নির্বাহী সারসংক্ষেপ একটি ব্যবসায়িক নথির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি প্রথম (কখনও কখনও এমনকি একমাত্র) জিনিস যা মানুষ পড়বে এবং শেষ জিনিস যা আপনার লেখা উচিত। এই সারসংক্ষেপটি একটি নথির সংক্ষিপ্ত সারাংশ, প্রদান করা হয়েছে যাতে ব্যস্ত নির্বাহীরা যারা আপনার নথি পড়বে তারা ঠিক কতটুকু পড়তে হবে এবং কী পদক্ষেপ নিতে হবে তা জানতে পারে।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: মৌলিক
ধাপ 1. বুঝুন যে একটি নির্বাহী সারাংশ একটি ব্যবসায়িক নথির একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ।
এই ক্ষেত্রে, "সংক্ষিপ্ত" এবং "সারাংশ" কীওয়ার্ড। এক্সিকিউটিভ সারসংক্ষেপ কোনোভাবেই ব্যাপক নয়, অথবা মূলকে সরিয়ে দেয় না। নির্বাহী সারসংক্ষেপ মূলের 10% এর বেশি হওয়া উচিত নয়। লক্ষ্য রাখুন যাতে আপনি 5-10 শতাংশের মধ্যে লিখতে পারেন।
একটি নির্বাহী সারাংশ একটি বিমূর্ত থেকে ভিন্ন। বিমূর্ত পাঠককে একটি আভাস এবং দিকনির্দেশনা দেয়, যখন নির্বাহী সারসংক্ষেপ পাঠককে একটি ওভারভিউ প্রদান করে। বিমূর্তগুলি সাধারণত একাডেমিয়ায় লেখা হয়, যখন নির্বাহী সারসংক্ষেপগুলি ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে বেশি ব্যবহৃত হয়।
পদক্ষেপ 2. নিশ্চিত করুন যে এই সারাংশ নির্দিষ্ট কাঠামোগত এবং শৈলীগত নির্দেশিকা মেনে চলে।
নির্বাহী সংক্ষিপ্তসার লেখার সবচেয়ে অধিকৃত সূত্র সম্মত হয় যে কিছু কাঠামোগত এবং শৈলীগত নির্দেশিকা প্রয়োগ করা উচিত। এই নির্দেশিকা অন্তর্ভুক্ত:
- অনুচ্ছেদগুলি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।
- আপনি মূল প্রতিবেদনটি না পড়লেও নির্বাহী সারসংক্ষেপটি বোধগম্য হওয়া উচিত।
- নির্বাহী সারসংক্ষেপ লক্ষ্যিত শ্রোতাদের জন্য উপযুক্ত ভাষায় লেখা উচিত।
ধাপ 3. সমস্যার সংজ্ঞা দিন।
এক্সিকিউটিভ সারসংক্ষেপে বিষয়টি পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত করা দরকার, সেটা সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্ট বা বিদেশের বিপণন প্রচারণার বিষয়ে। এক্সিকিউটিভ সারসংক্ষেপ, বিশেষ করে, সমস্যার একটি স্পষ্ট সংজ্ঞা প্রয়োজন কারণ যে নথির উপর ভিত্তি করে এটি তৈরি করা হয়, প্রস্তাবগুলির জন্য অনুরোধ (RFP), প্রায়ই প্রযুক্তিগত ব্যক্তিদের দ্বারা লিখিত হয় যাদের ধারণাগত বিষয়গুলির দুর্বল বোঝাপড়া আছে। নিশ্চিত করুন যে সমস্যাটি স্পষ্ট এবং সহজে বোঝা যায়।
পদক্ষেপ 4. একটি সমাধান প্রদান করুন।
একটি সমস্যা সবসময় একটি সমাধান প্রয়োজন। উদ্দেশ্য একটি দাবি বিবৃতি উপস্থাপন করার জন্য (এবং উদ্যোক্তা তহবিল জন্য কারণ), আপনি একটি সমাধান যে কার্যকরভাবে সমস্যা মোকাবেলা করতে পারেন সঙ্গে আসা প্রয়োজন। যদি আপনার সমস্যা স্পষ্টভাবে লেখা না হয়, তাহলে আপনার সমাধানের কোন মানে হবে না।
