আমরা সকলেই জানি কর্মক্ষেত্রে সংগঠিত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ, তবে বেশিরভাগ লোকের এটি করা কঠিন সময়। বিশ্বাস করুন বা না করুন, সংগঠিত হওয়া যতটা কঠিন মনে হয় ততটা কঠিন নয়। কিছু সংশোধন এবং সমাধান আপনার জন্য একটি সংগঠিত ব্যক্তি হওয়া সহজ করে তুলবে।
ধাপ
4 এর পদ্ধতি 1: স্থান এবং সময় নির্ধারণ করা
পদক্ষেপ 1. আপনার কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ করুন।
আপনার দৈনন্দিন কাজকর্মের জার্নালিং বা ট্র্যাক রাখার জন্য কয়েক দিন ব্যয় করুন। একটি জার্নাল রেখে, আপনি দেখতে পারেন যে আপনি কোন কাজগুলি করেছেন যা আপনি আগে উপলব্ধি করেননি। এছাড়াও, জার্নালিং আপনাকে জিনিসগুলি সংগঠিত করতে এবং উত্পাদনশীল হওয়ার ক্ষেত্রে আপনার ত্রুটিগুলি সম্পর্কে কিছুটা ধারণা দিতে পারে। এই ব্যায়ামটি একটি বড় লক্ষ্য মাথায় রেখে করা উচিত। ক্রিয়াকলাপ লগগুলির মাধ্যমে, আপনি দেখতে পারেন কোন ক্রিয়াকলাপগুলি সময়ের অপচয় এবং কোন লক্ষ্যগুলি আপনার লক্ষ্য অর্জনে আপনাকে সহায়তা করতে পারে।
পদক্ষেপ 2. আপনার উৎপাদনশীল সময় নির্ধারণ করুন।
আমাদের মধ্যে কেউ তাড়াতাড়ি উঠছে, আর কেউ নেই। আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যে জানেন যে আপনার উত্পাদনশীল সময় কখন। আপনি সান্ধ্য, সকাল, দুপুরের খাবার, এমনকি কর্মদিবসের সর্বোচ্চ সময়ের আগে বা পরে পছন্দ করেন কিনা, আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য এই সময়গুলির সুবিধা নিন।
পদক্ষেপ 3. আপনার কাজকে অগ্রাধিকার দিন।
আমরা সবাই জানি যে কিছু কাজ অন্যের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু আমরা সবসময় তাদের সঠিক অগ্রাধিকার দেই না। কাজগুলিকে গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করে একটি র ranking্যাঙ্কিং সিস্টেম বিকাশ করুন এবং সৎ এবং নমনীয় হন। আপনার কম্পিউটারে বা আপনার ডেস্কে ডিজিটাল ক্যালেন্ডার বা স্টিকি নোট ব্যবহার করে অনুস্মারকগুলি ব্যবহার করুন। আপনার তালিকার শীর্ষ অগ্রাধিকারযুক্ত জিনিসগুলিতে আরও সময় এবং শক্তি উত্সর্গ করুন। উদাহরণ হল সময়-সংবেদনশীল কাজ যেমন কাজগুলি যা আজ বা আগামীকাল সম্পন্ন করতে হবে। আপনার ক্লায়েন্ট, মনিব, বা অন্য যে কেউ আপনার বেতন প্রদান করে তাদের সাড়া দেওয়ার ক্ষেত্রেও আপনার অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত। আপনি যদি কোনও কাজের সংবেদনশীলতা এবং গুরুত্ব সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন তবে কাউকে জিজ্ঞাসা করা ভাল।
ধাপ 4. অবিলম্বে ছোট কাজগুলি সম্পন্ন করুন।
