তৈরির জন্য উৎপাদন বিভাগের ইনপুট প্রয়োজন শ্রমিকদের সংখ্যা এবং ঘন্টাগুলি জানতে, এইচআর বিভাগ হার এবং বেতন হ্রাস ইত্যাদি জানতে।
- প্রক্রিয়াটির সমস্ত ব্যতিক্রম তালিকা করুন। প্রায় সব ব্যবসায়িক পদ্ধতির ব্যতিক্রম এবং বৈচিত্র্য থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টদের বড় ছাড় পেতে সক্ষম হতে পারেন। এই গ্রাহক প্রচুর পরিমাণে পণ্য অর্ডার করে। একটি বড় ছাড় দিলে বিলিং কর্মীরা চালান সফ্টওয়্যারে গণনা করা ছাড়ের পরিমাণ কেটে নেয়। একটি সঠিক চালান তৈরি করতে ম্যানুয়ালি বড় ছাড় দিতে হবে।
ধাপ ২. ব্যবসার প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করুন এবং চিন্তা করুন কোন ধরনের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া তৈরি করতে হবে।
প্রকারভেদে বেশ কয়েকটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পৃথক করা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ এবং প্রক্রিয়া উন্নতিতে সহায়তা করবে। যদি দুটি প্রক্রিয়া একই ধরনের হয়, প্রক্রিয়া আপগ্রেড একই হতে পারে। একটি বিশেষ প্রক্রিয়া একটি কর্মক্ষম, সমর্থন বা ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া হতে পারে।
- অপারেশনাল প্রক্রিয়াগুলি গ্রাহকদের পণ্য সরবরাহের দৈনন্দিন কাজগুলি বোঝায়। ক্লায়েন্টদের জন্য চালান তৈরির প্রক্রিয়াটি অপারেশন প্রক্রিয়ায় অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। ক্লায়েন্টদের কাছে সঠিক চালান পাঠানো খুব গুরুত্বপূর্ণ যাতে পেমেন্ট যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সংগ্রহ করা যায়।
- সাপোর্ট প্রসেসগুলি আপনার কোম্পানির অপারেশনাল সাপোর্ট অ্যাক্টিভিটিগুলিকে বোঝায়। হিউম্যান রিসোর্স ডিপার্টমেন্ট একটি কোম্পানি সাপোর্ট এরিয়ার উদাহরণ। এই বিভাগ ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজারদের ইন্টারভিউ এবং নতুন কর্মচারী নিয়োগে সহায়তা করে। যদিও মানব সম্পদ সরাসরি ক্লায়েন্টদের সাথে জড়িত নয়, তারা অপারেশন বিভাগকে সমর্থন করে।
- প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের পরিচালনার প্রয়োজন কোম্পানির সামগ্রিক ব্যবসায়িক দিক পরিচালনার জন্য। বাজেট পরিকল্পনা ও বাস্তবায়নের প্রক্রিয়া একটি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া। সব কোম্পানির একটি আনুষ্ঠানিক বাজেটিং প্রক্রিয়া থাকা উচিত। এই প্রক্রিয়ায় আর্থিক ব্যবস্থাপকের সঙ্গে কোম্পানির বাজেট নিয়ে ব্যবস্থাপনা করা উচিত।
পদক্ষেপ 3. প্রক্রিয়া অদক্ষতার লক্ষণ খুঁজে পেতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করুন।
ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি ইনপুট (ইনপুট) এবং আউটপুট (আউটপুট) নিয়ে গঠিত। শ্রম, শক্তি, উপকরণ এবং মূলধন সরঞ্জামগুলি ইনপুট হিসাবে বিবেচিত হয়। ইনপুট হল সম্পদ যা রাজস্ব এবং মুনাফা তৈরিতে ব্যবহৃত হয়। অন্যদিকে, আউটপুট একটি শারীরিক পণ্য বা পরিষেবা। ইনপুট প্রক্রিয়ায় প্রবেশ করে এবং আউটপুট উৎপন্ন করে। এই প্রক্রিয়ার অদক্ষতার জন্য আপনাকে বিশ্লেষণ করতে হবে।
- আউটপুট উৎপাদনের জন্য আপনার প্রক্রিয়াকে অবশ্যই দক্ষতার সাথে ইনপুট ব্যবহার করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি মেরামতের দোকানের একটি শাখা পরিচালনা করেন। আপনার ইনপুট শ্রম, সরঞ্জাম এবং যন্ত্রাংশ। আপনার আউটপুট হল গ্রাহক যানবাহন মেরামত সেবা।
- একটি দীর্ঘ মেরামতের সময় বা কাজের অনুপস্থিতি প্রক্রিয়া অদক্ষতার একটি ইঙ্গিত। কিছু গ্রাহকের মেরামতের সময়সূচী খুব কাছাকাছি থাকার কারণে সমস্যা হতে পারে।
- যন্ত্রাংশ প্রতিস্থাপনের খরচ বাজেটের চেয়ে অনেক বেশি হলে প্রক্রিয়ার অদক্ষতার ইঙ্গিতও দেখা যায়। এই ক্ষেত্রে, সমস্যাটি ক্রয় বিভাগ, অথবা সরবরাহকারীর যন্ত্রাংশের জন্য নির্দিষ্ট হতে পারে।
- চিহ্নিত সমস্যাগুলির উপর ভিত্তি করে কোন প্রক্রিয়াগুলির উন্নতি প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন। আপনাকে অবশ্যই বেশ কয়েকটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। আপনার ব্যবসার উপর সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলে এমন প্রক্রিয়াটি বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রথমে রানটাইম ঠিক করতে চাইতে পারেন। দীর্ঘ প্রক্রিয়াকরণের সময় কোম্পানি গ্রাহকদের হারাবে। প্রক্রিয়া উন্নত করার অগ্রাধিকার দিন।