ধাপ 5. গ্রাফিক্স, পয়েন্টার এবং শিরোনাম ব্যবহার করুন যদি নথিটি এক নজরে পড়তে সহজ হয়।
একটি এক্সিকিউটিভ সারসংক্ষেপ একটি প্রবন্ধ নয় যে পাঠ্যের দীর্ঘ ব্লক প্রয়োজন। যদি তুমি পার বোঝার উন্নতি অথবা একটি সারাংশ তৈরি করুন এক নজরে আরো পাঠযোগ্য, এটি ব্যবহার করা ঠিক আছে:
- চার্ট। একটি ভাল স্থাপিত চার্ট যা সঠিকভাবে ক্লায়েন্টের সমস্যার বৈশিষ্ট্য তুলে ধরে সারসংক্ষেপের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশকে জোর দিতে পারে। তাদের চাক্ষুষ ইন্দ্রিয়কে উদ্দীপিত করা প্রায়ই তাদের বিশ্লেষণাত্মক ইন্দ্রিয়কে উদ্দীপিত করার মতোই কার্যকর।
- পয়েন্টের বিবরণ। তথ্যের দীর্ঘ তালিকাগুলি আরও হজমযোগ্য বিশদে বিভক্ত করা যেতে পারে।
- শিরোনাম. একটি শিরোনাম ব্যবহার করে প্রয়োজনে একটি সারাংশ থিম তৈরি করুন। এটি পাঠককে সারসংক্ষেপে ডুবে যেতে সাহায্য করবে।
ধাপ your. আপনার লেখাকে সতেজ এবং জারগন মুক্ত রাখুন
শব্দার্থ বোঝার শত্রু। প্রসঙ্গত, জারগন ব্যবসা জগতে খুবই জনপ্রিয়। "ইন্টারফেস," "লিভারেজ," "মূল দক্ষতা," এবং "প্ল্যাটফর্ম সমালোচনামূলক" শব্দগুলি এমন শব্দ যা আপনার এড়ানোর চেষ্টা করা উচিত। এই শব্দগুলি তাদের প্রকৃত অর্থকে অস্পষ্ট করে এবং আপনার সারসংক্ষেপকে অস্পষ্ট এবং অর্থহীন মনে করতে পারে।
2 এর পদ্ধতি 2: নির্দিষ্ট বিবরণ
ধাপ 1. মূল নথি দিয়ে শুরু করুন।
যেহেতু এক্সিকিউটিভ সারসংক্ষেপ হল অন্য একটি ডকুমেন্টের সারাংশ, তাই আপনাকে একটি তথ্যপূর্ণ এবং ব্যবহারিক সংস্করণে ঘনীভূত করতে সক্ষম হওয়ার জন্য মূলটির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে হবে। এটি একটি প্রতিবেদন, ব্যবসায়িক পরিকল্পনা, প্রস্তাব, ম্যানুয়াল বা অন্যান্য নথি হোক না কেন, মূলটি পর্যালোচনা করুন এবং মূল ধারণাগুলি সন্ধান করুন।
পদক্ষেপ 2. একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ লিখুন।
নথিপত্র বা মূল নথির স্পনসরকারী কোম্পানির উদ্দেশ্য কী? কভারেজ কি?
উদাহরণ: "উইমেন ওয়ার্ল্ডওয়াইড হল একটি অলাভজনক সংস্থা যা সারা বিশ্বে নারীদেরকে গার্হস্থ্য সহিংসতার কার্যকরী সমাধানের সাথে সংযুক্ত করে, যখন যারা গার্হস্থ্য সহিংসতার শিকার হয় তাদের জন্য একটি সহায়তা নেটওয়ার্ক প্রদান করে। যদিও কানাডার আলবার্টায় এর সদর দফতর থেকে এটি পরিচালিত হচ্ছে। বিশ্বের 170 টি দেশে মহিলাদের কাছ থেকে রেফারেল গ্রহণ করা।"
ধাপ 3. "কোর" আলাদা করে তুলুন।
এই বিভাগটি সম্ভবত সমগ্র নির্বাহী সারাংশের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। দুই থেকে তিনটি বাক্যে, আপনি পাঠককে বলবেন কেন আপনার ব্যবসা বিশেষ। সংক্ষিপ্তসার পড়ার ব্যক্তির কাছ থেকে ব্যবসার প্রস্তাব বা সহযোগিতা কেন ব্যবসা মূল্যবান?