সব কাজকে অগ্রাধিকার দিতে হবে না এবং একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে সম্পন্ন করতে হবে। কিছু কাজ পরিকল্পনা বা সময়সূচী প্রয়োজন হয় না কারণ সেগুলি এখনই সম্পন্ন করা যেতে পারে। যদি এমন হয়, আপনি দ্রুত কাজটি দ্রুত সম্পন্ন করতে পারেন। সুতরাং, এখনই করুন! অবিলম্বে হালকা কাজ করে, আপনি বিলম্ব করবেন না।
পদক্ষেপ 5. সরঞ্জাম এবং কাজের সরঞ্জাম সংগঠিত করুন।
আমাদের ডেস্কগুলি সহজেই অগোছালো থেকে ভাঙা নৌকায় যেতে পারে এবং এটি আপনাকে সংগঠিত ব্যক্তি হওয়া থেকে বিরত রাখতে পারে। কিছু লোকের "ক্লিন টেবিল" নীতিও রয়েছে। এমনকি যদি এটি সত্যিই প্রয়োজনীয় না হয়, আপনার কর্মক্ষেত্র পরিষ্কার করা ভাল।
- টেবিল পরিপাটি করুন। সমস্ত আবর্জনা বের করুন এবং আপনার প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি একটি নিয়মতান্ত্রিক উপায়ে সংগঠিত করুন। যখনই সম্ভব ডেস্ক পরিষ্কার করুন: যখন অফিসে, বিরতির সময় বা কাজের মধ্যে কোন কাজ করার সুযোগ নেই।
- অবিলম্বে আপনার আবর্জনা পরিষ্কার করুন। এইভাবে আপনি সবসময় আপনার ডেস্ক পরিষ্কার করতে মনে রাখবেন। উপরন্তু, আপনি জমে থাকা আবর্জনা দ্বারা বিরক্ত হওয়া এড়াতে পারেন।
- আপনার প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য এলাকায় সংরক্ষণ করুন। অবশ্যই আপনার চারপাশের সবকিছু আবর্জনা নয়। আপনার কাছে প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি রাখা আপনার মূল্যবান সময় এবং কর্মক্ষেত্র সংরক্ষণ করতে পারে।
ধাপ 6. কার্যক্রম এবং মিটিংয়ের সময়সূচী।
কিছু লোক কেবল মিটিংয়ের সময়সূচী করে, কিন্তু তাদের করণীয় তালিকার কার্যক্রমের সাথে নয়। গুরুত্বপূর্ণ কাজ এবং মিটিংগুলির সময়সূচী খুব সহায়ক হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি শুধুমাত্র মঙ্গলবার এবং বৃহস্পতিবার মিটিং করে আপনার দিনগুলিকে গ্রুপ করতে পারেন। "সৃজনশীল সময়" বা অপ্রত্যাশিত জন্য আপনার সময়সূচীতে জায়গা তৈরি করুন।
- একটি সময়সূচী এবং ক্যালেন্ডার ম্যানেজার ব্যবহার করুন। আপনি কাগজ এবং কলম ব্যবহার করে আপনার নিজস্ব শিডিউল ম্যানেজার তৈরি করতে পারেন, অথবা এটি সফটওয়্যার এবং অ্যাপস হতে পারে যেমন আইক্যালেন্ডার বা গুগল নাও।
- আপনার ক্রিয়াকলাপগুলি শ্রেণীবদ্ধ করুন। আপনার ক্রিয়াকলাপগুলিকে শ্রেণিবদ্ধকরণ বা রঙ-কোডিং করা আপনার গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির চাক্ষুষ অনুস্মারক হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যে বিভাগগুলি তৈরি করেন তা হতে পারে: চিঠিপত্র, প্রকল্প, ঘটনা, সভা, মস্তিষ্কবিদ্যা, বিরতি এবং ব্যায়ামের সময়।
- আপনার সময়সূচী পরিচালনা করতে প্রযুক্তি ব্যবহার করুন। অনলাইন শিডিউল ম্যানেজার এবং ইমেইল প্ল্যাটফর্ম, যেমন আউটলুক, করণীয় তালিকা, ক্যালেন্ডার এবং ঠিকানা তালিকা একত্রিত করতে পারে। এই সময়সূচী ব্যবস্থাপক শুধু আপনার দক্ষতা উন্নত করে না বরং আপনার চিন্তাভাবনাকে সহজতর করতে পারে।