2 এর অংশ 2: ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ
পদক্ষেপ 1. কোম্পানির মধ্যে প্রক্রিয়া সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের সাথে কথা বলুন।
একবার আপনি প্রক্রিয়াটি উন্নত করার জন্য নির্ধারিত হয়ে গেলে, প্রক্রিয়াটি তার বাস্তবায়নের জন্য দায়ী ব্যক্তিদের সাথে আলোচনা করুন। মূল অংশগ্রহণকারীদের সাক্ষাত্কারের জন্য সময় নিন, এবং যে উন্নতিগুলি করা যেতে পারে তার জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
- কর্মীদের কর্ম এবং কেন সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন।
- প্রতিটি কাজ সম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় ইনপুট এবং আপনি প্রতিটি ইনপুট কোথায় পাবেন তা নির্ধারণ করুন। যদি কোম্পানি ডেনিম জিন্স উত্পাদন করে, তাহলে আপনাকে জানতে হবে যে ডেনিম সরবরাহকারী কে এবং কোম্পানির কাছে কাঁচামাল পাঠানো ফ্রিকোয়েন্সি।
- প্রতিটি কাজের আউটপুট চিহ্নিত করুন এবং কে সেগুলি গ্রহণ করবে। আপনি যদি একটি কর্মশালা পরিচালনা করেন, কর্মশালার কর্মীদের তাদের কাজের নথিভুক্ত করা উচিত। মেরামতের কর্মীদের অবশ্যই বিলিং বিভাগে তথ্য পাঠাতে হবে, যা গ্রাহকের জন্য একটি চালান তৈরি করে।
- আপনার কর্মীরা যে প্রক্রিয়ার অযোগ্যতাগুলি মোকাবেলা করবেন সে বিষয়ে পরামর্শের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
পদক্ষেপ 2. প্রতিটি প্রক্রিয়ার জন্য একটি ব্যবসায়িক ফ্লোচার্ট তৈরি করুন।
প্রসেস ফ্লোচার্ট আপনাকে ব্যবসার প্রসেস বর্ণনা করতে সাহায্য করতে পারে। ফ্লোচার্ট তৈরি করতে আপনি আপনার প্রসেস আলোচনা থেকে ডকুমেন্টেশন ব্যবহার করতে পারেন। এই ফ্লোচার্টে একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ধাপ থাকা উচিত।
- এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ফ্লোচার্টে শুধুমাত্র সংজ্ঞায়িত পদ্ধতি থাকতে হবে যা কর্মচারীদের অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে।
- ফ্লোচার্টগুলি ম্যানুয়ালি বা সফ্টওয়্যার দিয়ে আঁকা যায়। ম্যাপিং সুবিধা সহ শব্দ এবং স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলি ফ্লোচার্ট তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। ফ্লোচার্ট তৈরির জন্য আপনি বিশেষ সফটওয়্যারও খুঁজে পেতে পারেন।
- আপনার সামনে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি স্পষ্টভাবে দেখার জন্য ফ্লোচার্টগুলি খুব দরকারী সরঞ্জাম। এই সরঞ্জামটি অদক্ষতা চিহ্নিতকরণ এবং সংশোধন করাকে অনেক সহজ করে তুলবে।
- একবার প্রক্রিয়াটিতে পরিবর্তন করা হলে, ফলাফলগুলি আবার পর্যালোচনা করুন এবং দেখুন যে প্রক্রিয়াটি আপনার প্রত্যাশার উন্নতি করেছে কিনা। যদি না হয়, বিশ্লেষণ প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি করুন এবং উন্নতি প্রয়োজন এমন এলাকাগুলি চিহ্নিত করার চেষ্টা করুন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ আপনার ব্যবসায়ের একটি চলমান কার্যকলাপ।
ধাপ process. প্রক্রিয়ার উন্নতি খুঁজে পেতে একটি মস্তিষ্কের সেশন পরিচালনা করুন
অনেক প্রক্রিয়া আপনার ব্যবসার মধ্যে একাধিক বিভাগ জড়িত। গ্রুপ সেশনগুলি প্রক্রিয়াটির অক্ষমতা চিহ্নিত করবে যা একাধিক বিভাগে প্রভাব ফেলে। এই সেশনগুলি অংশগ্রহণকারীদের সাথে ব্যক্তিগত সাক্ষাত্কারের সময় প্রদত্ত তথ্য যাচাই করতে পারে।
- প্রাপ্ত তথ্যের সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং প্রক্রিয়া অংশগ্রহণকারীদের সাথে ভাগ করুন। এতে অংশগ্রহণকারীদের অন্তর্ভুক্ত করা হবে যাদের আগে সাক্ষাৎকার নেওয়া হয়নি এবং হয়নি। সবার কাছে মতামত চাই। এই প্রতিক্রিয়া আপনার বিশ্লেষণের জন্য অতিরিক্ত নির্দেশিকা প্রদান করবে।
- প্রক্রিয়াতে অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত তথ্য আপনাকে প্রক্রিয়াটি কীভাবে কাজ করে এবং সমস্যাটি কী তা সম্পর্কে একটি পরিষ্কার ধারণা দেওয়া উচিত।
- আন্তpersonব্যক্তিক আলোচনা একটি প্রক্রিয়ায় পরিবর্তন আনার ভিত্তি হয়ে ওঠে। পরিবর্তনগুলি খরচ হ্রাস, প্রক্রিয়া চক্রের সময় হ্রাস, প্রক্রিয়া সরলীকরণ বা গ্রাহকদের পরিষেবা উন্নতি হতে পারে।