- হয়তো আপনার একজন গ্রাহক হিসেবে মাইকেল জর্ডান আছেন এবং তিনি আপনার পণ্যটি টুইটারে বিনামূল্যে প্রচার করেছেন। হয়তো আপনি শুধু গুগলের সাথে একটি অংশীদারিত্ব স্বাক্ষর করেছেন। এটাও সম্ভব যে আপনি শুধু একটি পেটেন্ট মঞ্জুর করেছেন, অথবা আপনার প্রথম বড় বিক্রয় করেছেন।
- কখনও কখনও একটি সহজ উদ্ধৃতি বা প্রশংসাপত্র যথেষ্ট হবে। মূল বিষয় হল পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণ করা, আপনার ব্যবসার সুনাম যথাসম্ভব সুন্দর করে তোলা এবং পাঠককে নথির শেষ পর্যন্ত পড়তে প্ররোচিত করা।
ধাপ 4. বড় সমস্যা সংজ্ঞায়িত করুন।
এক্সিকিউটিভ সারাংশের প্রথম বাস্তব উপাদান হল সমস্যা নিয়ে আলোচনা, তাই আপনার পণ্য/পরিষেবার ঠিকানাগুলির সমস্যা বর্ণনা করুন। নিশ্চিত করুন যে সমস্যাটি যথাসম্ভব স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে। যে সমস্যাগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণিত হয়নি তা বিশ্বাসযোগ্য মনে হবে না এবং আপনার সমাধানকে যতটা তাৎপর্যপূর্ণ করে তুলবে ততটা তা হবে না।
উদাহরণ: "লস এঞ্জেলেস ট্রাফিক জ্যামে পঙ্গু। ডিসি মেট্রো এলাকা ছাড়াও লস এঞ্জেলেসে দেশের সবচেয়ে খারাপ ট্রাফিক জ্যাম আছে। শুধু ট্রাফিক জ্যামের কারণে সৃষ্ট ধোঁয়া এবং দূষণই কর্ম উত্পাদনশীলতা কমিয়ে দেয়, হাঁপানির হার বাড়ায় এবং ধীরে ধীরে গুরুতর স্বাস্থ্য সমস্যা তৈরি করে
পদক্ষেপ 5. আপনার অনন্য সমাধান উপস্থাপন করুন।
বড় সমস্যা হল সহজ অংশ। এখন আপনাকে আপনার পাঠকদের বোঝাতে হবে যে আপনার কাছে এই বড় সমস্যার একটি অনন্য সমাধান আছে। আপনি যদি এই দুটি উপকরণ বিতরণ করতে পারেন, তাহলে আপনার কাছে একটি চমৎকার ধারণা নিয়ে আসার উপাদান রয়েছে।
উদাহরণ: "ইনোটেক একটি যুগান্তকারী ট্রাফিক কন্ট্রোল সিস্টেম তৈরি করেছে যা স্টপ সাইনগুলিতে পেটেন্টযুক্ত" স্মার্ট গ্রিড "স্থাপন করে ভ্রমণের সময় কাটাতে পারে যা একটি নির্দিষ্ট লেনে গাড়ির সংখ্যা এবং শর্ত অনুযায়ী সরাসরি ট্রাফিক পড়তে পারে। আমেরিকান ড্রাইভাররা তা করেন না। সবুজ আলো জ্বলে উঠলে আবার লাল বাতিতে কয়েক মিনিট অপেক্ষা করতে হবে যখন ইঙ্গিত দেয় যে বিপরীত দিকে কোন গাড়ি নেই।"
ধাপ 6. বাজার সম্ভাবনা সম্পর্কে কথা বলুন।
আপনার শিল্পের পরিসংখ্যান প্রদান করে বড় সমস্যাটি বর্ণনা করুন। আপনি আপনার চেয়ে বড় বাজার নিয়ন্ত্রণ করার ভান করবেন না সে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন! মেডিকেল ডিভাইস ইন্ডাস্ট্রির মূল্য বছরে 100 বিলিয়ন ডলার, এর অর্থ কিছুই নয় কারণ আপনার নতুন মেডিকেল ডিভাইস শুধুমাত্র ইন্ডাস্ট্রির একটি নির্দিষ্ট অংশকে পরিবেশন করবে। একটি বাস্তবসম্মত বাজারের সম্ভাবনার কাছে সংকীর্ণ।