- যখনই সম্ভব কাজে যোগ দিন। ব্যস্ত কর্মদিবসে, আপনি ভুলে যান যে আপনাকে একা সবকিছু করতে হবে না। আপনার কাজ একজন সহকারীর কাছে ছেড়ে দিন, অথবা আপনি যদি সত্যিই কাজের সাথে জড়িয়ে থাকেন, তাহলে আপনার সহকর্মীদের একটি নির্দিষ্ট কাজে আপনাকে সাহায্য করতে বলুন। কাজ বন্ধ হয়ে গেলে আপনি আপনার সহকর্মীর সাহায্যের অনুগ্রহ ফিরিয়ে দিতে পারেন।
পদ্ধতি 4 এর মধ্যে 2: পদ্ধতিগতভাবে ইমেলগুলি সংগঠিত করা
ধাপ 1. নির্ধারিত সময়ে আপনার ইমেইল চেক করুন।
আপনাকে সর্বদা আপনার ইনবক্স চেক করতে হবে না কারণ বেশিরভাগ বার্তা ততটা গুরুত্বপূর্ণ নয় যতটা আপনি মনে করেন। যদি আপনি এমন কোনো কাজে কাজ করছেন যার জন্য দ্রুত ফলোআপের প্রয়োজন হয় না, নিয়মিত বিরতিতে আপনার ইমেইল চেক করুন, দিনে প্রায় to থেকে times বার।
পদক্ষেপ 2. ইমেইল সংগঠিত করুন।
আপনার বার্তাগুলিকে আপনার ইনবক্সে জমা হতে না দিয়ে ফোল্ডার এবং পতাকা বৈশিষ্ট্যটির সুবিধা নিন। উদাহরণস্বরূপ, আউটলুকের ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার বৈশিষ্ট্য বা জিমেইলে একাধিক লেবেল এবং ইনবক্স বৈশিষ্ট্য লাভজনক হতে পারে। আপনি যদি একজন সাংবাদিক হন, আপনার ফাইলের নাম হতে পারে "সর্বশেষ খবর", "ভবিষ্যতের খবর", "পুরাতন সংবাদ", "সাক্ষাৎকার ও সম্পদ" এবং "আইডিয়া"।
আপনার ইমেলগুলি মুছুন এবং সংরক্ষণ করুন। গুরুত্বপূর্ণ এবং পুরাতন অক্ষর সংরক্ষণ করুন, তারপর বাকিগুলো মুছে ফেলুন। উপরের উদাহরণের মতো, "পুরাতন সংবাদ" একটি সাংবাদিকের আর্কাইভ। আপনি যখন পুরানো ইমেলগুলি মুছে ফেলা শুরু করবেন, আপনি দেখতে পাবেন যে কতগুলি ইমেল ফাইল করার পরিবর্তে ফেলে দেওয়া মূল্যবান। কিছু লোক এমনকি একটি "শূন্য ইনবক্স" করার সিদ্ধান্ত নেয়, অর্থাৎ আপনার ইনবক্সে অপঠিত ইমেল বা কোন ইমেল নেই। ফাইল এবং লেবেল ব্যবহার করা ছাড়াও, আপনি আর্কাইভিং টুল ব্যবহার করে, পুরনো ইমেইল ডিলিট করে এবং ইমেইল ক্লিনআপ অ্যাপ ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স খালি করতে পারেন।
ধাপ communication. যোগাযোগের অন্যান্য, আরো দক্ষ ফর্ম ব্যবহার করুন।
কখনও কখনও একটি দ্রুত ফোন কল 10 টি ইমেল পাঠানো এবং গ্রহণের সমতুল্য। যদি তাই হয়, কল করুন! যদি আপনি জানেন যে ই-মেইল বিনিময় আলোচনাকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে এবং সামনে-পেছনে করতে হবে, তাহলে টেলিফোনের মাধ্যমে যোগাযোগ করা ভাল। আপনি দীর্ঘ, ক্রিয়াশীল, সময়সাপেক্ষ ই-মেইল আলোচনার পরিবর্তে কল করে আরও বিশদ পাবেন। আপনি আপনার সহকর্মীদের ইমেল করতে পারেন এবং বলতে পারেন, এই বিষয়ে আমার অনেক প্রশ্ন আছে। হয়তো ফোনে কথা বলা সহজ হবে? আমি কি আপনাকে ৫ টায় কল করতে পারি?
