কে বলে ইমেল লেখা যোগাযোগের সবচেয়ে সহজ উপায়? আসলে, ইমেল লেখারও নীতিশাস্ত্র রয়েছে। অন্য কথায়, সহপাঠীদের এবং লেকচারারদের লক্ষ্য করে ই-মেইলে ভাষার স্টাইল অবশ্যই আলাদা করা উচিত, বিশেষ করে কারণ আনুষ্ঠানিক শিক্ষা সম্ভাব্য পেশাদার ক্যারিয়ারের প্রবেশ পথ। এজন্যই, ইমেইল পাঠানোর সময় এটিতে ঘটে যাওয়া সমস্ত ইন্টারঅ্যাকশন অবশ্যই পেশাগতভাবে করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, ইমেলগুলি সর্বদা আপনার একাডেমিক ইমেল ঠিকানা দিয়ে পাঠানো উচিত এবং সর্বদা একটি আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা দিয়ে খোলা উচিত। মিথস্ক্রিয়াকে একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠির মতো আচরণ করুন। অর্থাৎ, আপনার বক্তব্যকে একটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট উপায়ে পান এবং ভাল ব্যাকরণ ব্যবহার করুন!
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি ইতিবাচক ছাপ তৈরি করা
ধাপ 1. আপনার প্রশ্নের উত্তর জানতে কোর্স সিলেবাস পড়ুন।
সাধারণত, আপনার প্রশ্নের বক্তৃতা প্রক্রিয়ার শুরুতে প্রভাষক প্রদত্ত উপাদানে উত্তর দেওয়া হয়েছে। ফলস্বরূপ, আপনার অধ্যাপককে জিজ্ঞাসা করার উপর জোর দেওয়া আপনাকে কেবল একটি গুরুতর ছাত্রের মতো দেখাবে এবং এটি প্রভাষককেও বিরক্ত করতে পারে যে আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু মূল্যবান সময় নিচ্ছে।
- কোর্স সিলেবাসে সাধারণত অ্যাসাইনমেন্ট, অ্যাসাইনমেন্ট জমা দেওয়ার সময়সীমা, ইন-ক্লাস পলিসি এবং অ্যাসাইনমেন্ট ফর্ম্যাট সম্পর্কিত তথ্য থাকবে।
- যদি লেকচারার শুধুমাত্র একটি পড়ার তালিকা প্রদান করেন, তাহলে লেকচার সিলেবাসে ব্যাখ্যা করা হয়নি এমন উপাদান চাইতে ইমেইল পাঠাতে দোষের কিছু নেই।
পদক্ষেপ 2. আপনার একাডেমিক ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন।
সম্ভাবনা হল, আপনার অধ্যাপক প্রতিদিন কয়েক ডজন থেকে কয়েক ডজন ইমেল পাবেন। এজন্য আপনার একটি একাডেমিক ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা উচিত যাতে ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্প্যাম বক্সে শেষ না হয়। উপরন্তু, একটি একাডেমিক ইমেইল ঠিকানা দিয়ে একটি ইমেল পাঠানো অনেক বেশি পেশাদার দেখাবে এবং প্রভাষকের নাম স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করতে প্রভাষকদের সাহায্য করবে, বিশেষ করে যেহেতু একাডেমিক ইমেইল ঠিকানাগুলিতে সাধারণত শিক্ষার্থীর পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত থাকবে।
পদক্ষেপ 3. একটি প্রতিনিধি বিষয় অন্তর্ভুক্ত করুন।
অন্য কথায়, নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেইলের বিষয়বস্তু প্রভাষকের কাছে পরিচিত, এমনকি যদি তিনি শুধুমাত্র বিষয় পড়েন। শুরু থেকেই আপনার ইমেইলের উদ্দেশ্য জানলে আপনার লেকচারারকে এটি পড়ার এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে সঠিক সময় আলাদা করতে সাহায্য করবে। অতএব, সর্বদা একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত ইমেল বিষয় অন্তর্ভুক্ত করুন!
উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "সাম্প্রতিক নিয়োগের বিষয়ে প্রশ্ন" বা "চূড়ান্ত প্রবন্ধ"।
ধাপ 4. প্রভাষকের নাম এবং শিরোনাম উল্লেখ করে ইমেইল শুরু করুন।
আপনার ইচ্ছা যতই গুরুত্বপূর্ণ হোক না কেন, সর্বদা আপনার ইমেইলটি আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন, যেমন আপনি যখন একটি অনুরূপ আনুষ্ঠানিক চিঠি লিখবেন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয়" লিখে ইমেলটি শুরু করুন। ডাঃ. জোন্স,”এর পরে একটি কমা। লেকচারারের পছন্দের সাথে মেলে এমন ডাকনাম ব্যবহার করতে ভুলবেন না, ঠিক আছে!
- যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে প্রশ্নকারী প্রভাষক ডক্টরেট অর্জন করেছেন, কেবল তাকে "মিস্টার জোন্স" বলে সম্বোধন করুন।
- যদি আপনার দুজনের মধ্যে ঘন ঘন ব্যক্তিগত মিথস্ক্রিয়া হয়, তবে "হ্যালো, স্যার/ড। জোন্স।"
3 এর অংশ 2: ইমেল সামগ্রী রচনা করা
ধাপ 1. স্পষ্টভাবে নিজেকে চিহ্নিত করুন।
যেহেতু প্রশ্নকারী প্রভাষক শুধু আপনাকে শিক্ষা দিচ্ছেন না, তাই সম্ভবত তাকে আপনার পরিচয় মনে করিয়ে দিতে হবে। অতএব, সর্বদা আপনার নাম উল্লেখ করে ইমেল শুরু করুন, সেইসাথে সেই কোর্সের নাম যা আপনাকে একত্রিত করেছে এবং বক্তৃতার সময় যেমন "বিকালে মার্কেটিং ক্লাস"।
পদক্ষেপ 2. আপনার পয়েন্ট উপর ফোকাস।
মনে রাখবেন, প্রভাষকরা খুব ব্যস্ত মানুষ। অতএব, নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু জটিল নয় যাতে গুরুত্বহীন বিষয়গুলিতে বেশি সময় না লাগে। একটি সংক্ষিপ্ত, সহজবোধ্য এবং স্পষ্ট উপায়ে আপনার বক্তব্যটি পান এবং গুরুত্বহীন বা অপ্রাসঙ্গিক বিবরণ এড়িয়ে চলুন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার একটি অ্যাসাইনমেন্ট সংক্রান্ত প্রশ্ন থাকে, তাহলে স্পষ্ট করে বলুন: “গত বৃহস্পতিবার আপনি যে অ্যাসাইনমেন্টটি দিয়েছিলেন সে সম্পর্কে আমি আপনাকে কিছু জিজ্ঞাসা করতে চাই। কাজটি আসলে গ্রুপে বা ব্যক্তিগতভাবে করতে হবে, ঠিক আছে, স্যার/ম্যাডাম?
পদক্ষেপ 3. সম্পূর্ণ বাক্যে লিখুন।
মনে রাখবেন, এই ইমেলগুলি ফেসবুক আপলোড বা আপনার সহকর্মীদের পাঠ্য বার্তা নয়! অর্থাৎ, আপনার পেশাদারিত্ব দেখানোর জন্য সর্বদা সম্পূর্ণ এবং আনুষ্ঠানিক বাক্য ব্যবহার করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, লিখবেন না, "শেষ ক্লাসে উপাদান সত্যিই চমৎকার ছিল, স্যার/ম্যাডাম!"