ধাপ 7. আপনার অনন্য বিক্রয় প্রস্তাব লিখুন।
এই সেই মুহূর্ত যেখানে আপনি আপনার অনন্য সমাধান বর্ণনা করেন। কি বিশেষভাবে আপনার পণ্য বা সেবা আপনার প্রতিযোগিতার উপর একটি প্রান্ত দেয়? হয়তো আপনার হোম কেয়ার সার্ভিস আসলে নার্সদের পরিবর্তে ডাক্তারদের বাড়িতে পাঠায়, অথবা হয়তো আপনি একই দিনের ভিজিটের গ্যারান্টি দিচ্ছেন যাতে আপনাকে আগে থেকে সময় নির্ধারণ করতে না হয়। দেখান কেন আপনার ব্যবসা বিশেষ।
উদাহরণ: "ঘরে যখন কেউ নেই তখন শনাক্ত করতে সক্ষম হওয়ার অতিরিক্ত সুবিধা ইন্টেলাইটের আছে। যদি খালি ঘরে আলো জ্বলতে থাকে, তাহলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধ হয়ে যায় এবং যখন এটি ঘরের গতি সনাক্ত করে তখন ভোক্তারা অর্থ প্রদান করে তাদের বিদ্যুৎ বিল এবং কম শক্তি অপচয় করে।"
ধাপ 8. প্রয়োজনে আপনার ব্যবসার মডেল সম্পর্কে কথা বলুন।
কিছু নির্বাহী সংক্ষিপ্তসার একটি ব্যবসায়িক মডেল প্রয়োজন হয় না। (অলাভজনক, অ-বাণিজ্যিক, এবং এনজিওগুলির একটি ব্যবসায়িক পরিকল্পনা করার প্রয়োজন নাও হতে পারে।) কিন্তু যদি আপনার ব্যবসার একটি থাকে, তাহলে আপনার ব্যবসার মডেল পরিষ্কার এবং অনুসরণ করা সহজ হতে হবে। মূলত, আপনি এই প্রশ্নের উত্তর দিচ্ছেন, "আপনি কীভাবে লোকদের তাদের মানিব্যাগ থেকে টাকা বের করে আপনাকে দেবেন?" মডেলটি সহজ রাখুন, বিশেষ করে এক্সিকিউটিভ সারাংশে। একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ যথেষ্ট বেশী।
ধাপ 9. প্রয়োজনে আপনার ব্যবস্থাপনা দলের সাথে আলোচনা করুন।
আপনার শিল্পের উপর নির্ভর করে, এটি আপনার নির্বাহী সারাংশের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ হতে পারে। আপনার বিনিয়োগকারী বা ব্যাংকার আপনার দলকে বিশ্বাস করে, আপনি যে ধারণাটি রেখেছিলেন তা নয়। ধারণাগুলি প্রস্তাব করা সহজ, কিন্তু সেগুলি বাস্তবায়নের জন্য একটি শক্তিশালী দলের প্রয়োজন। আপনার ব্যবসার পরিকল্পনা ভালভাবে চালানোর জন্য আপনার দলের অভিজ্ঞতা এবং জ্ঞান কেন আছে তা সংক্ষেপে নির্দেশ করুন।
ধাপ 10. আপনার বিবৃতি সমর্থন করার জন্য আর্থিক অনুমান প্রদান করুন।
আপনার বাজার, ব্যবসায়িক মডেল এবং historicalতিহাসিক পারফরম্যান্সের উপর ভিত্তি করে, আপনাকে একটি নিচের দিকে আর্থিক পূর্বাভাস তৈরি করতে হবে। আপনার অভিক্ষেপের বিন্দুটি কেবল আপনার যোগ্যতা প্রদর্শন করা, এবং অনুমানের একটি বিশ্বাসযোগ্য সেটের উপর ভিত্তি করে আর্থিক অনুমান তৈরি করার আপনার ক্ষমতা।
যদি আপনার পরিকল্পনা একদল বিনিয়োগকারীদের জন্য হয়, তাহলে এই বিভাগে খুব বেশি সময় ব্যয় করবেন না কারণ তারা জানে যে আপনি কত টাকা উপার্জন করতে পারেন তা আপনার জানা নেই। বিনিয়োগকারীরা সাধারণত আপনার আর্থিক অনুমানের উপর ভিত্তি করে হ্যাঁ বা না সিদ্ধান্ত নেবে না। তারা মূলত তাদের নিজস্ব আর্থিক অনুমান করবে।