ধাপ 4. বাধা সীমাবদ্ধ করুন।
কৌশলগত বিরতি প্রকৃতপক্ষে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু কাজের সময় বাধাগুলি বিপরীত। বাধাগুলি আপনার কাজকে ধীর করে দিতে পারে, আপনার ছন্দ ভেঙে দিতে পারে এবং আপনার মনোযোগ হারাতে পারে। সুতরাং, ব্যস্ত থাকাকালীন ভয়েসমেইল ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। আপনি অফিসে না থাকাকালীন এই সরঞ্জামগুলি কেবল নয়; যখন আপনি খুব ব্যস্ত থাকেন তখন এই সরঞ্জামগুলিও ব্যবহার করা যেতে পারে। অনেকের একটি "খোলা দরজা" নীতি আছে, কিন্তু আপনাকে সব সময় আপনার দরজা খোলা রাখতে হবে না। আপনি দরজায় একটি বার্তা রেখে দিতে পারেন যা বলে, "একটি কলে", অথবা "রুম ব্যবহার করা হচ্ছে। দয়া করে আবার ফিরে আসুন অথবা একটি ইমেল পাঠান।”
ধাপ 5. মেঘের সুবিধা নিন।
ক্লাউড কম্পিউটিং বিবেচনা করার মতো কারণ এটি সস্তা, স্কেলেবল, আরও দক্ষ এবং আপডেট করা সহজ। ক্লাউডে থাকা বিষয়বস্তু খুব দরকারী কারণ এটি বিভিন্ন ডিভাইসে অ্যাক্সেস করা যায়: কম্পিউটার, ট্যাবলেট, স্মার্টফোন এবং অন্যান্য। ক্লাউড স্টোরেজ ডিজিটাল ব্যাকআপের প্রাথমিক ও মাধ্যমিক রূপ হিসেবেও কাজ করে। আইসিটি ম্যানেজার বা সফ্টওয়্যার প্রদানকারীর সাথে আলোচনা করুন কারণ আপনার ক্লাউডে ইতিমধ্যে কিছু ফ্রি স্টোরেজ স্পেস থাকতে পারে অথবা এটি কম বার্ষিক ফি তে পাওয়া যায়।
ধাপ 6. অনলাইন বুকমার্ক ব্যবহার করুন।
বেশিরভাগ ব্রাউজারে আপনার পছন্দের ওয়েব ঠিকানাগুলি সংরক্ষণ বা সংগঠিত করার জন্য একটি বুকমার্ক বৈশিষ্ট্য রয়েছে, অথবা যাদের আপনি ঘন ঘন যান যাতে সেগুলি সহজে এবং দ্রুত অ্যাক্সেস করা যায়। এই বৈশিষ্ট্যটির সুবিধা নিন যাতে আপনি সর্বশেষ খবর চেক করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ সাইটগুলি ভুলে যাবেন না।
4 টির মধ্যে hod টি পদ্ধতি: অধিকাংশ সময় তৈরি করা
ধাপ 1. একই সময়ে একাধিক কাজ করা এড়িয়ে চলুন (মাল্টিটাস্ক)।
সব বিশেষজ্ঞই এটা বিশ্বাস করেন। যদিও এটি টিভিতে দ্রুত এবং শীতল মনে হতে পারে, একই সময়ে অনেক কিছু করা অকার্যকর এবং সংগঠিত হওয়ার জন্য আপনার প্রচেষ্টার কার্যকারিতা হস্তক্ষেপ করতে পারে। পরিবর্তে, আপনি প্রথমে একটি কাজে আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগ নিবেদিত করা ভাল, এটি মোকাবেলা করুন এবং আপনার তালিকার অন্যান্য জিনিসগুলিতে যান।
পদক্ষেপ 2. নিজের জন্য একটি সময়সূচী তৈরি করুন।
ভাগ্যক্রমে, বেশিরভাগ কাজের জন্য আপনাকে মিনিটের উপর ভিত্তি করে দৈনিক সময়সূচী তৈরি করতে হবে না। যাইহোক, আপনার দৈনন্দিন সময়সূচী এবং দিনের গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি বা ইভেন্টগুলি চিহ্নিত করা আপনাকে আপনার কাজের উপর মনোযোগী রাখতে পারে।
- নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপের জন্য সময়সীমা নির্ধারণ করুন। কিছু কাজের জন্য সময়সীমা নির্ধারণের প্রয়োজন হয় না, তবে অন্যদের আপনার উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধির জন্য প্যারামিটারাইজ করা উচিত। কিছু কাজের কথা ভাবুন যা প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় নেয় এবং পরবর্তী তারিখে তাদের জন্য একটি সময়সীমা নির্ধারণ করে।