- পরিবর্তে, লেখার চেষ্টা করুন, "আপনি যে শেষ উপাদানটি শিখিয়েছিলেন তার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ যা আমার বোধগম্যতাকে আলোকিত করেছে।"
ধাপ 4. সঠিক ইমেইল টোন ব্যবহার করুন।
প্রথমবারের মতো একজন শিক্ষকের সাথে যোগাযোগ করার সময়, একটি পেশাদারী সুর এবং ব্যাকরণ ব্যবহার করতে ভুলবেন না। অর্থাৎ কোনো কারণে ইমোটিকন ব্যবহার করবেন না! যদি আপনি কয়েকবার প্রভাষককে বার্তা পাঠিয়ে থাকেন, তাহলে আপনার ইমেলটি আরও নৈমিত্তিক স্বরে লিখতে হবে, বিশেষ করে যদি প্রভাষক প্রথম অনানুষ্ঠানিকভাবে কাজ করেন (যেমন আপনাকে ইমোটিকন পাঠানো)।
ধাপ 5. বিনয়ের সাথে আপনার অনুরোধ উপস্থাপন করুন।
আসলে, অনেক শিক্ষার্থী তাদের প্রভাষকদের কাছে দাবি করতে পছন্দ করে। এটা করবেন না, কারণ এটি আপনাকে কিছু পেতে সাহায্য করবে না! পরিবর্তে, আপনার ইচ্ছাকে একটি অনুরোধের আকারে বলুন যাতে আপনার অধ্যাপক সম্মত হন বা নাও পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি অ্যাসাইনমেন্ট জমা দেওয়ার জন্য সময় বাড়ানোর জন্য জিজ্ঞাসা করতে চান, তাহলে লিখবেন না, "আমার দাদী সম্প্রতি মারা গেছেন, তাই দয়া করে অ্যাসাইনমেন্ট জমা দেওয়ার সময়সীমা বাড়িয়ে দিন, ঠিক আছে?" পরিবর্তে, আরও ভদ্র বাক্য লিখুন যেমন, "আমি দু sorryখিত স্যার/ম্যাডাম, এই সপ্তাহটি আমার জন্য খুব কঠিন ছিল কারণ আমার দাদী মারা গেছেন। আপনি যদি চান, আপনি কি আমাকে কাগজপত্র জমা দেওয়ার সময় বাড়িয়ে দিতে ইচ্ছুক?"
ধাপ 6. সঠিক যতিচিহ্ন ব্যবহার করুন।
যদি ইমেইলটি সমবয়সীদের লক্ষ্য করা হয়, অবশ্যই ইমেল প্রাপককে ভুলভাবে পিরিয়ড বা কমা দিতে সমস্যা হবে না। যাইহোক, যদি ইমেলটি একজন শিক্ষকের জন্য হয়, নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি যতিচিহ্ন সঠিক স্থানে স্থাপন করা হয়েছে।
ধাপ 7. প্রতিটি বানান সঠিক বানান সহ লিখুন।
ইন্টারনেটে টেক্সট ল্যাঙ্গুয়েজের ব্যাপক ব্যবহার সত্ত্বেও, এটি কখনই পেশাদার ইমেইলে ব্যবহার করবেন না! অন্য কথায়, প্রতিটি শব্দ তার পূর্ণ আকারে লিখুন, যেমন "মি" এর পরিবর্তে "মি"। আপনার ইমেলগুলিকে আরও পেশাদার দেখানোর জন্য সঠিক বানানটি ব্যবহার করুন!