ধাপ 11. আপনার অনুরোধের পথ মসৃণ করুন।
আপনার নির্বাহী সারসংক্ষেপের উদ্দেশ্যগুলির উপর নির্ভর করে এখন বিনিয়োগ বা loanণের অনুরোধ জমা দেওয়ার সময়। আপনার কোম্পানি কেন একটি নির্দিষ্ট মান প্রদান করে তা আপনাকে পুনরায় বলা দরকার। আপনার পণ্য/পরিষেবার পাশাপাশি আপনার সম্ভাব্য বাজারের মাধ্যমে আপনি যে একটি বড় সমস্যার সমাধান করছেন তা পাঠকদের মনে করিয়ে দিন। শেষে, আপনার দল এবং কাজটি সম্পন্ন করার জন্য তাদের দক্ষতার উপর পুনরায় জোর দিন। আপনার পরবর্তী বড় ব্যবসার মাইলফলকে পৌঁছানোর জন্য প্রয়োজনীয় পরিমাণ অর্থের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি কতটা ইকুইটি দিতে ইচ্ছুক বা আপনি যে সুদের হার দিতে ইচ্ছুক তা প্রকাশ করবেন না। এটি পরবর্তীতে মুখোমুখি আলোচনার মাধ্যমে করা উচিত।
ধাপ 12. আপনার সারাংশ আবার পড়ুন।
আপনি যদি মূল বিষয়গুলি লিখে থাকেন তবে সেগুলি সাবধানে পড়ুন। আপনাকে খুব সাবধানে সারাংশ প্রুফরিড করতে হবে। পুনরায় পড়ার সময়, নথির পাঠককেও বিবেচনা করুন। নিশ্চিত করুন যে নতুন রেফারেন্সগুলি ভালভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে এবং বিষয়টির সাথে অপরিচিত লোকদের কাছে ভাষা স্পষ্ট। প্রয়োজনে পুনরায় লিখুন।
- মনোযোগ দিয়ে আপনার নির্বাহী সারসংক্ষেপ পড়তে নতুন মন নিয়ে অন্যদের জিজ্ঞাসা করুন:
- নির্মলতা. শব্দগুলি কি পরিষ্কার, ধারণাগুলি পরিষ্কার এবং সারসংক্ষেপ ব্যবহার করা হয় না?
- ত্রুটি. ব্যাকরণ, বিরামচিহ্ন এবং বানানের ত্রুটি দেখা দিতে পারে। অন্য কাউকে ফ্যাক্ট-চেক নম্বর এবং পরিসংখ্যান জিজ্ঞাসা করাও একটি ভাল ধারণা।
- বাধ্যতা সারসংক্ষেপের ধারণাগুলি কি অতিরিক্ত প্রচারের মতো শোনাচ্ছে? পদোন্নতির অভাব কোথায়, যদি থাকে?
- সমন্বয়। কোন অংশগুলি একসাথে খাপ খায় না? কোন অংশটি উপযুক্ত?
পরামর্শ
- নির্বাহী যত ব্যস্ত, সে তত কম পড়বে। যথেষ্ট লিখুন।
- ডকুমেন্ট টেমপ্লেটগুলি চেষ্টা করুন যা বেশিরভাগ ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যারের সাথে আসে।
- নির্বাহী সারাংশ নথি দৈর্ঘ্য পরিবর্তিত হতে পারে, কিন্তু সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। আপনার লক্ষ্য হল ছোট থেকে মাঝারি পরিমাণে যতটা সম্ভব তথ্য পৌঁছে দেওয়া। আপনি যদি আপনার সারসংক্ষেপে বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করেন, তাহলে প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন উপসংহার এবং সুপারিশ।
- এই একই চারটি ক্ষেত্র বিভিন্ন ব্যবসায়িক লেনদেনের জন্য নির্বাহী সারাংশের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