- অন্যান্য কাজের জন্য অতিরিক্ত সময় বরাদ্দ করুন। কিছু কাজ, যেমন আপনি অভিজ্ঞতা থেকে শিখবেন, সাধারণত তাদের চেয়ে বেশি সময় লাগে, কিন্তু এটি একটি খারাপ জিনিস নয়। এই ধরনের কার্যকলাপ, এবং বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট এবং মিটিংগুলির জন্য, আগে এবং পরে অতিরিক্ত সময় বরাদ্দ করুন।
ধাপ a. টাইমার, স্টপওয়াচ বা অ্যালার্ম ক্লক অ্যাপ ব্যবহার করুন।
সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে এই বস্তুগুলি কার্যকর হতে পারে। কিছু লোক তাদের কার্যকলাপ শুরুর আগে পর্যাপ্ত সতর্কবার্তা দেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় সময়ের 10, 15, বা 30 মিনিট আগে তাদের অ্যালার্ম সেট করা বেছে নেয়। আপনি একটি অনুস্মারক সরঞ্জাম (অনুস্মারক) সেট করতে পারেন।
ধাপ 4. বিলম্ব করবেন না।
নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যদি আপনি সত্যিই একটি কার্যকলাপ স্থগিত করা উচিত বা আপনি যদি অলস হতে চান। যদি আপনি নিস্তেজ হতে চান, বিলম্ব করবেন না - এটি করুন! যাইহোক, যদি কোনও কার্যকলাপ বিলম্বিত করা অনিবার্য হয়, তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি নোট গ্রহণ করেছেন এবং একটি কংক্রিট পরিকল্পনা সহ কার্যকলাপের সময়সূচী পুননির্ধারণ করুন। অথবা, আপনি একটি তাত্ক্ষণিক পরিকল্পনার কথা ভাবতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে সভা বাতিল করতে হয়, আপনি পরিবর্তে একটি সম্মেলন কল বা ওয়েব সম্মেলন করতে চাইতে পারেন।
পদ্ধতি 4 এর 4: শারীরিক এবং মানসিক স্বাস্থ্য বজায় রাখা
ধাপ 1. একটি বিরতি নিন।
আপনার উত্পাদনশীলতা এবং মানসিক স্বাস্থ্য বজায় রাখার জন্য আপনার মনকে বিশ্রাম দেওয়া অপরিহার্য। বিশ্রামের সময় না পাওয়ার জন্য আমরা সাধারণত কাজে ব্যস্ত থাকি। একটি বিরতি আমাদের উত্পাদনশীলতা বাড়াতে আমাদের একটি খুব প্রয়োজনীয় বিরতি দেয়। যাইহোক, বিরতিগুলি থামার সুযোগ দেয় এবং প্রশ্ন করে যে আমরা আমাদের সময়কে ভালভাবে ব্যবহার করছি কিনা।
পদক্ষেপ 2. ভাল ঘুম।
রাতের ভালো ঘুম না হলে, আপনি পরের দিন মাথা ঘোরা, ক্লান্ত বা অলস বোধ করবেন। এটি আপনার সময়সূচী এবং কর্মক্ষেত্রে দক্ষতার সাথে হস্তক্ষেপ করতে পারে। এটি প্রতি রাতে 7 থেকে 8 ঘন্টা নিরবচ্ছিন্ন ঘুম পাওয়ার লক্ষ্য করুন।
পদক্ষেপ 3. নিজেকে আপনার সহকর্মীদের সাথে তুলনা করবেন না।
আপনার সহকর্মীদের বেশিরভাগ কাজই আপনাকে যে কাজটি করতে হবে তার থেকে আলাদা এবং প্রত্যেকেরই তাদের কাজ সংগঠিত করার নিজস্ব পদ্ধতি রয়েছে। এমন একটি পদ্ধতি যা আপনার সহকর্মীদের জন্য বোধগম্য এবং কার্যকর হয় তা আপনার পক্ষে কাজ করতে পারে না এবং বিপরীতভাবে।
পদক্ষেপ 4. স্বীকার করুন যে সংগঠিত হওয়া একটি চলমান প্রক্রিয়া।
নিখুঁত হওয়ার আশা করবেন না। অর্ডার একটি দীর্ঘ প্রক্রিয়া যার জন্য ক্রমাগত মনোযোগ প্রয়োজন। আপনি প্রতিদিন অনুকূলভাবে সংগঠিত হবেন না, তবে একজন নিয়মিত ব্যক্তি হওয়ার চেষ্টা আপনার দক্ষতা বাড়িয়ে তুলতে পারে।