বানান চেক করার জন্য একটি অ্যাপ্লিকেশন বা কম্পিউটার প্রোগ্রামের সাহায্যে ইমেলের বিষয়বস্তুর নির্ভুলতা পরীক্ষা করতে ভুলবেন না।
ধাপ 8. ক্যাপিটাল অক্ষর সঠিকভাবে রাখুন।
বিশেষ করে, বাক্যের শুরুতে তালিকাভুক্ত শব্দগুলি অবশ্যই বড় ধরনের হতে হবে, যেমন কিছু বিশেষ্য (যেমন ডাকনাম)। টেক্সট-মেসেজিং কথোপকথনের মতো ইমেলগুলি ব্যবহার করবেন না এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সর্বদা সঠিকভাবে পুঁজি করছেন।
3 এর অংশ 3: ইমেইল শেষ করা
ধাপ 1. আপনার শিক্ষককে কী কী পদক্ষেপ নিতে হবে তা বলুন।
অন্য কথায়, নিশ্চিত করুন যে আপনার ইচ্ছা বা অনুরোধটি ইমেইলের শেষে স্পষ্টভাবে বলা আছে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি তার কাছ থেকে একটি উত্তর চান, তাই বলতে ভুলবেন না। যদি আপনি তার সাথে দেখা করার প্রয়োজন অনুভব করেন, সেই উদ্দেশ্যটিও জানান।
ধাপ 2. ইমেলে ব্যবহৃত ব্যাকরণটি আবার পড়ুন।
কোন ব্যাকরণগত ত্রুটি করা হয়নি তা নিশ্চিত করতে ইমেলটি স্ক্যান করুন। প্রায়শই, এই প্রক্রিয়াটি আপনাকে এক বা দুটি ছোট ত্রুটি চিহ্নিত করতে সহায়তা করবে যা সংশোধন করা দরকার।
পদক্ষেপ 3. আপনার শিক্ষকের দৃষ্টিকোণ থেকে ইমেলটি পুনরায় পড়ুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেলটি এমন মনে হচ্ছে না যেন আপনি কিছু দাবি করছেন। এছাড়াও নিশ্চিত করুন যে আপনার উদ্দেশ্যগুলি সহজ, পরিষ্কার এবং ব্যক্তিগত তথ্যের দ্বারা বর্ণিত নয় যা কম গুরুত্বপূর্ণ। অকার্যকর হওয়া ছাড়াও, এই আচরণটিও পেশাগত নয়।
ধাপ 4. আনুষ্ঠানিক সমাপনী শুভেচ্ছা সহ ইমেলটি শেষ করুন।
ঠিক যেমন আপনি যখন আপনার ইমেইল একটি পেশাদারী অভিবাদন দিয়ে শুরু করেন, ঠিক একইভাবে ইমেলটি শেষ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আন্তরিক" বা "শুভেচ্ছা" এর মতো একটি আনুষ্ঠানিক সমাপনী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন, তারপরে একটি কমা এবং আপনার পুরো নাম দিয়ে শেষ করুন।
ধাপ 5. এক সপ্তাহ পর পুনরায় ইমেল করুন।
একবার ইমেল পাঠানো হয়ে গেলে, উত্তর দেওয়ার জন্য আপনার অধ্যাপককে আতঙ্কিত করবেন না। যাইহোক, যদি আপনার ইমেইল এক সপ্তাহ বা তার বেশি সময় ধরে উত্তর না দেওয়া হয়, তাহলে একই ইমেলটি ফেরত পাঠানোর চেষ্টা করা ভাল, যদি সে আপনার প্রথম ইমেলটি মিস করে।
ধাপ 6. আপনি যে ইমেইল জবাব পেয়েছেন তাতে সাড়া দিন।
প্রশ্নে প্রভাষকের কাছ থেকে একটি ইমেল উত্তর পাওয়ার পরে, আপনি সঠিকভাবে ইমেলটি পেয়েছেন তা দেখাতে প্রতিক্রিয়া জানাতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কেবল একটি সংক্ষিপ্ত ধন্যবাদ নোট পাঠাতে পারেন অথবা, প্রয়োজনে, একই লেখার নিয়মগুলির সাথে একটি দীর্ঘ উত্তর পাঠাতে পারেন যাতে এটি পেশাদার মনে হয়। যদি আপনার সমস্যা বা প্রশ্নের উত্তর ইমেলের মাধ্যমে না দেওয়া হয়, তাহলে তাকে ব্যক্তিগতভাবে দেখা করতে বলুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, “প্রতিক্রিয়ার জন্য ধন্যবাদ, স্যার/ম্যাডাম। ক্লাসে দেখা হবে."
- যদি আপনি পরে প্রভাষকের সাথে দেখা করার প্রয়োজনীয়তা অনুভব করেন, তাহলে লেখার চেষ্টা করুন, "আমি সত্যিই এই বিষয়ে আপনার মতামতের প্রশংসা করি। যদি আপনি চান, আমি কি আপনার সাথে সরাসরি দেখা করতে পারি যাতে এটি আরও বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা যায়?
